Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung  3

2.  Geschichte der Verwaltung und ihrer Sprache  3

3.  Textarten der Verwaltung.  4

3.1  Das Formular.  5

3.2  Der Bescheid  6

4.  Die Sprache in Verwaltungstexten.  8

4.1  Wortwahl  8

4.1.1  Ungeläufige und veraltete Wörter  8

4.1.2  Verwendung von langen Wörtern  8

4.1.3  Modewörter, Sinndoppelungen und Superlative  8

4.1.4  Abkürzungen und wissenschaftlicher Stil.  9

4.1.5  Nominalisierungen  9

4.1.6  Verfahrenstechnische Floskeln  9

4.1.7  Kanzleisprache  10

4.1.8  Fachsprache/Fachausdrücke/Gesetze  10

4.2  Satzbau  10

4.2.1  Obrigkeitsstil  10

4.2.2  Unpersönlicher Stil.  10

4.2.3  Verschachtelte Sätze/breite Formulierungen  11

4.2.4  Höflichkeitsmerkmale  11

4.2.5  Verneinungen.  11

5.  Bürgernahe Verwaltungssprache  11

6.  Fazit.  13

Literaturverzeichnis.   14

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1. Einleitung

Die Verwaltungssprache gehört zu den Fachsprachen und wirkt in der Behörde als ein Mittel der Kommunikation, das nicht nur innerhalb der Verwaltung sondern auch zwischen Verwaltung und Bürger eingesetzt wird. Soziologisch gesehen sind Verwaltungen Teile gesellschaftlicher Institutionen. Ihre Aufgabe ist die nach vorgefassten Regeln geplante und stetige überwachende und disponierende Tätigkeit im Umgang mit Leistungen, Tätigkeiten und Gütern (Vgl. Fuchs/Klima 1978:838). Nach dieser Definition sind Verwaltungen auch im nicht-staatlichen Bereich, wie etwa im Handels- oder Dienstleistungssektor zu finden.

In dieser Arbeit soll es allerdings ausschließlich um die staatliche Verwaltung gehen, die als ausführende Organe des Staates, neben Legislative und Judikative, die Exekutive des Staates darstellen. Als Exekutive ist die Verwaltung an Recht und Gesetz gebunden. So darf in der öffentlichen Verwaltung z.B. ausschließlich die deutsche Sprache verwendet werden, wie es in § 23 Abs. 1 VwVfG festgeschrieben ist (Vgl. Bundesministerium der Justiz). Dies, und der Umstand der Rechtsgebundenheit erschweren die Kommunikation zwischen Behörde und Bürger - vor allem, weil die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger meist schriftlich abläuft. Diese Schriftsprache der Verwaltung scheint oft eine andere zu sein, als die der Bürgerinnen und Bürger. Sie ist schwer verständlich, unpersönlich und enthält vielleicht komplizierte Paragraphen, mit denen die Leser nichts anfangen können.

Ist dies ein Phänomen unserer Zeit, oder gab es diese Probleme im Verstehen der Verwaltungssprache schon immer? Wie sieht die Sprache der Verwaltung genau aus und wie kann die Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern erleichtert, vielleicht sogar verbessert werden?

Meine Seminararbeit wird sich mit diesen Fragestellungen auseinandersetzen und beginnt mit einem historischen Abriss zur Verwaltungssprache. Danach wird auf die Textarten der Verwaltung, das Formular und den Bescheid eingegangen werden. Darauf folgend soll es um die Sprache der Verwaltungsschreiben gehen. Hierzu werden Wortwahl und Satzbau von Verwaltungsschreiben genauer betrachtet. In Kapitel fünf soll es, neben einer kurzen Zusammenfassung des vorangegangenen Kapitels, um weitere Konzepte gehen, die zu mehr Nähe zwischen Verwaltung und Bürger führen.

2. Geschichte der Verwaltung und ihrer Sprache

Im Mittelalter gab es nur einen sehr geringen gesellschaftlichen Verwaltungsbedarf, da die Macht in den Händen der regionalen Fürsten- und Herzogtümern lag, bei denen Verwaltung und Rechtsprechung noch vereint waren. Zu dieser Zeit waren Verwaltung und Verwaltungssprache ein   3

Mittel der Machtverteilung und des Interessensausgleichs. Im 16 Jh. trat, nach einer Hierarchisierung im späten 15 Jh., erstmals der Begriff des Beamten auf und im Bereich des Rechts wurde das germanische Stammesrecht durch das römisch-kanonische Recht ersetzt, was zur Folge hatte, dass Klage und Urteil schriftlich verfasst werden mussten. Erst im 19 Jh. entwickelten sich Recht und Verwaltung zur heutigen Form und der Grundsatz der Gesetzmäßigkeit des Verwaltungshandelns, nach dem Eingriffe in die bürgerlichen Freiheitsrechte ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage erfolgen dürfen, etablierte sich (Becker-Mrotzek 1998:1392). Zu dieser Zeit, als die Verwaltungssprache ein breites Publikum erreichte, wurde an ihr bereits kritisiert, dass sie weitschweifig, umständlich und gespreizt sei und zudem noch eine unschöne Diktion hätte. Daraufhin entstand allerhand Ratgeberliteratur wie beispielsweise „Allerhand Sprachdummheiten“ von Gustav Wurstmann, die sich vor allem an die Menschen richtete, die sich der öffentlichen Sprache bedienten. Nationalkonservative Interessen prägten die Verwaltungssprache in der zweiten Hälfte des 19 Jh., was sich an Eindeutschungsbemühungen und Abwehr gegenüber der Orthographiereform zeigte. Der 1885 gegründete Allgemeine Deutsche Sprachverein sah es als erklärtes Ziel die zahlreichen Fremdwörter, vor allem bedingt durch die Übernahme von Verwaltungsprinzipien aus Frankreich, aus der Verwaltungssprache zu verbannen. Ebenfalls werden zu dieser Zeit die ersten Bemühungen unternommen die schriftliche Ausdrucksweise der Verwaltung zu vereinfachen(Knoop 1997:868). Es heißt:

