Kommen keine guten Werke zustande, so gedeihen Kunst und Moral nicht. Gedeihen Kunst und Moral nicht, so trifft die Justiz nicht. Trifft die Justiz nicht, so weiss das Volk nicht, wohin Hand und Fuss zu setzen.

Danksagung:

Mein größter Dank gilt meinen beiden Freunden Mathias und Ron, zwei Informatikstudenten, die mich während der gesamten Zeit technisch und moralisch unterstützten. Insbesondere bedanke ich mich für eine gelungene technische Umsetzung des Online-Fragebogens sowie für die Hilfe zwecks Erstellung dieser Diplomarbeit mit L ^A T E X.

Weiterhin möchte ich mich bei Frau Dr. Böhm-Klein bedanken, die mir als betreuende Dozentin stets mit Rat und Motivation zur Seite stand.

Für das Korrekturlesen und diverse Anregungen bedanke ich mich bei Katina, Heiko, meinem Vater sowie meiner Arbeitskollegin Kathrin.

Abschließend darf ich mich noch bei Herrn Thorsten Bartsch (Thax Software GmbH) für das am 28. Juni 2006 geführte Gespräch bedanken. Ebenso bedanke ich mich bei Frau Dipl.-Inf. Sophie Koch sowie Herrn Michael Blohm (RA-MICRO Software GmbH) für das am 13. Oktober 2006 geführte Gespräch.

i

Abkürzungsverzeichnis

a.a.O. = am anderen Ort Abs. = Absatz AktG = Aktiengesetz AusbEignV = Ausbilder-Eignungsverordnung AV d. JM = Allgemeine Verfügungen des Justizministeriums BauGB = Baugesetzbuch BeurkG = Beurkundungsgesetz BGB = Bürgerliches Gesetzbuch BGBl. = Bundesgesetzblatt BNotO = Bundesnotarordnung BORA = Berufsordnung (für Anwälte) BWGBl. = Gesetz- und Verordnungsblatt des Landes Baden-Württemberg d. IM = des Innenministeriums DAV = Deutscher AnwaltVerlag DONot = Dienstordnung für Notare DRiG = Deutsches Richtergesetz EG = Europäische Gemeinschaft EGVP = Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach EHUG = Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister ErbStDV = Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung ErbStG = Erbschaftssteuer- und Schenkungsgesetz EWG = Europäische Wirtschaftsgemeinschaft

ii

GBO = Grundbuchordnung GBV = Grundbuchverfügung GmbHG = Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung GrEStG = Grunderwerbsteuergesetz HGB = Handelsgesetzbuch HRA = Handelsregister, Abteilung A HRB = Handelsregister, Abteilung B Hrsg. = Herausgeber HRV = Handelsregisterverordnung i.V.m. = in Verbindung mit Jg. = Jahrgang JMBl. NRW = Justizministralblatt für das Land Nordrhein-Westfalen KBSt = Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung

KostO = Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit Kostenordnung LFGG = Landesgesetz über die freiwillige Gerichtsbarkeit OSZ = Oberstufenzentrum PerStdG = Personenstandsgesetz RdErl. = Runderlass

RechtsfachwPrV = Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss Geprüfter Rechtsfachwirt/Geprüfte Rechtsfachwirtin Reno = Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte

iii

ReNoPatAusbV = Verordnung über die Berufsausbildung zum Rechtsanwalts-

RFID = Radio Frequency Identification RGBl. = Reichsgesetzblatt Rn. = Randnummer S. = Seite SGB VIII = Sozialgesetzbuch (SGB) - Achtes Buch (VIII) SigG = Signaturgesetz SigV = Signaturverordnung u.a. = unter anderem usw. = und so weiter vgl. = vergleiche XML = Extensible Markup Language z.B. = zum Beispiel ZPO = Zivilprozessordnung

iv

Inhaltsverzeichnis

1  Einleitung  1

2  Rechtsgrundlagen des Notariates  4

2.1  Standesrechtliche Grundlagen  4

2.2  Anzeige- und Mitteilungspflichten  13

2.2.1  Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt  13

2.2.2  Mitteilungspflichten gegenüber dem Standesamt  14

2.2.3  Mitteilungen im Bereich des Familienrechts  15

2.2.4  Sonstige Mitteilungen  16

3  Elektronischer Rechtsverkehr  17

3.1  Allgemeine rechtliche Grundlagen  18

3.2  Elektronische Register  19

3.2.1  Handelsregister  20

3.2.2  Grundbuchamt  22

3.2.3  Zentrales Vorsorgeregister  24

3.3  Elektronische Signatur, Authentifizierung und Verschlüsselung  25

4  Überprüfung der derzeitigen Büroorganisation  30

4.1  Ausbildungsstand von juristischen und nichtjuristischen Mitarbeitern  32

4.2  Personelle Anforderungen  36

4.3  Anforderungen an die Räumlichkeiten  37

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Inhaltsverzeichnis

5  Ein Grundsatzsystem als Lösungsansatz  39

5.1  Warum ein Grundsatzsystem als Lösungsansatz?  39

5.2  Allgemeine Anwendung des Grundsatzsystems  41

5.3  Beispielhafte Anwendung: Termin- und Raumplanung  43

6  Informations-, Wissens- und Qualitätsmanagement  50

6.1  Notwendigkeit der Einführung  56

6.2  Wissensarten und Vorgehensweisen in Notariaten  58

6.3  Eindeutige Ziele im Notariat festlegen  61

7  Einführung formaler Verwaltungsautomatisierung  62

7.1  Branchentypische Standardsoftware  64

7.2  Zeitgemäße Technologien  68

7.3  Ideen für Großprojekte  72

7.4  Schutzziel Informationssicherheit  77

7.5  Vor- und Nachteile der Einführung  79

8  Studie im Rahmen dieser Diplomarbeit  80

9  Schlussbetrachtung und Ausblick  87

10  Anhang - Zahlenmaterial der Studie  I

Literaturverzeichnis   XVIII

Abbildungsverzeichnis   XXXIV

Tabellenverzeichnis XXXV   

vi

1 Einleitung

Wer kennt das nicht: Stundenlange Suche nach Akten; unnötige Telefonate, um Zuständigkeiten herauszubekommen; doppelte Arbeit, weil die Kommunikation nicht stimmt oder Informationen nicht weitergegeben wurden. Als schwierig erscheint auch das ewige Ausfüllen komplizierter Formulare. Hinzu kommt, dass der Notar kaum erreichbar ist und sich für seine Mitarbeiter und deren Rückfragen oft nicht die nötige Zeit nimmt. Kurz umrissen: Der Büroalltag wie er in vielen Fällen leider wahr ist und zudem in diesem Umfange auch unwirtschaftlich. Ganz zu schweigen von der allgemeinen Mandanten-und Mitarbeiterzufriedenheit. Letztere kann unter anderem am Maß der jeweiligen Fluktuation gemessen werden. 1

