Inhaltsverzeichnis:

Abbildungsverzeichnis   II

1.  Einleitung  1

2.  Die Finanzhaushalte der öffentlichen Hand in der Krise  1

3.  Buchführung und Rechnungslegung in der öffentlichen Verwaltung  5

4.  Die (Verwaltungs-)Kostenrechnung  6

4.1  Begriffsbestimmungen  6

4.2  Die Aufgaben der Kostenrechnung  8

4.3  Die Teilbereiche der Kostenrechnung  13

4.3.1  Kostenartenrechnung  13

4.3.2.  Kostenstellenrechnung  17

4.3.3.  Kostenträgerstückrechnung  22

4.3.4  Kostenträgerzeitrechnung  25

4.4  Die Entwicklungsformen der Kostenrechnung  30

5.  Die (Verwaltungs-)Kostenrechnung in der Verwaltungspraxis  34

6.  Fazit  36

Quellenverzeichnis   III

Anhang IV   

I

Abbildungsverzeichnis  :  

Abbildung  1: Mängel des finanzwirtschaftlichen Bereiches  

Abbildung  2: Traditionelle und reformierte öffentliche Verwaltung  

Abbildung  3: Kosten- und Leistungsrechnung: Basisinstrument der  

Verwaltungsreform  S.  

Abbildung  4: Grundbegriffe des Rechnungswesens (Stromgrößen)  

Abbildung  5: Abrechnungsstufen der Kostenrechnung  

Abbildung  6: Aufgaben der Kostenrechnung  

Abbildung  7: Aufgaben der Kostenrechnung in der öffentlichen Verwaltung  

Abbildung  8: Vereinfachtes Beispiel einer Kostenkontrolle und Prognose  

Abbildung  9: Bildung von Kostenarten  

Abbildung  10: Kostenartenplan für Sach- und Dienstleistungen  

Abbildung  11: Bildung von Kostenstellen  

Abbildung  12: Betriebsabrechnungsbogen Friedhof (Primärkostenverrechnung)  

Abbildung  13: BAB Friedhof (Sekundärkostenverrechnung)  

Abbildung  14: Primärkostenverrechnung  

Abbildung  15: Sekundärkostenverrechnung  

Abbildung  16: Grundaufbau einer Kalkulation  

Abbildung  17: Aufgaben von Kalkulationen  

Abbildung  18: Kalkulationsarten  

Abbildung  19: Kalkulationsverfahren  

Abbildung  20: Kostenarten der Gemeinde Bad Hinterdentannen  

Abbildung  21: Betriebsabrechnungsbogen der Gemeinde Bad Hinterdentannen  

Abbildung  22: Berechnung der Äquivalenzziffern für die Kita A  

Abbildung  23: Kosten und Leistungen für die Kita A  

Abbildung  24: Kurzfristige Erfolgsrechnung für die Kita A  

Abbildung  25: Entwicklungsformen der Kostenrechnung  

Abbildung  26: Sollkosten und Verbrauchsabweichung  

Abbildung  27: Prozesshierarchie zwischen Tätigkeit, Teil- und Hauptprozessen  

II

Verwaltungskostenrechnung

1. Einführung

Diese Hausarbeit befasst sich mit der Verwaltungskostenrechnung. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf der Darlegung der einzelnen Aufgaben und Teilgebiete. Zunächst wird jedoch kurz auf die Situation der Finanzhaushalte sowie der Buchführung und Rechnungslegung der öffentlichen Hand eingegangen. Dabei wird auch die Bedeutung der Verwaltungskostenrechnung für die Verwaltungsreform erläutert.

Im Anschluss werden die Aufgaben und Teilbereiche der Verwaltungskostenrechnung vorgestellt. Dabei werden auch ihre Entwicklungsformen angesprochen. Vor der Zusammenfassung im Fazit erfolgt noch ein kurzer Blick auf den Einsatz der Verwaltungskostenrechnung in der Praxis.

