Abstract

Multi-Project Management in Project Management Office The following thesis will be responsive to Multi-Project Management as well as to Project Management Office which are very important in modern times. For almost every company projects are an important part of daily business. As the number and complexity of projects is constantly increasing Multi-Project Management and therefore also a Project Management Office has become indispensable. Due to only these two factors, a company with a high number of projects can remain competitive and become more successful. Following the introduction, the theoretical foundations are explained. At first, the most important foundations of a project are illustrated. As the next point in this chapter it will elaborate on the term Management followed by the term Project Management. In Project Management among other things there will be explanations of the six commandments and the success factors in detail. The third chapter is about Multi-Project Management and include a description of the assessment of success and the aspects of the MPM, Program-Management and Project Portfolio Management.

In the following fourth chapter Project Management Office will be examined carefully. There the promises and the functions of the PMO - project-oriented and organization-oriented - will be explained in more detail. Subsequently implementation of a PMO will be expounded.

Chapter five shows how a PMO is implemented using the company Allison Transmission as an example.

In the sixth and final chapter an outlook on what can be expected in the future will be given.

II

Kurzreferat

Multiprojektmanagement im Project Management Office

In der folgenden Arbeit wird auf das in der heutigen Zeit immer wichtiger werdende Multiprojektmanagement als auch auf das Project Management Office eingegangen. Für nahezu jedes Unternehmen sind Projekte ein essentieller Bestandteil des Tagesgeschäfts. Da die Anzahl und die Komplexität der Projekte stetig steigt, ist Multiprojektmanagement und dadurch auch ein Project Management Office unverzichtbar geworden. Nur durch diese zwei Faktoren kann ein Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Projekten konkurrenzfähig bleiben und erfolgreicher werden.

Anschließend an die Einleitung werden die theoretischen Grundlagen erklärt. Dabei werden zuerst die wichtigsten Grundlagen eines Projekts erläutert. Als nächster Punkt in diesem Kapitel wird auf die Begriffe Management und Projektmanagement näher eingegangen. Beim Projektmanagement werden unter anderem die sechs Gebote und die Erfolgsfaktoren detailliert erklärt. Im dritten Kapitel wird Multiprojektmanagement und weiters die Erfolgsbeurteilung als auch die Aspekte des MPM, Programmmanagement und Projektportfoliomanagement, beschrieben.

Im darauf folgenden vierten Kapital wird das Project Management Office detailliert unter die Lupe genommen. Es werden die Versprechungen und die Funktionen des PMO - projektorientierte und unternehmensorientierte Funktion - genauer erläutert. Abschließend wird auf die Implementierung eines PMO näher eingegangen.

Um dies praktisch darzustellen, folgt im fünften Kapitel ein Beispiel zur Implementierung eines PMO anhand des Unternehmens Allison Transmission. Im sechsten und abschließenden Kapitel folgt ein Ausblick, auf das was in Zukunft noch zu erwarten ist.

III

Vorwort

Durch die Aktualität und die immer größer werdende Relevanz von Projekten in Organisation wurde mein Interesse an dieser Thematik geweckt. Obwohl Multiprojektmanagement als auch Project Management Office immer mehr an Bedeutung gewinnen, wurde diese Themen bisher in der Literatur vernachlässigt. Diese Arbeit soll einen Einblick auf ein sehr interessantes und aktuelles Thema im Projektmanagementbereich liefern. An dieser Stelle möchte ich mich bei meinem Betreuer, Herrn Dr. Hans-Dieter Litke, bedanken. Er hat mir durch hilfreiche und interessante Anregungen als auch durch konstruktive Kritik ermöglicht, die vorliegende Bachelorarbeit in dieser Form zu verfassen. Zudem bedanke ich mich bei meinen Eltern, Walfried und Marion Hauser, bei meiner Lebensgefährtin, Angela Schatzmann, und bei meinen Geschwistern, Alexander, Martin und Desiree Hauser, und deren Familien für die Unterstützung und Motivation während meiner gesamten Studienzeit. Ein weiterer Dank gilt Herrn Dr. Stefan Hagen und Herrn Mag. Michael Hacker für ihre hilfreichen Inputs.

