INHALTSVERZEICHNIS

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A  b k ü r z u n g s v e r z e i c h n i s I  I

Abbildungsverzeichnis   IV

1  Einleitung  1

2  Charakteristika der FSC  2

2.1  Definition der FSC  2

2.2  Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC  4

3  FSC-Prozesse in der Beschaffung  6

3.1  Prozesse der FSC  6

3.2  Prozesse der FSC in der Beschaffung  9

4  Optimierung der FSC in der Beschaffung  12

4.1  Optimierungsbereiche und Ziele  12

4.2  Voraussetzungen für die Optimierung  13

5  Untersuchung der IT-Lösungen  15

5.1  Übersicht  15

5.2  Lieferantenauswahl und Preisfindung  16

5.2.1  Lieferantenmanagement  16

5.2.2  Anfragen  20

5.2.2.1  Grundlagen  20

5.2.2.2  Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen  21

5.2.2.3  Lieferantenbewerbung  23

5.2.3  Ausschreibungen  24

5.2.3.1  Grundlagen  24

5.2.3.2  Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen  25

5.2.4  Online-Auktionen  27

5.2.4.1  Grundlagen  27

5.2.4.2  Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen  29

5.2.5  Vertragsverwaltung  32

5.2.5.1  Grundlagen  32

5.2.5.2  Funktionalität und Bewertung der IT-Lösungen  33

5.2.6  Finanzierung  35

5.2.6.1  Grundlagen  35

5.2.6.2  IT-Verbesserungsmöglichkeiten  36

I

5.3

5.4

6 Überwachung und Analyse der FSC 65

7 Zusammenfassende Bewertung und Ausblick 68

Q u e l l e n v e r z e i c h n i s 7 4

Anhang: Ausgewählte IT-Lösungen

für die Beschaffung zur Unterstützung der FSC 80

II

Abkürzungsverzeichnis

ASP Application Service Providing B2B Business-to-Business B2C Business-to-Consumer EBPP Electronic Bill Presentment and Payment EC Electronic Cash EDI Electronic Data Interchange ERP Enterprise Resource Planning IT Information Technology FSC Financial Supply Chain FSCM Financial Supply Chain Management PIN Persönliche Identifikationsnummer POZ Point of Sale ohne Zahlungsgarantie RFX Request for … RFI Request for Information RFP Request for Proposal RFQ Request for Quotation SCM Supply Chain Management SET Secure Electronic Transaction SMS Short Message Service SPSS Statistical Package for the Social Sciences SRM Supplier Relationship Management SSL Secure Socket Layer SWIFT Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication

III

Abbildungsverzeichnis   

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Abb.  1: Flüsse im Supply Chain Management  

