Vom Papier zum elektronischen Dokumenten-Management-System

II

Inhaltsverzeichnis

Vom  Papier zum elektronischen Dokumenten-Management  

Inhaltsverzeichnis   II

  Abkürzungsverzeichnis  IV

  Abbildungsverzeichnis  V

Tabellenverzeichnis  IV  IV

1  Einleitung und Aufbau  1

2  Speichermedien  3

2.1  Papier als herkömmliches Speichermedium  3

2.1.1  Vorteile  3

2.1.2  Nachteile  4

2.2  Ablage und Archivierung  5

2.2.1  Schriftgutanalyse  5

2.2.2  Ablageorganisation und Ordnungssysteme  6

2.3  Vom Papier zur EDV-gestützten Informationsverarbeitung  7

2.4  Weitere Speichermedien  8

2.4.1  Analoge Speicherung  8

2.4.2  Magnetische Speicherung  8

2.4.3  Optische Speicherung  9

3  Der Weg von den Daten zum Wissen - Eine Terminologie  10

3.1  Der Begriff „Daten“  10

3.2  Der Begriff „Dokument“  11

3.3  Dokumententyp  13

3.4  Dokumentenart  13

3.5  Dokumentenformat  15

3.6  Die Komplexität von Dokumenten  15

3.7  Information und Wissen  16

4  Dokumenten-Management Systeme und deren Umfeld  17

4.1  Dokumenten-Management  17

4.2  Dokumenten-Management Systeme (DMS)  18

4.3  Anwendungsbereiche von Dokumenten-Management Systemen  19

III

4.3.1  Elektronische Archivsysteme  19

4.3.2  Recherchesysteme  20

4.3.3  Klassisches Dokumenten-Management  20

4.3.4  Groupware  21

4.3.5  Workflow  22

4.4  Die Architektur von Dokumenten-Management Systemen  23

4.5  Vor- und Nachteile von Dokumenten-Management Systemen  25

4.5.1  Vorteile und Nutzenpotentiale  25

4.5.2  Nachteile und Schwächen  25

4.6  Einsatzbereiche von Dokumenten-Management Systemen  26

5  Fazit und Ausblick  27

Anhang   28

  Literaturverzeichnis  32

Internetquellen   34

IV

Abkürzungsverzeichnis

Abkürzung Erklärung

AO = Abgabenordnung ASCII = American Standard Code for Information Interchange CAR = Computer Aided Retrieval CD = Compact Disc CD-R = Compact Disc only Read CD-RW = Compact Disc Read and Write CI = Coded Information COLD = Computer Output on Laserdisc COM = Computer Output on Microform CSCW = Computer Supported Cooperative Work DIN = Deutsche Industrienorm DMS = Dokumenten-Management-System DVD = Digital Versatile Disc EDV = Elektronische Datenverarbeitung HGB = Handelsgesetzbuch ICR = Intelligent Character Recognition ISO = International Standardization Organisation IT = Informationstechnik JPEG = Joint Photographics Experts Group LAN = Local Area Network NCI = None Coded Information OCR = Optical Character Recognition PC = Personal Computer WMS = Workflow-Management-System WORM = Write Once Read Many times

V

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1 : Inhalt und Struktur  2

  Abbildung 2 : Klassifikation von Daten  10

  Abbildung 3 : Von abstrakten Daten zu komplexem Wissen  16

VI

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Einsatzbereiche von Dokumenten-Management-Systemen … 26

1 Einleitung und Aufbau 1

1 Einleitung und Aufbau

Moderne Unternehmen, egal welcher Branche angehörig, müssen ihre Strukturen, Arbeitsabläufe und Strategien dem ständigen dynamischen Wandel der technologischen, sozialen, gesetzlichen und psychologischen Rahmenbedingungen in ihrer Umwelt anpassen, um langfristig am Markt existent und damit präsent zu bleiben. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels, ist die schnelle Informationsversorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen absolut notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient-arbeitenden Unternehmens.

Getreu dem Motto „Wissen ist Macht“ ist es von erheblicher Wichtigkeit, aufgrund der Wettbewerbssituation, die richtigen Informationen stets zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Diese JUST IN TIME-Informationsversorgung ist aber mit dem Medium Papier als Träger der Information nicht realisierbar. Des weiteren lässt sich mit Papier die heutige Masse neuer, für das Unternehmen relevanter, Informationen nicht mehr bewältigen.

„Der Mythos vom papierlosen Büro und die neuesten technischen Entwicklungen um diesen Wirklichkeit werden zu lassen“ (so „Dr. Eric Voermann“) ¹ . Mit dieser Thematik beschäftigt sich diese Arbeit. Kern der Ausführungen wird die Entwicklung vom Papier als Informationsträger hin zum modernen Dokumenten-Management-System sein, mit dessen Hilfe sich die Erstellung, das Suchen, die Weiterleitung, die Archivierung und letztlich auch das Wiederfinden von Informationen flexibilisieren und beschleunigen lässt.

Folgende Gliederung wird zugrunde gelegt:

Zu Beginn der Ausführungen wird das herkömmliche Medium zur Informationsspeicherung, also das Papier, mit seinen Vor- und Nachteilen sowie seine Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten beschrieben. Danach erfolgt dann der Übergang vom physischen zum digitalen Dokument und dessen Ausprägungen. Im weiteren Verlauf wird der Zusammenhang zum Dokumenten-Management und zu Dokumenten-Management-Systemen geknüpft. Dabei wird der Blickwinkel weniger auf die EDV-technischen Komponenten gelenkt, sondern auf die Struktur und Funktionsbereiche solcher Systeme. Am Schluss soll ein Fazit eine objektive Bewertung von Dokumenten-Management-Systemen

¹ Vgl. Voermann, Dr. Eric (2000)

1 Einleitung und Aufbau 2

vornehmen. Der Ausblick gibt eine kurze Übersicht über Weiterentwicklungen in dem

beschriebenen Bereich.

Eine Abbildung verdeutlicht den Aufbau dieser Arbeit: