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Inhalt

1.  Zusammenfassung  3

2.  Einleitung  4

3.  Mittel und Methoden der Kommunikation  6

4.  Ergebnisse einer effizienten Kommunikation  13

5.  Diskussion möglicher Maßnahmen in Vereinen und Verbänden  15

6.  Das Beispiel des SV Rot - Gelb e V Frankfurt  18

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1. Zusammenfassung

Es gibt folgende Alternativen: Entweder die Geschäftsstelle ist Zentrum der Kommunikation oder die Kommunikation geht ganz oder teilweise an der Geschäftsstelle vorbei. Es ist evident, daß letzteres nicht zweckmäßig sein kann. Informationsströme so zu kanalisieren, daß eine zufriedenstellende Geschäftsstellenarbeit für den Vorstand und die Mitglieder erfolgt, aber auch für die dortigen Mitarbeiter, ist ein wichtiger Faktor für ein florierendes Vereinsleben.

Es existiert eine Vielfalt von zum größten Teil neuen Kommunikationsmitteln. Sowohl ihre Akzeptanz als auch ihre technischen Möglichkeiten wachsen schnell und ständig. Der gezielte und adäquate Einsatz dieser Medien ist an eine ständig wachsende Fachkenntnis gebunden. Diese neuen, aber auch die traditionellen Mittel werden im einzelnen zu bewerten sein, wozu die vorliegende Arbeit einen Anhalt bietet. Es wird gezeigt, daß einerseits eine Geschäftsstelle als Zentrum der Vereinskommunikation nur bei guter Nutzung der Kommunikationsmöglichkeiten realisiert werden kann. Andererseits ist der Nutzen geschickter Mitteilungswege eine Chance, die Effizienz der Arbeit in der Geschäftsstelle zu steigern und den Zeitaufwand für Routinearbeiten zu minimieren. Ferner werden Kosten gesenkt. Es erweist sich aber auch, daß das Vorhandensein einer ständigen Anlaufstelle (d.h. einer Geschäftsstelle) ein entscheidender Vorteil für einen Verein ist. Die Notwendigkeit, Personal für eine solche Einrichtung bereitzustellen, macht sie aber für finanzschwache - also meist kleine - Vereine ohne Angestellte unerschwinglich. Eine Lösung kann das Berufsbild eines „Selbständigen Vereinsmanagers“ sein, der von seinem Büro aus eine Anlaufstelle für Mitglieder und Funktionäre der mit ihm vertraglich verbundenen Vereine bietet. Er kann die Geschäftsstelle für viele Vereine zugleich sein. Denn er nutzt alle Chancen der modernen Kommunikation und spart dadurch viel Zeit. Er ist persönlich z.B. in den späten Nachmittags- und frühen Abendstunden auch für Berufstätige problemlos erreichbar. Darüber hinaus stellt er durch geschickte Telefonansagen mit Hinweis auf andere Kommunikationskanäle rund um die Uhr Möglichkeiten sicher, Nachrichten in Wort, Bild und Ton zu hinterlassen, anzufordern und abzurufen. So gewährleistet er auch in seiner Abwesenheit durch ein automatisiertes Informationssystem die Beantwortung vieler Anfragen. Sogar der dringende Telefon-Rundruf (z.B. wegen einer kurzfristigen Terminänderung) läuft durch ihn automatisch per Computer und Modem ab.

Der interne oder externe Kommunikationsfachmann ist somit der zentrale Verteiler aller Informationsströme des Vereins.

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2. Einleitung

Eine Geschäftsstelle hat - zumindest im juristischen Sinn - jeder Verein. Und zwar ist „das Wohnzimmer des 1. Vorsitzenden“ die Geschäftsstelle, soweit nichts anderes benannt ist. Auch Kleinvereine sind ja Körperschaften des bürgerlichen Rechts oder bei vorhandenem „e.V. - Status“ sogar juristische Personen, die eine Anschrift haben müssen, die aus dem öffentlich zugänglichen Vereinsregister für jedermann in Erfahrung zu bringen ist. Im engeren Sinn wird man allerdings von einer Geschäftsstelle nur dann reden, wenn sich ein Verein ein Büro mit festgelegten Öffnungszeiten leistet. Dies ist dann die Anlaufstelle für alle Vereinsangelegenheiten, also für Geschäftspartner, Mitglieder, Mitarbeiter, Interessenten für eine Mitgliedschaft, Partnervereine, Verbände, öffentliche Verwaltung und Behörden aller Art.

Kommunikation ist nach lexikalischer Definition die „Mitteilung in des Wortes ursprünglicher Bedeutung; z.B. Übermittlung von Nachrichten, womit sich die moderne Kommunikationstechnik befaßt“ (Das moderne Lexikon in zwanzig Bänden, Band 10, 1971, Bertelsmann Verlag). Der DUDEN 1986, 19. Auflage, definiert Kommunikation als „Mitteilung, Verbindung, Verkehr“.

Die Aufgaben einer Geschäftsstelle sind ohne Vorgänge der Kommunikation also prinzipiell nicht zu bewältigen. Es ist aber ein erheblicher Unterschied, ob diese Kommunikation auf das Unumgängliche wie Eintritte (oder auch Austritte) und Einladungen zu Versammlungen beschränkt bleibt oder ob Kommunikation zum Garanten eines aktiven Vereinslebens wird. Anders ausgedrückt ist eine Geschäftsstelle nur dann ein tatsächliches Kommunikationszentrum, wenn die Mitteilungen auch wirklich über sie laufen. Das ist aber nicht selbstverständlich. Die Vereinswirklichkeit sieht oft genug so aus, daß sich das Vereinsleben mehr in den einzelnen Gruppen oder Sparten vollzieht und die Geschäftsstelle nur in bestimmten Fällen eingebunden wird. Was ist aber nun daran erstrebenswert, die Kommunikation im Verein über die Geschäftsstelle laufen zu lassen? Ist das nicht umständlich? Oder - positiv formuliertwo liegen die Vorteile, wenn die Geschäftsstelle das kommunikative Zentrum eines Vereines ist?

Nun, sicherlich ist der direkte und damit schnelle Weg der Informationsweitergabe vorteilhaft, wenn z.B. eine kurzfristige Mitteilung zügig weitergegeben werden muß. Die Nachricht „Wegen Erkrankung des Trainers fällt Badminton heute Abend aus!“ muß natürlich schnell und direkt die Aktiven der entsprechenden Sparte erreichen!

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Allerdings sollte die Geschäftsstelle bei passender Gelegenheit informiert werden. Zum Beispiel ist ja die Stundenabrechnung des Trainers daraufhin zu überprüfen. Aber wenn die Geschäftsstelle während des Bekanntwerdens der Information und der ausfallenden Stunde noch Öffnungszeiten (und damit Kommunikationszeiten) hat, könnte es wichtig sein, daß sie es unverzüglich erfährt. Vielleicht meldet sich ja gerade zu diesem Zeitpunkt ein Interessent für ein Probetraining. Steht er dann an diesem Abend vor verschlossenen Türen, so ist sein erster Eindruck von dem Verein, dem er ansonsten vielleicht beigetreten wäre, natürlich sehr negativ.

Es ist also möglicherweise lohnend, die Informationsflüsse eines Vereines im Auge zu behalten und sich mit den Möglichkeiten, die eine gute Kommunikationskultur bietet, zu befassen. Auf jeden Fall aber ist es notwendig, daß alle Abläufe und Vorgänge des Vereinslebens in der Geschäftsstelle bekannt sind und überblickt werden können, damit von dort aus eine Unterstützung der Vorstandsaufgaben tatsächlich möglich ist.