Gesamtkonzeption zur wirtschaftlichen und technischen Analyse des mittelständischen Unternehmens „Druckerei Nordlicht GmbH & Co.“ und die daraus abzuleitenden Konsequenzen

Inhaltsverzeichnis

1. Ist Analyse (Ausgangssituation)

2. Projektplanung

3. Ansätze zur Verbesserung
3.1 Durchlaufzeiten
3.2 Aufbauorganisation
3.3 Betriebliches Vorschlagswesen
3.4 Just in Time Lieferung
3.5 Eigen- oder Fremdfertigung (Make or Buy)
3.6 Kaizen & KVP
3.7 Qualitätszirkel
3.8 Leistungsbezogene Prämien - Gewinnbeteiligung
3.9 Informationsmanagement
3.10 Benchmarking
3.11 Einsatz von Produktmanagern
3.12 Factoring Gesellschaft
3.13 Wissensdatenbank
3.14 Mitarbeiterschulung / Seminare
3.15 Weitere Verbesserungsvorschläge
3.16 Auswirkungen auf das Kapital

4. Unternehmensanalyse
4.1 Hausdruckerei für den internen Geschäftsbereich
4.2 Zukünftige Geschäftsbereiche

5. Finanzierungsarten

6. Marketing
6.1 Marktforschung
6.2 SWOT Analyse
6.3 Zielgruppenanalyse
6.4 Marketingziele
6.5. Marketinginstrumente
6.5.1 Produktpolitik
6.5.2 Preispolitik
6.5.3 Distributionspolitik
6.5.4 Kommunikationspolitik

7. Mitarbeitereinbindung
7.1 Mitarbeiterführung
7.1.1 Mitarbeitergespräche
7.1.2 Motivation
7.1.3 Kommunikation
7.1.4 Kontrolle
7.1.5 Beurteilung, Feedback, Anerkennungs- & Kritikgespräche
7.2 Personalentwicklung
7.3 Berufsausbildung

8. Projektteams
8.1 Funktionen eines erfolgreichen Projektteams

9. Anforderungen an Mitarbeiterbroschur
9.1 Papierauswahl Mitarbeiterbroschur

10. Mediengestaltung
10.1 Logogestaltung

11. Datenverarbeitung

12. Kalkulation

13. Change Management
13.1 Konfliktmanagement
13.2 Moderation
13.3 Präsentation

14. Schlusswort

15. Literaturverzeichnis & Hilfsmittel
15.1 Fußnoten
15.2 Literaturverzeichnis
15.3 Internetquellen
15.4 Hilfsmittel

1. Ist Analyse (Ausgangssituation)

Nach erfolgreich bestandener Prüfung zum Industriemeister habe ich in einem mittelständischen Unternehmen, der Druckerei Nordlicht GmbH & Co., die Aufgabe übernommen, das Unternehmen auf seine wirtschaftlichen und technischen Belange hin zu überprüfen. Besonders im Fokus stehen dabei die betrieblichen Arbeitsabläufe, vor allem wie kürzere Fertigungszeiten erreicht werden können, wie die Auftragsdurchlaufzeiten optimiert werden können, sowie die Überprüfung von Leistungsgrad, Nutzungsgrad, Qualität und welchen Einfluss eventuelle Veränderungen auf das Kapital des Unternehmens erwarten lassen.

Die Druckerei beschäftigt derzeit ca. 600 Mitarbeiter.

Man kann zwischen 2 Kerngeschäften unterscheiden:

Verpackungen:

werden auf Flexo- und Tiefdruckmaschinen rotativ hergestellt

Tapeten:

werden auf Flexo- und Tiefdruckmaschinen rotativ hergestellt, sowie auf 6 Siebdruckanlagen für PVC Tapeten (ebenfalls rotativ)

Möglichkeiten zum Andruck bieten sich zum einem im Flachsiebdruck, zum anderen aber auch rotativ für die anderen Druckverfahren. Druckfarben & Plastisole werden auf eigenen Anlagen im Haus hergestellt. Es ist eine Farbmischanlage mit Restfarbenverwertung vorhanden. Die Herstellung von rotativen Druckformen findet derzeit nicht im Haus statt, sondern wird extern eingekauft.

Überlegungen eine kleine eigene Hausdruckerei für den internen Geschäftsbereich aufzubauen sind gemacht worden. Eine Umsetzung ist derzeit allerdings nicht geplant.

