Inhaltsverzeichnis

Seite   

Abk  ürzungsverzeichnis  VIII

Abbildungsverzeichnis   XI

1.  Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements  1

1.1.  Problemstellung  1

1.2.  Gang der Untersuchung  3

2.  Grundlagen des Dokumenten-Managements  5

2.1.  D-MTerminologie.  5

2.1.1.  Dokument.  5

2.1.1.1.  Definition des Begriffs „Dokument“  5

2.1.1.2.  Merkmale eines Dokuments  6

2.1.2.  Information.  7

2.1.2.1.  Definition des Begriffs „Information“  7

2.1.2.2.  Formen von Informationen  8

2.1.2.2.1.  Kodierte Informationen  8

2.1.2.2.2.  Nicht-kodierte Informationen.  8

2.1.3.  Informationsobjekt  9

2.1.3.1.  Definition des Begriffs „Informationsobjekt“  9

2.1.3.2.  Quellen von Informationsobjekten  9

2.1.3.3.  Formen von Informationsobjekten.  10

2.1.3.3.1.  Elementare Informationsobjekte  12

2.1.3.3.2.  Komplexe Informationsobjekte.  12

2.1.3.3.3.  Container  13

2.1.4.  Dokumenten-Management.  13

2.1.4.1.  Dokumenten-Management im engeren Sinn  14

2.1.4.2.  Dokumenten-Management im weiteren Sinn  14

2.2.  Dokumenten-Management-Systeme.  16

2.2.1.  Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn.  16

2.2.2.  Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Sinn.  17

II

2.2.3.  Ausgangssituation in den Sparkassen  18

2.2.4.  Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen.  20

2.2.5.  Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems  23

3.  Architektur von Dokumenten-Management-Systemen.  25

3.1.  Ansprüche an die DMS-Architektur  25

3.2.  Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems  26

3.3.  Komponenten eines DMS.  26

3.3.1.  Dokumentenerfassung.  26

3.3.1.1.  Manuelle Erfassung  27

3.3.1.2.  Erfassung über Scanner  28

3.3.1.2.1.  Arbeitsablauf beim Scannen.  28

3.3.1.2.2.  Scanner-Software  29

3.3.1.2.3.  Dokumententrennung  30

3.3.1.2.4.  Archivierungsszenarien.  31

3.3.1.2.4.1  Frühes Archivieren  32

3.3.1.2.4.2  Archivieren zum Zeitpunkt der  

Bearbeitung   33

3.3.1.2.4.3  Spätes Archivieren  33

3.3.1.2.5.  OCR-/ICR-Erkennung.  34

3.3.1.2.6.  Anforderungen an Erfassungsarbeitsplätze  35

3.3.1.3.  Erfassung über Kamera.  36

3.3.1.4.  Anwendungsorientierte Erfassung.  37

3.3.1.5.  COLD-Verfahren  37

3.3.1.6.  Elektronischer Fax-Eingang  38

3.3.2.  Attributierarbeitsplätze.  38

3.3.3.  Nutzungs- und Sachbearbeiterarbeitsplätze  40

3.3.3.1.  Dokumentenanzeige.  41

3.3.3.2.  Annotationen.  43

3.3.3.3.  Elektronischer Stempel  43

3.3.4.  Das Retrievalsystem.  44

3.3.5.  Archiv-/Ablagesystem  45

3.3.5.1.  Ablage und Archiv als Dienste  47

3.3.5.2.  Die Ablage  48

III

3.3.5.2.1.  Merkmale der Ablage.  48

3.3.5.2.2.  Server-Komponenten der Ablage.  49

3.3.5.2.2.1  Schnittstellenfunktion.  50

3.3.5.2.2.2  Caching.  51

3.3.5.2.2.3  Informationsobjektverwaltung  52

3.3.5.2.2.4  Speicherhierarchie  52

3.3.5.2.2.5  Konvertierer.  54

3.3.5.2.2.6  Lokalisierer.  54

3.3.5.2.2.7  Replikation  55

3.3.5.2.2.8  Versionsverwaltung.  56

3.3.5.3.  Das Archiv  57

3.3.5.3.1.  Merkmale des Archivs  57

3.3.5.3.2.  Komponenten des Archivs  58

3.3.5.3.2.1  Schnittstelle zur Ablageebene  59

3.3.5.3.2.2  Information Retrieval System  59

3.3.5.3.2.3  Zugriffstypen und Speicherorte.  60

3.3.5.4.  Einbettung der Ablage- und Archivebene in die  

Gesamtarchitektur.   61

3.3.5.5.  SIZ-konforme Archivsysteme.  62

3.3.5.5.1.  S-Finanz-Nomenklatur  62

3.3.5.5.2.  SIZ-Grundindex  63

3.3.6.  Spezielle Server.  64

3.3.6.1.  Druck-Server.  64

3.3.6.2.  COLD-Server.  65

3.3.6.3.  OCR-Server  65

3.3.6.4.  Fax-Server/E-Mail-Server  65

3.3.6.5.  WWW-Server  66

3.3.6.6.  Workflow-Server  66

3.4.  Anwendungsintegration  67

3.4.1.  Stand-alone-Lösungen  67

3.4.2.  Lose gekoppelte Systeme.  68

3.4.3.  Voll integrierte D-MSysteme.  68

3.4.4.  Die Frage des „führenden Systems“  69

3.5.  Netz-Anforderungen  69

IV

3.6.  Verteilte D-MSysteme  72

3.6.1.  Der zentrale Ansatz.  72

3.6.2.  Dezentrale Dokumentenerfassung  75

3.6.3.  Dezentrale Dokumentenhaltung und -erfassung  76

3.6.4.  Zentrale Recherche-DB und replizierte Daten.  77

3.6.5.  Voll replizierte Daten und Datenbanken.  78

4.  DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation  79

4.1.  DMS-Lösung für Host-basierende Daten  79

4.2.  Unternehmensweite DMS-Lösung  81

4.2.1.  Archivierung von Office- und Business-Dokumenten.  82

4.2.2.  Revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Dokumenten  82

4.2.3.  Struktur eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-  

Systems   83

5.  Formate, Standards und Normen.  85

5.1.  Allgemeines  85

5.2.  Format-Arten  87

5.3.  De-facto-Standards  88

5.3.1.  Dateiformate.  88

5.3.1.1.  ASCII  88

5.3.1.2.  PostScript  88

5.3.1.3.  PDF  88

5.3.1.4.  SGML  89

5.3.1.5.  HTML  90

5.3.1.6.  XML.  91

5.3.1.7.  EDI.  92

5.3.2.  Komprimierungsverfahren  93

5.3.2.1.  TIFF  93

5.3.2.2.  JBIG  94

5.3.2.3.  GIF und PNG  94

5.3.2.4.  JPEG/JPEG 2000  95

5.3.2.5.  MPEG  96

V

5.4.  Standards und Schnittstellen für D-MSoftware  96

5.4.1.  ODMA  97

5.4.2.  DMA  97

5.4.3.  WfMC  98

6.  Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen  99

6.1.  Handels- und steuerrechtliche Vorschriften  99

6.1.1.  Handelsgesetzbuch (HGB)  99

6.1.2.  Abgabenordnung (AO)  101

6.1.3.  Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler  

Unterlagen  (GDPdU)  101

6.1.3.1.  Hintergrund.  101

6.1.3.2.  Umfeld  102

6.1.3.3.  Formen des Datenzugriffs.  102

6.1.3.4.  Umsetzung der Anforderungen innerhalb der  

Sparkassenorganisation.   104

6.1.4.  Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs-  

systeme  (GoBS)  105

6.2.  Bankenspezifische Vorschriften  106

6.3.  Sonstige Vorschriften  107

6.3.1.  Zivilrechtliche Vorschriften.  107

6.3.2.  Signaturgesetz  107

6.3.3.  Datenschutz.  108

6.3.4.  Betriebsverfassungsgesetz  109

6.3.5.  Die zehn Merksätze des VOI  109

7.  Kritische Punkte bei der Integration von D-MSystemen.  111

7.1.  Datenerfassung.  111

7.1.1.  Erfassungsaufwand  111

7.1.2.  Welche Dokumente sind zu erfassen?  113

7.2.  Administration eines Dokumenten-Management-Systems  114

7.3.  Die Entwicklung der IT  115

7.4.  Der Faktor Mensch  116

VI

8.  Zusammenfassung / Schlussbetrachtung.  118

Literaturverzeichnis   120

VII

Abkürzungsverzeichnis

a.a.O. .......................... am angeführten Ort

ANSI ........................... American National Standards Institute AO............................... Abgabenordnung API .............................. Application Programming Interface ASCII .......................... American Standard Code of Information Interchange AVI ............................. Audio Video Interleaved

AWV........................... Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. BA............................... Büroautomatisation BDSG.......................... Bundesdatenschutzgesetz BetrVG........................ Betriebsverfassungsgesetz BGB ............................ Bürgerliches Gesetzbuch BMF............................ Bundesministerium für Finanzen CCITT......................... Comité Consultatif International pour Télégraphique et Téléphonique

CI ................................ Coded Information COLD ......................... Computer Output to Laser Disc COM ........................... Computer Output to Microfilm CUS............................. Computerunterstützte Sachbearbeitung DCOM ........................ Distributed Component Objekt Model DDE ............................ Dynamic Data Exchange DM .............................. Dokumenten-Management DMA ........................... Document Management Alliance DMS............................ Dokumenten-Management-System DSGV ......................... Deutscher Sparkassen- und Giroverband DV............................... Datenverarbeitung EDI.............................. Electronic Data Interchange EDMS ......................... Enterprise Document Management System GDPdU ....................... Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler

Unterlagen

GIF.............................. Graphic Image Format GoB............................. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBS........................... Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter

VIII

Buchführungssysteme

GoS ............................. Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung HGB ............................ Handelsgesetzbuch Hrsg. ........................... Herausgeber HTML ......................... Hypertext Markup Language ICR.............................. Intelligent Character Recognition IKS.............................. internes Kontrollsystem IOK ............................. Informationsobjektklasse IRS .............................. Information Retrieval System ISO.............................. International Organization for Standardization IV ................................ Informationsverarbeitung IV-System ................... Informationsverarbeitungs-System JBIG............................ Joint Bitonal Image Group JPEG ........................... Joint Photographic Experts Group KB............................... Kilobyte KWG........................... Gesetz über das Kreditwesen LAN ............................ Local Area Network MaK ............................ Mindestanforderungen an das Kreditgeschäft MB .............................. Megabyte

MIME ......................... Multipurpose Internet Mail Extensions MPEG ......................... Motion Photographics Expert Group NCC ............................ Nomenklatur Competence Center NCI ............................. Non Coded Information o.Ä. ............................. oder Ähnliches OCR ............................ Optical Character Recognition ODMA ........................ Open Document Management API OSPlus ........................ One System Plus PDF ............................. Portable Document Format PKI .............................. Public Key Infrastructure PMS ............................ Process Management Service PNG ............................ Portable Network Graphik Format RAID........................... Redundant Array of Inexpensive Disk RAM ........................... Random Access Memory SCSI ............................ Small Computer Systems Interface

IX

SDO ............................ Selfcontained Document Object SGML ......................... Standard Generalized Markup Language SI................................. Sparkassen-Informatik SIZ .............................. Informatikzentrum der Sparkassenorganisation SKO ............................ Sparkassenorganisation sog. ............................. so genannte

SWIFT ........................ Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication

TIFF ............................ Tag Image File Format Tz. .............................. Textziffer USB............................. Universal Serial Bus u.U. ............................ unter Umständen VAN............................ Value Added Network VGMS......................... Vorgangsmanagementsystem

VOI ............................. Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. WAN........................... Wide Area Network WfMC ......................... Workflow Management Coalition WWW ......................... World Wide Web XML ........................... eXtensible Markup Language ZOA ............................ Zentrales Optisches Archiv z.T. ............................. zum Teil

X

Abbildungsverzeichnis   

Abb.  1: Merkmale von Dokumenten  

Abb.  2: Strukturierte / Unstrukturierte Informationen.  

Abb.  3: Formen von Informationsobjekten  

Abb.  4: Dokumenten-Management als integrierendes und komponentenüber-  

greifendes  System.  

Abb.  5: Papiergebundene Aktenbearbeitung  

Abb.  6: Typische Zeitstruktur von Bürotätigkeiten.  

Abb.  7: Quantitative Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen.  

Abb.  8: Qualitative Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen.  

Abb.  9: Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems.  

Abb.  10: Arbeitsschritte bei der Erfassung über Scanner.  

Abb.  11: Möglichkeiten der Dokumententrennung  

Abb.  12: Vor- und Nachteile des Szenarios Frühes Archivieren  

Abb.  13: Verfahren des Szenarios Spätes Archivieren.  

Abb.  14: Vor- und Nachteile des Szenarios Spätes Archivieren  

Abb.  15: Einsatzbereiche der OCR-Erkennung.  

Abb.  16: Speicherung von Indizes und Dokumenten  

Abb.  17: Mindestkonfiguration eines Sachbearbeiterarbeitsplatzes.  

Abb.  18: Retrieval-Verfahren  

Abb.  19: Merkmale der Ablage  

Abb.  20: Server-Komponenten der Ablage  

Abb.  21: Speicherhierarchie mit ihren unterschiedlichen Speichermedien.  

Abb.  22: Merkmale des Archivs.  

Abb.  23: Komponenten eines Archivs.  

Abb.  24: Online-, Nearline- und Offline-Archive  

Abb.  25: Gesamtarchitektur.  

Abb.  26: Volumina komprimierter NCI-Daten  

Abb.  27: Konzepte verteilter Ablagesysteme  

Abb.  28: Verzögerungs- und Übertragungszeiten bei DMS-Zugriffen  

Abb.  29: Konzept des zentralen Ansatzes  

Abb.  30: Schema des zentralen Ansatzes mit dezentraler Erfassung  

Abb.  31: Schema des dezentralen Ansatzes mit zentraler Recherche-DB  

XI

Abb.  32: Schema des dezentralen Ansatzes mit replizierten Daten  

Abb.  33: DMS-Lösung mit Host-Anbindung  

Abb.  34: Struktur eines unternehmensweiten DMS  

Abb.  35: Format-Arten  

Abb.  36: Zentrales Optisches Archiv  

XII

1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements

„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel ¹ trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau und verliert auch seine Gültigkeit nicht, wenn man die Kernaussage auf die komplexe Welt von Kreditinstituten überträgt. Denn gerade in der Finanzwirtschaft ist z.B. das benötigte Wissen über Kreditnehmer als auch über die geset-zeskonforme Abwicklung des Kreditgeschäfts von existentieller Bedeutung. In dem zunehmend komplexer werdenden Umfeld von Banken und Sparkassen müssen immer größere Informationsmengen bewältigt werden, um fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Gleichzeitig muss das im Unternehmen vorhandene Know-how möglichst effektiv und effizient genutzt werden. Nicht zuletzt führen rechtliche Vorschriften zu immer größeren Datenvolumina, denn hier müssen Informationen für spätere Auswertungen, für eine Wiederverwendung oder für spezielle Nachweise über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Sollen Informationen aus unterschiedlichen Quellen als Ent-scheidungsgrundlage gezielt abrufbar sein, muss auf sie schnell, effizient und systematisch zugegriffen werden können. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für zugreifbares Wissen.

Um die Problemstellungen und Anforderungen der Kunden zu erkennen und die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Markt, die Abwicklung und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, wird Wissen zum wesentlichen Wettbe-werbsfaktor. Wissen wiederum setzt Informationen voraus. Hier ergibt sich die Forderung nach der Bereitstellung der richtigen, vollständigen und aktuellen In-formation zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort. Der Einsatz von "intelligenter" Informationstechnologie gilt als ein zentraler Erfolgsfaktor im harten Wettbewerb.

1.1. Problemstellung

Heute wird noch bei vielen Finanzinstituten erheblicher Aufwand getrieben, den

¹ deutscher Soziologe u. Philosoph, 1858-1918

1

Mitarbeitern benötigte (Kunden-)Informationen zeitnah zur Verfügung zu stellen. Hauptmangel ist, dass die Dokumente fast ausschließlich papier- oder microfichebasiert vorliegen. Das Anwachsen von Informationen auf Papier, Mikrofilm, Mikrofiche und in Informationsverarbeitungs-Systemen (IV-Systeme) stellt für viele Institute der Sparkassenorganisation ein Problem im Hinblick auf eine schnellere und verbesserte Informationsbereitstellung dar. Das zeigt auch ein Blick in die Praxis:

• Dokumente lagern sehr oft in räumlich verteilten Archiven.

• Aufgrund der z.T. langen Aufbewahrungsfristen (30 Jahre und mehr) werden die Archive immer kleiner bzw. sind voll.

• Bankangestellte klagen über die intensive Aktenbearbeitung und wachsende Aktenberge.

• Statt gezielt Informationen abzurufen werden Akten gesucht bzw. wird in Papierarchiven „gewühlt“.

• Zielgenaues Wiederauffinden von Informationen wird ganz erheblich behindert und kostet Zeit.

• Trotz elektronischer Kreditantragsabwicklung werden Dokumente ausgedruckt, bearbeitet und neu erfasst, d.h. Medienbrüche stehen auf der Tages-ordnung.

• Papier und elektronische Daten und Objekte sind parallel zu verwalten.

• Die zeitnahe Zurverfügungstellung benötigter/relevanter Informationen ist mit erheblichem Aufwand verbunden.

• Geschäftsvorfälle werden sequentiell und papiergestützt abgewickelt. Es wird schnell deutlich, dass entsprechende Methoden und Werkzeuge zur Handhabung großer Informationsmengen fehlen. Einen vielversprechenden Ansatz stellen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) dar, mit denen sich bei entsprechender Planung und Vorbereitung enorme Produktivitätssteigerungen erzielen lassen.

Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie wird untersucht, worauf bei der Integration eines Dokumenten-Management-Systems in die bestehenden Systeme eines Fi-

2

nanzdienstleisters geachtet werden muss und wie es in diese integriert werden kann. Die Untersuchung konzentriert sich dabei ausschließlich auf Institute der Sparkassenorganisation (SKO-Institute). Berücksichtigt werden die zurzeit geltenden Rahmenbedingungen, gesetzlichen Vorschriften, Dateiformate, Standards und Schnittstellen sowie die im Sparkassen-Umfeld spezifische Organisations-und IT-Infrastruktur.

1.2. Gang der Untersuchung

In Kapitel zwei werden zunächst die Grundlagen des Dokumenten-Managements vorgestellt. Hier werden wesentliche Begriffe und Definitionen, die für das weitere Verständnis notwendig erscheinen, erklärt sowie Ziele, Aufgaben und Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen erläutert. Die grundsätzliche Architektur von Dokumenten-Management-Systemen wird in Kapitel drei vorgestellt. Hier wird dem Leser vermittelt, wie Dokumenten-Management-Systeme aufgebaut sind, welche Komponenten und Systeme zum Einsatz kommen können und wie diese miteinander interagieren. Aufbauend auf den Informationen zu der grundsätzlichen Architektur von Dokumenten-Management-Systemen werden in Kapitel vier mögliche DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation vorgestellt. Bei der Vorstellung der möglichen DMS-Lösungen werden der aktuelle Erkenntnisstand der Informationstechnologie und die Besonderheiten innerhalb der Sparkassenorganisation berücksichtigt.

