1. EINFÜHRUNG NEUER MITARBEITER 1.1 Warum ist der Eintritt eines neuen Mitarbeiters besonders heikel? Gerade die Einführung und die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen haben einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg seiner zukünftigen Arbeit, die Länge seiner Beschäftigung und seine Identifikation mit dem Unternehmen. Deshalb ist dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters ist aus den verschiedensten Gründen besondere Aufmerksamkeit zu widmen: Für das bestehende Mitarbeiterteam bedeutet der neue Mitarbeiter einen Einschnitt in ein bestehendes soziales System und in gewohnte Arbeitsabläufe. Es bestehen Erwartungshaltungen und nicht zuletzt ersetzt er in der Regel einen Vorgänger der eine Meßlatte vorgegeben hat. Für den neuen Mitarbeiter kommen zu dem Stress eines Neubeginns neue Arbeitsinhalte und Arbeitsbedingungen, neue Kollegen, neue

Führungsstrukturen, die Integration ein neues soziales Umfeld sowie die eigene Erwartungshaltung.

Für das Unternehmen bedeutet der neue Mitarbeiter eine finanzielle Investition. Ausgehend von den Kosten für die Ausschreibungs- und Bewerbungsphase, über die mit der Einarbeitung verbundenen Kosten bis hin zu den Lohnkosten, erwartet sich das Unternehmen, dass sich diese Investition rechnet und die Firma im optimalen Fall durch die Mitarbeit einen Mehrwert der Arbeit und der Ergebnisse erfährt. Gewünscht ist, dass die Einarbeitung möglichst reibungslos verläuft und der Mitarbeiter kurzfristig sein Potential zur Verfügung stellen kann.

Die Mitarbeiter eines Unternehmens tragen im hohen Maße zur Imagebildung eines Unternehmens in der Öffentlichkeit bei. Besonders heikel sind deshalb gescheiterte Beschäftigungsverhältnisse oder unzufriedene Mitarbeiter, die negative Botschaften über den Arbeitgeber verbreiten. Auch unter Berücksichtigung dieses Faktors sollte es ein Ziel sein mit einer strukturierten Einarbeitung den Grundstein für Mitarbeiterzufriedenheit und eine positive Imagebildung zu legen.

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1.2. Was kann alles misslingen?

In den ersten Stunden im neuen Betrieb wird die Basis für eine positive Grundeinstellung gegenüber dem neuen Arbeitgeber und ein erfolgreiches Arbeiten des Mitarbeiters geschaffen. Alle an der Einführung beteiligten Personen sollten sich bewusst sein, dass ihr Verhalten und die Ernsthaftigkeit mit dieser Aufgabe umzugehen entscheidende Vertrauen fördernde Maßnahmen sind, die die zukünftige Arbeitsweise und Motivation des Mitarbeiters beeinflussen werden. Deshalb sollten mögliche Fehlerquellen oder Nachlässigkeiten herausgearbeitet werden, um sie vorab auszuschließen zu können. Die folgenden Punkte können misslingen: Vorbereitende Maßnahmen wie die Zusendung der Willkommensmappe mit Informationen über das Unternehmen wurden versäumt, dadurch fehlen dem Mitarbeiter wichtige Grundinformationen auf denen man bei der Einführung am ersten Arbeitstag aufbauen kann.

Der Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung wurde nicht vorbereitet. Dies führt zu unnötigem administrativem Zeitaufwand in der Personalabteilung am Einführungstag.

Der Pate oder Mentor ist unzureichend vorbereitet und/oder zeitlich begrenzt

verfügbar ¹ . Dieses Versäumnis signalisiert dem Mitarbeiter, dass er dem Unternehmen schon am ersten Tag nicht wichtig genug ist, als das sich sein wichtigster Ansprechpartner ausreichend mit ihm beschäftigt und für ihn da ist. Für ihn stellt sich die Frage, was er dann in der Zukunft erwarten darf. Die Führungskraft ist unzureichend vorbereitet und/oder hat nicht ausreichend Zeit für den neuen Mitarbeiter. Hier erfolgt die gleiche negative emotionale Wahrnehmung durch den Mitarbeiter wie beim vorhergehenden Punkt. Eine Information der einzelnen Abteilungen und Ansprechpersonen über den neuen Mitarbeiter und über den Arbeitsbeginn z. B. per Intranet ist nicht erfolgt. Auch hier ist es wichtig, dass die meisten Mitarbeiter, denen der neue Mitarbeiter vorgestellt wird, mindestens über Grundinformationen verfügen. Somit wird peinliches Nachfragen vermieden und dem Mitarbeiter signalisiert, dass der Betrieb auf sein Kommen vorbereitet ist.

¹ Anmerkung: Die Begriffe Pate und Mentor werden unter Punkt 2.1. erklärt

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Der Arbeitsplatz ist nicht komplett ausgestattet und/oder zur Arbeitsaufnahme am Arbeitsplatz benötigte wichtige Informationen, Kontaktdaten,

Berechtigungen, etc. sind lückenhaft vorhanden. Dem Arbeitsplatz, als dem Ort an dem der neue Mitarbeiter in Zukunft den Großteil seiner Zeit verbringt, sollte besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, damit sich der Mitarbeiter dort heimisch fühlt. Dazu trägt auch ein zweckmäßig ausgestatteter Arbeitsplatz bei, der gewährleistet, dass der Mitarbeiter ohne Störfaktoren unmittelbar mit der Arbeitsaufnahme beginnen kann.

Das direkte Mitarbeiterteam ist nicht ausreichend auf den neuen Mitarbeiter vorbereitet oder signalisiert Ablehnung.

Die positive Aufnahme durch das neue Team ist einer der wichtigsten Faktoren am ersten Tag, damit sich der Mitarbeiter direkt angenommen fühlt. Eine professionelle Vorbereitung dieser Situation durch die Führungskräfte erleichtert die zukünftige Integration des neuen Mitarbeiters maßgeblich und birgt weniger Konfliktpotential.

Vorgaben, Informationen oder Versprechungen die im Rahmen des Vorstellungsgespräches gemacht wurden treffen nicht zu. Um dies zu vermeiden, sollte man sich im Bewerbungsgespräch mit überzogenen Darstellungen zurückhalten, sonst werden falsche Vorstellungen erzeugt, die zu Frustration beim neuen Mitarbeiter führen, wenn sie nicht eintreffen. Das Motto: „Klarheit und Wahrheit“ sollte schon im Vorstellungsgespräch gelten.

1.3. Welche Auswirkungen könnte eine schlechte Neueinführung haben? Für das bestehende Mitarbeiterteam bringt eine schlechte Neueinführung zusätzliche Belastungen mit sich, die sowohl arbeitstechnischer, als auch menschlicher Natur sein können. Erfüllt der neue Mitarbeiter durch die schlechte Einführung seine Aufgaben nur unzureichend, müssen andere Teammitglieder seine Aufgaben miterfüllen, oder sie bleiben unerledigt.

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