Informationssysteme  -  

Notwendigkeit  für ein effizientes Controlling? - I -  

I.  Inhaltsverzeichnis  

1  Einleitung  1

1.1  Problemstellung, Zielsetzung und Themenabgrenzung  1

1.2  Gang der Untersuchung mit Themenabgrenzung  2

2  Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen  3

2.1  Begriffsdefinitionen  3

2.1.1  Information  3

2.1.2  Informationssysteme  4

2.1.3  Controlling  4

2.2  Arten und Funktionen von Informationssystemen  4

2.3  Voraussetzungen für ein effizientes Controlling  7

2.4  Controllinginformationssysteme und deren Einordnung in die  

Systempyramide   9

2.5  Anforderungen an Controllingsysteme  11

3  Kennzahlen und Kennzahlensysteme als Controllinginstrument  13

3.1  Begriffsdefinitionen  13

3.1.1  Kennzahlen  13

3.1.2  Kennzahlensystem  13

3.2  Einsatzmöglichkeiten von Kennzahlen  13

3.3  Aufbau von Kennzahlen und Kennzahlensystemen  15

3.4  Anwendung von Kennzahlen und Kennzahlensystemen im  

Unternehmen   17

3.5  Vor- und Nachteile  17

3.6  Probleme bei der Umsetzung  19

4  Kritische Würdigung  20

Marion  Knauer 08 12  2003

Abbildung 1 - Informationssystempyramide_______________________________5

Abbildung 2 - Controlling- Regelkreis___________________________________8

Abbildung 3 - Systemstruktur von Unternehmen ___________________________9

Abbildung 4 - Kennzahlenschema _____________________________________15

Marion Knauer 08.12.2003

1 Einleitung

1.1 Problemstellung, Zielsetzung und Themenabgrenzung

Die Versorgung mit Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der gewünschten Form ist für das Controlling von hoher Bedeutung, um die zielorientierte Steuerung des Unternehmens zu gewährleisten. Controlling unterstützt die Unternehmenssteuerung. Um die unternehmerischen Ziele zu erreichen, wird Wissen über betriebliche Zusammenhänge und die Unternehmensumwelt benötigt. Wissen erhält man erst durch Informationen, welche die Basis für Planung und Entscheidung bilden.

Neben Planung und Entscheidung zählen ebenfalls die Funktionen Kontrolle und Steuerung zu den Hauptaufgaben des Controllings, wofür wiederum Informationen benötigt werden, die neben Aktualität auch Genauigkeit und einen hohen Verdichtungsgrad aufweisen sollten. Aus diesen Gründen und, um die internen als auch die externen Unternehmensabläufe zu optimieren, wird verstärkt im Controlling mit computergestützten Informationssystemen gearbeitet. 1

Aufgrund gravierender Veränderungen bei den Wettbewerbsbedingungen und der zunehmenden Komplexität von Informationen, haben Informationssysteme in den letzten Jahren stetig an Bedeutung zugenommen. Gründe für den vermehrten In-formationsfluss sind unter anderem:

• die verstärkte Internationalisierung,

• dezentrale Organisationsformen mit der Folge, dass mehr Informationen vor

Ort benötigt werden und gleichzeitig das Topmanagement komprimierte unternehmensweite Daten braucht,

• rasche Veränderungen interner und externer Rahmenbedingungen. 2

Von Menschen ist diese Komplexität und die Vielfalt an Informationen ohne technische Unterstützung nur schwer auszuwerten. Zum einen sind der Zeitbedarf und die damit verbundenen Personalkosten für benötigte Analysen immens, zum ande-

¹ Vgl.Wöhe, 2000, S.198.

² Vgl. Rechkemmer, 1999, S.1.

Marion Knauer 08.12.2003

ren ist das Erkennen wichtiger Hinweise in großen Datenmengen für einen Menschen sehr schwierig.

Um diese Vielzahl an Daten und Informationen zu verarbeiten wird vermehrt auf computergestützte Informationssysteme zurückgegriffen, weil diese in Echtzeit die gewünschten Analysen und Daten ohne zeitaufwendige Analyseverfahren liefern. Dies ist von Vorteil, weil in den letzten Jahren aus Kostengründen immer mehr Personal für Analysen reduziert wurde, obwohl die Menge der Geschäftsdaten exponentiell zugenommen hat. 3

Die zu analysierenden Datenmengen zur Unternehmenssteuerung sind von der Unternehmensgröße abhängig. Je größer ein Unternehmen und je vielfältiger seine Angebotspalette ist, um so größer wird auch das relevante Datenvolumen, aus dem die notwendigen Informationen für unternehmerische Entscheidungen gefiltert werden müssen. Kleine Unternehmen brauchen wahrscheinlich ein Informationssystem lediglich zur Unterstützung, wobei Großunternehmen ohne ein geeignetes System die Informationsflut kaum bewältigen können.

Die Lücke zwischen Informationsbedarf und -versorgung soll mit Hilfe von computerunterstützten Informationssystemen verkleinert bzw. sogar geschlossen werden.

