Inhaltsverzeichnis Dennis Klein

Inhaltsverzeichnis   

1.  Ist Analyse (Ausgangssituation)  1

2.  Projektplanung  2

3.  Ansätze zur Verbesserung  6

3.1  Durchlaufzeiten  6

3.2  Aufbauorganisation  7

3.3  Betriebliches Vorschlagswesen  7

3.4  Just in Time Lieferung  7

3.5  Eigen- oder Fremdfertigung (Make or Buy)  8

3.6  Kaizen KVP  9

3.7  Qualitätszirkel  10

3.8  Leistungsbezogene Prämien - Gewinnbeteiligung  10

3.9  Informationsmanagement  11

3.10  Benchmarking  12

3.11  Einsatz von Produktmanagern  12

3.12  Factoring Gesellschaft  12

3.13  Wissensdatenbank  12

3.14  Mitarbeiterschulung / Seminare  13

3.15  Weitere Verbesserungsvorschläge  14

3.16  Auswirkungen auf das Kapital  16

4.  Unternehmensanalyse  17

4.1  Hausdruckerei für den internen Geschäftsbereich  17

4.2  Zukünftige Geschäftsbereiche  18

Inhaltsverzeichnis Dennis Klein

5.  Finanzierungsarten  19

6.  Marketing  21

6.1  Marktforschung  21

6.2  SWOT Analyse  21

6.3  Zielgruppenanalyse  22

6.4  Marketingziele  23

6.5.  Marketinginstrumente  23

6.5.1  Produktpolitik  23

6.5.2  Preispolitik  24

6.5.3  Distributionspolitik  24

6.5.4  Kommunikationspolitik  25

7.  Mitarbeitereinbindung  26

7.1  Mitarbeiterführung  27

7.1.1  Mitarbeitergespräche  28

7.1.2  Motivation  28

7.1.3  Kommunikation  29

7.1.4  Kontrolle  30

7.1.5  Beurteilung, Feedback, Anerkennungs- Kritikgespräche  30

7.2  Personalentwicklung  31

7.3  Berufsausbildung  33

8.  Projektteams  35

8.1  Funktionen eines erfolgreichen Projektteams  35

9.  Anforderungen an Mitarbeiterbroschur  37

9.1  Papierauswahl Mitarbeiterbroschur  38

Inhaltsverzeichnis Dennis Klein

10.  Mediengestaltung  39

10.1  Logogestaltung  39

11.  Datenverarbeitung  41

12.  Kalkulation  44

13.  Change Management  47

13.1  Konfliktmanagement  48

13.2  Moderation  49

13.3  Präsentation  49

14.  Schlusswort  51

15.  Literaturverzeichnis Hilfsmittel  52

15.1  Fußnoten  52

15.2  Literaturverzeichnis  54

15.3  Internetquellen  55

15.4  Hilfsmittel  55

Seite - 1 -Dennis Klein

1. Ist Analyse (Ausgangssituation)

Nach erfolgreich bestandener Prüfung zum Industriemeister habe ich in einem mittelständischen Unternehmen, der Druckerei Nordlicht GmbH & Co., die Aufgabe übernommen, das Unternehmen auf seine wirtschaftlichen und technischen Belange hin zu überprüfen. Besonders im Fokus stehen dabei die betrieblichen Arbeitsabläufe, vor allem wie kürzere Fertigungszeiten erreicht werden können, wie die Auftragsdurchlaufzeiten optimiert werden können, sowie die Überprüfung von Leistungsgrad, Nutzungsgrad, Qualität und welchen Einfluss eventuelle Veränderungen auf das Kapital des Unternehmens erwarten lassen.

Die Druckerei beschäftigt derzeit ca. 600 Mitarbeiter.

Man kann zwischen 2 Kerngeschäften unterscheiden:

Verpackungen:

werden auf Flexo- und Tiefdruckmaschinen rotativ hergestellt

Tapeten:

werden auf Flexo- und Tiefdruckmaschinen rotativ hergestellt, sowie auf 6 Siebdruckanlagen für PVC Tapeten (ebenfalls rotativ)

Möglichkeiten zum Andruck bieten sich zum einem im Flachsiebdruck, zum anderen aber auch rotativ für die anderen Druckverfahren. Druckfarben & Plastisole werden auf eigenen Anlagen im Haus hergestellt. Es ist eine Farbmischanlage mit Restfarbenverwertung vorhanden. Die Herstellung von rotativen Druckformen findet derzeit nicht im Haus statt, sondern wird extern eingekauft. Überlegungen eine kleine eigene Hausdruckerei für den internen Geschäftsbereich aufzubauen sind gemacht worden. Eine Umsetzung ist derzeit allerdings nicht geplant.

