Der Einsatz von Web Content Management Systemen bei Kleinst- und Kleinunternehmen im Dienstleistungsbereich - Ein Vergleich von Open Source- und kommerziellen Lösungen

„Am Ziel deiner Wünsche wirst du jedenfalls eins vermissen:

dein Wandern zum Ziel“

  Manfred Michael Wiesinger  

INHALTSVERZEICHNIS

1  Einleitung  6

1.1  Danksagung  6

1.2  Wissenschaftliche Vorgehensweisen und Fragestellungen  7

1.3  Problemstellung  8

1.4  Zusammenfassung  11

1.5  Abstract  12

1.6  Begriffserklärung  13

1.6.1  Was sind „Kleine und Mittlere Unternehmen“?  13

1.6.2  Was ist „Content“?  14

1.6.3  Was ist „Content Management“?  15

1.6.4  Was ist ein „Web Content Management System“?  15

1.6.5  Grundlagen von Web Content Management Systemen  16

1.6.6  Wozu Web Content Management Systeme?  18

2  Content-Management bei Kleinstunternehmen  22

2.1  „Content“ und „Assets“  22

2.2  Typen von Informationen und Änderungsfrequenzen  25

2.2.1  Statische Informationen  25

2.2.2  Dynamische Informationen  27

2.2.3  Semidynamische Informationen  28

2.2.4  Beispiele aus der Praxis  30

2.3  Content-Quellen  31

2.3.1  Interne Content-Quellen  31

2.3.2  Externe Content-Quellen  33

2.4  Metadaten  36

2.5  Web Content Management für Kleinstunternehmen  37

2.6  Newsletter für Kleinstunternehmen  38

2.7  Conclusio, oder: „WCMS - das Gelbe vom Ei?“  40

3  Web Content Management Systeme  43

3.1  Der Zweck von Web Content Management Systemen  43

3.1.1  Optimierung des Publishingprozesses  43

3.1.2  Effizientes Informationsmanagement  46

3

  Manfred Michael Wiesinger  

3.1.3  Wertschöpfung und Kostensenkung  48

3.2  Techniken für WCMS  49

3.2.1  Skriptsprachen  49

3.2.2  XML, Extensible Markup Language  52

3.2.3  XHTML, Extensible Hypertext Markup Language  53

3.2.4  CSS, Cascading Style Sheets  54

3.2.5  MySQL, My Structured Query Language  54

3.2.6  Zope, Z Object Publishing Environment  55

3.3  Arten von WCMS-Lösungen  55

3.3.1  Die WCMS-Feature Matrix von Jörg Dennis Krüger  56

3.3.2  Klassifizierung von WCMS  57

3.4  Lizenzformen  60

3.4.1  Open Source  61

3.4.2  Kommerzielle Lösungen  65

4  Open Source Lösungen  70

4.1  Einleitung  70

4.2  TYPO3  70

4.2.1  Einleitung  70

4.2.2  Technik  71

4.2.3  Funktionsumfang  72

4.2.4  Erweiterbarkeit  76

4.2.5  Zielgruppe  79

4.2.6  Vorteile von TYPO3  79

4.2.7  Nachteile von TYPO3  81

4.2.8  Referenzen  82

4.3  Contenido  83

5  Kommerzielle Lösungen  87

5.1  Einleitung  87

5.2  webEdition  88

5.2.1  Einleitung  88

5.2.2  Technik  88

5.2.3  Funktionsumfang  89

4

  Manfred Michael Wiesinger  

5.2.4  Erweiterbarkeit  91

5.2.5  Zielgruppe  93

5.2.6  Vorteile von webEdition  94

5.2.7  Nachteile von webEdition  95

5.2.8  Referenzen  97

5.3  Weblication  97

6  Die Bedeutung von WCMS für Kleinst- und Kleinunternehmen  101

6.1  Die Kriterien bei der Auswahl des „richtigen“ WCMS  101

6.2  Wirtschaftliche Aspekte  105

6.2.1  Praxisbeispiel  106

6.3  Operative Aspekte und Change Management  107

6.3.1  Warum scheitern WCMS-Projekte?  107

6.3.2  Die sieben Todsünden einer WCMS-Implementierung  109

7  Umfrage  112

7.1  Einleitung  112

7.2  Fragenkatalog  112

7.3  Ergebnisse  113

8  Conclusio  118

9  Verzeichnisse  120

9.1  Abkürzungsverzeichnis  120

9.2  Abbildungsverzeichnis  123

9.3  Tabellenverzeichnis  124

9.4  Literaturverzeichnis  125

9.4.1  Bücher  125

9.4.2  Internet  125

5

1 EINLEITUNG

1.1 DANKSAGUNG

Zwanzig Jahre Ausbildung - auf diesem Weg hat mich meine Mutter stets, nicht nur mit Rat und Tat, sondern natürlich auch finanziell unterstützt. Für sie mag es zwar selbstverständlich sein, doch nun möchte ich ihr meinen herzlichsten Dank dafür aussprechen.

