Zeitmanagement: Spezifika im Leben der Studenten

Fakulta Humanistiky Trnavskej Univerzity

ZEITMANAGEMENT: SPEZIFIKA IM LEBEN

DER STUDENTEN

Diplomarbeit zur Erlangung des akademischen Grades

Diese Arbeit entstand zum Teil während des Studienaufenthalts am Lehrstuhl für die Sozial- und Wirtschaftspsychologie der philosophisch-pädagogischen Fakultät der Katholischen Universität Eichstätt, Deutschland.

Aus dem slowakischen Original „Manažment casu: Špecifiká v živote vysokoškolského štu- denta.“ übersetzt von: Peter Gröpel, Angelika Konz und Ralf Jennerjahn

© Peter Gröpel, Trnava 2001

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Inhaltsverzeichnis

1.  Einleitung  4

2.  Themenabgrenzung  6

3.  Definition der Grundbegriffen  8

3.1  Die Zeit  8

3.2  Management  9

3.3  Selbstmanagement  12

3.4  Zeitmanagement (TM)  13

3.5  Zeitmanagement im Rahmen des Selbstmanagements  14

4.  Begründung der Beschäftigung mit der Zeitmanagement-Problematik  16

4.1  Weshalb eigentlich Zeitmanagement  16

4.2  Die Studenten als Zielgruppe  18

4.3  Zum Thema Streß  20

5.  Theoretische Ansätze und Modelle des Zeitmanagements  22

5.1  Selbstmanagement Vergangenheit und Gegenwart  22

5.2  Entwicklung des Zeitmanagements  24

5.3  Zeitmanagement theoretische Ansätze  26

5.4  Konzeption des klassischen Zeitmanagements  31

5.5  Konzeption des ganzheitlichen Zeitmanagements  36

5.6  Zeitmanagement und die Persönlichkeit  40

5.7  Ludische Beratung  44

5.8  Zeitmanagement Stand der Forschung  45

6.  Zeitmanagement im Leben der Studenten  55

6.1  Analyse des Zeitmanagement-Verhaltens von Studenten an der Universität  

  Trnava und der Katholischen Universität Eichstätt (Studie 1)  55

6.1.1  Methode  56

6.1.2  Ergebnisse  56

6.1.3  Diskussion  61

6.2  Transformation der Zeitmanagement-Methoden in ein für Studenten passendes  

  System (Studie 2)  63

6.2.1  Bereiche des Zeitmanagements und des Studiums  64

6.2.2  Hauptfaktoren des Zeitmanagements im Rahmen des Studiums  66

6.2.3  Das Zeitmanagement-Modell eines Universitätsstudenten  68

6.2.4  Möglichkeiten theoretischer und empirischer Bestätigung des Modells  69

6.2.5  Methode  72

6.2.6  Ergebnisse  75

6.2.7  Diskussion  78

6.3  Lebensziele im Konzept des ganzheitlichen Zeitmanagements und deren Stand  

  bei Studenten (Studie 3)  81

6.3.1  Methode  84

6.3.2  Ergebnisse  85

6.3.3  Diskussion  89

7.  Zusammenfassung  91

  Literaturverzeichnis  94

  Anhang  98

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1. Einleitung

Der Begriff “Zeit“ wurde in der Vergangenheit und der Gegenwart zu einem häufig und sehr verschieden definierten Terminus. Nach Blanke et al. (1996) gilt Zeit als u- niversales Thema der wissenschaftlichen Diskussionen, denn alles was passiert, ge- schieht in der Zeit. Abgesehen des unterschiedlichen Verständnisses im Rahmen der einzelnen Disziplinen und Systeme, ist sie unvermeidlicher Bestandteil des Lebens, mit dem der Mensch ständig konfrontiert ist. Das erfordert, diese Tatsache in einer bestimmten Weise zu erfassen.

Zeit ist ein einzigartiges und begrenztes Gut. Doch wie auch die anderen limitierten Güter, kann man sie mehr oder weniger effektiv beherrschen. Die Anerkennung des Zeitmanagements als ein adäquates, die persönliche und die Organisationsleistung beeinflussendes Mittel regte die Erforschung dieses Bereiches und die Entwicklung der theoretischen Zeitmanagement-Modelle an (Mpofu, D’Amico & Cleghorn, 1996). Aufgrund der in “how to“-Publikationen beschriebenen Methoden effektiver Arbeit, wurde diese Problematik zum Inhalt wissenschaftlich ökonomischer und psychologi- scher Untersuchungen.

Die vorliegende Diplomarbeit verfolgt das Ziel aktiver Bearbeitung der Zeitmanage- ment-Problematik (bzw. der Selbstführung im Hinblick auf die Zeit). Sie befaßt sich mit den allgemeinen Selbst- und Zeitmanagement-Kenntnissen aus dem Standpunkt der menschlichen Tätigkeit in Beruf und Studium und deren Besonderheiten, Ver- knüpfungen, möglichen Applikationen und Innovationen. Vorgestellt werden einzelne theoretische Ansätze und Modelle sowie Forschungsstudien dieses Gebiets. Im Wei- teren wird darüber nachgedacht, warum es nötig ist, sich mit dieser Problematik zu befassen und welche Faktoren von Zeitmanagement-Verhalten zu beeinflussen sind. Ziel der Arbeit ist, auf mögliche Einschränkungen bei der Transformation der theore- tischen Konzepte in ein für Studenten passendes System hinzuweisen, bzw. die Spezifika zu betrachten, die beim Studium erwägt werden sollten. Diese werden sich im vorgeschlagenen Zeitmanagement-Modell für Universitätsstudenten widerspie- geln.

