Es gibt heute eine Fülle von Literatur, die sich mit Prüfungsansätzen und -technik beschäftigt. Wir haben in der Vergangenheit ziemlich viel Zeit damit verbracht, uns hier „durchzuarbeiten“ und konkret Anwendbares für die tägliche Prüfungsarbeit zu finden - leider meist vergeblich.

Der in den Titeln vollmundig angekündigte Stoff, erwies sich häufig im Detail als „dünne Suppe“ und stellte oft nur eine Zusammenfassung verschiedener Gesetze, Normen und Regelungen sowie deren Interpretation dar.

Aus dieser Frustration heraus fassten wir den Entschluss, von uns bei Prüfungen als brauchbar erkannte Vorgehensweisen, Prüfern und Geprüften zugänglich zu machen um daraus Nährwert für deren Arbeitsumfeld zu generieren. Im Vordergrund stand dabei die branchenunabhängige Umsetzbarkeit und eine klare Darstellung der Vorgehensweise, so dass eine sofortige Anwendbarkeit gegeben ist. Dies ist nun das erste Büchlein der vor allem für den Praktiker gedachten Reihe.

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Inhaltsverzeichnis

1.  Worum geht es ?  

2.  Planung der Vorgehensweise und Vorraussetzungen  

3.  Gefahrenpotenziale und Schlussfolgerungen daraus  

4.  Mögliche Sicherungsmaßnahmen  

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1. Worum geht es ?

Das Augenmerk der meisten Prüfungen im Bereich der Fakturierung richtet sich ausschließlich auf den Prozess der Rechnungserstellung, die Korrektheit der einzelnen Rechnungspositionen, den zugehörigen Zahlungseingang, sowie etwaige Gutschriften oder Stornos.

Es wird dabei leicht übersehen, dass es auch Lieferungen an Kunden geben kann, die aufgrund ihrer Auftragsart erst gar nicht zu einer Fakturierung führen. Neben dem reinen Wertvolumen solcher Lieferungen (hier dürfte es die eine oder andere Überraschung geben), ist für den Prüfer auch von Interesse, ob - und wenn ja

- wie diese Buchungen organisatorisch geregelt sind und wer im Unternehmen die Berechtigung für diese Buchungen hat (auch hier drohen wieder Überraschungen). Solche Buchungen sind nicht unüblich und es wird sie daher in den meisten Firmen geben (Versand von Mustern, Gewährleistungs- und Garantiesendungen, Werbesendungen etc.). Allerdings können derartige Lieferungen auch dolosen Charakter haben, insbesondere dann, wenn sie nicht einer regelmäßigen Kontrolle unterliegen. Eine ungewöhnliche Häufung kostenloser Lieferungen, zum Beispiel beim Projektgeschäft, kann wiederum ein Indiz für Abwicklungs- und Vertragsprobleme mit Unterlieferanten sein.

2. Planung der Vorgehensweise und Voraussetzungen

Der Versand-/Fakturierungsprozess beginnt normalerweise mit der Anlage eines Kundenauftrags (SAP-Transaktion VA01). Hierdurch wird ein sog. Liefervorrat erzeugt wird, der durch die Logistikmitarbeiter zu bearbeiten ist. Mit der Warenausgangsbuchung wird automatisch ein sog. Fakturavorrat erzeugt, womit innerhalb SAP systemseitig sichergestellt ist, dass alle Lieferungen auch zu einer entsprechenden Faktura führen.

Eine Rechnung wird nur dann nicht erstellt, wenn es sich um eine kostenlose Lieferung handelt. Da eine nachträgliche Änderung eines kostenpflichtigen Auftrags hin zu einer kostenlosen Lieferung systemseitig nicht möglich sein sollte, ist bereits zum Zeitpunkt der Anlage des Kundenauftrags anzugeben, ob die Lieferung kostenlos

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erfolgen soll. Hierzu ist im Kundenauftrag eine spezielle Auftragsart (SAP-Standard KL) auszuwählen.

Im SAP-Standard könnte eine Analyse der kostenlosen Lieferungen über die Transaktion VA05 (Liste Aufträge) erfolgen.

Da diese Transaktion prinzipiell alle Aufträge (also auch kostenpflichtige) auswertet, sollte aus Übersichtlichkeitsgründen zunächst im Einstiegsbild auf Verkaufsbelegarten (z.B. KL ¹ ) eingeschränkt werden.

Hierzu ist auf den Button „weitere Selektionskritieren“ zu klicken und das Feld „Verkaufsbelegart“ auszuwählen. Unter den Selektionsbedingungen sind dann die jeweiligen Verkaufsbelegarten für kostenlose Lieferungen (z.B. KL) einzugeben.

¹ unternehmensspezifisch können weitere angelegt werden.