II

Inhaltverzeichnis

Abk  ürzungsverzeichnis.  IV

0.  Management abstract - 1 -  

1.  Einleitung - 1 -  

1.1  Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit - 1 -  

1.2  Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise - 2 -  

2.  Theoretische Grundlagen - 3 -  

2.1  Definitionen und Begriffsabgrenzung - 3 -  

2.1.1  Vertragsmanagement - 3 -  

2.1.2  Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements - 5 -  

2.1.3  Betriebskosten - 6 -  

2.1.4  Projektmanagement - 6 -  

2.2  Erfolgsfaktoren - 7 -  

2.2.1  Identifikation wesentlicher Einflussgrößen - 7 -  

2.2.2  Ableitung relevanter Erfolgsfaktoren - 9 -  

2.3  Zusammenfassung - 10 -  

3.  Analyse der Ausgangssituation bei der Wohnungsbaugenossenschaft „Thomas “ e. G. -  

11  -  

3.1  Organisation der „Thomas “ e. G. - 11 -  

3.2  Betriebskostenmanagement - 11 -  

3.3  Bestandsaufnahme von Betriebskostenverträgen - 13 -  

3.4  Verfahrensweisen im Umgang mit Betriebskosten - 13 -  

4.  Initiierung, Planung und Durchführung des Projektes - 16 -  

4.1  Initiierung auf Grundlage einer internen Risikoanalyse - 16 -  

4.2  Planung - 17 -  

4.2.1  P-MOrganisationsform - 18 -  

4.2.2  P-MZeitplanung - 19 -  

4.2.3  P-MKostenschätzung - 19 -  

4.3  Durchführung - 21 -  

4.3.1  Anforderungssammlung im Projektteam - 21 -  

4.3.2  Anforderungen an einen Betriebskostenvertrag - 22 -  

4.3.3  Anforderungen an das Managen von Betriebskostenverträgen - 23 -  

4.3.4  Anforderungen an die technische Umsetzung eines Betriebskosten-  

Vertragsmanagements .................................................................................................... - 25 -

III

4.3.5  Zusammenstellung der Anforderungen - 26 -  

4.3.6  Anforderungen an eine Vertragsmanagementsoftware - 27 -  

4.3.7  Bestehende Softwaretools / kritische Würdigung - 29 -  

4.3.8  Mögliche Lösung für das Betriebskosten-Vertragsmanagement - 34 -  

Literaturverzeichnis  - 38 -  

Internetquellen ............................................................................................................... - 40 -

IV

Abkürzungsverzeichnis

MS- SQL Microsoft SQL Datenbank Server ERP Enterprise Resource Planning XML Extensible Markup Language ODBC Open Database Connectivity KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich IdW Institut der Wirtschaftsprüfer IP Internetprotokoll SQL Structured Query Language AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen PMI Project Management Institute

- 1 - 0.Management abstract

1. Einleitung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung der Arbeit

Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch komplexe Unternehmensaufgabe dar. Im Unternehmensalltag sind ungefähr 80 Prozent der Tätigkeiten vertragsgebunden. Dabei werden Verträge nicht nur in juristischer Hinsicht zunehmend komplexer sondern sind auch in Bezug auf finanzielle Rahmenbedingungen, Logistikaspekte oder Qualitätsanforderungen umfassender. Obwohl Verträge einen direkten Einfluss auf Umsatz oder Kosten haben, wird der Erfassung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen häufig kaum oder keine Beachtung geschenkt. 1

In der vorliegenden Arbeit wird ein positives Beispiel dargestellt, ein Berliner Wohnungsbauunternehmen. Die „Thomas “ e.G. hat erkannt, dass das Managen von Verträgen und deren Inhalten, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sichert und steigert.

Obwohl das Unternehmen schon mit Software Unterstützung seine Verträge verwaltet, treten immer wieder Fehler auf, wie das Verpassen von Kündigungsfristen oder, dass Vertragsinhalte langwierig recherchiert werden müssen, da der zuständige Mitarbeiter ausgefallen ist, um nur einige Schwierigkeiten im Umgang mit Verträgen zu nennen. Eine besondere wirtschaftliche Belastung für die Wohnungswirtschaft sind die Betriebskosten, die in den letzten Jahren überproportional gestiegen sind und für die Eigentümer eine Reduzierung der Rendite bedeuten kann.