Im empirischen Teil der Arbeit wird das Niveau des Zeitmanagement-Verhaltens, der Einfluß eines Zeitmanagement-Seminars an der Qualität des Zeitmanagement-

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Verhaltens und die Frage des Setzens eines Lebensziels erforscht. In zwei Studien wird ein interkultureller Vergleich deutscher und slowakischer Studenten angeboten.

Erste Anregungen, sich mit dieser Problematik zu befassen, stammen aus dem Jahr 1997, als wir im Rahmen der Animatorsschule (ŠA, Bratislava, 1995-1998) am Kurs “Management & Coaching“ teilnahmen (Leiter – Ing. Alojz Marek). Im Verlauf des Studiums an der Universität Trnava wurde das Thema des Zeitmanagements zum Inhalt der Vordiplomarbeit. In dieser ging es um die Bearbeitung des klassischen Zeitmanagements und einen Entwurf von Möglichkeiten, bestimmte Erkenntnisse auf das Studentenleben anzuwenden. Die Arbeit wurde als selbständiger Vortrag prä- sentiert. Mit dem empirischen Teil nahm ich an der Konferenz der wissenschaftlichen Tätigkeit von Studenten (ŠVOC; Universität Trnava, 1999) teil, wo die Arbeit mit dem dritten Preis bewertet wurde. Nach der Entscheidung, die Thematik des Zeitmana- gements als Diplomarbeit weiter auszubauen, war es nötig, die Kenntnisse in den ökonomisch-psychologischen Bereichen zu vertiefen. Dies wurde mir während des Studienaufenthalts an der Katholischen Universität Eichstätt, am Lehrstuhl für Sozial- und Wirtschaftspsychologie ermöglicht. Durch den Studienaufenthalt in Deutschland, das in Europa am weitesten entwickelnde Land in Bezug auf die Zeitmanagement- Problematik, konnte ich Kontakte mit führenden deutschen Zeitmanagement- Experten – Prof. Lothar J. Seiwert und Josef Schmidt – knüpfen.

Im Nachhinein möchte ich mich bei allen bedanken, die mir beim Konzipieren der Ar- beit halfen: Ing. Alojz Marek für erste Anregungen und Ausgeben von Fachliteratur, Prof. Dr. Vincent Kovacic für die Betreuung der Vordiplomarbeit, doc. Dr. Hieronym Florek für die Betreuung der Diplomarbeit, Prof. Dr. Ruprecht Wimmer – Präsident der Katholischen Universität Eichstätt – für die Ermöglichung des Studienaufenthalts sowie Prof. Dr. Lothar J. Seiwert und Josef Schmidt für fachliches Feed-Back und die Bereitstellung von Fachliteratur.

Meine Dank geht auch an Angelika Konz und Ralf Jennerjahn für Korrekturen und ih- re Hilfe bei der deutschen Version meiner Diplomarbeit.

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2. Themenabgrenzung

Die Literatur, die sich mit der Problematik der Zeit befaßt ist immens und multidimen- sional. Wahrscheinlich wurden die meisten Forschungen von Psychologen erstellt, die Zeitperzeption und -wahrnehmung untersuchten; ein großer Teil bezieht sich auch auf die kulturellen und philosophischen Einstellungen zur Zeit (McFadden & Dart, 1992). Bond und Feather (1988) geben ebenfalls an, dass sich die psychologi- schen Untersuchungen der Zeit besonders mit der Perzeption und Einschätzung be- schäftigten sowie mit der Zeitperspektive, zukünftigen Orientierung, Psychopathol o- gie der Zeit, subjektiven Erlebnissen der Zeit und Persönlichkeitsattributen 1 .

Der Beginn der Zeitmanagement-Untersuchungen in den 70-ern und anfangs der 80-er Jahren bezieht sich vor allem auf den Bereich der Lernfertigkeiten (study skills) und Selbstkontrolle (siehe Kirschenbaum & Perri, 1982) oder wurde mit dem Titel „procrastination“ verbunden. Neuere Untersuchungen befassen sich direkt mit dem Zeitmanagement und seinen Faktoren (Bond & Feather, 1988; Britton & Tesser, 1991; Feather & Bond, 1983; Macan et kol., 1990; Macan, 1994; McFadden & Dart, 1992; Mpofu, D’Amico & Cleghorn, 1996) sowie den Zeitmanagement-Training und der Evaluation (Macan, 1996; Orpen, 1993; Woolfolk & Woolfolk, 1986).

Diese Arbeit beschäftigt sich mit dem Thema des Zeitmanagements bei der Studen- tenpopulation, bzw. mit der Organisation ihrer beim Studium zur Verfügung stehe n- den Zeit. Konkret geht es um die Frage, welche spezifischen Merkmale bei der Transformation des für Führungskräfte entwickelten Zeitmanagement-Modells in ein für Studenten passendes System in Erwägung gezogen werden sollten. Die Grund- theorie basiert auf dem Zeitmanagement-Konzept von Lothar J. Seiwert (siehe Sei- wert, 1990, 1995, 2000). Dabei wird nicht auf die Frage der Effektivität von Zeitma- nagement-Methoden und Techniken in Alltag von Führungskräften eingegangen, sondern wird vorausgesetzt.