2. Die Finanzhaushalte der öffentlichen Hand in der Krise

Im öffentlichen Bereich hat sich insbesondere die finanzielle Situation der Kommunen verschlechtert. Die Gewerbesteuer als eine der Haupteinnahmequellen ist in ihrer Höhe starken Schwankungen ausgesetzt. Dazu kommt, dass die Finanzierung der zusätzlich von Bund und Länder auf die Kommunen übertragenen Aufgaben nicht sichergestellt ist. Gleichzeitig erzeugen die Folgelasten der Investitionen aus den vergangenen Jahren weiteren Druck. Neben den Betriebskosten belasten hierbei vor allem die Zinsen vergangener Kreditaufnahmen die öffentlichen Haushalte. Die Kommunen sind dadurch mitunter nicht mehr dazu in der Lage die laufenden Ausgaben aus den laufenden Einnahmen zu decken. ¹ Zur Abdeckung ihrer laufenden Ausgaben im Verwaltungshaushalt greifen die Kommunen deswegen auf Zuführungen aus dem für Investitionen vorgesehenen Vermögenshaushalt zurück. Die Zuführungen stammen zumeist aus dem Verkauf des Tafelsilbers (z.B. Grundstücke) oder der Allgemeinen Rücklage. In Nordrhein-Westfalen gingen Kommunen dazu über ihre Allgemeine Rücklage über

¹ Vgl. Fiebig, Helmut (2004), Kommunale Kostenrechnung und Wirtschaftlichkeitssteuerung -

Ziele - Methoden - Ergebnisse, Berlin, S. 21ff.

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Verwaltungskostenrechnung

Kredite aufzufüllen. Dadurch konnten sie genügend hohe Zuschüsse für den Verwaltungshaushalt zur Verfügung stellen. 2

Die durch die Kommunen durchgeführten Privatisierungen führen nur bedingt zu einer Entlastung der Haushalte. Zumeist erfolgt lediglich die Ausgliederung einzelner Aufgabenbereiche in eine private Rechtsform nicht aber die Abgabe an private Betreiber. Die Folgekosten werden somit nur zwischen den Einrichtungen einer Kommune (Kernverwaltung, Beteiligung in Form einer GmbH, …) umverteilt. Letztendlich bleiben sie für die öffentliche Hand in alter Höhe bestehen. Allerdings muss hierbei beachtet werden, dass eine teilweise oder gänzliche Abgabe öffentlicher Aufgaben an den privaten Sektor nicht nur die öffentlichen Haushalte entlastet sondern auch zu Einbußen bei der Qualität der Aufgabenerfüllung führen kann. 3

Hinzu kommt, dass die Kommunen konjunkturelle Hochzeiten nicht für die Bildung von Rücklagen genutzt haben. Stattdessen wurden zusätzliche Investitionen getätigt. Zum einen war in konjunkturellen Hochphasen Geld vorhanden, zum anderen befanden sich die Kreditbeschaffungskosten und Kreditfolgekosten (Zinsen) auf einem niedrigen Niveau. ⁴ Außerdem förderten Bund und Länder die Tätigung bestimmter Investitionen durch Zuschüsse an die Kommunen. ⁵ Die durch die Investition entstehenden Folgekosten wurden dabei von den Entscheidungsträgern nicht ausreichend genug berücksichtigt. 6

In Bezug auf die Kreditaufnahmen für Investitionen gibt es neben der Folgebelastung durch Zinsen noch ein weiteres Problem. Innerhalb des Vermögenshaushaltes übersteigt die Laufzeit der aufgenommenen Kredite mitunter die wirtschaftliche Nutzungsdauer der Investitionen. Dies führt dazu, dass der finanzwirtschaftliche Aufwand (tatsächlich für Tilgung und Zinsen zu zahlende Geldbeträge) über den für die Refinanzierung der Investition angesetzten kalkulatorischen Kosten liegt. 7

² Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 22f.

³ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 25f.

⁴ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 29f.

⁵ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 25.

⁶ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 25 iVm. 29f.

⁷ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 32.

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Bereits seit Beginn der 1990er Jahre soll durch eine umfassende Reform der öffentlichen Verwaltung auf diese und andere Probleme reagiert werden. Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) stellte hierfür ein Neues Steuerungsmodell für die Kommunen in Deutschland vor und bemüht sich seitdem um dessen Umsetzung. 8

Das Neue Steuerungsmodell soll dabei eine Vielzahl von Problemen und Mängel im Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürger, der Zusammenarbeit zwischen Rat und Verwaltung sowie der Organisation, der Finanzen und des Personalbereiches aufgreifen und beheben. Die im finanzwirtschaftlichen Bereich ausgemachten Mängel befinden sich in Abbildung 1. In Abbildung 2 befindet sich eine nach Bereichen sortierte Gegenüberstellung der Strukturen einer traditionellen und nach dem Neuen Steuerungsmodell reformierten Verwaltung. 9

⁸ Vgl. Hopp, Helmut u. Göbel, Astrid (2004), Management in der öffentlichen Verwaltung - Or-

ganisations- und Personalarbeit in modernen Kommunalverwaltungen, Stuttgart, S. 19ff.

