Business  Process Engineering  

Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  1

1.1  Zielsetzung dieser Arbeit.  1

1.2  Problematik und Motivation  1

1.3  Abgrenzung  1

1.4  Aufbau dieser Arbeit  1

2  Grundlagen der Prozessmodellierung.  3

2.1  Definition.  3

2.1.1  Prozesse.  3

2.1.2  Geschäftsprozess  3

2.1.3  Geschäftsprozessmodellierung  4

2.2  Modelle  5

2.2.1  Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK/eEPK)  5

2.2.2  Unified Modeling Language (UML)  9

2.2.3  Petri-Netz.  10

2.3  Tools.  11

2.3.1  Visio.  11

2.3.2  ArgoUML.  12

2.3.3  ARIS (Architektur integrierter Informationssysteme)  13

3  Herangehensweise bei der Aufnahme bzw. Gestaltung von  

Gesch  äftsprozessen  15

3.1  Erarbeitung einer Zielhierarchie  15

3.2  Analyse der Prozesskette  17

3.3  Entwicklung einer Informations- und Organisationsstrategie  22

3.4  Realisierung der Informations- und Organisationsstrategie  26

4  Ausgangssituation der readyBAU GmbH.  28

4.1  Beschreibung der Rahmenbedingungen  28

4.2  Beschreibung des Geschäftsmodells  28

5  Geschäftsprozesse der readyBAU GmbH  30

5.1  Übersicht der Geschäftsprozesse  30

Hausarbeit  von Sebastian Bonkhoff Alexej Eichmann Fabian Heidenstecker  

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5.2  Einkauf.  32

5.2.1  Der Bestellvorgang bei der readyBau GmbH  32

5.2.2  Einkaufsprozess Rechnungsprüfung.  35

5.3  Vertrieb  37

5.3.1  Der Auftragsprozess der readyBau GmbH  37

5.3.2  Der Rechnungsprozess der readyBau GmbH  42

5.4  Produktion.  45

5.4.1  Produktionsvorgang  45

5.4.2  Qualitätssicherung  47

5.5  Lager  49

5.5.1  Einlagerung.  49

5.5.2  Versandabwicklung.  51

5.6  Buchhaltung.  53

5.6.1  Aufwandserfassung  53

5.6.2  Zahlungseingang  55

6  Kontrollmechanismen / Process Management  57

6.1  Prozessmanagement  57

6.2  Prozesscontrolling.  57

6.3  Zertifizierung  58

7  Fazit  59

8  Literatur- und Quellenverzeichnis  61

Hausarbeit  von Sebastian Bonkhoff Alexej Eichmann Fabian Heidenstecker  

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Abbildungsverzeichnis   

Abb.  1: Wertekette nach Porter  

Abb.  3: Screenshot ArgoUML  

Abb.  4: Sichten des ARIS-Hauses.  

Abb.  5: Integrierte Informationssysteme  

Abb.  6: Ausschnitt der IST-Funktionsstruktur einer Vertriebslogistik Prozesskette.  

Abb.  7: Entscheidungstabelle Verwendbarkeit Angebote  

Abb.  8: Darstellung von Nutzen in Abhängigkeit von erkannten Schwachstellen und  

eingeleiteten  Maßnahmen  

Abb.  9: Prozesslandkarte.  

Abb.  10: Einkaufsprozess Bestellung  

Abb.  11: Einkaufsprozess Rechnungsprüfung.  

Abb.  12: Angebotsprozess im Vertrieb  

Abb.  13: Rechnungsprozess Vertrieb  

Abb.  14: Prozess Produktionsvorgang  

Abb.  15: Prozess Qualitätssicherung in der Produktion.  

Abb.  16: Lagerprozess Einlagerung  

Abb.  17: Lagerprozess Versandabwicklung.  

Abb.  18: Prozess Aufwandserfassung (Buchhaltung)  

Abb.  19: Prozess Zahlungseingang (Buchhaltung)  

Hausarbeit  von Sebastian Bonkhoff Alexej Eichmann Fabian Heidenstecker  

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1 Einleitung

1.1 Zielsetzung dieser Arbeit

Das Ziel dieser Arbeit ist das Darstellen theoretischer Ansätze zur Geschäftsprozessmodellierung und die anschließende praktische Ausarbeitung konkreter Prozesse der readyBau GmbH.

Am Ende der Fallstudie werden verschiede Prozesse aus dem Bereich Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung, Produktion und Lager in Form von ereignisgesteuerten Prozessketten vorliegen.

