Open Space Technologie - Keine Agenda, keine Struktur, aber ein erfolgreiches Meeting

  Diplomarbeit HWD Open Space Technologie Linda Kast  

1.  Einführung  2

2.  Grundidee der Open Space Technologie  4

3.  Für wen ist die Open Space Technologie geeignet?  5

4.  Wer hat Open Space Veranstaltungen ins Leben gerufen?  5

5.  Wie funktioniert Open Space Technologie?  6

5.1.  Der Kreis - Die fundamentale geometrische Form für offene Kommunikation  7

6.  Open Space Technologie als Führungsinstrument  8

7.  Die 4 Prinzipien einer Open Space Veranstaltung und das Gesetz der zwei Füsse  9

7.1.  Die 4 Prinzipien einer Open Space Veranstaltung  9

8.  Die verschiedenen Rollen/Typen bei einer Open Space Veranstaltung  12

8.1.  Die Rolle des Teilnehmers  12

8.2.  Die Rolle des Managements  12

8.2.1.  Was verstehen wir unter Vertrauen?  12

8.3.  Die Rolle des Moderators  13

9.  Open Space - Vergleich der drei populärsten Grossgruppenkonferenz-Modelle  14

9.1.  Future Search - Gemeinsame Zukunftsbilder entwickeln  14

9.2.  Real Time Strategic Change  15

9.3.  Unterschiedsmerkmale der 3 Methoden  15

10.  Vor- und Nachteile der Open Space Technologie  16

11.  Open Space Technologie - Und was folgt danach?  18

12.  Zusammenfassung  20

13.  Mein persönlicher Bezug zum Thema Open Space Technologie  21

14.  Literaturverzeichnis und weiterführende Informationen  22

1

Diplomarbeit HWD Open Space Technologie Linda Kast

1. Einführung

Woran denken Sie, wenn Sie die Begriffe „Informationsveranstaltung“ ¹ oder „Konferenz“ ² hören? Bestimmt stellen Sie sich unter einer solchen Veranstaltung einen Tag vor, an dem Sie viele lange Präsentationen mit unzähligen Folien zu erwarten haben. Bei Erhalt der Agenda schweift der erste Blick sofort auf die Dauer der Veranstaltung und wie viele Pausen angesetzt sind. Jedoch müssen nicht alle Präsentationen zwingend langweilig sein! Sobald der Präsentierende ³ die Begeisterung für ein Thema vermitteln kann, ist es möglich ein Publikum für Stunden zu fesseln. Es ist eine Kunst, die Hörer in den Bann zu ziehen. Das Gefühl zu bemerken, dass das Publikum die vermittelte Begeisterung zurückgibt, ist toll! Viele Menschen sind glücklich darüber, keinen eigenen Beitrag leisten zu müssen und einfach nur zuhören zu können. Die Angst, eine Präsentation vor einem grossen Publikum zu halten, ist zu gross. Doch vertritt nicht jedermann eine Meinung? Und ob! Einige sind in der Lage ihre Meinung mit Mitmenschen öffentlich zu teilen und andere bevorzugen es, ihre Meinung für sich zu behalten. An was liegt das? Verschiedene Gründe können ausschlaggebend dafür sein wie z.B. die Angst vor Reaktionen anderer oder die Unsicherheit vor fremden Publikum.

Können wir die oben genannten Begriffe „Konferenz“, „Pausen“, „Begeisterung“, „Präsentieren“, „Meinung äussern“ und „Angst überwinden“ nicht unter einen Hut bringen? Als ein Teamkollege und ich zusammen auf dem Weg an eine Konferenz waren, teilte er mir mit, dass er eine Intranetseite ⁴ über Open Space Technologie kreieren wird. Er fragte mich: Ist Dir der Begriff Open Space geläufig? Wieso fragt er mich das? Klar weiss ich, dass mit Open Space „Grossraumbüros“ gemeint sind und teilte ihm das so mit. Jedoch irrte ich mich! Er erklärte mir, dass mit Open Space Technologie ⁵ eine Meetingtechnik gemeint ist. Dies war verwirrend für mich, denn ich habe den Begriff sofort mit offenen Büros verbunden. Ich bin davon überzeugt, dass ich nicht die Einzige bin, die diesen Namen nicht automatisch mit einer Meetingtechnik verbindet. Meine ersten Gedanken zur OST waren: Schon wieder eine Meetingtechnik! Haben wir denn nicht schon genug

¹ Informationsveranstaltung: meist von der Geschäftsleitung ausgehend, zur Weitergabe von Informationen an Mitarbeiter; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

² Konferenz: gemeinsames Erarbeiten von Ergebnissen in einer geleiteten Diskussion; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

³ Alle in dieser Diplomarbeit verwendeten Begriffe (z.B. Mitarbeiter) gelten sowohl für Frauen als auch für Männer.

