Existenzgründungsbericht Coffee Shop

Inhaltsverzeichnis

1  Vision und Ziele  4

2  Rechtliche Voraussetzungen  5

2.1  Allgemeine Bestimmungen  5

2.2  Rechtliche Voraussetzungen zum Betreiben eines Coffee Shop  6

2.3  Rechtsform  8

3  Gesellschaftsvertrag  10

4  Persönliche und fachliche Voraussetzungen der Gründer  14

4.1  Persönliche Qualifikationen  14

4.2  Fachliche Qualifikationen  14

5  Marketing  15

5.1  Marktsituation  15

5.2  Marktsegmentierung  16

5.3  Produktpolitik  17

5.4  Preispolitik  20

5.5  Kommunikationspolitik  20

6  Standort  21

6.1  Voraussetzungen  21

6.2  Standortwahl  22

6.3  Projektpartner ECE  24

6.4  Konkurrenzanalyse  25

7  Personal  26

7.1  Personalbedarf  26

7.2  Arbeitsplan  28

7.3  Arbeitsverträge mit Aushilfskräften  28

7.4  Vergütung  31

8  Versicherung  32

8.1  Krankenversicherung  32

8.2  Haftpflichtversicherung  32

8.3  Rentenversicherung  33

8.4  Rechtschutzversicherung  33

8.5  Kfz-Haftpflicht Versicherung  33

2

9  Buchführung / Steuern  34

9.1  Buchführungspflicht  34

9.2  Steuern  35

9.2.1  Gewerbesteuer  35

10  Investitionen  38

3

1 Vision und Ziele

In größeren deutschen Städten öffnen immer mehr Coffee-Bars und Coffee-Shops nach amerikanischem Vorbild ihre Pforten. Vorbei sind die Zeiten, in der sich die Kunden am Tage außer Haus ihr geliebtes Heißgetränk nur im Stehkaffee zwischen einer bunten Warenwelt, im Café zu einem Stück Torte oder in einer der eher seltenen italienischen Espresso-Bars gönnen konnten. Heute sind die Chancen sehr gut, i n den besten Lauflagen der Innenstädte, Einkaufscentern, Bürovierteln, Bahnhöfen und Flughäfen auf Coffee Shops zu treffen, die mit ihren großen Glasscheiben Einblick auf ein entspanntes Ambiente in warmen Farbtönen erlauben. Dort tummeln sich vornehmlich jüngere Leute, die sich unterhalten, Kaffee trinken, eine Kleinigkeit essen, sehen und gesehen werden wollen und nach einer relativ kurzen Verweilzeit schon wieder zur nächsten Aktivität eilen. Beeindruckend ist auf jeden Fall die Vielfalt von Sorten und Zubereitungsformen beim Kaffee. Die Auswahl zwischen 20 und mehr Kaffeegetränken mit manchmal erklärungsbedürftigen Namen, heiß oder kalt serviert, als normal, tall, grande oder im Pappbecher als “coffee to go“ angeboten, vermitteln ein Gefühl von Metropolendasein und Weltläufigkeit. Für den kleinen Hunger zwischendurch gibt es Bagels, Sandwiches, Ciabattas, auch Croissants, Cookies, Brownies und Muffins. Im Hintergrund spielt leise Jazzmusik oder Ethno-Pop, während die Kunden zumeist an Stehtischen lehnen, manchmal auch auf Barhockern oder weich gepolsterten Bänken sitzen. Das Publikum ist bunt gemischt und reicht vom jung-dynamischen Bürotypen über den Stadtbummler bis hin zum trendigen Jugendlichen. 1

Unsere Ziele sind die Verwirklichung dieses Flairs in unserem Coffee Shop, so dass unsere Kunden nicht nur wegen des Kaffee-Genusses zu uns kommen, sondern auch, um die Atmosphäre zu genießen. Denn eine Kundenbindung auf Gefühlsebene ist mindestens genauso wichtig wie eine Bindung über ein gutes Produkt. Weiterhin sind unsere Ziele, den Shop innerhalb von 3 Monaten mit einem positiven Deckungsbeitrag zu bewirtschaften, was zweifelsohne durch die Sogwirkung der Neueröffnung des Phönix-Centers möglich sein wird.

