INHALT

1  Einleitung  1

1.1  Untersuchungssituation  1

1.2  Untersuchungskontext  4

1.3  Motivation  6

1.4  Aufbau der Projektarbeit  6

2  Informationssysteme für das Management  7

2.1  Management  7

2.1.1  Definition  7

2.1.2  Klassische Managementfunktionen  8

2.1.3  Managementorganisation  9

2.2  Informationssysteme  10

2.2.1  Definition  11

2.2.2  Betriebliches Informationssystem  11

2.2.3  Lenkungs- und Leistungssystem  12

2.3  Management Support Systeme (MSS)  14

2.3.1  Definition  15

2.3.2  Management Information Systeme (MIS)  15

2.3.3  Decision Support Systeme (DSS)  16

2.3.4  Executive Information Systeme (EIS)  16

2.4  Business Intelligence (BI)  17

2.4.1  Definition  18

2.4.2  Data Warehouse (DWH)  19

2.4.3  Extraktion, Transformation, Laden (ETL)  20

2.4.4  Online Analytical Processing (OLAP)  21

2.5  Corporate Performance Management (CPM)  22

2.5.1  Definition  22

2.5.2  Balanced Scorecard (BS)C  23

2.5.3  Managementcockpit  25

3  Konzeption eines Managementcockpits  26

3.1  Analyse der Ist-Situation  26

3.1.1  Hilfsmittel im Entscheidungsprozess  26

3.1.2  Papierprototyp  27

3.2  Anforderungsanalyse  28

3.2.1  Zielbild Steuerungscockpit  28

3.2.2  Fachliche Anforderungen  29

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3.3  Toolauswahl  30

3.3.1  Toolbetrachtung  31

3.3.2  Entscheidung für die SAP BEx Suite 7.0  32

3.4  Methodische Vorüberlegungen  33

3.4.1  Analyse des Themenblocks „Personal“  33

3.4.2  Kennzahlensteckbrief  34

3.4.3  Monatlicher Ablaufprozess  35

3.4.4  Vorgehen bei einer Organisationsänderung  35

3.4.5  Kontenmodell vs. Kennzahlenmodell  37

4  Umsetzung im SAP BW  38

4.1  Vorstellung SAP BW  38

4.1.1  3-Ebenen-Architektur  38

4.1.2  Wichtige BW-Objekte im Datenfluss  40

4.2  Datenerfassungsebene  41

4.2.1  Quellsystem: SAP ERP  41

4.2.2  Quellsystem: FlatFile  42

4.3  Datenhaltungsebene  43

4.3.1  Extraktionsschicht  44

4.3.2  Historisierungsschicht  44

4.3.3  Integrationsschicht  46

4.4  Präsentationsebene  46

4.4.1  Vorstellung der Online-Lösung  47

4.4.2  Vorstellung der Offline-Lösung  49

4.4.3  Ansätze zur mobilen Lösung  50

5  Fazit  52

Anhang A:  Gegenüberstellung der Ansätze für MSS  53

Anhang B:  Referenzarchitektur eines Data Warehouse-Systems  54

Anhang C:  Vergleich zwischen OLTP und OLAP  55

Anhang :D  Papierprototyp für Berichtszeitraum 006.2011 (Auszug)  56

Anhang E:  Kennzahlsteckbrief für die Kennzahl „Reisekosten“  57

Anhang F:  Gesamtarchitektur von SAP BW  59

Anhang G:  Aufbau Web-Template für Online-Version  60

Anhang H:  Offline-Version für Berichtszeitraum 011.2011 (Ressort 2000)  61

Literaturverzeichnis   64

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TABELLEN   

Tabelle 1:  Strukturierung des ganzheitlichen Steuerungscockpits  

Tabelle 2:  Kennzahlenmodell  

Tabelle 3:  Kontenmodell  

Tabelle 4:  Übersicht DataSources für Datenübernahme aus SAP ERP  

Tabelle 5:  Spaltenaufbau für FlatFile-Schnittstelle  

Tabelle 6:  Vorstellung iPad-Apps für „mobile BI“  

ABBILDUNGEN   

Abbildung  1: Untersuchungssituation  

Abbildung  2: Projektorganigramm CoPS  

Abbildung  3: PDCA-Zyklus von Deming  

Abbildung  4: Managementpyramide  

Abbildung  5: Aufgaben der Managementebenen  

Abbildung  6: Interaktionsschema einer Unternehmensstruktur  

Abbildung  7: Zuordnung von MSS zur Managementpyramide  

Abbildung  8: Historie von analyseorientierten Informationssystemen.  

