Virtuelles Recruiting - Vom Online-Fragebogen zum mehrstufigen Auswahlprozess

Inhaltsverzeichnis

  Inhaltsverzeichnis  

  Abkürzungsverzeichnis  V

  Abbildungsverzeichnis  VI

  Tabellenverzeichnis  VII

1.  Einführung  1

2.  Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft  3

2.1  Aufgaben und Ziele der Personalbeschaffung  3

2.2  Der klassische Personalbeschaffungsprozess  3

2.2.1  Interne vs externe Personalbeschaffung  4

2.2.2  Bewerbung  6

2.2.3  Personalauswahl  7

2.2.4  Arbeitsvertrag  12

3.  Das Internet ein Medium der Zukunft  13

3.1  Die Entwicklung des Internets  13

3.2  Entwicklungstrends des Internets  14

3.3  Internet verändert die Personalarbeit  15

4.  Die Personalbeschaffung und das Internet E-Recruitment  18

4.1  Die Zielgruppe  19

4.2  Personalrekrutierungswege  20

4.2.1  Online-Stellenmärkte Jobbörsen  20

4.2.1.1  Nicht-kommerzielle Jobbörsen  21

4.2.1.2  Kommerzielle Jobbörsen  25

4.2.2  Firmen-Homepages  30

4.2.3  Virtuelle Rekrutierungsmessen  36

4.2.4  Newsgroups und Virtual Community  40

4.3  Bewerbungswege  43

4.3.1  Das Online-Bewerbungsformular  43

4.3.2  Bewerbung per E-Mail  45

4.3.3  Bewerbungs-Homepage  46

4.4  Instrumente der Personalauswahl  48

4.4.1  Internetbasierte Testverfahren  48

4.4.2  Das Online-Assessment Center  49

Inhaltsverzeichnis

4.4.3  Digitales Interview  53

4.5  Datenschutz  54

5.  Automatisierung des Personalrekrutierungsprozesses  56

5.1  Bewerber-Workflow  57

5.2  Softwarelösungen für Bewerbermanagement  59

5.2.1  Inhouse vs ASP-Lösungen  61

5.2.2  Jobbörsen die neuen ASP-Anbieter  64

5.3  Probleme der Online-Diagnostik  65

6.  Virtuelles Recruiting in der Praxis  69

6.1  Potenzial des E-Recruitings aus Unternehmenssicht  69

6.1.1  Beispiel SIEMENS AG  69

6.1.1.1  Unternehmensportrait  69

6.1.1.2  Ansätze im E-Recruiting  70

6.1.1.3  Fazit und Ausblick  78

6.1.2  Beispiel DEUTSCHE BANK AG  79

6.1.2.1  Unternehmensportrait  79

6.1.2.2  Ansätze im E-Recruiting  80

6.1.2.3  Fazit und Ausblick  85

6.2  Virtuelles Recruiting aus der Bewerbersicht  86

6.2.1  Jobsuche  86

6.2.2  Online-Bewerbung  87

6.2.3  Online-Testverfahren  89

7.  Beurteilung und Ausblick in die Zukunft des Online-Recruitings  90

7.1  Vorteile und Grenzen des E-Recruitings im Vergleich zu der klassischen  

  Personalrekrutierung  90

7.2  Trends im E-Recruiting  94

8.  Zusammenfassung  97

Anhang IX   

  Literaturverzeichnis  XIX

  Internetquellenverzeichnis  XXIV

  Abkürzungsverzeichnis V  

  Abkürzungsverzeichnis  

  Dreidimensional 3D  

  Assessment Center AC  

  Aktiengesellschaft AG  

  Arbeitsgesetzbuch AGB  

  Arbeitszeitgesetz ArbZG  

  Bundesagentur für Arbeit BA  

  BetrVG Betriebsverfassungsgesetz  

  Bürgerliches Gesetzbuch BGB  

  Beurlaubungsgesetz BUrlG  

  Computer und Personal CoPers  

  Deutsche Industrienorm DIN  

  (Elektronische) Datenverarbeitung (E)DV  

  Electronic-Mail E-Mail  

  E-Recruiting Electronic-Recruiting  

  Grundgesetz GG  

  Gesellschaft mit beschränkte Haftung GmbH  

  HR Human Resource  

  Informationstechnologie IT  

  Kleine und mittlere Unternehmen KMU  

  Million Mio.  

  ohne Verfasser o.V.  

  Personal Computer PC  

  RKW Rationalisierungs- Kuratorium der Deutschen Wirtschaft  

  Schwerbehindertengesetz SchwbG  

  Zeitschrift Führung + Organisation zfo  

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Der klassische Personalbeschaffungsprozess  3

  Abbildung 2: Wege der klassischen Personalbeschaffung  4

  Abbildung 3: Personalauswahlprozess  7

  Abbildung 4: Arbeitsamt im Internet  22

  Abbildung 5: Stellenausschreibung der PwC bei uni-gateway  24

  Abbildung 6: Einstiegsseite des Jobpilot GmbH im Internet  29

  Abbildung 7: Startseite einer Unternehmens-Homepage (Bertelsmann AG)  31

  Abbildung 8: Karriereseite der Bertelsmann AG  32

  Abbildung 9: Virtuelle versus reale Jobmesse  36

  Abbildung 10: Chat am Messetag bei jobfair24  37

  Abbildung 11: Beschleunigung des Stellenbesetzungsprozesses  38

  Abbildung 12: Stellenangebot über Newsgroup  40

  Abbildung 13: Virtual Community zum Thema Bewerbung bei jobpilot  42

  Abbildung 14: Bewerbungsformular der Firma Bertelsmann AG  44

  Abbildung 15: Beispiel für eine Bewerbungs-Homepage  47

  Abbildung 16: Hotstaff der virtuelle Karriereberater der Commerzbank  52

  Abbildung 17: Digitaler Bewerbungsprozess  56

  Abbildung 18: Bewerberadministration mit BewerbIS  63

  Abbildung 19: Bewerbungseingang bei der Siemens AG  70

  Abbildung 20: Jobs Karriere-Seite der Siemens AG  71

  Abbildung 21: Bewerbung auf eine Stelle im Rekrutierungsprozess der Siemens AG  74