Diese Diplomarbeit wurde aus Liebe zu dem Beruf der Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellten geschrieben, da die inhaltlichen Entwicklungsmöglichkeiten dieses Berufes sehr breit gefächert und anspruchsvoll sind. Voraussetzung hierfür ist allerdings ein funktionierendes Notariat, denn ohne dieses wird wertvolle Zeit und Qualifikation der Mitarbeiter verschwendet, was schließlich zur Resignation und Kündigung führen kann. Es galt daher herauszufinden, wo die Schwächen eines Notariates liegen und entsprechende Lösungsmöglichkeiten zu finden. Die meisten der in den Notariaten existierenden Schwierigkeiten können heutzutage mit dem Einsatz von zeitgemäßer Technik und Technologien gelöst werden.

¹ Die Autorin ist selbst gelernte Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte und war bereits in ver-

schiedenen Notariaten tätig.

1

KAPITEL 1. EINLEITUNG

Die Grundfrage dieser Diplomarbeit war daher: Was ist technisch alles möglich und kann für den allgemeinen Arbeitsablauf genutzt werden? An dieser Stelle muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass die vorhandenen Möglichkeiten nur unterstützend wirken können; wesentlich ist die Sensibilisierung aller Beteiligten in den Bereichen Organisation, Sicherheit und Wissensverteilung. Diese Diplomarbeit wurde in erster Linie zur Verbesserung der Büroorganisation geschrieben. Der nicht unerhebliche Kostenaspekt für die nachfolgend aufgeführten Ideen ist nicht Gegenstand dieser Abhandlung.

Da sämtliche Tätigkeiten in einem Notariat eine präzise geregelte Rechtsgrundlage haben, bietet es sich an, gleichartige Vorgänge in Form einer Verwaltungsautomatisierung zu standardisieren, um eine Prozess- und Zeitoptimierung zu erreichen. Die Standardisierung und stetige Kontrolle der Aktualität der Vorgänge führen zudem zu einer Qualitätssicherung sowie zu einer Qualitätssteigerung. Ziel dieser Diplomarbeit ist es daher, verschiedene Lösungsansätze für eine solche Standardisierung anzubieten, um eine gezielte Optimierung zu ermöglichen.

Bei den für diese Diplomarbeit durchgeführten Recherchen wurde festgestellt, dass es im Bereich der öffentlichen Verwaltung seit November 2005 das DOMEA-Konzept gibt, welches einen funktionalen Anforderungskatalog für Dokumenten-Management und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung darstellt. In Kapitel 7 wird auf dieses Konzept näher eingegangen. Im Bereich des Notariates fehlt es bislang an einem solchen Anforderungskatalog. Die Dienstordnung für Notare enthält diesbezüglich nur eine Regelung für notarspezifische Fachanwendungen hinsichtlich der automationsgestützten Führung der Bücher und Verzeichnisse des Notars. Die Erstellung eines solchen Anforderungskataloges in Anlehnung an das vorgenannte DOMEA-Konzept für Notariate wäre aus Sicht der Autorin wünschenswert.

Im Kapitel 2 wird zunächst ein allgemeiner Überblick über die Tätigkeiten innerhalb eines Notariats gegeben. Insbesondere werden das Berufsstandesrecht, die Richtlinien sowie die Anzeigepflichten vorgestellt.

2

KAPITEL 1. EINLEITUNG

Der elektronische Rechtsverkehr, als Möglichkeit der zeitgemäßen Arbeitsweise, ist Ge-genstand des Kapitels 3 und stellt somit auch einen ersten Schritt in Richtung Verwaltungsautomatisierung zwischen den Notariaten und Behörden bzw. Gerichten dar. Neben den allgemeinen rechtlichen Grundlagen zum elektronischen Rechtsverkehr werden auch die elektronischen Register vorgestellt sowie die ab 01.01.2007 besonders relevant werdende elektronische Signatur. Kapitel 4 überprüft die derzeitige Büroorganisation in Notariaten. In diesem Zusammenhang wird der Ausbildungsstand der juristischen und nichtjuristischen Mitarbeiter des Notariates untersucht. Abschließend werden in diesem Kapitel personelle und räumliche Anforderungen festgeschrieben.

Ein einfacher Lösungsansatz, um eine höhere Effizienz und Wertschöpfung zu erreichen, wird in Kapitel 5 vorgestellt. Es wird ein Grundsatzsystem entwickelt, welches auf alle Bereiche des Büroalltags anwendbar ist. Die Rahmenbedingungen sowie eine entsprechende Anwendung wird zunächst allgemein, dann anhand eines klassischen Beispiels erklärt. Die Möglickeit der Einführung von Informations-, Wissens- und Qualitätsmanagement in Notariaten wird im Kapitel 6 diskutiert. Dabei werden unter anderem die branchentypischen Wissensarten und Vorgehensweisen erläutert. In Anlehnung an die Wirtschaft wird der Vorschlag unterbreitet, in Notariaten ebenfalls typische Ziele festzulegen.

Kapitel 7 befasst sich mit der Einführung formaler Verwaltungsautomatisierung. Nach entsprechender Definition werden Grundkomponenten branchentypischer Software, zeitgemäße Technologien sowie weitere Ideen vorgestellt. Das wichtige Thema Informationssicherheit sowie die Vor- und Nachteile einer Einführung werden ebenfalls in diesem Kapitel diskutiert. Abschließend wird in Kapitel 8 eine punktuelle Auswertung der eigens für diese Diplomarbeit durchgeführten Studie vorgenommen. Ziel der Studie war es, allgemeine organisatorische Probleme sowie Informations- und Sicherheitslücken aufzuzeigen. Das Zahlenmaterial zu dieser Studie kann im Anhang ab Seite I eingesehen werden.

Diese Diplomarbeit wurde anhand des Beispiels von Notariaten geschrieben, ist aber ihrem Wesen nach, auf andere Berufszweige problemlos übertragbar.