¹ Vgl. Vortrag RA Grünhagen, M. (2008) ; vgl. http://www.korts.de/pdf/zeitungen/vertragsmanagement.pdf [17.06.2009].

- 2 -Diese Arbeit setzt sich detailliert mit dem Thema Vertragsmanagement im Bereich Betriebs-kosten auseinander, mit dem Ziel einen denkbaren Projektablauf zu entwickeln und aus den gewonnenen Erkenntnissen eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.

1.2 Abgrenzung des Themas und Vorgehensweise

Das Scheitern der meisten Projekte liegt an der Unterschätzung des Umfanges und dem daraus resultierenden mangelnden Einsatz von Ressourcen und Kompetenzen. ² Betrachtet man das zu behandelnde Thema anhand der Industriestandards des Project Management Institute (PMI), erhält man einen Einblick in die Komplexität. Es ist sowohl ein Organisations-, Qualitäts- als auch ein IT-Projekt. Blickt man auf die Wissensgebiete wird der Umfang noch klarer:

Abb. 1: Wissengebiete des Projektmanagements.

Quelle: Projektmanagementrahmen, Langenbacher, G. (2009), Folie 14.

Es wird deutlich, dass die ‚Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement’ alle Wissensgebiete des Projektmanagements berücksichtigt, z. B. das Beschaffungsmanagement durch effektivere Vertragsanbahnung und -abschluss oder das Risikomanagement durch Beseitigung oben genannten Schwierigkeiten sowie das Personalmanagement durch Qualifizierung der Mitarbeiter. 3

Um einem Scheitern des Projektes ‚Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement’ entgegenzusteuern, versucht diese Arbeit sich mit der Komplexität dieser Thematik auseinander zu setzen und die Durchführung des Projekts entsprechend vorzubereiten.

² Hat er da nicht was in seinen Aufzeichnungen.

³ Vgl. http://www.pmqs.de/ [28.06.2009].

- 3 -Im Anschluss an diese Einführung werden theoretische Grundlagen erläutert und thematisch eingegrenzt sowie in der Fachliteratur ermittelte Erfolgsfaktoren des Projektmanagements herausgestellt. Im anschließenden Kapitel wird die derzeitige Situation der Wohnungsbauge-nossenschaft „Thomas “ e. G. geschildert. Zur besseren Einordnung der Thematik folgt eine Risikoanalyse, bevor eine Handlungsanweisung zur Durchführung des Projektes erarbeitet wird. Abschließend wird eine Auswahl von möglicher Software vorgestellt und kritisch auf die Nutzbarkeit bei der „Thomas “ e. G. geprüft.

An dieser Stelle weisen wir darauf hin, dass der derzeitige Stand der Fachliteratur zum Thema Vertragsmanagement nicht so umfangreich ist, wie z. B. zum Projektmanagement allgemein. Aktuelle Literaturquellen sind nur äußerst begrenzt verfügbar, weshalb auch auf Internetquellen, Seminarunterlagen und Vortragspräsentationen zurückgegriffen wurde sowie eine Ergänzung durch Erfahrungen aus der Praxis erfolgte.

2. Theoretische Grundlagen

Um sich der eigentlichen Themenstellung `Effektive Gestaltung eines Systems zum Vertragsmanagement´ in geeigneter Weise zu nähern, bedarf es eingangs der Klärung der Begrifflichkeiten, die diesem Themenkomplex zu Grunde liegen. Es sei hier der ergänzende Hinweis gestattet, dass die hier gewählte inhaltliche Dimension der Ausführungen dem eigentlichen Schwerpunkt der Arbeit folgt und sich auf das Wesentliche begrenzt.

2.1 Definitionen und Begriffsabgrenzung

2.1.1 Vertragsmanagement

Die wachsende Qualität und Komplexität von Geschäftsvorgängen, insbesondere unter Berücksichtigung der internationalen Ausrichtung vieler Unternehmen, verlangt nach einer Systematisierung und Strukturierung im Umgang mit Verträgen sowie vertragsrelevanten Informationen.