  Abbildung 22: Challenge Unlimited das Online-Spiel der Siemens AG  76

  Abbildung 23: Bewerberprofil der Deutsche Bank AG  80

  Abbildung 24: Instrumente zur Mitarbeitersuche  81

  Abbildung 25: Karriereseite der Deutsche Bank AG  82

  Abbildung 26: Navigationsstruktur der Deutsche Bank Karriereseite  83

  Abbildung 27: Ein Ausschnitt aus dem Online Bewerbungsformular  84

  Abbildung 28: Phasen des Einstellungsprozesses bei der Deutsche Bank AG  85

  Abbildung 29: Vorteile verschiedener Bewerbungsformen aus Bewerbersicht  88

  Tabellenverzeichnis  

Tabelle 1:  Vor und Nachteile interner und externer Beschaffungsformen  5

Tabelle 2:  Die wichtigsten Elemente einer HR-Homepage  33

Tabelle 3:  Reale vs virtuelle Messe: Anforderungen und Kosten  39

Tabelle 4:  Kompetenzmodell der Siemens AG  74

Tabelle 5:  Stärken und Schwächen des E-Recruiting aus Sicht der Bewerber und Unternehmen  94

Einführung 1

1. Einführung

Das größte Kapital eines Unternehmens, so lautet ein kluger Spruch, sind seine Mitarbeiter. Doch die Suche nach diesem Schatz gestaltet sich nicht immer leicht. Die Personalbeschaffung qualifizierter Mitarbeiter steht derzeit vor großen Herausforderungen, denn der Arbeitsmarkt hat sich - wie zu Zeiten der Vollbeschäftigung in den 60er Jahren

- zu einem Bewerbermarkt entwickelt. Unternehmen befinden sich im so genannten „War of Talents“, der geprägt ist durch die Konkurrenz um Bewerber mit vielfach ähnlichen Qualifikationsprofilen. Ein deutlicher Anstieg der Fluktuationen erschwert die Situation zusätzlich.

In diesem Umfeld genügen die traditionellen Instrumente der Personalbeschaffung allein nicht mehr. Potenzielle Bewerber müssen heute auf vielfältige Weise angesprochen werden. Neben den Printmedien und dem direkten Bewerberkontakt auf Rekrutierungsveranstaltungen gewinnt das Internet als virtueller Personalbeschaffungsweg zur erfolgreichen Bewerberansprache auf dem Stellenmarkt zunehmend an Bedeutung. Das Internet kann helfen, den Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter erheblich zu verkürzen und dabei auch noch Kosten zu sparen.

In vielen Unternehmen hat sich das Medium Internet inzwischen als ein neuer Ansatz mit wachsendem Potenzial für eine effektivere Personalrekrutierung etabliert. Auch viele externe Anbieter haben die Möglichkeiten des Internets entdeckt und bieten verschiedene Leistungen an, um die Personalsuche im Internet zu erleichtern.

Im Rahmen dieser Arbeit wird es darum gehen, die Möglichkeiten, die sich für die Personalbeschaffung mit Hilfe vom Internet ergeben, aufzuzeigen. Die verschiedenen Ansätze und Instrumentarien, die das Medium für die Personalbeschaffung, insbesondere bei den Großunternehmen bietet, werden dabei detailliert beschrieben.

Der Beitrag beginnt mit einer Erläuterung der Begriffe Personalbeschaffung und Internet, die dann in Verbindung zueinander gebracht werden. Zunächst wird auf den klassischen, mehrstufigen Prozess der Personalrekrutierung eingegangen. Im weiteren Schritt wird die Funktionsweise und der Aufbau des Mediums Internet in komprimierter Form beschrieben.

Im Anschluss an die begrifflichen Grundlagen folgt mit dem Abschnitt „Die Personalbeschaffung und das Internet“ der Hauptteil dieser Arbeit. Hier sollen die einzelnen Personalbeschaffungsschritte von der Identifizierung der Zielgruppe über die neuen Rekrutierungs- und Bewerbungswege bis zum Auswahlverfahren beschrieben werden.

Einführung 2

Im darauf folgenden Abschnitt wird der gesamte Prozess der Online-Bewerbungsabwicklung erläutert. Insbesondere wird hier aufgezeigt, wie durch die Automatisierung und/oder Digitalisierung der Prozesse die Arbeit der Personalverantwortlichen erleichtert und optimiert werden kann.

In dem praktischen Teil der Arbeit werden zwei große deutsche Unternehmen und ihr Ansatz im E-Recruiting untersucht. Die von ihnen ausgewählten Personalbeschaffungsstrategien werden dabei diskutiert und beurteilt. Abschließend wird gezeigt, wie die stellensuchenden Personen die Entwicklungen der letzten Jahre auf dem Gebiet der virtuellen Rekrutierung beurteilen und gezielt für deren Bewerbung nutzen. Als nächster Schritt werden die Vor- und Nachteile der Online-Rekrutierung aufgezeigt und abschließend soll eine Entwicklungsrichtung ausgearbeitet werden.

.

