Gliederung

1.  Einleitung  4

1.1  Einführung in die Thematik des Workflows  4

1.2  Problemstellung  5

1.3.  Ablauf der Untersuchung  5

2.  Workflow Management  6

2.1.  Einführung  7

2.2.  Was ist Workflow?  7

2.3.  Was ist ein Workflow Management System?  8

2.4.  Workflow Einsatz  8

2.5.  Erfassbarer Nutzen  10

2.6.  Immaterieller Nutzen  11

2.7.  Arten von Workflow  12

2.7.1.  Produktion  12

2.7.2.  Autonome Workflow- Engine  12

2.7.3.  Eingebetteter Workflow  13

2.7.4.  Administrativ  13

2.7.5.  Gemeinschaft  14

2.7.6.  Ad-hoc  14

2.8.  Bestandteile des Workflow  14

2.9.  Workflow- Projekte  22

3.  Nutzen und Motivation für den Workflow- Einsatz  25

3.1.  Die Motivation für ein Workflow- Management  25

3.2.  Nutzen des Workflow- Management  26

3.2.1.  Die Faktoren der Qualitätssteigerung  29

3.3.  Nachteile  30

4.  Einführung von Workflow  34

4.1.  Anforderungen an Workflow- Management- Systeme  34

4.2  Rechtliche Grundlagen von WFMS  35

4.3.  Kontrolle vs. Vertrauen  37

4.4.  Psychologische Nachteile  39

4.4.1.  Verbesserungsvorschläge  40

5.  Fazit  42

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Abkürzungsverzeichnis Ad-hoc --drahtloses Netz in der IT AO --Abgabenordnung API --Application Programming Interface betrVG --Betriebsverfassungsgesetz BPR --Business Process Reengineering COSA --Anbieter effizienter Business Process Management (BPM) und Workflow Lösungen eCommerce --elektronischer Handel EDIFACT --United Nations Electronic Date Interchange for Administration Commerce and Transport ERP --Enterprise Ressource Planning GoB --Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung HGB --Handelsgesetzbuch IT --Informationstechnik Middleware --anwendungsunabhängige Technologien, die

OMG --Object Management Group WAPI --Workflow Application Programming Interface WfMC --Workflow Management Coalition WfSI --Workflow- System- Integratoren Wf-XML --Webservice- Protokoll WFMS --Workflow Management Systeme SAP --Softwarehersteller SAP AG XML --Extensible Markup Language XPDL --Process Definition Language

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1. Einleitung

1.1. Einführung in die Thematik des Workflows Seit spätestens Ende der 80er Jahre, sind eine beständige Zunahme der Wettbewerbsintensität der Unternehmen und der Trend zur Globalisierung der wirtschaftlichen Aktivitäten zu verzeichnen.

Die Globalisierung bringt enorme Vorteile, jedoch fordert sie immer kürzere Produktlebenszyklen und kürzere Innovationszeiten. Folglich wird eine Verbesserung vor allem im Management- sowie dem IT-Bereich gefordert.

Bereits seit Mitte der 90er Jahre werden von diversen Anbietern (wie z.B. SAP) (stärkster und meist genutzter Anbieter in Deutschland) Software-Werkzeuge für stark strukturierte Prozesse angeboten. Wie schafft ein Betrieb es heutzutage wettbewerbsfähig zu bleiben und sich evtl. Wettbewerbsvorteile zu sichern?

Viele Unternehmen sind im Umbruch. Da Wettbewerbsfaktoren, wie z.B. gehobene Produktqualität, schnellere Lieferzeiten und stärkere Kundenorientierung eine flexiblere und prozessorientierte Organisationsstruktur verlangen.

Das Umfeld eines Unternehmens ist heutzutage permanenten und immer schneller werdenden Änderungen unterworfen. Jahrelanges bestanden starre Unternehmensstrukturen, die zu Einbussen der Wettbewerbsfähigkeit und Marktanteilen führten.

Durch das Workflow- Management erhoffen sich die Unternehmen eine Unterstützung bei der Planung und Umsetzung ihrer Geschäftsprozesse. Der Einsatz von Workflow- Systemen schafft die notwendige Transparenz in Prozessabläufen, um auch kleine Schwachstellen aufzudecken und die Ansatzpunkte für geeignete Verbesserungsmassnahmen identifizieren zu können.

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1.2. Problemstellung

Die Einführung eines Workflow- Managements erweist sich jedoch als sehr schwierig und kommt daher nicht für jedes Unternehmen in Frage. Vor allem sind mit der Einführung eines solchen Systems viele Probleme verbunden.

Es ist ein kosten-, zeit- und ressourcenaufwendiger Prozess. Aus diesem Grund beschäftigen wir uns mit der Frage: Für welche Unternehmen lohnt sich ein Workflow- System? Des Weiteren versuchen wir Fragen wie „Ab welcher Grösse lohnt sich dieses System“ oder „Welche Voraussetzungen braucht ein Unternehmen, um es sinnvoll nutzen zu können“ zu beantworten.