Kapitel fünf gibt einen Überblick über den aktuellen Stand von Formaten, Standards und Normen, die es zu beachten gilt und die besonderen Einfluss auf die Integrationsfähigkeit von DM-Systemen nehmen. Rahmenbedingungen bzw. rechtliche Grundlagen, die im Rahmen einer DMS-Einführung und für eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten beachtet werden müssen, werden in Kapitel sechs behandelt.

3

Jedes DMS-Projekt beinhaltet kritische Punkte, die es bei einer Integration in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters zu analysieren und zu beachten gilt. Hierüber gibt Kapitel sieben Auskunft.

Bevor im Rahmen einer Schlussbetrachtung abschließend die Bedeutung von Dokumenten-Management-Systemen bei Finanzdienstleistern hervorgehoben wird, werden in Kapitel acht die wichtigsten bisher gewonnenen Erkenntnisse zusammengefasst.

4

2. Grundlagen des Dokumenten-Managements

Im Bereich des Dokumenten-Managements sind viele Begriffe umgangssprachlich nicht ganz einheitlich definiert. Der Grund hierfür liegt in dem unterschiedlichen Verständnis auf Anbieter- und Anwenderseite. In der noch jungen Dokumenten-Management-Branche positionieren sich Hersteller abhängig davon, welche Technologie sich gerade am Besten vermarkten lässt, oftmals in verschiedenen Marktsegmenten, und es kommt zu Überschneidungen der verschiedenen Technologien. Aus Anwendersicht hingegen erhalten Begriffe wie „Dokumenten-Management-System“ oder „Dokument“ ihre Bedeutung aufgrund der speziellen Anforderungen und Anwendungen des jeweiligen Unternehmens. Um Licht in die Vielfalt der Begriffe mit den verschiedenen, teilweise missverständlichen Bedeutungen zu bringen, sollen hier zunächst häufig benutzte Termini genauer erklärt werden.

2.1. DM-Terminologie

2.1.1. Dokument

2.1.1.1. Definition des Begriffs „Dokument“

Eine akademische, allgemeingültige und allgemein anerkannte Definition des Dokumentenbegriffs ist in der Literatur nicht zu finden. Letztlich ist es der Anwender, der definiert, was ein Dokument ist. Auf eine einfache Formel gebracht: ein Dokument ist, was der Anwender als das festlegt, was er in seinem DMS wieder zu finden wünscht. 2

Abhängig vom Kulturkreis wird der Begriff Dokument heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. Im angelsächsischen Raum wird er häufig für Textdateien

² Vgl. Grumser, Harald: Dokument-Datenströme in der Archivierung. In: VOI voice of

information (Hrsg.): Dokumenten-Management-Systeme: Marktübersicht, Hersteller und

Produkte, Aufl. Herbst 2002, S. 16

5

verwendet, weswegen auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten, unterschieden wird. Im deutschsprachigen Raum findet unweigerlich eine Assoziation zu papiergebundenem Schriftgut statt. So verstandene Dokumente weisen eine hohe inhaltliche Qualität und rechtliche Bedeutung auf. Sie kommen den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff sehr nahe.

2.1.1.2. Merkmale eines Dokuments

Die Verwaltung, der Zugriff und die Bereitstellung von Dokumenten erfolgt in Dokumenten-Management-Systemen über Schutz- und Suchmerkmale, die sich aus den Merkmalen eines Dokuments ergeben. Ein Dokument weist in der Regel folgende Merkmale auf: 3

Dokumente können in vielen Formen vorliegen, entweder als Papierdokumente oder auch als elektronische Dokumente. Zu den elektronischen Dokumenten gehören alle Informationen, die in irgendeiner Form elektronisch gespeichert werden können, z.B. Faxe, E-Mails, Texte, Grafiken, Präsentationen, Video- und Audio-Dateien, Mikrofilme, HTML-Formulare, Computerreports, EDI. Die in den Dokumenten zur Verfügung gestellten Informationen werden in den jeweiligen be-

³ Vgl.Kampffmeyer, Ulrich: Dokumenten-Management: Grundlagen und Zukunft, 2. Aufl.,

Hamburg 1999, S. 28

6

trieblichen Prozessen benötigt. Bei der Kommunikation zwischen internen und externen organisatorischen Einheiten spielen Dokumente eine wesentliche Rolle. Darüber hinaus weisen Dokumente eine unterschiedliche Lebens- bzw. Nutzungsdauer auf, die sich nach rechtlichen bzw. betriebsinternen Anforderungen bestimmen (hier bestehen z.T. sehr lange Aufbewahrungfristen).