Der zweite Dank gilt meiner Freundin Margit - auch sie unterstützt mich jederzeit mit Ratschlägen und gibt mir die Möglichkeit, mich in meiner Freizeit zu entspannen und sich gegenseitig zu unterhalten.

Die Personen, die am Gelingen meines Praktikums und meiner Diplomarbeit maßgeblich beteiligt waren, sind mein Betreuer Mag. Michael Grill MSc und meine Firmenbetreuerin bei e-flow, Frau Mag. Katharina Geyer MAS(lis). Herrn Mag. Grill danke ich dafür, mir stets die Richtung auf dem Wege durch die Diplomarbeit, angefangen bei der Findung eines Themas bis hin zum Feinschliff, gezeigt zu haben. Frau Mag. Geyer hat mich bei e-flow sehr herzlich aufgenommen und ein äußerst angenehmes Arbeitsklima geboten, wofür ich ihr sehr dankbar bin.

1.2 WISSENSCHAFTLICHE VORGEHENSWEISEN

UND FRAGESTELLUNGEN

Im Zuge meines Studiums wurden mir verschiedene Bereiche des Informationsmanagements, oder der Elektronischen Informationsdienste generell, näher vorgestellt. Der Bereich Web Content Management hat mich davon am Meisten interessiert.

So beschloss ich, mein Praktikum in diesem Bereich zu absolvieren und fand in der Internetagentur e-flow ein ausgezeichnetes Betätigungsfeld. Ich konnte diesen Bereich des E-Business nun nicht nur in der Theorie, sondern nun auch in der Praxis kennen lernen - dass dieser meine Diplomarbeit beherrschen wird war mir sehr bald klar. Bisher war E-Business zum Großteil ein Betätigungsfeld von größeren Unternehmen, doch auch KMU finden stetig mehr Interesse daran. Da eflow Internetlösungen speziell für kleine und mittlere Unternehmen umsetzt, konnte ich sehr genau die Anforderungen, die diese Betriebe an E-Business-Lösungen stellen, erfahren.

Neben den Erfahrungen, welche ich während des Praktikums ansammeln konnte, bildeten qualitative Inhaltsanalysen in einschlägiger Fachliteratur sowie umfangreiche Recherchen auf diversen Websites, allen voran www.contentmanager.de und die Webseiten der erwähnten WCMS-Lösungen, die Grundlage für meine Arbeit.

Um einen Praxisbezug der theoretischen Betrachtungen herstellen zu können, wählte ich als Methode die Umfrage mit anschließender quantitativer Analyseeine telefonische Umfrage unter Kleinst- und Kleinunternehmen aus dem Dienst-leistungssektor.

1.3 PROBLEMSTELLUNG

„Täglich werden mehr Geschäfte über das Web abgewickelt. Wie viele aber genau, vermag keiner zu sagen. Selbst wenn es jemand für einen bestimmten Augenblick sagen könnte, wäre es bereits im nächsten überholt.“ 1

So beschreibt Daniel Amor, der Autor der Buches „Die E-Business-(R)Evolution“ die Problematik um die Erhebung von Statistiken über das E-Business. Nimmt man aber konkrete, zu fixen Zeitpunkten messbare Werte als Quelle, so ist es zumindest teilweise möglich, die Entwicklung des Internets und damit des E-Business zu bestimmen. Einer dieser Werte ist die Anzahl der Hosts, also der Domains im Internet. Diese wird regelmäßig über die internationale Auswertung des Domain Name System (DNS) statistisch erhoben welche das Internet Systems Consortium (ISC) durchführt. Die folgende Tabelle zeigt die Entwicklung in den vergangenen zehn Jahren.

¹ Amor, Daniel: Die E-Business-(R)Evolution/Das umfassende Executive-Briefing, Bonn, 2001, S.46

² URL: http://www.isc.org/ops/ds [24.03.2004] Anmerkung am Rande: Im Jahr 1981 wurden 213 Hosts von dieser Statistik erfasst Quelle: URL: http://www.isc.org/ops/ds/host-count-history.php [24.03.2004]

Auf Österreich entfallen, wenn man die Domains „.at“, „.co.at“ und „.or.at“ zusammenzählt, 327.042 Hosts ³ , das sind etwa 0,14% aller Hosts weltweit (Stand:

24.03.2004).

