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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   

1.  Problemstellung - Warum virtuelle Projektteams?  1

2.  Virtuelles vs. konventionelles Team  2

3.  Anforderungen, Chancen und Risiken  3

3.1  Team  3

3.2  Technik.  7

3.3  Kommunikation  9

4.  Zusammenfassung  11

Literaturverzeichnis   13

Problemstellung - Warum virtuelle Projektteams?

Problemstellung - Warum virtuelle Projektteams? 1.

„Letzten Endes kann man alle wirtschaftlichen Vorgänge auf drei Worte reduzieren: Menschen, Produkte und Profite. Die Menschen stehen an erster Stelle. Wenn man kein gutes Team hat, kann man mit den beiden anderen nicht viel anfangen.“ Lee Iacocca

Aufgrund der zunehmenden Globalisierung ist es immer wichtiger für Unternehmen, schnell und flexibel auf verändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Wenn Unternehmen nicht mehr fähig sind sich anzupassen, verlieren sie schnell an Wettbewerbsfähigkeit. Daher ist es für international agierende Unternehmen unumgänglich, ihre Wettbewerbsposition zu stärken und auszubauen, um weiterhin aktiv am Markt bestehen zu können. Oftmals ist die Globalisierung mit einer strategischen Neupositionierung des Unternehmens verbunden, die wiederum eng in Verbindung mit organisatorischen Veränderungen steht. ¹ Unternehmen greifen dabei verstärkend auf das Modell „Projektmanagement“ zurück. Diese Art der Organisation wird immer wichtiger im alltäglichen Geschäftsleben. Um auch hier flexibel agieren zu können, setzen sich zunehmend virtuelle Projektteams durch. In diesen Teams sind die Mitarbeiter über verschiedene Kommunikationsmedien miteinander vernetzt und können gemeinsam am Projekt arbeiten. Räumliche und zeitliche Begrenzungen gibt es nicht mehr. ² Die virtuellen Räume können nach Bedarf vergrößert und die Dokumentenablage kann in virtuellen Ordnern für jeden berechtigten Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Je nach Zusammensetzung des Projektteams besteht die Möglichkeit, rund um die Uhr am Projekt zu arbeiten. ³ Dies ist der Fall, wenn ein Projektteam über alle Zeitzonen hinweg zusammengesetzt wird - von den USA über Europa bis China. Allerdings ist dies keine Bedingung für ein virtuelles Projektteam. Ein solches Team besteht auch dann, wenn die Projektmitarbeiter sich in unterschiedlichen Gebäuden befinden und über moderne Medien anstatt persönlich kommuniziert. Die vorliegende Thesis beschäftigt sich umfassend mit dem Thema des virtuellen Projektteams. In erster Linie soll verdeutlicht werden, was virtuelle Projektteams sind und welche

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Virtuelles vs. konventionelles Team

Unterschiede es zur konventionellen Teamarbeit gibt. Der Fokus dieser Arbeit liegt hierbei auf den Anforderungen an virtuelle Teams. Insbesondere sollen die aus einem virtuellen Projektteam resultierenden Chancen und Risiken aufgezeigt werden. In einem solchen Team gibt es zahlreiche Gefahren, die beachtet werden müssen, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Neben der Auswahl geeigneter Mitarbeiter und der optimalen Zusammensetzung des Teams wird auch auf die richtige Teamführung, die technischen Anforderungen und die Kommunikation in einem virtuellen Projektteam eingegangen.

Virtuelles vs. konventionelles Team 2.

Um nachvollziehen zu können, worum es im virtuellen Projektteam geht, ist es zunächst unabdingbar, einige Begriffe zu definieren und näher zu erläutern. Dabei soll bevorzugt der Begriff „virtuelles Team“ behandelt und den Charakteristika eines konventionellen Teams gegenübergestellt werden.

Ein virtuelles Team wird demnach definiert als „die Zusammenarbeit von Personen, die durch geeignete Informationstechnologien gestützt und vernetzt über Distanz an einer gemeinsam definierten und vereinbarten Aufgabenstellung zeitlich begrenzt zusammenarbeiten“ ⁴ . Aufgeschlüsselt bedeutet dies im Einzelnen: Personen kommunizieren über verschiedene Informations- und Kommunikationsmedien wie Telefon, E-Mail oder Videokonferenz, anstatt im direkten Face-to-Face-Kontakt miteinander zu sprechen. ⁵ Die Distanz hierbei ist eher irrelevant. Durch die Vernetzung ist es möglich, ohne hohen Kosten- und Zeitaufwand mit Teamkollegen aus der ganzen Welt zu kommunizieren. Die Entfernung kann durch Onlinemeetings ohne größere Probleme bewältigt werden. Hierbei entfallen Des Weiteren teurere Reisekosten, um die Teammitglieder zu besuchen. Dies bedeutet allerdings nicht, dass persönliche Treffen nicht möglich sind. Ein konventionelles Team ist definiert als „eine Gruppe von Personen, die gemeinsam eine Aufgabe erledigen sollen. Meist besteht innerhalb des Teams keine formelle Hierarchie. Grundidee der Arbeit im Team ist das Zusammenwirken ergänzender Fähigkeiten und Fertigkeiten der Teammitglieder, um ein Ergebnis zu erreichen, das für jedes einzelne Teammitglied allein nicht leistbar gewesen wäre.“ ⁶ Im Gegensatz zum virtuellen Projektteam bedeutet das, dass die Teammitglieder nicht nur über Informations- und Kommuni-

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Anforderungen, Chancen und Risiken

kationsmedien miteinander kommunizieren, sondern der persönliche Austausch im Vordergrund steht. Durchaus werden auch hier neue Medien wie Telefon und E-Mail eingesetzt, jedoch erfolgen Teamsitzungen in einer realen Umgebung, wodurch ein persönlicher Kontakt zwischen den Teammitgliedern besteht. Die Distanz beschränkt sich häufig auf eine nähere Umgebung, das heißt, die Projektmitglieder stammen in der Regel aus dem gleichen Unternehmen an einem Standort. Sollten Teammitglieder aus anderen Regionen integriert sein, entstehen so hohe Reisekosten und Aufwendungen, um am realen Meeting teilzunehmen. Abbildung 1 stellt die zentralen Merkmale der beiden Teamorganisationen veranschaulicht gegenüber.

Anforderungen, Chancen und Risiken 3.

Nachdem nun die Unterschiede zwischen virtuellen und üblichen Projektteams aufgezeigt wurden, werden im nächsten Abschnitt die einzelnen Komponenten Team, Technik und Kommunikation des virtuellen Teams ausführlicher erklärt. Überdies sollen die daraus entstehenden Anforderungen und Gefahren verdeutlicht werden.

3.1 Team

Die wichtigste Komponente bei einem virtuellen Projektteam ist das Team selbst. Ein erfolgreiches Projektteam enthält drei wichtige Faktoren, die im nachfolgenden ausführlich erklärt werden: Teamführung, Teammitglieder und Teambildung bzw. -arbeit. An die Teamführung werden sehr hohe Anforderungen gestellt. Die Führungskraft muss hierbei nicht nur das Team richtig zusammenstellen, sondern ist auch für die Teamentwicklung und -führung verantwortlich. ⁷ Manager müssen das Bewusstsein erlangen,

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