Seite 3

Inhalt

Inhalt..................................................................................................................................   3

Abbildungsverzeichnis.   4

1  Einleitung und Zielsetzung der Arbeit  5

2  Grundlagen des Dokumentenmanagements.  6

2.1  Dokumente  6

2.2  Dokumentenmanagement  6

3  Theorie informationeller Mehrwerte  7

3.1  Generierung informationeller Mehrwerte  7

3.1.1  Mehrwerte durch Wissensrekonstruktion.  8

3.1.2  Mehrwerte durch Informationserarbeitung  8

3.1.3  Mehrwerte durch Informationsaufbereitung  9

3.2  Systematik informationeller Mehrwerte  9

3.2.1  Produktbezogene informationelle Mehrwerte  9

3.2.2  Organisationsbezogene informationelle Mehrwerte  12

3.2.3  Wirkungsbezogene informationelle Mehrwerte  13

3.2.4  Abgrenzung  15

3.2.5  Bedeutung für das unternehmerische Handeln.  15

4  Business Blue Print.  17

4.1  Spezifikation der Anforderungen.  17

4.1.1  Ausgangssituation.  17

4.1.2  Anforderungen.  18

4.2  Standardsoftware  18

4.3  Functional Design  20

4.4  Technologie / Architektur  21

4.4.1  HTML Frontend  21

4.4.2  Backend-Kommunikation.  22

4.4.3  Systemarchitektur  23

4.5  Datenhaltung und Security.  24

5  Darstellung der informationellen Mehrwerte.  25

5.1  Komparative Mehrwerte aus Lieferantensicht.  26

5.2  Komparative Mehrwerte aus Kundensicht:  27

6  Abschließende Bewertung.  28

Literatur   29

Eidesstattliche  Erklärung  30

Seite 4

Abbildungsverzeichnis

Bild 1 : Kausalzusammenhang von Systemeigenschaften, Gebrauchs- und

Tauschwerten (eigene Darstellung) ...................................................................... 7

Bild 2: Datenhaltung im SAP PLM System (eigene Darstellung) ...........................19

Bild 3: Gesamtsystemarchitektur (eigene Darstellung)............................................23

Seite 5

1 Einleitung und Zielsetzung der Arbeit

Neben den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Kapital und Boden gewann und gewinnt Information in den letzten beiden Jahrzehnten als strategischer Produktionsfaktor eine immer größere Bedeutung. 1

Dies gilt zunehmend nicht nur für innerbetriebliche Informationsflüsse, sondern für Informationsflüsse zwischen Unternehmen. „Die Bildung von zwischenbetrieblichen Kooperationen wird für die beteiligten Akteure immer häufiger zum Instrument der Verbesserung ihrer Wettbewerbsposition in einer globalen Weltwirtschaft.“ ² Dies gilt in hohem Maße für die global agierende, äußerst wettbewerbsintensive Automobilindustrie.

Besonders Internettechnologien wird ein großes Mehrwertpotential zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit unterstellt. Doch wie äußern sich solche Mehrwerte? Häufig werden sie eher punktuell als Kosteneffekte / Einsparungen, Reduktion des Produktentwicklungszeitraums (Time to Market), Qualitätsverbesserungen, Risikominimierung, Innovationssprünge oder Zugang zu neuen Marktsegmenten oder Märkten beschrieben. 3

Die vorliegende Hausarbeit wählt einen alternativen Ansatz basierend auf der Theorie informationeller Mehrwerte nach Kuhlen und zeigt an einem praktischen Beispiel auf, welche Mehrwerte durch ein Internet basiertes Dokumentenmanagementsystem (iDMS) für Unternehmen in der Automobilzulieferindustrie geschaffen werden können. Es wird gezeigt, dass der Typus des komparativen Mehrwerts, der den „größeren Informationswert der elektronischen Version gegenüber der korrespondierenden konventionellen [Version]“ ⁴ beschreibt, am besten geeignet für diese Mehrwertdiskussion ist. Aus Kundenanforderungen wird dann ein prozessuales und technisches Anforderungsprofil für ein iDMS entwickelt, das den Vergleich der konventionellen Lösung mit dem zukünftigen iDMS erlaubt. Die Vorteile des neuen iDMS werden im Vergleich zur bestehenden Lösung in einer tabellarische n Übersicht als komparative Mehrwerte dargestellt.

¹ vgl. [PiMa98], S. 18

² [BuKö00], S. V

³ [BuKö00], S. 2

⁴ [Kuhl95], S. 90

Seite 6

2 Grundlagen des Dokumentenmanagements

Um ein gemeinsames Verständnis für die im Rahmen der folgenden Diskussion verwandten Begriffe zu schaffen, wird hier in aller Kürze definiert, was unter Dokumenten und Dokumentenmanagement zu verstehen ist.