Beim richtigen Einsatz und Umgang mit der Informationstechnologie wird diese sogar als kritischer Erfolgsfaktor mit hoher strategischer Bedeutung verstanden. 4

Aus diesen Gründen ist das Ziel dieser Studienarbeit, herauszufinden, welchen Nutzen Informationssysteme für das Controlling haben und inwieweit Informationssysteme ein effizientes Controlling unterstützen.

1.2 Gang der Untersuchung mit Themenabgrenzung

Am Anfang wird der Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen herausgestellt und dargelegt. Zunächst wird ein Einblick über Informationssysteme

³ Vgl. Friedericks, R.; Kluge, A.; Müller, R.; Sebök, J.; Stephan, A., online

⁴ Vgl. Chamoni und Gluchowski, 1999, S.6.

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gegeben, indem die verschiedenen Arten und Funktionen von Informationssystemen abgegrenzt und erläutert werden. Dann wird auf effizientes Controlling eingegangen, um daraufhin das Controllinginformationssystem vorzustellen und in die Informationssystempyramide einzuordnen. Zum Schluss werden die Anforderungen an Controllingsysteme herausgearbeitet.

Gegenstand des dritten Kapitels sind Kennzahlen und Kennzahlensysteme als Controllinginstrumente. Hier werden die Gründe und Einsatzmöglichkeiten dieser Instrumente aufgezeigt. Weiterhin wird der Aufbau beschrieben, um anschließend auf die Anwendung im Unternehmen einzugehen. Dann werden Vor- und Nachteile gegenübergestellt, um am Ende Probleme bei der Umsetzung zu beleuchten. Der letzte Abschnitt beinhaltet zusammengefasst die Stärken und Schwächen beim Einsatz von Informationssystemen im Controlling und eine Schlussbetrachtung mit persönlicher Meinung im Hinblick auf das Ziel dieser Studienarbeit.

Nicht Bestandteil dieser Arbeit sind technische Anforderungen an Informationssysteme, die konkrete Umsetzung und Implementierung, sowie die Kostenbetrachtung, da die vollständige Darlegung den Rahmen dieser Studienarbeit überschreiten würde.

2 Zusammenhang von Controlling und Informationssystemen

2.1 Begriffsdefinitionen

2.1.1 Information

„Informationen sind die Grundlage für wirtschaftliches Handeln und liefern zweckorientiertes Wissen. Wissen bedeutet, sich bestimmter Denkinhalte bewusst zu sein. Allgemein besteht der Zweck von Informationen darin, Handlungen vorzubereiten und durchzuführen. Informationen reduzieren den Unbestimmtheitsgrad von Entscheidungssituationen, die betriebliche Zweckorientierung erfordert eine Beschränkung auf die Aufgaben, deren Erfüllung zur Erreichung der Unternehmensziele notwendig ist.“ 5

⁵ Vgl. Vahlens Wirtschaftslexikon, 1987, S.859.

Marion Knauer 08.12.2003

2.1.2 Informationssysteme

„Summe aller geregelten betriebsinternen und -externen Informationsverbindungen sowie deren technischen und organisatorischen Einrichtungen zur Informationsgewinnung und -verarbeitung. Aufgabe ist die rechtzeitige Versorgung der Handlungsträger mit allen notwendigen und relevanten Informationen in wirtschaftlich sinnvoller Weise.“ Das Informationssystem bildet das „Medium für Entscheidungsfindung und -durchsetzung des Managements und ist somit Grundlage für den gesamten Managementprozess. Im Informationssystem vollzieht sich der Informationsprozess.“ ⁶ Computergestützte Informationssysteme sind beispielsweise: Controllingsystem, Führungssystem, Personalsystem.

2.1.3 Controlling

„Laufender, informationsverarbeitender Prozess zur Überwachung und Steuerung der Realisation von Plänen. Controlling vollzieht sich häufig mittels Kennzahlen und Kennzahlensystemen. Kommt es zu Abweichungen, d.h. entsprechen die tatsächlichen Werte nicht den Planvorgaben, so müssen die Controller die Ursachen analysieren und Gegensteuerungsmaßnahmen, Handlungsalternativen oder neue Unternehmensziele entwerfen.“ 7

2.2 Arten und Funktionen von Informationssystemen

Ein komplexes betriebliches Informationssystem zieht sich über die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens hin und liefert den Entscheidungsträgern der Funktionsbereiche jeder Führungsebene die jeweiligen benötigten Informationen. Das Informationssystem besteht dabei aus unterschiedlichen, aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Subsystemen, die verschieden spezialisiert sein können. 8

Anhand der Informationssystempyramide kann die Struktur von Informationssystemen gut beleuchtet werden.

⁶ Vgl. Gabler Wirtschaftslexikon, 1997, Stichwort: Informationssysteme.

⁷ Vgl. Schneck, 1998, S.150, 151.

Vgl. Wörterbuch kaufmännischer Begriffe, 2000, S.76.

⁸ Vgl. Biethahn und Huch, 1994, S.21.

Marion Knauer 08.12.2003