⁴ Intranet: Firmeninternes Internet, dass nur für die Mitarbeiter zur Verfügung steht.

⁵ Open Space Technologie wird auf den nächsten Seiten mit OST abgekürzt.

2

Diplomarbeit HWD Open Space Technologie Linda Kast

Meetingmethoden? Teamsitzungen ⁶ , Brainstormings ⁷ , Workshops ⁸ …? Hauptsache, immer wieder mal was Neues. Ist es wirklich was Neues und was ist besser an dieser speziellen Meetingtechnik? OST ist eine wichtige Thematik bei meinem Arbeitgeber Novartis und in aller Munde. In den Jahreszielen der Geschäftsleitung figuriert die Durchführung und Etablierung der OST in den meisten Geschäftsbereichen. Die vorliegende Diplomarbeit beruht einerseits auf der theoretischen Abhandlung der OST, anderseits meinen Überlegungen zu dieser Meetingtechnik, die ich an meinem Arbeitsort Novartis im Zusammenhang mit OST gemacht habe.

Zu Beginn ist es entscheidend, die Grundidee der OST zu verstehen. Dies wird im ersten Abschnitt behandelt. Zu beachten, wenn eine OS Veranstaltung durchgeführt wird, sind eine wenige Grundsätze, auf die ich als Zweites weiter eingehe. Während einer OS Veranstaltung kristallisieren sich verschiedene Typen/Charaktere heraus, die ich in meiner Diplomarbeit näher erkläre. Der Kernteil der Diplomarbeit ist das selbstständige Erarbeiten und Abwägen der Vor- und Nachteile einer OS Veranstaltung. Was nutzt OST den Teilnehmern und der Unternehmung? Vor allem: Wie geht es nach einer OS Veranstaltung weiter? Durch meine eigene Teilnahme als Beobachterin an einer OS Veranstaltung war es mir möglich einen eigenen Standpunkt über OST zu entwickeln. Auf all diese Fragen eine Antwort zu finden, ist Ziel der vorliegenden Diplomarbeit. Zur Eingrenzung des Themas konzentrieren sich die Erläuterungen auf Open Space Veranstaltungen in Grossfirmen, wie schon eingangs gesagt, am Beispiel von Novartis. Daher werden Begriffe wie „Teilnehmer“ und „Mitarbeiter“ synonym verwendet. Der Initiator einer OS Veranstaltung wird hier gleichgesetzt mit der Geschäftsleitung, Management, ….

⁶ Teamsitzung: Regelmässiges Zusammentreffen in einem Team zur gegenseitiger Information, Absprache und Erfahrungsaustausch; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

⁷ Brainstorming: Ideen sammeln und Gedanken zu Sachverhalten herstellen; Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 13

⁸ Workshop: Gemeinsames Erarbeiten von Ergebnissen bei klaren oder unklaren Problemen oder Zielvorgaben Wahlen, Dieter: Konferenzen und Schulung, Seite 3

3

Diplomarbeit HWD Open Space Technologie Linda Kast

2. Grundidee der Open Space Technologie

Was ist der leitende Gedanke einer OS Veranstaltung? Es macht keinen Unterschied, ob 10 oder 1'000 Personen an dieser in der Regel 1-3 Tage dauernden Veranstaltung teilnehmen. Die Teilnehmer sollen während der ganzen Veranstaltung soviel Freude haben, wie während einer Kaffeepause. Denn die Erfahrung zeigt auf, dass die Pausen an Grossveranstaltungen der beliebteste Teil für die Teilnehmer ist. Harrison Owen, der Begründer von OST, kann durch seine Erfahrungen beweisen, dass OST eigentlich immer funktioniert. Eine OS Veranstaltung hat keine Agenda, die die Teilnehmer durch den Tag führt. Die Teilnehmer werden während der Veranstaltung über die Methode aufgeklärt, indem sie eine Einleitung erhalten und den Tag durch ihre Selbstverantwortung gestalten. Die Teilnehmer bestimmen selbst, an welchen Themen gearbeitet werden soll und welche Ideen weiterverfolgt werden sollen. Je nach Notwendigkeit wird ein Oberthema gestellt. Das Verfahren ist besonders geeignet, wenn keiner der Teilnehmer die Antwort auf eine zentral gestellte Frage bereits kennt. Geignet sind Themen wie z.B. die Zukunft des Unternehmens. Auf die Frage „Wie sieht es in der Zukunft aus?“ hat niemand eine definitive Antwort. In einem OS Meeting werden gemeinsam Antworten und Lösungsvorschläge erarbeitet. OST bietet ein Umfeld, in dem intensives Lernen stattfinden kann, weil Selbstver-antwortung und Kreativität gefragt sind. Die Teilnehmer entdecken meist verborgene Eigenschaften, die in einer OS Veranstaltung zum Vorschein kommen. Die Konferenz ist ein Erfolg, weil jeder nur das beisteuert, was ihn interessiert, für das er sich einsetzen möchte und wo Lernbedarf besteht. Alle Teilnehmer sind für den Erfolg der Konferenz verantwortlich und das macht ihren Erfolg aus.

