Wirtschaftlichkeitsanalyse  für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung  II

Inhaltsverzeichnis

INHALTSVERZEICHNIS   II

ABK  ÜRZUNGSVERZEICHNIS.  III

ABBILDUNGSVERZEICHNIS.   IV

1.  EINLEITUNG.  1

2.  DAS PROJEKT.  1

2.1  PROJEKTDEFINITION.  1

2.2  DIE WIRTSCHAFTLICHKEIT UND IHRE EINGLIEDERUNG IN DAS PROJEKT  3

3.  DIE WIRTSCHAFTLICHKEITSANALYSE.  4

4.  DIE VERFAHREN BZW. METHODEN DER WIRTSCHAFTLICHKEIT.  6

4.1  QUANTITATIVE VERFAHREN.  7

4.1.1.  Statische Verfahren.  7

4.1.2  Dynamische Verfahren.  11

4.2  QUALITATIVE VERFAHREN  14

4.2.1  Berechnungsverfahren.  14

4.2.2  Beschreibungsverfahren.  19

4.3  RISIKOANALYSE.  23

4.4  PORTFOLIOANALYSE  26

5.  FAZIT.  27

QUELLENVERZEICHNIS   29

LITERATURVERZEICHNIS.   29

INTERNETVERZEICHNIS   30

III Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

Abkürzungsverzeichnis

IuK-Systeme Informations- und Kommunikationssysteme PPS Planungs- und Produktionssytem

Wirtschaftlichkeitsanalyse  für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung  

Abbildungsverzeichnis   

Abbildung  1: Phasenweiser Projektverlauf für Organisations-  

und  EDV-Vorhaben  

Abbildung  2: Verfahren (Methoden) der Wirtschaftlichkeit  

Abbildung  3: Grundkonzept der Nutzwertanalyse  

Abbildung  4: Bewertungskriterien zur Bestimmung der Priorität von  

DV  -Vorhaben  

Abbildung  5: Schema einer Multifaktorenanalyse  

Abbildung  6: Argumentebilanz für flexible Fertigungssysteme  

Abbildung  7: Nutzenwirkungsnetz  

Abbildung  8: Beispiel für ein Mehr-Ebenen-Bewertungsmodell  

Abbildung  9: Risiko Polaritätenprofil von DV-Projekten  

Abbildung  10: Risiko Polarkoordinatendiagramm  

Abbildung  11: Nutzwertanalyse unter Berücksichtigung von Projektrisiken  

Abbildung  12: Projektportfolio als 9-Felder-Matrix  

1 Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

1. Einleitung

„Nichts auf der Welt ist so mächtig wie die Idee, deren Zeit gekommen ist... ... und so spannend, wie die Umsetzung in einem Projekt:“ ¹ (Victor Hugo, Schneider Hugo)

Im heutigen Zeitalter des 20. Jahrhunderts sind Projekte zu einem wesentlichen Bestandteil des täglichen Lebens in der Gesellschaft geworden. Projekte verändern unsere Welt und dienen der stetigen Weiterentwicklung mit einem Schritt in die Zukunft.

Sei es die Umorganisation eines Betriebs oder einer Behörde, die Entwicklung und Einführung gereifter Informationssysteme oder neuer Produkte, der Bau eines neuen Flughafens oder die Neu- und Anpassungskonstruktion von Maschinen oder Geräten, all diese Beispiele zeigen eine Leistungserstellung mit Projektcharakter. 2

Bevor das Thema der Wirtschaftlichkeit von Projekten aufgegriffen werden kann, ist wichtig zu klären, durch welche Merkmale ein Projekt gekennzeichnet ist.

2. Das Projekt

Wie die eben genannten Beispiele zeigten, sind Projekte in verschiedenen Richtungen, wirtschaftlich oder technisch orientiert realisierbar. Trotz der Vielfältigkeit können alle Projekte dieselben Gemeinsamkeiten aufweisen, durch die ein Projekt letztendlich definiert werden kann.

2.1 Projektdefinition

Eine allgemein gültige Definition ist in der Literatur nicht vorzufinden. Inhaltliche Überschneidungen der verschiedenen Autoren spiegeln sich in den Merkmalen eines Projektes wieder. Speziell auf die DV- Projekte soll in den folgenden Charakteristika eingegangen werden, die für andere Projekte ebenfalls Gültigkeit finden.

¹ http://www.projektmanagement.ch, vom 08.06.2002

² Vgl. Schelle, H., (1996), S. 11

2 Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

DV-Projekte können folgendermaßen charakterisiert werden:

• „Einmaligkeit oder Seltenheit,

• Zusammensetzung aus Teilaufgaben,

• Beteiligung mehrerer interner und/oder externer Stellen und unterschiedlicher

Fachrichtungen (Interdisziplinarität),

• Teamarbeit,

• Konkurrenz mit anderen Projekten um Ressourcen (Personal, Sachmittel,

Gerätebenutzung u.a.),

• Mindestdauer bzw. Mindestaufwand,

• Definierter Anfang und definiertes Ende der Aktivitäten.“ 3

• Projektspezifische Organisation

Zusammenfassend sind Projekte nach DIN 69901 Vorhaben bzw. Vorgänge, die im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind. 4

Speziell durch die oben aufgeführten Kennzeichen ist ein DV- Projekt geprägt und wird in der Praxis hauptsächlich in Unternehmen durchgeführt. Ein Beispiel hierfür ist die Einführung bzw. Installation eines neuen IuK-Systems.

