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Inhaltsverzeichnis

Seite   

Abk  ürzungsverzeichnis  II

1  Einführung  1

2  Kosten im Rahmen der Dienstreisen  2

2.1  Fahrtkosten  2

2.1.1  Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln  2

2.1.2  Fahrten mit eigenem Verkehrsmittel  2

2.1.3  Umsatzsteuerliche Betrachtung  4

2.2  Verpflegungsmehraufwendungen  4

2.2.1  Allgemeines  4

2.2.2  Auslandsreise  5

2.2.3  Bewirtung durch den Arbeitgeber  6

2.2.4  Bewirtung von Geschäftsfreunden  6

2.2.5  Lohnsteuerpauschalierung mit 25  6

2.2.6  Umsatzsteuerliche Betrachtung  7

2.3  Übernachtungskosten  7

2.3.1  Allgemeines  7

2.3.2  Umsatzsteuerliche Betrachtung  8

2.4  Reisenebenkosten  8

2.4.1  Allgemeines  8

2.4.2  Umsatzsteuerliche Betrachtung  9

3  Fazit  10

Anhang 11   

Literaturverzeichnis   17

Rechtsprechungsverzeichnis   17

Erkl  ärung  18

Abkürzungsverzeichnis

BFH = Bundesfinanzhof

BMF = Bundesministerium der Finanzen

bzw. = beziehungsweise

EStG = Einkommensteuergesetz

LStR = Lohnsteuerrichtlinien

UStG = Umsatzsteuergesetz

z.B. = zum Beispiel

1 Einführung

Reisekosten beim Arbeitnehmer sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Allerdings sind solche Kosten nur dann steuerlich berücksichtungsfähig bzw. durch den Arbeitgeber ersetzbar, wenn sie durch die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner regelmäßigen Arbeitsstätte entstehen. 1

Die „regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers“. ² Dies ist im Allgemeinen der Betrieb bzw. die Betriebsstätte. Um die Voraussetzungen zu erfüllen, muss der Arbeitnehmer einen Teil seiner Arbeitszeit in dieser Arbeitsstätte zubringen. Dies ist regelmäßig mindestens 20% der gesamten Arbeitszeit pro Woche. 3

Allerdings muss die Tätigkeit nicht zwangsläufig auf eine Betriebsstätte beschränkt sein. Wird der Arbeitnehmer auf Grund des Dienstvertrags oder betrieblicher Er-fordernisse an verschiedenen Orten dauerhaft und nachhaltig tätig, handelt es sich hierbei auch um regelmäßige Arbeitsstätten. ⁴ Die Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte sind somit Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Die Fahrten zwischen den einzelnen Betriebstätten stellen jedoch eine Dienstreise dar. 5

Für das Vorliegen einer Dienstreise ist weder die Dauer der Abwesenheit noch sind die zurückgelegten Kilometer ein Kriterium. Grundvoraussetzung ist allerdings eine berufliche Veranlassung; im Allgemeinen ist diese gegeben, wenn die Dienstreise auf Weisung des Arbeitgebers durchgeführt wird. Beachtet werden muss hier aber die Nichtvereinbarkeit mit § 12 Abs. 1 EStG. ⁶ Wird eine berufliche Reise mit einem Privataufenthalt verbunden, kann dies zu einem Ausschluss der beruflichen Veranlassung führen. 7

¹ Vgl. R 37 Abs. 1 LStR 2002

² R 37 Abs. 2 LStR 2002

³ Vgl. R 37 Abs. 2 LStR 2002

⁴ Vgl. BFH-Urteil vom 19.09.1990, BStBl II 1991, S. 97

⁵ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 432 und R 37 Abs. 3 Satz 5 LStR 2002

⁶ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 429

⁷ Vgl. BFH-Urteil vom 23.04.1992, BStBl II 1992, S. 898

Weiterhin ist die so genannte Dreimonatsfrist zu beachten. Danach wird bei einer Auswärtstätigkeit von mehr als drei Monaten am selben Ort davon ausgegangen, dass es sich hierbei um die neue regelmäßige Arbeitsstätte handelt. Die Kosten für die Dienstreise sind ab dem vierten Monat nicht mehr oder nur noch beschränkt abzugsfähig. Eine Berücksichtigung der Kosten ist allerdings evtl. noch möglich beim Vorliegen einer auswärtigen Übernachtung. Dann allerdings im Rahmen der so genannten „doppelten Haushaltsführung“. 8

2 Kosten im Rahmen der Dienstreisen

2.1 Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Kosten, die einem Arbeitnehmer bei der Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen.

2.1.1 Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind dies stets die tatsächlich ent-standenen Kosten wie z.B. der Preis für die Fahrkarte bei der Bahn oder der Preis des Flugtickets. 9

2.1.2 Fahrten mit eigenem Verkehrsmittel

Bei dem eigenen Verkehrsmittel handelt es sich im Allgemeinen um das Fahrrad, Motorrad oder den PKW des Arbeitnehmers. Dem Arbeitnehmer steht es offen, ob er die gefahrenen Kilometer anhand von pauschalen oder tatsächlichen Kilometersätzen abrechnet. Bei Ansatz von tatsächlichen Kosten sind diese anhand eines Fahrtenbuchs dem Finanzamt glaubhaft zu machen. 10

An das Fahrtenbuch werden folgende Mindestanforderungen gestellt:

- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit

- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute

- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

⁸ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 432-433

⁹ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 434

¹⁰ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 434

Für die Privatfahrten ist die Angabe der Kilometer ausreichend. Bei Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk aus. 11

Um nun einen individuellen Kilometersatz zu ermitteln, muss der Arbeitnehmer die Gesamtkosten seines Fahrzeugs ermitteln. Diese setzen sich im Allgemeinen aus folgenden Kosten zusammen:

- Versicherung (Haftpflicht, Kasko, Rechtsschutz) , Kfz-Steuer, Absetzung für Abnutzung, Treibstoff, Öl, Reparaturen, Kosten einer Garage am Wohnort 12

- Zinsen eines Kredits, der für die Anschaffung des Kfz aufgenommen wurde. 13

Die Absetzung für Abnutzung ist laut der seit 01.01.2001 geltenden AfA-Tabelle mit 6 Jahren anzunehmen. 14

Der Arbeitnehmer hat nun die Möglichkeit, über einen Zeitraum von 12 Monaten (nicht zwangsläufig das Kalenderjahr) einen für ihn gültigen individuellen Kilometersatz zu ermitteln. Dieser Kilometersatz bleibt so lange gültig, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. 15

Alternativ hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Kosten mit Hilfe von pauschalen Kilometersätzen abzurechnen. Diese betragen ab 01.01.2002:

für Kraftwagen 0,30 €

für Motorräder und Motorroller 0,13 €

für Moped / Mofa 0,09 €

für Fahrräder 0,05 €

pro gefahrenen Kilometer. Nehmen an der Dienstreise weitere Arbeitnehmer teil, können folgende pauschale, so genannte Mitnahmeentschädigungen für jeden weiteren Arbeitnehmer geltend gemacht werden:

Kraftwagen 0,02 €

¹¹ Vgl. R 31 Abs. 9 Nr. 2 LStR 2002

¹² Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 435

¹³ Vgl. BFH-Urteil vom 01.10.1982, BStBl II 1983, S. 17

¹⁴ Vgl. AfA-Tabelle, BMF-Schreiben vom 15.12.2000, BStBl I 2000, S. 1532

¹⁵ Vgl. Schönfeld, Lexikon für das Lohnbüro, S. 435