Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   I

Abbildungsverzeichnis   III

Abk  ürzungsverzeichnis  IV

1.  Einleitung  

1.1.  Problemstellung  1

1.2.  Gang der Untersuchung  2

1.3.  Begriffe  2

1.3.1.  Projekt  2

1.3.2.  Management  3

1.3.3.  Planung  4

1.3.4.  Controlling  4

2.  Initiierung  4

2.1.  Situationsanalyse  5

2.2.  Projektorganisation  6

3.  Projektplanung  7

3.1.  Lasten- und Pflichtenheft  8

3.2.  Projektstrukturplan  9

3.3.  Aufwandschätzung  10

3.4.  Terminplanung und deren Visualisierung  12

3.4.1.  Balkendiagramm  12

3.4.2.  Pfeildiagramm  14

3.4.3.  Präzedenzsystem  17

4.  Projektcontrolling  18

4.1.  Time to Complete  20

4.2.  Cost to Complete  21

4.3.  Integriertes Projektcontrolling  22

4.4.  Projektdokumentation und -steuerung  23

4.5.  Projektmarketing  24

4.6.  Risikomanagement im Projekt  25

4.7.  Projektabschluss  27

I

5.  Praxisbeispiel  28

5.1.  Projektteam  28

5.2.  Lastenhefterstellung  29

5.3.  Projektstrukturplan  30

5.4.  Aufwandschätzung  31

5.5.  Projektcontrolling - Risikomatrix  32

5.6.  Projektende  33

6.  Kritische Würdigung  33

7.  Literaturverzeichnis  35

II

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Projektstrukturplan  

Abbildung  2: Magisches Zieldreieck  

Abbildung  3: Balkendiagramm  

Abbildung  4: Einfaches Pfeildiagramm  

Abbildung  5: Pfeildiagramm mit Zeitanalyse  

Abbildung  6: Der kritische Weg (Präzedenzversion)  

Abbildung  7: Controlling-Regel-Kreislauf  

Abbildung  8: Kumulierte Kosten im Zeitverlauf  

Abbildung  9: Risikomatrix  

Abbildung  10: Projektstrukturplan: ´Tag der offenen Tür´  

Abbildung  11: Risikomatrix: ´Tag der offenen Tür´  

III

Abkürzungsverzeichnis

bspw. beispielsweise bzw. beziehungsweise DIN Deutsches Institut für Normung d.h. das heißt etc. et cetera = und so weiter i.d.R. in der Regel PSP Projektstrukturplan u.a. unter anderem u.ä. und ähnlichem vgl. vergleiche

IV

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Projektmanagement ist ein immer öfter auftauchender Begriff, Projekte an sich sind aber keine Erfindung der Neuzeit. Schon bspw. der Bau der Pyramiden und die Errichtung anderer bedeutender Bauwerke zählen zu großen Projekten des menschlichen Daseins. Heutzutage ist Projektmanagement in Unternehmen aller Branchen ein wesentlicher Bestandteil der Organisation. Der sich verschärfende Wettbewerb, die kürzer werdenden Produktlebenszyklen und der fortschreitende Kostendruck sind Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Im Gegensatz zu früher können Projekte heute IT-gestützt mit unterschiedlichsten Verfahrensweisen praktiziert werden. Dennoch ist es für die Projektmanager der Gegenwart nicht einfacher geworden ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Gerade im wirtschaftlichen Sektor, in dem Kapital eine besondere Rolle spielt, werden Projektmanager immer wieder mit den Fragen nach dem Ende des Projektes und dessen Kosten konfrontiert. Projekte sind dabei außerordentliche Vorhaben die neben dem eigentlichen Geschäftprozess stattfinden. Produktentwicklungen, Gesetzesänderungen oder aber auch Expansion zwingen die Unternehmen zur Durchführung eines Projektes. Im Rahmen des Projektmanagements haben Planung und Controlling eine besondere Bedeutung. Beide Phasen des Projektes entscheiden maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg des bevorstehenden Vorhabens, indem durch eine systematische Vorgehensweise Risiken und Fehler minimiert werden. Dennoch fehlen in der Praxis weitestgehend formalisierte Abläufe, so dass die Herangehensweise von Unternehmen zu Unternehmen variiert. Als Konsequenz übersteigen Projekte häufig sowohl den Zeitrahmen als auch den Kostenplan. Dieses Faktum unterstützt der 1994 veröffentliche Chaosreport, dem u.a. zu entnehmen ist, dass 16,2% der Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen wurden,