Die grafische Darstellung dieser Entwicklung zeigt einen stetigen und steilen Anstieg.

Abbildung 1: Entwicklung der Anzahl der Internethosts von 1994 bis 2004 4 Aus dieser Statistik wird deutlich, dass E-Business in der heutigen Zeit einen zunehmend höheren Stellenwert hat. Laut einer Studie der Statistik Austria ⁵ hatten

im Jänner 2003 62,6% der Unternehmen in der Größenklasse von zehn bis 49 Angestellten eine Website. Sei es als Geschäftsfeld, oder „nur“ als Visitenkarte des Unternehmens. Diese Zahl wird auch in den kommenden Jahren stetig wachsen, bis heute ist kein Ende in Sicht.

Wie aus diesen Zahlen zu sehen ist, werden die Websites immer zahlreicher. Bei diesem Konkurrenzdruck ist es nun notwendig, die eigene Internetpräsenz aktuell und informativ zu halten. Schon bei geringem Umfang und längeren Aktualisierungszyklen wird die Wartung der Website aufwändig und verlangt einerseits nach hohen Ausgaben, andererseits nach speziellem Know-how und Arbeitszeit.

³ URL: http://www.nic.at/de/news/stats/st_statistiken.asp [24.03.2004]

⁴ URL: http://www.isc.org/ops/ds [24.03.2004]

⁵ URL: ftp://www.statistik.at/pub/neuerscheinungen/ecommerce_web.pdf [03.05.2004]

  Manfred Michael Wiesinger  

Web Content Management Systeme (WCMS) können hier einiges an Arbeit und

  Aufwand abnehmen, indem sie viele Tätigkeiten automatisieren und somit verein  

  fachen. Auch der Markt an WCMS-Lösungen wird immer breiter. Die Liste reicht  

von  kostenlosen „Homepage-Baukästen“ bis hin zu teuren Cross-Media  

  Publishing fähigen Content Management Systemen jenseits der 10 000 Euro  

  Marke  

Im  alltäglichen Leben lautet eine gängige Weisheit: „Was nichts kostet ist nichts  

  wert“ Doch trifft diese Aussage auch auf den WCMS-Markt, speziell auf kos  

  tenfreie Open Source Produkte zu?  

  Nicht nur das Spektrum an WCMS-Lösungen ist breit gefächert, sondern auch der  

  Funktionsumfang. Manche kostenfreien Open Source Produkte übersteigen die  

  Funktionsliste kostenpflichtiger WCMS bei weitem  

  Diese Arbeit soll die möglichen Entscheidungskriterien und Beweggründe für  

  Kleinst- und Kleinunternehmen bei der Wahl eines Web Content Management  

  Systems beleuchten und den zwei Fragen nachgehen: „Sind Open Source Lösun  

  gen wirklich günstiger’?“ und „Sind Lizenz-Lösungen wirklich teurer’?“ Denn  

  bei der Wahl darf nicht nur auf den Preis des Produkts geachtet werden - ein  

  wichtiges Augenmerk ist auch auf die nötige Einarbeitungszeit, die Erweiterbar  

  keit, den Funktionsumfang und die Kompatibilität mit der übrigen IT-Infrastruktur  

  zu legen. Wird darauf nicht geachtet, können weitere Folgekosten entstehen, die  

  das jeweils andere Produkt möglicherweise nicht nach sich gezogen hätte. Die  

  Kriterien bei der Wahl des WCMS müssen also den Bedürfnissen des Unterneh  

  mens und der Website angepasst werden  

10

1.4 ZUSAMMENFASSUNG

E-Business erhält nach den großen Konzernen nun auch bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) einen stetig höheren Stellenwert. Viele Firmen erkennen das Potential, welches in Internetpräsenzen steckt. Marktvorteile werden jedoch nur dann erzielt, wenn Unternehmen ihre Inhalte regelmäßig aktualisieren.

Diese Tätigkeiten werden durch den Einsatz von Web Content Management Systemen (WCMS) vereinfacht. In der vorliegenden Diplomarbeit werden sowohl wirtschaftliche als auch operative Aspekte dieses Themengebietes genauer betrachtet.

Zu Beginn erfolgt eine Untersuchung der Typen von Informationen bei kleinen und mittleren Unternehmen sowie deren Aktualisierungsintervallen. Darauf aufbauend werden die Grundlagen und Arten von Web Content Management Systemen definiert. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Vergleich kostenloser Open Source Lösungen und kommerzieller Systeme.

In den beiden darauf folgenden Abschnitten werden vier WCMS-Produkte, welche bei KMU stark verbreitet sind, vorgestellt.

