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Vorwort

Die vorliegende Diplomarbeit beschreibt den Inventurprozess in Lagersystemen für die Lagerverwaltungssoftware viad@t von viastore systems GmbH. Sie verwendet deswegen vorwiegend viad@t-spezifische Begriffsbestimmungen, die in den Lagern von viastore systems üblich sind. Die Bilder der Diplomarbeit entstammen, wenn nicht anders vermerkt, aus dem Bilderarchiv von viastore systems, dem Anwenderhandbuch und aus der Software viad@t selbst.

Des Weiteren fließen in diese Arbeit langjährige Erfahrungen der Kollegen ein, die durch Gespräche und Diskussionen eruiert wurden. Das betrifft vor allem die Prozessabläufe, da die unterschiedliche komplexe Funktionalität der verschiedenen Lagerarten unterstützt durch die Erfahrung und die vorhandene Problemkenntnis der Mitarbeiter richtig erfasst und überprüft werden konnte. Zudem war für die Beschreibung vor allem des Pick-by-Light-Systems eine Lagerbesichtigung von großem Nutzen, weil dadurch zusätzliche Informationen in die Diplomarbeit eingeflossen sind.

Für eine korrekte Darstellung des diffizilen Themas der Inventur und diesbezüglich vor allem deren verschiedenen Ausprägungen war ein intensives Gespräch mit einem Wirtschaftprüfer der BDO Deutsche Warentreuhand Aktiengesellschaft hilfreich. Zusätzlich zu dem Interview waren für diese Arbeit zur Verfügung gestellte spezielle Bücher des Wirtschaftsprüfers und eine Checkliste für Inventurbeobachtungen als Quellen sehr nützlich.

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Inhaltsverzeichnis

Vorwort.   II

  Inhaltsverzeichnis  III

  Abbildungsverzeichnis.  V

1.  Einleitung.  1

2.  Definition der Inventur  3

2.1  Inventurbegriff nach Handelsrecht und Steuerrecht  3

2.2  Bedeutung und Aufgaben der Inventur.  4

2.3  Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur.  5

3.  Formen der Inventur  8

3.1  Stichtagsinventur  8

3.2  Vor- oder nachverlegte Inventur.  10

3.3  Permanente Inventur  12

3.3.1  Definition der permanenten Inventur  13

3.3.2  Einlagerungsinventur  14

3.3.3  Spezialfälle der permanenten Inventur.  16

3.4  Stichprobeninventur.  16

4.  Definition verschiedener Lagersysteme  20

4.1  Papiergeführtes Regallagersystem.  20

4.2  Datenfunkgeführtes Regallagersystem  21

4.3  Vollautomatisches Regallagersystem  24

4.4  Blocklagersystem.  27

4.5  Durchlaufregal-Lagersystem  29

4.6  Pick-by-Light-Lagersystem  30

5.  Inventurablauf in den verschiedenen Lagersystemen.  33

5.1  Initiierung der Inventur.  33

5.1.1  Automatische oder manuelle Initiierung  33

5.1.2  Initiierung der Stichtagsinventur.  35

5.1.3  Initiierung der vor- oder nachverlegten Inventur.  36

5.1.4  Initiierung der permanenten Inventur  37

5.1.5  Initiierung der Stichprobeninventur  38

5  2 Durchführung der Inventur  38

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5.2.1  Inventur in papiergeführten Lagersystemen.  38

5.2.2  Inventur in datenfunkgeführten Lagersystemen.  39

5.2.3  Inventur in vollautomatischen Lagersystemen  40

5.2.4  Inventur im Blocklager  40

5.2.5  Inventur in Durchlaufregal-Lagersystemen  41

5.2.6  Inventur in Pick-by-Light-Lagersystemen  42

5.3  Auswertung der Inventur  43

6.  Dokumente und Daten der Inventur.  44

6.1  Inventurplan  44

6.2  Inventurliste  45

6.3  Inventurfragebogen.  47

6.4  Inventurdaten in viad t  49

7.  Inventur in viad t 6.1.  52

7.1  Aktuelle Implementierung der Inventur in viad t 6.1.  52

7.2  Analyse des Inventurprozesses in viad t  55

7.3  Verbesserungsvorschläge für viad t  56

8.  Schlussbetrachtung.  59

  Anhang.  60

  Literaturverzeichnis  70

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  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Übersicht über die GoI  

  Abbildung 2: Wertfortschreibung und -rückrechnung zur Wertbestimmung der Bestände  

  Abbildung 3: Diagramm für das Testverfahren mit Rückweisungs- und Annahmegrenze.  