Abb.  2: Verbesserungsfähige Bereiche der FSC  

Abb.  3: Einfluß des Kapitalrückflusses auf die Kapitalbindung  

Abb.  4: Basismodell der FSC  

Abb.  5: Aufgaben der Beschaffung  

Abb.  6: FSC-Modellprozeß in der Beschaffung  

Abb.  7: Optimierungsschwerpunkte der FSC in der Beschaffung  

Abb.  8: Anforderungskatalog an ein neues IT-System  

Abb.  9: Einfluß der IT auf die FSC  

Abb.  10: FSC-relevante Bereiche des SRM und entsprechende IT-Tools  

Abb.  11: E-RFX-Tools  

Abb.  12: Innerbetrieblicher Ablauf einer (Online-) Einkaufsauktion  

Abb.  13: Ablauf einer Auktion über einen Online-Dienstleister  

Abb.  14: Aufgabenbereiche einer Vertragsverwaltungssoftware  

Abb.  15: Einfluß auf die Finanzierung  

Abb.  16: Modellprozeß der Rechnungsabwicklung  

Abb.  17: Rechnungs- und Zahlungsabwicklung mit EBPP 3  

Abb.  18: Biller-Direct-Modell  

Abb.  19: Buyer-Direct-Modell  

Abb.  20: Consolidator-Modell  

Abb.  21: EDI-Modell  

Abb.  22: Funktionsumfang von Service Providern im Rechnungsbereich  

Abb.  23: Signaturprozesse  

Abb.  24: Ablauf einer Zahlungsabwicklung nach Rechnungserhalt  

Abb.  25: Einteilung von Zahlungssystemen  

Abb.  26: Zahlungsarten  

Abb.  27: Zahlung über einen Payment Service Provider  

Abb.  28: Nutzung eines zentralen Finanz-Servers  

Abb.  29: Ablauf einer Prozeßoptimierung  

Abb.  30: Datenanalyse  

Abb.  31: Analysebereiche der FSC  

IV

Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

1 Einleitung

Durch zunehmenden Wettbewerbsdruck sind Unternehmen heute stärker denn je gezwungen, ihre Wertschöpfungsketten zu analysieren und zu optimieren. Die ganzheitliche Betrachtung und das Verständnis für eine durchgehende Versorgungskette, die mit anderen Ketten konkurriert und die es permanent zu verbessern gilt, hat sich in der Unternehmenswelt in den letzten Jahren etabliert. Dieser Gedanke ist Ausgangspunkt und zugleich Voraussetzung für das Herausarbeiten und Bewerten des Finanzflusses entlang der Wertschöpfungskette, der Financial Supply Chain (FSC). Bisher lagen die Untersuchungsschwerpunkte vor allem auf der Verbesserung des Waren- und Informationsflusses. In der letzten Zeit ist nun das Management des finanziellen Teils der Wertschöpfungskette in den Vordergrund der Diskussion gerückt. Die Idee der Optimierung des physischen Warenflusses wird auf den Finanzmittelfluß eines Unternehmens übertragen. ¹ Demnach werden alle Prozesse zusammengefaßt, welche den finanziellen Aspekten wirtschaftlichen Handelns entsprechen. Ein Grund für die aktuelle Entwicklung ist in der verbesserungsfähigen Qualität vieler Geschäftsprozesse im finanziellen Bereich zu sehen. Diese sind unter anderem gekennzeichnet durch Medienbrüche, mangelnde Transparenz, fehlende Automationsmechanismen, lange Kommunikationswege oder eine unzureichende inner- und zwischenbetriebliche Abstimmung. Die Verfügbarkeit und Weiterentwicklung soft- und hardwarebasierter IT-Lösungen und -Infrastrukturen und die dadurch fortschreitende Digitalisierbarkeit von Geschäftsprozessen kann als zweite Ursache für das Interesse am Management der FSC angesehen werden. Die Auswertung der IT-Möglichkeiten bildet den Hauptteil dieser Arbeit. Dabei steht das beschaffende Unternehmen im Vordergrund der Betrachtung. Der Aufgabenbereich der Beschaffung hat in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen und nimmt in vielen Unternehmen mittlerweile den größten Kostenblock ein. Dadurch wird die Notwendigkeit einer umfassenden Prozeßverbesserung verstärkt. Obwohl in den vergangenen Jahren bereits erhebliche Entwicklungen im Bereich der Beschaffung und des Einkaufs vorangetrieben wurden, scheinen die Potentiale hier längst noch nicht ausgeschöpft zu sein. Nach wie vor entstehen durch die Verfügbarkeit von neuen

¹ Zipfel/Meindl, S. 557

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Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

Informations- und Kommunikationstechnologien auch neue Optimierungsmöglichkeiten.