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 3

2. Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft

Neben der Personalplanung, Personalentwicklung, Personalfreisetzung, Personalbetreuung, Personalentlohnung, Personalführung, Personalbeurteilung und Steuerung des Personaleinsatzes ist die Personalbeschaffung eine der wichtigsten personalwirtschaftlichen Funktionen eines Unternehmens. 1 Personalbeschaffung beschäftigt sich mit der Bereitstellung der für das Unternehmen erforderlichen Arbeitskräfte in qualitativer (Eignung), quantitativer (Anzahl), örtlicher und zeitlicher Hinsicht. 2 Hierbei kann es sich grundsätzlich um Arbeitnehmer/innen (Arbeiter oder Angestellte) oder Freie Mitarbeiter/innen handeln. 3

2.1 Aufgaben und Ziele der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung stellt sich als Hauptziel die freien Stellen zeitlich unbefristet oder zumindest für einige Zeit neu zu besetzen. 4 Im Mittelpunkt steht grundsätzlich die Frage, auf welchen Wegen und mit welchen Mitteln die neuen Mitarbeiter beschafft werden können. 5 Unabhängig davon, ob es sich um die klassische Personalbeschaffung oder die mit Hilfe des Internets handelt, den Ausgangspunkt jeder Maßnahme bildet die Personalplanung, die definiert, wer, wann und wo eingesetzt werden soll. 6 An dieser Stelle beginnt dann der Beschaffungsprozess.

2.2 Der klassische Personalbeschaffungsprozess

Abbildung 1: Der klassische Personalbeschaffungsprozess.

1 vgl. Drum H.J. (1992), S.241

2 vgl. Olfert K. (2003), S.57 3 Die Arbeitskräfte sind nach dem deutschen BGB und AGB zu definieren, vgl. Olfert K. (2003), S.45 ff 4 vgl. Bröckermann R. (2001), S.27 5 vgl. Büdenbender U., Strutz H. (1996), S.271 6 vgl. Bröckermann R. (2001), S.41

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 4

Jedes Unternehmen kennt individuelle Bearbeitungsschritte, die einerseits geplant und andererseits in Dateien und Akten dokumentiert werden. Abbildung 1 zeigt in welchen Schritten der Personalbeschaffungsprozess in vielen Fällen geplant und realisiert wird.

2.2.1 Interne vs. externe Personalbeschaffung

Die Beschaffung von Personal kann auf zwei Wegen erfolgen: zum einen durch die Besetzung der Stelle durch einen Mitarbeiter des Unternehmens (interne Beschaffung), zum anderen durch einen von außen herangezogenen Kandidaten (externe Beschaffung). 7 In der Abbildung 2 werden die unterschiedlichen Möglichkeiten der traditionellen Personalbeschaffung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) dargestellt.

Abbildung 2: Wege der klassischen Personalbeschaffung.

(Quelle: in Anlehnung an Olfert K. (2003), S.58 ff, Beck Ch.(2002), S.12)

Die internen Beschaffungswege beziehen sich auf den Teil des Arbeitsmarktes, der innerhalb des Unternehmens liegt. 8 Auf diese Wege werden die Mitarbeiter rekrutiert, die an einer anderen Stelle im Unternehmen bereits tätig sind. Die Bedeutung der internen Personalbeschaffung nimmt ständig zu. Begründet wird das vor allem da-

7 vgl.Rohde I. (1992), S.3

8 vgl. Olfert K. (2003), S.58

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 5

durch, dass sich mit dem Einsatz neuer Technologien und Fertigungsverfahren die Qualifikationen der Mitarbeiter verändern, die in dieser Weise der Arbeitsmarkt nicht bereitstellt. 9

Tabelle 1: Vor- und Nachteile interner und externer Beschaffungsformen.

(Quelle: in Anlehnung an: Knoblauch R. (2002), S.59, Bröckermann R. (2001), S.62 ff, Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.124, Olfert K. (2003), S.218)

Die externen Beschaffungswege beziehen sich auf den Teil des Arbeitsmarktes, der außerhalb des Unternehmens liegt. 10 Welcher externe Beschaffungsweg zu wählen ist, hängt von der Situation am Arbeitsmarkt, der Bedeutung der zu besetzenden Stelle oder der Qualifikation der zu beschaffenden Arbeitskraft ab. 11 Diese Form der Mitarbeiterrekrutierung werden immer dann genutzt, wenn die interne Personalbeschaffung keinen Erfolg verspricht oder misslungen ist. Im Betriebsverfassungsgesetz ist verankert, dass vor einer externen Stellenbesetzung zu prüfen ist, ob die zu

9 vgl. RKW (1996), S.123

10 vgl. Olfert K. (2003), S.61 11 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.124

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 6

besetzende Stelle auch intern besetzt werden kann. 12 In der Praxis wird, je nach Unternehmensphilosophie, einer Form den Vorrang gegeben, wenn davon ausgegan-

gen wird, dass die Vorteile die Nachteile überwiegen. 13 Manche Unternehmen beschränken sich wegen der in der Tabelle 1 genannten

Nachteile der internen Personalbeschaffungswege auch gänzlich auf die externe

Personalbeschaffung.

2.2.2 Bewerbung

Eine Bewerbung kann dem Unternehmen aufgefordert oder unaufgefordert (sog.

Initiativbewerbung) zugehen. 14 Die aufgeforderten Bewerbungen sind eine Antwort des Bewerbers auf die in einer Stellenanzeige enthaltene Aufforderung zur Bewer-

bung. 15 Die Bewerbung erfolgt überwiegend schriftlich auf traditionellem Wege, also

per Post und besteht aus mehreren Teilen: 16 Bewerbungsschreiben

Lebenslauf

Bewerberfoto je nach dem Ausbildungsgrad und der beruflichen Laufbahn: Ausbildungszeugnisse

Arbeitszeugnisse sowie eventuell:

Personalfragebogen

Referenzen

Arbeitsproben.

Möglich ist allerdings auch eine mündliche Bewerbung (z.B. ein Telefonat), bei der

die Unternehmen schon im Vorfeld versuchen die Anzahl der Bewerber zu reduzie-

ren.