Eine Diskussion über die wichtigsten Aspekte, sowie die Ergebnisse einer empirischen Untersuchung über den Einsatz von Web Content Management Systemen bei KMU bilden den Abschluss der Betrachtungen.

  Manfred Michael Wiesinger  

1.5  ABSTRACT  

  Following larger companies, e-business has become increasingly attractive to  

  small and mid-size enterprises. Many companies recognize the potential of web  

  sites, but market opportunities only arise if businesses update their contents regu  

  larly  

  Site management is facilitated by web content management systems (WCMS)  

  Therefore, the present thesis examines in detail the economic as well as the opera  

  tional aspects of this topic  

  The thesis starts with an investigation of the types of information in small and  

  mid-size enterprises as well as their update practices. Based on this, it goes on to  

  define the fundamentals and classes of web content management systems, with  

  special attention to the comparison of open source solutions and commercial  

  systems  

  The following two sections present four WCMS products which are very common  

in  small and mid-size enterprises. The last part of this thesis discusses the most  

important  aspects as well as the results of a field study of the implementation of  

  web content management systems in small and mid-size enterprises  

12

1.6 BEGRIFFSERKLÄRUNG

Diese Einleitung hat den Zweck, grundlegende Begriffe im Voraus zu klären um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Weiters soll eine genaue Abgrenzung der beobachteten Kapitel vorgenommen werden.

1.6.1 Was sind „Kleine und Mittlere Unternehmen“?

Der Begriff „Kleine und Mittlere Unternehmen“, kurz auch als „KMU“ bezeichnet, hat derzeit keine allgemeingültige Definition. Einziger Anhaltspunkt ist derzeit eine „Empfehlung der [Europäischen, d. Verf.] Kommission vom 3. April 1996 betreffend die Definition der kleinen und mittleren Unternehmen“ ⁶ , welche bis zum Inkrafttreten der „Empfehlung betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen“ am 1. Jänner 2005 zur Einteilung der Unternehmen nach ihrer Größe dient. In dieser Empfehlung werden insgesamt vier Beurteilungskriterien angeführt, nach welchen Unternehmen einzuteilen sind:

• Anzahl der unselbständig Beschäftigten

• Umsatz

• Bilanzsumme

• Unabhängigkeit

Unternehmen werden anhand dieser Kriterien in vier Kategorien unterteilt:

⁶ URL: http://europa.eu.int/comm/environment/ecolabel/pdf/sme_fees/96280_de.pdf [25.01.2004]

⁷ Der Wert des offiziellen ECU im Jahre 1994 belief sich auf ATS 13,4074.

⁸ URL: http://wko.at/statistik/KMU/def.htm [03.05.2004]

Aufgrund meiner praktischen Erfahrungen möchte ich in dieser Arbeit besonders die Kleinst- und Kleinunternehmen, also Unternehmen von 1 bis 49 unselbständigen Mitarbeitern, als Zielgruppe definieren. Unternehmen dieser Größe sind für meine Betrachtungen besonders interessant, da sie derzeit vermehrt E-Business-Strategien - wie beispielsweise die Erstellung einer eigenen Website zur Firmenpräsentation oder Direktmarketing per Newsletter - verfolgen, um mit den Entwicklungen des Marktes Schritt halten zu können.

1.6.2 Was ist „Content“?

„Content is King!“ lautet ein Schlagwort aus dem Bereich E-Business, doch was ist „Content“ eigentlich?

Natürlich ist „Content“ die wörtliche Übersetzung von „Inhalt“. Dazu zählen: Texte, Bilder, Grafiken, Daten etc. Dieser Inhalt wird über diverse Medien zugänglich gemacht: Beispielsweise über Printmedien wie Bücher, Zeitungen, Zeitschriften oder über Digitalmedien wie CD-ROMs und Server im Internet bzw. Intra- oder Extranet einer Firma.

In dieser Arbeit behandle ich ausschließlich digitalen Content auf Servern, speziell auf Webservern im Internet, also Content auf Websites. Der Studie „How Much Information? 2003“ ⁹ , durchgeführt von der Universität

Berkeley, zufolge belief sich der Gesamtumfang an Internet-Inhalten im Jahre 2002 auf unglaubliche 533 Exabyte: 440 Exabyte davon auf Emails und „nur“ 0,167 Exabyte auf das oberflächliche, statische Web. Der Rest umfasst ca. 92 Exabyte des sog. „Deep Web“ (nicht direkt zugängliche, dynamische Inhalte in Datenbanken) und 0,274 Exabyte aus Instant Messaging.

Somit ist das jüngste Medium für Informationsfluss, das Internet, das am schnellsten wachsende Medium aller Zeiten und verlangt nach einem entsprechenden Management - dem „Content Management“.

