Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   

1  Einf uhrung und Motivation  3

1.1  Sinn des Intranets  3

1.2  Vom Intranet zu Mitarbeiterportalen  3

1.3  B2E  4

2  Mitarbeiterportale  5

2.1  Definition  5

2.2  Organisation  6

2.3  Einf uhrung eines Portals in dem Betrieb  9

3  Vor- und Nachteile  11

3.1  Vorteile und Ziele  11

3.2  Nachteile und Hindernisse  12

4  Personaleinsatz und Mitarbeiterportale  15

4.1  Employee Self-Service  15

4.2  Personalintegration  15

4.3  e-Learning  17

4.4  e-Recruiting  18

5  Stand und Ausblick  20

5.1  Success Stories  20

5.2  Zukunft von Mitarbeiterportalen- Thesen und Auswertung:  22

Literatur   23

Abbildungsverzeichnis   

1  Bestandteile eines Unternehmensportals nach Wie02  7

2  Mitarbeiterportale und Hindernisse  12

3  Ablauf eines e-Recruiting Prozesses  18

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1 Einf ¨ uhrung und Motivation

1.1 Sinn des Intranets

Die Frage nach dem Sinn und dem Aufbau eines Mitarbeiterportals kann man nur kl¨ aren, wenn man die Urspr ¨ unge der Mitarbeiterportale kennt. Mitarbeiterportale sind die evolution¨ are Weiterentwicklungen von Intranets, daher werden Intranets oft auch als “Stufe 1“ Mitarbeiterportale aufgefasst [JF03].

Definition Intranet nach [cor03]:

“Ein Intranet ist ein Netzwerk, das Personal Computer innerhalb eines Unternehmens mit-einander verbindet Computer, Betriebssysteme und Anwendungen verschiedener Hersteller k ¨ onnen dank des gemeinsamen Protokolls TCP/IP kommunizieren.“

Auf die technische Basis von Intranets setzen verschiedenste Dienste auf, beispielsweise e-Mail Dienste, Groupware L ¨ osungen, Dokumentenverwaltungen/Archive, unternehmensinterne FAQs etc. Wenn jedoch diese Dienste rein webbasiert angeboten werden, dann ist der Schritt zu einen Mitarbeiterportal nicht mehr weit. In der Gr ¨ osse ist ein Intranet nicht

auf einen einzelnen Standort zu reduzieren, ein Firmenintranet eines grossen Konzerns kann durchaus weltweit genutzt werden, jedoch bleibt es wegen der Nutzung in nur einem Unternehmen stets ein Intranet, welches normalerweise f ¨ ur Unternehmensaußenstehende nicht sichtbar ist [Rei02].

1.2 Vom Intranet zu Mitarbeiterportalen

Ein Mitarbeiterportal setzt auf einen Webserver im Intranet auf, der verschiedenste Softwarel ¨ osungen des Unternehmens allen Mitarbeitern des Unternehmens als webbasierte Anwendung im Internetbrowser zur Verf ¨ ugung stellt. Informationen des Unternehmens

sollen so auf einer zentralen, gemeinsamen und einheitlichen Oberfl¨ ache geb ¨ undelt wer-

den und den Mitarbeitern personalisiert (dies ist der gr ¨ osste Unterschied zum Intranet) zur Verf ¨ ugung gestellt werden.

Nat ¨ urlich verspricht sich das Unternehmen durch diese Portale Vorteile, die h¨ aufigsten

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Erwartungen sind dabei die folgenden[JF03]:

• Wichtige Informationen werden gezielt verteilt und Streuverluste vermieden. • Die Effektivit¨ at der Arbeit wird erh ¨ oht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Bereich konzentriert.

• Mobilit¨ at und Flexibilit¨ at der Mitarbeiter wird erh ¨ mation, die gespeichert ist, ¨ uberall abrufen lassen kann. • Die Kommunikation der Mitarbeiter wird verbessert. • Einsparpotenziale in der Verwaltung werden ausgesch ¨ opft.

• Mitarbeiterportale sollen Wissen speichern und verbreiten.

