- II -

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   II

Abbildungsverzeichnis   III

Abk  ürzungsverzeichnis.  IV

1  Motivation.  1

2  Grundlagen des WM  2

3  WM in der Verwaltung  6

3.1  Grundkonzepte der Vorgangsbearbeitung in der öffent lichen Verwaltung.  6

3.2  Rollen und Phasen der Vorgangsbearbeitung  7

3.3  Anforderungen und Rahmenbedingungen an ein WMS in der Verwaltung.  8

4  Zielarchitektur der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung.  11

4.1  Übernahme und Nachweis von Eingängen.  12

4.2  Zuweisung der Eingänge  12

4.3  Registrieren und Ablegen, Bereitstellen und Aussondern von Schriftgut  13

4.4  Weiterleitung im Geschäftsgang.  13

4.5  Entwurfserstellung und Bearbeitung.  14

4.6  Entwurfskommentierung.  14

4.7  Kontrollfunktion.  15

4.8  Zentrale Dienste  15

5  Fallstudie „Media Komm Esslingen“  16

5.1  Grundlagen.  16

5.2  Beteiligte Personen  17

5.3  Ablaufende Prozesse  18

5.4  Auszutauschende Daten.  21

5.5  Anwendungsszenario  21

6  Zusammenfassung, Fazit.  25

Literaturverzeichnis   27

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Abbildungsverzeichnis   

Abb.  2.1: Referenzmodell der Workflow-Management-Coalition (WfM)C  

Abb.  3.1: Phasenmodell der Vorgangsbearbeitung  

Abb.  4.1: Zielarchitektur für die IT- gestützte Vorgangsbearbeitung  

Abb.  5.1: 3-Säulen-Architektur des virtuellen Bauamtes Esslingen  

Abb.  5.2: Anwendungsszenario eines Bauantrages  

Abb  5 4: Beteiligte an einer virtuellen Bauakte  

^{- IV -} Abkürzungsverzeichnis

e-Business Elektronische Business e-Commerce Electronic Commerce e-Government Electronic Government e-Mail Electronic Mail

DMS KoopA ADV WfMC WM WMS IT

^{- 1 -} 1 Motivation

Die Automatisierung von Verwaltungsabläufen nimmt einen immer größeren Stellenwert innerhalb von Kommunen, Ländern und Bund ein. Grund dafür sind zum einen die gestiegenen Ansprüche an die staatlichen Institutionen, wodurch diese sich veranlasst sehen mit dem Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und damit schneller und effizienter zu gestalten. ¹ Andererseits besteht in der Automatisierung ein enormes Kosteneinsparungspotenzial ² , das bei der derzeitigen fina nziellen Situation vieler öffentlicher Institutionen nicht nur erwünscht sondern notwendig ist. Dabei wird der Einsatz von Informationstechnologie (IT) in der öffent lichen Verwaltung schon seit Jahren erprobt und im zune hmenden Maße praktiziert. ³ Die Anfänge reichen bis in die 80er Jahre zurück, als Pilotprojekte zur Unterstützung der Vorgangsbearbeitung in der Verwaltungen durchgeführt wurden. ⁴ Als Plattform für die Umsetzung von Projekten im Electronic Government (e-Government) hat die Bundesregierung die Initiative „Bund-Online2005“ ins Leben gerufen. Die bei der Gründung im Jahre 2000 von Bundeskanzler Gerhard Schröder proklamierte Vision: „Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger“, ist seitdem das Leitmotto für Vorhaben in diesem Bereich. Die Initiative hat sich zum Ziel gesetzt, „alle onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis 2005 elektronisch verfügbar zu machen.“ ⁵ Dies soll bis 2005 rund 400 Serviceangebote der Bundesverwaltung betreffen. ⁶ Bei der IT-gestützten Realisierung von entsprechenden Dienstleistungen spielt das Workflow Management (WM) eine maßgebliche Rolle.

Ziel der vorliegenden Ausarbeitung ist es, aufbauend auf einer allgemeinen Einführ ung in das WM, die besonderen Problemstellungen innerhalb der Verwaltung zu untersuchen. Nach einer kurzen Betrachtung der Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung, werden die organisatorischen Rahmenbedingungen und Anforderungen an die technische Umsetzung beschrieben. In diesem Zusammenhang wird besonders auf die rechtlichen Vorschriften und die verwaltungsspezifischen Anforderungen ein. Der Hauptteil konzentriert sich jedoch auf die IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung, welche im Rahmen einer sogenannten Zielarchitektur veranscha ulicht wird.

