Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung  3

2.  Grundlagen  4

2.1.  Personalinformationssysteme  4

2.2.  HR-Management  5

2.3.  Portale  5

2.4.  Self-Services  6

2.2.1  Employee Self Service  6

2.2.2  Manager Self Service  6

2.5.  Notwendigkeit von Manager Self Services  7

2.6.  Funktionsweise der Manager Self Services  8

2.7.  Formen von Manager Self Services  8

2.7.1  Urlaubsplanung  8

2.7.2  Talent Management  9

3.  Potenziale und Herausforderungen der Manager Self Services  10

3.1.  Potenziale für das HR-Management und die Unternehmensführung  10

3.1.1  Zeitersparnis  11

3.1.2  Höhere Datenqualität  11

3.1.3  Kostenersparnis  12

3.1.4  Transparenz  13

3.1.5  Verfügbarkeit und Flexibilität  14

3.1.6  Entlastung des HR-Managements  14

3.2.  Herausforderungen aus betrieblicher Sicht  15

3.2.1  Datenschutz und Datenvertrauen  15

3.2.2  Akzeptanz des Systems  16

4.  Fazit  17

  Literaturverzeichnis  19

  Quellenverzeichnis  20

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Potenziale Manager Self Services (Quelle: Eigene Darstellung)  11

  Abbildung 2: Herausforderungen Manager Self Services (Quelle: Eigene Darstellung)  15

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1. Einleitung

Informationssysteme sind in der betrieblichen Praxis fest verankert. Sie gewährleisten die Wettbewerbsfähigkeit vor dem Hintergrund der Globalisierung und beschleunigter technologischer Entwicklungen.

So verwundert es nicht, dass Informationssysteme auch im Personalmanagement ein aktuelles Thema sind und in Zukunft an Bedeutung zunehmen werden, denn innerhalb eines Unternehmens ist eine Vielzahl von Entscheidungen vorzunehmen, die direkt oder indirekt das Personal betreffen. ¹ Die Bandbreite dieser Aktionen ist umfangreich und reicht von Urlaubsanträgen über den Umgang mit Personaldaten, bis hin zu Einstellungen und Entlassungen. 2

Des Weiteren muss das Personalmanagement eine immer größer werdende Vielfalt gesetzlicher Regelungen ³ sowie gesetzlicher Informationspflichten beachten, die nur in einer reibungslos funktionierenden Personalverwaltung genügend Berücksichtigung finden können.

Mit Hilfe eines Personalinformationssystems ist die effiziente Bearbeitung der Aufgaben des Personalmanagements möglich, denn Karteien und Ordner werden durch Dateien und elektronische Speichermedien ersetzt. 4

Thema dieser Hausarbeit sind die Manager Self Services und -Portale, welche den Personalinformationssystemen zuzurechnen sind. Durch Manager Self Services werden Führungskräfte in personalwirtschaftliche Prozesse eingebunden ⁵ , wodurch die Erfolgsfaktoren Schnelligkeit und Flexibilität ⁶ gefördert werden.

Diese Hausarbeit basiert auf einer Literaturrecherche. Sie erklärt zunächst die Grundlagen zu Personalinformationssystemen und Manager Self Services und -Portalen, um anschließend auf deren Potenziale und Herausforderungen einzugehen. Ziel ist es den Beitrag der Manager Self Services zur Prozessverbesserung im Bereich HR-Management herauszustellen.

¹ Vgl. Jung 2008, S.656.

² Vgl. ebd.

³ Vgl. Berthel 2007, S.506.

⁴ Vgl. ebd.

⁵ Vgl. www.realtech.com [Stand 15.02.10].

⁶ Vgl. Klotz/Wenzel 1994, S. 14.

3

2. Grundlagen

An dieser Stelle werden die Begriffe Personalinformationssystem, HR-Management, Portale und Self Services geklärt, so dass ein einheitliches Verständnis geschaffen wird. Weiterhin wird auf die Notwendigkeit sowie die Funktionsweise der Manager Self Services eingegangen, um anschließend die Urlaubsplanung und das Talentmanagement als Beispiele für die Formen der Manager Self Services zu erläutern.

2.1. Personalinformationssysteme

Ein Personalinformationssystem kann definiert werden als

ein System der geordneten Erfassung, Speicherung, Transformation und Ausgabe von allen relevanten Informationen über Personal und Tätigkeitsbereiche/Arbeitsplätze zur Versorgung von zugangsberechtigten Führungskräften und Mitarbeitern sowie Arbeitnehmervertretungen aller betrieblichen Ebenen und Funktionen mit denjenigen Informationen, die sie zur zielgerichteten Wahrnehmung ihrer Führungs- und Verwaltungsaufgaben unter Berücksichtigung relevanter Gesetze, Verordnungen und Verträge sowie sozialer und wirtschaftlicher Ziele der Organisation benötigen. 7

Ohne die Möglichkeiten der EDV ist ein Personalinformationssystem nicht realisierbar. So ist es oft Bestandteil eines Gesamtsystems, bei welchem durch eine Vernetzung mit anderen Bestandteilen des Systems ein gegenseitiger elektronischer Datentransfer ermöglicht wird. 8

Aus zuvor genannter Definition geht hervor, dass ein Personalinformationssystem eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen kann. Dazu zählen beispielsweise ⁹ :

• Personalverwaltung

• Entgeltabrechnung

• Zeitwirtschaft

• Vorsorge

• Berichtswesen

⁷ Berthel/Becker 2007, S. 506.