2.1 Dokumente

Als Dokument bezeichnet man ein inhaltlich zusammenhängendes Objekt, das weitere Informationsobjekte, wie Bilder, Zeichnungen, Texte, Tabellen, Grafiken beinhalten kann. Dokumente können in physikalischer Form (d.h. als Papier) oder digitaler Form (z.B. als PDF, JPG etc.) vorliegen. In der digitalen Form wird weiter unterschieden in „Coded Information-“(CI) und „Non Coded Information-“ Dokumente. ⁵ NCI Dokumente sind inhaltlich nicht maschinenlesbar (z.B. ein JPG), CI Dokumenten sind durch Computer interpretierbar, sie enthalten strukturierte Text- oder Zahleninformationen. Physische Dokumente können durch Scannen in NCI Dokumente transformiert werden und diese wiederum durch den Einsatz von Texterkennungssoftware (OCR-Software: Optical Character R ecognition) in CI Dokumente.

2.2 Dokumentenmanagement

Ein DMS ist eine Hardware- / Software-Kombination zur Aufnahme, Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten. Das System unterstützt in der Regel die Indexierung und Speicherung von Dokumenten, die Suche nach Dokumenten, die Bereitstellung (Retrieval) und Verteilung von Dokumenten. ⁶ DMS vereinigen i.d.R. eine Reihe von Systemkategorien, wobei einzelne Systeme unterschiedliche Schwerpunkte setzen, die eine Einordnung erlauben in: 7

• Archivsysteme: großvolumige Ablage von Dokumenten auf längere Zeit, z.B. für Massenbeleg- und Formularbearbeitung. • Recherchesysteme oder Retrievalsysteme: Ablage, Suche und Wiederauffinden von Dokumenten

• Workflowsysteme: unterstützt die informationstechnische Bearbeitung von Dokumenten basierten Vorgängen.

⁵ vgl. [Dand99], S. 7

⁶ vgl. [Dand99], S. 6

⁷ vgl. [Dand99], S. 10ff

Seite 7

3 Theorie informationeller Mehrwerte

Die Theorie informationeller Mehrwerte basiert auf der elementaren Unterscheidung von Wissen und Information. Information ist handlungsrelevantes Wissen, sozusagen „Wissen in Aktion“. ⁸ Wissen wird durch Informationsarbeit in Information transformiert. Aus allgemein verfügbarem, handlungsneutralem Wissen wird also jener Bestandteil extrahiert, der in einer speziellen Situation von Entscheidungs- oder Handlungsrelevanz ist. „Informationen fügen dem Wissensbestand einen Mehrwert durch die pragmatische Ausrichtung hinzu.“ ⁹ Ein informationeller Mehrwert ist dementsprechend eine Eigenschaft oder Attribut, das durch Informationsarbeit generiert wird, um ein Produkt oder eine Leistung für einen Nutzer oder eine Nutzergruppe vorteilhafter zu gestalten.

3.1 Generierung informationeller Mehrwerte

Wissen wird durch Informationsarbeit in (handlungsrelevante) Information umgewandelt. Die im Rahmen der Informationsarbeit generierten informationellen Mehrwerte lassen sich unterscheiden in

• Mehrwerte aus Produzentensicht (Tauschwerte) für die Bereitstellung der Information und

• Mehrwerte aus Nutzersicht (Gebrauchswerte) für die Nutzer der Information. Tauschwerte werden sich nur dann durch die Produzenten bzw. Bereitsteller der Mehrwerte realisieren lassen, wenn der durch Systemeigenschaften generierte Gebrauchswert vom Nutzer akzeptiert und bezahlt wird. Systemeigenschaften stellen zwar keine informationelle Mehrwerte dar. ¹⁰ , der Zusammenhang zwischen Systemeigenschaften und wahrgenommenen Mehrwerten aus Nutzersicht (Gebrauchswert) und Produzentensicht (Tauschwert) ist jedoch offenkundig:

Bild 1: Kausalzusammenhang von Systemeigenschaften, Gebrauchs- und Tauschwerten (eigene Darstellung)

⁸ [Kuhl95], S. 34

⁹ [Kuhl95], S. 82

¹⁰ vgl. [Kuhl95] S. 82

Seite 8

Bevor näher auf diese Unterscheidung eingegangen wird, soll zunächst dargestellt werden, wie informationelle Mehrwerte entstehen. Dabei wird deutlich werden, dass die Generierung von informationellen Mehrwerten ein durchaus mehrstufiger Prozess sein kann, bis aus Nutzersicht ein adäquater Gebrauchswert realisiert werden kann.