Ziel dieser Arbeit ist die Darstellung, Überprüfung und Auswertung von Nutzungsmöglichkeiten der IT durch die Beschaffung zur Unterstützung und Verbesserung der FSC bzw. deren Teilprozesse. Es soll herausgearbeitet werden, welche Ergebnisse bisher realisiert wurden und welche Zustände durch den Einsatz vorhandener Mittel erreicht werden können. Zunächst wird deshalb untersucht, aus welchen Teilprozessen die FSC insgesamt besteht. Darauf folgend wird auf Grundlage der Aufgabengebiete und Teilprozesse der Beschaffung ein Sollprozeß der FSC entwickelt, der dem Einflußbereich der Beschaffung zugerechnet werden kann. Auf Basis dieses Sollprozesses findet anschließend die Untersuchung der zur Verfügung stehenden IT-Lösungen statt. Dafür wurden Informationen von auf dem Markt befindlichen IT-Lösungen herangezogen. Vor der detaillierten Betrachtung der Teilprozesse werden vorab Optimierungsbereiche und mögliche Ziele des IT-Einsatzes umrissen. Die einzelnen Untersuchungen münden schließlich in einer zusammenfassenden Bewertung. Neben dem Herausarbeiten des Entwicklungsstands der Optimierung der "finanziellen" Supply Chain werden Fragen nach zukünftigen Entwicklungen und Schwerpunkten geklärt. Dabei ist die Beschaffungsseite nicht vollständig zu isolieren, sondern soll in eine funktions- und unternehmensübergreifende Betrachtung eingebettet werden.

2 Charakteristika der FSC

2.1 Definition der FSC

Die Supply Chain beschreibt eine logistische Kette über Wertschöpfungsstufen, Unternehmensbereiche und -grenzen hinweg. Innerhalb der Supply Chain erfolgt eine enge Zusammenarbeit mit den beteiligten Akteuren bezüglich dem Material-, Informations- und Finanzfluß (Abb. 1). Die Entscheidungen aller Partner sind auf eine

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Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

Abstimmung der verschiedenen Flüsse ausgerichtet. Dabei soll jegliche Verschwendung von Ressourcen vermieden werden. Das Supply Chain Management (SCM) begegnet diesen Problemen, indem die gesamte Wertschöpfungskette unter dem Gesichtspunkt einer ganzheitlichen Prozeßoptimierung betrachtet wird. Dabei soll durch eine Integration aller Supply Chain-Prozesse sowie deren Analyse und Planung die Effektivität und Effizienz der gesamten Kette gesteigert werden. ² Um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erlangen, stehen die strenge Ausrichtung an den Bedürfnissen der Kunden (hinsichtlich Preis, Qualität, Lieferzeit, Service) sowie die Reduzierung der eigenen Kosten im Vordergrund. 3

Neben dem Waren- und Informationsfluß müssen Finanzbelege und -daten sowie dazugehörige Informationen ausgetauscht und verarbeitet werden. Somit kann die FSC als ein Bestandteil der übergeordneten Supply Chain betrachtet werden. Der Finanzfluß erstreckt sich als Gesamtprozeß über eine Vielzahl von Organisationseinheiten (Einkauf, Produktion, Verkauf, Verwaltung, Finanzen, Management, usw.) und Unternehmen (Lieferanten, Kunden, Banken und sonstige Dienstleister). Der Fluß finanzieller Mittel innerhalb der Supply Chain bildet die Schnittstelle zwischen dem Logistik- und Finanzbereich. ⁵ Er ist der "monetäre Teil der Logistikkette und arbeitet parallel zur physischen Supply Chain" ⁶ . Die FSC bildet die finanziellen Transaktionen der Wertschöpfungskette ab. Sie setzt bereits vor der

² Friedrich, S. 146 f.

³ Nenninger/Hillek, S. 1

⁴ angelehnt an Pfohl , S. 6

⁵ Pfohl/Elbert/Hofmann, S. 2 f.

⁶ Skiera/Pfaff, S. 47

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Geschäftsanbahnung ein und begleitet den gesamten Prozeß bis zur Zahlungsabwicklung. ⁷ In einigen Definitionen wird der Einflußbereich der FSC allerdings nur auf das Versenden und Empfangen von Rechnungen oder ausschließlich auf die Begleichung von Zahlungsverpflichtungen bzw. die Transformation von Geldern reduziert. ⁸ Zweifelsohne sind Rechnungs- und Zahlungsabwicklung zentrale Bestandteile der finanziellen Wertschöpfungskette, nicht aber die einzigen.