⁹ URL: http://www.sims.berkeley.edu/research/projects/how-much-info-2003 [25.01.2004]

  Manfred Michael Wiesinger  

1.6.3 Was ist „Content Management“?

  Content Management hat zur Aufgabe, Webseiten entlang des „Content-Life  

  Cycles“ zu erstellen, zu kontrollieren, frei zu geben, zu publizieren oder zu archi  

  vieren  

  Stahl und Maass fassen die Aufgaben des Content Managements in den folgenden  

  acht Punkten 10 zusammen:  

  Erstellung von Content  

  Speicherung von Content  

  Bereitstellung von Content  

  Präsentation von Content  

  Verwaltung von Content  

  Kontrolle von Content  

  Verbreitung von Content  

  Abruf von Content  

  Diese Aufgaben werden mithilfe einer bestimmten Software realisiert. Diese  

  Software wird als „Content Management System“, bei Erstellung von Contents im  

Internet  speziell als „Web Content Management System“, bezeichnet  

1.6.4  Was ist ein „Web Content Management System“?  

  Laut Koop, Jäckel und Offern kann ein Content Management System wie folgt  

  definiert werden:  

„Ein  Content Management-System (CMS) ist ein IT-basiertes  

  System zur Organisation, Verwaltung und Durchführung des  

  Content Managements, letztendlich also nichts anderes als ein  

  (elektronisches) Tool für das Content Management “  11

10  Vgl. Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content Management Handbuch/Strategien, Theorien und  

  Systeme für erfolgreiches Content Management, St. Gallen, 2003 , S  206

11  Quelle: Koop, Hans Jochen/Jäckel, K. Konrad/Van Offern, Anja L : Erfolgsfaktor Content  

  Management/Vom Web Content bis zum Knowledge Management, Braunschweig/Wiesbaden,  

2001  , S  16

15

  Manfred Michael Wiesinger  

  Neben Systemen, die diese Aufgaben umsetzen, werden oft auch Programme als  

„Web  Content Management System“ bezeichnet, die weitere Funktionen, wie  

  beispielsweise Weblogs, Foren, Webshops, Newsletter, Banner-Management etc  

  erfüllen  

1.6.5  Grundlagen von Web Content Management Systemen  

  Bevor ich näher auf die Funktionsweisen von WCMS eingehe, möchte ich den  

  Begriff „Web Content Management System“ analysieren und erklären. Das Portal  

  Contentmanager de definiert Web Content Management Systeme als „Lösungen  

  und Systeme für die Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Inhalten “  12

  Web  

  Unter dem Begriff „Web“ werden hier die drei Gebiete verstanden, wo Web  

  Technologien zur Anwendung kommen: das Internet, das Intranet und das Extra  

  net  

  Internet - ein internationales Netz mit öffentlich zugänglichen Inhalten  

  Intranet - unternehmensinternes Netz zur Information der Mitarbeiter  

  Meist nur aus dem Firmennetz oder über VPN direkt zu erreichen und nur  

  mit Identifikation und Passwort einzusehen  

  Extranet - Internetapplikationen für die Kommunikation zwischen dem  

  Unternehmen und Außenstellen oder Kunden, beispielsweise Customer  

  Relationship Management (CRM) oder Projekt-Plattformen  

In  all diesen Bereichen gibt es Inhalte, also Content  

  Content  

  Als „Content“ wird, wie bereits erläutert, die Gesamtheit der digitalen Assets  

  bezeichnet. Dazu zählen u a. Texte, Bilder und Grafiken. Schon bei simplen Inhal  

  ten wie Texten kommen die Vorteile von Web Content Management Lösungen  

  zur Geltung. Mithilfe von WCMS ist es möglich, Texte zu strukturieren und zu  

12  URL: http://www contentmanager de/itguide/marktuebersicht html 15 02  2004

16

gliedern und so beispielsweise festzulegen, was eine Überschrift, was eine Einleitung und was der Textkörper ist. Dadurch können Texte sehr einfach für Datenbanken aufbereitet und die Anzeige dieser Texte in Suchmaschinen optimiert werden. Durch diese Strukturierung ist es mithilfe von WCMS ein Einfaches, einen Text an mehreren Stellen einer Website zu verwenden, ohne in mehrmals zu erstellen und damit redundant ablegen zu müssen. Der Content unterliegt gewissen Verwaltungsaufgaben, wie Workflow, Strukturierung, Aufbereitung, die zu dem Begriff „Content Management“ zusammengefasst werden.

