Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie
und Berufsakademie Göttingen
Optimierung des klassischen Beschaffungsprozesses
durch die Anwendung von E-Procurement
Thesis
Kathleen Banike
10.05.2010
1
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
I
Abbildungsverzeichnis
II
1
Einleitung
1
2
Grundlagen und begriffliche Abgrenzung
2
2.1
E-Business
2
2.2
E-Commerce
3
2.3
Beschaffung
4
2.4
E-Sourcing
5
2.5
E-Ordering
6
2.6
E-Procurement
7
3
E-Procurement-Tools
8
3.1
Enterprise Ressource Planning Systeme
9
3.2
Vor- und Nachteile von Enterprise Ressource Planning Systemen
10
3.3
Desktop Purchasing Systeme
11
3.4
Vor- und Nachteile von Desktop Purchasing Systemen
11
3.5
Elektronische Märkte
11
3.6
Vor- und Nachteile elektronischer Märkte
12
4
Wesentliche Arten von E-Procurement
13
4.1
E-Ordering
13
4.1.1 Buy-Side
13
4.1.2 Sell-Side
14
4.1.3 Katalogbasierte Marktplätze
16
4.2
E-Sourcing
17
4.2.1 Online-Ausschreibungen
17
4.2.2 Online-Auktionen
18
4.2.2.1 Verkaufsauktionen
18
4.2.2.2 Einkaufsauktionen
18
4.2.3 Börsen
19
4.2.4 E-Collaboration
19
5
Systeme und Ausrichtungen des E-Procurement
21
5.1
Systeme
21
5.1.1 Offene Systeme
21
5.1.2 Halboffene Systeme
21
5.1.3 Geschlossene Systeme
21
5.2
Ausrichtungen
21
5.2.1 Horizontale Ausrichtung
21
5.2.2 Vertikale Ausrichtung
22
2
6
Der klassische Beschaffungsprozess
23
6.1
Anbahnungsphase
23
6.2
Vereinbarungsphase
23
6.3
Abwicklungsphase
24
7
Der Beschaffungsprozess unter Anwendung eines DPS
25
7.1
E-Search- und E-Order-Prozess
25
7.2
E-Transaction- und E-Fulfillment-Prozess
25
7.3
E-Tracking- und E-Distribution-Prozess
26
7.4
E-Payment- und E-Reporting-Prozess
26
8
Wichtige Zahlungsmethoden im elektronischen Einkauf
27
8.1
Gutschriftsverfahren
27
8.2
Purchasing Card
28
9
Kritische Betrachtungsweise des E-Procurement
28
9.1
Chancen
28
9.2
Problembereiche
29
9.3
Zukunftsaussichten
30
10
Schlussbetrachtung
31
Literaturverzeichnis
3
Abkürzungsverzeichnis
ca.
circa
z.B.
zum Beispiel
z.T.
zum Teil
f.
folgende
ff.
fortfolgende
S.
Seite(n)
Abb.
Abbildung
usw.
und so weiter
bzw.
beziehungsweise
d.h.
das heißt
u.a.
unter anderem
etc.
etcetera
vgl.
vergleiche
i.d.R.
in der Regel
ERP
Enterprise Ressource Planning
DPS
Desktop Purchasing System
E-
(vor diversen Wörtern) Electronic
EDI
Electronic Data Interchange
BME
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
4
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Die Vielfalt elektronischer Geschäftsbeziehungen
2
Abb. 2: Schritte des Beschaffungsprozesses
4
Abb. 3: Einordnung E-Sourcing (funktionale Aufteilung)
6
Abb. 4: Einordnung E-Ordering
7
Abb. 5: Der Kernprozess im E-Procurement bei einem Desktop Purchasing System
10
Abb. 6: Softwaredienste bei einem Intermediär für E-Procurement
12
Abb. 7: Buy-Side-Lösung
14
Abb. 8: Sell-Side-Lösung
15
Abb. 9: Exemplarischer Prozess einer Ausschreibung
17
Abb. 10: Stufen der E-Collaboration
20
Abb. 11: Anbahnungsphase des Beschaffungsprozesses
23
Abb. 12: Vereinbarungsphase des Beschaffungsprozesses
24
Abb. 13: Abwicklungsphase des Beschaffungsprozesses
24
1
1 Einleitung
Spätestens seit Beginn der 90er Jahre hat die moderne Informations- und Kommu-
nikationstechnik einen Wandel im gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereich
herbeigeführt. Noch vor wenigen Jahren waren Computer und Internet nur einigen
Spezialisten zugänglich, heute aber sind sie aus unserem täglichen Leben nicht
mehr wegzudenken. Der ständige technische Fortschritt und der Ausbau und die
Verknüpfung von Datenwegen bilden zudem die Grundlage für eine neue Dimension
des wirtschaftlichen Handelns.