Darüber hinaus werden theoretische Ansätze untersucht und Software-Werkzeuge aktiv eingesetzt.

1.2 Problematik und Motivation

Im Rahmen einer Fallstudie sollen die Geschäftsprozesse der readyBau GmbH, eine Firma mit dem Unternehmenszweck der Herstellung von Fertig-Häusern, modelliert werden. Die Ausarbeitung der Geschäftsprozesse erfolgt innerhalb eines dafür gegründeten Projektteams. Für eine zielführende Ausarbeitung der Prozesse ist es notwendig den Gesamtprozess in Arbeitspakete zu gliedern und diese den Projektmitgliedern zur Ausarbeitung zuzuteilen. Des Weiteren wird der Projektverlauf durch regelmäßige Projektmeetings und klar definierte Meilensteine begleitet. Eine Annäherung an das Thema erfolgt durch Schaffung theoretischer Grundlagen im Bereich der Geschäftsprozessmodellierung. Die gewonnen Ergebnisse werden in Form einer Präsentation aufbereitet und bilden somit den Abschluss der Fallstudie.

1.3 Abgrenzung

Aufgrund der Vielzahl der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse kann im Rahmen dieser Arbeit nur eine Darstellung ausgewählter Kernprozesse erfolgen. Die modellierten Prozesse sind Soll-typische Idealprozesse, die sich unter Umständen aus verschiedenartigen Restriktionen nicht auf reale Unternehmen übertragen lassen. Die Untersuchung der Software-Werkzeuge und Modelle erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll einen groben Überblick verschaffen.

1.4 Aufbau dieser Arbeit

Die Erarbeitung theoretischer Grundlagen stellt den ersten Aspekt der Arbeit dar. Hierbei werden zunächst Begrifflichkeiten definiert und in den Gesamtkontext eingebracht. Im Folgenden Abschnitt wird eine Auswahl von Werkzeugen und Tools zur Prozess-

Modellierung untersucht. Anschließend wird mittels eines Phasenmodells die Basis zum Verständnis zur Prozessmodellierung geschaffen.

Es folgt die konkrete Modellierung der Geschäftsprozesse der readyBau GmbH anhand der eigens dafür erstellten Prozesslandkarte.

Am Ende der Arbeit wird ein kleiner Überblick über das Geschäftsprozessmanagement und die Zertifizierung gegeben.

Ein Fazit fasst die Erkenntnisse zusammen und bildet den Schlussteil der Arbeit.

2 Grundlagen der Prozessmodellierung

2.1 Definition

Um eine einheitliche Basis und ein genaues Verständnis zu schaffen, werden im Folgenden Abschnitt die Begriffe Prozess, Geschäftsprozess und die Geschäftsprozessmodellierung erläutert.

2.1.1 Prozesse

Der Begriff Prozess stammt aus dem Lateinischen und lässt sich am besten mit Vorgang, Verlauf bzw. Entwicklung übersetzen ¹ . Bezogen auf eine betriebswirtschaftliche Betrachtungsebene ist ein Prozess eine Menge von Mitteln und Tätigkeiten. Zu diesen Mitteln zählen Personal, Geldmittel, Anlagen, Einrichtungen, Techniken und Methoden. Generell stehen diese Mittel und Tätigkeiten in einer Wechselbeziehung. Prozesse fordern in der Regel Eingaben und geben entsprechende Ergebnisse aus ² .

2.1.2 Geschäftsprozess

Geschäftsprozesse ermöglichen die betriebliche Leistungserstellung. „Ein Geschäftsprozess besteht aus einer Folge von Tätigkeiten (Aktivitäten), die zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig sind. Die Tätigkeiten werden von Aufgabenträgern in organisatorischen Einheiten unter Nutzung der benötigten Produktionsfaktoren geleistet 3 “. Dabei wird die Abwicklung von Geschäftsprozessen durch in Unternehmen vorhandene Informations- und Kommunikationssysteme unterstützt. Allgemein spricht man in diesem Zusammenhang auch von der betrieblichen Leistungserstellung durch die zusammengehörige Abfolge von Unternehmensverrichtungen ⁴ . Beispiele für Geschäftsprozesse sind:

