Vorbemerkungen

EFS Survey ist das marktführende Erhebungsprogramm im Bereich der Onlinebefragungen. Es wird von der Global Park AG vertrieben. Im Rahmen mehrerer Projekte hat es sich auch als CATI Eingabemaske für standortunabhängige Telefoninterviews und als zentrale Eingabemaske für postalische Befragungen bewährt.

Die nachfolgenden Ausführungen sind nicht als Benutzerhandbuch, in dem Sinne, dass alle Funktionen dieses Programmes erläutert werden sollen zu sehen. Sie sollen vielmehr anwendungsbezogen und übersichtlich die zentralen Funktionen von EFS Survey sowie nützliche Programmierstrategien, aufzeigen und sammeln.

Es eignet sich somit sowohl für Einsteiger als auch Fortgeschrittene Nutzer Für spezifische Fragen empfehlen wir die Tutorials und Benutzerhandbücher unter:

http://www.globalpark.de/efs-uebersicht/efs-survey.html

Sowie das informative Uniparkforum unter:

http://forum.unipark.info/forumdisplay.php?f=263

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen   3

1  Vorbereitung der Befragung  7

1.1  Zugang  7

1.2  Allgemeine Hinweise zum Arbeiten mit EFS Survey  9

2  Arbeiten mit EFS Survey  10

2.1  Anonymisierte Umfrage: Teilnehmerrekrutierung  13

2.2  Personalierte Umfrage: Generierung von Zugangscodes und E-Mail-  

Versand   14

3  Änderung der Variablenbenennung von EFS Survey  21

4  Programmieren von Fragen  24

4.1  Fragebogeneditor  25

4.2  Seiteneditior:  26

4.3  Frageneditor  29

4.3.1  Frageoptionen  30

4.3.2  Dynamische Antworten  31

4.3.3  Antwortoptionen  31

4.4  Fragetypen  32

4.4.1  Fragetyp Text oder HTML-Code  32

4.4.2  Fragetyp Einfachauswahl  32

4.4.3  Fragetyp Mehrfachauswahl  35

4.4.4  Fragetyp Felder für Texteingabe  36

4.4.5  Fragetyp Textfeldmatrix  37

4.4.6  Fragetyp Matrix  39

4.4.7  Fragetyp Ranking-Fragen  44

4.4.8  Fragetyp Bildauswahl  45

4.4.9  Fragetyp Flash-Fragetypen  47

4.4.10  Fragetyp Spezial-Fragetypen  47

5  Vorteile von EFS Survey  48

5.1  Filterfragen  48

5.2  Rotation von Fragebogenelementen  52

5.2.1  Rotieren von Seiten (Random Rotation)  52

5.2.2  Rotieren von Fragen  53

5.2.3  Rotieren von Antworten  54

5.3  Splitt-Ballot-Experimente  55

5.3.1  Schritt 1: Bilden einer Zufallszahl  55

5.3.2  Schritt 2: Verfassen der „Wegbeschreibungen“  58

6  Import von Antwortoptionen einer Frage aus Word  62

7  Erstellen von Listen  65

7.1  Dynamische Listen  66

7.2  Statische Listen  70

7.3  Listeneditor Aufnahmebedingungen  71

8  Loopfragen  72

9  Fragen mit dynamischen Antworten  76

10  Fragebogenaufbau  80

10.1  Einleitungstext  81

10.2  Zwischentext  81

10.3  Schlusstext  82

11  Test des Fragebogens  83

11.1  Test über den Vorschaubutton im Umfragemenü  83

11.2  Simulation von Testläufen.  84

11.3  Test unter Normalbedingungen  85

11.4  Löschen der Testdaten  85

12  Erstellen einer Fragenbibliothek  87

12.1  Aufnehmen einer programmierten Frage in die Fragenbibliothek  87