Aus fachlicher Sicht handelt es sich um die Problematik, die zu den Gebieten ange- wandter Wirtschaftspsychologie zu zählen ist, wobei auch andere psychologische Bereiche angeschnitten und im Rahmen ihrer Interdisziplinarität auch Gebiete der Ökonomie und der Führung angesprochen werden. Theoretische Grundlage bildet

1 Empfehlenswerte Literatur, die sich mit den psychologischen Grundfragen der Zeit beschäftigt, ist die Fraisse’s Monographie „Psychologie der Zeit“ (Fraisse, P. (1963). The Psychology of Time. London:

Eyre & Spottiswoode).

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die Integration der psychologischen, pädagogischen und ökonomischen Wissen- schaften (Abb.1).

Abb.1. Interdisziplinärität des Zeitmanagement -Auffassung

Im Rahmen der Psychologie liegt der Schwerpunkt in den folgenden Disziplinen:

- Arbeitspsychologie

- Managementpsychologie

- Sozialpsychologie

- Beratungspsychologie

- pädagogische Psychologie Den Bereich des Zeitmanagements zählt man zu den Theorien der Selbstorganisati- on, das bedeutet, dass es in diesem Zusammenhang um eine gewisse psychische Verhaltensregulation geht. Im diesen Kontext werden Kenntnisse der Persönlich- keitspsychologie und Streßtheorie (klinische Psychologie) angesprochen. Aus ökonomischer Sicht werden besonders die klassischen Managementfunktionen und das Verständnis der Zeit als knappe Ressource und Raum ökonomischer Ent- scheidungen hervorgehoben.

Fazit: In der Arbeit geht es um Gemeinsamkeiten der Gebiete der Psychologie, des Managements und von Verhaltensmodellen, deren optimale Bearbeitung angestrebt wird, um so einen synergetischen Effekt aus diesen drei Bereichen zu erreichen, der sich in der Praxis in der Arbeitsleistung, der Persönlichkeitsqualifikation und der Per- sonalentwicklung zeigt.

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3. Definition der Grundbegriffen

3.1 Die Zeit

Mit der Problematik der Zeit befassen sich verschiedene Wissenschaftsdisziplinen von verschiedenen Standpunkten aus, d.h. die Definition des Begriffs “Zeit“ entspricht genau eben der Wissenschaft, die sich damit beschäftigt (Grác, 1979). Es geht also um einen interdisziplinären Begriff. Man unterscheidet astronomische, mechani- sche, biologische Zeit, Reaktions-, Personal-, Dispositions-, Arbeitszeit usw. Die Zeit (Time) bildet so neben der Psychologie auch den Gegenstand anderer Wis- senschaften. Für alle ist jedoch typisch, dass sie eine Maßfunktion der Objekte der jeweiligen Wissenschaftsdisziplin darstellt. Dies ermöglicht, Eigenarten zu abstrahie- ren und somit die allgemeinen Charakteristiken der Zeit zu erfassen. „Die Zeit als ein Maß stellt die Dimension dar, mit der die Dauer, die Geschwindigkeit und die Folge von Ereignissen bestimmt wird“ (Grác, 1979 S.211).

Meier (1998) definiert Zeit als „Abfolge des Geschehens, die wir als Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft am Entstehen und Vergehen der Dinge erfahren“ (S.23). Aus der Sicht der Psychologie bezieht sich die Problematik der Zeit auf ihre Wahr- nehmung und Perzeption, Schätzung, subjektive Erfahrung und ihr Wertverständnis. „Die Besonderheit des psychologischen Zugangs zur Zeitvalorisation besteht in der Tatsache, dass sie von der subjektiven Erfahrung des Zeitwerts ausgeht. Hochge- schätzt wird besonders die Zeit, um die man sich bemüht, also ‘Zeit für sich selbst‘ ohne Rücksicht darauf, welchen Bereich sie betrifft“ (Grác, 1979 S.246).

Aufgabe der pädagogisch-psychologischen Zugänge ist, dem Mensch lernen, Freizeit als realen Wert wahrzunehmen und ihn zum angepaßten Erfassen dieser Variable zu erziehen. Eines der Erziehungsziele sollte auch die rationelle Zeitnutzung sein. In Management und Ökonomie wird die Zeit als Produktionsfaktor, wertvolles Gut oder knappe Ressource verstanden. Man kann sie weder lagern noch vermehren, sie vergeht unwiderruflich. „Zeit ist das unerbittlichste und das am wenigsten flexible Ele- ment in unserer Existenz“ (Engstrom & Mackenzie; in Mackenzie, 1988 S.12).

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Unterteilung der Zeit Man unterscheidet grundsätzlich Arbeitszeit (Produktion) und Zeit der Erholung (Verbrauch). Darüber hinaus sollte man auch den Zeitraum physiologischer Bedür f- nisse, wie Schlafen, Essen u. a. in Erwägung ziehen. In meinem theoretischen An- satz unterscheide ich so folgende Unterteilung (Tab.1).

Tab.1 Unterteilung der Zeit

Die Zeit des physiologischen Bedarfs beinhaltet Schlafen, Nahrung, Hygiene; die Ar- beitszeit umfasst belohnte sowie unbelohnte Arbeitstätigkeit; die Freizeit ist als Raum ohne direkte Verpflichtungen zu verstehen. Arbeits- und Freizeit bilden einen Disposi- tionsraum zur Entwicklung individueller Fähigkeiten.

