- II -

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   II

Abbildungsverzeichnis   III

Abk  ürzungsverzeichnis  IV

1  Einleitung.  1

2  Prozesse und deren Eigenschaften.  3

2.1  Definitionen  3

2.2  Prozesskomponenten  5

2.2.1  Definition und Beschreibung  5

2.2.2  Bedeutung für die Bildung von Prozessmustern  8

3  Die Idee der Prozessmuster: Ausgewählte Aspekte  10

3.1  Einordnung  10

3.2  Grundgedanke von Prozessmustern und deren Verwendung  11

3.3  Arbeitsdefinition  13

3.4  Schnittstellen und Beziehungen.  15

3.5  Modellierung.  18

3.5.1  Motivation und Methoden.  18

3.5.2  Gegenstände der Modellierung  19

3.5.3  Dokumentation  20

4  Ein konkretes Verwendungsbeispiel für Prozessmuster.  21

5  Schlussbetrachtung  22

Literaturverzeichnis   24

Anhang 26   

A  Kurzbeschreibung von PPDL  26

B  Verwendungsbeispiel für Prozessmuster: Entwicklung integrierter  

Automobilkomponenten   29

C  Beispiel für Process Landscaping  30

- III -

Abbildungsverzeichnis   

Abb.  1: Visualisierung eines Prozesses  

Abb.  2: Zusammenhänge bei der Verwendung von Prozessmustern  

Abb.  3: Nicht-hierarchische Verwendung von Prozessmustern mit 2 Alternativen  

Abb.  4: Hierarchische Verwendung von Prozessmustern mit 2 Alternativen.  

Abb.  5: Drei mögliche und intuitive Prozessmuster für einen Bezahlvorgang  

Abb.  A1: PPDL-Problemdiagramm  

Abb.  A2: PPDL-Prozessdiagramm.  

Abb.  B1: Prozessmuster als Verfeinerung einer Gesamtaktivität  

Abb  C1: Prozesslandschaft eines Unternehmens und selektive Detaillierung  

- IV - Abkürzungsverzeichnis

EPK PICTURE PPDL UML

- 1 - 1 Einleitung

Die vorliegende Ausarbeitung ist eine von 15 im Rahmen des Projektseminars „PICTURE“. Das PICTURE-Projekt hat die Zielsetzung, ein Software-Werkzeug zu entwickeln, mit dem öffentliche Verwaltungen Entscheidungen zur Investition in moderne Technologien bewerten und begründen können. Dieses Werkzeug ist ein Hilfsmittel für öffentliche Verwaltungen um der allgemeinen Forderung nach mehr Leistungstransparenz, Effizienz und Effektivität nachzukommen. Es gibt bestehende Ansätze, nach denen Verwaltungen diese Ziele erreichen können, indem sie lernen, unternehmerisch zu denken und zu handeln anstatt Aufgaben zu privatisieren. Städte und Kommunen werden als Konzerne mit Dienstleistungsbetrieben aufgefasst, die wirtschaftlich entscheiden und investieren müssen. ¹ In diese Ansätze fügt sich das PICTURE-Werkzeug ein.

Eine zentrale Idee des PICTURE-Werkzeuges ist die Verwendung von Prozessmustern. Prozessmuster sind austauschbare und wieder verwendbare Module, die jeweils einen Lösungsvorschlag für eine bestimmte Aufgabe darstellen. Sie sollen jedoch nicht den Softwareentwicklungsprozess unterstützen. Vielmehr sollen Prozessmuster die Grundlage für eine prozessbasierte Modellierungssprache sein, die die Modellierung der behördlichen Prozesse durch Verwaltungsmitarbeiter erleichtert. Von Bedeutung ist, dass sich das Thema „Prozessmuster“ noch im Forschungsstadium befindet. Es existieren daher noch keine Lehrbücher über dieses Thema, die eine allgemein akzeptierte Sichtweise vermitteln. Statt dessen zeigen beinahe alle bisherigen Publikationen und Informationen zu diesem Thema eine uneinheitliche Auffassung ohne gemeinsame Basis. Begriffe werden mit teilweise stark von einander abweichenden Bedeutungen benutzt. Als Beispiel dient der Begriff „Komponente“. Zum einen kann damit lediglich ausgedrückt werden, dass ein Prozess aus mehreren Unterprozessen besteht ² , andere verwenden den Begriff als Synonym für „Prozessmuster“. ³ Lehrbücher über prozessverwandte Themen verwenden eine eher umgangssprachliche Definition von Komponenten und viele Texte über Muster benutzen diesen Begriff gar nicht. All dies stiftet wenig Klarheit. Zielsetzung dieser Arbeit ist es daher, eine in sich geschlossene Eingrenzung des offenen Themas vorzunehmen und sich dabei auf ausgewählte Aspekte zu beschränken. Begrifflichkeiten sollen klar von einander getrennt werden, so dass keine Verwechslung möglich ist. Insgesamt sollen die Grundidee und

¹ Vgl. Steinberg (1996), S. 14 f.