1.3 B2E

Firmen versprechen sich mit einem Mitarbeiterportal auch Fortschritte im B2E (Businessto-employee) Bereich. Damit sind Gesch¨ afte zwischen Firma und Kunde gemeint, die eigenen Besch¨ aftigten werden als Kunden gesehen. Unternehmen m ¨ ochten ¨ uber die Portale

Waren und Dienstleistungen verkaufen. Durch die genauen Daten ¨ uber die Mitarbeiter, welche ¨ uber ein Login personalisierte Informationen zur Verf ¨ ugung gestellt bekommen, k ¨ onnen die Firmen sehr spezielle Dienstleistungen anbieten, die sie optimiert f ¨ ur ihre Belegschaft bei Drittanbietern eingekauft haben und so mit geringen Margen an ihre Mitarbeiter weiter geben k ¨ onnen. Viele Firmen in den USA haben so ihren Mitarbeitern Reisen, Aktienoptionen, Versicherungen und andere Dienstleistungen erfolgreich angeboten.

Dadurch dass Unternehmen mit diesen Portalen ihre Angestellten schon als Kunden sehen, k ¨ onnen sie durch diese Gesch¨ afte und die realisierten Systemen sp¨ ater im harten B2C Bereich die gesammelten Erfahrungen umsetzen und Prozesse optimiert an den Start bringen [HD02].

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2 Mitarbeiterportale

2.1 Definition Wie in der Einf ¨ uhrung angerissen, sind Mitarbeiterportale einfach die logischen evolution¨ aren Weiterentwicklungen von Intranets. Ausgehend von diesem kleinsten Intranet hat sich folgende vierstufige Hierarchie nach [JF03] f ¨ ur die Kategorisierung eins Intranets allgemein durchgesetzt:

• Stufe 1:

Die Intranet-L ¨ osung stellt in erster Linie Informationen ¨ uber das Unternehmen , Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verf ¨ ugung stehen.

In vielen Unternehmen ist dies ein einfacher Fileserver, der f ¨ ur den Dateiaustausch

sorgt oder ein MS Exchange Server, der zusammen mit Outlook den Mitarbeitern der Firma einen e-Mail Zugang und Austausch bietet. Ein Server stellt oft auch FAQ- Dokumente oder elektronische schwarze Bretter zu einzelnen Prozessen zur Verf ¨ ugung.

• Stufe 2:

Zur Informationsgewinnung stehen zus¨ atzlich Suchmaschinen zur Verf ¨ ugung. Die Anwender k ¨ onnen auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter ¨ uber einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen k ¨ onnen oder

beispielsweise eine Adress¨ anderung eigenst¨ andig im System am eigenen PC vornehmen k ¨ onnen (Employee Self Service).

Zus¨ atzlich zu den in Stufe 1 realisierten L ¨ osungen gibt es hier einzelne spezielle Tools, die bereits Wissensmanagement erm ¨ oglichen, etwa Yellow-Pages Systeme,

Dokumentendatenbanken, die bereits aufgrund eines Logins den Anbietern speziell auf sie zugeschnittene Informationen liefern.

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2.2 Organisation 2 MITARBEITERPORTALE

• Stufe 3:

Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivit¨ at hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Tr¨ ager und Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine “Grenz¨ offnung“ innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So k ¨ onnen beispielsweise Mitarbeiter standort ¨ ubergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (“Collaboration“) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.

Zus¨ atzlich zu den Maßnahmen in Stufe 2 gibt es z.B. Plattformen, auf denen Projektarbeit abteilungs ¨ ubergreifend stattfinden kann und den Teams spezielle M ¨ oglichkeiten bietet.

• Stufe 4:

Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf ¨ uber fest angeschlossene Marktpl¨ atze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des

Arbeitsplatzes. Komplette Wertsch ¨ fe firmen ¨ ubergreifend vernetzt.

Hier werden bereits neueste Maßnahmen wie e-Procurement und B2E umgesetzt und den Mitarbeitern zur Verf ¨ ugung gestellt.

Im Prinzip lassen sich alle Formen von Mitarbeiterportalen in diese Hierarchie einordnen.

2.2 Organisation

Wie sollte nun ein Mitarbeiterportal aufgebaut sein? Durch eine sinnvolle Arbeitsteilung kann sowohl Nutzern als auch Technikern eine Menge Arbeit gespart werden. Logisch erscheint es daher, die Inhalte nicht zentral erstellen zu lassen, sondern dezentral. Dies ist durch die Menge an Informationen, die ein Portal enthalten soll, unumg¨ anglich.

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