Abbildung  9: Sichtweisen auf Business Intelligence  

Abbildung  10: Operatoren im OLAP-Konzept  

Abbildung  11: Elemente des Corporate Performance Management  

Abbildung  12: Die Perspektiven der Balanced Scorecard  

Abbildung  13: Phasenmodell zur Konzeption des Managementcockpits  

Abbildung  14: Hilfsmittel im Entscheidungsprozess der Finanz Informatik.  

Abbildung  15: Kennzahlen für das Themenblock "Personal"  

Abbildung  16: Monatlicher Ablaufprozess  

Abbildung  17: Phasenmodell zur Umsetzung des Managementcockpits  

Abbildung  18: 3-Ebenen-Architektur von SAP BW  

Abbildung  19: Datenfluss im SAP BW  

Abbildung  20: Technisches Datenmodell  

Abbildung  21: Auszug Übersichtsbereich  

Abbildung  22: Auszug Detailliste  

Abbildung  23: Auszug Kennzahlübersicht  

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ABKÜRZUNGEN

Aktiengesellschaft AG Business Explorer BEx

BI BPM Balanced Scorecard BSC

CoPS CPM Datenbankverwaltungssystem DBVS

DSO DSS Datenverarbeitung DV Data Warehouse DWH

EDV EHP EIS

ERP ETL

Entscheidungsunterstützungssysteme EUS Forecast FC Finanz Informatik FI

Gesellschaft mit beschränkter Haftung GmbH

HTML ID Informationstechnik IT

KG KPI MDX MIS

MSS OLAP Online Transaction Processing OLTP Personal Computer PC Portable Document Format PDF Persistent Staging Area PSA

PSP SAP BW SAP Controlling SAP CO Semantisches Objektmodell SOM

SSL UMTS Virtual Private Network VPN

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1 Einleitung

Führungskräfte und Entscheidungsträger (Management) in heutigen Unternehmen sehen sich häufig einer Vielzahl von Informationen aus einer großen Menge heterogener Daten gegenüber, die Grundlage für Entscheidungen bieten sollen. Angemessene Hilfsmittel sind notwendig, um aus dieser „Datenflut“ entscheidungsrelevante Informationen zu gewinnen. Aufgrund der sich ständig wandelnden Herausforderungen in einem Unternehmen, stellt die Informationsverarbeitung einen entscheidenden Erfolgsfaktor dar. Insbesondere das Top Management benötigt Instrumente, um Erkenntnisse zur aktuellen Lage des Unternehmens und entsprechende Steuerungsimpulse für die Kontrolle der Geschäfte zu erlangen. Die Konzepte von Managementcockpits bzw. Dashboards bieten dabei einen vielversprechenden Ansatz, da hierbei Informationen managementgerecht aufbereitet werden, um anschließend kritische Entwicklungen innerhalb des Unternehmens erkennen, zeitnah strategische Entscheidungen ableiten und entsprechende Maßnahmen umsetzen zu können. Vor diesem Hintergrund soll die vorliegende Projektarbeit die Notwendigkeit eines kennzahlenbasierten Managementcockpits innerhalb der Finanz Informatik verdeutlichen. Im Mittelpunkt steht dabei die technische Konzeption sowie Realisierung und insbesondere die Datenmodellierung auf Basis des SAP Business Information Warehouses (SAP BW). Darüber hinaus soll das Managementcockpit in einen theoretischen Kontext gebracht werden. Hierzu sollen Informationssysteme für das Management allgemein und Ansätze des Corporate Performance Management im Speziellen vorgestellt und das zu entwickelnde Managementcockpit eingeordnet werden.

Um dem Leser genauer in die Thematik einzuführen, sollen in den folgenden Unterkapiteln die Untersuchungssituation und der Untersuchungskontext sowie die persönliche und unternehmerische Motivation erläutert und der Aufbau der Projektarbeit vorgestellt werden.