12.1.1  Anlegen einer Fragenkategorie  87

12.1.2  Aufnehmen der Frage in eine vorhandene Kategorie  90

12.2  Laden einer Frage aus der Bibliothek  91

13  Feldarbeit und Feldkontrolle  93

14  Wichtige Layout- und Formularelemente der Umfrage  96

14.1  Einfügen eines „Zurück“-Buttons  96

14.2  Einfügen eines Fortschrittsanzeigers  97

14.3  Ändern des Logos  98

15  Aktivieren/deaktivieren eines Projektes  100

16  Umfragestatistiken und ihr Export als PDF  101

17  Datenexport  102

17.1  Export von Daten in SPSS  104

17.2  Export von Textdaten in Excel  106

1 Vorbereitung der Befragung

Die Globalpark AG bietet das Programm EFS Survey an, mit dem auch methodisch sehr anspruchsvolle Befragungen online durchgeführt werden können. Zudem bietet das Programm dem Anwender auch hinsichtlich Layout sehr viele Gestaltungsmöglichkeiten. Dementsprechend erhält der Anwender sehr umfangreiche Dokumentationen zu diesem Programm, die sämtliche Optionen erläutern. Der vorliegende Leitfaden soll hingegen im Sinne eines „Schnelleinstiegs“ lediglich die aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen erläutern. Für diesen Leitfaden gehen wir davon aus, dass Ihnen ein fertiger Fragebogen vorliegt, der nach intensiver Testphase zur Befragung des Hauptfeldes eingesetzt werden soll. Nachdem Sie also einen endgültigen Entwurf des Fragebogens angefertigt haben, können Sie die Zielpersonen im nächsten Schritt online mit Hilfe von EFS-Survey befragen. Falls Sie den Fragebogen in einem Office Programm wie Word erstellt haben, können Sie sich Tipparbeit ersparen, indem Sie Teile des Fragebogens durch Copy-Paste oder zum Teil auch automatisiert einfügen (siehe Kapitel 6)

1.1 Zugang

Der Zugang zum Programm soll nun am Beispiel eines Nutzers mit Unipark-Lizenz aufgezeigt werden. Für andere Lizenzvereinbarungen verläuft der Login ähnlich. Der Nutzer loggt sich unter dem Link: http://www.unipark.de/www auf dem Server von Glo- balpark ein.

8 1 Vorbereitung der Befragung Abb. 1.1 Startseite auf dem EFS Server

Im Feld „Name“ wird der Nutzername eingegeben, im Feld „Passwort“ das Passwort. Unter der Registerkarte „Mitarbeiter“ und der Rubrik „Eigener Account“ kann dass Passwort geändert werden.

Abb. 1.2 Ändern des Passwortes

1.2 Allgemeine Hinweise zum Arbeiten mit EFS Survey

1. Jede Änderung bei Umfrageoptionen, Fragen, dem Seitenaufbau usw. muss durch Ankli- ckendes Buttons „Speichern“, der sich immer am rechten unteren Bildrand befindet, bestätigt werden.

2. Jeder Fragebogen (EFS Survey nennt dies ein „Projekt“) muss aktiviert werden, um die Onlinemaske für Teilnehmer zugänglich zu machen. Die Aktivierung erfolgt im Umfrage- menüunter dem Menüpunkt Projektinformation im Feld „To do“ 3. Zur Terminologie: Wir unterscheiden Registerkarten, Rubriken, Felder und Buttons.

4. EFS Survey öffnet verschiedene Seiten zur Bearbeitung der Umfrage und zur Erstellung von Fragen. Diese Seiten sind hierarchisch angeordnet.