  Abbildung 4: Arbeitsplatz eines funkgeführten Regallagers.  

  Abbildung 5: Vereinfachter Ausschnitt aus einem Funklager.  

  Abbildung 6: Arbeitsplatz eines automatischen Regallagers  

  Abbildung 7: Exemplarischer Aufbau eines automatischen Regallagersystems.  

  Abbildung 8: Vereinfachte Darstellung eines Blocklagers.  

  Abbildung 9: Beispiel eines Blocklagers.  

  Abbildung 10: Vereinfachte Darstellung des Pick-by-Light-Systems  

  Abbildung 11: Beispiel einer Inventurzählliste  

  Abbildung 12: Beispiel einer Inventurliste.  

  Abbildung 13: Auszug aus einem Inventurfragebogen der BDO Deutsche Warentreuhand  

  Abbildung 14: Abbildung der Bestandsdaten in der Datenbank  

  Abbildung 15: Datenfluss in einem Beispiel-Lagersystem  

  Abbildung 16: Dialog für die Inventuranforderung.  

  Abbildung 17: Inventurdialog für die Zählung.  

  Abbildung 18: Bestätigungsdialog für die Inventurdifferenz  

  Abbildung 19: Abschlussdialog des Inventurauftrags  

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1. Einleitung

Jedes Unternehmen muss laut Gesetzgeber mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine Inventur der Lagerbestände durchführen, um die Vermögensverhältnisse für die Bilanz zu erfassen. Der Geschäftsprozess gibt Hinweise auf Schwachstellen und deckt Bestandsdifferenzen auf, kann aber auch zu Gewinneinbußen des Betriebsablaufs, beispielsweise durch eine Betriebsschließung oder höheren Kosten durch Mehrarbeit beziehungsweise Störungen, führen. Für die effiziente Gestaltung der Inventur sind deshalb genaue Kenntnisse bezüglich der gesetzlichen Auflagen sowie der Anforderungen der Wirtschaftsprüfer erforderlich. Generell sollte die Inventur nicht nur der rationellen Erfüllung der rechtlichen Vorschriften dienen, sondern auch so angelegt sein, dass die Disposition und die Materialversorgung insgesamt von der Inventur profitieren. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es einerseits wichtig, die geeignete Inventurform für das vorhandene Lagersystem zu finden, sowie andererseits entscheidend, wie der Geschäftsprozess der Inventur in der Lagerverwaltungssoftware implementiert und in der speziellen Lagerart durchgeführt wird.

Die vorliegende Diplomarbeit soll helfen, in diesen Punkten Klarheit zu schaffen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Analyse des Geschäftsprozesses der Inventur, da in der Lagerverwaltungssoftware viad@t der Firma viastore systems GmbH noch keine vollständige Implementierung zugeschnitten auf die verschiedenen Lagersysteme entwickelt wurde. Die Beschreibung des Inventurprozesses soll als Grundlage für die komplette Aufnahme der Inventur in die Software viad@t dienen, damit angepasst auf die unterschiedlichen Lagerarten geeignete Funktionalitäten zur Verfügung gestellt werden können. Die Diplomarbeit ist grob in Begriffsbestimmungen, Analyse des Geschäftsprozesses und ergänzende Erläuterungen über die Handhabung der Dokumente und Daten sowie über die aktuelle Implementierung in viad@t 6.1 gegliedert. Im folgenden Kapitel wird der Begriff der Inventur allgemein anhand rechtlicher Definitionen und geltender Grundsätze näher charakterisiert. Um die Komplexität der Inventur auf die wichtigsten Punkte einzugrenzen, wird im darauf folgenden Gliederungspunkt auf die vier häufigsten Inventurarten eingegangen. Das Kapitel 4 stellt dann, nach einer näheren Lagerartbeschreibung, den Bezug vom Lager zu den Inventurformen her. Es werden dabei Lagersysteme abstrakt zusammengefasst beschrieben, die von viastore systems realisiert werden können. In Kapitel 5 wird der Geschäftsprozess der