IV

Inhaltsverzeichnis

Darstellungsverzeichnis   VI

Abk  ürzungsverzeichnis  VII

1.  Einleitung  1

2.  Theoretische Grundlagen  5

2.1  Projekt  5

2.1.1  Ablauf  6

2.1.2  Planung  8

2.1.3  Steuerung  10

2.1.4  Kontrolle  11

2.2  Management  14

2.3  Projektmangement  16

2.3.1  Prinzipien  17

2.3.2  Risiken  21

2.3.3  Die sechs Gebote des PM  23

2.3.4  Erfolgsfaktoren  29

2.3.5  Aufgaben  31

2.3.6  Ziele  33

3.  Multiprojektmanagement  34

3.1  Definition  34

3.2  Organisation  36

3.3  Prozesse, Methoden und Techniken  38

3.4  MP-MQualität  39

3.5  Erfolgsbeurteilung  40

3.6  Aspekte des MPM: Programm-Mgt. und Projektportfoliomgt.  41

4.  Project Management Office  43

4.1  Definition  43

4.2  PMO Versprechungen  44

4.3  Merkmale und Eigenschaften  48

4.4  Funktionen des PMO  50

4.4.1  Projektorientierte Funktion  51

4.4.2  Unternehmensorientierte Funktion  53

4.5  Implementierung eines PMO  55

5.  PMO Implementierung bei Allison Transmission  60

6.  Ausblick  66

Literaturverzeichnis   67

V

Darstellungsverzeichnis   

Darstellung  1: Struktur der Arbeit  4

Darstellung  2: Phasenweiser Projektablauf  7

Darstellung  3: Zusammenwirken von Planung, Steuerung und Kontrolle  13

Darstellung  4: Risikoanalyse  22

Darstellung  5: Relevanz der Gebote  24

Darstellung  6: Zeitverteilung eines Projektleiters  28

Darstellung  7: P-MAufgaben  32

Darstellung  8: Zieldreieck des PM  33

Darstellung  9: Begriffabgrenzung des MPM  36

Darstellung  10: Struktur einer Multiprojektorganisation  37

Darstellung  11: Projektorientierte Funktionen  53

Darstellung  12: Unternehmensorientierte Funktionen  55

VI

Abkürzungsverzeichnis

Mgt Management PM Projektmanagement MPM Multiprojektmanagement PMO Project Management Office PPM Projektportfoliomanagement PRM Programm-Management

VII

1. Einleitung

Problemstellung

In der heutigen Zeit gehören Projekte in nahezu jedem Unternehmen zum Alltag. Dabei werden diese immer größer und komplexer. Aufgrund der hohen Projektanzahl, die ein Unternehmen hat, sind die oftmals begrenzten Unternehmensressourcen schwer einzuteilen. Um diese Problematik der vielen unterschiedlichen Projekte richtig steuern zu können, benötigen die Organisationen nicht mehr „nur“ Projektmanagement sondern Multiprojektmanagement.

Ein Project Management Office ist ein unterstützendes Instrument der Unternehmens- bzw. Projektleitung bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben. Es ist meist eine eigenständige Abteilung innerhalb einer Organisation. Durch das PMO soll eine effektive, sach-, termin- und kostengerechte Abwicklung aller Projekte der Organisation garantiert werden. Der Vorteil eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden Projektbüros liegt dabei in der optimalen Auslastung des MPM-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von projektadministrativen Tätigkeiten.

Ein Multiprojektmanagement im Project Management Office hilft den Unternehmen, mit ihrer Vielzahl von komplexen Projekten, Ordnung in die unübersichtliche Projektlandschaft zu bekommen und die Ressourcen richtig zu verteilen. Des Weiteren kann ein Unternehmen durch das MPM und das zentral gelegene Project Management Office die Kosten senken, Projektteile zusammenschließen und Projekte effizienter und effektiver bearbeiten. Jedoch gestaltet sich die Einführung des MPM und des PMO als auch die Durchführung oftmals sehr schwierig.

Motivation und Relevanz

Durch die vorher erwähnte Problematik der immer größer und komplexer werdenden Projekte in Unternehmen wird Multiprojektmanagement und (dadurch) auch Project Management Office in Zukunft zur essentiellen Voraussetzung für jede Organisation. Da diese Thematik noch relativ jung ist

1

und noch verhältnismäßig wenig darüber geschrieben wurde, wird in dieser Arbeit versucht, die Organisation eines Multiprojektmanagements als auch die eines Project Management Office etwas näher zu bringen. Diese zwei Bereiche werden in naher Zukunft durch ihre Relevanz für Organisationen mit vielen Projekten große Bedeutung erlangen. Mein persönliches Interesse über diese interessante Thematik mehr zu erfahren wurde durch die Aktualität dieser in Literatur vernachlässigten Bereiche geweckt.

Zielsetzung

Das Ziel dieser Arbeit ist die Erstellung einer wissenschaftlich und theoretisch fundierten Studie im Umfang von ungefähr 50-80 Seiten. Ein weiteres Ziel ist es einen Überblick über das Projektmanagement im Allgemeinen,

Multiprojektmanagement als auch über das Project Management Office zu geben. Dabei wird auch der Zusammenhang zwischen Multiprojektmanagement und Project Management Office analysiert. Im Gesamten sollen dabei objektiv und kritisch vorgegangen werden.