3.2 Management

Management (manus – Hand, agere – führen, leiten) versteht man auf dreierlei Arten, nämlich als (Kovacic, 1997):

- die Gruppe der Führungskräfte

- die Führungsfunktion

- die theoretisch-wissenschaftliche Disziplin, die sich mit der Führung und der Reichweite der Tätigkeiten von Führungskräften befaßt Das Wort “Management“ wird vom lateinischen “manus agere“ (“an der Hand führen“ oder, genauer, “ein Pferd in allen Gangarten üben“) hergeleitet. Davon leitet sich das italienische “maneggiare“ ab und später das englische Verb “to manage“ (handha- ben, bewerkstelligen, leiten, führen).

Geschichtliche Entwicklung (Graf-Götz & Glatz, 1999): bestimmte Management- funktionen sind bereits in der Antike und im Mittelalter bei religiösen, politischen und militärischen Projekten erkennbar, wobei damals die spezifisch ökonomische Orien- tierung noch fehlte (z.B. Bewässerungsprojekte und Pyramidenbau in Ägypten, der Aufbau einer Infrastruktur im alten Rom, Organisation der Steuereintreibung in Baby- lonien und Indien etc.).

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Die Industrialisierung und die damit verbundenen gesellschaftlichen, politischen und technologischen Veränderungen des 18. Jahrhunderts schafften Voraussetzungen für die Entwicklung eines unserem Verständnis nahe kommenden Managements. Aufgrund des raschen Wachstums der Unternehmen, das eine Trennung von Eigen- tum und Unternehmensführung notwendig machte, entstand eine neue Berufsgruppe – die Manager. Das Interesse an einem reibungslosen Funktionieren der Organisati- on wurde zum Ansatzpunkt der wissenschaftlichen Beschäftigung mit dem Manage- ment.

Ein anderer Ort, an dem über Management nachgedacht wurde, war das Militär. Hier hatte sich vor allem der preußische General Carl von Clausewitz mit der Frage der Führung großer Armeen beschäftigt. Seine Erfolge führten zu einer Übernahme mili- tärischer Organisations- und Führungsmodelle durch Wirtschaftsbetriebe. Die neuere Geschichtsschreibung des Managements beginnt mit den Arbeiten des amerikanischen Ingenieurs Frederick W. Taylor und unterscheidet drei Ansätze:

- die Zeit des Taylorismus (“scientific management“; Entwicklung formaler Struktu- ren, Rationalisierung, “economic man“)

- die Zeit der Human-Relation-Bewegung (soziales System, Berücksichtigung und Einbeziehung sozialer Prozesse, “social man“)

- die Zeit der Integration (kybernetische und systemtheoretische Theorien, sozio- technische Systeme, “selfactualizing man“)

Die Definition des Managements wurde von den jeweiligen Konzeptionen abgeleitet. Heute verstehen wir unter Management „den Prozeß der zielbezogenen, interperso- nellen Verhaltensbeeinflussung“ (Staehle, 1994; in Graf-Götz & Glatz, 1999 S.95), „Mitarbeiter in ihrem Verhalten so zu beeinflussen, dass ein bestimmtes Unterne h- mensziel erreicht werden kann“ (Schreiber & Krause 2 ).

Bei der Frage des Managements sollten die Begriffe Führungsfunktionen, Führungs- philosophie, Führungsstil und Führungstechniken angemerkt werden.

2 Schreiber, Krause: Die Prüfung der Personalfachkaufleute, Kiehl Verlag S.547 – zitiert im Rahmen des Seminar “Führung und Management“ an der Katholischen Universität Eichstätt, Lehrstuhl für So-

zial- und Wirtschaftspsychologie, WS 2000.

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Tab. 2. Nach Glasl/Lievegoed 1996; in Graf-Götz & Glatz, 1999 S.95

Managementfunktionen: Das Management ist oftmals als Gesamtheit mehrerer Funktionen zu verstehen. Dazu zählt man Erkennen und Analysieren der Probleme, Zielsetzung, Planen, Entscheiden, Initiieren von Alternativen, Organisieren, Koordi- nieren, Motivieren, Kontrollieren sowie Kommunikation und Kooperation (nach Sar- ges, 1990).

Diese klassischen Führungsfunktionen sind in verschiedenen Modellen des Mana- gementzyklus unterschiedlich stark vertreten, doch meistens in derselben Reihenfo l- ge. Heeg und Meyer-Dohm geben folgendes Modell an (Abb.2).

Abb.2. Der Management-Zyklus (in Heeg & Meyer-Dohm, 1994 S.192)

Wie oben dargestellt, folgt auf die Zielsetzung die Planung; über die Planungsalter- nativen wird entschieden, bevor zur Realisation übergegangen wird. Die Realisation wird dann kontrolliert, ob sie zielgerecht durchgeführt wird. Bei Abweichungen kön- nen sich wiederum Auswirkungen auf die Zielsetzung ergeben. Alle diese Manage- mentfunktionen werden letztlich durch Kommunikation ermöglicht (Heeg & Meyer- Dohm, 1994).

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3.3 Selbstmanagement

Der Begriff “Selbstmanagement“ (engl. Self-Management) taucht erstmals in der Ma- nagementliteratur der 60-ger und 70-ger Jahre auf. Peter Drucker schreibt, dass wenn ein Manager sich nicht selbst führen könne, „werden ihn keine Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrung und kein Wissen zu einem leistungsfähigen Manager ma- chen“ (Drucker, 1961; in Graf-Götz & Glatz, 1999 S.182). Selbstmanagement ist hier als Selbstverpflichtung (‘commitment‘) zu sehen.