Ganz oben steht die Startseite. Von hier gelangt man über die Registerkarte Projekte auf die Seiten zur Erstellung von Fragebögen (Projekte) und den dazugehörigen Fragen. Auf der nächst-niedrigeren Ebene folgt dann das Umfragemenü. Fragen werden mit dem Fragebogeneditor erstellt und bearbeitet. Hier gibt es zunächst einen Seiteneditor (EFS Survey nennt diesen nur „Seite“) und auf der untersten Ebene den Frageneditor („Frage“). 5. EFS Survey bietet Vorschauoptionen für Fragen, Seiten und den ganzen Fragebogen, die jederzeit aktiviert werden können und einen Überblick über die jeweils aktuelle Gestaltung der Erfassungsmaske bieten.

6. Variablennamen werden von EFS Survey automatisch generiert. EFS Survey vergibt dazu für die erste programmierte Frage den Variablennamen V_1 und nummeriert nach dieser Konvention die folgenden Variablen durch. Wenn Fragen bzw. Variablen zwischenzeitlich gelöscht werden, behält EFS Survey die einmal vergebene Nummerierung bei. Möchte man in SPSS eine andere Benennung der Variablen haben, so muss diese in SPSS selbst manuell erstellt werden oder einige Änderungen der Voreinstellungen in EFS Survey vornehmen (siehe Kapitel 3).

2 Arbeiten mit EFS Survey

Nach dem Einloggen erscheint folgende Startseite.

Abb. 2.1Startseite von EFS Survey

Der Nutzer wählt die Rubrik „Projekte“.

Abb. 2.2Projektliste

Es erscheint die Projektseite, auf der alle Projekte des Users aufgelistet und wo der User über Rubrik Projekt anlegen weitere Projekte erstellen kann.

Wählt man diese Rubrik, so öffnet sich eine Seite mit verschiedenen Optionen für die Befra- gung, die wir „Projekteigenschaften“ nennen.

12 2 Arbeiten mit EFS Survey

Abb. 2.3 Projekteigenschaften

Zwingend zu vergeben ist hier ein Titel, der nach Möglichkeit selbstsprechend sein sollte. Dazu schlagen wir folgenden Aufbau des Titels vor: Zuerst wird das Jahr der Befragung angegeben, dann der Monat und der Tag, an dem das Projekt beginnt, danach ein kurzer Titel. Eine Befragung von Studenten zur Qualität des Mensaessens, die im Oktober 2009 durchgeführt werden soll, würde dann z. B. den Titel „2009_10_01_Studentenbefragung Mensa“ erhalten. (Die einzelnen Angaben sollten mit Unterstrich voneinander abgegrenzt werden). Im Feld „Umfragemeldungen aus folgendem Messageset“ muss eine Sprache gewählt werden, zu empfehlen ist hier Deutsch. Damit wird festgelegt, in welcher Sprache den Zielpersonen unter anderem automatisierte Fehlermeldungen präsentiert werden (siehe dazu das Beispiel in Abb. 4.18:).

Wichtig ist auch die Festlegung des Projekttyps. EFS Survey unterscheidet zwischen anonymen und personalisierten Umfragen. Der Standardanwendungsfall dürfte die anonyme Umfrage sein, das Problem ist hier allerdings, dass jeder, der den Link zur Umfrage kennt, an der Befragung im Prinzip beliebig oft teilnehmen kann. Dies lässt sich durch die Option der „per- sonalisierten Befragung“ verhindern. Hier erhält jede ausgewählte Zielperson ein festgeleg-

tes Passwort, dass zur einmaligen Teilnahme an der Befragung berechtigt. Personalisierte Befragungen setzen naturgemäß voraus, dass der Adressatenkreis bekannt ist und sie per E-Mail eingeladen werden können (z.B. Mitarbeiter eines Unternehmens). Nach Eingabe dieser Daten wird der Button „Anlegen“ angeklickt.

2.1 Anonymisierte Umfrage: Teilnehmerrekrutierung

Hier hat der Nutzer grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

7. Er kann den Link zu der Befragung über E-Mail-Verteilerlisten versenden, die er selbst erstellt hat oder die er nutzen kann (z. B. Verteiler von Universitäten oder Arbeitgebern).

