Inhaltsverzeichnis

Kommunikation  als zentrale Herausforderung in den verschiedenen Phasen des IT  

Projekt  Management  3

Kommunikative  Herausforderungen in der Projektinitialisierungsphase  3

Zielvereinbarung  mit dem Projektauftraggeber erstellen.  4

F  ührungsstil festlegen  5

Mitarbeitergespr  äche führen  5

Soziale  Effekte in der Gruppe erkennen  6

Fazit   7

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Kommunikation als zentrale Herausforderung in den verschiedenen

Phasen des IT Projekt Management

Die gerne von jungen Bewerbern gestellte Frage, wie denn nun genau der Tagesablauf eines Unternehmensberaters / Projektmitarbeiters aussieht und welche Fähigkeiten und Fertigkeiten hier benötigt werden, kann natürlich nicht pauschal beantwortet werden, da der Tagesablauf ja sehr stark von der Art des Projektes und der jeweiligen Rolle im Projekt abhängt. So könnte es sein, dass man einen ganzen Tag lang die bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem Workshop aufnimmt, ein Konzept über die Sollprozesse schreibt, in einem Eskalationsmeeting die Lösung eines hervorgebrachten Issues anstrebt oder ein Training hält, um nur einige Möglichkeiten zu nennen.

Die Anforderungsprofile sind demnach hart: neben sehr guten Noten, Auslandsstudium bzw. -praktika, hohen analytischen Fähigkeiten und einem tiefen fachlichen Verständnis des entsprechenden Gebietes sowie technischen Fähigkeiten und einer IT-Affinität werden auch die sogenannten Common Consulting Skills gefragt, also die häufig zitierte soziale Kompetenz sowie insbesondere Kommunikationsfähigkeiten.

Es sind insbesondere diese Kommunikationsfähigkeiten, die sowohl den größten Anteil des Tagesablaufes, als auch der benötigten Skills ausmachen. Und um dies zu unterstreichen, geht der Autor von dieser Daumenregel aus: „Consulting ist zu 70% Kommunikation“.

Klassischerweise wird ein Projekt in verschiedenen Phasen durchgeführt:

• Akquisephase

• Projektinitialisierungsphase

• Konzeptphase

• Realisierungsphase

• Produktionsvorbereitungsphase

• Produktivstart und Nachbetreuung

Kommunikative Herausforderungen in der

Projektinitialisierungsphase

Jede dieser Phasen hat ihre ganz besonderen kommunikativen Herausforderungen, die sich schon aus den Namen leicht erschließen. Dieser Artikel will sich vornehmlich mit der Phase der Projektinitialisierung beschäftigen, da dies die Phase ist, bei der der erste Eindruck über die externen Mitarbeiter bei weiteren Teilen des Auftraggebers entsteht und die in vielen anderen Analysen vernachlässigt wird. Die Literatur beschäftigt sich sehr mit dem Management- Prozess als solchen, sowie den Fragen, die in einem laufenden Projekt hochkommen: der Krisenbewältigung, dem Trainingsprozess oder dem Change Management im Allgemeinen.

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Zielvereinbarung mit dem Projektauftraggeber erstellen

Zunächst ist es wichtig, im Rahmen der Projektinitialisierung als Projektleiter eine Zielvereinbarung mit dem Projektauftraggeber durchzuführen. Vereinbaren bedeutet in diesem Fall tatsächlich, dass nicht einer Ziele vorgibt („Leistungen „bestellt“) und der andere diese umsetzt, sondern im Gegenteil, dass gemeinsam ein Projektziel erarbeitet und auch schriftlich festgehalten und auch auf geeignete Weise transparent gemacht wird. Um die Zielformulierung greifbar zu gestalten und nicht gewünschte Ergebnisse oder vom Softwarehersteller versprochene Funktionen als Projektziele festzulegen, empfiehlt sich ein Muster für die Aufnahme dieser Ziele. Hier gibt es z.B. die mehrfach zitierten und von den Projektmanagenent Bodies genutzten SMARTen Ziele (S - specific, significant, stretching; M - measurable, meaningful, motivational, A - agreed upon, attainable, achievable, acceptable, action-oriented, R - realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented, T - timebased, timely, tangible, trackable ¹ ) In diesem Zusammenhang entscheidet sich der Autor für die “positive” Zielbeschreibung, die Blickhan ² empfiehlt:

Positiv, prägnant und absolut

Es sollen keine Negationen („nicht weiter den Marktanteil verlieren“) oder Wünsche (wir „wollen“ den Marktanteil steigern) formuliert werden, auch keine Vergleiche (besser als letztes Jahr, besser als Firma Maier) Ökologisch

Schon bei der Zieldefinition ist darauf zu achten, die Kosten und Konsequenzen des Ergebnisses im entsprechenden Kontext zu berücksichtigen und in die Zieldefinition aufzunehmen Sinnesspezifisch konkret

Die Ziele sollen mit den Sinnen wahrnehmbar und erlebbar sein. Es muss allen klar sein, woran erkannt werden kann, das das Ziel erreicht ist. Individuell

Die Ziele sollen in in eigener Kontrolle sein, also ohne Abhängigkeit von anderen Testbar (überprüfbar)

Die Zielerreichung muss objektiv erkennbar und messbar sein. Interessant (sinnvoll)

Die Ziele müssen interessant sein und den einzelnen Projektmitarbeiteren sinnvoll erscheinen. Visionär (persönliche Bedeutung)

Es ist notwendig, dass das Ziel eine persönliche Bedeutung für die Projektmitarbeiter hat und diese einen Bezug zum Ziel herstellen können.

¹ D. Haughey, SMART Goals, http://www.projectsmart.co.uk/smart-goals.html

² C. Blickhan, Denken, Fühlen, Leben, mvg-Verlag, Landsberg, 2007

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