Seite - 2 -Dennis Klein

2. Projektplanung

Ein Projekt kann grob in 3 Bereiche eingeteilt werden: 1.) Planungsphase 2.) Realisierungsphase 3.) Abschlussphase

Um eine detaillierte Projektplanung durchführen zu können, ist es zunächst wichtig, sich einen groben Überblick über das gesamte Unternehmen zu verschaffen. Hierbei werden schon die Kernbereiche sichtbar, die es zu analysieren gilt. Danach folgen die Erstellung der Aktivitätenliste, das Zusammenstellen der Arbeitspakete, die sachlogische Gliederung des Projekts (Projektstrukturplan), der Projektablaufplan und abschließend der Terminplan.

Folgende Bereiche sollen in den kommenden 3 Monaten untersucht und analysiert werden:

Einkauf

x Vereinbarte Zahlungsziele mit Lieferanten x Vorgehen bei Lieferantenauswahl

x Bestellart (Lagerhaltung oder fertigungssynchrone Beschaffung)

Marktanalyse

x Bestimmung der Zielgruppe x Was sind die Marketing-Ziele x Überprüfung und Erstellung des Marketing-Mix

Vertrieb/Verkauf

x Wie ist der Umgang mit den Kunden x Welche Reaktionszeit gibt es bei Anfragen oder Aufträgen x Wie wird bei der Erstellung der Arbeitspapiere vorgegangen

Seite - 3 -Dennis Klein

Kalkulation x Vorgehen bei der Preisfindung x Welche Kalkulationsmethode wird angewandt x Wie detailliert ist der Leistungskatalog x Sind die hinterlegten Werte vollständig und richtig

Arbeitsvorbereitung

x Wie werden Informationen (Aufträge) aufgearbeitet x Wie lange dauern die Bearbeitung und die Erstellung der Arbeitspläne x Wie lange dauert die Beschaffung von Werkzeugen & Druckformen

Druckvorstufe

x Welche Hard- und Software wird verwendet x Wie werden die Daten aufbereitet x Wie ist das Color-Management-Systems aufgebaut x Wie werden die Daten ausgegeben (mit welchen Maschinen) x Wie erfolgt der Datentransfer (Analog, ISDN, FTP)

Drucksaal

x Welche Kapazitäten stehen zur Verfügung x Anordnung der Maschinen (Layout) x Interne Transportwege x Ermittlung der Rüstzeiten x Ermittlung der Fortdruckzeiten (Leistungsdaten) x Vollständigkeit der Arbeitsmittel und Informationen x Datenerfassung von Auftragszeiten (BDE) x Stillstandszeiten (Dauer und Ursache) x Welche Maschinensteuerungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung x Überprüfung von Qualität und Richtigkeit bei der Produktion x Ermittlung der Ausschussquote

Seite - 4 -Dennis Klein

Weiterverarbeitung / Endkonfektionierung

Hier sollen grundsätzlich die gleichen Parameter überprüft und analysiert werden wie im Drucksaal.

Versand

x Wie groß ist die Zeitspanne von Fertigstellung der Ware bis zur Auslieferung x Welche Kosten entstehen pro Versand

x Auf welche Versandarten wird zurückgegriffen (Spedition, eigene Fahrzeuge, etc.)

Mitarbeiter x Arbeitsweise der Mitarbeiter x Wie motiviert sind die Mitarbeiter x Wie hoch ist die Leistungsbereitschaft x In welchen Bereichen besteht Schulungsbedarf

Informationsmanagement

x Wie sind Kommunikationswege im Unternehmen x Wie sind die Informationswege im Unternehmen x Stehen alle benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung

x In wie weit ist das komplette Unternehmen vernetzt

Lager

x Wie hoch ist der Bestand an Rohmaterial, Halbfertigwaren und Fertigwaren

x Wie viel Kapital ist im Lager gebunden x Welches Bestellverfahren findet Anwendung

Seite - 5 -Dennis Klein

Aufbau einer eigenen kleinen Hausdruckerei x Reicht der Bedarf aus, um eine eigene kleine Hausdruckerei aufzubauen

x Was müsste beim Aufbau einer Hausdruckerei beachtet werden

Unternehmensanalyse

x Sollten Geschäftsbereiche verlassen werden x Sollten neue Geschäftsbereiche aufgebaut werden

Nachdem ich die Teammitglieder für das Projekt ausgewählt habe, werden diese in einem Kick-Off Meeting umfassend über die Aufgabenstellung und Ziele informiert. Auch der Projektablaufplan, bzw. Projektterminplan, welcher sich im Anhang befindet, wird an dieser Stelle erläutert. Des Weiteren werden die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teilaufgaben festgelegt. Die Anforderungen an ein Projektteam werden unter Punkt 8. „Projektteam“ beschrieben.

