Seit spätestens Ende der 80er Jahre, sind eine beständige Zunahme der Wettbewerbsintensität der Unternehmen und der Trend zur Globalisierung der wirtschaftlichen Aktivitäten zu verzeichnen.
Die Globalisierung bringt enorme Vorteile, jedoch fordert sie immer kürzere Produktlebenszyklen und kürzere Innovationszeiten.
Folglich wird eine Verbesserung vor allem im Management- sowie dem IT-Bereich gefordert.
Bereits seit Mitte der 90er Jahre werden von diversen Anbietern (wie z.B. SAP) (stärkster und meist genutzter Anbieter in Deutschland) Software-Werkzeuge für stark strukturierte Prozesse angeboten.
Wie schafft ein Betrieb es heutzutage wettbewerbsfähig zu bleiben und sich evtl. Wettbewerbsvorteile zu sichern?
Viele Unternehmen sind im Umbruch. Da Wettbewerbsfaktoren, wie z.B. gehobene Produktqualität, schnellere Lieferzeiten und stärkere Kundenorientierung eine flexiblere und prozessorientierte Organisationsstruktur verlangen.
Das Umfeld eines Unternehmens ist heutzutage permanenten und immer schneller werdenden Änderungen unterworfen. Jahrelanges bestanden starre Unternehmensstrukturen, die zu Einbussen der Wettbewerbsfähigkeit und Marktanteilen führten.
Durch das Workflow-Management erhoffen sich die Unternehmen eine Unterstützung bei der Planung und Umsetzung ihrer Geschäftsprozesse.
Der Einsatz von Workflow-Systemen schafft die notwendige Transparenz in Prozessabläufen, um auch kleine Schwachstellen aufzudecken und die Ansatzpunkte für geeignete Verbesserungsmassnahmen identifizieren zu können.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
1.1 Einführung in die Thematik des Workflows
1.2 Problemstellung
1.3. Ablauf der Untersuchung
2. Workflow Management
2.1. Einführung
2.2. Was ist Workflow?
2.3. Was ist ein Workflow Management System?
2.4. Workflow Einsatz
2.5. Erfassbarer Nutzen
2.6. Immaterieller Nutzen
2.7. Arten von Workflow
2.7.1. Produktion
2.7.2. Autonome Workflow- Engine
2.7.3. Eingebetteter Workflow
2.7.4. Administrativ
2.7.5. Gemeinschaft
2.7.6. Ad-hoc
2.8. Bestandteile des Workflow
2.9. Workflow- Projekte
3. Nutzen und Motivation für den Workflow- Einsatz
3.1. Die Motivation für ein Workflow- Management
3.2. Nutzen des Workflow- Management
3.2.1. Die Faktoren der Qualitätssteigerung
3.3. Nachteile
4. Einführung von Workflow
4.1. Anforderungen an Workflow- Management- Systeme
4.2 Rechtliche Grundlagen von WFMS
4.3. Kontrolle vs. Vertrauen
4.4. Psychologische Nachteile
4.4.1. Verbesserungsvorschläge
5. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Einführung von Workflow-Management-Systemen (WFMS), analysiert deren Nutzenpotenziale für Unternehmen sowie Mitarbeiter und adressiert die damit verbundenen Herausforderungen wie rechtliche Anforderungen, Akzeptanzprobleme und psychologische Aspekte.