1.3. Ablauf der Untersuchung

Im Folgenden sind unsere Lösungsansätze der unterschiedlichen Kapitel untergliedert.

In Kapitel 2 setzen wir uns im Allgemeinen mit dem Workflow auseinander. Hier werden wir unter anderem auf folgendes Problem eingehen: Derzeit existieren zahlreiche Standard- Workflow- Systeme auf dem Markt (z.B. FlowMark, Staffware). Das potentielle Anwenderunternehmen steht angesichts der Vielfalt der Systeme und der einzelnen Workflow-Funktionalitäten vor der Frage, welches System für das eigene Unternehmen zu wählen ist.

Im 3. Kapitel befassen wir uns mit den Zielen, Vorteilen und Nachteilen einer Einführung des Workflow- Managements. Und vor allem mit der Frage: Wann sollte man ein solches System nutzen?

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In Kapitel 4 weisen wir auf die Schwierigkeiten hin, wie z.B. die gesetzlichen Anforderungen und auch die psychologischen Nachteile eines solchen Systems. Gleichzeitig werden wir jedoch auch auf das

Verbesserungspotential aufmerksam machen.

Abschliessend wird noch ein Fazit gezogen in dem verschiedene Punkte angesprochen und ein Überblick gegeben wird, für wenn sich der Einsatz von Workflow- Systemen eignet.

2. Workflow Management

Die Entstehung des Workflow- Managements beginnt im Jahre 1979 mit der

Gründung das Lehrinstitut Ley ¹ , welches sich mit dem Rahmen der Arbeitsprozesse beschäftigt. 1982 werden die ersten Marktanwendungen für Workflow Anwendungen entwickelt. Ein Jahr später erfolgt die Gründung der Software- Ley GmbH. Zu den ersten Kunden zählt die Ford AG. Eine Workflow- Anwendung wurde hier zunächst als Lösung zur Terminplanung und Kapazitätsauslastung entwickelt. Die entwickelte Lösung ist noch heute in erweiterten Versionen im Einsatz. 1986 werden die Schwerpunkte im Bereich des Workflow- und Dokumenten-Management gesetzt. Im darauf folgenden Jahr 1987, wird mit der Entwicklung von Client/ Server Architekturen für Workflow- Anwendungen begonnen. 1990 erscheint COSA von der Software- Ley GmbH, die damit zu den ersten Workflow- Anbietern gehörte.

Drei Jahre später, 1993, wird die Workflow Management Coalition (WfMC), gegründet. Sie ist ein Verbund von über 300 Herstellern, Nutzern, Beratern, Universitäten und Wissenschaftlern im Bereich des Workflow- und Dokumenten-Managements. Ziel dieser Vereinigung ist die Etablierung eines Workflow Referenzmodells. Weiterhin ist die Einführung der XML Process Definition Language (XPDL) sowie das Webservice-Protokolls (Wf-XML) als Standardsprache für Workflow- Anwendungen eines der wichtigsten Ziele der WfMC.

¹ http://www.cosa.de/Geschichte.html, (02.11.2006)

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2.1. Einführung:

Workflow ² ist eine wichtige und wertvolle Technologie. Des Weiteren ist Workflow auch eine Disziplin, Praktik und Konzept. Die WfMC hat fast 5 Jahre benötigt, um dem Begriff Workflow zu etablieren und zu definieren, was Workflow ist und was nicht. In diesen Jahren haben sich die Technologie und die Einsatzmöglichkeiten rasch weiter entwickelt und vervielfältigt. Es ist von grosser Bedeutung, dass Workflow richtig realisiert wird, da die Technologie einen bedeutenden Einfluss auf die Geschäftsprozesse eines Unternehmens hat.

2.2. Was ist Workflow?

Die Workflow- Management- Koalition veröffentlichte 1996 eine Sammlung von allen nützlichen Begriffen, die auf das Umfeld des Workflow ³ eingehen. Die älteste Definition beschreibt Workflow als Automation eines Geschäfts-oder Unternehmensprozess eines Teils oder eines Ganzem. Hier werden Dokumente und Informationen von einem Teilnehmer zu

Transaktionszwecken, zu Anderen auf Prozessbasis weitergeleitet. Zu Beginn der Umsetzung von Workflow- Abläufen herrschte das Verständnis, dass Arbeitsvorgänge von einem Mitarbeiter zum nächsten geführt wurden. Die Mitarbeiter konnten davon ausgehen, dass der vorherige Vorgang bereits abgearbeitet war, und sie ihre Aufgabe nun bearbeiten können, denn ein Vorgang wird nur dann weitergeleitet, wenn der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Mittlerweile hat die Workflow- Technologie an Reife gewonnen und es ist der Prozess der automatisiert wird. Ein Arbeitsobjekt oder eine Datenmenge wird geschaffen, bearbeitet und ändert sich mit der Bearbeitung und den Geschäftzielen. Die meisten Workflow- Engines sind in der Lage sehr komplexe Prozesse zu beherrschen, sodass ein Vorgang der mathematisch abgebildet werden kann dazu geeignet ist von einem Workflow- System bearbeitet zu werden.