2.1.2. Information

2.1.2.1. Definition des Begriffs „Information“

Informationen, die oft auch als Nachrichten bezeichnet werden, ⁴ besitzen Zweck und Bedeutung. Sie sollen beim Empfänger eine neue Erkenntnis bewirken, sind also zweck- und nutzenorientiert. Informationen können niemals beliebige Zeichenketten ohne Bedeutung und Inhalt sein. ⁵ Gespeichert werden Informationen in Dokumenten, die diese transportieren.

In einem Unternehmen liegen Informationen entweder strukturiert oder unstrukturiert vor:

⁴ Vgl. Götzer, Klaus u.a.: Dokumenten-Management: Informationen im Unternehmen effizient

nutzen, 2. Aufl., Heidelberg 2001, S. 76

⁵ Vgl. Abts, Dietmar; Mülder, Wilhelm: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, 4. Aufl., Wiesbaden

2002, S. 6

7

Im Kontext von Dokumenten-Management-Systemen und im weiteren Verlauf dieser Machbarkeitsstudie, werden unter dem Begriff Information alle Objekte subsumiert, die in IV-Systemen mit Software erfasst, verarbeitet, verwaltet und reproduziert werden können.

2.1.2.2. Formen von Informationen

Informationen können aus unterschiedlichen, sehr vielfältigen Quellen stammen: Papierdokumente, Briefe, Verträge, Lieferscheine, technische Zeichnungen, E-Mails, digitale Briefe, Spreadsheets und Fax sowie Druckspools aus Hostsystemen. Innerhalb von Dokumenten-Management-Systemen können Informationen grundsätzlich in folgenden Formen vorliegen:

2.1.2.2.1. Kodierte Informationen

Bei kodierten Informationen, kurz CI genannt (CI = Coded Information), handelt es sich um im Rechner selbst erzeugte oder über Tastatur und Maus eingegebene Informationen. Diese können entweder strukturiert (z. B. Datensätze aus Datenbanken, Druckoutput oder Applikationen) oder unstrukturiert (z. B. Texte, Tabellen, Grafiken etc.) vorliegen.

Da IV-Systeme in der Lage sind kodierte Informationen ohne Hilfe des Anwenders zu interpretieren, können diese Informationen weiterverarbeitet werden. Beispiele für CI-Daten sind digitale Bilder, Textdokumente, mit Textsystemen erstellte Dokumente, Druckausgabe aus Report-Läufen, digitalisierte Sprache, Drucklisten, Musik, aus einer Tabellenkalkulation erstellte Berechnungsdatei.

2.1.2.2.2. Nicht-kodierte Informationen

Nicht-kodierte Informationen, kurz NCI genannt (NCI = Non Coded Information), sind Informationen, die im Zuge einer Digitalisierung entstanden sind. Es

8

handelt sich größtenteils um eingescannte Dokumente, die der Rechner selbst nicht ohne weiteres interpretieren kann. Um NCI-Daten inhaltlich interpretieren und weiterverarbeiten zu können, müssen sie mit Hilfe eines geeigneten Verfahrens ⁶ wieder in ein CI-Format konvertiert werden. Beispiele für NCI-Daten sind Papierfotos, Video-Informationen, Filme, analoge Textvorlagen, Audio-Informationen, gescannte Images, Rasterbilder, analoge Bilder.

2.1.3. Informationsobjekt

2.1.3.1. Definition des Begriffs „Informationsobjekt“

In der Vergangenheit wurden im Zusammenhang mit Archivsystemen unter Dokumenten häufig nur gescannte Dokumente (Faksimiles) verstanden. Heutige Dokumenten-Management-Systeme müssen jedoch in der Lage sein, verschiedenartige Informationen zu verwalten und zu speichern. Daher erscheint es sinnvoll, übergreifend von Informationsobjekten zu sprechen; Dokumente bilden dann nur eine Untermenge von Informationsobjekten. 7

Ein Informationsobjekt liegt im IV-System als Datei oder Bestandteil einer Datei vor. In einem Dokumenten-Management-System werden Informationsobjekte erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert. Informationsobjekte können sein: eingehende Post, Faksimile-Dokumente, Animationen, Filme, Notizen, Belege, intern verfasste Briefe, Bilder, Verträge, Audiosequenzen etc.

2.1.3.2. Quellen von Informationsobjekten

In ein Dokumenten-Management-System können Informationsobjekte aus den

⁶ Mit Hilfe des OCR-/ICR-Verfahrens (Optical Character Recognition / Intelligent Character

Recognition) lassen sich Textdokumente, die über Scanner erfasst wurden und als Rasterbild

vorliegen, wieder in ein kodiertes, weiterverarbeitbares Format umwandeln.