- Grundlagen und Definitionen des Workflow-Managements
- Analyse der Vor- und Nachteile sowie des Nutzens von WFMS
- Untersuchung von Workflow-Arten und technischen Schnittstellen
- Einführungsstrategien und rechtliche Rahmenbedingungen
- Umgang mit psychologischen Barrieren und "Big Brother"-Effekten
Auszug aus dem Buch
Vorher – Manueller Prozess:
Ein Antragsformular geht ein. Dieses wird von einem Mailroom sortiert und wird an viele Angestellte verteilt, von denen einer dann die Vollständigkeit überprüft. Das Formular kann bei Unvollständigkeit dann mit Informationen an die Kunden zurückgesendet werden, sodass diese behoben werden können. Sind die Daten vollständig wir das Formular in das Kunden Datensystem des Unternehmens eingeben und an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Es können im Darlehnbereich bis zu 8 Unterprozesse ablaufen, dass kommt ganz darauf an wie die Organisation aufgestellt ist. In einigen Organisationen gibt es einen Angestellten oder Mannschaft von Angestellten für jeden Unterprozess; in anderen bewältigt ein Angestellter alle Aufgaben. Es ist daher schwierig festzustellen, welchen aktuellen Status die Anwendung grade durchläuft. Die Anwendung kann an einem beliebigen an einen Supervisor verwiesen werden. Dieser überprüft in der Regel das Antragsformular, dokumentiert dies und gewährt oder lehnt das Darlehn ab.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Stellt das Thema Workflow vor, erläutert die zunehmende Wettbewerbsintensität und definiert die Forschungsfragen der Arbeit.
2. Workflow Management: Bietet einen Überblick über die Entstehung, Definitionen, Arten von Workflows sowie technische Referenzmodelle und Schnittstellen.
3. Nutzen und Motivation für den Workflow- Einsatz: Analysiert, unter welchen Bedingungen sich ein Workflow-Einsatz lohnt und welchen materiellen sowie immateriellen Nutzen Unternehmen daraus ziehen können.
4. Einführung von Workflow: Behandelt die Anforderungen an WFMS, rechtliche Grundlagen, die Spannung zwischen Kontrolle und Vertrauen sowie Strategien zur Prozessoptimierung.
5. Fazit: Fasst zusammen, unter welchen Bedingungen die Einführung eines Workflow-Managements sinnvoll ist und betont die Bedeutung der Unternehmenskultur.
Schlüsselwörter
Workflow, Workflow Management System, WFMS, Geschäftsprozess, Prozessoptimierung, Automatisierung, Kostenreduktion, Produktivität, Interbetriebsfähigkeit, Schnittstellen, Kontrolle, Vertrauen, Akzeptanz, Change Management, Rechtliche Grundlagen
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Seminararbeit behandelt die Einführung von Workflow-Management-Systemen unter der spezifischen Fragestellung, welche Vor- und Nachteile sich für Unternehmen und deren Mitarbeiter ergeben.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den zentralen Themen gehören die technischen Grundlagen von Workflow-Systemen, der materielle und immaterielle Nutzen, rechtliche Rahmenbedingungen sowie die psychologischen Auswirkungen auf die Belegschaft.
Welches ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Hauptziel besteht darin, Kriterien zu identifizieren, für welche Unternehmen sich die Einführung eines Workflow-Systems lohnt und wie ein erfolgreicher Implementierungsprozess gestaltet werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse und einer theoretischen Untersuchung bestehender Konzepte und Definitionen, ergänzt durch die Analyse von Prozessmodellen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Definition von Workflows, die Analyse von Nutzenfaktoren, die kritische Betrachtung von Risiken (wie Integrationsproblemen und Akzeptanz) sowie die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Workflow-Management, Prozessautomatisierung, Effizienzsteigerung, Akzeptanzförderung und Prozessmodellierung.
Warum spielt die rechtliche Seite eine so große Rolle bei der Einführung?
Die Einführung erfordert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie dem HGB oder der Abgabenordnung, insbesondere hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit und revisionssicheren Archivierung von Geschäftsprozessen.
Was versteht der Autor unter dem "Big Brother"-Effekt?
Dies beschreibt die Sorge der Mitarbeiter, dass durch die automatisierte Erfassung von Arbeitsabläufen und Leistungen eine präzise Überwachung stattfindet, was zu Akzeptanzproblemen und einer Verweigerungshaltung führen kann.
- Quote paper
- Hilger Schneider (Author), 2005, Business Process Management, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/177887
