Ebene sind derartige L¨ osungen bisher nicht zu finden, wenn man von selbst

erstellten Kalkulationen in MS EXCEL ^TM mit beschr¨ ankter Aussagekraft absieht. Da gerade in der langfristigen Planung der Personalstruktur große ungenutzte Potenziale zur Kostensenkung und Umsatzsteigerung im Handel liegen, wird in dieser Arbeit auf strategisches WFM eingegangen. Strategisches WFM wird nachfolgend auf Basis konkreter Einsatzpl¨ ane vorgenommen. Anhand dieser Einsatzpl¨ ane, die ein Kalenderjahr umfassen, werden Sensitivit¨ atsanalysen angestellt. So ist es m¨ oglich, verschiedene Szenarien zu simulieren und Fragestellungen nach der optimalen Personalstruktur zu beantworten. Eine grundlegende Einf¨ uhrung in strategisches WFM wird in Kapitel 2 gegeben. Anschließend wird auf die automatische Erstellung von Arbeitszeitmodellen eingegangen, was eine sehr bedarfsorientierte Planung erm¨ oglicht. Strategisches WFM wird in dieser Arbeit an einer konkreten Problemstellung aus der Praxis exemplarisch angewendet. Diese Problemstellung wird in Kapitel 4 erl¨ autert und beinhaltet die zuvor erl¨ auterten automatisch erstellten Arbeitszeitmodelle. Konkrete Ergebnisse verschiedener Sensitivit¨ atsanalysen werden anschließend in Kapitel 5 vorgestellt. Mit einer kurzen Zusammenfassung endet diese Arbeit.

2 Strategisches Workforce Management

Die Festlegung der optimalen Personalstruktur ist eine entscheidende Managementaufgabe. Neben dem Anfertigen von Stellenbeschreibungen wird die Stel-lenplanung heute meist mit Hilfe von MS EXCEL ^TM & Co. durchgef¨ uhrt [5]. Zudem spielen in das Thema h¨ aufig Einzelmeinungen von Gesch¨ aftsf¨ uhrern und Bereichsleitern hinein. Allein durch Bauchgef¨ uhl, schriftliche Abhandlungen und errechnete Vollzeit¨ aquivalente ist eine optimale, an aktuelle und zuk¨ unftige An-forderungen bestm¨ oglich angepasste Personalstruktur nicht zu realisieren. Folgende Fragestellungen k¨ onnen heute kaum beantwortet werden:

- Wie sieht die optimale Personalstruktur aus, wenn der Umsatz in den n¨ achsten drei Jahren um 25% steigt?

- Die Verkaufsfl¨ ache kann um 10% erweitert werden. Wie viele zus¨ atzliche Mitarbeiter w¨ urden dann mit welchen Wochensollstunden ben¨ otigt?

- Welchen Einfluss auf den Servicelevel hat der vermehrte Einsatz von Teilzeitkr¨ aften?

- Welche Auswirkungen auf die Saldenst¨ ande der Mitarbeiter haben ge¨ anderte ¨ Offnungszeiten?

- Lohnt es sich, zwei Mitarbeiter kostspielig weiterzubilden, um mehr Flexibilit¨ at im Personaleinsatz zu erzielen? Wie w¨ urde sich ihre Zusatzqualifikation auf die Gesamtzahl der ¨ Uberstunden in der Abteilung auswirken - sinken sie?

- Um wie viel Prozent w¨ urden die ¨ Uberstunden (Kosten) sinken, wenn sich

die Krankheitsquote mit einer Maßnahme um 0,5% reduzieren ließe.

Strategisches WFM liefert exakte Antworten auf diese oder ¨ ahnliche Fragen.

Denn es ist mehr als die Erstellung eines Einsatzplans f¨ ur die n¨ achste Woche

oder den n¨ achsten Monat. Strategisches WFM ist die Ermittlung der optimalen Personalstruktur auf Basis exakter, langfristiger Einsatzpl¨ ane der kommenden Monate oder Jahre.

