Christian  Koch  II

Word  -Tipps - Inhaltsverzeichnis  

Inhaltsverzeichnis   

Inhaltsverzeichnis.......................................................................................................................   II

Darstellungsverzeichnis.   II

1  Einführung.  1

2  Die Arbeiten im Vorfeld.  2

2.1  Arbeiten mit Vorlagen.  2

2.2  Mit der Gliederung den Überblick bewahren.  6

2.3  Die Nummerierung  7

3  Das Arbeiten mit dem Text  9

3.1  Gekonntes Ausrichten von Zeichen und Absätzen  9

3.2  Kopf- und Fußzeilen  11

3.3  Korrekturmaßnahmen  12

3.4  Ein Inhaltsverzeichnis erstellen  14

3.5  Weitere Tipps  15

Literaturverzeichnis   16

Bibliografie   16

Kommentierte  Linksammlung  17

Darstellungsverzeichnis   

Darst.  1: Direkte Formatierungen und die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN  3

Darst.  2: Neue Formatvorlage erstellen  4

Darst.  3: Formatierte und nummerierte Gliederungspunkte in mehreren Ebenen  6

Darst.  4: Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren  8

Darst.  5: Lineal  9

Darst.  6: Tabulatorstopps  10

Darst.  7: Tabstopps einstellen  10

Darst  8: Inhaltsverzeichnis erstellen  14

1 Einführung

Laut Wikipedia nimmt unter den Textverarbeitungsprogrammen -facto- In einem Unternehmen führt

oftmals kein Weg mehr an der Arbeit mit Word vorbei. Das unterstreicht die Wichtigkeit dieser Software. Gerade für Studenten bedeutet das, dass sie sich so früh und so intensiv wie möglich damit auseinandersetzen sollten.

Viele Nutzer von Word stehen bei der Anwendung aber zunächst vor dem Problem, dass es Overengineeringe- gelrechtmit Funktionen, von denen im Endeffekt viele bezahlt aber ungenutzt bleiben. Dabei lässt sich die Effizienz im Umgang mit Word um einiges steigern, wenn nur ein paar der vielen Funktionen verstärkt oder überhaupt genutzt werden. Und an dieser Stelle setzt die vorliegende Arbeit ein.

In Bezug auf die vielen ungenutzten Funktionen bedeutet eine Steigerung der Effizienz also, dass zunächst auf die verschiedenen Möglichkeiten für eine optimierte Nutzung aufmerksam gemacht werden muss. Im zweiten Schritt werden diese näher erläutert. Der Rahmen dieser Arbeit reicht jedoch lange nicht aus, detaillierte Anleitungen für jede denkbare Anwendung zu geben. Vielmehr, und das ist der dritte Schritt zur Steigerung der Effizienz, soll ein Anreiz zur selbstständigen Auseinandersetzung mit den unterschiedlichen Funktionen gegeben werden. Denn mit Word verhält es sich ähnlich wie mit Rechenaufgaben. Erst durch eigenes Ausprobieren setzt ein wesentlicher Lerneffekt ein. Jedem ist es demnach selbst überlassen, sich mit einzelnen Funktionen näher zu beschäftigen. Viele Dinge in Word sind selbsterklärend oder in der einschlägigen Literatur bzw. im Internet nachzulesen.

Die Arbeit unterteilt sich in zwei große Kapitel. Im ersten großen Teil soll die Bedeutsamkeit von Vorlagen, speziell von Dokument- und Formatvorlagen, verdeutlicht werden. Der Fokus liegt also auf den Arbeiten, die vor dem eigentlichen Verfassen eines Textes stattfinden sollten. Der zweite Teil hingegen befasst sich mit den Arbeiten, die eher während, zwischen oder nach dem Schreiben getätigt werden.

Der folgende Teil der Arbeit bezieht sich ausschließlich auf Word 2007, die zwölfte Version des Programms. Ein grundlegendes Verständnis im Umgang mit Word wird vorausgesetzt.

2 Die Arbeiten im Vorfeld

Word verführt seit jeher dazu, unmittelbar nach dem Starten der Software mit dem Tippen eines Textes zu beginnen ein Fehler, der sich als fatal erweisen kann und mit zunehmendem Textumfang auch die Probleme anwachsen lässt. Nicht umsonst bietet Word die Möglichkeiten, Vorlagen und Gliederungen zu erstellen, Themen, die in diesem Kapitel erläutert werden. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht den Anschein erweckt, ist eine Zeitersparnis im Nachhinein durch das Treffen der entsprechenden Vorkehrungen sicherlich gegeben. Außerdem werden beste Voraussetzungen für eine einheitliche Formatierung geschaffen.

2.1 Arbeiten mit Vorlagen

a. Dokumentvorlagen

für ein Dokument (Maier & Maier, 2007, S.