12 vgl. Kürn H.- Ch. (1999), S.106

13 vgl. Ridder H.- G. (1999), S.152

14 vgl. Olfert K. (2003), S.70

15 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.139

16 vgl. Bröckermann R. (2001), S.78

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 7

Die unaufgeforderten Bewerbungen sind eine Anfrage nach derzeit oder später zu besetzenden Stellen. Diese Art der Bewerbung wird als Initiativ- oder Kurzbewerbung bezeichnet und beinhaltet: 17 Bewerbungsanschreiben

Lebenslauf Bewerberfoto.

Bei dieser Form stellen sich die Bewerber kurz vor und weisen auf eine entsprechende Eignung hin. Das Unternehmen fordert – je nach Interesse und Bedarf – ausführliche Bewerbungsunterlagen an oder teilt den Bewerbern den gegenwärtig nicht vorhandenen Bedarf mit. 18

2.2.3 Personalauswahl

Das Ziel der Personalauswahl (Synonym für Eignungsdiagnostik) ist die Identifikation geeigneter Bewerber aus der Unternehmung oder vom externen Arbeitsmarkt zur Besetzung der vakanten Stelle. Diese Auswahl muss durch den Vergleich von Kenntnissen und Fähigkeiten des Bewerbers mit den Anforderungen der zu besetzenden Stelle erfolgen. 19

Abbildung 3: Personalauswahlprozess.

17 vgl. Bröckermann R. (2001), S.80

18 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.139 19 vgl. Drumm H.-J. (1992), S.259

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 8

Der Personalauswahlprozess wird in der Praxis in mehreren Schritten (vgl. Abbildung

3) durchgeführt und kann über verschiedene Methoden erfolgen: 20 Vorauswahl aufgrund von Bewerbungsunterlagen

Schriftliche Kenntnisprüfungen:

Leistungstests Intelligenztests Persönlichkeits- und Interessentests Assessment-Center Vorstellungsgespräche Vorauswahl aufgrund der Bewerbungsunterlagen

Nachdem die Stelle ausgeschrieben ist, beginnt nach ein paar Tagen in traditionellen Recruiting Verfahren ein sehr zeit- und kostenintensiver Prozess, nämlich der Selektion der eingegangenen Bewerbungen. 21 Die Analyse von Bewerbungsunterlagen ist Bestandteil nahezu jedes Auswahlverfahrens. Sie gehört zu den schwierigsten Aufgaben während des Auswahlprozess. Es ist sehr schwer für die Personalverantwortlichen über den Bewerber nur anhand von seinen Bewerbungsunterlagen zu urteilen, weil bei der Auswahl nicht die vergangenen Leistungen des Bewerbers bewertet werden sollen, sondern ein Urteil über die zu erwartenden Leistungen auf einem Arbeitsgebiet zu treffen ist. 22 Die Bewerbungsunterlagen weisen heute außerdem ein hohes Ausmaß an formaler Übereinstimmung auf, da ihre Erstellung Teil berufsvorbereitender Ausbildung ist und auch die kommerzielle Beratung weiter zunimmt. Deshalb gilt die Aussagekraft im Hinblick auf formalen Kriterien als gering und dient zunächst der Vorselektion. 23 Die Auswertung der Bewerbungsunterlagen ist eine Auswahlmethode, die fast jedes Unternehmen einsetzt, wenn über die Besetzung von Arbeitsstellen entschieden wird. Anhand der schriftlichen Bewerbungsunterlagen wird in der Regel festgelegt, welche Bewerber überhaupt zu einem Vorstellungsgespräch oder zu den übrigen

20 vgl. Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.7

21 vgl. Kürn H.- Ch. (1999), S.113 22 vgl. Bisani F. (1995), S.252 23 vgl. Ridder H.- G. (1999), S.161

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 9

Auswahlverfahren (Kenntnisprüfungen, Psychologische Tests, Assessment Center usw.) eingeladen werden. 24 Schriftliche Kenntnisprüfungen

Mit schriftlichen Einstellungstests versuchen viele Unternehmen festzustellen, ob ein Bewerber über bestimmte Kenntnisse verfügt. Sie sollen das Bild über den Bewerber vervollständigen und sind insbesondere in der Psychologie eingesetzte Verfahren. Wichtig ist, dass sie nur von erfahrenen Fachkräften vorbereitet und durchgeführt werden. 25 Leistungs- und Fähigkeitstests dienen der Messung bestimmter Leistungen, z.B. der Reaktionsgeschwindigkeit, Konzentration oder Aufmerksamkeit. Mit diesen Tests soll vor allem herausgefunden werden, wie leicht es dem Bewerber fallen wird, das vermittelte neue Wissen aufzunehmen und später in der beruflichen Praxis wirksam anzuwenden.

Intelligenztests sollen die intellektuelle Leistungsfähigkeit von Bewerbern qualitativ und quantitativ ermitteln. 26 Mit diesen Tests werden vor allem das verbale Verständnis, analogisches Denken, Kombinations- und Merkfähigkeit sowie numerisches Vorstellungsvermögen des Bewerbers beurteilt.

Mit dem Einsatz von Persönlichkeitstests wird neben der fachlichen Kompetenz auch die Charakter- und Persönlichkeitsstruktur ermittelt. 27 Die Persönlichkeitsmerkmale werden hier über Fragebogen erhoben. Mit diesen Tests will man herausfinden, welche Eigenheiten und Vorlieben eine Person charakterisieren und zu welchem Verhalten sie demzufolge neigt. 28 Bei manchen Auswahlverfahren werden biographische Fragebogen erstellt, die Fragen zum bisherigen persönlichen und beruflichen Werdegang und zu Lebensgewohnheiten enthalten (z.B. Fragen über das Elternhaus, die familiäre Situation, Schulzeit, Ausbildung, Berufsverhalten, Arbeits- und Berufserfahrungen, Leistungsbereitschaft, Einstellung zur Arbeit, Interessen und Aktivitäten), wie sie ansonsten

24 vgl. Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.12

25 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999). S.165 26 vgl. Ridder H.-G. (1999), S.165 27 vgl. ebenda, S.166 28 vgl. Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.8-9

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 10

aus den Bewerbungsunterlagen entnommen oder in Vorstellungsgesprächen erfragt werden. 29 Anders als Persönlichkeitstests verlangen biographische Fragebogen keine Selbsteinschätzung, sondern fragen Fakten ab. 30 Der Ergänzung von Eignungstests können grafologische Gutachten dienen. Mit ihrer Hilfe werden Handschriften psychoanalytisch ausgewertet. 31 Die Leistungs- und Persönlichkeitsmerkmale lassen sich hier aus der individuellen Handschrift des Bewerbers von einem Grafologen ermitteln.