⁷ Trotz dieser Unterscheidung werden im Folgenden die Begriffe Dokument und Informationsob-

jekt synonym eingesetzt.

9

verschiedensten Quellen gelangen: 8

• vom System selbst erzeugte Objekte:

das können Dateien (z.B. Druck- oder Textdateien) oder Datensätze (z.B. Tabellen aus einer Datenbank) sein,

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte: hierbei handelt es sich meist um Faksimiles (gescannte Images) oder um Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfasst werden.

2.1.3.3. Formen von Informationsobjekten

Informationsobjekte bestehen aus Einzelobjekten, die entweder allein oder kombiniert auftreten können:

• Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,

• Images, die durch das Einscannen von Papierdokumenten und Fotos entstehen,

• Formulare, die im Rahmen von Transaktionen zum Einsatz kommen, z.B. EDI (vgl. Kapitel 5.3.1.7),

• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disc),

• Video-Clips oder

• Sound und Sprach-Clips.

Entsprechend ihrer Komplexität können Informationsobjekte unterschieden werden in:

• elementare Informationsobjekte,

• komplexe Informationsobjekte und

• Container-Informationsobjekte.

Elementare Informationsobjekte bestehen nur aus einem Objekt und beinhalten

⁸ Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, a.a.O., S. 29

10

nur Daten eines Typs. Setzen sich Informationsobjekte aus mehreren Einzelobjekten (z.B. eingebettete Grafiken, Texte, Tabellen, Hyperlinks etc.) zusammen, wird von komplexen Informationsobjekten gesprochen. Zur besseren Handhabung können elementare und komplexe Informationsobjekte sowie Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten in Containern zusammengefasst werden. Die folgende Abbildung verdeutlicht die Zusammenhänge:

Enthalten Informationsobjekte neben den unterschiedlichen Arten von Informationen zusätzlich noch beschreibende Daten, die eine Verarbeitung der Informationsobjekte ermöglichen, handelt es sich hierbei um sog. selbstbeschreibende Dokumente (SDO = Selfcontained Document Object).

Das Informatikzentrum der Sparkassenorganisation (SIZ ⁹ ) hat für die einheitliche und kompatible Speicherung von Dokumenten und Daten ein neutrales Format de-

⁹ DasSIZ ist der strategische IT-Dienstleister für die Vernetzung der Sparkassen-Finanzgruppe.

Ausgerichtet auf den sicheren IT-Verbund der Sparkassen-Finanzgruppe fokussiert das SIZ sein

marktorientiertes Leistungsangebot auf die Kompetenzfelder Multikanaltechnologie, Electronic

Banking, Kartentechnologie und Verbundkoordination sowie Sicherheitstechnologie. Über ge-

meinsam nutzbare Komponenten in den Bereichen Zugangs-, Schnittstellen- und Sicherheits-

technologie erschließet das SIZ Potentiale für weitere Kostensenkungen im IT-Verbund der

Sparkassen-Finanzgruppe.

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finiert. SIZ-Informationsobjekte setzen sich aus einem selbstbeschreibenden Header und einer beliebigen Inhaltskomponente zusammen. Die Verbindung von Header und Inhaltskomponenten wird durch ein spezielles Prüfsummenverfahren gesichert. Damit werden „elektronische Dokumente hoher Qualität“ geschaffen, die eine hohe Rechtssicherheit garantieren. ¹⁰ Im Header sind die wichtigsten Attribute des Informationsobjektes enthalten. Die im Header gespeicherten Daten dienen der Identifizierung des Objektes und nicht der primären Suche nach einem bestimmten Dokument. Der Header setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: der Pflichtkomponente Grundindex (vgl. Kapitel 3.3.5.5.2) und einer freien erweiterbaren Komponente. Beide Komponenten folgen den gleichen selbstbeschreibenden Aufbauregeln.

2.1.3.3.1. Elementare Informationsobjekte

Unter einem elementaren Informationsobjekt wird ein Informationsobjekt mit einem monostrukturierten Inhalt (z. B. S/W- oder Farbbildeinzelobjekt) verstanden. Dieses Informationsobjekt ist in der Regel im Format abhängig vom unterliegenden Betriebssystem und vom erzeugenden Programm. Es enthält nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.

2.1.3.3.2. Komplexe Informationsobjekte

Komplexe Informationsobjekte, sog. Compound Documents, sind aus zusammengesetzten Dateien bestehende Informationsobjekte, die aus Text, Formatin-formation, Bildern, Tabellen sowie Hyperlinks bestehen oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. In Windows-Umgebungen werden solche In-formationsobjekte über Object Linking and Embedding (OLE ¹¹ ) zusammengestellt. Die Vielfalt der Kombinationsmöglichkeiten ist groß und bedingt angesichts

¹⁰ Vgl. Bartl, Dieter: Standardisierung von Dokumenten-Management- und elektronischen Archiv-

Lösungen für die Sparkassenorganisation, http://www.project-consult.net/home.asp?SR=237,

05.11.2003, S. 3

¹¹ OLE ist ein Microsoft-Standard für verbundene Dokumente und Anwendungskomponenten. Es

bietet Verfahren für die Verknüpfung von Objekten.