Workflow besteht in der Regel aus einer Anzahl von logischen Schritten, von denen jeder als Aktivität erkannt wird. Eine Aktivität kann aus einer

² http://wfmc.org/standards/docs/Glossay_German.pdf, (03.11.2006)

³ http://www.software-kompetenz.de/?2368, (10.11.2006)

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manuellen Interaktion mit einen Vorgangsteilnehmer bestehen oder die Aktivität kann auf Maschinen bezogen ausgerichtet sein. Die Arbeit mit Benutzern steigert die Effizienz. Die Automatisierung von Vorgängen sorgt für eine erhebliche Leistungssteigerung und ermöglicht den Managern die Möglichkeit eine virtuelle Organisation zu erstellen und so an dem eCommerce Sektor teilzuhaben.

2.3. Was ist ein Workflow Management System?

Ein Workflow Management System (WFMS) ist ein System, welches die Durchführung von Workflows unter der Verwendung von Software definiert,

schafft und bewältigt. ⁴ Es kann auf einer oder mehreren Workflow Engines laufen, die Prozessdefinitionen interpretieren und mit den

Vorgangsteilnehmern interagieren und an den benötigten Stellen die Verwendung von IT Werkzeugen und Anwendungen erzeugen. Ein WFMS ist so zu verstehen, dass es die Vorgänge interpretiert aber nicht automatisch mit anderen Systemen interagieren kann. Einfache rationale Datenbanksystem und eMail Systeme mit programmierbaren

Lieferungsmechanismen werden nicht von der Systempalette abgedeckt.

2.4. Workflow Einsatz

Workflow hat eine praktische Bedeutung für Geschäftsoperationen. ⁵ Wir betrachten hier ein Vorher - Nachher Szenarium einer Geschäftabteilung. Wir stellen dies an einem Darlehnsantrag vor, bei dem sortiert, überprüft und beschlossen wird ob ein Darlehn gewährt werden soll. Die Prozesse sind hier vereinfacht worden um besser darstellen zu können welche Auswirkung ein Workflow hat. Vorher - Manueller Prozess:

Ein Antragsformular geht ein. Dieses wird von einem Mailroom sortiert und wird an viele Angestellte verteilt, von denen einer dann die Vollständigkeit

⁴ http://www.wfmc.org/standards/docs/Workflow_An_Introduction.pdf, (05.11.2006)

⁵ http://www.wfmc.org/standards/docs/Workflow_An_Introduction.pdf, (05.11.2006)

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überprüft. Das Formular kann bei Unvollständigkeit dann mit Informationen an die Kunden zurückgesendet werden, sodass diese behoben werden können. Sind die Daten vollständig wir das Formular in das Kunden Datensystem des Unternehmens eingeben und an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Es können im Darlehnbereich bis zu 8 Unterprozesse ablaufen, dass kommt ganz darauf an wie die Organisation aufgestellt ist. In einigen Organisationen gibt es einen Angestellten oder Mannschaft von Angestellten für jeden Unterprozess; in anderen bewältigt ein Angestellter alle Aufgaben. Es ist daher schwierig festzustellen, welchen aktuellen Status die Anwendung grade durchläuft. Die Anwendung kann an einem beliebigen an einen Supervisor verwiesen werden. Dieser überprüft in der Regel das Antragsformular, dokumentiert dies und gewährt oder lehnt das Darlehn ab. Nachher - Automatisierter Prozess:

Die Kunden besuchen die Internetseite des Kreditinstituts, erhalten dort die notwendigen Informationen und Antragsformulare und entscheiden dann, wie

sie weiter vorgehen ⁶ . Die Technologie stellt sicher, dass alle obligatorischen Felder ausgefüllt werden. Das Kreditinstitut erhält dann eine in sich abgeschlossene Datenmenge vom Antragsteller. Der erste Vorgang ist dann, den Erhalt des Formulars zu bestätigen und sich für die Nutzung dieser Anwendungsmöglichkeit zu bedanken.

Im nächsten Schritt wir die Anwendung geklont, so dass das Workflow Management System die viele parallele Aktivitäten zur gleichen Zeit ausführen kann. Es beherrscht für sich genommen, jede Anwendung und verbessert den Kundenservice. Die Auswirkungen des Workflow Einsatzes sind erheblich, so konnten die Arbeitszeiten und Durchlaufzeiten wesentlich verringert werden. Ein Darlehnsantrag kann so innerhalb weniger Stunden bearbeitet werden. Die Workflow Routine erfordert nur, dass der Supervisor Ausnahmen beherrscht. Die Logik in den Workflow Engines ist in Lage zu entscheiden, ob ein Darlehn gewährt werden kann oder nicht.

⁶ http://wfmc.org/, (07.11.2006)

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