Nach Erreichung jeden wichtigen Abschnittes, den so genannten Meilensteinen, trifft sich das Projektteam um über die Ergebnisse und gewonnenen Erkenntnisse zu sprechen, diese zu analysieren, auszuwerten und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

Seite - 6 -Dennis Klein

3. Ansätze zur Verbesserung

In der Projektplanung sind die verschiedenen Bereiche, die das Projektteam untersucht hat, aufgeführt. Da viele Verbesserungsansätze für mehrere Bereiche im Unternehmen anzuwenden sind, soll im Folgenden die Möglichkeiten aufgezeigt werden, die zu Erreichung der vorgegebenen Ziele (siehe Punkt 1. „Ist Analyse“) hilfreich sein können. Des Weiteren habe ich die konkreten Lösungsvorschläge, die ich favorisieren würde, als Verbesserungsvorschläge aufgeführt und gekennzeichnet.

3.1 Durchlaufzeiten

Die Durchlaufzeit beschreibt die Zeit, die ein Auftrag zum durchlaufen eines Systems benötigt. In der Fertigung ist es die Zeitspanne von Beginn der Bearbeitung bis zur Fertigstellung des Erzeugnisses. Sie setzt sich zusammen aus Rüstzeit, Bearbeitungszeit und Liegezeit. Weitere Zeiten sind Lager- und Transportzeiten. Möglichkeiten in der Fertigung die Durchlaufzeit zu verkürzen sind ganz allgemein: x Kapazität erhöhen, dadurch kann in gleicher Zeit mehr gefertigt werden (Durchsatz)

x Gleichartige Aufträge zusammenfassen, um Rüstzeit zu sparen x Organisation der Auftragsabwicklung und Arbeitsorganisation x Transportzeiten reduzieren durch bestmögliche Anordnung der Maschinen (Layout)

Verbesserungsvorschlag I:

Die Rüstzeiten sollen in Zukunft auf 2 Arten verringert werden: Zum einen werden gleichartige Aufträge zusammengefasst und nacheinander gedruckt, so dass man die Maschine nur einmal Einrichten muss und beim Auftragswechsel nur kleinere „Umrüstarbeiten“ notwendig sind. Zum anderen werden die Maschinen mit Hilfe so genannter CIP4 oder JDF Daten voreingestellt. Diese beiden Formate ermöglichen den Datenaustausch zwischen verschiedenen EDV Systemen. Es werden

Seite - 7 -Dennis Klein

Verwaltungs- und Produktionsdaten zusammengeführt und die Voreinstellungen werden von den Produktionsmaschinen aus diesem Format geladen.

3.2 Aufbauorganisationen

Mit ca. 600 Mitarbeitern verfügt das Unternehmen über eine recht hohe Anzahl an Beschäftigten. Es hat sich gezeigt, dass ein Unternehmen, je mehr Mitarbeiter es beschäftigt, umso unflexibler auf individuelle Kundenwünsche reagieren kann. Dies lässt sich auf lange und eventuell umständlichen Informations- und Kommunikationswege zurückführen. Tiefgestaffelte Organisationen mit vielen Hierarchieebenen sind für das Tempo, das heute vorgelegt wird, zu schwerfällig. Die Wege müssen verkürzt werden, „Flache Hierarchien“ müssen her, um Entscheidungen direkt an der Basis treffen zu können.

3.3 Betriebliches Vorschlagwesen

Damit Mitarbeiter angehalten werden, sich über Verbesserungen im Unternehmen Gedanken zu machen, z.B. in Form von alternativen Herstellungsmethoden oder zur Vermeidung von Ausschuss, könnte man ein betriebliches Vorschlagwesen einführen. Sollte ein Mitarbeiter einen Vorschlag gemacht haben, der sofort oder nach weiterer Ausarbeitung umgesetzt werden kann, erhält er, je nach Kosteneinsparung die der Vorschlag bringt, eine Prämie.

