Klink  , Florian Primäre Wirtschaftlichkeitsfaktoren bei IT-Investitionen  

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   

1  Einleitung  1

2  Direkte Kosten  2

2.1  Projektkosten  2

2.2  Interne/Externe Kosten  2

2.3  Investitionskosten  3

2.4  Betriebskosten  5

3  Kostentreiber  7

3.1  Verfügbarkeit  7

3.2  Technologie  8

3.3  Migrationsphase  10

4  Methoden zur Kostenschätzung  11

4.1  Basismethoden  11

4.1.1  Analogiemethode  11

4.1.2  Multiplikatormethode  11

4.1.3  Prozentsatzmethode  12

4.2  Schätzmethoden  12

4.2.1  Function Point-Methode  13

4.2.2  Cocomo-Methode  13

5  Direkter Nutzen  15

5.1  Nutzenerhebung  15

5.2  Unterscheidung nach der Quantifizierbarkeit  16

5.3  Unterscheidung nach der Herkunft  17

5.4  Einmaliger Nutzen  17

5.5  Laufender Nutzen  18

6  Schlussbetrachtung  19

Literaturverzeichnis   20

I

Klink, Florian

1 Einleitung

63]. Hierbei handelt es sich, um folgende Fragestellungen:

Wie hoch sind die gesamten Projektkosten?

Welche weiteren Kosten müssen für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden?

Wie setzen sich die Kosten zusammen?

Handelt es sich dabei um Investitionskosten, Betriebskosten, interne bzw. externe Kosten, oder handelt es sich um Kostentreiber?

Im Rahmen eines Business Case einer IT-Investition ist es erforderlich eine Wirtschaftlichkeitsrechnung der geplanten Investition vorzulegen. Hierbei sollen alle möglichen im Voraus bekannten Kosten aufgeschlüsselt werden. Die Aufschlüsselung der Kosten dient der späteren Gegenüberstellung des zu erwartenden Nutzens, um feststellen zu können, ob die geplante Investition sich wirtschaftlich trägt.

Im Bereich der primären Wirtschaftlichkeitsfaktoren handelt es sich um die Betrachtung der direkten Kosten und dem direkten Nutzen. Bei sekundären Wirtschaftlichkeitsfaktoren werden speziell die indirekten Kosten sowie der indirekte Nutzen betrachtet.

Bei Betrachtung der primären Wirtschaftlichkeitsfaktoren sind bestimmte Problemfelder zu beachten, die im weiteren Verlauf dieser Arbeit noch näher erläutert werden. Zum einen sollte nicht davon ausgegangen werden, dass der Finanzbedarf, der aus der Buchhaltung ersichtlich ist, allen Kosten einer Investition entspricht. Zum anderen sollte bedacht werden, dass auch sekundäre Wirt-schaftlichkeitsfaktoren neben den primären Wirtschaftlichkeitsfaktoren für einen Business Case in Betracht gezogen werden sollten.

Um dem Problem der Kostenerfassung entgegen zu wirken, empfiehlt es sich, zunächst die möglichen Kostenarten nach deren Herkunft oder nach der zeitlichen Haltbarkeit zu klassifizieren. Im Anschluss daran, um eine vollständige Transparenz der Kosten zu erreichen, sollten die klassifizierten Kostenfaktoren noch weiter differenziert werden, z.B. nach internen bzw. externen Kosten. Die vorliegende Arbeit zeigt für die Ermittlung der direkten Kosten und des direkten Nutzen einer Investition Vorgehensweisen und Beispiele auf, welche im Rahmen eines Business Case für die Wirtschaftlichkeitsrechnung zu beachten sind.

1

Klink, Florian

2 Direkte Kosten

Direkt zurechenbare Kosten können in verschiedene Kategorien unterteilt werden. Im weiteren Verlauf dieses Kapitels werden die folgenden Kategorien, wie z.B. Projektkosten (2.1), Interne/Externe Kosten (2.2), Investitionskosten (2.3) und Betriebskosten (2.4) näher erläutert und beschrieben.

2.1 Projektkosten

Unter Projektkosten verstehen sich Kosten, die innerhalb eines Projektes anfallen und diesem zuge-ordnet werden können. Werden anfallende Kosten immer im Rahmen des Projektmanagements den jeweiligen Projekten zugeordnet, so ist es nach Projektabschluss möglich, die Gesamtkosten des jeweiligen Projektes zu ermitteln.

Allerdings ist hierzu eine entsprechende Klassifizierung der einzelnen Kosten notwendig, da nicht alle Kosten gleich zu behandeln sind. Es bietet sich hierbei an, die Kosten nach dem Betrachtungszeitraum zu klassifizieren. Eine sinnvolle Unterscheidung ist die Trennung nach einmaligen Investitionskosten (investment costs) und den laufenden Betriebskosten (running costs), (vgl. [Brug09, S. 63])

Für einen aussagekräftigen Business Case ist es erforderlich, die Kosten zu quantifizieren und somit die Kosten nach Investitionskosten bzw. Betriebskosten, zu unterscheiden. Projektkosten sind Kosten, die während der Projektphase und somit vor dem eigentlichen Betrieb des Projektes anfallen. Meist handelt es sich dabei um einmalige Kosten, die z.B. bei der Beschaffung von Hardware-Komponenten anfallen. Zu den Betriebskosten zählen alle Kosten, die nach der Inbetriebnahme des Projektes, also nach der eigentlichen Projektphase anfallen. Da man sich hier in der Betriebsphase befindet, handelt es sich dabei hauptsächliche um laufende bzw. wiederkehrende Kosten, die während der Dauer des Betriebs auftreten.