Abschließend wird an Hand einer Fallstudie die Thematik dargestellt.

¹ Vgl. http://www.wissen.de/xt/default.do?MENUNAME=InfoContainer&MENUID=

40%2C156%2C538%2C547&OCCURRENCEID=SL0014072684.SL0014072684.5000065.4.

[Stand: 2003-05-05].

² Ahrend, Voss (2000), S. 52f.

³ Vgl. Engel (2000), S. 391.

⁴ Vgl. Engel (1999), S. 144.

⁵ http://www.bund.de/BundOnline-2005-.6164.htm. [Stand: 2003-04-25].

⁶ http://www.kbst.bund.de/SAGA -,182/start.htm. [Stand 2003-04-25].

^{- 2 -} 2 Grundlagen des WM

Bei der Betrachtung von WM ist es sinnvoll im Vorfeld verschiedene Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig Verwendung finden näher zu erklären. Erschwerend ist dabei, dass sich der Begriffsfindungsprozess ⁷ auf diesem Gebiet in vollem Gange befindet und dadurch eine ganze Bandbreite von Definitionen existiert, die sich teilweise überschneiden, aber auch unterschiedliche Abgrenzungen vornehmen.

Allgemein versteht man unter WM ein ganzheitliches Konzept, welches alle Aufgaben der Modellierung, Simulation, Steuerung, und Kontrolle bzw. Überwachung von Geschäftsprozessen umfasst. ⁸ Ein Geschäftsprozess verkörpert dabei „eine Transaktion oder eine Folge von Transaktionen zwischen betrieblichen Objekten. Gegenstand der Transaktion ist der Austausch von Leistungen und/oder Nachrichten zwischen den Objekten.“ ⁹ Diese Definition ähnelt der des Workflows. Dabei handelt es sich um „Aktivitäten, welche die koordinierte Ausführung einer Reihe von Aufgaben (Tasks) durch unterschiedliche Verarbeitungseinheiten umfassen.“ ¹⁰ Der wesentliche Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow liegt in der jeweiligen V erwendung der Begriffe. Während ein Geschäftsprozess eher betriebswirtschaftliche Aspekte b etont, b eschreibt der Begriff des Workflow die einzelnen Teilschritte aus technischer Sicht. ¹¹ Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass ein Workflow einen Geschäftsprozess aus Sicht eines Informationssystems spezifiziert. 12

Synonym für Workflow werden auch die Begriffe Arbeitsablauf oder Vorgang verwendet. 13

Für die Erfüllung der Aufgaben des WM werden Anwendungen eingesetzt, die sich Workflow-Management-System (WMS) nennen. Der Aufbau eines solchen Systems lässt sich an Hand der Referenzarchitektur ¹⁴ der Workflow-Management-Coalition (WfMC) in Abbildung 2.1 erläutern ¹⁵ . Hinter WfMC verbirgt sich ein Zusammenschluss vom WMS-Herstellern, die das Ziel verfolgen sowohl Konzepte als auch Schnittstellen

⁷ Vgl. Vossen, Becker (1996), S. 18.

⁸ Vgl. Janetzke (1999), S. 19.

⁹ Galler, J.: Vom Geschäftsprozessmodell zum Workflow-Modell. Wiesbaden, 1997, S.8.

¹⁰ Rusinkiewicz,, Sheth (1995) S. 602.

¹¹ Vgl. Gadatsch (2001), S. 35.

¹² Vgl. Möbus (1999), S. 19.

¹³ Vgl. Goldgruber, M.: 2 Einführung ins Thema Workflow-Management. 2003.

http://www2.iicm.edu/cguetl/education/projects/mgold/Html/node3.html. [Stand: 2003-04-02].

¹⁴ Vgl. WfMC Workflow Reference Model. 2003. http://www.wfmc.org/standards/model.htm [Stand:

2003-04-02].

¹⁵ O. V. Verwaltungslexikon (2003).

^{- 3 -} fürWMS zu standardisieren und damit die Interoperabilität zwischen Systemen ver-schiedener Hersteller zu gewährleisten.