• Angebotserstellung

• Auftragsvergabe

• Beschaffung

• Mahnwesen

Im Allgemeinen gibt es eine Unterscheidung im Unternehmen zwischen den primären Aktivitäten der Leistungserstellung, also den Kernprozessen, und den unterstützenden sekundären Aktivitäten. Dabei wird das Unternehmen nicht als geschlossene Einheit

1 Vgl. Brockhaus' Kleines Konversations-Lexikon, fünfte Auflage, Band 2. Leipzig 1911., S. 464.

2 Vgl. Herausforderungen der Wirtschaftsinformatik, herausgegeben von René Riedl, Thomas Auinger

3 Staud, Josef, Geschäftsprozessanalyse, 2006, S. 9.

4 Vgl. Scheer, Aris Modellierungsmethoden, S. 3.

betrachtet, sondern auch die Schnittstellen zur Umwelt berücksichtigt. Dies ist konsequent, weil die Leistungserstellung gewöhnlich aufgrund von externen Aufträgen erfolgt. Die Wertekette von Porter stellt diese Aktivitäten, sprich Geschäftsprozesse, in einer grafischen Form dar, und ist somit der Schritt zur Geschäftsprozessmodellierung.

Aktivitäten

Aktivitäten

2.1.3 Geschäftsprozessmodellierung

Geschäftsprozessmodellierung ist die modellhafte Beschreibung eines Geschäftsprozesses. Ein Geschäftsprozessmodell ist die Abstraktion von realen Prozessen, meist in grafischer Form. Für die Erstellung von Modellen gibt es verschiedene Vorgehensweisen und Techniken. Diese hängen vom gewünschten Fokus der Modellierung ab, also ob das Modell eher prozess- bzw. vorgangslastig ist, oder ob beispielsweise die Organisation im Vordergrund steht. Als Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements bildet die Geschäftsprozessmodellierung die Grundlage für die Implementierung von IT-gestützten Anwendungssystemen ⁵ .

⁵ Vgl. Scheer, Aris Modellierungsmethoden, S. 4.

2.2 Modelle

Geschäftsprozesse können mit unterschiedlichen Herangehensweisen betrachtet und modelliert werden. Im Folgenden Abschnitt werden die Modellierungsmodelle Ereignis-Gesteuerte Prozesskette, Unified Modeling Language und Petri-Netze näher beschrieben sowie deren Einsatzmöglichkeiten voneinander abgegrenzt.

2.2.1 Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK/eEPK)

Ereignisgesteuerte Prozessketten (kurz: EPK) sind grafische Darstellungen, die für die Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen in den 90er Jahren vom Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Saarland unter Leitung von August-Wilhelm Scheer im Rahmen des ARIS (Architecture of Integrated Information Systems)-Konzeptes entwickelt wurden.

Aufgrund hoher Akzeptanz und stark wachsender Bedeutung „prozessorientierter Organisationsstrukturen“ dienen EPKs zunehmend als Grundlage für ein integriertes Geschäftsprozessmanagement. Weite Verbreitung dieser Methodik ist auch darauf zurückzuführen, dass die SAP AG diese Technik zur Modellierung der kompletten R/3-Prozesse verwendet. 6

Ereignisgesteuerte Prozessketten können für folgende Aufgaben eingesetzt werden:

• Evaluation und Implementierung von Standardsoftware

• Darstellung von Abläufen bei Eigenentwicklungen

• Prozessoptimierung beim Business Process Reengineering

• Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Process Performance Management

• Veranschaulichung von Abläufen bei Anwenderschulungen

• Geschäftsprozessmodellierung (Standard in kleinen und mittleren Unternehmen)

• Prozesskostenrechnung

• Modellierung von BPEL-Prozessen

• Simulation von Workflows

• Prozessdokumentation nach ISO 900x

Die Modellierung von Geschäftsprozessen folgt einer gewissen Aufbaulogik. Dabei werden Prozesse als eine Abfolge von Funktionen und Ereignissen betrachtet, wobei Funktionen durch Ereignisse ausgelöst werden und als Ergebnis von Funktionen wiederum Ereignisse

⁶ Vgl. Brugger, R.: IT-Projekte strukturiert analysieren (2005), S. 332.

entstehen. Somit repräsentieren Ereignisse entweder das Auslösen oder den Abschluss einer Tätigkeit, wo hingegen eine Funktion die aktive Tätigkeit darstellt. ⁷ Ereignisse und Funktionen treten somit immer alternierend auf, so können niemals zwei Ereignisse oder Funktionen direkt aufeinander folgen.

