IT Asset Management

  INHALT  

1  WAS VERSTEHT MAN UNTER IT ASSET MANAGEMENT  3

1.1  Definition  3

1.2  Hardware-Management  3

1.3  Software Lizenz-Management  4

1.3.1  Zielstellung  4

1.3.2  Gründe für ein Software Lizenz-Management  4

1.3.3  Gefahren eines mangelhaften bzw fehlendem Lizenzmanagement  5

1.3.4  Wie führt man ein Software Lizenz-Management ein  5

1.3.5  Inventarisierung und Archivierung der Softwareprodukte lizenzen  6

1.3.6  Anforderungen an den Funktionsumfang eines Software-Managements  6

1.3.7  Fragestellungen zum Lizenzmanagement an ein Unternehmen  8

1.3.8  Was kann man konkret einsparen  9

1.3.9  Zusammenfassung  10

2  MARKTUNTERSUCHUNG FÜR ITA-MAPPLIKATIONEN  11

2.1  Vorraussetzungen und Bedingungen für die Marktuntersuchung  11

2.2  Anforderungsgerechte Applikationen  12

2.3  Nicht anforderungsgerechte Applikationen  14

2.4  Ergebnis Konsequenzen der Untersuchung  14

3  DETAILLIERTE PROGRAMMUNTERSUCHUNGEN  15

3.1  Asset Navigator 3 05  15

3.1.1  Programmbeschreibung  15

3.1.2  Preis Lizenz  15

3.1.3  Hersteller-Support  16

3.1.4  Features Extras  16

3.1.5  Screenshots  18

3.2  Network Auditor 3 0  27

3.2.1  Programmbeschreibung  27

3.2.2  Preis Lizenz  28

3.2.3  Herstellersupport  28

3.2.4  Features  28

3.2.5  Screenshots  30

3.3  OCS Inventory Manager 2 00  36

3.3.1  Programmbeschreibung  36

3.3.2  Preis Lizenz  37

3.3.3  Hersteller-Support  37

3.3.4  Funktionelle Spezifikation Perfomance  37

3.3.5  Features  39

3.3.6  Screenshots  42

4  OPEN-SOURCE SOFTWARE  44

4.1  Was ist Open-Source Software Kriterien  44

4.2  Stärken von Open-Source Software  44

4.3  Geschäftsmodelle mit Open-Source Software  45

4.4  Qualitätssicherung Zertifizierung von Open-Source Software  46

5  FAZIT EMPFEHLUNGEN FÜR ITA-MBETREIBER  48

6  QUELLENVERZEICHNIS  49

6.1  Internet-Links  49

6.2  Literatur  49

7  ANHANG  50

7.1  Lizenzen  50

7.1.1  Open-Source License (englisch)  50

7.1.2  GNU-GPL License (englisch)  51

7.1.3  GNU-GPL License (deutsch)  57

IT ASSET MANAGEMENT

1 WAS VERSTEHT MAN UNTER IT ASSET MANAGEMENT?

1.1 Definition

Unter Asset Management im allgemeinen versteht man alle Maßnahmen und

Hilfsmittel zur effizienten Verwaltung sämtlicher Vermögensgegenstände (engl.

„assets“) einer Unternehmung.

In diesem Kontext umfasst der Begriff eines IT Asset Management (ITAM) alle

Maßnahmen und Hilfsmittel zur Optimierung von Beschaffung und Verwaltung

sämtlicher IT-Assets in einer Unternehmung unter ökonomischen Gesichtspunkten.

IT-Assets sind hierbei sowohl die Hardware und alle peripheren Geräte als auch die

gesamte Software und deren zugehörige Lizenzen.

1.2 Hardware-Management

Das Hardware-Management beinhaltet die kontinuierliche, akkurate

Inventarisierung sämtlicher in einem Unternehmen befindlicher Hardware und

peripherer Geräte sowie die EDV-basierte Ausgabe von strukturierten,

zweckmäßigen Reports als Entscheidungsgrundlage für die Organisation für

eventuelle weitergehende Beschaffungsmaßnahmen. Die Inventarisierung kann im

Optimalfall vollautomatisch, mittels eines zentral gesteuerten, regelmäßigen

Netzwerk-Scans erfolgen.

In der Praxis gehen Hard- und Softwaremanagement oft einher, wobei letzteres

aufgrund der verbundenen hohen Haftungsrisiken eine übergeordnete Rolle spielt.