1
Nachdem Effizienzsteigerungspotenziale in Produk-
tion und Vertrieb weitestgehend ausgeschöpft wurden, konzentrieren sich die Un-
ternehmen jetzt zunehmend auf die Optimierung betrieblicher Beschaffungsprozes-
se
2
, welche die Betriebsressourcen in nicht geringem Maße belasten. E-
Procurement ist zurzeit eines der wichtigsten Themengebiete, mit dem sich die EU
und die Schweiz auseinandersetzen.
3
Durch die elektronische Beschaffung ist es
Mitarbeitern möglich, direkt von ihren Arbeitsplätzen aus über ein Desktop
Purchasing System auf Produktkataloge zuzugreifen, die Produkte zu vergleichen
und auszuwählen und sie anschließend zu bestellen. Über E-Procurement werden
zumeist MRO-Güter beschafft, die zwar nur einen geringen Wert (ca. 10 Prozent)
des Beschaffungsvolumens eines Unternehmens, jedoch ca. 70 Prozent des Be-
schaffungsaufwandes ausmachen. Das Einsparpotenzial bei der elektronischen
Beschaffung von C-Artikeln ist beachtlich.
4
Laut Bundesverband Materialwirtschaft,
Einkauf und Logistik (BME) nutzen bereits 80 Prozent der deutschen Unternehmen
elektronische Produktkataloge. Der Anteil der Unternehmen, die elektronische Be-
schaffungslösungen bisher einsetzen, ist branchenabhängig jedoch sehr verschie-
den.
5
In der vorliegenden Arbeit sollen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung der Beschaf-
fung durch den Einsatz von verschiedenen E-Procurement-Lösungen näher erläu-
tert und kritisch betrachtet werden. Eine Definition des Begriffes E-Procurement wird
im zweiten Kapitel gegeben. Weiterhin werden hier wichtige Grundlagen und begriff-
liche Abgrenzungen dargelegt. Anschließend werden im dritten Kapitel verschiede-
ne E-Procurement-Tools sowie deren Nutzung näher erläutert und ausgewertet.
Verschiedene Arten des E-Ordering und E-Sourcing, wie z.B. katalogbasierte
Marktplätze oder Online-Auktionen werden durch das vierte Kapitel vorgestellt. Das
fünfte Kapitel geht näher auf die verschiedenen Systeme und Ausrichtungen des E-
Procurement ein und der klassische Beschaffungsprozess wird in Kapitel sechs ge-
1
Vgl. Kollmann, T., (2009), S. 1.
2
Vgl. Stoll, P., (2008), S. 1.
3
Vgl. Nekolar, A.-P., (2003), S. 1.
4
Vgl. Brenner, W., Wenger, R., (2007), S. 105 f.
5
Vgl. http://www.wiwo.de/unternehmen-maerkte/digitale-einkaufsnetze-406615/ vom
22.04.2010.
2
nauer analysiert. Das siebte Kapitel stellt den Beschaffungsprozess unter Anwen-
dung eines Desktop Purchasing Systems dar und erarbeitet in diesem Zusammen-
hang Effizienzsteigerungspotenziale beim Beschaffungsprozess. In Kapitel acht
werden wichtige Zahlungsmethoden des elektronischen Einkaufs gegenübergestellt
und im neunten Kapitel werden Chancen, Problembereiche und Zukunftsaussichten
des E-Procurements vorgestellt.
Ziel dieser Arbeit ist es, aufzuzeigen, inwiefern die Anwendung elektronischer Be-
schaffungslösungen wirksam zur Optimierung des betrieblichen Beschaffungspro-
zesses beitragen kann.