Die Abwicklung und Durchführung eines Projektes ist stets mit sehr hohem Aufwand und Kosten verbunden.

„Grundsätzlich muß in Abhängigkeit von den Eigenschaften eines Vorhabens entschieden werden, ob es projektwürdig ist oder innerhalb der bestehenden Organisation abgewickelt werden soll.“ 5

Im Voraus muß ermittelt werden, ob es sich für das Unternehmen lohnt, das geplante Projekt durchzuführen. Hierbei werden verschiedene Methoden in Betracht gezogen, unter anderem die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit.

³ Daum, E., (1998), S. 57

⁴ Schelle, H., (1996), S. 11

⁵ Schulte-Zurhausen, M., (1999), S. 378

3 Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

2.2 Die Wirtschaftlichkeit und ihre Eingliederung in das Projekt

Grundsätzlich werden bei der Wirtschaftlichkeit Kosten und Nutzenaspekte ermittelt bzw. ins Verhältnis zueinander gestellt. Daraus abgeleitet ist zu erkennen, in welchem Umfang die Kosten und wie hoch der Nutzen in einem geplanten Projekt zu erwarten sind.

Ein Projekt, speziell das DV-Projekt, ist in mehrere Phasen unterteilt. Der folgenden Abbildung 1 kann entnommen werden, an welcher Stelle die Ermittlung der Wirtschaftlichkeit ihre Anwendung findet.

Abb. 1: Phasenweiser Projektverlauf für Organisations- und EDV-Vorhaben

Quelle: Litke, H.-D., (1993), S. 25

4 Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

In der Phase der Konzeption und Grundlegung, werden die Ist-Analyse und das angestrebte Soll-Konzept ermittelt, darin integriert ist die Wirtschaftlichkeit.

Ein Soll-Zustand ist das gedanklich zu erreichende Ziel in der Zukunft. Die Wirtschaftlichkeit stellt somit das Ausmaß der Zielerreichung dar, die erst durch konkrete Formulierung von Projektzielen an Inhalt gewinnt. 6

3. Die Wirtschaftlichkeitsanalyse

Zur Ermittlung des betriebswirtschaftlichen Nutzens eines Projektes wird in der Praxis die Wirtschaftlichkeitsanalyse zur Hilfe genommen. 7

Als Anhaltspunkt gibt es 8 Regeln, die als Leitfaden von den Projektleitern genutzt werden können. A. Phasenorientiert vorgehen

è Hierbei können die ursprünglichen groben Ansätze der Kosten und Nutzen analog zur Tiefe des Projektes konkretisiert werden B. Änderungen berücksichtigen

è Erforderliche Änderungen, die im Laufe eines Projektes auftreten, müssen ihren Niederschlag in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung haben C. Mehrere Personen beteiligen

è Hier gilt ganz besonders das Prinzip der Aufgabenverteilung. Das Projektteam sollte die Kosten ermitteln. Die Nutzenermittlung sollte grundsätzlich durch den Auftraggeber erfolgen. D. Vorsichtig bewerten

è Folgendes Schema ist zu beachten, um späteren Kontrollen standhalten zu können: Die Kosten eher höher und den Nutzen eher geringer ansetzen. E. Genauigkeit nicht übertreiben

è Die Genauigkeit der Ansätze sollte der Genauigkeit der zugrundeliegenden Planung entsprechen. F. Lebensdauer realistisch ansetzen

è Beim Ansetzen einer realistischen Lebensdauer des System sollte im Schnitt von 5 Jahren ausgegangen werden. 8

⁶ Vgl. Dr. Kargl, H., (1999), S. 86

⁷ Vgl. Litke, H.-D., (1993), S. 136

⁸ Ebenda, S. 136

5 Wirtschaftlichkeitsanalyse für (DV) Projekte - Methoden und Durchführung

G. Wartungskosten

è Nicht zu niedrig ansetzen. In der Regel sind ca. 20-30 % der einmaligen Kosten als Wartungsaufwand pro Jahr zu kalkulieren. H. Realisierung des Nutzens

è Der Nutzenzeitpunkt entspricht nicht dem Einführungszeitpunkt. Aufgabe des Projektleiters ist es, nicht den Nutzen zu realisieren, sondern die Voraussetzung dafür zu schaffen.

Dem Prinzip der Wirtschaftlichkeitsanalyse zeigen sich, insbesondere bei DV-Projekten einige Grenzen auf. Nicht alle Kosten- und Nutzenfaktoren sind bekannt. Meist sind sie quantitativ bzw. schwer oder gar nicht ermittelbar. Häufig verläuft in der Praxis die Aufgabe als unsinnig, weil die Wirtschaftlichkeitsanalyse zwar zu Projektbeginn durchgeführt, aber nach Abschluss des Projektes von niemanden überprüft wurde. ⁹ Der Wirtschaftlichkeitsanalyse liegen verschiedene Methoden zugrunde. Bezüglich der breiten Umschreibung in der Literatur wird in der Abbildung 2 , die wahrscheinlich geeignetste Gliederung aufgestellt und ausführlich diskutiert.

Abb. 2: Verfahren (Methoden) der Wirtschaftlichkeit

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an Kargl, H., (1999), S. 86; Antweiler, J., (1995), S. 114

⁹ Vgl. Litke, H.-D., (1993), S. 137