Das folgende Kapitel vertieft aus diesem Grunde die praktische Gestaltung eines

professionellen, EDV-gestützten Managementsystems für Software und Lizenzen,

dessen Strukturen im Rahmen eines ganzheitlichen IT Asset Managements für die

effiziente Erfassung und Verwaltung von Hardware mitgenutzt werden sollten.

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IT ASSET MANAGEMENT

1.3 Software/Lizenz-Management

1.3.1 Zielstellung

Software/Lizenz-Management hat das Ziel, Software in technischer und

lizenzrechtlicher Hinsicht optimal einzusetzen. Anders ausgedrückt sorgt

Lizenzmanagement dafür, dass die richtige Lizenz zur

richtigen Zeit, am richtigen PC und zu einem günstigen

Preis eingesetzt wird. Ziel ist, unter einem

vorgegebenen Rahmen Kosten zu minimieren, die

Datensicherheit zu maximieren und eine

Imagegefährdung des Unternehmens zu vermeiden. Oft

ist ein ausreichend tiefer Einstieg in diese Problematik

durch das Tagesgeschäft behindert, zumal selten

zusätzliche Stellen genehmigt werden bzw. keine personellen Ressourcen für das

Projekt freigestellt werden können.

1.3.2 Gründe für ein Software/Lizenz-Management

Um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, müssen

Unternehmen mit dem immer schneller

fortschreitenden Technologiewandel Schritt halten.

Hierfür müssen sie immer häufiger neue

Softwareprogramme oder neue Softwareupdates

und -versionen einsetzen. Das macht eine exakte

Planung des Softwareeinsatzes sowie eine

effiziente Verwaltung der Softwarelizenzen unabdingbar. Unkontrollierter oder nicht

ausreichend transparenter Einsatz von Software birgt erhebliche Risiken für

Unternehmen.

4

IT ASSET MANAGEMENT

1.3.3 Gefahren eines mangelhaften bzw. fehlendem Lizenzmanagement

Einerseits wächst die Gefahr von unnötigen Softwarekosten durch ineffiziente

Software-Verwaltung sowie durch unnötigen und falschen oder zu teuren

Softwareerwerb. Unorganisierte Softwareinstallation birgt die Gefahr der

unbemerkten Einschleusung von Computerviren, wodurch der Supportaufwand

erheblich ansteigen kann. Andererseits wächst die Gefahr, dass Unternehmen

unverschuldet für die Verletzung von Urheberrechten aufgrund von ungenügenden

Lizenzen oder Raubkopien in die Haftung genommen werden. Das immer härtere

Vorgehen der Softwareindustrie gegen Raubkopierer verschärft die Situation.

1.3.4 Wie führt man ein Software/Lizenz-Management ein?

Ausgangspunkt der Einführung eines Softwarelizenz-Managements ist die präzise

Analyse der aktuell praktizierten Lizenz-Verwaltung. Mögliche Schwachstellen in der

Softwarelizenz-Beschaffung müssen zunächst aufgedeckt und Risiken für eine

Unter- oder Überlizenzierung eingeschätzt werden. Im nächsten Schritt sollte ein

unternehmensinternes Software-Audit durchgeführt werden. Hierzu wird die

installierte Software mit den

bestehenden Lizenzen verglichen,

gegebenenfalls müssen fehlende

Lizenzen erworben werden. Auf Basis

des Software-Audits kann nun eine

detaillierte Auswertung erstellt sowie die

Kernfragen definiert werden. Die auf

diesem Wege erlangten Erkenntnisse

sind gewöhnlich von großem Nutzen bei der Erstellung eines Regelwerks für die

Verwaltung der Software. Aufbauend auf den Ergebnissen des Software-Audits und

dessen Auswertung wird in einem abschließendem Schritt das eigentliche Projekt

bzw. die Anforderungen an eine Software zur Optimierung eines Softwarelizenz-

Managements definiert.

5

IT ASSET MANAGEMENT

1.3.5 Inventarisierung und Archivierung der Softwareprodukte/-lizenzen

Um jederzeit aktuell über den richtigen Stand der Lizenzierung in Kenntnis zu sein,

müssen die zur Verfügung stehenden

Lizenzen ständig mit den tatsächlichen

Installationen abgeglichen werden. Eine

Inventarisierungssoftware überwacht den

aktuellen Bestand der Software-

Installationen. Der Bestand an Lizenzen

wird über ein Archiv verwaltet.