Alle Testverfahren verlangen für die Durchführung einen geübten Diagnostiker, der die Wechselwirkungen zwischen ihm und dem Probanden beherrschen kann. 32 Leider ist auch nicht möglich eine Testmethode zu entwickeln, mit denen sich sämtliche für die spätere berufliche Entwicklung bedeutsamen Merkmale erfassen lassen. In der Praxis werden nicht selten veraltete Testverfahren verwendet, die bei den Psychologen als überholt gelten und nur geringe Akzeptanz bei den Bewerbern finden. Auswahlseminare (Assessment-Center)

Das AC ist ein besonders personal-, zeit- und kostenintensiver Eignungstest. 33 Die

AC lassen sich wohl am besten als Auswahl- oder Beurteilungsseminare bezeichnen.

Mit ihrem Einsatz werden die aktuellen Kompetenzen oder die Prognose zukünftiger beruflicher Entwicklung und Bewährung eingeschätzt. 34 Sie werden am häufigsten für die Auswahl von Führungskräften und Führungskräftenachwuchs eingesetzt. 35 In einem AC wird gleichzeitig von mehreren Beobachtern das Verhalten von mehreren Bewerbern in Situationen, die die Realität simulieren, beobachtet und bewertet. Dabei wird die Eignung der einzelnen Bewerber für die vakante Stelle beurteilt. 36 Die

AC erstrecken sich meistens über ein bis drei Tage. In diesem Zeitraum nehmen die

Bewerber an verschiedenen Übungen wie z.B. Gruppendiskussionen, Vortrag, „Post-

29 vgl.Bröckermann R. (2001), S.95

30 vgl. Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.9 31 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.170 32 vgl. Bröckermann R. (2001), S.108 33 vgl. Bröckermann R. (2001), S.170 34 vgl. Ridder H.-G. (1999), S.170 35 vgl. Büdenbender U., Strutz H. (1996), S.55 36 vgl. RKW (1996), S.143

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 11

korb“, Rollenspiele, Problemlösungsfälle, Kooperationsübung teil. Im Rahmen des

AC können auch Persönlichkeitstests und Fähigkeitstests durchgeführt werden. 37

Am Ende des AC diskutieren die Beobachter ihre Bewertungen. Ergebnis ist ein persönliches Gutachten für jeden Bewerber mit seinen Stärken und Schwächen, der jedem Teilnehmer in einem persönlichen Gespräch mitgeteilt wird. Dabei muss allen Bewerbern, denen kein Angebot gemacht wird, genau erläutert werden, warum sie in welchem Bereich die Anforderungen nicht erfüllen. Das kann für den Bewerber eine wertvolle Information und Hilfestellung für weitere Bewerbungen sein. 38 Der Vorteil des AC liegt in der Möglichkeit, gleichzeitig mehrere Bewerber unter denselben Bedingungen zu testen und so eine gute Vergleichbarkeit der Testergebnisse zu realisieren. Die Problematik liegt allerdings in der Validität (Gültigkeit) der Ergebnisse. 39 Den Abschluss des Vorauswahlverfahrens stellt in vielen Fällen die ärztliche Eignungsuntersuchung dar. Sie soll feststellen, inwieweit ein Bewerber den physischen Belastungen seiner neuen Stelle gewachsen ist. 40 Die Eignungsuntersuchung ist allerdings kein Auswahlverfahren, sondern nur eine Art der Bestätigung. Das Vorstellungsgespräch

Unter einem Vorstellungsgespräch (auch als Einstellungsinterview bezeichnet) ist eine Gesprächsituation zwischen zwei oder mehreren Personen – Repräsentanten des ausgewähltes Unternehmen einerseits und den Bewerber anderseits – zu verstehen. 41 Dieses Gespräch bietet die Möglichkeit zum Austausch bewerbungsrelevanter personen-, arbeits- und unternehmensbezogener Informationen und soll für beide Seiten, also den Bewerbern und dem Unternehmen, die Gelegenheit zur In-formation geben. Nach dem Gespräch kann sich der Personalverantwortliche leichter ein Bild von der Person und der Qualifikation des Bewerbers machen. Die Vorstellungsgespräche stehen meistens am Ende des Auswahlverfahrens und sind in der Praxis ein unverzichtbarer Teil des Personalauswahlprozesses. 42 In selte-

37 vgl.Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.10

38 vgl. Pillat R. (1994), S.214 39 vgl. Bühner R. (1994), S.107 40 vgl. Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.170 41 vgl. Schuler H. (2002), S.1 42 vgl. Bröckermann (2001), S.97

Personalbeschaffung als Aufgabe der Personalwirtschaft 12

nen Fällen sind die Vorstellungsgespräche die einzige Stufe des Auswahlverfahrens. 43 In verschiedenen großen Unternehmen gibt es für den Ablauf eines Vorstellungsgespräches feste Regeln, die sowohl von der Personalstelle als auch von den Fachvorgesetzten zu berücksichtigen sind.

Nach dem Vorstellungsgespräch fällt die Entscheidung, welche Bewerber die zu besetzende Stelle erhalten und welche leider eine Absage bekommen müssen. In manchen Unternehmen 44 ist vor der Anstellung eines neuen Mitarbeiters die Anhörung des Betriebsrates notwendig und nur nach seiner Zustimmung steht dem Abschluss des Arbeitsverhältnisses nichts mehr im Wege.