3

2 Rechtsgrundlagen des Notariates

Der Notar als Träger eines öffentlichen Amtes ist unabhängig in der Führung seines Amtes im Bereich der vorsorgenden Rechtspflege. ¹ Die Tätigkeitsfelder des Notars erstrecken sich auf die Vornahme von Beurkundungen, Beratung und Belehrung sowie Verwahrung von Geldern oder Wertgegenständen. ² Die Kerntätigkeit des Notars bezieht sich vor allem auf Rechtsgebiete des Grundstücksrechts, des Erbrecht, des Familienrecht sowie des Gesellschaftsrecht. Anders als Rechtsanwälte sind Notare, unabhängige und unpartei-

ische Betreuer aller Beteiligten. ³ Von Richtern unterscheiden sie sich insoweit, als dass es nicht ihre Aufgabe ist, Streitigkeiten und sonstige Sachverhalte autoritär zu entscheiden. Den Beteiligten wird durch die Notare lediglich Rat und Mitwirkung im Sinne einer Dienstleistung angeboten, es steht ihnen frei, ob sie den Rat annehmen oder nicht. 4

2.1 Standesrechtliche Grundlagen

Um den vorgenannten Ansprüchen gerecht zu werden, gibt es verschiedene Rechtsgrundlagen, die Notare bei ihrer täglichen Berufsausübung zu beachten haben. Neben dem nachfolgend aufgezeigten Berufsstandesrecht sind wesentliche Kenntnisse des materiellen und formellen Rechts erforderlich, welche in der juristischen Ausbildung vermittelt werden.

¹ vgl. § 1 BNotO, Bundesnotarordnung (BNotO) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnum-

mer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch das Gesetz vom 15.07.2006

(BGBl. I S. 1531).

² vgl. §§ 20, 23 BNotO

³ vgl. § 14 Abs. 1 BNotO

⁴ vgl. Bundesnotarkammer: Berufsbild der Notare, 1. Der Notar - Ihr unparteiischer Berater. http:

4

KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

Besonders relevant sind das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) ⁵ , die Zivilprozessordnung (ZPO) ⁶ sowie im Gesellschaftsrecht das Handelsgesetzbuch (HGB) ⁷ oder weiterführende speziellere Gesetze (beispielsweise GmbHG ⁸ , AktG ⁹ , usw.).

Zum Berufsstandesrecht zählen insbesondere die Bundesnotarordnung (BNotO) ¹⁰ , das Beurkundungsgesetz (BeurkG) ¹¹ , die Dienstordnung für Notare (DONot) ¹² sowie das Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Kostenord-

nung) ¹³ . Ferner zählen zum Standesrecht auch die Richtlinien der Landesnotarkammern sowie Hinweise und Empfehlungen der Bundesnotarkammer. Die Bundesnotarordnung enthält spezifisches Berufsstandesrecht für Notare und ihre Organisationen - die Notarkammern bzw. die Bundesnotarkammer. Im ersten Teil wird das Amt des Notars be-handelt. ¹⁴ Insbesondere wird die Pflicht zur Verschwiegenheit behandelt. ¹⁵ Auf die Verschwiegenheitspflicht wird im Abschnitt 7.4 ab Seite 77 in Zusammenhang mit zeitgemäßen Medien nochmals gesondert eingegangen. Im zweiten Teil der Bundesnotarordnung sind Regelungen zu den Notarkammern und der Bundesnotarkammer ¹⁶ . Ferner regelt der

⁵ vgl. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 02.01.2002 (BGBl. I

S. 42, 2909; 2003 I S. 738), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 05.09.2006 (BGBl. I

S. 2098).

⁶ vgl. Zivilprozessordnung (ZPO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 05.12.2005 (BGBl. I S. 3202;

2006 I S. 431), zuletzt geändert durch Artikel 50 des Gesetzes vom 19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

⁷ vgl. Handelsgesetzbuch (HGB) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, ver-

öffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 12 des Gesetzes vom 14.08.2006

(BGBl. I S. 1911).

⁸ vgl. Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) in der im Bundesge-

setzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4123-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert

durch Artikel 12 des Gesetzes vom 22.03.2005 (BGBl. I S. 837).

⁹ vgl. Aktiengesetz (AktG) vom 06.09.1965 (BGBl. I S. 1089), zuletzt geändert durch Artikel 6 des

Gesetzes vom 08.07.2006 (BGBl. I S. 1426).

¹⁰ vgl. BNotO)

¹¹ vgl. Beurkundungsgesetz (BeurkG) vom 28.08.1969 (BGBl. I S. 1513), zuletzt geändert durch Artikel

8 des Gesetzes vom 22.03.2005 (BGBl. I S. 837).

¹² vgl. Dienstordnung für Notare (DONot) in der Fassung von 2001 mit Änderungen 2005; Hinweis: Als

bundeseinheitliche Verwaltungsverfügung der Landesjustizverwaltungen wurde die DONot in den

einzelnen Ländern in den jeweiligen Amtsblättern bzw. Bekanntmachungen erlassen und verkündet.

¹³ vgl. Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit Kostenordnung (KostO)

in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 361-1, veröffentlichten bereinigten Fassung,

zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 14.08.2006 (BGBl. I S. 1911).

¹⁴ vgl. §§ 1 - 64a BNotO

¹⁵ vgl. § 18 BNotO

¹⁶ vgl. §§ 65 - 91 BNotO

5

KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

dritte Teil die Aufsicht über die Notare und das Disziplinarverfahren ¹⁷ . Der Inhalt der regelmäßig durchzuführenden Amtsprüfung ergibt sich ebenfalls aus diesem Teil ¹⁸ . Die

Übergangs- und Schlussbestimmungen ¹⁹ finden sich abschließend im vierten Teil.

Um die Neutralität des Notars und das Vertrauen der Mandanten zu gewährleisten, wird vor jeder Beurkundung eine Prüfung der Interessenkollision vorgenommen. ²⁰ . Eine Interessenkollision oder Befangenheit liegt vor, wenn eine eingeschränkte (nicht neutrale) Urteilsfähigkeit des Notars festgestellt wird. Diese kann sich aufgrund spezieller vorliegender persönlicher Motiv- oder Sachlage ergeben oder aufgrund von einseitiger Vorabinformationen vorliegen. Sofern eine Interessenkollision festgestellt wird, ist der Notar gehalten, die Beurkundung abzulehnen und Mandanten an einen anderen nicht der Kanzlei zugehörigen Kollegen zu verweisen. Im Abschnitt 7.1 wird ab Seite 65 kurz die technische Umsetzung der Prüfung der Interessenkollision erklärt.