² Vgl. Dittmann, Gruhn, Hagen (2002), S. 5 f.

³ Vgl. Iida, Tanaka (2002), S. 1 f.

- 2 - diewesentlichen Aspekte von Prozessmustern so konsistent und verständlich wie mög-lich vermittelt werden.

Eine anfängliche Übersicht führt in Kapitel 2 zunächst geläufige Prozessdefinitionen ein. Darauf folgend werden mögliche Prozesskomponenten identifiziert. Hierbei wird der Sichtweise von SCHANTIN gefolgt, nach der Prozesskomponenten konstituierende Merkmale eines Prozesses sind. ⁴ Nach einer Überleitung, die den Zusammenhang zwischen Prozesskomponenten und Prozessmustern schildert, werden in Kapitel 3 die wesentlichen Aspekte von Prozessmustern untersucht. Dieses Kapitel stellt den Hauptteil der Arbeit dar. Im Anschluss veranschaulicht ein praxisorientiertes Beispiel den Einsatz von Prozessmustern. Ein abschließendes Fazit fasst die Vor- und Nachteile der Verwendung von Prozessmustern bei Modellierungsaufgaben zusammen.

⁴ Vgl. Schantin (2004), S. 44.

- 3 - 2 Prozesse und deren Eigenschaften

2.1 Definitionen

Betriebliche Prozesse und damit verbundene Forschungsgebiete gehören zu den in der Wissenschaft kontrovers diskutierten Themen. Es haben sich bereits unzählige Veröffentlichungen mit Prozessen im weitesten Sinne befasst. Jedoch herrscht noch nicht einmal ein Konsens darüber, ob es sich bei der Prozessidee um ein neues Konzept handelt, wie Mitte der 90er Jahre von HAMMER und CHAMPY ⁵ propagiert, oder nur um ein altes im neuen Ge-wand. 6

Es existiert demzufolge noch keine einheitliche, allgemein akzeptierte Definition von Prozessen und darauf aufbauenden Begriffen wie Prozessorganisation oder Prozessmanagement. ⁷ Vielmehr betrachtet jeder Autor das Thema aus seiner persönlichen Sichtweise und legt eigene Schwerpunkte. Viele Prozessdefinitionen besitzen allerdings einige gemeinsame Kerngedanken. Beispiele hierfür sind die Auffassung eines Prozesses als eine Folge von Aktivitäten oder als eine Gesamtheit, in die ein bestimmter Einsatz eingeht und ein Ergebnis mit Wert hervorgeht. 8

Durch die vielen verschiedenen Blickwinkel auf die Prozesswelt ist es vonnöten, mehrere Definitionen von Prozessen zu betrachten, um so einen Eindruck zu bekommen, was sich hinter dem Begriff „Prozess“ als Ganzes verbirgt und welche Eigenschaften er besitzt. Laut BECKER und KAHN ist ein Prozess definiert als die „inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Bearbeitung eines prozessprägenden betriebswirtschaftlichen Objektes notwendig sind.“ 9

Neben dem Grundgedanken, dass es sich bei einem Prozess um eine Aktivitätenfolge handelt, liegt der Fokus bei dieser Definition auf dem Objekt, dass im Laufe eines Prozesses bearbeitet wird. Dieses Objekt bestimmt, welche Aktivitäten zu einem Prozess gehören. Betrachtet man im Weiteren die Definition von HAMMER und CHAMPY, laut der ein Prozess beschrieben wird als ein

⁵ Im Buch „Reengineering the Corporation“ (1993) von M. Hammer und J. Champy

⁶ Vgl. Schober (2002), S. 6 f.