1.1 Untersuchungssituation

Zur genauen Abgrenzung der Problemstellung, sowie zur konkreten Zielbeschreibung der vorliegenden Projektarbeit, soll die Untersuchungssituation nach FERSTL ¹ als modelltheoretisches Konzept für die Beschreibung von Problemlösungssituationen verwendet werden.

Der Begriff Untersuchungssituation und dessen Komponenten sollen zunächst in Abbildung 1 skizziert und anschließend sukzessiv erläutert werden.

¹ Vgl. [Fers79], S. 43ff.

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Wie in der Abbildung 1 zu erkennen ist, setzt sich die Untersuchungssituation aus dem Untersuchungsobjekt, Untersuchungszielen und einem Untersuchungsverfahren zusammen. Ein Untersuchungsobjekt bildet dabei zusammen mit darauf bezogenen Untersuchungszielen ein Untersuchungsproblem. Nach Durchführung eines Untersuchungsverfahrens liegt ein Untersuchungsergebnis vor, das im Idealfall den Untersuchungszielen entspricht.

Untersuchungsproblem

Das Untersuchungsproblem setzt sich aus dem Untersuchungsobjekt und dem diesbezüglich verfolgten Untersuchungszielen zusammen, wobei zwischen unterschiedlichen Problemarten differenziert werden kann. Das dieser Projektarbeit zugrundeliegende Untersuchungsproblem kann dabei als Konstruktionsproblem klassifiziert werden, da es sich beim Untersuchungsobjekt um ein noch nicht existierendes Software-System (Managementcockpit) mit vorgegeben Verhalten handelt. Das Verhalten ist dabei in einem entsprechenden Fachkonzept spezifiziert.

Untersuchungsobjekt

Das Untersuchungsobjekt stellt den zu untersuchenden Ausschnitt der realen Welt dar. In dieser Projektarbeit stellt das Managementcockpit als Anwendungssystem zur Unternehmenssteuerung das Untersuchungsobjekt dar und steht damit in der vorliegenden Projektarbeit im Fokus der Untersuchung.

Untersuchungsziele

Untersuchungsziele sind Zustände, Verhaltens- oder Strukturmerkmale des Untersuchungsobjekts, die bestimmt bzw. erreicht werden sollen. Die Ziele sind dabei differenziert

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zu betrachten und können in Sach- und Formalziele untergliedert werden. Ein erstrebenswertes Sachziel ist die Auswahl eines geeigneten Tools zur Entwicklung eines Managementcockpits sowie die erfolgreiche Umsetzung und Einführung des Cockpits in der Finanz Informatik. Dieses Sachziel wirkt ebenso auf das Untersuchungsobjekt wie Formalziele. So sollte die Datenmodellierung für das Managementcockpit im SAP BW Formalziele hinsichtlich Performance, Flexibilität, Erweiterbarkeit und Wartbarkeit berücksichtigen sowie die Bedienbarkeit des Cockpits für den Endanwender intuitiv gestaltet werden.

Untersuchungsverfahren

Durch Anwendung eines Untersuchungsverfahrens wird eine Problemlösung der Untersuchungsziele erzeugt. Für Konstruktionsprobleme mit Input-Output-Untersuchungszielen können Experimente als einfaches Untersuchungsverfahren eingesetzt werden. Bei dieser Black-Box-Situation, bildet das Untersuchungsproblem den Input und der daraus resultierende Output die Problemlösung bzw. das Untersuchungsergebnis. 2

Als konkretes Untersuchungsverfahren zur Erreichung der Untersuchungsziele sollen bei der Entwicklung des Managementcockpits Prototypen dabei helfen unterschiedliche Vorstellungen des Untersuchungsgegenstandes zur verringern. Dieses als Prototyping genannte Verfahren lässt sich in drei Kategorien unterscheiden: 3

• Exploratives Prototyping

• Experimentelles Prototyping

• Evolutionäres Prototyping

Da die wesentlichen fachlichen Anforderungen an das Managementcockpit als Softwarelösung bekannt sind und in einem Fachkonzept spezifiziert sind, können in einer frühen Designphase mit dem experimentellen Prototyping die Anforderungen verifiziert, ergänzt und unbekannte Lösungsansätze erprobt werden. Darüber hinaus kann die technische Umsetzungsmöglichkeit evaluiert und Erfahrungen für die spätere Implementierungsphase gesammelt werden. Durch die damit einhergehenden Experimente können zudem zusätzliche Impulse für den Fachbereich geliefert werden, die für das Untersuchungsobjekt berücksichtigt werden können.