Wenn wir OST ins Deutsche übersetzen wollen, heisst es: „Freiraum-Methode“. Freien Raum, um sich zu treffen, um sich zu bewegen, dorthin zu gehen, wo jeder etwas erfahren oder beitragen kann. Harrison Owen, dem Vater der OST- Methode, wird folgende Aussage zugeschrieben:

"Das Gute an OST ist, die Methode funktioniert immer und überall. Das Problem mit OST ist, es funktioniert!" 9

OST ist also eine Konferenzmethode besonderer Art, die für jedes beliebige zu besprechende Thema eingesetzt werden kann. Diese Grossgruppenveranstaltungen sollen in entspannter Atmosphäre einen Rahmen für die Erarbeitung einer Lösung für konkret anstehende Herausforderungen dienen.

⁹ Aussage von Harrison Owen auf der Internetseite: http://www.nlp-flow.de/open-space.htm

4

Diplomarbeit HWD Open Space Technologie Linda Kast

3. Für wen ist die Open Space Technologie geeignet?

OST eignet sich ebenso für Unternehmen, wie für kommunale, soziale oder regionale Systeme und berufliche Gruppierungen, die Antworten auf komplexe Zukunftsfragen suchen oder den Weg zur einer Lösung beschleunigen wollen. Zur Bewältigung anstehender Veränderungen kann es sinnvoll sein, Menschen aus betrieblichen Funktionsgruppen, organi-satorischen Hierarchiestufen, thematischen Interessengruppen, aber auch Kunden, Lieferanten oder Anwohner einzuladen. Vor einer OS Veranstaltung sollte die Frage geklärt werden, ob es sinnvoll ist, eine solche durchzuführen oder nicht. Diese Meetingtechnik ist weniger geeignet, wenn man in einer Unternehmung ein neues Abrechnungssystem einführen will. Das System ist möglicherweise bis ins Detail geplant und getestet worden. Zum Zeitpunkt der Einführung besteht kein Grund für Einwände oder Entwicklungsideen. In diesem Falle ist die Austeilung der Handbücher und das Durchführen von Kursen besser geeignet.

4. Wer hat Open Space Veranstaltungen ins Leben gerufen?

Harrison Owen ¹⁰ ist der Gründer von OST, welche in den 80er Jahren entwickelt wurde. In den 60er Jahren hatte Harrison Owen in einem Dorf in Westafrika miterlebt, wie sich die 500 Einwohner eines Dorfes anlässlich eines Dorffestes ohne Festkommitee spontan und ungeplant auf dem Marktplatz des Dorfes selbst organisierten. Er wurde Zeuge eines viertägigen, gut organisierten, sehr zufrieden stellenden und freudvollen Ereignisses und fragte sich, wie das funktionieren konnte. Im Jahre 1983 organisierte Harrison Owen selbst eine Konferenz mit 250 Teilnehmern. Für diese Vorbereitung benötigte er und sein Team ein gutes Jahr. Die Analyse dieser Veranstaltung zeigte jedoch, dass der beste Teil für die Teilnehmer die Pausen waren. Nach dieser Enttäuschung stellte er sich die Frage: Wie kann eine solche grosse Konferenz in weniger Zeit organisiert werden? Wie kann die Begeisterung der Kaffeepausen auf die ganze Veranstaltung übertragen werden? So begann er die Grundlagen von Zusammenkünften zu studieren und dadurch entstand nach und nach die OST. Harrison Owen sieht sich selbst nicht als Erfinder der OST Veranstaltung. Er spricht bei der Entstehungsgeschichte eher von einer Entdeckung, auf die er per Zufall gestossen ist.

¹⁰ Harrison Owen: ist Präsident von H.H. Owen und Company. Er ist als Berater bei Open Space Veranstaltungen und hat schon viele selbst durchgeführt.

5