2. Projektplanung

Ein Projekt kann grob in 3 Bereiche eingeteilt werden:

1.) Planungsphase
2.) Realisierungsphase
3.) Abschlussphase

Um eine detaillierte Projektplanung durchführen zu können, ist es zunächst wichtig, sich einen groben Überblick über das gesamte Unternehmen zu verschaffen. Hierbei werden schon die Kernbereiche sichtbar, die es zu analysieren gilt. Danach folgen die Erstellung der Aktivitätenliste, das Zusammenstellen der Arbeitspakete, die sachlogische Gliederung des Projekts (Projektstrukturplan), der Projektablaufplan und abschließend der Terminplan.

Folgende Bereiche sollen in den kommenden 3 Monaten untersucht und analysiert werden:

Einkauf

- Vereinbarte Zahlungsziele mit Lieferanten
- Vorgehen bei Lieferantenauswahl
- Bestellart (Lagerhaltung oder fertigungssynchrone Beschaffung)

Marktanalyse

- Bestimmung der Zielgruppe
- Was sind die Marketing-Ziele
- Überprüfung und Erstellung des Marketing-Mix

Vertrieb/Verkauf

- Wie ist der Umgang mit den Kunden
- Welche Reaktionszeit gibt es bei Anfragen oder Aufträgen
- Wie wird bei der Erstellung der Arbeitspapiere vorgegangen

Kalkulation

- Vorgehen bei der Preisfindung
- Welche Kalkulationsmethode wird angewandt Wie detailliert ist der Leistungskatalog
- Sind die hinterlegten Werte vollständig und richtig

Arbeitsvorbereitung

- Wie werden Informationen (Aufträge) aufgearbeitet
- Wie lange dauern die Bearbeitung und die Erstellung der Arbeitspläne
- Wie lange dauert die Beschaffung von Werkzeugen & Druckformen

Druckvorstufe

- Welche Hard- und Software wird verwendet Wie werden die Daten aufbereitet
- Wie ist das Color-Management-Systems aufgebaut
- Wie werden die Daten ausgegeben (mit welchen Maschinen) Wie erfolgt der Datentransfer (Analog, ISDN, FTP)

Drucksaal

- Welche Kapazitäten stehen zur Verfügung
- Anordnung der Maschinen (Layout)
- Interne Transportwege
- Ermittlung der Rüstzeiten
- Ermittlung der Fortdruckzeiten (Leistungsdaten)
- Vollständigkeit der Arbeitsmittel und Informationen
- Datenerfassung von Auftragszeiten (BDE)
- Stillstandszeiten (Dauer und Ursache)
- Welche Maschinensteuerungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung
- Überprüfung von Qualität und Richtigkeit bei der Produktion
- Ermittlung der Ausschussquote

Weiterverarbeitung / Endkonfektionierung

Hier sollen grundsätzlich die gleichen Parameter überprüft und analysiert werden wie im Drucksaal.

Versand

- Wie groß ist die Zeitspanne von Fertigstellung der Ware bis zur Auslieferung
- Welche Kosten entstehen pro Versand
- Auf welche Versandarten wird zurückgegriffen Fahrzeuge, etc.)

Mitarbeiter

- Arbeitsweise der Mitarbeiter
- Wie motiviert sind die Mitarbeiter
- Wie hoch ist die Leistungsbereitschaft
- In welchen Bereichen besteht Schulungsbedarf

Informationsmanagement

- Wie sind Kommunikationswege im Unternehmen
- Wie sind die Informationswege im Unternehmen
- Stehen alle benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung
- In wie weit ist das komplette Unternehmen vernetzt

Lager

- Wie hoch ist der Bestand an Rohmaterial, Halbfertigwaren und Fertigwaren
- Wie viel Kapital ist im Lager gebunden
- Welches Bestellverfahren findet Anwendung

Aufbau einer eigenen kleinen Hausdruckerei

- Reicht der Bedarf aus, um eine eigene kleine Hausdruckerei aufzubauen
- Was müsste beim Aufbau einer Hausdruckerei beachtet werden

Unternehmensanalyse

- Sollten Geschäftsbereiche verlassen werden
- Sollten neue Geschäftsbereiche aufgebaut werden

Nachdem ich die Teammitglieder für das Projekt ausgewählt habe, werden diese in einem Kick-Off Meeting umfassend über die Aufgabenstellung und Ziele informiert. Auch der Projektablaufplan, bzw. Projektterminplan, welcher sich im Anhang befindet, wird an dieser Stelle erläutert. Des Weiteren werden die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teilaufgaben festgelegt. Die Anforderungen an ein Projektteam werden unter Punkt 8. „Projektteam“ beschrieben.