Vgl. Kaffeeverband, Kaffee-Text 2/99,1999, S. 1 1

2 Rechtliche Voraussetzungen

2.1 Allgemeine Bestimmungen

Zur Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit ist die Anmeldung eines Gewerbes notwendig. Dies kann persönlich oder schriftlich beim Bezirks- oder Ortsamt erfolgen. Für uns ist das Ortsamt Harburg zuständig. Für die Gewerbeanmeldung wird eine Gebühr von 18,00 € verlangt. Hinzukommen können noch Gebühren für zusätzliche Genehmigungen. Für die Gründung einer GbR muss beachtet werden, dass jeder Gesellschafter eine auf seinen Namen ausgestellte Gewerbeanmeldebescheinigung benötigt. Die Gewerbeanmeldung berechtigt nicht zur Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit, wenn noch eine besondere Erlaubnis (z.B. Gaststättenkonzession) oder die Eintragung in die Handwerksrolle notwendig ist.

Mit der Gewebeanmeldung, teilt das Bezirks- oder Ortsamt dies dem zuständigen Finanzamt, der Berufsgenossenschaft und der Handelskammer/Handwerkskammer mit. Der Anmeldende wird automatisch Mitglied der zuständigen Kammer. ² Zur Beschleunigung der Anmeldeformalitäten erfolgt allerdings seitens der Gesellschafter eine eigenständige Kontaktaufnahme zu den genannten Behörden. Beim zuständigen Finanzamt Harburg wird eine Umsatzsteuernummer beantragt. Da im Coffee Shop Arbeitnehmer beschäftigt werden, muss der Betrieb beim Arbeitsamt gemeldet werden. Die dort zugeteilte Betriebsnummer ist für die

Versicherungsnachweise der Arbeitnehmer wichtig. Die Arbeitnehmer sind bei ihren jeweiligen Krankenkassen anzumelden und die Rentenversicherung ist zu informieren. Für eine eventuelle Musiknutzung müssen zwecks Vermeidung von Urheberrechtsverletzungen Verträge mit der GEMA abgeschlossen werden. ³ Bezüglich der Versorgung mit Strom, Wasser sowie Telefonanschluß und Müll sind die entsprechenden Unternehmen zu informieren.

Vgl. IHK24 ² Vgl. IHK24 3

2.2 Rechtliche Voraussetzungen zum Betreiben eines Coffee Shop

Für die Ausübung eines Gewerbes besteht in den meisten Fällen der Grundsatz der Gewerbefreiheit. Für eine Existenzgründung im Hotel- und Gaststättengewerbe reicht die übliche Gewerbeanmeldung nicht aus, weil es sich um ein erlaubnispflichtiges Gewerbe handelt. Es gelten außer der Gewerbeordnung (GewO) das Gaststättengesetz (GastG) und die Verordnung über den Betrieb von Gaststätten (Gast-VO). Bevor man sich im Hotel- und Gaststättengewerbe in Hamburg selbständig machen darf, muss eine Konzession (Erlaubnis) gem. § 2 (1) GastG bei dem f ür den Betriebssitz zuständigen Wirtschafts- und Ordnungsamt beantragen. Erst wenn diese Erlaubnis erteilt worden ist, darf man das Gewerbe anmelden. Die Konzession wird sowohl für den Betrieb (Betriebsräume) als auch für den Betreiber ausgestellt.

Zur Erlangung einer Konzession sind die folgende Nachweise zu erbringen:

• die persönliche Eignung

• die fachliche Eignung

• bestimmte objektbezogene Voraussetzungen.