Das Financial Supply Chain Management (FSCM) hat die Aufgabe, die "logistikinduzierten Finanzprozesse" ⁹ zu steuern und zu optimieren. Die "kollaborative und automatisierte Transaktionsabfolge zwischen Kunden, Zulieferern, Finanzinstituten und Dienstleistern" ¹⁰ steht hierbei im Vordergrund. FSCM kann weiterhin als Konzept verstanden werden, welches ein integriertes Finanzmanagement ermöglicht und zur (web-basierten) Ablaufsteuerung und Automation der Finanzkette beiträgt. Oberstes Ziel der Optimierung des Finanzmittelflusses ist es, den Wert der gesamten Supply Chain zu steigern und damit die Wettbewerbsfähigkeit der ganzen Kette sowie deren Teilnehmer zu verbessern. ¹¹ Nur durch eine durchdachte Koordination der Finanzströme kann dieses Ziel erreicht werden. Dies führt zu der Schlußfolgerung, daß mit einem durchdachten Supply Chain Management sich nicht nur der Material- und Informationsfluß, sondern auch der Finanzfluß unternehmensintern und -extern optimieren läßt. In den folgenden Jahren werden die großen global tätigen Unternehmen ein FSCM integriert haben und als Wettbewerbsvorteil nutzen. 12

2.2 Notwendigkeit und Ziel der Betrachtung der FSC

Jede Beanspruchung von Waren und Dienstleistungen verursacht finanzielle Prozesse. Erst wenn auch diese Prozesse bis hin zur Zahlung vollständig abgewickelt worden sind, kann für das Unternehmen bzw. die Wertschöpfungskette ein Mehrwert

⁷ siehe Kapitel 3.1

⁸ z. B. Simplyst AG

⁹ Stemmler/Seuring, S. 30

¹⁰ Skiera/Pfaff, S. 50

¹¹ Pfohl/Elbert/Hofmann [1], S. 1

¹² Killen&Associates, S. 10

4

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entstehen. ¹³ Somit erhält die gesonderte Untersuchung der Finanzströme ihre Berechtigung. Durch Entwicklungsfortschritte in der Informations-und Kommunikationstechnologie sind in den letzten Jahren zahlreiche

Optimierungspotentiale entstanden. Diese wurden bisher allerdings nur teilweise genutzt. Gründe hierfür sind eine schwache Akzeptanz bei den (potentiellen) Partnern, mangelndes Vertrauen in IT-Lösungen, Angst vor Fehlinvestitionen, schlechte Informationsqualität, unzureichende Analysemöglichkeiten und dadurch eine fehlende Übersicht und über den Finanzfluß und seine Auswirkungen. Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsübermittlung per Post. Sie beansprucht in aller Regel innerhalb Deutschlands mindestens zwei Arbeitstage, verursacht Valuta-Verluste und einen hohen Verarbeitungsaufwand auf Käufer- und Verkäuferseite. Zudem wäre die elektronische Rechnungsstellung für den Ersteller mit erheblich weniger Kosten verbunden. ¹⁴ In technologischer und rechtlicher Hinsicht ist die elektronische Rechnungsabwicklung jedoch möglich. 15

Innerhalb einer 2003 durchgeführten Studie des E-Finance Lab zu Stand und Verbesserungspotentialen des Finanzflusses benannten deutsche Großunternehmen diejenigen Teilprozesse, die aus ihrer Sicht das höchste Optimierungspotential aufweisen (Abb. 2). ¹⁶ Gleichzeitig gaben über 42 Prozent der befragten Unternehmen

¹³ Stemmler/Seuring, S. 29

¹⁴ E-Finance Lab, 3 f.

¹⁵ siehe Kapitel 5.3

¹⁶ E-Finance Lab, S. 54 f.