Nach Erreichung jeden wichtigen Abschnittes, den so genannten Meilensteinen, trifft sich das Projektteam um über die Ergebnisse und gewonnenen Erkenntnisse zu sprechen, diese zu analysieren, auszuwerten und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

3. Ansätze zur Verbesserung

In der Projektplanung sind die verschiedenen Bereiche, die das Projektteam untersucht hat, aufgeführt. Da viele Verbesserungsansätze für mehrere Bereiche im Unternehmen anzuwenden sind, soll im Folgenden die Möglichkeiten aufgezeigt werden, die zu Erreichung der vorgegebenen Ziele (siehe Punkt 1. „Ist Analyse“) hilfreich sein können. Des Weiteren habe ich die konkreten Lösungsvorschläge, die ich favorisieren würde, als Verbesserungsvorschläge aufgeführt und gekennzeichnet.

3.1 Durchlaufzeiten

Die Durchlaufzeit beschreibt die Zeit, die ein Auftrag zum durchlaufen eines Systems benötigt. In der Fertigung ]ist es die Zeitspanne von Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung des Erzeugnisses. Sie setzt sich zusammen aus Rüstzeit, Bearbeitungszeit und Liegezeit. Weitere Zeiten sind Lager- und Transportzeiten. Möglichkeiten in der Fertigung die Durchlaufzeit zu verkürzen sind ganz allgemein:

- Kapazität erhöhen, dadurch kann in gleicher Zeit mehr gefertigt werden (Durchsatz)
- Gleichartige Aufträge zusammenfassen, um Rüstzeit zu sparen
- Organisation der Auftragsabwicklung und Arbeitsorganisation
- Transportzeiten reduzieren durch bestmögliche Anordnung der Maschinen (Layout)

Verbesserungsvorschlag I:

Die Rüstzeiten sollen in Zukunft auf 2 Arten verringert werden: Zum einen werden gleichartige Aufträge zusammengefasst und nacheinander gedruckt, so dass man die Maschine nur einmal Einrichten muss und beim Auftragswechsel nur kleinere „Umrüstarbeiten“ notwendig sind. Zum anderen werden die Maschinen mit Hilfe so genannter CIP4 oder JDF Daten voreingestellt. Diese beiden Formate ermöglichen den Datenaustausch zwischen verschiedenen EDV Systemen. Es werden Verwaltungs- und Produktionsdaten zusammengeführt und die Voreinstellungen werden von den Produktionsmaschinen aus diesem Format geladen.

3.2 Aufbauorganisationen

Mit ca. 600 Mitarbeitern verfügt das Unternehmen über eine recht hohe Anzahl an Beschäftigten. Es hat sich gezeigt, dass ein Unternehmen, je mehr Mitarbeiter es beschäftigt, umso unflexibler auf individuelle Kundenwünsche reagieren kann. Dies lässt sich auf lange und eventuell umständlichen Informations- und Kommunikationswege zurückführen. Tiefgestaffelte Organisationen mit vielen Hierarchieebenen sind für das Tempo, das heute vorgelegt wird, zu schwerfällig. Die Wege müssen verkürzt werden, „Flache Hierarchien“ müssen her, um Entscheidungen direkt an der Basis treffen zu können.

3.3 Betriebliches Vorschlagwesen

Damit Mitarbeiter angehalten werden, sich über Verbesserungen im Unternehmen Gedanken zu machen, z.B. in Form von alternativen Herstellungsmethoden oder zur Vermeidung von Ausschuss, könnte man ein betriebliches Vorschlagwesen einführen. Sollte ein Mitarbeiter einen Vorschlag gemacht haben, der sofort oder nach weiterer Ausarbeitung umgesetzt werden kann, erhält er, je nach Kosteneinsparung die der Vorschlag bringt, eine Prämie.