Regelmäßig generierte Reports bilden die

Grundlage für die Entscheidung, ob

Software-Programme deinstalliert oder neue Lizenzen erworben werden sollen.

1.3.6 Anforderungen an den Funktionsumfang eines Software-Managements

Aus den in den Abschnitten 1.3.1, 1.3.2 und 1.3.3 aufgezählten Gründen sollte ein

modernes, EDV gestütztes Software-Management den folgenden Anforderungen

weitestgehend gerecht werden:

1. Vertragserfassung: Zur Verwaltung von bestehenden Software-Verträge,

muss eine Möglichkeit bestehen, diese entsprechen mit den einzugebenden

Lizenzdaten verknüpfen zu können.

2. Lizenzerfassung: Das Verwaltungsprogramm muss (z.B. über ein Browser-

Frontend) in der Lage sein, die Lizenzverwaltung zentral (intra- oder

internetbasiert) per manueller Eingabe durchzuführen oder deren

automatisierte Registrierung über ein Warenwirtschaftssystem vorzunehmen.

3. Softwareanalyse: Die im Unternehmen installierte Software muss manuell

oder über ein Inventarisierungstool automatisch erfasst werden können.

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IT ASSET MANAGEMENT

4. Knowledge Base: Das System soll die erworbenen Lizenzen mit der

eingesetzten Software vergleichen. Dabei sollen automatisch die aktuellen

Lizenzmodelle, die verwendeten Lizenzformen und die in den Lizenzverträgen

gewährten Rechte und Pflichten erfasst und berücksichtigt werden.

5. Reporting: Als Ergebnis soll der Lizenzierungsgrad sämtlicher installierter

Software ausgegeben werden. Dieser Report kann auch an weitere Systeme

wie z.B. an ein Berichtswesen weitergegeben werden. Der aufwändige und

fehlersensible manuelle Vergleich wird somit umgangen.

6. Anpassungsfähigkeit: Die Lizenzverwaltungs-Software sollte unkompliziert

den speziellen Bedürfnissen des Unternehmen angepasst werden können,

zumal dieses oft einem stetigen Wandel aufgrund wechselnder

Marktbedingungen unterliegt.

7

IT ASSET MANAGEMENT

1.3.7 Fragestellungen zum Lizenzmanagement an ein Unternehmen

Der im folgenden zusammengestellte Fragebogen wurde erarbeitet, um einem

externen Dienstleister gezielt Informationen über den Status des Lizenz-

managements in einem von ihm betreuten Unternehmen zu geben. Nichtsdestotrotz

ist jedoch auch eine Verwendung für ein internes Audit denkbar.

1. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Softwarelizenzen einkauft?

2. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Software installiert?

3. Gibt es in Ihrem Unternehmen Richtlinien, wer Softwarelizenzen verwaltet?

4. Besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter auf Ihren Arbeits-PCs Software

selber installieren?

5. Führen Sie, oder jemand in Ihrem Unternehmen, regelmäßige

Weiterbildungen zu dem Thema "Lizenzrecht" durch?

6. Haben Sie eine Fernwartung und Softwareverteilung im Einsatz?

7. Haben Sie die Möglichkeit den aktuellen Stand der Softwareinstallationen in

Ihrer Firma zu überprüfen?

8. Haben Sie schon mal einen Abgleich zwischen den gekauften und installierten

Lizenzen durchgeführt?

9. Werden in Ihrem Unternehmen Lizenzen, die älter als 10 Jahre sind, entsorgt?

10. Muss Ihr Software/Lizenz-Management manchmal anderen, scheinbar

wichtigeren Aufgaben, weichen?

11. Dokumentieren oder archivieren Sie Softwarelizenzen in elektronischer oder

schriftlicher Form?

12. Haben Sie bereits am Microsoft LMP-Programm teilgenommen?

8

IT ASSET MANAGEMENT

1.3.8 Was kann man konkret einsparen?

Mit einem Softwarelizenz-Management können Softwarelizenzen effizienter

eingesetzt und die Verwaltung sowie die Beschaffung neuer Lizenzen wirtschaftlicher

durchgeführt werden. Nach Untersuchungen der Gartner Group, einem der weltweit

führenden Markt-Analysten, lässt sich mit Lizenzmanagement eine

Nettokosteneinsparung von bis zu 15 Prozent realisieren.