Beispiel für ein Anschreiben an Medizinstudierende:

Liebe Studierende der Medizin,

aktuell wird intensiv darüber diskutiert, ob es zukünftig einen Ärztemangel geben wird und ob Ärzte in Zukunft noch in ländlichen Gebieten arbeiten wollen. Daneben sind die hohe berufliche Belastung der Ärzte, eine angemessene Honorierung und neue Versor-gungsformen Themen der öffentlichen Diskussion.

Um mögliche Versorgungsengpässe und deren Gründe bestimmen zu können, würden wir Sie gerne zu diesem Themen und Ihren beruflichen Perspektiven befragen. Ihre Angaben werden anonym erfasst und von Wissenschaftlern der Universität Trier ohne Personenbezug ausgewertet. Die Befragung dauert 10 Minuten.

Zur Befragung gelangen Sie unter folgendem Link:

http://www.unipark.de/uc/musterumfrage

Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für Ihr weiteres Studium

Prof Dr. Max Musterprof

Bei Fragen senden Sie bitte eine E-Mail an: umfrage@uni-trier.de

8. Daneben kann der Link zu der Befragung natürlich auch via Internet bekanntgegeben werden, indem die Befragung auf einer oder mehreren Web-Seiten verlinkt wird.

14 2 Arbeiten mit EFS Survey

2.2

Der Nutzer erstellt in Excel eine Datei mit persönlichen Daten der Zielpersonen. Zwingend erforderlich sind der Name und eine E-Mail-Adresse der Zielpersonen (für das personalisierte Anschreiben), hilfreich sind weitere Angaben (Adresse, Telefon) zur besseren Zuordnung und Kontrolle der Feldarbeit. Das Excel-Formular sollte wie folgt gestaltet werden:

Abb. 2.4 Musterformular in Excel 2007

(Die Kopfzeilenbenennung entspricht den Feldnamen von EFS Survey)

Dieses Formular kann im passwortgeschützten Downloadbereich unter dem Passwort XXX und dem Link:

http://www.mes.uni-trier.de/fileadmin/fb4/prof/SOZ/MES/Forschung/Musterfomu.xls heruntergeladen werden.

Diese Excel-Datei wird auf der Festplatte gespeichert, sinnvollerweise in einem Verzeichnis, in dem auch die anderen Dateien für die jeweilige Befragung abgelegt werden. Zu den Namen werden dann wie folgt Passwörter (EFS Survey verwendet den Begriff „Codes“) vergeben:

Der Nutzer wählt in der Registerkarte „Projekte“ aus der Projektliste, die alle Umfragen des Nutzers der letzten 12 Monate beinhaltet, das zu bearbeitende Projekt aus.

2.2  Personalierte Umfrage: Generierung von Zugangscodes und E-Mail-Versand  15

Abb.  2.5Projektliste  

Dadurch  wird dieses Projekt geöffnet  

16 2 Arbeiten mit EFS Survey Abb. 2.6 Projektansicht Musterumfrage

Jetzt muss die Rubrik „Teilnehmerverwaltung“ gewählt werden.

Abb. 2.7 Teilnehmerverwaltung

Jetzt wird die Excel-Datei mit den Daten der Zielpersonen importiert (Option „Teilnehmer importieren“). Wichtig dabei ist die Wahl des Zeichensatzes „ISO-8859-15 Westeuropäisch“ aus dem Auswahlmenü „Zeichensatz“. Die Excel-Datei wird durch den Button „Durchsuchen“ in EFS Survey eingelesen. Anschließend muss der Button „Datei senden“ geklickt werden, damit EFS Survey die Datei lädt.