320) genannt werden, denn sie beinhaltet alle relevanten Formatierungen. Sie kann beispielsweise für Briefe oder Hausarbeiten erstellt werden, wobei Seitenränder, Textfelder, die einzelnen Formatvorlagen usw. definiert und abgespeichert werden. Damit ist es dann tatsächlich möglich, direkt nach dem Öffnen der erstellten Vorlage mit dem Schreiben des Textes zu beginnen, ohne ein Chaos im Nachhinein befürchten zu müssen. Zum Erstellen einer Dokument-vorlage öffnet man ein LEERES DOKUMENT, nimmt darin die gewünschten Formatierungen vor und speichert dieses anschließend als WORD-VORLAGE ab. b. Formatvorlagen

Formatvorlagen sind den Dokumentvorlagen in der Hierarchie untergeordnet. In Dokumentvorlagen sind demnach die verschiedenen Formatvorlagen gespeichert. Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen Formatvorlagen und der direkten Formatierung. Als direkte Formatierung wird die Zuweisung einer Formatierung zu einem einzelnen Absatz oder Wort bezeichnet. Eine Auswahl an Möglichkeiten zur direkten Formatierung befindet sich z. B. in der Gruppe SCHRIFT- ART aufder Registerseite START (vgl. Darst. 1).

Soll eine Formatierung auf mehrere Absätze oder Wörter übertragen werden, kann das über die Registerseite START und die Gruppe ZWISCHENABLAGE geschehen. Dort kann die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN (vgl. Darst. 1) einmal angeklickt werden, um die ausgewählte Formatierung einmal für eine andere Passage im Text zu übernehmen oder es erfolgt ein Doppelklick und die Formatierung kann auf mehrere Textstellen angewandt werden.

Darst. 1: Direkte Formatierungen und die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN

Die direkte Formatierung sollte mit Bedacht und in keinem Fall regelmäßig eingesetzt werden. Eine Regelmäßigkeit im Text ist am einfachsten mit Formatvorlagen erreichbar. Die bessere Alternative zur direkten Formatierung sind daher Formatvorlagen. Sie bieten den Vorteil, dass sie zentral ausgelegt sind, d. h. eine Änderung der Vorlage wirkt sich auf alle mit dieser Vorlage formatierten Passagen im gesamten Dokument aus. Somit wird eine einheitliche Formatierung von Anfang an gewährleistet. Mit einem Klick auf das Schnellstartsymbol auf der Seite START in der Gruppe FORMATVORLAGEN öffnet sich das Fenster FORMATVORLAGEN (vgl. Darst. 2). Standardgemäß befinden sich dort die in Word voreingestellten Vorlagen. In den OP- TIONEN kannvorgegeben werden, ob nur die aktuell verwendeten Formatvorlagen oder eine größere Auswahl in dem Fenster angezeigt werden soll. Zugewiesen wird die Formatierung, indem der Cursor in einem Wort oder einem Absatz platziert wird und die entsprechende Formatierung angeklickt wird. Häufig verwendete Formatierungen können zu Schnellformatvorlagen in der Multifunktionsleiste hinzugefügt werden.

Im Folgenden wird beispielhaft die Erstellung einer Formatvorlage für eine individuell gestaltete Überschrift beschrieben. Zunächst wird mit einem Klick auf die Schaltfläche NEUE FORMATVOR- LAGE das Fenster zur Erstellung einer neuen Formatvorlage geöffnet (vgl. Darst. 2).

Darst. 2: Neue Formatvorlage erstellen

Neben einem passenden Namen muss dort der Typ der Formatvorlage gewählt werden, der festlegt, ob es sich um eine Formatierung für ein Zeichen, einen Absatz, eine Liste oder eine Tabelle handelt. Zeichenformatierungen beziehen sich auf einzelne Zeichen. Wörter sind beispielsweise eine Aneinanderreihung von Zeichen. Absatzformatierungen wirken sich hingegen auf einen ganzen Absatz aus. Vorrang hat grundsätzlich die Zeichen- vor der Absatzformatierung. Überschriften werden üblicherweise als Verknüpfung zwischen Absatz und Zeichen festgelegt. Im nächsten Feld kann eine Basis für die zu erstellende Vorlage gewählt werden. Das bedeutet, dass alle Einstellungen der Basisformatierung übernommen und nach Belieben angepasst werden können. Zu beachten ist, dass eine spätere Änderung der Basisformatvorlage auch alle von ihr abhängigen Formatvorlagen entsprechend umändert. Im Beispiel basiert die Formatvorlage auf der Formatierung ÜBERSCHRIFT 1. Nach einer Überschrift folgt in der Regel der Fließtext. Die Formatierung dafür sollte in dem folgenden Feld eingestellt werden. Wurde die Formatvorlage dafür noch nicht erstellt, ist eine nachträgliche Änderung ebenfalls möglich.