Darüber hinaus sollten die folgenden Fragen in dieser Arbeit beantwortet werden:

• Was ist ein Projekt, Management und Projektmanagement?

• Was bedeutet Multiprojektmanagement?

• Was für eine Bedeutung haben die Aspekte des MPM?

• Was ist die MPM-Qualität und wie kann der Erfolg beurteilt werden?

• Was ist ein Project Management Office?

• Was sind die Merkmale und Eigenschaften eines PMO?

• Was sind die Funktionen des PMO?

• Wie funktioniert die Implementierung eines Project Management Office?

„Ziel-Checkliste“

 Die eventuell auftretenden Probleme der Verbindung des Multiprojektmanagement und des Project Management Office sollten herausgefunden werden.

2

 Bis Mitte Juli soll eine wissenschaftliche Arbeit im Umfang von 50-80 Seiten über das Multiprojektmanagement im Project Management Office entwickelt worden sein.  Diese Arbeit sollte einen Einblick in Projektmanagement,

Multiprojektmanagement und Project Management Office geben und dabei die Objektivität bewahren als auch auf die Probleme und Risiken aufmerksam machen.

 Es sollten die Kriterien einer Bachelorarbeit beachtet werden.  Es sollte der Termin der Abgabefrist eingehalten werden.

Aufbau der Arbeit

Anschließend an die Einleitung werden die theoretischen Grundlagen erklärt. Dabei wird zuerst auf den Ablauf, die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Projekts eingegangen. Als nächster Punkt in diesem Kapitel wird der Begriff Management und darauf folgend das Projektmanagement erläutert. Beim Projektmanagement werden dabei die Punkte, Prinzipien, Risiken, sechs Gebote, Erfolgsfaktoren, Aufgaben und Ziele des PM, vertieft. Im dritten Kapitel wird der Begriff Multiprojektmanagement definiert und dessen Prozesse, Methoden und Techniken als auch die Organisation eines MPMs erklärt. Anschließend wird eine Erläuterung der MPM-Qualität und der Erfolgsbeurteilung dargestellt. Um dieses Kapitel abzuschließen, werden noch die Aspekte des MPM, Programmmanagement und

Projektportfoliomanagement, beschrieben.

Im darauf folgenden vierten Kapital wird das Project Management Office detailliert unter die Lupe genommen. Nach der Definition folgt eine Beschreibung der Versprechungen des PMO. Danach wird auf die Merkmale und Eigenschaften eines PMO eingegangen. Anschließend werden noch die Funktionen des PMO - projektorientierte und unternehmensorientierte Funktion - genauer erläutert. Abschließend wird auf die Implementierung eines PMO genauer eingegangen.

Das fünfte Kapitel beinhaltet ein Praxisbeispiel zu Implementierung eines PMO im Unternehmen Allison Transmission.

Im sechsten und abschließenden Kapitel folgt ein Ausblick, auf das was in Zukunft noch zu erwarten ist.

3

Nachfolgend wird die Struktur der Arbeit grafisch dargestellt:

2. Theoretische Grundlagen

Damit ein Verständnis dieser Thematik gewährleistet ist, werden in folgendem Kapitel die theoretischen Grundlagen umfassend und präzise erläutert. Um einen logischen Aufbau und ein klares Verständnis sicherzustellen, folgt eine detaillierte Definition der Begriffe Projekt, Management und

Projektmanagement. Dabei wird auf die Planung, den Ablauf, die Steuerung und die Kontrolle eines Projekts und auf das Management im Allgemeinen näher eingegangen. Anschließend werden die Prinzipien, die Chancen und Risiken, die sechs Gebote, die Erfolgsfaktoren, die Aufgaben und Ziele des Projektmanagements genauer erklärt.

2.1 Projekt

Das Wort Projekt kommt ursprünglich aus dem Lateinischen. Es lässt sich von dem Wort „projectus“ ableiten, was so viel bedeutet wie: „vorstehend“, „herausragend“ oder „außerordentlich“. Dies ist sehr passend, da ein Projekt oftmals besondere Aufgabenstellungen hat, die nicht zu normalen Routinetätigkeiten zählen. 1

Ein Projekt ist sozusagen ein Unterfangen, dass folgende Merkmale aufweist: es weist eine definierte Zielsetzung auf, es hat die grundlegendste Aufgabenstellung einen außergewöhnlichen Charakter, der Zeitraum ist durch einen festgelegten Beginn und ein fixiertes Ende bestimmt, es hat einen erhöhten Finanzbedarf, jedoch werden die personellen und finanziellen Ressourcen beschränkt. 2