⁹ Vgl. Hopp, a.a.O., S. 25ff.

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3. Buchführung und Rechnungslegung in der öffentlichen Verwaltung

Mit der Krise der Finanzen der öffentlichen Haushalte geht eine Kritik an der in der öffentlichen Verwaltung hergebrachten kameralen Buchführung einher. Von Seiten der Kritiker wird dabei vorgebracht, dass die Kameralistik dem in Anbetracht der Probleme erforderlichen flexiblen und wirtschaftlichen Handeln entgegenstehen würde. Dahingegen wird in der doppelten kaufmännischen Buchführung (Doppik) das passende Buchführungssystem für eine gemäß dem Neuen Steuerungsmodell reformierten Verwaltung gesehen. ¹⁰ Sowohl die Doppik als auch die Kameralistik sind dazu geeignet sämtliche Ge-schäftsvorfälle gemäß den entwickelten Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung darzustellen. Die Kameralistik stellt dabei dar, ob alle zur Erfüllung der öffentlichen Aufgaben erforderlichen Ausgaben getätigt worden sind und ob sämtliche zur Aufgabenerfüllung benötigten Einnahmen eingegangen sind. Die Doppik hingegen soll die Rentabilität und den erzielten Gewinn des Unternehmens nachweisen. Die kaufmännische Buchführung stellt deswegen nicht nur die Zahlungsströme, sondern auch die Entwicklung des Vermögens dar. Jedoch erfolgt auch in der Kameralistik die Darstellung der Vermögensentwicklung. Allerdings in einer eigenständigen Rechnung außerhalb des Jahresabschlusses. ¹¹ Jedoch ermöglichen weder die Kameralistik noch die Doppik einen Überblick über die Leistungen und Kosten einer Organisation. Dies gilt sowohl für die Organisation im Allgemeinen als auch für die einzelnen Organisationseinheiten. Die Wirtschaftlichkeit einer Organisation wird über ein eigenständiges Verfahren, der Kosten- und Leistungsrechnung (kurz: Kostenrechnung), nachgewiesen. Dieses baut auf den Daten der Finanzbuchhaltung (Kameralistik oder Doppik) auf. ¹² Die Einführung einer Kostenrechnung ist untrennbar mit der Reform bzw. Modernisierung der öffentlichen Verwaltung verbunden. Die Steuerung einer Organisation (auch der Verwaltung) erfordert nun mal einen genauen Überblick über die erbrachten Leistungen und deren Kosten. Die Kostenrechnung dient darüber hinaus als Grundlage für die Kontrolle, ob die gesetzten Ziele innerhalb der Rech-

¹⁰ Vgl.Fiebig, a.a.O., S. 53.

¹¹ Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 53f.

¹² Vgl. Fiebig, a.a.O., S. 54.

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Verwaltungskostenrechnung

nungsperiode erreicht wurden. ¹³ Dadurch wird die Kostenrechnung zum Kernelement wichtiger Bestandteile der Verwaltungsreform (Controlling, Berichtswesen, …). Sie stellt den „Dreh- und Angelpunkt im Getriebe der Neuen Steuerung“ dar (siehe Abbildung 3). 14

4. Die (Verwaltungs-)Kostenrechnung

4.1 Begriffsbestimmungen

Für die Zahlungsströme einer Unternehmung werden je nach Art der Zahlung und Rechnung unterschiedliche Begriffe wie z.B. Kosten verwendet. Ihre Definition und Abgrenzung ergibt sich aus Abbildung 4.

¹³ Vgl. Adamaschek, Bernd (2005), Kosten- und Leistungsrechnung für den öffentlichen Sektor in:

Blanke, Bernhard u.a. (Hrsg.) Handbuch zur Verwaltungsreform, Wiesbaden, S. 360.

¹⁴ Vgl. Adamaschek, a.a.O., S. 360.

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