Für die Einführung eines WMS ist es notwendig eine Geschäftsprozessanalyse durchzuführen. Dazu werden die zu unterstützenden Geschäftsprozesse ausgewählt, beschrieben und abschließend analysiert. Als Ergebnis erhält man ein Modell eines optimierten Geschäftsprozesses, das mit einem WMS bearbeitet werden kann.

Abb. 2.1: Referenzmodell der Workflow-Management -Coalition (WfMC)

Sowohl der Vorgang der Geschäftprozessanalyse, als auch die Modellierung von Geschäftsprozessen wird von der Workflow-Modellierungskomponente unterstützt. Das Geschäftsprozess-Modell wird mit einer Beschreibungssprache beschrieben, wodurch man ein Workflow-Modell erhält, das von WMS gesteuert und ausgeführt werden kann. In der Workflow-Modellierungskomponente können zusätzlich Simulations- und Analysewerkzeuge integriert sein, die es ermöglichen das Verhalten des Workflows vor der Implementierung zu untersuchen.

Herzstück eines jeden WMS ist die Ablaufsteuerungskomponente, die auch Laufzeitumgebung oder Workflow-Engine genannt wird. Sie ist dafür verantwortlich, dass die Eingabedaten, die für den nächsten Arbeitsschritt notwendig sind an die entsprechenden WMS-Benutzer bzw. Workflow-Applikation weitergeleitet werden. Außerdem ist die

^{- 4 -} Ablaufsteuerungskomponentefür die Interpretation von Zuständen und Benutzerinter-aktion zuständig und wertet Ergebnisse der Workflow-Funktionen aus.

Über eine weitere Schnittstelle (in der Abb. 2.1: Schnittstelle 3) werden fachspezifische Anwendungsprogramme (Workflow-Applikationen) eingebunden und dadurch die Ansteuerung durch das WMS gewährleistet. Im Bürobereich ist an dieser Stelle besonders auf die Implementierung von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) hinzuweisen, von denen die Leistungsfähigkeit eines WMS besonders abhängt. Man spricht dann von integrierten WMS. DMS sind u.a. für die Speicherung und Verwaltung von Arbeitsergebnissen zuständig.

Die Softwareumgebung des einzelnen WMS-Benutzers wird durch die Arbeitsplatzkomponente repräsentiert. Dessen Hauptbestandteil ist der Arbeitskorb, bestehend aus einem Eingangskorb in den Arbeitsaufträge von der Workflow-Engine übermittelt werden und einem Ausgangskorb, aus dem die Workflow-Engine Arbeitsergebnisse abrufen kann.

Die Speicherung der Informationen für die Steuerung und Ausführung von Workflows werden in der Verwaltungs- und Überwachungskomponente gespeichert. In dieser Komponente sind insbesondere die Organisationsstrukturen und die Zuordnung der Organisationseinheiten zu den physischen WMS-Benutzern hinterlegt. Aber auch die Zugriffrechte und Vertretungsregeln werden an dieser Stelle definiert.

Der Überwachungskomponente kommt zusätzlich noch eine Dokumentationsfunktion zu. Sie kontrolliert den zeitlichen Ablauf, die Zustände der Bearbeitungsobjekte und die Beteiligung von Personen bzw. Organisationseinheiten.

Moderne WMS können eine Vielfalt von Unterstützungsfunktionen übernehmen. Neben der Automatisierung einzelner Ausführungsfunktionen (Kontrollfluss) und der Übermittlung von notwendigen Daten für die Ausführung einer Aufgabe (Datenfluss), sind auch die Verteilung von Ausführungsdaten auf die WMS-Benutzer (Bearbeiterfluss) möglich.

Für die Auswahl und den Einsatz eines geeigneten WMS ist es notwendig, zu wissen, welche Art von Geschäftsprozessen unterstützt werden sollen. Geschäftsprozesse lassen sich in die Kategorien (voll-)strukturiert, teilstrukturiert und unstrukturiert (flexibel) unterteilen.

Von strukturierten Geschäftsprozessen spricht man, wenn Aufgaben und Bearbeitungsregeln, Daten und Prozessstellen im Zusammenwirken und Ablauf feststehen und voll- ständig in einem vordefinierten Workflow-Modell abgebildet werden können. Bei dieser