Die letzt mögliche Kostenart, die auftreten kann, sind Kosten, die für die mögliche Außerbetriebnahme des Projektes auftreten können. Dies ist der Fall, wenn das Projekt nach der Betriebsphase außer Betrieb genommen wird.

2.2 Interne/Externe Kosten

Innerhalb der kategorisierten Kosten ist eine Unterscheidung nach der Herkunft bzw. des Ursprungs von Vorteil. Die Unterscheidung nach dem Ursprung lässt sich wie folgt kategorisieren:

2

Klink, Florian

Externe Kosten

Interne Kosten

Externe Kosten sind z.B. Kosten Dritter. Dies können externe Mitarbeiter, Unternehmensberatungen bzw. außenstehende Vertragspartner sein. Hier liegen die Kosten in Form von Rechnungen vor. Interne Kosten fallen innerhalb des Unternehmens an. Hauptsächlich handelt es sich hierbei um personenbezogene Kosten wie Löhne und Gehälter. Es können jedoch auch intern verrechnete Leistungen sein, die bei der Nutzung bestimmter Service-Funktionen anfallen. In manchen Fällen kann es auch zu Backfilling-Kosten kommen. Backfilling-Kosten sind, Aufwend

wenn Mitarbeiter von anderen Abteilungen mit einer bestimmten Arbeitsintensität am Projekt beteiligt sind und die anteiligen Personalkosten dieser Mitarbeiter dem Projekt via interne Leistungsver-S. 65]. Weitere interne Kosten sind z.B. Infrastrukturaufwen-

dungen, wie die Miete für Räume. Diese fallen jedoch nur an, wenn diese nicht bereits über Umlagen oder über eine interne Leistungsverrechnung dem Projekt zugerechnet werden. Problemfelder bei der Quantifizierung sind, dass Lohnkosten nicht immer berücksichtigt werden, da diese auch so anfallen und somit nicht extra ausgewiesen werden müssten. Ein weiteres Problem ist die Quantifizierbarkeit der internen Kosten, da diese nicht immer ausreichend beziffert vorliegen. Ein Vergleich von Projekten ist immer nur dann sinnvoll, wenn alle Kosten in den jeweiligen Projekten berücksichtigt sind. Als Beispiel kann man sich folgende Situation vorstellen: Projekt 1 hat einen geringen Aufwand, dafür hohe Mitarbeiterkosten. Dem Projekt 2 wurde ein durchschnittlicher Aufwand und Mitarbeitereinsatz zugrunde gelegt. Würden die Lohnkosten nicht berücksichtigt, so würde Projekt 1 aufgrund des niedrigeren Aufwandes bevorzugt werden. Allerdings stellt man bei näherer Betrachtung fest, dass dies nicht korrekt ist, da der Gesamtaufwand inkl. der Lohnkosten des Projektes 1 die Gesamtprojektkosten des Projektes 2 übersteigen.

Diese Problematik sollte man bei der Ermittlung der Gesamtkosten eines Projektes bzw. beim Vergleich von Projekten immer berücksichtigen.

2.3 Investitionskosten

Für die vollständige Ermittlung der Projektkosten müssen ebenfalls die Investitionskosten vollständig ermittelt werden. Bei den Investitionskosten fallen nicht nur technische Kostenkomponenten, wie z.B. Kosten für Hard- bzw. Software an. Es fallen ebenfalls Kosten für die Anpassung, Integration, Administration und die Installation an. Neben technischen Kosten fallen auch Mitarbeiterkosten bei evtl. notwendigen Neueinstellungen an, Kosten für Schulungen und Reisen.

3

Klink, Florian

Handelt es sich um ein Gemeinschaftsprojekt mit mehreren beteiligen Abteilungen, so können die entstandenen Kosten noch weiter differenziert werden. Dabei werden die Kosten nach IT-Kosten und Business-Kosten unterschieden. IT-Kosten sind Kosten, die auf der Seite der Informatik bzw. den IT-Abteilungen entstehen. Unter dem Begriff der Business-Kosten verstehen sich Kosten, die auf der Seite des Fachbereiches entstehen, also

[Brug09, S. 70]. Hierzu zählen z.B. Kosten für das Business Process Reengineering oder die Errich-

tung eines Shared Service Centers ¹ . Die Trennung der Kosten nach IT-Kosten bzw. Business Kosten führt zu einer transparenten Kostenkalkulation und einer leichteren Nachvollziehbarkeit. Bei einem IT-Projekt lassen sich die Kosten auch in übergeordnete Kostenfaktoren kategorisieren. Eine mögliche Aufstellung der übergeordneten Kostenfaktoren lässt sich anhand der nachfolgenden Abbildung zeigen.

Abbildung 1: ^{Übersicht der kategorisierten übergeordneten Kostenfaktoren [Quelle: Eigene Darstellung]} Zur Kategorie der Arbeits-/Dienstleitungsaufwendungen zählen z.B. Kosten für die Anforderungsanalyse oder auch Aufwendungen für die Einweisung der Anwender. Die Kategorie Investitionen umfasst beispielsweise Kosten für die Hard- und Software oder für die Einrichtung von Arbeitsplätzen. Zu der letzt genannten Kategorie, der sonstigen einmaligen Kosten, zählen Reisekosten oder Kosten für die Auflösung von bestehenden Verträgen. Alle hier genannten Kosten gehören zu den sachbezogenen Kostenfaktoren.

¹ Bei einem Shared Service Center handelt es sich um unterstützende Geschäftsfunktionen die nun nicht mehr dezentral

sondern zentral ausgeführt werden (z.B. die Finanzbuchhaltung).

4