Zwei Beispiele belegen das, was Unternehmen durch effizientes Softwarelizenz-

Management in der Praxis tatsächlich einsparen können – und dies ohne dass im

folgen die Haftung durch einen klagenden Hersteller geltend gemacht worden wäre:

Beispiel 1:

Ein Kunde benötigte 50 mal Office 97. Er kaufte bei seinem Händler für 23.950 Euro

Boxenprodukte à 479 Euro. Im Zuge des Microsoft Lizenzmanagement Programms

(LMP) stellt sich heraus, dass es sich hier um Update-Versionen handelte.

Gleichzeitig wir eine Unterlizenzierung festgestellt, da nur 18 updatefähige Lizenzen

nachgewiesen werden können. Die Nachlizenzierung, eine Word-Vollversion über die

Microsoft Preisstaffel "Open A", kostet 32 x 600, also 19.200 Euro. Es entstehen

Gesamtkosten von 43.150 Euro. Bei sofortiger Lizenzierung nach LMP hätte der

Kunde anstatt der Boxenprodukte Lizenzen im Lizenzmodell Open erworben. Er

hätte dafür insgesamt - inklusive der Kosten für das Zertifikat - nur 34.160 Euro

gezahlt. Das bedeutet ein Einsparungspotenzial von rund 9.000 Euro oder über 20

Prozent.

Beispiel 2:

Bei einer Inventur wird festgestellt, dass die EDV-Abteilung in den vergangenen zwei

Jahren insgesamt rund 200 neue Arbeitsstationen gekauft hatte. Für diese PCs hatte

der Einkauf zentral über einen bestehenden Volumen-Vertrag mit Microsoft in guter

Absicht Lizenzen für die Betriebssysteme erworben. Was der Einkauf nicht wusste:

die PCs waren bereits alle mit OEM-Betriebssystemen ausgestattet. Der Kunde war

also überlizenziert mit einem Wert von 90.000 Euro!

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IT ASSET MANAGEMENT

1.3.9 Zusammenfassung

10

IT ASSET MANAGEMENT

2 MARKTUNTERSUCHUNG FÜR ITAM-APPLIKATIONEN

2.1 Vorraussetzungen und Bedingungen für die Marktuntersuchung

Die Minimalanforderungen, die eine geeignete ITAM-Software erfüllen sollte

und auf die sämtliche Applikationen im Rahmen dieser Marktrecherche untersucht

worden sind, wurden aus den allgemeinen Erkenntnissen dieser Projektarbeit sowie

den Anforderungen, die weltweit operierende Dienstleistungsunternehmen an ein

ITAM stellen, abgeleitet. Diese Minimalanforderungen sind im einzelnen:

• Erfassung von Software, Hardware & Lizenzen

• Software/Lizenz-Abgleich

• Server/Client-Fähigkeit

• Möglichkeit von regelmäßigen Netzwerkscans

• Bedarfsgerechte, automatisch generierte Reportausgabe

Sämtliche in dieser Untersuchung gelistete Hersteller von ITAM-Software

wurden direkt oder indirekt per Suchmaschine (Google) im Internet ermittelt. Auf den

Web-Präsenzen der Anbieter fanden sich gewöhnlich neben kostenlosen Probe-

Downloads (Trial-Versionen) auch weitergehende Informationen bezüglich

Installation, Features und Preis der Software. Sofern keine Preisinformationen direkt

verfügbar waren, wurden diese per direkter Anfrage an den Hersteller ermittelt. Zu

einem Großteil sind die gelisteten Preise jedoch nicht als Festpreise sondern als

Staffelpreise anzusehen, die bei Großabnehmern noch einen breiten

Verhandlungsspielraum offen lassen dürften.

Die folgende tabellarische Übersicht über sämtliche im Rahmen dieser

Recherche untersuchte ITAM-Software, untergliedert sich in die Applikationen, die

den oben genannten Minimalanforderungen gerecht werden bzw. in die, die dies

nicht tun. Letztere erscheinen hier lediglich, um eine unnötige, eventuelle spätere

Untersuchung durch weiterbearbeitende Dritte auszuschließen.

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