Das Beurkundungsgesetz ist ein deutsches Gesetz, das die öffentlichen Beurkundungen und die Verwahrungen durch den bestellten Notar regelt. Hier wird insbesondere das Verfahren der Beurkundung geregelt. Sowohl die Bundesnotarordnung als auch das Be-urkundungsgesetz enthalten keinerlei Vorschriften darüber, welche Rechtsgeschäfte be-urkundungspflichtig sind. Dies ergibt sich aus zahlreichen anderen Gesetzen. ²¹ Zentral im Beurkundungsgesetz sind die allgemeinen Prüfungs- und Belehrungsgrundsätze. ²² So soll der Notar den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, die Beteiligten über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren und ihre Erklärungen klar und unzweideutig in der Niederschrift wiedergeben. Dabei soll er darauf achten, dass Irrtümer und Zweifel vermieden sowie unerfahrene und ungewandte Beteiligte nicht benachteiligt werden. ²³ Der Notar hat ferner auf eventuelle Genehmigungserfordernisse ²⁴ ,

¹⁷ vgl. §§ 92 - 110a BNotO

¹⁸ vgl. § 93 BNotO

¹⁹ vgl. §§ 111 - 118 BNotO

²⁰ vgl. § 14 BNotO i.V.m. § 28 BNotO sowie § 3 BeurkG

²¹ z. B. für den Grundstückskaufvertrag aus § 311 b Abs. 1 BGB; für die Gründung einer GmbH aus § 2

GmbHG, für die Handelsregisteranmeldung eines Kaufmanns aus § 12 HGB

²² vgl. §§ 17 - 21 BeurkG

²³ vgl. § 17 Abs. 1 BeurkG

²⁴ vgl. § 18 BeurkG

6

KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

gesetzliche Vorkaufsrechte ²⁵ sowie auf die Notwendigkeit der steuerlichen Unbedenklich-

keitsbescheinigung ²⁶ hinzuweisen. Da die Belehrungspflichten für ein jeweiliges Rechtsgeschäft gleichartig sind, erscheint die Nutzung von Musterverträgen bzw. Standardtexten sinnvoll.

Die Dienstordnung ist eine bundeseinheitlich von den Justizverwaltungen vereinbarte Verwaltungsvorschrift für die Führung der Amtsgeschäfte. Sie ist für die Notare bindend. Verstöße können disziplinarrechtlich geahndet werden. Vor allem ist sie eine Rechtsgrundlage für den praktischen Ablauf im Notariat.

Die DONot enthält insbesondere Vorschriften über die amtliche Unterschrift ²⁷ , das Amtssiegel ²⁸ sowie das in Abbildung 2.1 gezeigte jeweilige landestypische Amtsschild. 29

(a) Amtsschild für

Berlin

Abbildung 2.1: Beispiele für Amtsschilder des Notars

Als Amtssiegel bezeichnet man das Lacksiegel, die Siegelpresse und das Farbdrucksiegel. Je ein Beispiel ist in Abbildung 2.2 zu sehen.

²⁵ vgl. § 20 BeurkG

²⁶ vgl. § 19 BeurkG

²⁷ vgl. § 1 DONot

²⁸ vgl. § 2 DONot

²⁹ vgl. § 3 DONot

7

KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

Weiterhin wird die Verpflichtung der bei dem Notar beschäftigten Personen geregelt. ³⁰ So wird jeder neue Mitarbeiter per „Handschlag“ und durch beiderseitige Unterschrift zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die förmliche Verschwiegenheitsverpflichtung ist sodann zur Generalakte des Notars zu nehmen.

Um insbesondere bei Rückfragen der Mandanten und des Notarrevisors eine einheitliche Überprüfbarkeit zu gewährleisten, ist die Führung der Unterlagen, Dauer der Aufbewah- rung ³¹ sowie die Bücher des Notars geregelt. Die Aufbewahrung von notariellen Urkunden kann in handelsüblichen Ordnern oder, wie aus Abbildung 2.3 ersichtlich, in traditionellen Urkundssammlern bzw. Urkundskästen erfolgen.

Abbildung 2.3: Möglichkeiten zur ordnungsgemäßen Verwahrung der Urkunden

³⁰ vgl. § 4 DONot

³¹ vgl. § 5 DONot

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

Zu den Büchern des Notars gehören die Urkundenrolle, das Erbverzeichnis, das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, die Anderkontenliste sowie Namensverzeichnisse. Die Dienstordnung für Notare schreibt präzise Regelungen zur Führung der Bücher in Lose-blattform sowie die automationsgestützte Führung der Bücher und Verzeichnisse sowie Regelungen zur Dokumentation zur Einhaltung von Mitwirkungsverboten vor. ³² Auf die Möglichkeit der EDV-gestützten Führung der Bücher des Notars mittels einer branchentypischen Software wird in Abschnitt 7.1 ab Seite 67 eingegangen. Der Inhalt, die Führung sowie der Umgang mit der Urkundensammlung ³³ , den Verfügungen von Todes wegen ³⁴ , den Wechsel- und Scheckprotesten ³⁵ , den Nebenakten ³⁶ und

den Generalakten ³⁷ ergeben sich ebenfalls aus der DONot. Ferner enthält diese Vorschriften zur Erstellung von Geschäftsübersichten ³⁸ sowie Übersichten über die Verwahrungsgeschäfte. ³⁹ Die Feststellung und Bezeichnung der Beteiligten bei der Beurkundung ⁴⁰ ist in der DONot (neben dem Beurkundungsgesetz) gesondert geregelt. Da der Notar ebenfalls Gelder oder Gegenstände in Verwahrung nehmen kann, regelt die DONot die Verwahrungsgeschäfte ⁴¹ wie auch die Herstellung der notariellen Urkunden. ⁴² Beispiel-

haft werden in Abbildung 2.4 benötigte Utensilien neben der Verwendung der Amtssiegel gezeigt.