² Vgl. [Fers79], S. 59.

³ Vgl. [Floy84], S. 1-17.

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1.2 Untersuchungskontext

Die Finanz Informatik ist der aus dem Zusammenschluss von Finanz IT und Sparkassen Informatik entstandene einzige IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Nach der Fusion, die rückwirkend zum 1. Januar 2008 in Kraft getreten ist, wurden unterschiedliche Projekte gestartet, um das neue Unternehmen zu optimieren. In einem dieser Projekte (Projektname: CoPS) steht die Harmonisierung der Controlling-Prozesse und -Systeme im Vordergrund. Für die Einführung eines Managementcockpits zur Unterstützung strategischer Managementaufgaben wurde ein eigenes Teilprojekt initiiert, dessen Aufgabe die fachliche und DV-technische Konzeption sowie die Implementierung und Integration in der vorhandenen SAP BW-Landschaft ist. Zur besseren Einordnung der vorliegenden praxisnahen Projektarbeit soll die Finanz Informatik als beteiligtes Unternehmen sowie das Projekt CoPS, das den organisatorischen Rahmen zur Einführung eines Managementcockpits darstellt, kurz vorgestellt werden. Durch die Vorstellung dieses Untersuchungskontextes wird die Ausgangslage im Unternehmen verdeutlicht und die Fusion als Hauptauslöser für das Thema herausgestellt.

Unternehmen: Finanz Informatik GmbH & Co. KG

Die Finanz Informatik mit Sitz in Frankfurt am Main ist, wie bereits beschrieben, durch eine Fusion entstanden und hat nun deutschlandweit 428 Sparkassen, 8 Landesbanken, 10 Landesbausparkassen sowie weitere Unternehmen der Sparkassenorganisation und der Finanzdienstleistungsbranche als Kunden. Das ganzheitliche Angebot der Finanz Informatik umfasst das gesamte IT-Spektrum - von der Entwicklung und Bereitstellung von IT-Anwendungen, Netzwerken und technischer Infrastruktur über den Rechenzentrumsbetrieb bis hin zu Beratung, Schulung und Support. Das Unternehmen beschäftigt 5.171 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Umsatzerlösen von knapp 1,5 Milliarden Euro im Jahr 2010. 4

Projekt: Controlling-Prozesse und -Systeme

Das Projekt Controlling-Prozesse und -Systeme (CoPS) wurde zum 01.05.2010 gestartet und ist ein wesentlicher Bestandteil des Fusionsprogramms der Finanz Informatik. Ziel des Projektes ist die Ausrichtung des Controllings auf die zukünftigen kaufmännischen Steue-rungsherausforderungen der Finanz Informatik sowie die Auswahl der entsprechenden Instrumente. Dabei soll sowohl die Effizienz der bestehenden Prozesse und Technik verbessert als auch neuartige Konzepte etabliert werden, um die Abläufe und die Qualität im

⁴ Vgl. Homepage www.f-i.de

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neu entstandenen Controllingbereich hinsichtlich prozessualer und technischer Ausrichtung zu optimieren. Folgende Projektrahmendaten wurden festgelegt:

• Projektdauer: 01.05.2010 - 31.12.2012

• Projektaufwand: 5.400 Personentage

• Projektkosten: 5.208.000 €

Die entsprechende Projektstruktur kann dem folgenden Organigramm in Abbildung 2 entnommen werden:

Wie im Organigramm dargestellt, wird das Projektziel im Rahmen von insgesamt sechs Teilprojekten verfolgt. Innerhalb des Teilprojektes „Reporting“ wurden bereits unterschiedliche Maßnahmen realisiert, um das interne kaufmännische Berichtswesen zu optimieren. Umsetzungsziele wie Performanceverbesserung, Kommentierungsmöglichkeiten und einer Neustrukturierung der Berichte unter dem Aspekte der Empfängerorientierung wurden als sogenannte Quickwins identifiziert und relativ schnell umgesetzt.