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der schnellen Softwareentwicklung Risiken für die Archivierung.

2.1.3.3.3. Container

Vorgangsmanagementprogramme und andere Anwendungen fassen Informationen zur besseren Handhabung in „Containern“ zusammen. In einem Container können Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten enthalten sein, die in der Regel nur mit dem erzeugenden Programm interpretiert, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Dies gilt insbesondere, wenn zusammenhängende Informationsobjekte als ein Vorgang (z.B. als virtuelle Vorgangsmappe) gespeichert werden sollen.

Bei Containern ist zunächst zu klären, ob der Zugriff nur auf den Container in seiner Gesamtheit gefordert ist. Besteht dieser Container aus nur einer Datei, so kann er wie ein monostrukturiertes, elementares Informationsobjekt behandelt werden. In der Regel kann der Container nur vom erzeugenden Programm zerlegt und zur Anzeige gebracht werden.

Besteht jedoch die Forderung, aus anderen Sachzusammenhängen (Mehrfachnutzung eines nur einmal gespeicherten Dokumentes) oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zuzugreifen, muss das Container-Informationsobjekt alle benötigten Struktur- und Attribut-Informationen mit sich tragen und eine entsprechende Ablagekomponente existieren, die in der Lage ist, diesen Container zu zerlegen (Konvertierer).

2.1.4. Dokumenten-Management

Der Begriff Dokumenten-Management wird in der Praxis nicht einheitlich verwendet, weswegen sich Unterschiede in der Benutzung und der Interpretation des Begriffes ergeben. 12

¹² Vgl. Kampffmeyer, Ulrich, Dokumenten-Management, a.a.O., S. 218

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Grundsätzlich lässt sich der Begriff Dokumenten-Management einteilen in:

• Dokumenten-Management im engeren Sinn,

• Dokumenten-Management im weiteren Sinn.

2.1.4.1. Dokumenten-Management im engeren Sinn

Bei den ursprünglichen Dokumenten-Management-Technologien handelte es sich größtenteils um monolithische Anwendungen. Die jeweiligen Applikationen benötigten spezielle Clienten, Integrationsaspekte wurden nicht berücksichtigt. Wird von klassischem Dokumenten-Management gesprochen, steht die Verwaltung von digitalen Dokumenten und Dateien in Netzwerken im Vordergrund. Hier geht es um die Logik der Verwaltung, den Status, die Struktur und den Inhalt von Dokumenten. Im Rahmen des Dokumenten-Management werden diese beschrieben, klassifiziert und, um einfach wieder gefunden zu werden, in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet. Von den Dokumenten-Management-Technologien werden Funktionalitäten gefordert, wie z.B.:

• Check-in / Check-out,

• Versionsmanagement,

• Zugriffsschutz,

• Bildung von Dokumentengruppen (Containern),

• selbstbeschreibende Informationsobjekte.

2.1.4.2. Dokumenten-Management im weiteren Sinn

Dokumenten-Management im weiteren Sinn geht von einer übergreifenden Betrachtungsweise aus. Damit wird der Tatsache Rechnung getragen, dass die einzelnen Dokumenten-Management-Technologien wegen ihrer zunehmenden Überschneidung und Integration nicht mehr klar und eindeutig voneinander abgegrenzt werden können. Unter dem Begriff Dokumenten-Management werden daher ne-

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ben dem klassischen Dokumenten-Management weitere Systeme und Funktionalitäten subsumiert:

• elektronische Archivierung,

• Output-Management,

• Groupware,

• Workflow,

• automatische Indizierung,

• Scanning,

• Imaging,

• Schrifterkennung.

Auf Anwenderseite haben mittlerweile die meisten Anwender erkannt, dass ein zeitgerechtes und zukunftsorientiertes Dokumenten-Management Lösungen für integrierte, unternehmensweite Problemstellungen zur Verfügung stellen muss. Die über das klassische Dokumenten-Management hinaus gehenden verteilten Dokumenten-Management-Lösungen decken alle wesentlichen Aspekte des Lebenszyklus eines Dokuments (sog. Document Life Cycle) ab: von der Entstehung/Erfassung, über die Verteilung und Recherche bis hin zur Speicherung und Integration in unterschiedliche Anwendungen und schließlich die Ausgabe-, Ver-sand- und Publikationswege über ein Internet-Portal sowie die Löschung des Dokuments (vgl. Abb. 4).

Abb. 4: Dokumenten-Management als integrierendes und komponentenübergreifendes System

(Quelle: Gulbins, Jürgen u.a.: Dokumenten-Management, 3. Aufl., Berlin 2002, S.25)

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