2.2.4 Arbeitsvertrag

Sobald die Entscheidung über die Neubesetzung einer Stelle gefallen ist, ist ein Vertrag zu schließen. Der Arbeitsvertrag ist „…die rechtliche Grundlage für die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Mit ihm wird ein Arbeitsverhältnis begründet, das den Arbeitnehmer zu einer Arbeitsleistung und den Arbeitgeber zu Zahlung eines Entgeltes verpflichtet.“ 45 Rechtlichen Grundlagen für den Arbeitsvertrag sind: 46

Gesetze, z.B. das BGB, BUrlG, ArbZG, SchwbG,

Tarifverträge, die zwischen Gewerkschaften und Arbeitgeberverbänden oder einzelnen Unternehmen geschlossen werden,

Betriebsvereinbarungen, die privatrechtliche Verträge zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat darstellen,

Die Rechtssprechung, die durch die Arbeitsgerichte erfolgt. Obwohl ein Arbeitsvertrag an keine Form gebunden ist, empfiehlt sich jedoch die Schriftform zu wählen. 47

43 vgl. Hustedt H., Hilke R. (1992/1995), S.11

44 gemeint sind Unternehmen, bei dem der Arbeitnehmerzahl größer als 20 ist (§99 BetrVG) 45 zitiert nach: Olfert K., Steinbuch A. (1999), S.173 46 vgl. Olfert K. (2003), S.84 47 vgl. Pillat R. (1994), S.225

Das Internet – ein Medium der Zukunft 13

3. Das Internet – ein Medium der Zukunft

Das Medium Internet ermöglicht neben unterschiedlichen Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Personen auch einen interaktiven Umgang mit verschiedensten In-formationsarten. Mit Hilfe eines Personal Computers (PC) können in nur wenigen Sekunden Informationen in der ganzen Welt verschickt oder von überall sonst auf der Welt, unabhängig des Dateiformats, abgerufen werden. 48

3.1 Die Entwicklung des Internets

Die Geschichte des Internets begann vor etwa 40 Jahren in den USA. Dort diente es dem Militär zur Lösung militärisch-logistischer Probleme. Ende der 60er Jahre wurde durch das Pentagon der erste Netzknoten (so genannter Server) installiert. Hat ein Computernutzer mittels entsprechender Software, einem Browser – einen Zugang zu einem Netzwerk, kann er alle Informationen auf allen Netzwerken abrufen oder eigene Informationen weitergeben. 49 Aus dieser erst militärisch genutzten Entwicklung entstand das Internet, welches heute als das größte existierende Netzwerk der Netzwerke bezeichnet wird. 50 Die wichtigsten Eckpunkte der Internetentwicklung können dem Anhang (Nr.1) entnommen werden.

Das World Wide Web ist der Bereich des Internet, der Dokumente in Form von Dateien auf verschiedensten Servern umfasst. Dabei sorgt das http (Hypertext Transfer Protokoll) für die Übertragung. Die einzelnen Dateien werden als Seiten oder Websites bezeichnet. 51 Derzeit wird der Gesamtumfang des World Wide Web auf rund vier Milliarden Seiten geschätzt. Mehr als drei Viertel aller Internet-Seiten sind in englischer Sprache abgefasst. Immerhin 2,3% der Seiten sind auf Deutsch zu lesen, womit die deutsche Sprache nach Japanisch (2,8%) die dritthäufigste Sprache im Web ist. 52 Auch wenn das Internet nicht mehr so explosionsartig wie Ende der 90er Jahre boomt, wächst es

48 vgl. Unger F., et al. (2002), S.308

49 vgl. Bröckermann R. (2001), S.67 50 vgl. Unger F., et al. (2002), S.308 51 vgl. Bröckermann R. (2001), S.67 52 vgl. Fokus Studie (2001), S.2, Internetquelle

Das Internet – ein Medium der Zukunft 14

weiter. So steigt die Zahl der „.de“- Domains weiter an, wenn auch langsamer als bisher (+6% in 2003, +3.830% seit 1993). 53 Im Jahr 2003 war bereits die Hälfte (50,1%) der Deutschen im Internet. Um 5,4 Millionen neue Internet-Nutzer steigt die Zahl der Onliner in Deutschland damit auf insgesamt 32,1 Millionen Bundesbürger über 14 Jahre. 54 Obwohl der Anteil der Nutzungsplaner seit zwei Jahren kontinuierlich sinkt, kann man auch für das kommende Jahr weiter mit Zuwächsen der Onliner rechnen. 55 Die größten Potenziale der Internet-Nutzerschaft finden sich in den jüngeren, höher gebildeten und besser verdienenden Zielgruppen. 56 Dennoch nähern sich die demografischen Eigenschaften der Internet-Nutzer denen der Gesamtbevölkerung immer mehr an, was zeigt, dass sich das Internet als Kommunikations-, Informations- und Transaktionsmedium im täglichen Leben etabliert hat. 57

3.2 Entwicklungstrends des Internets

Viele der Internet-Nutzer können sich eine Welt ohne das World Wide Web schon gar nicht mehr vorstellen. Dabei erhöhen die sinkenden Online-Gebühren noch die Nutzungsintensität und Regelmäßigkeit der Internet-Zugriffe. 58 Auch der Zugang zum Internet wird immer schneller. In den Haushalten der Internet-Anwender ist ISDN schon weit verbreitet. 48% der für das Internet eingesetzten PCs sind mit einer ISDN-Karte ausgestattet und die analogen Surfer gelangen mit immer schnelleren Modems ins Netz.