3.4 Just in Time Lieferung

Just in Time ist mehr als nur eine Lieferart, es ist ein Gesamtkonzept, das ständige Verbesserung logistischer Prozesse als Ziel hat, die durch durchgängige Material-und Informationsflüsse entlang der

Wertschöpfungskette erreicht werden soll. ¹ Es sollte eine gründliche Lieferantenauswahl und Bewertung erfolgen. Details bezüglich Qualität, Lieferung, Lieferzeit, Lieferort und Konventionalstrafen sollten vertraglich fixiert werden, da bei Nichtlieferung des Lieferanten die gesamte

Seite - 8 -Dennis Klein

Herstellung ins Stocken kommen kann. Der Lieferant liefert die Ware, mehr oder weniger dann ins Unternehmen, wenn sie gebraucht wird. Vorteile sind der Wegfall von Einlagerung und unnötiger Transport- und Liegezeiten, sowie keine, bzw. geringe Lagerzinskosten, keine Kapitalbindung im Lager und Risikominimierung, wie Veralterung der Bestände, Schutz vor Naturkatastrophen, etc. Nachteilig an diesem Konzept ist das erhöhte LKW Aufkommen auf den Straßen, was jedoch durch vorausschauende Planung gemindert werden kann.

Vor der Einführung der JIT-Lieferung sind folgende Punkte zu klären: x Gründliche Planung sämtlicher Bewegungsprozesse x Bindung an feste Partner x Vernetzte Informationssysteme

Verbesserungsvorschlag II:

Im Unternehmen Nordlicht GmbH & Co. stellen die Rohstoffe Papier und Folie eines der größten Kostenblöcke da. Mein Vorschlag wäre, diese Materialien fertigungssynchron zu beschaffen. Dies würde nicht nur die Lagerhaltungskosten deutlich verringern, auch der Cashflow würde positiv beeinflusst, da weniger Kapital gebunden wäre. Voraussetzung dafür sind, wie oben schon beschrieben, geeignete Lieferanten mit entsprechenden vertraglichen Regelungen.

3.5 Eigen- oder Fremdfertigung (Make-or-Buy)

Die Abwägung, ob Eigen- oder Fremdfertigung, ist oft nicht ganz einfach zu beantworten. Die Eigenfertigung ist der Fremdfertigung sicherlich vorzuziehen, wenn man durch die externe Vergabe wichtiges „Knowhow“ rausgeben müsste oder wenn die externe Beschaffung wegen unzureichender Qualität, mangelhafter Transportmöglichkeiten oder fehlender Lieferung unmöglich wäre. Vorteile ergeben sich jedoch, wenn man durch die Fremdvergabe Kosten einsparen kann. Auch positive Aspekte wie Risikominimierung aufgrund des technischen Fortschrittes und Wegfall der Lagerhaltungskosten sollten beachtet werden.

Seite - 9 -Dennis Klein

Verbesserungsvorschlag III:

Der Zukauf rotativer Druckformen erscheint mir, aufgrund der Größe des Unternehmens, nicht mehr zeitgemäß. Ich bin der Meinung, dass es auf Dauer wirtschaftlicher ist, die Druckformen selbst herzustellen. Deshalb sollen die rotativen Druckformen im eignen Haus hergestellt werden. Diese Entscheidung wird auch in Punkto Qualität und Flexibilität viele Vorteile mit sich bringen. Jedoch würde ich dieses Vorhaben auf Flexo-und Siebdruckformen beschränken, da der Aufbau einer Abteilung für Tiefdruckzylinder zum einen den finanziellen Rahmen sprengen wird, weil diese Anlagen sehr kostenintensiv sind, zum anderen wäre eine kontinuierliche Auslastung aus meiner Sicht nicht gegeben. Dieses ist natürlich in einer umfangreichen Investitionsplanung mit Amortisationsrechnung und Risikoanalyse zu planen. Investitionen können für ein Unternehmen folgenschwer sein, da sie auf lange Sicht Kapital binden.

3.6 Kaizen & KVP

Kaizen kommt aus dem japanischen und ist der Oberbegriff für sämtliche Verbesserungsaktivitäten in einem Unternehmen. KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) ist ein Unterpunkt und beschäftigt sich mit der ständigen Verbesserung in kleinen Schritten. Ziele sind die Erhöhung der Wertschöpfung, die Erhöhung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, die Vermeidung von Reklamationen, etc. KVP ist ein Prozess, welcher kein Ende kennt. Es geht um die kontinuierliche Optimierung und dem Streben danach, immer besser zu

werden. 2

„Wer aufhört, besser werden zu wollen, hört auf, gut zu sein“ 3

KVP Workshops lassen sich in allen Bereichen des Unternehmens abhalten. Ziel dieser Workshops ist es, Verschwendungen jeglicher Art offen zu legen und zu minimieren. Problemfelder sollen erkannt, analysiert und abgestellt werden.