2.2.1 Nachweis der persönlichen Eignung

Für den Nachweis der persönlichen Eignung sind die folgenden Angaben notwendig:

• einen Auszug aus dem Bundeszentralregister („Polizeiliches Führungszeugnis“)

• einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister

• eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom zuständigen Finanzamt. Mit dieser Bescheinigung wird dargelegt, dass der Beantragende keine

Verbindlichkeiten, etwa aus einer früheren selbständigen Tätigkeit hat.

• einen Nachweis über die Teilnahme an einer Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG). Diese Erstbelehrung führt das Gesundheitsamt oder ein von diesem beauftragter Arzt aus. Die Belehrung darf bei Beginn der Tätigkeit nicht länger als drei Monate zurückliegen.

2.2.2 Nachweis der fachlichen Eignung

Der Nachweis der fachlichen Eignung erfolgt in der Regel durch die Teilnahme an einer Unterrichtung nach § 4 Gaststättengesetz: Die Unterrichtung vermittelt in ihren Grundzügen vor allem die lebensmittelrechtlichen Kenntnisse einer gastgewerblichen Tätigkeit. Sie erstreckt sich auf die Inhalte der Hygienevorschriften einschließlich des Infektionsschutzgesetzes und des Lebensmittelgesetzes und der darauf gestützten Verordnungen. Des weiteren werden das Fleischbeschaugesetz, das Milchrecht, das Getränkerecht (insbesondere Wein- und Bierrecht) und das Getränkeschankanlagenrecht behandelt. Thematisiert werden weiterhin Jugend- und Lärmschutz und Gaststätten- und Sperrzeitverordnung. Die Unterrichtung im Gaststättengewerbe soll sicherstellen, dass jeder gastgewerbliche Unternehmer mit den Grundzügen des Lebensmittelrechts und anderer für das Gastgewerbe wichtiger Rechtsvorschriften vertraut ist.

Die fachliche Eignung kann bei der Handelskammer Hamburg in einem 4 ½ stündigem Kurs erworben werden. Die Bescheinigung zur Vorlage beim Wirtschafts-und Ordnungsamt bekommt der Teilnehmer direkt im Anschluss an die Unterrichtung, diese Bescheinigung gilt unbefristet im ganzen Bundesgebiet. Die Teilnahmegebühr für die Unterrichtung beträgt 50 €, die begleitende Broschüre „Unterrichtung im Gaststättengewerbe“ ist in dieser Gebühr eingeschlossen.

Eine Befreiung von der Unterrichtung ist nach der Verwaltungsvorschrift für die Gaststättenunterrichtung in bestimmten Fällen möglich. Die ist zum Beispiel der Fall, wenn eine abgeschlossene Berufsausbildung vorliegt, zu deren Prüfungsinhalten auch lebensmittelrechtliche Vorschriften gehören, deren Kenntnis für den Betrieb von Schank- und Speisewirtschaft notwendig ist.

2.2.3 objektbezogenen Voraussetzungen

• Vorlage von Miet-, Pacht- bzw. Kaufvertrag und

• einem Nachweis, dass Ihre Räumlichkeiten für das Hotel- und Gaststättengewerbe nutzungsfähig sind (ggf. durch

Bauzeichnungen/Grundrisse aller Betriebsräume inkl. Sanitärräume).

Ausnahmen von dieser Regelung ergeben sich aus § 2 GastG: Die Erlaubnis, ein Hotel- und Gaststättengewerbe zu gründen, wird demnach nicht benötigt, wenn:

• unentgeltliche Kostproben verabreicht werden

• alkoholfreie Getränke aus Automaten angeboten werden

• Getränke oder zubereitete Speisen in Betrieben an dort Beschäftigte ausgeben werden

• in räumlicher Verbindung mit einem eigenem Ladengeschäft des Lebensmitteleinzelhandels oder des Lebensmittelhandwerks während der Ladenöffnungszeiten alkoholfreie Getränke oder zubereitete Speisen angeboten werden, ohne Sitzmöglichkeiten bereitzustellen. 4

