Möglichkeiten der Softwareunterstützung in der Projektarbeit

Inhaltsverzeichnis:

1. Einleitung 2

2. Allgemeines zu Projektmanagementsoftware 3

2.1 Aufgaben und Ziele von PMSW in der Projektarbeit 5

2.2 Systemanforderungen an PMSW 7

3. PMSW-Anbieter und Ihre individuellen Programme 9

3.1 MS Project von Microsoft 10

3.1.1 Projektunterstützung mit MS Project 11

3.2 SAP R/3 Projektsystem (PS) von SAP AG 13

3.2.1 Projektunterstützung mit SAP R/3 PS 14

3.3 Übersicht über sonstige Anbieter 16

4. Schlussbemerkung 18

5. Abbildungsverzeichnis 20

6. Literaturverzeichnis 21

1

1.Einleitung

Software und Projektmanagement

In einem Projekt, welches g egenüber anderen betrieblichen Vorhaben abgegrenzt ist und einer vorgegebenen zeitlichen, finanziellen sowie personellen Begrenzung unterliegt, müssen die durch die Geschäftsleitung vorgegebenen Ziele durch die spezifische Organisation erreicht werden [HAYE93 S.6].

Die Aufgabe des Projektmanagements umfasst daher die Planung und Steuerung der Aufgaben und Prozesse, sowie die Kontrolle der erreichten Ziele in bestimmten zeitlichen Abständen bei der Abwicklung eines Projektes.

Somit ist „ Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, - techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes“ [HAYE93 S.10]. Das Projektmanagement darf also nicht als abgegrenzter Teil betrachtet werden, sondern es erfordert eine wirkungsvolle Koordination über die Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinaus. Das bedeutet, operative Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen werden zu eigenständigen Führungskonzeptionen gewandelt mit dem Ziel problemspezifische Faktoren und deren funktionale Relationen einzubeziehen, um sie somit zeit- und kostenoptimiert zu lösen.

Durch den Einsatz von EDV- gestützten Projektinformationssystemen wird die Erreichung der Ziele gesichert, indem die aktuell benötigten Informationen schnell und zielgerichtet bereitgestellt werden [HAYE93 S.2f].

Die Software, die in System- und Anwendersoftware untergliedert wird, stellt den immateriellen Bereich des Computersystems dar. Die Software beinhaltet sämtliche notwenigen Programme (z.B. Betriebssystem) um die Datenverarbeitungsanlage starten und nutzen zu können [HAYE93 S.13].

In der jüngeren Vergangenheit waren jedoch Software (EDV) und Projektmanagement aufgrund einer fehlenden Akzeptanz zwei unvereinbare Begriffe. Diese Haltung wurde mit der Individualität der einzelnen Projekte, mit komplexen Sachverhalten und sich ändernden Unwägbarkeiten begründet und dadurch bedingt die Leistungsfähigkeit der EDV-Programme bemängelt, da entweder die Informationen unvollständig, zu alt oder falsch interpretiert wurden.

Heutzutage wird jedoch vermehrt Projektmanagementsoftware (PMSW) gekauft und betrieblich genutzt, da die fortgeschrittenen Entwicklungen auf diesem Gebiet den Kauf

2

und die Nutzung wirtschaftlich vertretbar machen und technische und organisatorische Änderungen und Anpassungen nicht mehr notwendig sind. Es gilt jedoch zu beachten, dass die benötigte Projektmanagementsoftware aufgabengerecht, systematisch und praxisorientiert ausgewählt und eingeführt wird [LITK95 S.253].

In den nachfolgenden Kapiteln dieser Seminararbeit werden wir deshalb noch näher auf die Projektmanagementsoftware mit ihren Anforderungen und Möglichkeiten eingehen und die unterschiedlichen Marktanbieter mit ihren Programmen beschreiben. Durch eine detaillierte Darstellung von Microsoft Project und SAP PS werden die Möglichkeiten der Softwareunterstützung bei der Projektarbeit charakterisiert.

2. Allgemeines zu Projektmanagementsoftware

Als Basis für die Projektmanagementsoftware wurden durch die wirtschaftlich vertretbare Nutzung und die technisch und organisatorisch problemlose Anpassung unternehmensumfassende Systeme, sog. „ Management-Informationssysteme (MIS), immer mehr durch die Unternehmen befürwortet.