Management

„Management“ bezeichnet die Funktionen zur Umsetzung des Workflows von der Content-Erstellung bis hin zum Veröffentlichen der Inhalte auf Webseiten. Essenziell für diese Funktionen ist ein Rechtesystem, welches Benutzergruppen verwalten kann.

Die folgende Grafik soll die drei Säulen eines Web Content Management Systems darstellen.

Abbildung 2: Begriffsbestimmung von Web Content Management Systemen 13

¹³ Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites professionell planen und betreiben, 2. Aufl., Bonn, 2002, S. 70

  Manfred Michael Wiesinger  

1.6.6 Wozu Web Content Management Systeme?

1.6.6.1  „Klassisches“ Webpublishing  

  Der „klassische“ Publishingprozess ohne die Verwendung eines WCMS verläuft  

  typischerweise nach folgendem Prinzip:  

  Abbildung 3 : Der Publishingprozess ohne WCMS  14

  Mehrere Redakteure, Abteilungen und Content-Lieferanten erstellen Inhalte  

  Hinzu kommen externe Content-Zulieferer, wie Grafiker und Fotographen. Deren  

Inhalte  werden zentral an einen Techniker, den „Webmaster“, weitergeleitet, der  

  daraus dann die Website erstellt und die Dateien meist per FTP auf den Server  

  lädt  

14  Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites profes  

  sionell planen und betreiben, 2. Aufl , Bonn, 2002 , S  58

18

Bei dieser Vorgehensweise entstehen folgende Probleme:

• „Flaschenhals Webmaster“ - Die aktuellen Inhalte und Änderungen können nur so schnell publiziert werden, wie es sich für den Webmaster zeitlich ausgeht. Ist dieser überfordert, so werden die Publishingaktivitäten der Autoren gehemmt.

• Dynamik von Inhalten - Ein einzelner Webmaster ist meist nicht in der Lage, eine umfangreiche statische Webseite aktuell zu halten.

• Umständliche Korrekturen - Da bei statischen Webseiten Inhalte und Präsentation nicht voneinander zu trennen, und Korrekturen umständlich sind.

• Redundante Inhalte - Statische Webseiten greifen nicht auf eine zentrale Datenbank für Inhalte zu. Sind Informationen mehrmals zu verwenden, so sind diese auch mehrmals abzulegen.

• Wissen und Know-how - Bei Änderungen wird stets Wissen über den Aufbau von HTML-Dokumenten benötigt um die Struktur und Gültigkeit zu wahren.

• Konsistenzproblematik - Bei statischen Webseiten besteht keine einheitliche Lösung zur zentralen Verwaltung von Verknüpfungen.

• Software und IT-Infrastruktur - Um Webseiten ohne ein WCMS zu erstellen, wird bestimmte Software benötigt, beispielsweise HTML-Editoren und FTP-Programme.

• Workflow - Kommt bei der Erstellung und Wartung einer Website kein WCMS zum Einsatz, so kann der Workflow nur begrenzt umgesetzt werden. Die Inhalte müssen entweder einzeln als Dateien oder per E-Mail weitergeleitet werden.

1.6.6.2 Webpublishing mit Web Content Management Systemen

Kommt bei der Erstellung und Wartung einer Website ein WCMS zum Einsatz, so erfährt der Publishingprozess eine gravierende Veränderung.

  Manfred Michael Wiesinger  

  Abbildung 4 : Der Publishingprozess mit WCMS  15

  Alle Redakteure, sowie interne und externe Content-Lieferanten können nun ihre  

Inhalte  zentral und direkt im WCMS erstellen. Die einzige Aufgabe, die der  

  Webmaster wahrzunehmen hat, ist die eines „Administrators“, welcher die Kon  

  trolle und Qualitätssicherung der erstellten Inhalte durchführt. Da ein WCMS ein  

  komplexes System zu Umsetzung des Content-Life Cycles beinhaltet, können die  

Inhalte  den jeweiligen Redakteuren innerhalb des WCMS weitergeleitet werden  

  Der Administrator entscheidet, ob und wann ein Inhalt veröffentlicht wird  

  Dies bietet einige Vorteile:  

  Der „Flaschenhals Webmaster“ entfällt - Die Redakteure können ihre In  

  halte selbst erstellen und gestalten, der Webmaster wird entlastet  

  Dynamik von Inhalten - Da jeder Autor die Inhalte aus seinem Ressort ei  

  genhändig aktualisieren kann, sind diese wesentlich aktueller und exakter  

  wodurch ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil erzielt werden  

  kann  

  Einfache Korrekturen - Da WCMS Inhalte und Vorlagen voneinander  

  trennen, muss bei Korrekturen oder Aktualisierungen von Informationen  

  nicht mehr darauf geachtet werden, dass das Design und Layout des Arti  

  kels gewahrt bleibt  

  Inhalte zentral gespeichert - Informationen und Texte können bei WCMS  

  zentral gespeichert und so mehrmals auf einer Website verwendet werden,  

  ohne sie redundant ablegen zu müssen  

15  Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites profes  

  sionell planen und betreiben, 2. Aufl , Bonn, 2002 , S  60

20

• Wissen und Know-how - Bei Aktualisierungen von WCMS-gestützten Websites ist nur geringes Basiswissen über den Aufbau von HTML-Dokumenten nötig, da hier der Inhalt getrennt von der Struktur und dem Layout bearbeitet werden kann.