3.1.1 Mehrwerte durch Wissensrekonstruktion

Informationelle Mehrwerte durch Wissensrekonstruktion entstehen durch „Abbildung von Wissensobjekten auf Wissen rekonstruierende informationelle Ressourcen durch Anwendung von Methoden“. 11

Werden etwa aus einem physikalisch oder elektronisch vorliegenden Zeichnungs- oder Normendokument bibliographische Informationen (Dokumentennr., Titel, Fachgebiet, Kurzbeschreibung etc.) erarbeitet und in einem DMS (informationelle Ressource) abgebildet, wird dadurch im Vergleich zum ursprünglichen Dokument ein Mehrwert oder Informationszugewinn erarbeitet.

3.1.2 Mehrwerte durch Informationserarbeitung

Eine weitere Stufe zur Erzeugung informationeller Mehrwerte ist die Informationserarbeitung. Informationen, die durch Wissensrekonstruktion entstanden und auf Informationssystemen abgebildet worden sind, lassen sich einer weiteren Stufe der Informationsarbeit unterziehen, der Informationserarbeitung. Informationserarbeitung findet statt, indem diese Informationssysteme von Nutzern oder Softwaretools herangezogen werden, um aus der in ihnen vorhandenen Information weitere Informationen zu generieren, die für sie in einem spezifischen Handlungskontext relevant sind. Kuhlen bezeichnet durch Wissensrekonstruktion und Informationserarbeitung generierte Information als „Relevanzinformation“, ¹² da sie für die Lösung praktischer Problemstellungen handlungsrelevant ist bzw. sein sollte.

Führen man das oben angeführte Beispiel der Abbildung von bibliographischen Daten in einem DMS fort, könnte ein Nutzer durch Informationserarbeitung alle Dokumentennummern (Zeichnungen, Normen, Spezifikationen etc.) selektieren, die für sein Unternehmen bzw. seinen Fertigungsprozess relevant und somit als Relevanzinformation zu bezeichnen sind.

¹¹ [Kuhl95], S. 86

¹² vgl. [Kuhl95], S. 88

Seite 9

3.1.3 Mehrwerte durch Informationsaufbereitung

Die Aufbereitung der bislang erzeugten Relevanzinformation entscheidet maßgeblich über die praktische Nutzung der Information. Diese pragmatische Eigenschaft der Ressource Information entscheidet häufig über Erfolg oder Misserfolg eines Informationsprodukts bzw. eines Informationssystems. Kuhlen unterscheidet zwischen formalen und pragmatischen Verfahren im Rahmen der Informationsaufbereitung. ¹³ Formale Verfahren beziehen sich auf alle Formen der medientechnischen Aufbereitung von Informationen, bei Internetapplikationen maßgeblich auf die Darstellung im GUI (Graphical User Interface). Pragmatische Verfahren erlauben die Anpassung des Info rmationsprodukts an unterschiedliche Benutzeranforderungen oder -verhalten.

Bezogen auf obiges Beispiel wird durch den Einsatz formaler Informationsaufbereitung die Nutzbarkeit des Systems hinsichtlich der Benutzerführung und Darstellung verbessert. Z.B. können neue, bzw. geänderte Dokumente farblich hervorgehoben werden, durch Hyperlinks kann direkt auf das eigentliche Ursprungsdokument verzweigt werden. Pragmatische Informationsaufbereitung erlaubt es etwa, Lieferanten per e-Mail über die Existenz neuer oder geänderter Dokumente zu informieren.

3.2 Systematik informationeller Mehrwerte

Im vorhergegangenen Kapitel wurde verdeutlicht, wie informationelle Mehrwerte entstehen. Dieses Kapitel wird darstellen, wie sich die Ergebnisse dieser Prozessschritte klassifizieren lassen.

3.2.1 Produktbezogene informationelle Mehrwerte

Produktbezogene informationelle Mehrwerte sind Tauschwerte. Sie ergeben sich für den Produzenten aus dem wahrgenommen Wert des Produkts und der damit einhergehenden Kompensations - bzw. Zahlungsbereitschaft der Anwender. Grundsätzlich werden vier Arten von produktbezogenen informationellen Mehrwerten unterschieden. In der nachfolgenden Darstellung wird ersichtlich, dass der Typus des komparativen Mehrwerts im Rahmen dieser Arbeit am ehesten geeignet ist für die Identifikation informationeller Mehrwerte.

¹³ vgl. [Kuhl95], S. 88f