Die Prüfung der Amtsführung ⁴³ erfolgt in regelmäßigen Abständen von vier Jahren (bei neu bestellten Notaren innerhalb von 2 Jahren) durch einen Revisior. ⁴⁴ Abschließend finden sich noch Regelungen zur Notariatsverwaltung und Notarvertretung. 45

³² vgl. §§ 6 bis 17 DONot

³³ vgl. §§ 18, 19 DONot

³⁴ vgl. § 20 DONot

³⁵ vgl. § 21 DONot

³⁶ vgl. § 22 DONot

³⁷ vgl. § 23 DONot

³⁸ vgl. § 24 DONot

³⁹ vgl. § 25 DONot

⁴⁰ vgl. § 26 DONot

⁴¹ vgl. § 27 DONot

⁴² vgl. §§ 28 bis 31 DONot

⁴³ vgl. § 32 DONot

⁴⁴ vgl. § 32 DONot i.V.m. § 93 BNotO

⁴⁵ vgl. § 33 DONot

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

(a) Siegelschnur

in Landesfarben

Abbildung 2.4: Beispielhaft benötigte Utensilien zur Urkundsherstellung

Nach der KostO werden Kosten (Gebühren und Auslagen) in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit erhoben und zwar einerseits die Gerichtskosten, die im ersten Teil des Gesetzes geregelt werden ⁴⁶ , andererseits die Kosten der Notare nach den Bestimmungen im zweiten Teil des Gesetzes. ⁴⁷ . Sinnvollerweise sollte auch hier die Möglichkeit von Rechnungsvorlagen für standardisierte Abrechnungsfälle genutzt werden. In Abschnitt 7.1 wird ab Seite 66 näher auf die technischen Möglichkeiten eingegangen. Die Richtlinien und Empfehlungen der Bundesnotarkammer ⁴⁸ dienen dem Schutz des Vertrauens, das dem Notar entgegengebracht wird sowie der Wahrung des Ansehens des Berufsstandes. Insbesondere enthalten diese Richtlinien allgemeine Regelungen zur Wahrung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit des Notars sowie für das nach § 14 Abs. 3 BNotO zu beachtende Beurkundungsverfahren. Weiterhin werden Regelungen zur Pflicht zur persönlichen Amtsausübung, über Sozietäten und zur Erfüllung der Mitwirkungsverbote ausgegeben sowie Empfehlungen für die Einforderung von Gebühren. Das Auftreten des Notars in der Öffentlichkeit auf der einen Seite, wie auch Regelungen über die Beschäftigung und Ausbildung der Mitarbeiter finden ebenfalls ihren Niederschlag im allgemeinen Standesrecht. Abschließend regeln die Richtlinien Grundsätze zu Beurkundungen außerhalb des Amtsbereichs und der Geschäftsstelle sowie über die Fortbildung und zu

⁴⁶ vgl. §§ 1 bis 139 KostO

⁴⁷ vgl. §§ 140 bis 157 KostO

⁴⁸ vgl. auch Website der Bundesnotarkammer: Hinweise und Empfehlungen. http://www.bnotk.de/

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

Kollegialitätspflichten. Für die der Kammer angehörenden Notare sind die Richtlinien unmittelbares anwendbares Recht. 49

Durch die zunehmende Internationalisierung werden immer mehr inländische Urkunden im Ausland verwandt wie auch umgekehrt. Die Bundesnotarkammer weist daraufhin, dass öffentliche Urkunden grundsätzlich an Staatsgrenzen gebunden sind. Damit eine Urkunde auch im Ausland formelle Wirkung erlangen kann gibt es verschiedene zwischenstaatliche Vereinbarungen. 50

Durch bilaterale Staatsverträge mit Belgien ⁵¹ , Dänemark (bestimmte Behörden) ⁵² , Frankreich ⁵³ , Griechenland (Rechtshilfeabkommen) ⁵⁴ , Italien ⁵⁵ sowie Österreich ⁵⁶ erfolgt eine Befreiung von Apostille und Legalisation. Notarielle Urkunden aus dem jeweils anderen Land besitzen unmittelbar die Vermutung der Echtheit. 57

Nach dem Haager Übereinkommen ⁵⁸ wird der Echtheitsnachweis ausländischer Urkunden durch ein standardisiertes, vereinfachtes Verfahren in der Form einer sog. Apostille erbracht. Ein Muster einer Apostille ist aus Abbildung 2.5 ersichtlich. Die Überbeglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten genügt. 59

⁴⁹ vgl. Faßbender/Grauel/Ohmen/Peter/Roemer/Wittkowski: Notariatskunde. Rinteln, 15. Auflage,

2005, S. 24 - 25, Rn. 23.

⁵⁰ vgl. Bundesnotarkammer: Internationaler Rechtsverkehr, Deutsche Urkunden im Ausland - Aus-

⁵¹ vgl.Vertrag zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem Königreich Belgien über die Befreiung

öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13.05.1975 (BGBl. 1980 II, S. 815).

⁵² vgl. Deutsch-Dänisches Beglaubigungsabkommen vom 17.06.1936 (RGBl. 1936 II, S. 213).

⁵³ vgl. Abkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Französischen Republik über die

Befreiung öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 13.09.1971 (BGBl. 1974 II, S. 1100).

⁵⁴ vgl. Deutsch-griechisches Abkommen über die gegenseitige Rechtshilfe in Angelegenheiten des bürger-

lichen und Handels-Rechts vom 11.05.1938 (RGBl. 1939, S. 848).

⁵⁵ vgl. Vertrag zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der Italienischen Republik über den Ver-

zicht auf die Legalisation von Urkunden vom 07.06.1969 (BGBl. 1974 II S. 1069).

⁵⁶ vgl. Deutsch-österreichischer Beglaubigungsvertrag vom 21.06.1923 (RGBl. 1924 II, S. 61).

⁵⁷ vgl. Bundesnotarkammer: Internationaler Rechtsverkehr, Grenzüberschreitende Anerkennung als öf-

⁵⁸ vgl.Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation

vom 05.10.1961 (BGBl. 1965 II 875).

⁵⁹ vgl. Faßbender/Grauel, a.a.O., S. 167 Rn. 361.