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Inventur in drei Teilen strukturiert nacheinander behandelt. Dabei werden die Initiierung von den Inventurarten und die Durchführung von den Lagerformen abhängig beschrieben. Parallel zu diesem Text befinden sich Prozessgrafiken im Anhang der Arbeit. Kapitel 6 befasst sich mit den Dokumenten und den Daten der Inventur speziell bei der Lagerverwaltungssoftware viad@t, um deren wichtige Aufgaben und Funktionen hervorzuheben. Das letzte Kapitel gibt anschließend einen Einblick in die aktuelle Implementierung der Inventur in der Lagerverwaltungssoftware viad@t 6.1 und zeigt in Bezug zu der Beschreibung Verbesserungsvorschläge auf.

Mit diesem Aufbau soll der komplexe Geschäftsprozess der Inventur in intralogistischen Lagersystemen klar analysiert und verständlich beschrieben werden. Um den Ablauf der Inventur von der Initiierung über die Durchführung bis zur Auswertung zu verstehen, ist eine grundlegende Begriffsbestimmung notwendig. Das folgende Kapitel beschäftigt sich daher zuerst mit der allgemeinen Definition der Inventur.

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2. Definition der Inventur

Die Inventur beziehungsweise die Bestimmung des Inventars ist eine Grundlage für die Bilanz und damit ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. In diesem Kapitel wird der Begriff Inventur sowohl handels- als auch steuerrechtlich durchleuchtet. Darauf folgend werden die Bedeutung und die Aufgaben der Inventur eingegrenzt sowie anschließend die Grundsätze für eine einheitliche Behandlung der Inventur beschrieben.

2.1 Inventurbegriff nach Handelsrecht und Steuerrecht

Der Begriff des Inventars und den daraus entstehenden Pflichten ist im Handelsrecht unterstützt vom Steuerrecht deutlich beschrieben. So ist jeder Kaufmann handelsrechtlich aufgrund von § 240 Abs. 1, 2 HGB und steuerrechtlich aufgrund von §§ 140-141 der Abgabenordnung dazu verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres seine Grundstücke, Forderungen und Verbindlichkeiten, den Bargeld-Bestand sowie sonstige Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert zu erfassen. Die Dauer des Geschäftsjahres, für dessen Schluss ein solches Inventar regelmäßig zu erstellen ist, darf 12 Monate nicht überschreiten, wobei Geschäftsjahr und Kalenderjahr nicht notwendigerweise übereinstimmen müssen, wie in § 240 Abs. 2 HGB beschrieben. Kürzere Geschäftsjahre können sich zum Beispiel bei Gründung eines Unternehmens zur Angleichung des Geschäftsjahres an das Kalenderjahr ergeben. ¹ Den Vorgang dieser Bestandsaufnahme bezeichnet man in der Literatur als Inventur, obwohl

im Gesetz der Begriff weder erwähnt noch ausgelegt wird. Weitere Versuche, die Inventur zu beschreiben, engen die Definition hinsichtlich Verfahren und Umfang ein. So wird die Inven- ² tur einer körperlichen Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen oder Wiegen gleichgesetzt oder aber als Buchinventur für nichtkörperliche Gegenstände wie Verbindlichkeiten, Forde- rungen oder Bankguthaben unterschieden. Im Hinblick auf den Umfang der Inventur wird sie als das Erfassen von Vorratsvermögen definiert, da das Vorratsvermögen von zentraler Be- deutung für die Aufstellung des Jahresabschlusses ist und den höchsten Arbeitsaufwand er- ³ fordert.

¹ Vgl. Quick, Reiner: Inventur, IDW-Verlag Düsseldorf, 2000, S.1.

² Vgl. Schulze zur Wiesch, Dietrich: Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur, Düsseldorf 1961, S.2.

³ Vgl. Uhlig, Bernhard: Vorratsinventur. In: Beck’sches Handbuch der Rechnungslegung, München 1998, A

220, Rz. 1.