Eine erweiterte Form der EPK-Modellierung stellt die erweitere Ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) dar. Hierbei findet eine Erweiterung der logischen Abläufe eines Geschäftsprozesses um Elemente wie Organisations-, Daten und Leistungsmodellierung erweitert. Die erweiterten Prozessketten werden im Wesentlichen um die Elemente der Beziehungen des Funktionszuordnungsdiagramms ergänzt um zusätzlich die Abbildung von Datenflüssen, Organisationseinheiten oder Anwendungssystemen zu ermöglichen.

Die einzelnen Modellierungselemente sind im Folgenden dargestellt und erläutert: 8

⁷ Vgl. Ferschl, Fink, Schneidereit, Voß: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik (2005), S. 122.

⁸ Vgl. Bächle, Kolb: Einführung in die Wirtschaftsinformatik (2007), S.43 ff..

Für die Erstellung von EPKs gelten folgende allgemeine Regeln:

1. EPK werden immer vertikal dargestellt.

2. Eine EPK beginnt immer mit einem Ereignis.

3. Es existieren keine isolierten Knoten (Knoten ohne Verbindungen).

Auch die Verbindung zwischen den einzelnen Elementen unterliegt gewissen Regeln, die im Folgenden dargestellt werden:

1. Ein Konnektor hat entweder mehrere Ausgänge oder mehrere Eingänge, aber keinesfalls beides.

2. In einen Konnektor dürfen nur gleichartige Elemente führen (Ereignisse oder Funktionen).

3. Ereignisse und Funktionen müssen auch über einen Konnektor hinweg alternierend sein.

4. In einen Konnektor dürfen nur gleichartige Elemente führen (Ereignisse oder Funktionen).

5. Ein Ereignis ist ein passives Element.

Ereignisgesteuerte Prozessketten bieten durch die freie Platzierung der Elemente auf der Zeichenfläche Vorteile bei der Darstellung von alternativen oder parallelen Abläufen und bei Rückschleifen sowie bei der Ausnutzung der vorhandenen Zeichenfläche. Die Tool-Unterstützung ist sehr umfangreich und die Beschreibung standardisierter Abläufe ist möglich.

Nachteile hingegen ergeben sich Bei der Erkennung von Organisationsbrüchen (Wechsel der Organisationseinheit), Systembrüchen (Wechsel des Anwendungssystems) oder Datenbrüchen (Wechsel des Datenträgers oder Datenformats).

Des Weiteren ergeben sich Probleme bei der Abbildung kreativer und komplexer Tätigkeiten oder bei der Modellierung von Überwachungs- und Kontrolltätigkeiten.

2.2.2 Unified Modeling Language (UML)

Die Unified Modeling Language ist eine objektorientierte und grafische Beschreibungssprache zur Visualisierung, Spezifikation, Konstruktion und Dokumentation primär von Softwaresystemen. UML kann somit in verschiedenen Ebenen der Modellierung und Phasen der Softwareentwicklung eingesetzt werden. 9

Die UML-Techniken werden in Verbindung mit Projektmethoden zu einer objektorientierten Entwicklungsmethode verbunden. Von besonderer Bedeutung sind hierbei das Spiral- und Wasserfallmodell, der Objectory Process, SEPP/OT und das V-Modell. Die UML-Notation wurde von der Objekt Management Group (OMG) standardisiert und ist über ISO zertifiziert UML definiert innerhalb der Sprache Bezeichner für die meisten Begriffe, die für die Modellierung notwendig sind.

UML ist eine für die Modellierung von betrieblichen Anwendungs- bzw. Softwaresystemen die dominierende Methode. Meist erfolgt die Modellierung durch UML-Diagramme. Diese zeigen eine grafische Sicht auf einzelne Ausschnitte.

Reale Geschäftsprozesse können im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung erfasst werden. Im Mittelpunkt stehen dabei Aktivitätsanalysen, nicht Zustandsdarstellungen. Die Geschäftsprozessmodellierung in Verbindung mit dem UML-Instrumentarium kann zur übersichtlichen objektorientierten Darstellung komplexer Abläufe genutzt werden. ¹⁰ Folgende UML-Diagramme können zur Modellierung verwendet werden (vgl. hierzu Kapitel 2.3.2):

⁹ Vgl. Ferschl, Fink, Schneidereit, Voß: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik (2005), S. 130.

¹⁰ Vgl. Westermann (Hrsg.): IT-Handbuch (2005), S. 195.