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

In der Regel wird hierfür ein 9 cm x 9 cm großer Stempel bzw. ein entsprechend großes Formular benutzt, welches von der zuständigen Stelle auszufüllen ist. Die Beitrittsstaaten (derzeit 65 Staaten) und die zuständigen Stellen können im Internet unmittelbar bei der Haager Konferenz aktuell nachgefragt bzw. angesehen werden. 60

Abschließend gibt es im internationalen Rechtsverkehr noch die Legalisation. Darunter versteht man, eine Echtheitsbestätigung, die von der zuständigen Vertretung des jeweiligen Landes (Konsulat, Botschaft) ausgestellt wird. Die Rechtsordnung des jeweiligen Landes bestimmt die Anforderungen an die Legalisation. So kann beispielsweise eine Zwischenbeglaubigung durch den Landgerichtspräsidenten oder die Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. erforderlich sein. 61

⁶⁰ vgl. HCCH, HAGUE CONFERERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW, CONFÉRENCE

⁶¹ vgl. Faßbender/Grauel u.a., a.a.O., S. 166 Rn. 360, S. 169 Rn. 362.

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

2.2 Anzeige- und Mitteilungspflichten

Aufgrund verschiedener Gesetze und Verordnungen ist der Notar verpflichtet, gegenüber Behörden Anzeigen oder Mitteilungen zu machen. Diese Anzeigepflichten durchbrechen das Gebot der Amtsverschwiegenheit.

2.2.1 Anzeigepflichten gegenüber dem Finanzamt

Nach dem Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) ⁶² besteht für den Notar eine Anzeigepflicht für alle Rechtsvorgänge, die unter das dieses Gesetz fallen, auch wenn das Geschäft von der Besteuerung ausgenommen ist. Immer dann, wenn die Möglichkeit einer Steuer besteht, hat der Notar eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt. Die Anzeige erfolgt auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck (Veräußerungsanzeige) unter Beifügung einer einfachen Ablichtung der Urkunde. Anzeigepflichtig sind unter anderem Grundstückskaufverträge und andere Rechtsgeschäfte, die den Anspruch auf Übertragung eines Grundstückes begründen sowie Angebote solcher. Weiterhin besteht eine Anzeigepflicht bei der Übertragung von Gesellschaftsanteilen, wenn zum Vermögen der Gesellschaft ein Grundstück gehört. Zum Teil sind auch Grundbuchberichtigungen anzeigepflichtig. ⁶³ Eine Zeitoptimierung beim Ausfüllen der Veräußerungsanzeige kann bei der Nutzung branchentypischer Software erfolgen. Auf die allgemeine Nutzung von Stammdaten wird in Abschnitt 7.1 ab Seite 65 eingegangen.

Beurkundungen, die für die Erbschafts- oder Schenkungssteuer relevant sein könnten, sind nach dem Erbschaftssteuer- und Schenkungsgesetz (ErbStG) ⁶⁴ anzeigepflichtig. Weiterhin besteht eine Anzeigepflicht nach Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung (ErbStDV). 65

⁶² vgl. Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.02.1997 (BGBl

I S. 418, 1804) zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 01.09.2005 (BGBl I S. 2676).

⁶³ vgl. § 18 GrEStG

⁶⁴ vgl. Erbschaftssteuer- und Schenkungsgesetz (ErbStG) in der Fassung der Bekanntmachung vom

27.02.1997 (BGBl I S. 378), zuletzt geändert durch Artikel 13 des Gesetzes vom 29.12.2003 (BGBl I

S. 3076).

⁶⁵ vgl. Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung (ErbStDV) vom 08.09.1998 (BGBl. I S. 2658), zuletzt

geändert durch Artikel 1 der Verordnung vom 02.11.2005 (BGBl. I S. 3126).

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

Daher hat der Notar insbesondere Erbauseinandersetzungen, Schenkungen, Schenkungsversprechen und Zweckzuwendungen dem zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Weiterhin besteht eine Anzeigepflicht bei der Beurkundung von Vereinbarungen einer Gütergemeinschaft, Erbverzichtsverträge gegen Abfindung und Geschäften zur Befriedigung von Pflichtteilsansprüchen. Geschäfte, durch die ein Erbrecht abgefunden oder erworben wird sowie alle Rechtsgeschäfte, die zwar der Form nach entgeltlich sind, in der Sache aber eine (teilweise) Schenkung beinhalten, unterliegen ebenfalls einer notariellen Anzeigepflicht. 66

Im Gesellschaftsrecht besteht für den Notar eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt nach der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) ⁶⁷ , wenn über folgende gesellschaftsrechtliche Vorgänge eine Urkunde aufgenommen wurde: Gründung, Kapitalerhöhung, Kapitalherabsetzung, Umwandlung oder Auflösung von Gesellschaften sowie über die Verfügung von Geschäftsanteilen. 68

2.2.2 Mitteilungspflichten gegenüber dem Standesamt

Beurkundungen, die die gesetzliche Erbfolge ändern, sind aufgrund der Allgemeinen Verfügungen für Benachrichtigungen in Nachlasssachen ⁶⁹ dem Standesamt anzuzeigen. Hierzu zählen insbesondere: Erbverträge, die in der amtlichen Verwahrung des Notars verbleiben, Aufhebungsverträge zu Erbverträgen, Rücktritts- und Anfechtungserklärungen zu (gemeinschaftlichen) Testamenten und Erbverträgen, Erbverzichtsverträge (nicht: Pflichtteilsverzichtsverträge, da diese nicht die Erbfolge ändern) sowie Eheverträge, wenn sie erbrechtliche Auswirkungen haben (z. B. Gütertrennung, Gütergemeinschaft). Der Notar hat die Mitteilungen gegenüber dem Geburtsstandesamt zu machen, wenn der Erblasser innerhalb Deutschlands geboren ist, oder an die Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin, wenn der Erblasser außerhalb von Deutschland

⁶⁶ vgl. §§ 1, 3, 7, 8 und 34 ErbStG sowie § 7, 8 ErbStDV

⁶⁷ vgl. Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) in der Fassung der Bekanntmachung vom

10.05.2000 (BGBl. I S. 717), zuletzt geändert durch die Verordnung vom 29.12.2004 (BGBl. I S. 3884).

⁶⁸ vgl. § 54 EStDV

⁶⁹ vgl. Benachrichtigung in Nachlasssachen AV d. JM (3804 - I D. 5) und RdErl. d. IM (I A 3/14 - 66.18)

vom 02.01.2001 - JMBl. NRW S. 17 - in der Fassung vom 08.11.2005.

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

geboren ist. Die Anzeige erfolgt durch amtliche Vordrucke von Karteikarten oder durch

die in Abbildung 2.6 abgebildeten Verwahrungsbriefe.