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Zur Erleichterung der Inventur gibt der Gesetzgeber dem Kaufmann die Möglichkeit einer Fest- und einer Gruppenbewertung. Vermögensgegenstände, die einen geringen Wert haben und regelmäßig ersetzt werden, können laut § 240 Abs. 3 HGB mit einer gleich bleibenden Menge und Wert fest bewertet werden. Nach § 240 Abs. 4 HGB ist es möglich, gleichwertige Vermögensgegenstände oder Verbindlichkeiten zu Gruppen zusammenzufassen und mit einem durchschnittlichen Wert anzusetzen.

Da der Prozess der Inventur mit sehr hohem Arbeitsaufwand verbunden ist, erlaubt der Gesetzgeber verschiedene Verfahren zur Vereinfachung der Inventur. In § 241 Abs. 1 HGB wer- ⁴ den die Bedingungen für eine Stichprobenanalyse dargestellt. Darauf folgend sind in § 241

Abs. 2, 3 HGB die zeitlichen Verfahren Stichtagsinventur, verlegte und permanente Inventur beschrieben. Alle Inventurvereinfachungsverfahren werden im dritten Kapitel ausführlich definiert und voneinander abgegrenzt.

2.2 Bedeutung und Aufgaben der Inventur

Die Inventur spielt eine wichtige Rolle beim betrieblichen Rechnungswesen, weil sie für die Eröffnungsbilanz zu Beginn eines Handelsgewerbes oder zur Ableitung von Jahresabschlussbilanzen ein vollständiges, detailliertes art-, mengen- und wertmäßiges Verzeichnis bezie- ⁵ hungsweise Inventar erstellt, das als Grundlage für die doppelte Buchführung dient.

Die bilanzielle Auflistung der Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten setzt also die Erfassung des Bestandes zum Abschlussstichtag voraus und soll damit ein zuverlässiges Mengengerüst für die Bilanz darstellen. Damit besteht die Hauptaufgabe der Inventur darin, zu einem sachgerechten und vollständigen Jahresabschluss beizutragen und dem Nachweis der in der Bilanz ausgewiesenen Vorratsposten zu dienen. Des Weiteren kann das Inventar als Ergebnis der Inventur erforderliche Qualitäts- und Wertangaben für spätere Bewertungszwecke ⁶ bereitstellen.

⁴ Vgl. http://home.tronet.de/gesamtschule/faecher/wirtsch/rewe/rew_ivu.htm.

⁵ Doppelte Buchführung: Buchungen werden doppelt gebucht, das heißt einmal im Soll bei der Rechnungsstel- und einmal im Haben nach der Zahlung.

⁶ Vgl. Uhlig, Bernhard: Grundsätze für die Erstellung des Inventars. In: Beck’sches Handbuch der Rechnungsle-

gung, München 1998, A 210, Rz. 12.

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Durch die eigenständige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten werden darüber hinaus eine wirksame Kontrolle und ein Abgleich der Buchführung mit den tatsächlichen Beständen ermöglicht. Die Inventur und das Inventar erfüllen deshalb auch eine Sicherungs- und Überwachungsfunktion. Außerdem wird durch eine Beeinflussung des Mitarbeiterbewusstseins eine möglichst frühzeitige Reaktion auf die Ursachen von Mengendifferenzen also eine Präventivfunktion erfüllt. Durch eine Veränderung der Vorgehensweise bei der buchhalterischen Erfassung der Geschäftsvorfälle wird zusätzlich eine Initiatorfunktion erreicht. Werden in einer Bestandbuchführung nur die Zugänge, nicht aber auch die Abgänge buchmäßig festgehalten - was bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Waren häufig der Fall ist - , dann dient die Inventur nicht nur der Abstimmung zwischen Buch- und Istbestand, sondern bewährt sich auch als unumgängliches Hilfsmittel zur Feststellung des wertmäßigen ⁷ Verbrauchs.

Die Aufgaben der Inventur umfassen Planung, Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Auswertung sowie die Aufstellung des Inventars. Um die Vorgaben zu erfüllen und den korrekten Verlauf der Inventur zu gewähren, sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur zu beachten, die im folgenden Abschnitt besprochen werden.