„Die Schreibweise der Behörden soll knapp und klar sein, ihre Stellung zu einander und zum

Publikum auch in der Form entsprechen und sich der allgemein üblichen Sprache des Verkehrs

anschließen. Entbehrliche Fremdwörter, veraltete Kanzleiausdrücke und überflüssige

Kurialien sind zu vermeiden“(Ruderlaß vom 12.08.1897, zit. nach Bruns 1892:o.S.). Durch die Entstehung des Grundgesetzes, im Jahre 1947 und die zunehmende Demokratisierung bis zum Ende des 20. Jh.s, wurde die Verwaltunssprache vollends zu einem Instrument der Verwaltung ausgebaut. Durch die Ausweitung des Verwaltungsstaats zum Sozialstaat bekam die Verwaltung veränderte Funktions- und Aufgabenbestimmungen, aus denen sich die Notwendigkeit der Fachsprachlichkeit der Verwaltungssprache ergab (Vgl. Knoop 1997:871).

3. Textarten der Verwaltung

Die Textarten der Verwaltung lassen sich durch empirische Analysen ermitteln. Die verschiedenen Textsorten der Verwaltung haben ein gemeinsames Merkmal, welches darin besteht, dass ihr Hauptzweck in der Bearbeitung von Informationen nach vorgegebenen institutionsspezifischen Berarbeitungsverfahren liegt. Becker-Mrotzek und Scherner gehen davon aus, dass für die verschiedenen Bearbeitungsschritte je eigene Textsorten bereitstehen und dass sich die Teilzwecke der Wissensbearbeitung in den Textstrukturen und den verwendeten sprachlichen Mitteln niederschlagen. So lassen sich zunächst folgende Textsorten unterscheiden (Becker-Mrotzek/Scherner 2000:634):

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• Texte mit regulierender Funktion:

D.h. Texte, nach denen das Verwaltungshandeln nach form und Inhalt festgelegt ist. Hier sind als Beispiel Gesetze, Verwaltungsvorschriften oder Dienstanweisungen zu nennen. Diese Texte bilden den vorgegebenen Handlungs- und Wissensrahmen.

• Texte mit wissenserhebener bzw. vermittelnder Funktion:

Dies sind Texte, die die Klienten (Bürger, auf die sich das Verwaltungshandeln bezieht) an die Institution richten, wie Anträge, Widersprüche, Anfragen und Auskunftsersuche.

• Texte mit wissensbearbeitender Funktion:

Dies sind alle schriftlichen Äußerungen, die im Verlauf eines Bearbeitungsprozesses entstehen und der verwaltungsinternen Bearbeitung dienen. Die zu nennende zentrale Form wäre hier die Verwaltungsakte, in der sämtliche Informationen des entsprechenden “Falls“ zusammengefügt werden. Ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltungsakte ist das Formular.

• Texte mit handlungsschließender Funktion:

Das sind Texte, die die Ergebnisse des Verwaltungshandelns mitteilen und zugleich die einheitliche Verwaltungsmeinung darstellen, wie beispielsweise Bescheide, die Leistungen fordern oder gewähren.

Schreiben sind das zentrale Arbeitsmittel in einer Verwaltung und einige Schreiben vereinigen mehrere Texte mit unterschiedlichen Funktionen, sie sind also Multifunktional. Diese Multifunktionalität erschwert die Typologisierung von Verwaltungstexten.

3.1 Das Formular

Als eine der wichtigsten Textsorten im Verwaltungsbereich ist das Formular zu nennen. Formulare sind nicht nur an unterschiedliche Klientengruppen adressiert, sondern können innerhalb der Verwaltung von verschiedenen Stellen bearbeitet werden. Das Formular kann als eine der typischsten und aber gleichzeitig schwierigsten Erscheinungen der Verwaltungssprache bezeichnet werden. So weisen Formulare eine hohe Komplexität auf, was den Benutzern zu Weilen Schwierigkeiten bereitet. Formulare sind sehr weit verbreitet und besitzen eine Doppelfunktion, da sie sowohl zur Kommunikation mit dem Bürger als auch der verwaltungsinternen Bearbeitung einzelner Vorgänge dienen. Hat das Formular diese Doppelfunktion erfüllt, wird es zu einem wesentlichen Bestandteil der Akte, der verwaltungstypischen Form der Vorgangsbearbeitung. Deshalb müssen Formulare verschiedene Ansprüche erfüllen; in der Kommunikation mit dem Bürger sollten sie möglichst allgemein verständlich sein, zudem müssen sie als Bestandteile von Verwaltungsakten den juristischen Ansprüchen genügen und als Verwaltungsinstrument den technischen Erfordernissen gerecht werden   5