Projektmanagement - Grundlagen und Ziele

Inhaltsverzeichnis

1  Definition  3

2  Grundlagen  4

2.1  Phasen des Projektes  5

2.2  Projektleiter und Teamarbeit  7

3  Planung  8

3.1  Ziele  9

3.2  Planung (Strukturierung)  12

3.3  Organisation  15

4  Controlling Problemanalyse und Lösungen  16

4.1  Projektmanagement-Regelkreis  17

4.2  Problemlösungszyklus  18

  Literaturverzeichnis  24

1 Definition

Mit Hilfe von Projekten soll ein Ausgangszustand, z.B. eine Idee oder ein Auftrag, durch einen Prozeß, der aus mehreren von einander unterschiedlichen Arbeitsschritten besteht, in einen Zielzustand, dem Endprodukt, umgewandelt werden.

Um eine Definition des Begriffs „Projektmanagement“ zu liefern, sollte man anfangs erst einmal die Bedeutungen der Begriffe „Projekt“ und „Management“ betrachten, aus denen sich der Begriff „Projektmanagement“ zusammensetzt. 1 Ein Projekt ist „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. durch zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen, durch Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und durch projektspezifische Organisation“ 2 . Projekte sind einmalig, d. h. sie unterscheiden sich grundlegend von Routinearbeiten, wobei ein großer Unterschied darin liegt, dass im Projekt Probleme auftauchen, welche bisher noch nicht aufgetreten sind und nun neue Lösungsansätze dafür gefunden werden müssen. 3 Projekte sind außerdem immer begrenzt in ihrer Aufgabenstellung, ihrem Zeitraum, der durch einen Anfangs- und einen Endtermin charakterisiert wird, und durch die verschiedensten Mittel, die zur Verfügung stehen. Da Projekte meist fächer- bzw. disziplinübergreifend sind, haben sie eine sehr komplexe Aufgabenstellung.

Der zweite Bestandteil des Wortes ist Management. Im Duden wird „managen“ mit leiten, zusta nde bringen, bzw. organisieren definiert. Management hat die Aufgabe etwas zu organisieren, zu planen und zu koordinieren und den Ablauf zu führen. Projektmanagement grenzt sich vom Management besonders durch die Einmaligkeit des Vorhabens ab. Es befaßt sich mit der Gesamtheit aller Aufgaben, die geleitet, organisiert

1 vgl. Kuppinger, M., Reinke, H. (1998): Microsoft Project ´98 – Das Handbuch, Unterschleißheim, S. 5 ff.

2 vgl. DIN-Norm 69901, Deutsches Institut für Normung

3 vgl. Kuppinger, M., Reinke, H. (1998), S. 5.

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und geplant werden müssen, um ein Projekt erfolgreich zu bearbeiten. Das Projektmanagement soll dabei als ein Funktionsorgan verstanden werden, dessen Aufgabe es ist, die verschiedenen Projektelemenente, die sich teilweise auch gegeneinander beeinflussen, nicht dem Zufall oder dem Geschick der einzelnen Mitarbeiter zu überlassen, sondern sie in einen durchdachten und organisierten Ablaufplan einzubinden. Es gibt verschiedene Arten von Projekte n, die durch Projektmanagement geführt werden können, z.B. Forschungsprojekte, Softwareprojekte, Pionierprojekte (Bau von Prototypen) und Entwicklungsprojekte. 4

2 Grundlagen

Das Projektmanagement hat, um einen Erfolg des Projektes zu garantieren, eine große Anzahl an Aufgaben zu lösen und zu koordinieren. Diese Aufgaben werden in diesem Kapitel kurz vorgestellt. Eine ausführlichere Beschreibung von Arbeitsvorgängen und ihren verschiedenen Abläufen wird im dritten Kapitel gegeben. Zu den Grundlagen soll auch eine kurze Vorstellung der Aufgabenfelder eines möglichen Projektleiters gehören. Im weiteren Verlauf des Skriptes wird darauf jedoch nicht mehr ausführlich eingegangen da dieser im Rahmen der PbSf-Gruppen kaum eine Rolle spielt. Auch die Themenbereiche „Gruppen- und Teamarbeit“ werden in diesem Skript nicht ausführlich behandelt, da dies das Thema der Arbeit einer anderen Gruppe gewesen ist. Die Arbeit dieser Gruppe und dieses Skript ergänzen sich in diesen Punkten.