2.3 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Der Vollständigkeitsgrundsatz des § 246 Abs. 1 HGB erfordert die Inventarisierung sämtlicher Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter. Daraus resultieren jedoch gewichtige Abgrenzungsprobleme in zeitlicher, räumlicher, rechtlicher sowie wirtschaftlicher Hinsicht. Da weder im Handels- noch im Steuerrecht vorgeschrieben ist, wie die Inventur durchzuführen beziehungsweise das Inventar aufzustellen ist, werden die allgemeinen Grundsätze ord- ⁸ nungsgemäßer Buchführung angewendet . Dabei ist zu beachten, dass für die Inventarerfas-

sind, wie in § 39 Abs. 2 AO erläutert ist. Sie setzen sich zusammen aus:

• Grundsatz der Vollständigkeit: Nach dem Vollständigkeitsgrundsatz müssen bei der Inventur sämtliche Vermögensgegenstände erfasst werden, mit Ausnahme geringwertiger Anlagegüter, deren Anschaffungs- und Herstellungskosten nicht mehr als 60 €

⁷ Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, 7.Aufl., Vahlen München 2002, S.36.

⁸ Vgl. http://www.personal-office.de/inhalt/hbvo_inventur_und_inventar.html.

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betragen und die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden. Die Inventarisierungspflicht ist dabei nicht zwingend am juristischen, sondern am wirtschaftlichen Eigentum orientiert.

• Grundsatz der Richtigkeit: Dieser Grundsatz erfordert es, dass alle durch die Inventur ermittelten Angaben sachlich zutreffen und mit den Tatsachen übereinstimmen, dass eine sachbezogene Richtigkeit vorliegt.

• Grundsatz der Willkürfreiheit: Bei subjektiv geprägten Inventur- und Inventarangaben wie beispielsweise bei der Erfassung der Verbindlichkeiten oder Art und Beschaffenheit eines Vermögensgegenstandes müssen für den Mengennachweis und die Bewertung alle vorhandenen Informationen zur sachgerechten Identifizierung bereitgestellt werden, also eine personenbezogene Richtigkeit gewährleistet sein. Der Mengennachweis ist dabei durch eine zuverlässige Erfassungsmethode zu führen.

• Grundsatz der Klarheit: Dieser Grundsatz erfordert es, dass die einzelnen Inventurposten durch eine eindeutige Bezeichnung inhaltlich präzise umrissen und von anderen Posten eindeutig abgegrenzt sind. Sämtliche Inventurangaben und das Inventar sind zudem verständlich und übersichtlich darzustellen.

• Grundsatz der Nachprüfbarkeit: Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind so zu kennzeichnen, dass ein sachverständiger Dritter über die aufbewahrten Unterlagen die Wertfindung und das Inventar sowie das Vorgehen bei der Inventuraufnahme mit angemessenem Aufwand kontrollieren kann.

• Grundsatz der Einzelerfassung und Einzelbewertung: Nach diesen Grundsätzen sind alle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten nach Art, Menge und Beschaffenheit gesondert zu erfassen und einzeln zu bewerten sowie im Inventar aufzuführen; siehe dazu § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Bestandsaufnahme und Bewertung können dabei zeitlich losgelöst von einander erfolgen, wobei bereits bei der Inventur Angaben zur Bewertung beispielsweise bei Qualitätsminderung gemacht werden. Die Pflicht zur Einzelerfassung und Einzelbewertung ist, abgesehen von den Ausnahmen der Gruppen- und Festbewertungsverfahren, nur dadurch begrenzt, dass keine unzumutbaren ⁹ und unverhältnismäßig hohen Anforderungen zu stellen sind.

• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Wesentlichkeit: Als Ergänzung der materiellen und formellen Inventurgrundsätze dient dieser Grundsatz der Feststellung, dass die Inventur dem ökonomischen Prinzip unterliegt. Damit werden die anderen Grundsätze

⁹ Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.38.

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unter Beachtung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten relativiert, um den Aufwand der Inventur in Grenzen zu halten. Außerdem wird durch den Grundsatz der Wesentlichkeit die Ermittlung und Bereitstellung von Kontrollinformationen durch die Inventur auf ihren Nutzen hinterfragt und gegebenenfalls beschränkt.

10 Abbildung 1: Übersicht über die GoI

Alle aufgezählten Grundsätze, wie in Abbildung 1 dargestellt, müssen in der unternehmensspezifischen Form der Inventur enthalten sein und beachtet werden. Welche Inventurformen dabei angewendet werden können, wird im folgenden Kapitel dargestellt.

¹⁰ Enthalten in: Quick, Rainer: Inventur, S. 29.