⁷ Vgl. Seifert (1998), S. 158

⁸ Vgl. Schantin (2004), S. 41

⁹ Becker, Kugeler, Rosemann (2002), S. 6

- 4 - „Bündelvon Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs be-nötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt.“ ¹⁰ , dann wird klar, dass dieses Objekt im Verlauf seiner Bearbeitung eine Wertsteigerung er-fährt. Diese ist der eigentliche Zweck des Prozesses und die Geschäftsgrundlage von Un-ternehmen. Zudem liegt bei dieser Definition die Betonung auf der Kundenorientierung von Prozessen. Mit Kunden muss jedoch kein Endkonsument gemeint sein. Jede beliebige, interne oder externe Organisationseinheit oder auch ein anderer Prozess, der eine Leistung empfängt, kann Prozesskunde sein. 11

In der Prozessdefinition von SCHMIDT, wird betont, dass bei einem Prozess Input, häufig über mehrere Stufen, in Output transformiert wird. ¹² Das Vorhandensein einer bestimmten Eingabe und Ausgabe ist also eine Eigenschaft, die allen Prozessen gemein ist. Schließlich wird bei GAITANIDES ein weiterer Aspekt von Prozessen beschrieben. Laut seiner Definition kann sich ein Prozess zwischen den Erfüllungsinhalten einer vorgefundenen Stellenaufgabe einerseits bis zu denen der Gesamtorganisation andererseits erstrecken. ¹³ Dies impliziert, dass man den Prozessbegriff hierarchisch verwenden kann. Zum einen gibt es einen übergeordneten Prozess auf Unternehmensebene, der sich z.B. auf die Wertschöpfung als Ganzes bezieht. Zum anderen besteht ein solcher Prozess aus Teilprozessen mit jeweils eigenen Zielen und Ergebnissen und lässt sich in diese untergliedern. Der Detaillierungsgrad eines Prozesses ist daher skalierbar. Verbindet man diese Definition mit der vorhergehenden, so liegt der Gedanke nahe, dass der Output eines Teilprozesses jeweils den Input des sequentiell darauf folgenden Teilprozesses darstellt. ¹⁴ Fasst man aus den obigen Definitionen die wesentlichen Punkte ¹⁵ zusammen, so lässt sich eine eigene Definition eines betrieblichen Prozesses bilden, die für den weiteren Teil dieses Textes zweckmäßig ist:

Ein Prozess ist eine zielgerichtete, funktionsunabhängige Gruppe von kunden-orientierten Aktivitäten, die eine bestimmte Eingabe durch Zustandsänderun-

¹⁰ Hammer,Champy (1996), S. 52

¹¹ Vgl. Schantin (2004), S. 47

¹² Vgl. Schmidt (1997), S. 1

¹³ Vgl. Gaitanides (1983), S. 74 f.

¹⁴ Vgl. Klepzig, Schmidt (1997), S. 74 f.

¹⁵ Objektprägung, Kundenorientierung, Wertschöpfung, Skalierbarkeit und Bezug zu In- und Output

- 5 - genin eine wertgesteigerte Ausgabe überführt und durch Zerlegen oder Zu-sammensetzen hierarchisch skaliert werden kann.

Unsere Sprache erlaubt es, Dinge mit unpassenden Bezeichnungen zu versehen, die zu falschen Schlüssen führen können. Da sich solche Bezeichnungen auch in den Köpfen der Menschen festsetzen können, ist es sinnvoll, auch hervorzuheben, was Prozesse nicht sind. Prozesse sind nicht gleichbedeutend mit Unternehmensfunktionen und werden nicht von aufbauorganisatorischen Grenzen beschränkt. Statt dessen ist ein Prozess eine Betrachtungsweise, bei der mehrere Aufgaben, die ganz unterschiedlich sein können, aber ein bestimmtes Ergebnis gemeinsam haben, gruppiert werden. Den meisten Menschen ist ein eher aufgabenorientiertes Denken gemein. Um die Idee der Prozesse zu verinnerlichen und die Definitionen nicht falsch zu verstehen, ist es erforderlich, dieses Denken auf ein ziel-orientiertes umzustellen und eine Brücke über bestehende organisatorische Einheiten zu schlagen. 16

2.2 Prozesskomponenten

2.2.1 Definition und Beschreibung

Prozesskomponenten sind die konstituierenden Merkmale eines Prozesses. Jeder Prozess muss diese Merkmale besitzen, damit es sich um einen solchen handelt. ¹⁷ Die wichtigsten Prozesskomponenten sind: Aktivitäten

Primäre und sekundäre Inputs und Outputs Primäre und sekundäre Prozesskunden Prozessverantwortung Prozessziele Ressourcenbedarf

Im Folgenden wird jede dieser Komponenten kurz beschrieben. Eine grafische Darstellung findet sich in Abb. 1. Auf die Darstellung von Verantwortlichem, Zielen und Ressourcen-

¹⁶ Vgl.Hammer, Stanton (1995), S. 33

¹⁷ Vgl. Schantin (2004), S. 44