Abb. 2.8Teilnehmer importieren

Dadurch gelangt man auf eine Seite mit einem Formular mit Teilnehmerdaten:

18 2 Arbeiten mit EFS Survey Abb. 2.9Teilnehmerdaten

Die Kopfzeilen der Excel-Datei müssen nun den Feldnamen des Formulars zugeordnet werden (wenn - wie in unserem Muster - die Kopfzeilen die entsprechenden Namen schon haben, kann die von EFS Survey vorgeschlagene Voreinstellung übernommen werden). Über den Button „Vorschau“ kann man die richtige Zuordnung von Kopfzeilen und Feldna-

Über den Button „Importieren“ gelangt man auf eine Übersichtsansicht, die einem die Anzahl der eingefügten Datensätze (im Fall des Musterformulars „4“) anzeigt. Über die Rubrik „Zurück zur Teilnehmerverwaltung“ kehrt man in diese zurück und erhält folgende Ansicht:

Abb. 2.11 Teilnehmerverwaltung mit vier eingefügten Teilnehmern

Wenn man für alle Personen in der Excel-Datei Teilnehmercodes generieren will (der Normalfall bei einem ersten Anschreiben), dann muss rechts unten auf der Seite die Option „Alle Einträge“ angeklickt werden (es erscheint dann ein Haken in dem Kästchen). Bei Erinnerungsmails an ausgewählte Adressaten kann in der Spalte „Aktionen“ eine individuelle Auswahl erfolgen. EFS Survey generiert automatisch Zugangscodes für alle Personen in der im-portierten Excel-Datei (Spalte „Code“).

In der Spalte „Dispositionscode“ zeigt EFS Survey außerdem an, ob sich die Zielperson schon auf der Befragungsseite eingeloggt hat (Statusmeldung „Beendet“) oder ob der Code noch nicht verwendet wurde und damit noch aktiv ist. Erinnerungsschreiben (Option „Erinnern“ im Menü „Ausführen“) werden dann nur an Zielpersonen mit noch aktiven Codes versendet. Zum Versenden der Einladungsmail für die Teilnahme an der Befragung muss die Option „Einladen“ im Menü „Ausführen“ gewählt werden. EFS Survey öffnet dann die Seite „E-Mail schreiben“. Hier ist zum einen die Adresse des Absenders einzugeben. Zum anderen muss natürlich ein Anschreiben im Feld „E-Mail-Text“ eingegeben werden. Möglich ist es hier, über Copy-Paste einen Word-Text einzufügen.

Um den personalisierten Link zu der Befragung in die Mail einzufügen, muss der Tag #code_complete# eingegeben werden. Dadurch wird in der Mail für jede Zielperson ein indi- vidueller Link zu der Befragung freigeschaltet, der durch Anklicken aktiviert wird.

20 2 Arbeiten mit EFS Survey

Damit der Anwender die Einladung versenden kann, muss der Button „Zur Mailvorschau“ angeklickt werden, auf der neuen Seite findet sich dann der Button „Endgültig versenden“. Vorraussetzung für die Ausführung dieses Befehls ist die Aktivierung des Projektes (siehe Kapitel 15).

Ein Beispiel für ein Anschreiben finden Sie in Abschnitt 2.1.

3 Änderung der Variablenbenennung von EFS Survey

Wie in Abschnitt 1.2 erwähnt werden die Variablennamen von EFS Survey automatisch generiert. EFS Survey vergibt dazu für die erste programmierte Frage den Variablennamen V_1 und nummeriert standardmäßig nach dieser Konvention die folgenden Variablen aufstegend durch. Werden Fragen bzw. Variablen zwischenzeitlich gelöscht, behält EFS Survey die einmal vergebene Nummerierung bei.

Diese Vorgehensweise hat sich in der Praxis als unhandlich erwiesen und kann mit einigen wenigen Änderungen sinnvoller gestaltet werden.

Der Nutzer wählt das Umfragemenü an um dort auf Projekteigenschaften klicken.

Abb. 3.1 Ümfragemenü

Im unteren Teil der Projekteigenschaften findet sich unter „Features zur internen Organisa- tion“ die Option „Algorithmus, mit dem die externen Variablennamen erzeugt werden“.