3.4 Just in Time Lieferung

Just in Time ist mehr als nur eine Lieferart, es ist ein Gesamtkonzept, das ständige Verbesserung logistischer Prozesse als Ziel hat, die durch durchgängige Material- und Informationsflüsse entlang der Wertschöpfungskette erreicht werden soll.¹ Es sollte eine gründliche Lieferantenauswahl und Bewertung erfolgen. Details bezüglich Qualität, Lieferung, Lieferzeit, Lieferort und Konventionalstrafen sollten vertraglich fixiert werden, da bei Nichtlieferung des Lieferanten die gesamte Herstellung ins Stocken kommen kann. Der Lieferant liefert die Ware, mehr oder weniger dann ins Unternehmen, wenn sie gebraucht wird. Vorteile sind der Wegfall von Einlagerung und unnötiger Transport- und Liegezeiten, sowie keine, bzw. geringe Lagerzinskosten, keine Kapitalbindung im Lager und Risikominimierung, wie Veralterung der Bestände, Schutz vor Naturkatastrophen, etc. Nachteilig an diesem Konzept ist das erhöhte LKW Aufkommen auf den Straßen, was jedoch durch vorausschauende Planung gemindert werden kann.

Vor der Einführung der JIT-Lieferung sind folgende Punkte zu klären:

- Gründliche Planung sämtlicher Bewegungsprozesse
- Bindung an feste Partner
- Vernetzte Informationssysteme

Verbesserungsvorschlag II:

Im Unternehmen Nordlicht GmbH & Co. stellen die Rohstoffe Papier und Folie eines der größten Kostenblöcke da. Mein Vorschlag wäre, diese Materialien fertigungssynchron zu beschaffen. Dies würde nicht nur die Lagerhaltungskosten deutlich verringern, auch der Cashflow würde positiv beeinflusst, da weniger Kapital gebunden wäre. Voraussetzung dafür sind, wie oben schon beschrieben, geeignete Lieferanten mit entsprechenden vertraglichen Regelungen.

3.5 Eigen- oder Fremdfertigung (Make-or-Buy)

Die Abwägung, ob Eigen- oder Fremdfertigung, ist oft nicht ganz einfach zu beantworten. Die Eigenfertigung ist der Fremdfertigung sicherlich vorzuziehen, wenn man durch die externe Vergabe wichtiges „Know- how“ rausgeben müsste oder wenn die externe Beschaffung wegen unzureichender Qualität, mangelhafter Transportmöglichkeiten oder fehlender Lieferung unmöglich wäre. Vorteile ergeben sich jedoch, wenn man durch die Fremdvergabe Kosten einsparen kann. Auch positive Aspekte wie Risikominimierung aufgrund des technischen Fortschrittes und Wegfall der Lagerhaltungskosten sollten beachtet werden.

Verbesserungsvorschlag III:

Der Zukauf rotativer Druckformen erscheint mir, aufgrund der Größe des Unternehmens, nicht mehr zeitgemäß. Ich bin der Meinung, dass es auf Dauer wirtschaftlicher ist, die Druckformen selbst herzustellen. Deshalb sollen die rotativen Druckformen im eignen Haus hergestellt werden. Diese Entscheidung wird auch in Punkto Qualität und Flexibilität viele Vorteile mit sich bringen. Jedoch würde ich dieses Vorhaben auf Flexo- und Siebdruckformen beschränken, da der Aufbau einer Abteilung für Tiefdruckzylinder zum einen den finanziellen Rahmen sprengen wird, weil diese Anlagen sehr kostenintensiv sind, zum anderen wäre eine kontinuierliche Auslastung aus meiner Sicht nicht gegeben. Dieses ist natürlich in einer umfangreichen Investitionsplanung mit Amortisations- rechnung und Risikoanalyse zu planen. Investitionen können für ein Unternehmen folgenschwer sein, da sie auf lange Sicht Kapital binden.

3.6 Kaizen & KVP

Kaizen kommt aus dem japanischen und ist der Oberbegriff für sämtliche Verbesserungsaktivitäten in einem Unternehmen. KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ist ein Unterpunkt und beschäftigt sich mit der ständigen Verbesserung in kleinen Schritten. Ziele sind die Erhöhung der Wertschöpfung, die Erhöhung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, die Vermeidung von Reklamationen, etc.

KVP ist ein Prozess, welcher kein Ende kennt. Es geht um die kontinuierliche Optimierung und dem Streben danach, immer besser zu werden.²

„Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein“³

KVP Workshops lassen sich in allen Bereichen des Unternehmens abhalten. Ziel dieser Workshops ist es, Verschwendungen jeglicher Art offen zu legen und zu minimieren. Problemfelder sollen erkannt, analysiert und abgestellt werden.