4 vgl. Schertler,W. (2002), Organisation und Strategisches Management http://www.uni-

trier.de/uni/fb4/strama/strama.html

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2.1 Phasen des Projektes

Der Projektablauf spielt sich in mehreren Phasen ab, die in zeitliche Abschnitte gegliedert sind. Die Hauptphasen sind Definition, Planung, Realisierung und Abschluß des Projektes. 5 Diese vier Phasen stellen auch die Verantwortungsbereiche des Projektmanagements dar, denn dessen Aufgabe ist es, den Ablauf dieser Phasen zu koordinieren um den Erfolg des Projektes zu erreichen. Ein Projekt beginnt mit dem Projektstart bzw. der Definition, welche die genauen Ziele und Anforderungen an das Projekt festlegt. Aufgaben werden analysiert um daraus die genauen Projektziele abzuleiten. Dabei gibt es verschiedene Arten von Zielen, die entweder durch ihre Qualität oder ihre Quantität charakterisiert sind. Leistungsziele, Kostenziele und Sachziele werden durch Randbedingungen, wie z.B. finanzielle Einschränkungen, personelle Vorgaben oder Zeitvorgaben beschränkt. Hieraus können Zielkonflikte entstehen, die durch das Projektmanagement gelöst werden sollen. Diese Konflikte sollten jedoch möglichst für dem Start der eigentlichen Projektarbeit behoben sein. Wichtige Termine, die zur Verfügung stehenden Mittel und Ressourcen sowie eventuelle finanzielle Mittel, die je nach Projektart benötigt werden, müssen genaustens überprüft werden. Kurz gesagt: das Management soll schnellstmöglich mit dem minimalen Einsatz ein maximales Ergebnis liefern. 6 Nachdem alle Grundsteine gelegt sind, muß ein Plan erstellt werden, welcher das Projekt in allen seinen verschiedensten Abläufen genau festlegt. Hierzu zählt auch die genaue Aufgabenzuweisung an die einzelnen Teams und ihre Mitglieder, sowie an einzelne Person, die mit Aufgaben betraut werden sollen. Hierfür werden die Teilaufgaben des Projektes noch einmal in kleinere Arbeitseinheiten bzw. Arbeitspakete

5 vgl. Riedel, J. (2003), Grundlagen des Projektmanagements

http://eit.ieea.uniduisburg.de/projektmanagement/Teil%201%20Einf%FChrung%20in%20das%20

Projektmanagement.ppt

6 Litke, H.(1991), Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen, S. 35.

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unterteilt und den einzelnen Bearbeiter zugeteilt. Weitere Punkte, die in dieser Phase behandelt werden sind Aufwands-, Kosten-, Termin- und Einsatzmittelplanung. Nachdem diese Punkte alle besprochen bzw. diskutiert wurden, kann ein Projektplan aufgestellt werden. Allerdings ist es auch wichtig, nicht die komplette, zur Verfügung stehende Zeit zu verplanen, denn ein Projekt ist kein statisches Gebilde. Es besteht immer die Möglichkeit, dass nachträglich Änderungen von Seiten des Auftraggebers bezüglich des Projektes realisiert werden müssen. Auc h Probleme innerhalb des Projektes, wie z.B. technische Probleme, Fehlplanung, Krankheit von Mitarbeitern etc. können einen durchdachten Plan schnell wertlos machen und das Projekt erschweren. Deshalb ist es wichtig „Puffer“ in den Projektplan mit einzubeziehen und den aktuellen Stand im Projektablauf nie aus den Augen zu verlieren.

Ist diese Phase vollzogen, beginnt die „tatsächliche“ Arbeit für die Beteiligten des Vorhabens. Die vorher aufgestellten Pläne müssen nun in die Realität umgesetzt werden. Das Projektmanagement hat dabei die Aufgabe Abläufe zu kontrollieren, zu überprüfen ob Termine eingehalten werden können und ob die eingeplanten Mittel überhaupt ausreichend sind um dieses Projekt zu realisieren. Falls dies nicht der Fall ist und irgendwelche S chwierigkeiten auftreten, ist das Projektmanagement gefordert und sollte schnellstmöglich eine Lösung finden um die aufgetretenen Probleme zu beheben um den aufgestellten Terminplan einhalten zu können und damit weiteren Schwierigkeiten, die daraus resultieren könnten, aus dem Weg zu gehen.

Im letzten Schritt, dem Projektabschluß, wird das Projekt fertiggestellt und dem entsprechenden Auftraggeber übergeben.

Ziele des Projektmanagements ist neben dem Liefern von einem Produkt, das den Wünschen und Ansprüc hen des Auftraggebers voll entspricht, das einhalten von Terminen und Vorgaben, die zu Beginn des Projektes festgesetzt wurden. 7 Die Aufgaben des Projektmanagement bestehen aus einem Ablauf, der sich immer wieder wiederholt. Hauptvorgänge diese „Kreislaufes“ sind Planung und Organisation, Kontrolle von Soll- und Ist-Werten, Führung

7 vgl. Riedel, J. (2003), Grundlagen des Projektmanagements

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