In der neueren Literatur wird Selbstmanagement eher als Chance zur individuellen Selbstverwirklichung (Covey, 1996), als Ausdruck der Selbstbehauptung (Tracy, 1995) und Selbstverantwortung (Sprenger, 1996) verstanden. Im Vordergrund dieser Konzepte steht die einzelne Person mit ihren ganz individuellen Fähigkeiten und An- sprüchen und nicht mehr die Anforderungen des Arbeitsplatzes (nach Graf-Götz & Glatz, 1999 S.182).

Definition des Selbstmanagements: Selbstmanagement bedeutet „bewußte Selbstorganisation, d.h. das Planen und Umsetzen situationsspezifischer Arbeits- und Verhaltenstechniken im Studium und in der Arbeit“ (Meier, 1998 S.6); „konse- quente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der t äglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organi- sieren, zu managen, dass die zu Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal ge- nutzt wird“ (Seiwert, 1984; in Heeg & Meyer-Dohm, 1994 S.292).

Aus klinischer Sicht wird Selbstmanagement als Sammelbegriff für solche Therapie- ansätze verstanden, die Klienten zu besserer Selbststeuerung anleiten und möglichst aktiv zu einer eigenständigen Problembewältigung befähigen. Nach einem erfolgrei- chen Ablauf dieser Lern- und Veränderungsprozessen sind Klienten wieder in der Lage, ihr Leben ohne externe professionelle Hilfe in Einklang mit ihren Zielen zu ges- talten. Diese Sichtweise ist eng verbunden mit Ansätzen der sozialen Lerntheorie, der Selbstkontrolle, der Selbstregulation und der kognitiven Verhaltenstherapie (Kan- fer, Reinecker & Schmelzer, 1996).

Graf-Götz und Glatz (1999) definieren Selbstmanagement im Spannungsfeld »Per- son – berufliche Rolle – Zeit« (Abb.3). Es wird als „zeitliche, persönliche (tätige) Selbstverantwortung bei der Wahrnehmung einer oder mehrerer Rollen“ verstanden (S.188). Die Berücksichtigung der zeitlichen Dimension soll sowohl dem Gedanken

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der Rollenentwicklung als auch dem Aspekt der Selbstverwirklichung Rechnung tra- gen, die als wesentliche Bestandteile eines Selbstmanagement angesehen sind.

Abb.3. Selbstmanagement im Spannungsfeld »Person – berufliche

Rolle – Zeit« (in Graf-Götz & Glatz, 1999 S.188).

Selbstmanagement ist erforderlich um notwendige Prioritäten zu setzen, mit Wider- sprüchen umgehen zu können und nicht erfüllbare Ansprüche zurückzuweisen. Es wird die Konflikte zwar nicht auflösen, die wir aufgrund unserer Rollenvielfalt haben, es läßt uns jedoch die unterschiedlichen Anforderungen besser erkennen, die Ge- gensätzlichkeiten ausbalancieren und läßt uns die Notwendigkeit, Entscheidungen auch in unsicheren Verhältnissen zu treffen, als normal begreifen (Graf-Götz & Glatz, 1999).

3.4 Zeitmanagement (TM)

Der Begriff “Zeitmanagement“ (engl. Time-Management; TM) ist eng in Zusammen- hang mit Selbstmanagement zu sehen und wird als ein Teil von ihm, oder sogar als sein Synonym verstanden (siehe 3.5). Im Folgenden nehme ich mir einige Abgren- zungen dieses Begriffs vor.

Carl Hobbs (1989) definiert Zeitmanagement als „Gesamtheit der Handlungen zur Beherrschung von Ereignissen“ (S.28); Meier (1998) sieht es als Ziel- und Prioritä- tensetzung. „Zeitmanagement bedeutet nicht, noch mehr in noch kürzerer Zeit zu er- ledigen, sondern zu lernen, Unwichtiges loszulassen, um Wichtiges zu tun“ (S.24).

Cole (1990) versteht Zeitmanagement als eine der Grundbedingungen in der Ar- beitspraxis. „Personaleffektivität in der Arbeit ist in erster Linie als Funktion der indi- viduellen Zeitführung angesehen“ (S.198). Otto Buchegger (1999) verknüpft es syn-

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onymisch mit dem Begriff Lebensmanagement (Life-Management), was für die Kon- zeption des ganzheitlichen Zeitmanagements kennzeichnend ist (vgl. z.B. Greichen, Seiwert & Fuchs, 1992).

Für Prof. Seiwert, einer der führenden Experten dieses Bereichs bedeutet Zeitmana- gement „die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherr- schen zu lassen“ (1990, S.9).

Einer der ersten Autoren, der zum Thema Zeitmanagement schrieb, der Amerikaner Alec R. Mackenzie, bezeichnet den Begriff “Zeitmanagement“ als irreführend. „Im strengen Sinne gibt es kein Management der Zeit, denn der Zeiger der Uhr steht je n- seits jeder Steuerung. Es bewegt sich unaufhörlich weiter. Die Zeit vergeht mit einer vorherbestimmten Geschwindigkeit, ganz gleich, was wir tun. Es geht nicht um das Management der Uhr, sondern um das Management im Hinblick auf die Uhr“ (Mak- kenzie, 1988 S.13).