Das Vertragsmanagement befasst sich mit der „Steuerung der Gestaltung, des Abschlusses, der Fortschreibung und der Abwicklung von Verträgen zur Erreichung der Projektziele.“ ⁴ . Dies umfasst sämtliche zwischen den Projektbeteiligten geschlossene Vereinbarungen.

Als eine Maxime einer erfolgreichen Unternehmensführung erfährt das Vertragsmanagement eine immer größer werdende Bedeutung, insbesondere auch vor dem Hintergrund der Inter-

⁴ http://www.projektmagazin.de/glossar/gl-0583.html [13.06.2009].

- 4 -nationalisierung und steigenden Komplexität der Geschäftstätigkeit. Dabei geht das Managen und Organisieren von Verträgen weit über den einzelnen Vertragsschluss hinaus. Neben den im nachfolgenden Prozessablauf dargestellten Aufgaben (siehe Abb. 2), werden die er-forderliche Informationstransparenz und Prozesssicherheit gewährleistet, um den Überblick behalten und trotz eines starken Wettbewerbs weiterhin am Markt bestehen zu können. 5

Abb. 2: Prozessablauf.

Quelle: diwi-Kongress 2004 „Vision, Innovation, Kreation: Dienstleister für Hamburg!“, S. 9. 6

Das gezeigte Schaubild macht deutlich, dass das Vertragsmanagement bereits vor dem eigentlichen Vertragsabschluss einsetzt. In der Konzeptionsphase wird zunächst die Vertragsstrategie festgelegt, etwaige Risikopotenziale eruiert und das Zeitziel vereinbart. Im Rahmen der Realisierungsphase erfolgt die konkrete Vertragsgestaltung, wobei die Grenzen der gesetzlichen Vertragsfreiheit auszuloten und auf die Vertragsziele auszurichten sind. Nach dem Vertragsabschluss folgt die Durchsetzungsphase, innerhalb derer die Vertragsdurchführung sowie das Vertragscontrolling geleistet wird.

⁵ Vgl. http://www.korts.de/pdf/zeitungen/vertragsmanagement.pdf [17.06.2009].

⁶ http://www.wn-recht.de/files/vertragsmanagement-3-phasen-modell.pdf [14.06.2009].

Abb. 3: Nutzen des Vertragsmanagements.

Quelle: Praxisseminar Vertragsmanagement, 22.04.2008, Folienpräsentation, S. 15. 7

2.1.2 Wesentliche Bestandteile des Vertragsmanagements

Die wesentlichen Bestandteile des Vertragsmanagements lassen sich wie folgt differenzieren:

Vertragscontrolling

Die Hauptaufgabe des Vertragscontrollings besteht darin, die impliziten Risiken im Vertragswesen aufzudecken und darauf aufbauend Strategien zur Risikovermeidung zu erarbeiten. ⁸ Daher stellt ein effektives Vertragscontrolling für Unternehmen eine unerlässliche Voraussetzung für langfristigen Erfolg dar.

Die Bewertung eingegangener Vertragsbeziehungen ist im Vergleich zu den traditionellen Untersuchungsgegenständen des Controlling eine wesentlich komplexere Aufgabe. Denn sie kann sich nicht an objektiven Faktoren (Umsatz, Deckungsbeiträge) orientieren, sondern hat das Verhältnis eingegangener und erworbener Rechte und Pflichten sowie die Vertragsrisiken zu bewerten. 9

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung dient ebenso der Optimierung des Vertragswesens. Um diese, wie auch die Effizienz im Vertragswesen, stets zu gewährleisten, ist die Erfassung von Verant-wortlichkeiten und den konkreten Vertragspartnern eine wichtige Maßnahme zur Qualitätssicherung im Rahmen des Vertragsmanagements. Daraus ableitend umfasst der Gegenstand der Vertragsverwaltung insbesondere die Erfassung und Verwaltung von vertragsrelevanten

⁷ http://www.omninet.de/fileadmin/downloads/de/info/02_Praxisseminar_Vertragsmanagement_MF.pdf [14.06.2009].

⁸ Vgl. Schütte, D., Beutin, A. (2008), S. 19.

⁹ Vgl. Klotz, M., Dorn, D.-W. (2006), S. 67 ff.; vgl. Heussen, B. (2007), S. 33.