Selbstverst¨ andlich weiß heute niemand, wie sich die Rahmenbedingungen in Zukunft gestalten. Es gibt viele Unsicherheiten: Krankheitsquote, Fluktuation, Auftragslage, Konjunktur, etc. Hier bietet sich die Simulation verschiedenster Szenarien im Rahmen des strategischen WFM an. Zus¨ atzlich werden im Rahmen automatischer Sensitivit¨ atsanalysen individuelle Fragestellungen hinsichtlich der optimalen Personalstruktur beantwortet. So ist es auch m¨ oglich, eine sehr robuste Personalstruktur zu schaffen, mit der z.B. besonders flexibel auf den kommenden Aufschwung und die n¨ achste Krise reagiert werden kann. Ein derartiges System ist besonders f¨ ur Personalabteilungen interessant, die nun konkrete Zahlen f¨ ur Entscheidungen liefern k¨ onnen. Ihnen steht ein Instrument zur Verf¨ ugung, mit dem sie den Unternehmenserfolg maßgeblich mitgestalten. Aber auch f¨ ur den Personenkreis, der Einsatzpl¨ ane erstellt, ist eine L¨ osung f¨ ur strategisches WFM ¨ außerst hilfreich. Anhand von Simulationen verschiedenster Szenarien mit einhergehenden Sensitivit¨ atsanalysen bekommen Planer ein gutes Gesp¨ ur f¨ ur ihren Planungsbereich. Sie k¨ onnen die Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser beurteilen.

Nachfolgend wird auf die automatische Erstellung von Arbeitszeitmodellen direkt in der Einsatzplanung eingegangen. Denn diese ist ein Bestandteil der untersuchten Problemstellung dieser Arbeit.

3 Automatische Arbeitszeitmodellerstellung

Ein oft ungenutzter Hebel zur Steigerung der WFM-Agilit¨ at liegt in den meist sehr starren Schichtmodellen. In Abbildung 1 wird dieser Zusammenhang an konkreten Daten eines 3-Schicht-Betriebs veranschaulicht. Der Personalbedarf schwankt w¨ ahrend der Woche sehr stark. Es gelingt mit den drei zur Verf¨ ugung stehenden Schichten jedoch nicht, ¨

zu vermeiden. ¨ Uberdeckungen f¨ uhren zu Leerzeiten. Also Zeit, in der Mitarbeiter anwesend sind, aber keinen wertsch¨ opfenden Beitrag leisten. Auf der anderen Seite m¨ ussen Unterdeckungen durch ¨ Uberstunden oder durch den Einsatz von Leiharbeitskr¨ aften teuer ausgeglichen werden. U.U. drohen sogar Umsatzeinbußen.

Diesem Problem kann mit der Einf¨ uhrung weiterer Arbeitszeitmodelle begegnet werden. In Abbildung 2 sieht man deutlich, wie der Personaleinsatz bedarfs-orientiert gestaltet wird. Eine vollst¨ andige Angleichung des Personaleinsatzes an den Personalbedarf ist jedoch aufgrund diverser Rahmenbedingungen, wie Ruhezeiten, minimale/maximale Arbeitszeiten pro Tag und Grenzen der Zeitsalden, nicht m¨ oglich. Doch selbst mit diesen Restriktionen k¨ onnen durch die bessere Ausnutzung der Normalarbeitszeit der Mitarbeiter ¨ Uber- und Unterdeckungen

bei gleicher Arbeitsleistung drastisch reduziert werden (die Fl¨ achen unter den Kurven f¨ ur den Personaleinsatz sind in beiden Abbildungen gleich groß). Welche Effekte sich daraus ergeben, liegt auf der Hand.

Abb. 1. Starrer Personaleinsatz (drei Schichten) bei schwankendem Personalbedarf

- Kostensenkung durch eine bessere Ausnutzung der Normalarbeitszeit der Belegschaft.

- Reduzierung von ¨ Uberstunden und Leerzeiten.

- Verminderter Einsatz von Leiharbeitern und Aushilfen zur Peakabdeckung.