2.2.3 Mitteilungen im Bereich des Familienrechts

Wegen der besonderen Bedeutung und ebenfalls wegen der Änderung der (gesetzlichen Erbfolge) werden die Vaterschaftsanerkennung ⁷⁰ , die Mutterschaftsanerkennung ⁷¹ sowie Erklärungen über die elterliche Sorge, sofern die Eltern bei der Geburt des Kindes nicht verheiratet waren, ebenfalls dem Geburtsstandesamt angezeigt. ⁷² Diese Anzeigepflicht besteht zum Zwecke der Auskunftserteilung durch das zuständige Jugendamt. 73

⁷⁰ vgl. § 1597 Abs. 2 BGB i.V.m. § 29a PerStdG; Personenstandsgesetz (PerStdG) in der im Bundesge-

setzblatt Teil III, Gliederungsnummer 211-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, zuletzt geändert

durch Artikel 14 G. vom 21.08.2002 (BGBl. I S. 3322).

⁷¹ vgl. § 29b PerStdG

⁷² vgl. § 1626 d Abs. 2 BGB

⁷³ vgl. § 58 a SGB VIII; Sozialgesetzbuch (SGB) - Achtes Buch (VIII) - Kinder- und Jugendhilfe - (Artikel

1 des Gesetzes v. 26.06.1990, BGBl. I S. 1163) in der Fassung der Bekanntmachung vom 08.12.1998

(BGBl. I S. 3546), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 08.09.2005 (BGBl. I S. 2729).

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KAPITEL 2. RECHTSGRUNDLAGEN DES NOTARIATES

2.2.4 Sonstige Mitteilungen

Zu den allgemeinen Mitteilungspflichten zählt ebenso eine Anzeigepflicht gegenüber dem Gutachterausschuss bei Verträgen, die das Eigentum an einem Grundstück gegen Entgelt oder im Wege des Tausches übertragen oder ein Erbbaurecht begründet wird. ⁷⁴ Der Gutachterausschuss kann somit Bodenrichtwerttabellen erstellen und Wertgutachten über andere, vergleichbare Grundstücke erstellen.

Sofern im Gesellschaftsrecht die Abtretung eines oder mehrerer Gesellschaftsanteile ⁷⁵ beurkundet wurde, besteht eine notarielle Anzeigepflicht gegenüber dem zuständigen Handelsregistergericht. 76

Wird ein Guthaben auf einem Notaranderkonto gepfändet, so besteht die allgemeine Auskunftspflicht ⁷⁷ , die der Pflicht zur amtlichen Verschwiegenheit vorgeht.

⁷⁴ vgl. § 195 BauGB; Baugesetzbuch in der Fassung der Bekanntmachung vom 23.09.2004 (BGBl. I

S. 2414), zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 05.09.2006 (BGBl. I S. 2098).

⁷⁵ vgl. § 15 Abs. 3 GmbHG

⁷⁶ vgl. § 40 Abs. 1 Satz 2 GmbHG

⁷⁷ vgl. § 840 ZPO

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3 Elektronischer Rechtsverkehr

Der Begriff elektronischer Rechtsverkehr bezeichnet allgemein die Vornahme von Geschäften auf elektronischem Weg. Speziell in den juristischen Gebieten wird der Begriff häufig im Bereich E-Justice (electronic justice) verwendet, welche nachfolgend in Teilen vorgestellt wird. Allgemein wird unter E-Justice die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion verstanden. Diese kann innerhalb und zwischen Institutionen der Judikative, sowie zwischen diesen Institutionen und Bürgern, Unternehmen und weiteren staatlichen Institutionen erfolgen. Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien ist somit ein wesentlicher Bestandteil der E-Justice, um die vorgenannte Vereinfachung und Durchführung von Prozes-

sen umzusetzen. ¹ Diese Kommunikationsform, welche den sicheren (verschlüsselten) und rechtlich wirksamen Austausch elektronischer Dokumente ermöglicht, ergänzt die bisherige, zumeist papiergebundene Kommunikation, aber auch Tele- und Computerfaxe. ² Die derzeitigen Möglichkeiten zur Nutzung der elektronischen Register werden in Abschnitt

3.2 ab Seite 19 ausführlicher dargestellt.

¹ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronischer Rechtsverkehr, A. Der Begriff des elektronischen Rechts-

² vgl.Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. (Hrsg.

Bundesfinanzhof und Bundesverwaltungsgericht) http://www.egvp.de/grundlagen/allgemein.htm,

Zugriff am 22.07.2006.

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KAPITEL 3. ELEKTRONISCHER RECHTSVERKEHR

3.1 Allgemeine rechtliche Grundlagen

Die allgemeinen Rahmenbedingungen, die Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen, wurden durch das Formvorschriftenanpassungsgesetz ³ sowie durch das Zustel-

lungsreformgesetz ⁴ geschaffen. Diese Gesetze enthalten die rechtlichen Grundlagen für eine Einreichung elektronischer Schriftsätze bei Gericht sowie für elektronische Zustellungen vom Gericht an einen festgelegten Personenkreis. Die Zugangsregelungen wurden unter anderem durch das Justizkommunikationsgesetz ⁵ novelliert und die Möglichkeit eröffnet, Prozessakten elektronisch zu führen. Durch das Formvorschriftenanpassungsgesetz wurde § 126 Absatz 3 BGB dahingehend ergänzt, dass die gesetzliche Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden kann. Sofern eine Ersetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform durch die elektronische Form erfolgen soll, muss der Aussteller das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. 6 7

Ferner hat das Formvorschriftenanpassungsgesetz in die jeweiligen Verfahrensordnungen der Gerichte in den Grundzügen übereinstimmende Regelungen eingefügt. Danach können bestimmende oder vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen, Gutachten, Erklärungen usw. als elektronisches Dokument aufgezeichnet und bei Gericht eingereicht werden. Diese Dokumente müssen für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein (vgl. hierzu Abschnitt 3.3 ab Seite 27). Ferner besteht zum Teil die Anforderung der qualifizierten Signatur. Zugelassen sind auch vergleichbar sichere Verfahren, die jedoch besonders zugelassen sein müssen. Eine rechtssichere und vertrauliche elektronische Kom-

³ vgl.Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an

den modernen Rechtsgeschäftsverkehr (Formvorschriftenanpassungsgesetz) vom 13.07.2001 (BGBl. I

S. 1542).

⁴ vgl. Gesetz zur Reform des Verfahrens bei Zustellungen (Zustellungsreformgesetz) vom 25.06.2001

(BGBl. I S. 1206), geändert durch Schuldrechtsmodernisierungsgesetz vom 26.11.2001, (Art. 5 Abs.