30% davon wurden sogar abgebrochen und scheiterten somit gänzlich. 1

¹ Vgl. http://glossar.fh-augsburg.de/Chaos-Report, 04.02.08

1

1.2. Gang der Untersuchung

Die vorliegende Hausarbeit stellt ausgewählte Phasen und Instrumente des umfangreichen und komplexen Projektmanagement dar. Ziel dieser Hausarbeit soll die Verdeutlichung der herausragenden Stellung der Planung und des Controllings im Projektablaufprozess sein. Hierfür beginnt die Arbeit zunächst mit den Definitionen der relevanten Begriffe Projekt, Management, Planung und Controlling (Kapitel 1.3.). Im Anschluss an die Begriffserläuterungen wird kurz auf die Initiierungsphase eines Projektes mit den beiden Elementen Situationsanalyse (Kapitel 2.1.) und Projektorganisation (Kapitel 2.2.) eingegangen. Kapitel 3. stellt die wichtigsten Instrumente der Projektplanung dar. Es wird das Lasten- und Pflichtenheft (Kapitel 3.1.), der Projektstrukturplan (Kapitel 3.2.), die Aufwandschätzung (Kapitel 3.3.) sowie die Terminplanung [Balkendiagramm (Kapitel 3.4.1.) und Pfeildiagramm (Kapitel 3.4.2.)] erläutert und deren Visualisierungen aufgezeigt. Im Kapitel 4. werden die Instrumente im Rahmen des Projektcontrollings veranschaulicht. Gegliedert ist dieser Abschnitt in Time to Complete (Kapitel 4.1.), Cost to Complete (Kapitel 4.2.), Integriertes Projektcontrolling (Kapitel 4.3.), Projektdokumentation und -steuerung (Kapitel 4.4.), Projektmarketing (Kapitel 4.5.), Risikomanagement im Projekt (Kapitel 4.6.), und Projektabschluss (Kapitel 4.7.). Das 5. Kapitel erläutert an einem fiktiven Beispiel ausgewählte Elemente des Projektmanagements. Eine Unterteilung erfolgt in Projektteam (Kapitel 5.1.), Lastenhefterstellung (Kapitel 5.2.), Aufwandschätzung (Kapitel 5.3.), Projektstrukturplan (Kapitel 5.4.), Projektcontrolling - Risikomatrix (Kapitel 5.5) und Projektende (Kapitel 5.6.). Letzter Punkt der Arbeit ist eine Kritische Würdigung (Kapitel 6.).

1.3. Begriffe

1.3.1. Projekt

Für den aus der Praxis stammenden Begriff Projekt herrscht in der Literatur kein einheitliches Begriffsverständnis vor. Die DIN 69901 definiert ein Projekt als ein „Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer

2

Gesamtheit gekennzeichnet ist.“ ² Diese Einmaligkeit ist erkennbar durch folgende Aspekte

1) Zeitliche Befristung: Projekte sind Arbeitsvorgänge, die in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden sollen.

2) Spezifische Zielvorgabe: Projekte haben eigene Zielvorgaben, die auch mit den Unternehmenszielen konkurrieren können. 3) Neuartigkeit: Projekte schaffen Innovationen. 4) Komplexität: Mehrere einzelnen Teilaufgaben bilden die Zusammensetzung eines Projektes.

5) Risiko/Unsicherheit: Das Risiko, dass ein Projekt scheitert bzw. von den gewünschten Vorstellungen abweicht, ist größer als bei Routineaufgaben. 3

Projekte sind dabei als „eigenständige soziale Systeme, eingebettet in ein

Umfeld“ ⁴ projektspezifisches anzusehen. Oft unterscheiden sich

Handlungsmuster, Kommunikationsflüsse und Arbeitsnormen eines Projektes von der eigentlichen Unternehmenskultur.

1.3.2. Management

Das Wort Management leitet sich aus dem Lateinischen ´manus agere - an der Hand führen´ ab und ist die „Bezeichnung für die Führung von Institutionen jeder Art (z.B. Unternehmen, Verbände, Parteien) sowie für die Gesamtheit der

Personen, die diese Funktion ausüben.“ ⁵ Im engeren Sinne zeichnet sich Management dadurch aus, „dass jede Aufgabe oder Leistung als Arbeitsprozess

in einzelnen Arbeitsschritten, -stufen, -phasen erledigt wird.“ ⁶ Eine weitere gängige Definition lautet: „Management ist ein eindeutig identifizierbarer Prozess, bestehend aus den Phasen Planung, Organisation, Durchführung, Kontrolle, der über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen

führt.“ 7

² http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0059.html, 25.01.08

³ Vgl. http://www.projektmanagementhandbuch.de/, 26.01.08

⁴ Patzak/Rattay: Projektmanagement, 3.Aufl., Wien 1998, S.5

⁵ http://lexikon.meyers.de/meyers/Management, 20.01.08

⁶ Hesseler, M.: Projektmanagement, München 2007, S.9

⁷ Litke, H.-D.: Projektmanagement, 4. Aufl., München/Wien 2004, S.20

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