Darüber hinaus werden Projekte in der Regel als Tätigkeiten angesehen, die einzigartig für das Unternehmen sind. Wiederkehrende Tätigkeiten können anhand historischer Erkenntnisse verwaltet bzw. bearbeitet werden. Bei Projekten besteht die Herausforderung darin, dass das Verwalten von gewissen Tätigkeiten zuvor noch nie gebraucht worden ist und wahrscheinlich in Zukunft

¹ Vgl. Töpfer (2007), S.1244

² Vgl. Töpfer (2007), S.1245

5

auch nicht mehr wiederholt werden wird. In der heutigen Zeit werden Projekte immer größer und komplexer. Einige Leute behaupten, dass ein Projekt auch als eine multifunktionale Aktivität gesehen werden sollte, seitdem die Rolle des Projektleiters mehr der eines „Integrators“, der mehr administrative Tätigkeiten übernimmt, gleicht, denn der eines technischen Experten. 3

Beispiele für Projekte sind: 4

 Planung, Konzeption, Bau und Inbetriebnahme von unterschiedlichen Arten von Anlagen, wie z.B. Fertigungssysteme oder Kraftwerke  Produktentwicklung, wie z.B. Airbus oder Pharmazeutikum  Anpassende oder neue Konstruktion von Geräte oder Maschinen, wie z.B. Verpackungsmaschine oder Wasserturbine  Bauvorhaben im Hoch- und Tiefbau, wie z.B. Hochregallager oder Autobahn

 Planung und Einführung von Änderungen innerhalb der Organisation, wie z.B. Qualitätssicherung oder Aufbauorganisation  Neue Informationssysteme entwickeln und einführen, wie z.B. CAD

2.1.1 Ablauf

Ein Projektablauf wird meist in Phasen strukturiert. Dies versichert einen effizienten Projektablauf. Dabei wird eine Phase als ein abgearbeiteter wichtiger Arbeitsschritt in einem Projekt definiert. Eine Phase endet mit einer Sitzung, bei der das Projektteam, der Projektleiter als auch das Steuerungsgremium, auch Lenkungsausschuss genannt, vertreten sind. Diese Sitzung am Ende einer Phase wird auch Meilenstein genannt. Solch eine Sitzung wird einberufen, wenn Zwischenergebnisse erreicht wurden, die eine Evaluation des Gesamtprojekts aus Sicht der Zielerreichung und des Arbeitsfortschritts legitimieren und wichtige Entscheidungen des Lenkungsausschusses erfordern. 5

³ Vgl. Kerzner (2000), S.1ff (Eigene Übersetzung)

⁴ Vgl. Litke (2007a), S.18

⁵ Vgl. Kolb (2009), S.88

6

Die nachfolgende Darstellung zeigt wie ein phasenweiser Projektablauf für EDV- und Organisationsvorhaben aussehen kann:

2.1.2 Planung

Patzak definiert die Planung in der heutigen Zeit

“(...)als das Ersetzen des Zufalls durch den bewusst eingegangenen Irrtum!”. 6

Eine Planung sollte detailliert, sorgfältig, transparent, geordnet und übersichtlich sein, dann ist sie der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt. Zudem sichert sie auch gegen unangenehme Überraschungen ab.

Eine sorgfältige Planung ist für Projekte aus allen Bereichen und allen Größenordnungen von enormer Wichtigkeit. Dennoch stehen

Projektauftraggeber hohen Planungskosten oft kritisch gegenüber. Anstelle langer Planungsphasen wird ein früher Beginn des “tatsächlichen” Projekts angestrebt. Dabei ist es erwiesen, dass zusätzliche Planungskosten enorme Einsparungen in der Durchführung des Projekts mit sich bringen können. Eine empfohlene Richtlinie besagt, dass abhängig vom Projekt zwischen 10 und 20% der gesamten Kosten auf die Planung des Projekts entfallen sollten. In der Praxis werden diese Richtwerte jedoch meist nicht erreicht. Dies führt oftmals dazu, dass Fehler oder Probleme zu spät erkannt, Aufgaben vernachlässigt oder unterschätzt und die Personalplanung, Investitionen oder Kosten überschritten werden. In der heutigen Zeit wird die Planungsarbeit durch viele elektronische Programme, die eine transparente, effiziente und zeitsparende Bewältigung ermöglichen, unterstützt. Allein durch den Einsatz solcher Programme wird der Erfolg eines Projekts jedoch nicht garantiert. Viel mehr ist eine konsequente und kompetente Verwendung dieser Programme entscheidend. 7

⁶ Patzak (2004), S.147

⁷ Vgl. Kolb (2009), S.33

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