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3. Formen der Inventur

Die Erstellung des Inventars kann auf der Grundlage unterschiedlicher Vorgehensweisen erfolgen. Die dabei angewandten Inventurformen sind durch eine Kombination von Merkmalen gekennzeichnet, wobei eine Kategorisierung in Art und Umfang der Aufnahme sowie zeitli- ¹¹ che Anordnung vorgenommen werden kann. Wenn die Inventur nach Art der Aufnahme

unterschieden wird, ist zwischen der körperlichen Bestandsfeststellung, also der physischen Prüfung, und der Buchinventur, die mit Hilfe von Belegen den immateriellen Nachweis erbringen soll, zu differenzieren. Bei einer Einteilung nach dem Umfang der Aufnahme gibt es die Möglichkeiten einer vollständigen beziehungsweise lückenlosen Inventur und einer Stichprobeninventur, die in Abschnitt 3.4 genauer beschrieben wird. Zeitlich lässt sich die Bestandserfassung in Stichtagsinventur, vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur in Gliederungspunkt 3.2 sowie in die permanente Inventur unterscheiden. Die besondere Bedeutung der permanenten Inventur vor allem für automatisierte Lager wird durch den ausführlichen Abschnitt 3.3 hervorgehoben. Da es in der Praxis viele Mischformen gibt, werden in den folgenden Abschnitten nur die wichtigsten Inventurarten abstrahiert vorgestellt.

3.1 Stichtagsinventur

Nach § 240 Abs. 1, 2 HGB soll die Inventur am Bilanzstichtag vorgenommen werden. Da dies aus organisatorischen Gründen in der Regel nicht immer möglich ist, kann die Bestandsaufnahme, laut R 30 Abs. 1 Satz 2 EstR, auch innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen. In diesem Falle handelt es sich um eine zeit- ¹² nahe Inventur, die an die Stelle der Stichtagsinventur tritt. Die Inventurform ist prinzipiell

auf alle Vorratsgüter anwendbar. Es wird also an dem festgelegten Termin sowohl mit Hilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen oder Wiegen die Art und Menge der Güter festgestellt als auch die buch- und belegmäßige Aufnahme vorgenommen und an- ¹³ schließend mit den Solldaten verglichen.

Diese Art von Inventur hat den Vorteil, dass der gesamte Prozess am Stichtag optimal unter Kontrolle gehalten werden kann. Der einheitliche Termin zusammen mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur gewährleistet einen verhältnismäßig guten Schutz vor Erfassungs- ¹¹ Vgl.Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.39.

¹² Vgl. http://www.personal-office.de/inhalt/hbvo_inventur_und_inventar.html.

¹³ Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.31f.

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fehlern, wie Nicht- oder Doppelerfassung, und erleichtert die Fehlersuche, vor allem aus dem Grund, dass sich mehrere Mitarbeiter gemeinsam auf auftretende Differenzen konzentrieren können. Des Weiteren fallen wegen des fixen Termins und der begrenzten Dauer der Inventur keine weiteren Arbeiten während des Geschäftsjahres an, und es sind nur geringfügige Aufzeichnungen für Bestandsänderungen notwendig. Begünstigt durch eine Betriebsschließung oder Produktionsunterbrechung ist die Stichtagsinventur die optimale Form der Kontrolle für die Buchführung und die Lagerverwaltung, insbesondere weil auch in einem Arbeitsgang be- ¹⁴ findliche Waren und Werkzeuge einfacher erfasst werden können.

Nachteilig wirkt sich die Betriebsschließung beziehungsweise die Produktionsunterbrechung auf die Erträge aus, da für einen kontrollierten Verlauf in dieser Zeit das Personal für die Inventur benötigt wird. Die Mitarbeiter sind generell eine problematische Schwachstelle, weil sie die kontrollierende Instanz sind und damit die Verantwortung für das korrekte Zählen haben. Wegen des hohen Personalbedarfs sind Unternehmen gezwungen, Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen oder sogar Fremdpersonal für die Inventur heranzuziehen. Dabei besteht bei unterqualifizierten Personen die Gefahr von Fehlern. Bei überqualifizierten Mitarbeitern ist der Vorgang nicht nur unwirtschaftlich, sondern auch durch mangelnde Motivation fehlerträchtig. Auch ein normalerweise hoher Zeitdruck wirkt sich negativ auf die Sorgfalt und Genauigkeit der Zählungen aus. Des Weiteren ist der Inventurstichtag unflexibel, da er sich nicht nach der Auslastung oder Zeiten mit niedriger Beschäftigung im Unternehmen rich- ¹⁵ tet, was im ungünstigsten Fall zu erhöhten Personalkosten führt.