2.3 Rechtsform

Als Rechtsform wird für den Coffee Shop eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechtes gewählt. Diese hat den Vorteil, dass im Vergleich zu den anderen Rechtsformen die geringsten Gründungskosten und die wenigsten Gründungsformalitäten anfallen. Im Gegensatz zu den Kapitalgesellschaften haften die Gesellschafter einer GbR uneingeschränkt, unmittelbar und gesamtschuldnerisch mit ihrem gesamten Privatvermögen. Hier liegt ein Nachteil der Rechtsform. Bedenkt man allerdings, dass Banken bei der Kreditvergabe auch von Kapitalgesellschaftern eine zusätzliche private Haftung fordern (z.B. die Bürgschaft des Geschäftsführers bei einer GmbH), so ist eine unbeschränkte Haftung grundsätzlich nicht zu vermeiden. Außerdem ist bei der GbR von den Gesellschaftern kein Mindestkapital aufzubringen und es erfolgt auch keine Eintragung ins Handelsregister, was die B uchführungspflicht und strengere HGB-Vorschriften zur Folge hätte. Bei einer GmbH wäre dieses notwendig. 5

Aus steuerlicher Sicht ist die GbR gerade in der Anfangszeit sinnvoll. Die Gewinne sind von den Gesellschafterinnen mit dem persönlichen Einkommenssteuersatz zu versteuern. Da die Gewinne zu Beginn nicht sehr hoch ausfallen, ist die

http://www.hk24.de/HK24/HK24/produktmarken/index.jsp?url=http%3A//www.hk24.de/HK24/HK24/pr 4

oduktmarken/unternehmensfoerderung_und_start/sach_fachkundepruefungen_genehmigung/hotel_g aststaetten/unterrichtung.jsp (vgl. Lischke 2002/2003a). 5

Steuerbelastung aufgrund der Progressionswirkung der Einkommenssteuer geringer als eine mögliche Körperschaftssteuerbelastung. Hinzu kommt, dass bei Kapitalgesellschaften f ür das Geschäftsführergehalt Lohnsteuer anfällt, obwohl womöglich noch kein Gewinn erzielt wurde. Außerdem ist bei der GbR eine Verlustverrechnung mit anderen Einkommensarten möglich. ⁶ Hinsichtlich der Gewerbesteuer gibt es bei der GbR einen Gewerbesteuerfreibetrag. Eine GmbH bietet den Vorteil, dass Gesellschafterlöhne, Darlehen- und Mietzinsen als Betriebsausgaben den Gewinn mindern. In den anfänglichen Verlustjahren beziehungsweise Jahren mit niedrigem Gewinn ist dieser Effekt allerdings wenig nutzbar.

Nach einer erfolgreichen Etablierung und Eröffnung weiterer Coffee Shops ist eine Umwandlung in eine GmbH denkbar, da ab einem bestimmten Gewinn eine Versteuerung zum Körperschaftsteuersatz und eine Absetzung der

Gesellschafterinnengehälter als Betriebsausgabe vorteilhafter sind ⁷ .

Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen im Geschäftsverkehr immer mit ihrem Vor- und Zunamen auftreten. Bei einer BGB-Gesellschaft müssen die Vor- und Zunamen aller Gesellschafter genannt werden. Neben den Namen dürfen auch Phantasiebezeichnungen, Buchstabenkombinationen und Branchenbezeichnungen und sogenannte

Etablissementbezeichnungen des Geschäftslokals (z.B. „Zum goldenen Hirschen“) geführt werden. Derartige Zusätze werden allerdings nicht in I hrer Gewerbeanmeldebescheinigung vermerkt, diese wird lediglich auf den Vor- und Zunamen des Gewerbetreibenden ausgestellt. Bevor wir Zusätze wie Buchstabenkombinationen oder Phantasiebezeichnungen verwenden, sollten wir prüfen, ob die entsprechenden Bezeichnungen nicht bereits als Firma oder Marke eingetragen sind oder von anderen Unternehmen als Logo oder

Etablissementbezeichnung geführt werden.