• Konsistenz - WCMS bieten eine zentrale Verwaltungsmöglichkeit und Konsistenzprüfung von Verknüpfungen. Hyperlinks können so einfach aktuell gehalten werden.

• Software und IT-Infrastruktur - Bei der Verwendung eines WCMS werden die Webseiten direkt auf dem Server erstellt. Es werden also keine HTML-Editoren auf lokalen Computern benötigt, genauso entfallen FTP-Clients zum Transferieren der Dateien auf den Server.

• Workflow - Durch die Umsetzung des Content-Life-Cycles kann ein Workflow zwischen Redakteuren und Administratoren verwirklicht werden. Weiters können veraltete Inhalte auf einfache Art und Weise offline genommen und archiviert werden.

Speziell für kleine Unternehmen bieten WCMS einen großen Vorteil: Kleinunternehmen erlangen mehr Unabhängigkeit gegenüber Fremddienstleistern wie Internet-Agenturen, Programmierern oder Redakteuren da jeder Mitarbeiter seinen Bereich selbst pflegen kann.

  Manfred Michael Wiesinger  

2 CONTENT-MANAGEMENT BEI

  KLEINSTUNTERNEHMEN  

  Bevor ein Unternehmen die Entscheidung trifft, ob ein WCMS nötig ist oder  

  nicht, muss der Inhalt der Website genauer kategorisiert und untersucht werden  

  Zuerst ist festzulegen, welche Arten von Content auf der Website angeboten  

  werden sollen, wie hoch die Aktualisierungsrate der jeweiligen Inhalte ist und  

  welche Personalressourcen zur Verfügung stehen. Durch den Einsatz eines  

  WCMS kann erheblich Zeit und Geld gespart werden, jedoch müssen die Anfor  

  derungen, die ein WCMS stellt, abgedeckt sein  

2.1  „CONTENT“ UND „ASSETS“  

  Der Inhalt einer Website gliedert sich in mehrere so genannte „Assets“ Dieser  

  Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „Aktivposten“ oder  

„Anlagengegenstand“.  Asset ist hierbei der Oberbegriff aller Contents, also aller  

Inhalte,  und deren Rechte. Content gliedert sich weiter in Substanz, die eigentli  

  chen Inhalte wie man sie kennt, und die dazu gehörigen Metadaten  

  Frau Dr. Sabine Baumann, Leiterin des Content Management Centers bei der  

  arvato systems GmbH - Bertelsmann erklärt diese Begriffe wie folgt:  

„Content  setzt sich aus der Substanz, dem Inhalt im engeren  

  Sinne, sowie einem assoziierten Metadatensatz zusammen. Me  

  tadaten sind Informationen über den Inhalt wie beispielsweise  

  Name des Erstellers, Titel, Erstellungsdatum, eine Beschreibung  

  des Inhalts mit Hilfe von Schlagwörtern usf. Unter Asset wird  

  hier die Kombination aus Inhalt, also Content, und den dazuge  

  hörigen Publikationsrechten, unabhängig vom Medium, ver  

  standen. Erst wenn ausser sic dem eigentlichen Inhalt auch  

22

  Manfred Michael Wiesinger  

die Nutzungsrechte vorliegen, wird aus dem Content ein wertbe-

  haftetes Asset “  16

  Die folgende Grafik soll diese Beziehungen verdeutlichen:  

  Abbildung 5 : Assets, Content, Rechte, Substanz und Metadaten  17

  Auf der heutigen Entwicklungsstufe des Internets können Assets nach folgenden  

  Kriterien klassifiziert 18 werden:  

  Übliche Webinhalte  

  Multimediale Assets  

  Applikationsgebundene Assets  

  Transaktionelle Assets  

  Community-Assets  

16  Quelle: Baumann, Sabine: Ganzheitliche Unterstützung der Wertschöpfungskette in Medien  

  Unternehmen mit Content Management Lösungen, in: Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content  

  Management Handbuch/Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management,  