Die Stichtagsinventur ist also zum einen ein sehr sicheres Verfahren, das eine gute Kontrolle ermöglicht, zum anderen aber auch sehr unflexibel vor allem bezüglich des zeitlichen Rahmens. Eine Teillösung verspricht eine zeitnahe Stichtagsinventur, weil sich der Inventurvorgang damit auf zehn Tage vor und nach dem Stichtag verteilen lässt. Nötig wird diese Art von Inventur immer dann, wenn die Anwendungsvoraussetzungen für Inventurvereinfachungsver- ¹⁶ fahren nicht gegeben sind. Darunter fällt zum Beispiel die Bestandsaufnahme sehr wertvoller Güter oder von Beständen, die durch unkontrollierte Abgänge wie Verderb oder Schwund verringert werden können. Sinnvoll einsetzbar ist die Inventurform aber meist nur in kleinen Unternehmen oder für Teilbestände, da diese Vorgehensweise bei einem umfangreichen Vor-

¹⁴ Vgl.

¹⁵ Vgl. http://www.unister.de/Unister/wissen/sf_lexikon/ausgabe_stichwoerter101_y.html.

¹⁶ Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.37.

10 10 ¹⁷ rat personell und organisatorisch nicht durchführbar ist. Das gilt auch für die Stichtagsinventur in Lagern, weil dort meist die größten Mengen an Vorratsbeständen aufbewahrt werden. Selbst bei vollautomatischen Lagersystemen hat die Inventur je nach Menge und Umfang des Bestandes eine bestimmte Dauer, da letztendlich wieder der Mitarbeiter die Kontrollfunktion übernehmen muss.

3.2 Vor- oder nachverlegte Inventur

Nach § 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB können die Bestände auch an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag ermittelt werden. Diese Ausnahme gilt aber nur, wenn die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung durch entsprechende Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren gewahrt werden. Damit wird sichergestellt, dass der am Bilanzstichtag vorhandene Bestand für diesen Zeitpunkt bewertet werden kann. Diese Inventurform muss dabei nicht auf alle Bestände angewendet und kann an unterschiedlichen Zeitpunkten vollzogen werden. Jede vor- oder nachverlegte Inventur bildet ein eigenes Inventar. Wichtig ist zudem, dass die Bestände auch bezüglich der Preisentwicklung homogen sind und nach der Aufnahme in die Inventarliste von den übrigen räumlich getrennt werden, damit Doppelzählungen nicht das Ergebnis verfälschen. Die wertmäßige Erfassung, also die Bepreisung in Form von Einstandspreisen, Verrechnungspreisen oder Verkaufspreisen, wird am Inventurstichtag getätigt. Anschließend werden die Inventurbestände mit den Solldaten der Finanzbuchführung verglichen. Bis zum Bilanzstichtag müssen die neuen Bestände entweder durch eine Wertfortschreibung oder durch eine Wertrückrechnung ermittelt werden. Die beiden Verfahren, siehe Abbildung 2, müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen und damit zu einer handelsrechtlich richtigen Bewertung führen. Es reicht dabei aus, nur die wertmäßige Veränderung festzustellen. Zum Bilanzstichtag müssen die Bestandswerte überprüft und berichtigt und damit auch der Nachweis für die Richtigkeit ¹⁸ der Zahlen erbracht werden. Die zeitverschobene Inventur ist nicht zulässig, wenn die Wirtschaftsgüter besonders wertvoll sind oder die Bestände durch Schwund, Verdunsten, Verderb, ¹⁹ leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliches verringert werden können.

¹⁷ Vgl. Eisele, Wolfgang: Technik des betrieblichen Rechnungswesens, S.40.

¹⁸ Vgl. Quick, Reiner: Inventur, S.38ff.

¹⁹ Vgl. www.zingel.de/pdf/03inv.pdf.