2 Grundlagen und begriffliche Abgrenzung
2.1 E-Business
E-Business bezeichnet die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen unter
Anwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Erzielung einer
Wertschöpfung. Ziel ist die Beschleunigung und Effizienzsteigerung aller Geschäfts-
prozesse entlang der Wertschöpfungskette.
6
Als Anbieter und Nachfrager können
Unternehmen (Business), öffentliche Institutionen (Administration) und auch private
Konsumenten (Consumer) auftreten. Die Geschäftsbeziehungen untereinander sol-
len einen Mehrwert schaffen.
7
In der nachstehenden Abbildung sind die Marktteil-
nehmer mit den möglichen Geschäftsbeziehungen aufgeführt. (Siehe Abb. 1)
Abb. 1: Die Vielfalt elektronischer Geschäftsbeziehungen
8
6
Vgl. Möhrstädt, D. G., Bogner, P., Paxian, S., (2001), S. 20.
7
Vgl. Meier, A., Stormer, H., (2005), S. 2.
8
Meier, A., Stormer, H., (2005), S. 3.
3
Business-to-Business (B2B) bzw. Business-to-Consumer (B2C) beschreiben die
Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Unternehmen bzw. Unterneh-
men und Konsumenten. Diese beiden Optionen werden als elektronischer Handel
oder Electronic Commerce bezeichnet. B2C-Lösungen sind hierbei E-Shops wie
z.B. ebay oder amazon.
9
Als Business-to-Administration werden die Beziehungen zwischen Unternehmen
und Verwaltungen bezeichnet. Eine alternative Bezeichnung hierfür ist Business-to-
Government.
10
Andere Arten von Austauschbeziehungen wie z.B. A2A, A2B und
A2C werden als E-Government bezeichnet. Der Buchstabe A steht für öffentliche
Verwaltungen (Administration), aber auch für nicht staatliche und für gemeinnützige
Organisationen. Der Buchstabe C steht für Citizen (Bürger). A2A meint die Bezie-
hungen zwischen virtuellen Gemeinden innerhalb einer Verwaltungsebene. Angebo-
te von Behörden an Unternehmen bzw. Bürger sind A2B bzw. A2C. In der dritten
Ebene (C2B, C2A) geht es um Leistungen, die Konsumenten bzw. Bürger für Unter-
nehmen oder Verwaltung erbringen können, z.B. öffentliche Wahlen. Consumer-to-
Consumer (C2C) steht für die Beziehung zwischen Einzelpersonen.
11
2.2 E-Commerce
Für den Begriff E-Commerce gibt es bislang noch keine eindeutige Definition.
Im Allgemeinen ist der Begriff mit elektronischem Geschäftsverkehr bzw. der Ab-
wicklung von Absatzvorgängen mittels elektronischer Kommunikationsmittel zu
übersetzen.
12
Im Jahr 2008 nutzen bereits 11 Prozent aller Unternehmen diesen
neuen Vertriebsweg.
13
E-Commerce dient zum Ein- und Verkauf von Produkten und
Dienstleistungen und zur Informationsbeschaffung. E-Commerce wird in zwei Berei-
che unterteilt, das B2B (Business-to-Business) und das B2C (Business-to-
Consumer). B2C steht vorrangig für den elektronischen Verkauf von Produkten und
Dienstleistungen an den Endkunden, wie dies z.B. in E-Shops der Fall ist. Unter-
nehmen benutzen das E-Commerce, um sich an die Endverbraucher zu wenden, für
ihre Produkte und Dienstleistungen zu werben und diese dann direkt zu verkaufen.
Der Benutzer kann das Internet ebenfalls zur Informationssuche (z.B. Telefonnum-
mern, Adressen, E-Shops) verwenden. Verschiedene Dienstanbieter (Provider) ha-
ben zur einfacheren Handhabung des Internets Suchmaschinen zur Verfügung ge-
stellt, die nach Eingabe von bestimmten Suchbegriffen viele Webseiten anzeigen,
9
Vgl. Meier, A., Stormer, H., (2005), S. 2.
10
Vgl. Möhrstädt, D. G., Bogner, P., Paxian, S., (2001), S. 23.
11
Vgl. Meier, A., Stormer, H., (2005), S. 2 f.
12
Vgl. Voigt, K.-I., Landwehr, S., Zech, A., (2003), S. 5.
13
Vgl. Statistisches Bundesamt, 2008
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