Eine weitere zentrale Aufgabe innerhalb dieses Teilprojektes ist die Etablierung eines Steuerungscockpits für die Geschäftsführung und der Bereichsleitung. Nachdem bereits diverse Kennzahlen definiert und durch eine manuelle prototypische Aufbereitung in PowerPoint dem Empfängerkreis vorgestellt wurden, liegt das Hauptziel in der konkreten technischen Implementierung auf Basis von SAP BW, wobei eine Online- und Druck-Version realisiert werden soll.

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Dieses neue Reportingwerkzeug ist letztlich der Auslöser für die vorliegende Projektarbeit und soll sowohl theoretisch als Informationssystem für das Management eingeordnet als auch die technische Modellierung im SAP BW als praktischer Teil erarbeitet werden.

Der Fokus des Steuerungscockpits liegt dabei zunächst nur auf den Themenbereich Personal. Weitere Themenblöcke wie Finanzen, Kunden, Produkte, Projekte und Prozesse werden nach Abschluss des Projektes als Folgeaktivitäten in Linie integriert.

1.3 Motivation

Durch die ausführliche Bearbeitung der praktischen Modellierung und Front-End-Implementierung des Managementcockpits im Rahmen einer VAWi-Projektarbeit und der Auseinandersetzung mit theoretischen Grundlagen ist gewährleistet, dass ein methodisches und strukturiertes Vorgehen angewendet wird. Darüber hinaus können Randgebiete aus der Theorie, die wahrscheinlich aus Zeitgründen ohne Bezug zu einer wissenschaftlichen Arbeit nicht betrachtet worden wären, stärker in die praktische Arbeit einfließen. Hieraus kann das Teilprojekt profitieren und ein qualitativ besseres Projektergebnis für die Finanz Informatik erzielen. Gleichzeitig bietet die Bearbeitung der Thematik auch eine persönliche Motivation. Da die bisherigen Erfahrungen mit SAP BW auf die Erstellung von Standardberichten für das Controlling beruhen, können durch die Umsetzung eines Cockpits, das andere Anforderungen hinsichtlich Usability stellt, weitergehende Kenntnisse gewonnen werden. Darüber hinaus wurden erstmals im Rahmen der Umsetzung neue Front-End-Werkzeuge der SAP BEx Suite 7.0 verwendet, sodass auch hier die Erfahrungen gezielt weiterentwickelt werden konnten.

1.4 Aufbau der Projektarbeit

Um den Leser mit möglichst allen relevanten Bereichen des Themengebietes vertraut zu machen, sollen in Kapitel 2 zunächst die theoretischen Zusammenhänge des Steuerungscockpits im Fokus stehen. Durch die bausteinartige Vorstellung der zentralen Begrifflichkeiten werden die Grundlagen für das weitere Verständnis der Projektarbeit gelegt. Darauf aufbauend wird in Kapitel 3 die konzeptionelle Basis für die Gestaltung des Managementcockpits gelegt. Die praktische Umsetzung wird anschließend in Kapitel 4 sukzessive erläutert und die jeweiligen Ergebnisse in angemessener Art und Weise in zusammengefasster Form präsentiert. Im letzten Kapitel 5 werden im Rahmen eines Fazits die ursprünglich aufgestellten Untersuchungsziele bewertet und ein Ausblick auf mögliche zukünftige Entwicklungen geliefert.

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2 Informationssysteme für das Management

In diesem Kapitel sollen zunächst die Grundlagen für die Begriffe Management auf der einen und Informationssysteme auf der anderen Seite gelegt werden. Anschließend soll der Kernbereich der klassischen Management Support Systeme, aktuelle Begrifflichkeiten rund um den Bereich Business Intelligence sowie Corporate Performance Management vorgestellt werden, um das zu entwickelnde Managementcockpit in der Finanz Informatik ausführlich einordnen zu können. Da die zentralen Begrifflichkeiten des Kapitels nicht eindeutig in der Literatur definiert werden, sollen zu Beginn eines jeweiligen Unterkapitels unterschiedliche Definitionsmöglichkeiten diskutiert und anschließend einer der Ausgangssituation angemessenen Grundlage geschaffen werden.