  St. Gallen, 2003 , S  80

17  Vgl. Baumann, Sabine: Ganzheitliche Unterstützung der Wertschöpfungskette in Medien  

  Unternehmen mit Content Management Lösungen, in: Stahl, Florian/Maass, Wolfgang: Content  

  Management Handbuch/Strategien, Theorien und Systeme für erfolgreiches Content Management,  

  St. Gallen, 2003 ,  80

18  Vgl. Zschau, Oliver/Traub, Dennis/Zahradka, Rik: Web Content Management/Websites profes  

  sionell planen und betreiben, 2. Aufl , Bonn, 2002 ,  40

23

  Manfred Michael Wiesinger  

  Übliche Webinhalte  

  Als „übliche Webinhalte“ werden die klassischen Content-Formen bezeichnet,  

  wie etwa Text, Bilder oder Links. Diese Inhalte bilden die Grundstruktur einer  

  Website  

  Multimediale Assets  

„Multimediale  Assets“ sind Inhalte, die durch die Verwendung von Plugins für  

  Webbrowser zu De-facto Standards wurden. Zu diesen multimedialen Assets  

  zählen Animationen wie Macromedia Flash oder Real Audio- und Video-Dateien  

  Applikationsgebundene Assets  

„Applikationsgebundene  Assets“ sind Inhalte, die in Webbrowsern nicht darstell  

  bar sind und daher das Programm, mit dem sie erstellt wurden, benötigen. Solche  

  Assets werden oft in Intranets von Unternehmen zum Download bereitgestellt  

  Das Web übernimmt hier also nur die Aufgabe der Verteilung, nicht aber der  

  Darstellung. Solche applikationsgebundenen Assets entstammen oft Textverarbei  

  tungsprogrammen wie Microsoft Word, Tabellenkalkulationsprogrammen wie  

  Excel oder sind Präsentationen aus Powerpoint. Auch proprietäre Dateiformate  

  wie PDF-Dateien von Adobe Acrobat oder PSD-Dateien aus Adobe Photoshop  

  sind häufige Vertreter dieser Gruppe von Assets  

  Transaktionelle Assets  

In  Zeiten des E-Commerce und E-Banking spielt eine Form von Assets eine be  

  deutende Rolle, die „transaktionellen Assets“ Diese Assets sind Informationen  

  über Transaktionen eines Users, während er sich auf einer Website befindet und  

  dabei beispielsweise eine Bestellung oder eine Überweisung tätigt  

In  diese Kategorie von Assets fallen „Sessions“, die den Website-Besuchern für  

  die Dauer ihres Aufenthalts auf der Website eine eindeutige Kennung verleihen  

  Diese Sessions sind besonders wichtig für eine genaue Erfolgskontrolle und er  

  möglichen personalisierbare Inhalte auf Websites  

  Ein weiterer wichtiger Vertreter der Klasse „transaktionelle Assets“ sind Profile,  

in  welchen ein User seine Interessen und Daten speichern kann  

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Community-Assets

„Community-Assets“ sind Inhalte, die dynamisch durch die Interaktion von Besuchern der Website entstehen. Dabei schaffen die Mitglieder einer Community eigene Inhalte. Solche Interessens- und Nutzergemeinschaften, bilden einen immer wichtiger werdenden Faktor für erfolgreiche Websites. Beispiele für Community-Assets sind Foren, Kommentare und Chats. Besonders bei dieser Art von Assets muss auf die veröffentlichten Inhalte wert gelegt werden. Werden diese vor ihrer Publizierung nicht kontrolliert, kann es leicht zu wirtschaftlichen, strategischen oder rechtlichen Problemen für den Betreiber der Website kommen.

All diese Inhalte verlangen spezielle Behandlungen durch eine Online-Redaktion. Manche müssen täglich, ja sogar stündlich oder minütlich aktualisiert werden, andere wieder bleiben in ihrem ursprünglichen Zustand erhalten. Contents haben also unterschiedliche Änderungsfrequenzen.

2.2 TYPEN VON INFORMATIONEN UND

ÄNDERUNGSFREQUENZEN

Um eine effektive und effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Assets zu gewährleisten, ist eine genaue Kategorisierung und Klassifizierung vorzunehmen. Eine grundlegende Differenzierung der Inhalte kann anhand des Änderungsbedarfs und der allgemeinen Gültigkeitsdauer der jeweiligen Assets durchgeführt werden. Die Summe der Assets können drei Typen von Informationen zugeordnet werden:

• Statische Informationen

• Dynamische Informationen

• Semidynamische Informationen

2.2.1 Statische Informationen

„Statische Informationen“ bleiben, wie die Bezeichnung schon ausdrückt, statisch

- sie werden also nicht verändert und behalten ihren Ursprungszustand bei. Solche