⁸ Vgl. Jung 2008, S. 659.

^{9 Berthel/ Becker 2007, S. 509.} 4

• Personaleinsatz

• Personalentwicklung

• Personalplanung

• Personalcontrolling

Ziele eines solchen Systems sind im Wesentlichen die Senkung von Personal- und Informationskosten, aber auch eine verbesserte Informationsbasis für personalwirtschaftliche Aufgaben. 10

2.2. HR-Management

Der Begriff Human Ressource-Management wird in der Literatur in der Regel gleichgesetzt mit dem Begriff Personalmanagement.

Personalmanagement stellt die Führungstätigkeiten in den Vordergrund und befasst sich mit dem ganzen Aufgabenbereich der personellen Fragen im Unternehmen. ¹¹ Zu dem Aufgabenbereich des Personalmanagements zählt die Personalverwaltung, die sich beispielsweise mit der Personalbeschaffung und dem Lohn- und Gehaltswesen beschäftigt. Weitere Aufgabenbereiche sind die Personalführung und die Personalentwicklung.

2.3. Portale

Da der Zugriff auf Self Service-Systeme über Portale erfolgt, wird dieser Begriff kurz erläutert.

Portale sind Integrationssysteme, welche den Anwendern eine Vielzahl von Anwendungen, Diensten und Informationen unterschiedlicher Herkunft integriert unter einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung stellen. ¹² Charakteristisch ist hierbei, dass Portale einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellen. ¹³ Unternehmensportale sind in das unternehmensinterne Intranet eingebunden. ¹⁴ Eine Alternative zum Zugriff auf Portale via Intranet bietet das Internet. Hierauf wird unter Punkt 2.6 näher eingegangen.

¹⁰ Vgl. Berthel/Becker 2007, S. 509.

¹¹ Vgl. Jung 2008, S. 7.

¹² Strohmeier 2008 , S.318.

¹³ Vgl. www.gurzki.de [Stand 21.03.2010].

¹⁴ Vgl. www.itwissen.info ^{[Stand 21.03.2010].} 5

2.4. Self-Services

Diese Hausarbeit betrachtet primär Manager Self Services. Zum besseren Verständnis und auf Grund des engen Zusammenhangs werden im Folgenden auch Employee Self Services kurz erläutert.

Die Self Services sind ein Unterbegriff des Personalinformationssystems und bestehen aus Employee Self Service und Manager Self Service. Charakteristisch für Self Services ist, dass Führungskräfte und Mitarbeiter via Intra- oder Internet in personalwirtschaftliche Prozesse integriert werden. ¹⁵ Der Zugriff auf die Self Service-Portale kann von jedem Arbeitsplatz mit Computer oder auch von zu Hause erfolgen, sofern die Integration via Internet erfolgt.

2.2.1 Employee Self Service

Im Rahmen des Employee Self Services haben die Mitarbeiter die Möglichkeit wichtige und stets aktuelle Personaldaten abzurufen, zu verwalten und zu pflegen. ¹⁶ So können Sie beispielsweise Urlaubs- und Weiterbildungsanträge stellen, sowie sich betriebsinterne Daten und Stellenausschreibungen ansehen oder ihre Stammdaten ändern. 17

2.2.2 Manager Self Service

Durch Manager Self Services werden Führungskräfte über ein Portal in personalwirtschaftliche Prozesse, wie Budget-, Rekrutierungs- und Vergütungsentscheidungen, eingebunden. ¹⁸ Sie bieten Führungskräften zum Beispiel die Möglichkeit Aus- und Weiterbildungsanträge zu steuern, Auswertungen durchzuführen und Urlaubs- uns Seminaranträge zu genehmigen. ¹⁹ Der Bearbeitungsfortschritt dieser Prozesse kann jederzeit über die eigene personalisierte Benutzeroberfläche eingesehen werden. 20

Bestandteile eines Managerportals können folgende Funktionalitäten sein ²¹ :

• Personalplanung und -verwaltung

¹⁵ Vgl. Hampel 2009, S. 38.

¹⁶ Vgl. Bröckermann 2003, S.25.

¹⁷ Vgl. www.mittelstandswiki.de.

¹⁸ Vgl. www.sap.com.

¹⁹ Vgl. Hampel 2009, S. 38.

²⁰ Vgl. www.realtech.com.

²¹ Vgl. ^{www.plaut.com.} 6