4, BGBl. I 2001 S. 3137, 3138, 3181).

⁵ vgl. Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (Justizkommu-

nikationsgesetz) vom 22.03.2005, BGBl. I 2005, S. 837).

⁶ vgl. § 126a Abs. 1 BGB i.V.m. § 2 SigG; Signaturgesetz (SigG) vom 16.05.2001 (BGBl. I S. 876),

zuletzt geändert durch Artikel 3 Absatz 9 des Gesetzes vom 07.07.2005 (BGBl. I S. 1970).

⁷ vgl. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. a.a.O.

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KAPITEL 3. ELEKTRONISCHER RECHTSVERKEHR

munikation erfordert auch bei den Gerichten technische und organisatorische Vorkehrungen. In einzelnen Verfahrensordnungen wurde durch das Zustellungsreformgesetz auch die elektronische Zustellung elektronischer Dokumente u.a. an Behörden und Körperschaften sowie Rechtsanwälte, Steuerberater und Notare ermöglicht. Hierbei kann auch das Empfangsbekenntnis als signiertes elektronisches Dokument zurückgesandt werden. Bei der elektronischen Zustellung ist das Dokument mit einer elektronischen Signatur zu versehen und gegen unbefugte Kenntnisnahme Dritter zu schützen. Die elektronische Signatur gewährleistet die Authentizität der verantwortenden Person sicher und ersetzt insofern die eigenhändige, rechtsverbindliche Unterschrift. Die Anforderungen an die besondere Form der elektronischen Signatur wurden im ersten Änderungsgesetz zum Signaturgesetzes ⁸ geregelt, insbesondere die einzuhaltenden Sicherheitsstandards. Ergänzende Regelungen

trifft die Signaturverordnung ⁹ . ¹⁰ Auf die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur wird in Abschnitt 3.3 ab Seite 25 eingegangen.

3.2 Elektronische Register

Im Bereich des elektronischen Rechtsverkehrs ist der elektronische Registerverkehr ein Teil des Gebietes, welches mit dem Begriff E-Jusice umschrieben wird. Mit dem Registerverfahrensbeschleunigungsgesetz ¹¹ wurde die Möglichkeit geschaffen, verschiedene Register, wie Grundbuch, Handels- und sonstige Rechtsträgerregister in elektronischer Form zu führen und diese auch elektronisch (zum Teil mit Nachweis des berechtigten In-

teresses ¹² ) einzusehen. Von dieser Möglichkeit haben die Landesjustizverwaltungen bisher in unterschiedlichem Umfang und teilweise auch mit verschiedenen technischen Lösungen Gebrauch gemacht. 13

⁸ vgl. Erstes Gesetz zur Änderung des Signaturgesetzes vom 04.01.2005, BGBl. I S. 2.

⁹ vgl. Signaturverordnung (SigV) vom 16.11.2001 (BGBl. I S. 3074), geändert durch Artikel 2 des Ge-

setzes vom 04.01.2005 (BGBl. I S. 2).

¹⁰ vgl. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach: Allgemeine Rechtliche Grundlagen. a.a.O.

¹¹ vgl.Registerverfahrensbeschleunigungsgesetz vom 20.12.1993 (BGBl. I 2182).

¹² vgl. § 133 GBO i.V.m. §§ 12 und 12a GBO; Grundbuchordnung (GBO) in der Fassung der Bekannt-

machung vom 26.05.1994 (BGBl. I S. 1114), zuletzt geändert durch Artikel 88 des Gesetzes vom

19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

¹³ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronischer Rechtsverkehr. a.a.O.

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KAPITEL 3. ELEKTRONISCHER RECHTSVERKEHR

Die Umstellung der Register hat in vielen Fällen zu einer Umstrukturierung der Zuständigkeiten geführt. Als Folge davon wurden Grundbuchämter bzw. Handelsregister zusammengelegt. Der Stand der Umsetzung auf die elektronischen Grundbücher ¹⁴ bzw. auf das

elektronische Handelsregister ¹⁵ kann bei der Bundesnotarkammer eingesehen werden.

Der wesentliche Vorteil von elektronischen Registern ist, dass rechtsuchende Bürger bzw. alle am Wirtschaftsleben Beteiligten wie auch Notare und andere Behörden benötigte Informationen sehr schnell auf elektronischem Weg erhalten bzw. diese übermitteln können. Da die elektronischen Register nicht an die Öffnungszeiten der Amtsgerichte ge-bunden sind, trägt diese Neuerung in besonderem Maße des modernen Wirtschafts- und Informationslebens Rechnung.

3.2.1 Handelsregister

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis ¹⁶ , das Eintragungen über sämtliche Kaufleute im Bezirk des zuständigen Registergerichts führt. ¹⁷ Das Registerrecht gehört zum Gebiet der freiwilligen Gerichtsbarkeit. Das Handelsregister (abgekürzt HR) besteht aus zwei Abteilungen: Die Abteilung A enthält Eintragungen zu Personengesellschaften und Einzelkaufleuten sowie zu juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die Abteilung B die Einträge zu Kapitalgesellschaften. ¹⁸ Üblicherweise werden diese Abteilungen mit HRA bzw. HRB auf Briefbögen und Veröffentlichungen abgekürzt.

¹⁴ vgl. Bundesnotarkammer: Elektronisches Grundbuch, Tabellarische Übersicht zum Einführungs-

¹⁵ vgl.Bundesnotarkammer: Elektronisches Handelsregister, Tabellarische Übersicht zum Einführungs-

¹⁶ vgl.§ 9 Abs. 1 HGB

¹⁷ vgl. § 8 HGB i.V.m. § 125 FGG; Gesetz über die Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit

(FGG) in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 315-1, veröffentlichten bereinigten

Fassung, zuletzt geändert durch Artikel 6 des Gesetzes vom 14.08.2006 (BGBl. I S. 1911).

¹⁸ vgl. § 3 HRV; Handelsregisterverordnung (HRV) vom 12.08.1937 (RMBl 1937, 515), zuletzt geändert

durch Artikel 98 des Gesetzes vom 19.04.2006 (BGBl. I S. 866).

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