(vgl. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie 2002) ⁶ (vgl. Lischke 2002/2003a) 7

3 Gesellschaftsvertrag

§1 Name und Sitz der Gesellschaft

Tom Z. und Heiko J. gründen eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts. Das Ladengeschäft trägt die Bezeichnung „Ze-Jo Coffee“. Der Name der Gesellschaft ist „Gastronomiebetrieb Z. und J. GbR“. Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Hamburg-Harburg.

§2 Zweck der Gesellschaft

Der Zweck der Gesellschaft ist der Verkauf von Getränken und Nahrungsmitteln. Es können Filialen gegründet werden.

§3 Gesellschafter

Gesellschafter sind Herr Tom Z., geb. 02.08.1976, wohnhaft in 21077 Hamburg-Harburg, Hainholzweg 125 b und Herrn Heiko J., geb. 10.01.1977, wohnhaft in 21129 Hamburg-Finkenwerder, Köterdamm 56a.

§4 Geschäftsjahr, Beginn und Dauer

Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Die Gesellschaft beginnt am 01.10.2004. Sie wird auf unbestimmte Zeit eingegangen.

§5 Pflichten der Gesellschafter

(1) Die Gesellschafter haben in folgender Höhe Bareinlagen zu leisten: Tom Z. : Euro 10.000,00 Heiko J. : Euro 10.000,00

Diese Einlagen sind zum Zeitpunkt der Gründung der Gesellschaft auf das Konto 240480 bei der Sparkasse Stade-Altes-Land (Bankleitzahl 24151005) zu zahlen.

(2) Mitarbeit der Gesellschafter

Die Gesellschafter sind verpflichtet, der Gesellschaft ihre Arbeitskraft in vollem Umfang zur Verfügung zu stellen und stets im Einklang mit der Gesellschaft zu handeln. Keiner der Gesellschafter darf ohne schriftliches Einverständnis des

anderen Gesellschafters außerhalb der Gesellschaft sich geschäftlich betätigen, ohne Rücksicht auf die Branche. Für Zuwiderhandlungen wird eine Vertragsstrafe in Höhe von je 2.000 Euro vereinbart. Fristlose Kündigung bleibt vorbehalten.

(3) Verschwiegenheitspflicht

Jeder Gesellschafter hat über die von ihm erlangten Betriebsgeheimnisse Verschwiegenheit zu wahren, auch nach der Beendigung des Gesellschafterverhältnisses.

§6 Geschäftsführung und Vertretung

(1) Geschäftsführung

Die Führung der Gesellschaft steht jedem Gesellschafter allein zu. Jedoch mit folgenden Ausnahmen:

(a) Ankauf, Verkauf und Belastung von Grundstücken (b) Abschluss von Mietverträgen

(c) Abschluss von Krediten und Übernahme von Bürgschaften (d) Anschaffung von Vermögensgegenständen ab Euro 1.000,00 (e) Aufnahme neuer Gesellschafter (f) Abtretung und Verpfändung von Gesellschaftsvermögen (g) Einstellung neuer Mitarbeiter (2) Vertretung

Jeder Gesellschafter ist zur alleinigen Vertretung der Gesellschaft gegenüber Dritten ermächtigt. Diese Befugnis erstreckt sich nur auf solche Handlungen, die der gewöhnliche Geschäftsbetrieb mit sich bringt.

§7 Entnahmen

Jeder Gesellschafter ist bemächtigt jeden Kalendermonat eine Entnahme in Höhe von Euro 3.000,00 zum Zweck der privaten Lebenshaltung aus dem Vermögen der Gesellschaft zu entnehmen. Zusätzliche Entnahmen bedürfen der Zustimmung des anderen Gesellschafters.

§8 Gewinn und Verlust