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Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

an, mit der Gestaltung der Financial Supply Chain im eigenen Unternehmen zufrieden zu sein. 17

Letztendlich geht es um die Verringerung der Kapitalbindung und damit um die Sicherung der Liquidität des Unternehmens. Gerade in einer Phase schwachen Wirtschaftswachstums ist eine Effizienzsteigerung mehr denn je notwenig. Nachfolgende Abbildung zeigt beispielhaft die Beeinflussung der Kapitalbindung in einem produzierenden Unternehmen bei einem Einkauf und Verkauf von Waren bzw. Leistungen auf Ziel.

3 FSC-Prozesse in der Beschaffung

3.1 Prozesse der FSC

Die FSC als Gesamtprozeß erstreckt sich über mehrere Bereiche. In der Literatur finden sich allerdings unterschiedliche Angaben über deren Umfang. Bei der Optimierung des Finanzflusses steht oft nur die Zahlungsabwicklung im Mittelpunkt,

¹⁷ E-Finance Lab, S. 24 f.

¹⁸ angelehnt an Skiera/Pfaff, S. 58

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somit wäre der Beginn der FSC die Rechnungsstellung bzw. -verarbeitung. ¹⁹ Letztendlich scheint sich aber das Modell der Autoren Pfaff, Skiera und Weiss durchgesetzt zu haben. Es besitzt einen umfassenderen Ansatz, mit dem die FSC bereits mit der Qualifizierung von potentiellen Teilnehmern und der Preisfindung, also vor dem eigentlichen Geschäftsabschluß beginnt. Diese Tatsache erscheint logisch, da das Ziel bzw. die Grundlage für eine Prozeßverbesserung die Betrachtung einer durchgängigen Kette sein soll. Dieses Modell (siehe Abb. 4) soll deshalb als Grundlage für die nachfolgenden Untersuchungen verwendet werden. Der Hauptprozeß der FSC wird zunächst in zwei Bereiche unterschieden: Das Financial Trade Enablement, welches die notwendigen Vorbereitungsprozesse vor dem Geschäftsabschluß, dem sogenannten Fulfillment, umfaßt. Zum Financial Trade Settlement zählen die darauf folgenden Abschlußprozesse. Grundsätzlich sind sowohl die Beschaffung als auch der Absatz eines Unternehmens involviert. Wie in Abb. 4 zu erkennen ist, beeinflußt sowohl der Käufer als auch der Verkäufer den Hauptprozeß der FSC. Im folgenden sollen nun die Teilprozesse der FSC mit Rücksicht auf beide Positionen kurz beschrieben werden: 20

Der Prozeß der Qualifizierung umfaßt die Suche und Auswahl neuer oder bereits bestehender Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten oder Käufern. Hierunter fällt auch die Echtheitsprüfung der Teilnehmer, die sogenannte Authentifizierung, sowie die anschließende Bonitätsbewertung (Lieferantenbeurteilung, Kreditwürdigkeit. Der Qualifizierungsprozeß steht am Anfang der Prozeßkette der FSC. Dadurch ist er von besonderer Bedeutung, da durch ihn alle nachfolgenden Schritte beeinflußt werden. Zum Preisfindungsprozeß gehören alle Maßnahmen, die zur endgültigen Preis- und Konditionenfestlegung bzw. zu einem Geschäftsabschluß führen. Dazu zählen unter anderem klassische Vertragsverhandlungen, Ausschreibungen, Auktionen oder Börsen. Neben dem Preis müssen auch die dazugehörigen Zahlungs- und Lieferbedingungen, wie Zahlungsart, Zahlungsziel, Rabatte, Liefertermine usw. ausgehandelt und bewertet werden. Eng mit der Preisfindung verbunden ist aus Sicht des Käufers die Auswahl der Lieferanten.

Vor Abschluß eines Geschäfts ist zusätzlich eine Absicherung der damit verbundenen Risiken erforderlich. Voraussetzung ist zunächst das Erkennen von Gefahren, welche

¹⁹ z. B. Scheuermann/Luther, S. 64 oder Zipfel/Meindl, S. 557 ff.

²⁰ Vgl. Pfaff/Skiera/Weiss, S. 67 ff.