- Umsatzsteigerung und eine bessere Kundenzufriedenheit.

- Erh¨ ohte Mitarbeitermotivation durch Vermeidung von Lastspitzen.

Abb. 2. Flexibler Personaleinsatz (automatische Arbeitszeitmodellerstellung) bei schwankendem Personalbedarf

Mit einer Erh¨ ohung der Anzahl m¨ oglicher Arbeitszeitmodelle kann selbst ein stark schwankender Personalbedarf kosteng¨ unstig abgedeckt werden. Selbstverst¨ andlich bedeutet diese Erh¨ ohung einiges an Aufwand f¨ ur die Erstellung und Pflege der Arbeitszeitmodelle. Per Hand oder mit einer Tabellenkalkulation ist dies nur sehr aufw¨ andig m¨ oglich. Und an eine Erstellung optimaler Einsatzpl¨ ane ist ohne eine leistungsstarke Softwarel¨ osung erst gar nicht zu denken. Besonders

interessant sind L¨ osungen, die eine automatische Erzeugung von Arbeitszeitmodellen direkt in der Einsatzplanerstellung erlauben. Automatische Arbeitszeitmodellerstellung meint folgendes: Man l¨ ost sich vollends von starren Schichten, da sie den anstehenden Personalbedarf nicht immer optimal decken. Der Planer gibt lediglich einige Regeln f¨ ur die bedarfsgerechte Erstellung von Arbeitszeitmodellen an. Diese sind u.a. die minimale und maximale Dauer der Arbeitszeitmodelle sowie die Grenzen f¨ ur deren Beginn und Ende. Bei der automatischen Erstellung des Einsatzplans werden individuelle Arbeitszeitmodelle f¨ ur jeden Mitarbeiter generiert. Diese Arbeitszeitmodelle sind so gestaltet, dass sie den Personalbedarf bestm¨ oglich abdecken. Selbstverst¨ andlich k¨ onnen bei der automatischen Planung neben den Regeln f¨ ur die Arbeitszeitmodellerstellung z.B. auch Verf¨ ugbarkeiten, Mitarbeiterw¨ unsche, Qualifikationen, Zeitsalden und Personalkosten ber¨ ucksichtigt werden. Die zuvor dargestellte automatische Arbeitszeitmodellerstellung findet in der Problemstellung im folgenden Kapitel Anwendung. Diese Problemstellung bildet das Ausgangsszenario, an dem Sensitivit¨ atsanalysen im Rahmen des strategischen WFM vorgenommen werden.

4 Problemstellung

Diese Problemstellung stammt aus einer Abteilung f¨ ur Damenbekleidung eines Kaufhauses. Angenommen sei eine Menge an Mitarbeitern E = {1, . . . , E}, eine Menge an Arbeitspl¨ atzen W = {1, . . . , W } und ein diskreter Zeithorizont T mit dem Index t = 0, . . . , T − 1. Jede Periode t des Zeithorizonts hat eine L¨ ange l t , die gr¨ oßer als Null ist. l t > 0 ∀t ∈ T (1)

Die Zuweisung eines der 15 Mitarbeiter auf einen der beiden Arbeitspl¨ atze erfolgt ¨ uber die bin¨ are Variable x ewt . ⎧

Das Kaufhaus hat von Montag bis Sonnabend von 10 bis 20 Uhr ge¨ offnet. Sonntags und an Feiertagen ist das Kaufhaus geschlossen. Weiterhin ist im Vorfeld bekannt, welcher Mitarbeiter wann Urlaub hat oder auf Fortbildung ist. Somit stehen die Verf¨ ugbarkeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter fest und werden mit der bin¨ aren Variable a et festgelegt.

a et =

Die 15 Mitarbeiter der Abteilung werden auf zwei verschiedene Arbeitspl¨ atze (Kasse und Verkauf) verplant, wobei sie so eingearbeitet werden, dass sie auf beiden Arbeitspl¨ atzen arbeiten k¨ onnen. Qualifikationen werden bei der Planung