D.h. man organisiert nicht die Zeit, sondern sich selbst im Hinblick auf die Zeit. Dies wird üblicherweise auch unter Zeitmanagement verstanden. Das führt dazu, die Auf- merksamkeit nicht so sehr auf die Dinge und die Zeit zu richten, sondern mehr auf die Ziele und Grundsätze, die einem wichtig sind. Vorrangig anzustreben ist Effektivi- tät und nicht Effizienz, bzw. ihre Integrität (vgl. Graf-Götz & Glatz, 1999).

- Dinge richtig tun = effizient arbeiten

- die richtige Dinge tun = effektiv arbeiten

- Integrität ⇒ die richtigen Dinge richtig tun Fazit: Das Zeitmanagement umfaßt eine gewisse Gesamtheit von Techniken, Me- thoden und Verhaltensweisen, die einem helfen, sich selbst und die Bereiche des ei- genen Lebens aktiv und effektiv im Hinblick auf die Zeit zu steuern, was die Gesamt- heit bestimmter Fähigkeiten zur Aneignung dieser Techniken und Verhaltensweisen sowie den Wille ihrer Umsetzung im Alltag voraussetzt.

3.5 Zeitmanagement im Rahmen des Selbstmanagements

Selbst- und Zeitmanagement zählt man im Rahmen des Managements zu den Theo- rien der Selbstorganisation. Im Bereich des Zeitmanagements kristallisierten sich mit dem Wertewandel allmählich zwei Hauptkonzeptionen heraus.

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Klassisches Zeitmanagement – hier geht es vor allem um die konkreten Arbeits- techniken. Es orientiert sich am Bereich effektiver Arbeitsorganisation und -realisation. In dieser Konzeption wird Zeitmanagement als ein Teilbereich des Selbstmanagements verstanden. „Zeitmanagement ist das Kernstück jeglicher Ar- beitsmetho dik sowie eines erfolgreichen Selbstmanagements“ (Seiwert, 1990 S.5). Erfolgreiches Selbstmanagement beinhaltet mindestens vier Hauptmerkmale: Bezie- hung zum Leben, Selbstanalyse, persönliche Ziele (+ ihre Realisation) und Selbstor- ganisation (vgl. Nagel, 1992 S.147). Klassisches Zeitmanagement bezieht sich be- sonders auf die Ziele und Selbstorganisation (Abb.4).

Abb.4. Zeitmanagement im Rahmen des Selbstmanage-

ments (nach Gröpel, 1998 S.32) ‘Beziehung zum Leben‘ (Lebensverständnis) bezeichnet die Fähigkeit positiv zu den- ken, sich selbst und die Umgebung optimistisch wahrzunehmen und sich auf kon- struktive und kritische Erarbeitung eigener Verhaltensentwicklung auszurichten. Da- bei hilft die Selbstanalyse die persönlichen Stärken und Schwächen zu entdecken und das Feed-Back aus der Umwelt sowie Selbstbeurteilung im Prozeß der Persön- lichkeitswicklung zu bearbeiten. Das Ziel wird als Voraussetzung der Leistung, als Verhaltensmotivator und Schutz gegen Manipulation angesehen. Seine Realisation hängt mit der Selbstorganisation zusammen, in deren Rahmen man plant, entschei- det, organisiert und kontrolliert (Gröpel, 1998).

Ganzheitliches Zeitmanagement – es verfolgt das Ziel, „für alle wichtigen Lebens- bereiche – Beruf, Familie, Gesundheit und Frage nach dem Sinn – nicht nur Zeit zu schaffen, sondern diese vier Bereiche auch in Balance zu bringen und zu halten“ (Seiwert, 2000 S.76). In dieser Konzeption wird Zeitmanagement al s Synonym des Selbstmanagements oder sogar Lebensmanagements verstanden. Es beinhaltet a- ber auch die Techniken des klassisch wahrgenommenes Zeitmanagement.

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4. Begründung der Beschäftigung mit der Zeitmanagement-

Problematik

4.1 Weshalb eigentlich Zeitmanagement?

Es gibt mehrere Gründe für einen Bedarf an Beschäftigung mit Selbst- und Zeitma- nagement. Viele der Autoren halten es für eine nötige Voraussetzung erfolgreicher Arbeits- und Führungstätigkeit, oder sogar des Erfolgs in allen wichtigen Lebensbe- reichen.

„Die wichtigste Voraussetzung beruflichen Erfolgs im Unternehmen ist Erfolg als Selbst- und Zeitmanager“ (Hobbs, 1989 S.151); „Zeitmanagement ist die Grundfrage der Arbeitspraxis“ (Cole, 1990 S.198); „Wenn Ihr Ziel das Management ist, muß es zuallererst das Selbstmanagement sein“ (Osborn, 1959; in Mackenzie, 1988 S.79);

„Denn nur wer sich selbst steuern kann, kann es auch für andere“ (Buchegger 3 ); Ein perfekt funktionierendes Zeitmanagement ist Voraussetzung und Grundlage für Ihre

Erfolge in allen Lebensbereichen“ (Petsche 4 ).

Meier (1998) betrachtet Zeitmanagement als eine der sogenannten Schlüsselqualifi- kationen. „Neben dem beruflich adäquaten Grundlagenwissen braucht man heute in der Praxis eine Vielzahl von Schlüsselqualifikationen bzw. Managementtechniken. Dies sind in erster Linie Arbeits- und Kommunikationstechniken, kooperative Verha l- tens - und Arbeitsweisen“ (S.6).