3.7 Qualitätszirkel

Eine andere Möglichkeit innerhalb, bzw. neben KVP ist das Abhalten eines Qualitätszirkels. Hier treffen sich verschiedene Mitarbeiter des Unternehmens in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen und diskutieren über aktuelle Probleme, ermitteln Verbesserungspotenziale und erarbeiten konkrete Maßnahmen. Potenziale der Mitarbeiter können so besser genutzt werden. Grundsätze der Moderation und Präsentation die unter Punkt 13. „Change Management“ beschrieben werden, sowie der Projektarbeit unter Punkt 8. „Projektteam“ sollten beachtet werden.

Verbesserungsvorschlag IV:

Kurzfristig sollen die Mitarbeiter der Produktion mit der Bildung eines Qualitätszirkels beginnen, da hier die meisten Potenziale zu erwarten sind. 4-6 Mitarbeiter treffen sich alle 4 Wochen um über die aktuellen Probleme und Entwicklungen zu sprechen.

3.8 Leistungsbezogene Prämien - Gewinnbeteiligung

Betroffene zu Beteiligte zu machen ist in vielen Situationen der richtige Ansatz. Nicht nur bei der Erarbeitung von Zielvereinbarungen ist das so, sondern auch im Bereich der Entgeltfindung der Mitarbeiter. Der reine Zeitlohn nach Anwesendheit spornt die Mitarbeiter wenig an, sich um eine Verringerung der Ausschussquote, Verbesserung der Qualität und Erhöhung der Laufleistung zu kümmern. Auch über Verschwendung von Ressourcen wird sich kaum Gedanken gemacht. Anders sieht es aus, wenn die Mitarbeiter hier direkt mit einbezogen werden, nämlich in Form von Gewinn-, Ertrags- oder Leistungsbeteiligungen. Ohne jetzt genauer auf die einzelnen Formen der Beteiligung einzugehen, haben doch alle Arten dieser erfolgsabhängigen Prämie eins Gemeinsam: Die Mitarbeiter werden sensibilisiert sich über Kosteneinsparung, Qualitätsverbesserung, Verringerung der Ausschussquote, Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Vermeidung von Reklamationen zu bemühen, denn je besser das

Betriebsergebnis am Ende einer Periode ist, desto mehr hat der Mitarbeiter an finanziellen Mitteln zur Verfügung.

Verbesserungsvorschlag V:

Die Mitarbeiter werden in Zukunft angemessen am Gewinn beteiligt. Als Berechnungsgrundlage wird der EBIT, also der Überschuss vor Steuern, Zinsaufwendungen und vor dem außerordentlichen Ergebnis, verwendet.

3.9 Informationsmanagement

Es ist wichtig, dass alle relevanten Informationen, die zur Erfüllung einer Arbeitsaufgabe benötigt werden, zu jeder Zeit, an jedem Arbeitsplatz, aktuell und in richtiger Form zur Verfügung stehen. Nicht nur viele Reklamationen, sondern auch ein großer Anteil an Stillstandszeiten resultiert daraus, dass nicht alle Informationen, oder schlimmer noch, falsche Informationen an der Basis zur Verfügung stehen. Eine richtige und vollständige Datenerfassung und Arbeitsvorbereitung gehört mit zu den wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass das Unternehmen flächendeckend miteinander vernetzt wird.

Verbesserungsvorschlag VI:

Das Unternehmen wird vollständig miteinander vernetzt. Das bedeutet, dass in allen Abteilungen, inklusive an allen Produktionsanlagen entsprechende Hardware aufgestellt, bzw. erweitert wird. Ziel ist es, eine Software zu implementieren, die einen kontinuierlichen und vollständigen Informationsfluss von Auftragseingabe, über Planung und Datenerfassung an der Produktionsmaschine, bis hin zum Versand gewährleistet. Aufgrund der Komplexität muss die Einführung dieser EDV über ein separates Projekt erfolgen.

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¹. vgl. Hermann Schätzlein, IHK Script „Planungs- Steuerungs- und Kommunikationssysteme“, 1 Auflage 2006, W. Bertelsmann Verlag GmbH Co. KG, Bielefeld, Seite 53 ff.

². vgl. Dieter Kohl, IHK Script „Betriebswirtschaftliches Handeln – Band 2“, Erscheinungsjahr 2007, W. Bertelsmann Verlag GmbH Co. KG, Bielefeld, Seite 9 ff.

³. Zitat Marie Freifrau von Ebner Eschenbach, österreichische Erzählerin, Novellistin und Aphoristikerin.