Die Zukunft des Internets liegt bei den zunehmend verfügbaren Breitbandanschlüssen, konkret in der im Vergleich zu ISDN 12mal schnelleren DSL-Technologie. Bereits bis Ende März 2003 stieg die Zahl der T-DSL Anschlüsse auf über 3,5 Millionen, wie die Deutsche Telekom in der Studie (N)onliner Atlas 2003 berichtet. 59

53 vgl. Fokus Studie (2003), S.47, Internetquelle

54 vgl. TNS Emnid (2003a), Internetquelle 55 vgl. TNS Emnid (2003b), S.6, Internetquelle 56 vgl. Voltz C. (2002), S.42, Internetquelle 57 vgl. Fokus Studie (2003), S.47, Internetquelle 58 vgl. Fokus Studie (2001), S.4, Internetquelle 59 vgl. TNS Emnid (2003b): S.5, Internetquelle

Das Internet – ein Medium der Zukunft 15

Parallel kündigt sich das 'Internet aus der Steckdose' an. Mehrere Energiekonzerne haben die 'Powerline-Technik' getestet. Als erstem Energiekonzern ist es dem Rheinisch-Westfälischen Elektrizitätswerk (RWE) gelungen, die Datenübertragung per Stromleitung zur Marktreife zu bringen. Ab Sommer 2001 wird der RWE-Service 'Powernet' im Ruhrgebiet angeboten. Bei Powerline kann der PC rund um die Uhr mit dem Internet verbunden sein; bezahlt wird nur für die übertragene Datenmenge. 60

3.3 Internet verändert die Personalarbeit

Nachdem das Internet schon Ende der 90er Jahre in vielen Bereichen der Wirtschaft eine sehr wichtige Rolle spielte, wurde gerade auch in den letzten Jahren seine Bedeutung ebenfalls für den Personalbereich in Unternehmen mehr und mehr entdeckt. Heutzutage ist das Internet aus dem Unternehmensalltag kaum mehr wegzudenken – gerade bei personellen Entscheidungen nicht. 61 Das neue Kommunikationsmedium hat alle Prozesse der Personalarbeit grundlegend verändert: von der Personalverwaltung, über die Rekrutierung bis hin zur Unternehmenskultur. 62 Traditionelle Vorstellungen über die Personalarbeit im persönlichen Kontakt zwischen Personalbetreuer und Mitarbeiter müssten von Grund auf überdacht werden. Bereits seit 2001 werden nahezu alle Abläufe und Dienstleistungen durch die neuen Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützt. 63 Neben den besseren Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten beeinflusst die neue Technik insbesondere die Servicefunktionen in der täglichen Personalarbeit. Wirtschaftlicheres Arbeiten im Bereich Personalservice setzt jedoch die Nutzung von Synergieeffekten voraus. Voraussetzungen dafür sind insbesondere: eine ganzheitliche integrierte Personalsoftware, ein qualifizierter Stellenplan mit Anforderungsprofilen und strukturierten Aufgabenkurzbeschreibungen, klare Kompetenzregelungen in der Personalarbeit und die Führungskräfte als Träger der operativen Personalarbeit.

60 vgl. Fokus Studie (2001), S.6, Internetquelle

61 vgl. Witten H. (2000), S.1

62 vgl. Protz A. (2000), S.24

63 vgl. Ingenhoff D., Eppler M. (2001), Internetquelle

Das Internet – ein Medium der Zukunft 16

Die Veränderungen sind hauptsächlich in den Bereichen Personalbeschaffung, Mitarbeiterbildung und Seminarmanagement, Stammdatenpflege, Zeitwirtschaft, Bescheinigungswesen und Dienstreisemanagement zu beobachten. 64 Bei den Internet – Anwendungen im Personalbereich liegt deutlich die Personalbeschaffung im Vordergrund. Da es sich hier um das Hauptthema dieses Beitrages handelt, wird die Thematik ausführlich in den weiteren Abschnitten behandelt. Im Bereich der Weiterbildung eröffnet das Internet den Mitarbeitern eine Vielzahl von Lernmöglichkeiten unabhängig von Ort und Zeit. Web-Based-Trainings wurden bereits im Jahr 2002 von rund 40% und die Lernportale von 17% der Unternehmen genutzt. Seltener wurden allerdings die virtuellen Seminare verbreitet. 65 Wer aber im virtuellen Trainingszentrum lernt spart Reisekosten und hat geringere Abwesenheitszeiten am Arbeitsplatz.

In den Bereichen Stammdatenpflege und Zeitwirtschaft können Aufgaben, die heute häufig noch zentral im Personalbereich wahrgenommen werden, in Zukunft von den Mitarbeitern selbst übernommen werden. Mit Intranet-Anwendungen, wie Employee-Self-Service, können Mitarbeiter beispielsweise ihre Stammdaten selbst aktualisieren. Interaktive Schnittstellen zu der Personaldatenbank stellen dabei sicher, dass bei der Eingabe der Daten durch den Mitarbeiter die gleichen Eingabeprüfungen durchgeführt werden, wie bisher bei Eingaben im Personalbereich. Bei Urlaubsanträgen, Seminarbuchungen oder bei der Reisekostenvorerfassung können die vom Mitarbeiter eingegebenen Daten dem zuständigen Vorgesetzten zur Genehmigung weitergereicht und nach Genehmigung direkt in das Personalsystem übernommen werden.

Im Bereich Bescheinigungen können die üblichen gesetzlichen und hausinternen Bescheinigungen in die Homepage des Personalbereichs (24 Stunden Online-Personalservice) eingestellt werden, die dort die Mitarbeiter bei Bedarf abrufen können. Die angeforderten Bescheinigungen werden ohne manuellen Eingriff mit Hilfe eines Programms erstellt und direkt über Fax oder E-Mail an die vom Mitarbeiter angegebene Adresse, zum Beispiel Arbeitsamt, versandt. 66

64 vgl. Protz A. (2000), S.28

65 vgl. Rogas K., Frey K. (2002), S.11 66 vgl. Protz A. (2000), S.30

Das Internet – ein Medium der Zukunft 17

Die bereits geschilderten Beispiele zeigen deutlich, dass die elektronische Informati-

onssysteme und die digitale Kommunikation in der Zukunft die Grundlage für das

Personalmanagement bilden.