Ein anderer Grund, sich mit der besagten Problematik zu befassen, ist die wachsen- de Komplexität und Dynamik neben der sinkenden zur Verfügung stehenden Zeit. In der Literatur wurde dieses Paradox als “Zeitschere“ bezeichnet (Abb.5). Mit wachsender Komplexität und Dynamik steigt die benötigte Reaktionszeit. Obwohl die Zeit als Konstante angesehen ist, bringt diese Komplexität jedoch neue Anreize und Aufgaben. Damit sinkt die verfügbare Reaktionszeit. Man braucht dann mehr Zeit zum Nachdenken, hat aber nicht genügend Zeit zum Handeln (Buchegger, 1999). Ein ähnliches Problem stellt die Explosion der Wissen gegenüber der unverhältnis- mäßiger Akzeleration der Entwicklung dar. Den Ernst dieses Faktes spricht schon John Naisbitt (1984; in Firestien, 1994) in den Megatrenden an. „Jeden Tag werden 6

3 Buchegger, O.: www.praxilogie.de/lebensmanagement.htm, 25.11.1999

4 Petsche: www.europool.de/petsche/timeman.htm, 25.11.1999

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bis 7 tausend Fachartikel von Wissenschaftlern geschrieben, die Anzahl der wissen- schaftlichen und technischen Informationen steigt alljährlich um 13%, was in 5,5 Jah- re ihre Verdoppelung bedeutet; dieser Durchschnitt wird bald auf 40% steigen, als die Folge neuer, viel leistungsfähigerer Systeme sowie der wachsenden Zahl von Wissenschaftlern. D.h. die Verdoppelung des Wissens alle 12 Monate“ (S.137). Als eine mögliche Lösung wurde die Intensifikation betrachtet. Die Experten sprechen jedoch an dieser Stelle von Rationalisierung und rationellen Arbeitstechniken, wobei diese in einem gewissen Maße die steigernden Herausforderungen der Fach- und Studienarbeit bewä ltigen helfen sollen.

Zu den interessanten Ergebnissen in der Arbeitssphäre kam Stroebe (1982; in Heeg & Meyer-Dohm, 1994), die die Wichtigkeit bestätigen, sich mit dem Zeitmanagement und der Arbeitsrationalisierung zu beschäftigen. Wie seine Untersuchung (1976- 1982) belegt, gaben die meisten der 663 deutschen Manager Bedarf an zusätzlicher Arbeitszeit von 10-30% an, um das tägliche Arbeitspensum optimal zu erledigen. Da- bei arbeiten sie jedoch nur durchschnittlich während 30-50% der Arbeitszeit aktiv (Tabelle 3).

Feather und Bond (1983) kamen bei der Arbeitslosigkeitsuntersuchung und deren Beziehung zum Zeitmanagement zum Ergebnis einer signifikanten positiven Korrela- tion zwischen Zeitmanagement-Verhalten und Selbstachtung, und einer negativen zwischen Zeitmanagement-Verhalten und depressiven Syndromen. Ähnliche Schlüs- se zieht auch Hepworth (in Feather & Bond, 1983), darüber hinaus behauptet er,

5 Der Begriff “Reaktionszeit“ hat hier eine breitere Bedeutung, als es der Psychologie üblich ist. Es geht um die Zeit der Reaktion bzw. der Adaptation an die sich verändernden Bedingungen.

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dass „die Fähigkeit eigene Zeit zu führen und organisieren, als guter Prädiktor der mentalen Gesundheit gelten kann“ (S.250).

Tab.3 (Stroebe 1982, bearbeitet nach Heeg & Mayer-Dohm, 1994 s.290-292)

4.2 Die Studenten als Zielgruppe

Eine andere Frage, die noch zu beantworten wäre ist, warum ich mich bei der Zeit- management-Problematik an der Studentenpopulation ausrichtete.

Nach den Ergebnissen des Hochschul-Informationssystems (HIS) in Hannover be- trägt die Studienwoche eines Studenten 53 Stunden (Untersuchung zum “Zeitbudget im Studienalltag“). Diese Durchschnittswerte werden jedoch in einzelnen Fachberei- chen überschritten. Die Studenten der Medizin und der Ingenieurwissenschaften ha- ben z.B. einen wöchentlichen Zeitaufwand von fast 60 Stunden. Daraus wird klar, dass gerade Studenten einem sehr hohen Zeitstreß ausgesetzt sind (Barbara Schott; in Schmidt & von Fournier, 1995). Weissberg et al. (1982; in Britton & Tesser, 1991) bestätigen diese Fakten. 67% der Studenten in ihrer Studie betrachteten die effektive Organisation der eigenen Zeit als ihr momentan größtes Bedürfnis.

Josef Schmidt (1995) ist der Ansicht, dass gerade die Zeit der Jugend die richtige Zeit ist, sich mit Selbst- und Zeitmanagement zu beschäftigen. Management bedeu- tet nach ihm immer zuerst Selbstmanagement. „Es ist erfrischend zu sehen, wie groß das Interesse der Jugendlichen ist, wenn man Themen wie strategische Planung an- spricht“ (Schmidt & von Fournier, 1995 s.7).