Das Management-Informationssystem dient nicht nur der Bereitstellung von Informationen, sondern wird auch als Anwendungssystem mit integrierten Datenbanken verstanden mit dem Ziel Abfragen, Auskünfte, Berichtsvergleiche, Anwendungen und Planungssysteme zu optimieren.

Das Management-Informationssystem kann in Subsysteme untergliedert werden, bei diesen sog. Projektmanagement-Informationssystemen (PMIS) richten sich Inhalte, Aufbau und Eigenschaften dieses Systems nach den Anforderungen und Merkmalen des Projektes.

Jedoch werden die PMIS auf dem Softwaremarkt nur als „Standalone“-Programme, die in der Regel nic ht mit anderen Programm-Modulen integriert werden können angeboten, da der technische Entwicklungsstand noch unzureichend vorangeschritten ist.

Die PMIS kann ebenfalls in Subsysteme untergliedert werden, die sog.

„Projektmanagementsoftware“ (PMSW) wird auf dem Softwaremarkt angeboten und kann somit vom Unternehmen betrieblich genutzt werden. Die PMSW dient dem Unternehmen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten.

3

Die Grundlage der PMSW bildet die Netzplantechnik, mit deren Hilfe die Termin-, Ablauf- und Einsatzmittelplanung und somit die Zeit- und Kostenstruktur optimiert wird. Die Kombination von Plan- und Istdaten, Fortschrittsgraden und Arbeitswerten führt zu einer weiteren Optimierung der Projektverfolgung.

Abb.1: Aufbauschema und Funktionen von PMSW

4

Als Ergebnis kann man festhalten, dass bei der heutigen Projektarbeit die benötigte Software einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Abwicklung des Projektes beiträgt.

Die PMSW, Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine, hat jedoch nur eine unterstützende Funktion bei der Abwicklung durch die Projektbeteiligten. Die grundlegenden Methoden und Verfahren des Projektmanagements müssen dem Projektleiter vertraut sein, die PMSW dient zur Unterstützung und als Werkzeug bei der Aufgabenerledigung.

Die Planungs- und Steuerungsqualität wird durch den Projektleiter bestimmt und dann in das System übertragen [HAYE93 S.20 ff.].

2.1 Aufgaben und Ziele von PMSW in der Projektarbeit

Die Aufgaben und Ziele der PMSW bestehen in der unterstützenden Funktion für die Projektteilnehmer. Die PMSW dient dabei als wesentliches Werkzeug, mit dessen Hilfe Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Projekte praxisgerecht, sowie zeit- und kostenoptimiert durchgeführt wird.

Die PMSW kann sowohl als Planungsinstrument für die verschiedenen Teilbereiche des Projektes oder auch als Steuerungsinstrument genutzt werden. Mit Hilfe der PMSW als Planungsinstrument kann die Struktur des Projektes und die daraus resultierenden Zustände und Vorgänge unter Beachtung der zur Verfügung stehenden Zeiträume geplant werden. Eine höhere Planungsgenauigkeit, eine verbesserte Struktur des Projektes und wohl definierte Vorgaben und daraus resultierende Ziele sind das Ergebnis. Mit Hilfe von einer realistischen Erfassung und schneller Verfügbarkeit der benötigten Daten lässt sich das Projekt straffen und der Aufwand reduzieren. Auch die zu erwartende Kostenentwicklung und die qualitative und quantitative Kapazitätsauslastung, z.B. beim Personal, können so ermittelt und festgehalten werden. Somit ist eine realistische Planung möglich, mit dessen Hilfe der Mitteleinsatz rationalisiert und Engpässe vermieden werden. Durch realistische Budgetkalkulationen können die Planungen eingehalten werden und die Kapitalbindung wird auf ein Minimum gesenkt. Durch Einsatz als Steuerungsinstrument werden die Fortschritte und das Erreichen von Teilzielen aufgezeigt. Mit Hilfe von Prognoserechnungen und dem Durchlauf von Simulationen kann die Kostenstruktur minimiert und die Abwicklung

5