2.1 Management

Um zunächst ein Verständnis für den Begriff Management zu bekommen, sollen in diesem Abschnitt die Grundlagen zum Managementbegriff gelegt werden. Neben einer knappen Definition und der Vorstellung der typischen Aufgaben anhand des Managementzyklus, soll eine Abgrenzung von verschiedenen Hierarchiestufen mit Hilfe einer Managementpyramide gezeigt werden.

2.1.1 Definition

Das Wort „Management“, das sich aus dem englischen Verb to manage („handhaben“, „bewerkstelligen“, „leiten“, „führen“) ableitet, wird mittlerweile auch im deutschen Sprachraum sehr oft verwendet. Als mögliche etymologische Wurzel wird häufig auf das lateinische manus agere („an der Hand führen“) verwiesen. 5

In der Literatur wird der Begriff grundsätzlich auf zweifache Art beschrieben und unterscheidet sich durch eine institutionelle und eine funktionale Perspektive:

„Als Institution beinhaltet das Management alle leitenden Instanzen, d.h. alle Aufgabenbzw. Funktionsträger, die Entscheidungs- bzw. Anordnungskompetenzen haben.“ ⁶ Diese Perspektive schließt also primär die Personengruppen eines Unternehmens ein, die Managementaufgaben wahrnehmen und im Folgenden „Manager“ genannt werden.

⁵ Vgl. [Stae99], S. 71.

⁶ [Schi03], S. 95.

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Als Funktion umfasst das Management „alle zur Steuerung der Organisation notwendigen

Prozesse und Funktionen, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind.“ ⁷ Diese Dimension stellt also - unabhängig von bestimmten Personengruppen - die Aufgaben in den Vorder-grund. Die typischen Managementaufgaben sollen im nächsten Abschnitt ausführlicher vorgestellt und im Rahmen eines Managementkreislaufes eingeordnet werden.

2.1.2 Klassische Managementfunktionen

Ein Manager im Unternehmen muss unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen, die nach FAYOL ⁸ in folgende fünf Funktionen unterteilt werden können:

• Planen

• Organisieren

• Befehlen

• Koordinieren

• Kontrollieren

Diese Managementfunktionen sind keine lose Anordnung, sondern können in eine logische Abfolge gebracht werden, sodass eine Prozessvorstellung entsteht. Eine weitergehende Betrachtung der Managementfunktionen ergibt, dass sich die Aufgaben letztlich an den PDCA-Zyklus von DEMING ⁹ orientieren, der in unterschiedlichen Bereichen angewendet und letztlich auch als Managementkreislauf interpretiert werden kann:

⁷ [HeHK01], S. 6.

⁸ Vgl. [Fayo16].

⁹ Vgl. [Demi86].

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Die Bedeutung der hier dargestellten vier Phasen soll kurz beschrieben werden, da das Managementcockpit ein Instrument darstellen soll, welches Managern genau in diesen Phasen unterstützen soll:

• Planen (Plan)

In dieser Phase wird die gegenwärtige Situation (Ist-Situation) geprüft und daraus notwendige Aktivitäten abgeleitet und geplant.

• Ausführen (Do)

In dieser Phase werden die zuvor geplanten Aktivitäten durchgeführt.

• Prüfen (Check)

In dieser Phase werden die Ergebnisse der zuvor durchgeführten Aktivitäten bezüglich ihrer Auswirkungen geprüft.

• Handeln (Act)

In dieser Phase werden Rückschlüsse aus den Erkenntnissen der zuvor abgeschlossenen Prüfung gezogen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet, um die Pläne zu korrigieren.

2.1.3 Managementorganisation

Innerhalb des Managements werden häufig drei Ebenen voneinander abgegrenzt, wie in der folgenden Abbildung 4 ¹⁰ in Form einer Pyramide visualisiert ist.

Auf der linken Seite wird die typische Managementorganisation in drei Ebenen dargestellt. Auf der rechten Seite wurde die entsprechende Abgrenzung auf konkrete Rollen bzw. Funktionsbereiche in der Finanz Informatik übertragen.

¹⁰ Vgl. [Schi03], S. 95.

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