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Otto Buchegger 6 ist auch der Meinung, dass jugendliche akademische Berufsanfä n- ger und Studierende in höheren Semestern die ideale Zielgruppe zum Erlernen der Selbst- und Zeitmanagement-Methoden bilden. „Der Nachteil der Jugend ist aller- dings, dass wegen mangelnder Erfahrung nicht immer eingesehen wird, dass die Anwendung nützlich ist. Ein Problem der Jugend ist nämlich ihre Vorliebe für eine normative Weltschau. Die Jugend will die Welt so sehen, wie sie sein sollte und nicht, wie sie ist. Wer keine Erfahrung hat, hat zuwenig Fehler gemacht, um einzusehen, dass eine Methodik Vorteile bringen kann. So wird jemand, der schon viele Fehler auf einem Gebiet gemacht hat, eher bereit sein zu lernen, wie sich Fehler ve rmeiden lassen“.

Grác schrieb bereits 1979, dass „eine besondere Erziehungssorge den einzelnen Dispositionszeit-Inhabern (d.h. Adoleszenten) gewidmet werden sollte. Dadurch dass der Dispositionszeitraum nicht vermehrt, sondern nur rational genutzt werden kann, besteht die Aufgabe der Erziehung darin, die Jugendlichen so vorzubereiten, damit sie ihre Zeit als Entwicklungsraum ihrer Begabung zielbewußt organisieren“ (Grác, 1979 S.305).

Ein anderer Grund, warum ich mich auf die Studentenpopulation ausrichtete, stellt die Tatsache dar, dass der Mensch in diesem Alter relativ leicht lernen und einige Verhaltensweisen aneignen kann, die später als Gewohnheit interiorisiert sein wer- den. Ebenso ist hier das Studium zu berücksichtigen. Nagel (1992) gibt an, dass „Probleme, die durch eine untaugliche Zeitorganisation entstehen, die Freude am Studium wesentlich vermindern. Ein nicht existierendes Erfolgserlebnis behindert deutlich die Lerngeschwindigkeit und Studienmotivation. Der Endzustand wird dann als Mißerfolg erlebt“ (S.141). Woolfolk und Woolfolk (1986) sind der Meinung, dass Zeitmanagement sowie die Lernfertigkeiten relevante Themen einer Studienberatung bilden, denn beide Seiten, Studenten wie Lehrer, von einem Training des Planens, der Lerntechniken und des Zeitmanagements allgemein profitieren können.

Aus den Forschungsergebnissen des Zeitmanagements von Studenten ergeben sich weiter positive Korrelationen zwischen perzipierter Zeitkontrolle (einer der Faktoren des Zeitmanagements) einerseits und Studiumszufriedenheit, subjektiv wahrgenom- mener Leistungsfähigkeit (Macan et al., 1990) sowie besseren Studienergebnissen anderseits (Britton & Tesser, 1991). Suboptimales Zeitmanagement wird in Zusam-

6 Buchegger, O.: www.praxilogie.de/lebensmanagement.htm, 25.11.1999

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menhang mit niedrigeren Studienleistung gebracht und als eine Streßquelle angese- hen (Gall, 1988; Longman & Atkinson, 1988; Walter & Siebert, 1981; all in Macan, 1990).

4.3 Zum Thema ‘Streß‘

Ein weiterer Grund, sich mit dem Zeitmanagement zu befassen, stellt die Problematik des sogenannten Zeitstresses dar. Die Folgen eines la ngfristigen Stresses sind be- reits aus den Erkenntnissen der klinischen Psychologie und Medizin bekannt und werden als Zivilisations- oder Managerkrankheiten bezeichnet. Selbst- und Zeitma- nagement hilft, dieses Problem in einem gewissen Maße überwinden.

Als Grundlage der Entstehung von Streß wird die somatisch-psychische Diskrepanz zwischen hohen Herausforderungen oder Wünschen und der Realität betrachtet, a- ber auch andauernde Anspannung, Entspannungsmangel, zu kurze Regenerations- phasen und die Individualität des Menschen. Die Theorien der Arbeitspsychologie sprechen über die Problematik “Anforderungen versus Leistungsfähigkeit“, wobei ei- ner der Gründe des Zeitstresses die falsche Einschätzung der notwendigen Leis- tungsfähigkeit darstellt. „Die Leistungsmotivationsforschung 7 hat gezeigt, dass Indivi- duen am ehesten durch Aufgaben mittleren Schwierigkeitsgrads zu motivieren sind. Sie wollen gefordert, aber nicht überfordert werden. Unterforderung wirkt genauso belastend und schädigend auf das Individuum wie Überforderung“ (Diedrichsen; in Hovestädt, 1997 S.95). Das gesunde Mittelmaß soll bei durchschnittlichen 80 Pro- zent der eigenen Leistungsfähigkeit liegen, 90 oder 100 Prozent bildet die Grenze der Hektik (Hovestädt, 1997).

Die Studie von Bond & Feater (1988) wies auf eine negative Korrelation zwischen Zeitmanagement und Streß hin, d.h. effektives Zeitmanagement-Verhalten hatte eine positive Wirkung auf die Verminderung von Streß (sowie auf die anderen negativen Gesundheitsfaktoren) und umgekehrt. Diese Ergebnisse wurden ebenfalls durch an- dere Forscher bestätigt (Warr, Banks & Ullah, 1985, in Bond & Feather, 1988; Macan et al. 1990; Macan, 1994; Woolfolk & Woolfolk, 1986).

7 Die Problematik der Leistungsmotivation (‘need achievement‘) ist nachzulesen bei z.B.: McClelland, D.C. (1966). Die Leistungsgesellschaft. Psychologische Analyse der Voraussetzungen wirtschaftlicher

Entwicklung. Stuttgart: Kohlhammer.

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