Die Personalbeschaffung und das Internet – E-Recruitment 18

4. Die Personalbeschaffung und das Internet – E-Recruitment

Internetanwendungen sind für viele Personalabteilungen längst unverzichtbarer Be-standteil der täglichen Arbeit. Im Zusammenhang mit den immer enger werdenden Personalbeschaffungsmärkten haben die Personalverantwortlichen das Internet entdeckt, um neue Bewerberpotenziale zu erschließen. Denn der klassische Weg der Kontaktaufnahme via Stellenanzeige und schriftlicher Bewerbung reicht häufig nicht mehr aus. Diese neue Art der Personalbeschaffung über das Internet, die von der Personalakquisition in Stellenbörsen bis zur Abwicklung des kompletten Bewerbungsprozesses im Inter-/ oder Intranet reicht, wird mit dem Begriff E-Recruiting bezeichnet. 67

Ziel des E-Recruiting ist die Reichweite von Stellenausschreibungen und die Qualität der Personalbeschaffung zu erhöhen, den Beschaffungsprozess zu beschleunigen und die Kosten zu senken. Gleichzeitig soll für die Personalverantwortlichen, die Bewerber und externe Jobvermittler eine hohe Transparenz über den Status und Fortschritt einer Bewerbung geschaffen werden. 68

Durch die Nutzung des Internets bei der Mitarbeitersuche ändert sich in dem gesamten Personalbeschaffungsprozess, wie im Abbildung 1 skizziert zunächst nichts. Alle Phasen des Rekrutierungsprozesses, insbesondere die ersten Phasen, wie Stellenausschreibungen und Übermittlung der Bewerbungsunterlagen, die mit oder ohne Internet weiterhin notwendig sind, können bereits über das Internet abgehandelt werden. 69 So haben Internetnutzer die Möglichkeit per Mausklick schnell und unkompliziert interessante Stellenangebote zu entdecken. Bei Firmen wird die Abwicklung des kompletten Prozesses der Stellenbesetzung vereinfacht und beschleunigt – angefangen bei Stellenausschreibungen über den Bewerbungseingang, die Auswertung von Bewerbungen bis hin zur ersten Kontaktaufnahme. Firmen-Homepages, Online-Stellenbörsen und virtuelle Rekrutierungsmessen sind heute alltägliche Möglichkeiten über das Internet Personal zu rekrutieren bzw. die Stellensuche zu unterstützen.

Im Jahr 2002 nutzten 15,4 Prozent der Personalchefs überwiegend das Internet für die Rekrutierung. 2005 werden es 28,3 Prozent sein, wie die Studie „Deutschland

67 vgl. Färber F., Keim T., Westarp F. (2002), S.46

68 vgl. Gronerad M., Reckenfeld M. (2002), S.1, Internetquelle 69 vgl. Beck Ch. (2002), S.19

Die Personalbeschaffung und das Internet – E-Recruitment 19

Online“ von der Universität Witten Herdecke, T-Online und dem Axel Springer Verlag ergeben hat. 70 Das US-Marktforschungsunternehmen Recruitsoft/iLogos Research fand heraus, dass heute rund 80 Prozent der weltweiten Top-500-Firmen Online-Recruiting über die hauseigenen Webseiten betreiben. 1998 waren es erst 29 Prozent. Und: die Top 500-Unternehmen im Bereich High-Tech rekrutieren inzwischen zu 100 Prozent im World Wide Web. 71 Auf der Seite der Bewerber ist der Einsatz des Internets zur Stellensuche noch deutlicher ausgeprägt. Nach Angaben des Marktforschungsinstituts Emnid nutzen bereits 70 Prozent der Personen mit Internetanschluss das World Wide Web bei der Suche nach einer neuen Stelle. 72 Welche neue Möglichkeiten und Chancen für alle Beteiligten auf dem Arbeitsmarkt mit der Nutzung des Internets sich darstellen und wie das neue Bewerberauswahlverfahren erfolgt, wird in den nachfolgenden Kapiteln erläutert.

4.1 Die Zielgruppe

Die Unternehmen haben in den letzten Jahren begonnen, das Internet, dessen Möglichkeiten bis heute bei weitem nicht ausgeschöpft sind, besondere Aufmerksamkeit, Kreativität und Energie zu widmen und ihren Internet-Auftritt zu überarbeiten. Viele Personalabteilungen sind mit der Herausforderung konfrontiert worden, gezielt im Internet zu informieren und eine zielgruppengerechte Auswahl und Zusammenstellung von Kanälen und Maßnahmen zu treffen. Im Personalmarketing und – beschaffung wurde demzufolge die Ansprache potenzieller Bewerber nach Teilarbeitsmärkten differenziert. 73 Der Internet-Auftritt berücksichtigt neben den Hochschulabsolventen auch die Teilarbeitsmärkte der Berufserfahrenen, Schüler und Studenten und spricht ebenso die Aktionäre, Kunden, Geschäftspartner und eigene Mitarbeiter an. 74

70 vgl. Furkel D. (2003), S.4

71 vgl. Reuter P. (2003), S.10 72 vgl. Furkel D. (2003), S.4 73 vgl. Steffens-Duch S. (2000), S.29 74 Bereits 1999 hat die Deutsche Bank ihren Internet-Auftritt überarbeitet. Die Zielgruppen wurden in diesem Zusammenhang viel umfassender definiert. Die Erweiterung der Zielgruppen stieß auf eine positive Resonanz, da die Personalthemen nicht nur für Stellensuchende interessant sind, sondern auch für Aktionäre und Kunden, was aus den Rückmeldungen zu entnehmen ist (näher dazu im Kapitel 6.1.2).

vgl. auch Steffens-Duch S. (2000), S.28-29