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finanzieller oder logistischer Art sein können. Risiken auf Seiten des Käufers sind unter anderem das Lieferungs-, Transport-, Länder-, Qualitäts-, Wechselkurs-, Währungs-und Liquiditätsrisiko. Der Verkäufer trägt grundsätzlich die gleichen Risiken wie der Käufer, jedoch ist für ihn zusätzlich das Zahlungseingangsrisiko sowie das Risiko der Kreditvergabe von besonderer Relevanz.

In der Finanzierungsphase geht es um die Finanzierung von Käufen bzw. Verkäufen. Dabei muß unter Berücksichtigung der Aspekte Verfügbarkeit, Sicherheit und Kosten die Wahl der optimalen Finanzierungsform (Leasing, Ratenkredit, Diskontkredit, usw.) ermittelt werden. Der Käufer hat darüber zu entscheiden, ob er seine Einkäufe aus liquiden Mitteln selbst finanziert oder über den Lieferanten bzw. ein Kreditinstitut fremdfinanzieren läßt. Der Verkäufer hingegen muß prüfen, ob und zu welchen Konditionen er, aufbauend auf dem Qualifizierungsprozeß, dem Kunden einen (Lieferanten-) Kredit gewährt.

Die Phase nach dem Geschäftsabschluß beginnt mit der Rechnungsstellung, d. h. in der Praxis üblicherweise mit der Auslieferung der Waren an den Käufer. Der Verkäufer hat die Aufgabe, die Rechnung zu erstellen und zu versenden. Der Rechnungsempfang durch den Käufer ist ebenfalls diesem Prozeßabschnitt zuzuordnen. Im Anschluß an die Rechnungsstellung erfolgt die Rechnungsprüfung. Zunächst hat der Käufer dabei die Aufgabe, die Rechnung (und den Wareneingang) mit der Bestellung abzugleichen. Außerdem ist zu überprüfen, ob die im Vertrag vereinbarten Preise und Konditionen in der Rechnung richtig umgesetzt wurden. Der

²¹ angelehnt an Pfaff/Skiera/Weiss, S. 67

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Verkäufer muß im Gegensatz dazu die eingehenden Zahlungen mit den zuvor ausgestellten Rechnungen vergleichen. Ein wichtiger Bereich besonders für den Verkäufer ist die Abwicklung und Verarbeitung von Rechnungsreklamationen. Sind in der Rechnung Fehler enthalten, so wird der Käufer den Lieferanten informieren. Dieser muß die Reklamation schnellstmöglich prüfen und bearbeiten, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden, die Zahlung nicht weiter zu verzögern und den internen Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Der Zahlungsvorgang stellt das Ende der Prozeßkette dar. Der Käufer verbucht und veranlaßt die Zahlung, der Verkäufer muß die eingegangenen Zahlungen überprüfen. Die Zahlung kann auf unterschiedliche Weise vorgenommen werden (z. B. per Lastschrift, Kreditkarte, Smartcard, SWIFT, etc.) und über verschiedene Wege (Internet, Mobilgeräte, Call-Center, etc.) erfolgen. Diesem Teilprozeß ist auch die innerbetriebliche Planung, Steuerung und Überwachung von Zahlungsströmen zuzuordnen.

Die Analyse von Prozessen betrifft sowohl die Teilprozesse des Financial Trade Enablements als auch diejenigen des Financial Trade Settlements. Es geht um die durchgehende Analyse und Bewertung der gesamten FSC. Dadurch werden Voraussetzungen für die Prozeßoptimierung, Planung und zukünftige Vertragsverhandlungen geschaffen.

3.2 Prozesse der FSC in der Beschaffung

Auf Grundlage des im vorangegangenen Kapitels dargestellten Gesamtprozesses der FSC soll nun herausgearbeitet werden, welche Bereiche der finanziellen Wertschöpfungskette dem Beschaffungsbereich zugeordnet werden können bzw. welchen Einfluß dieser auf die FSC nehmen kann.

Zum besseren Verständnis sind deshalb die generellen Aufgabenbereiche der Beschaffung exemplarisch noch einmal aufgeführt (Abb. 5). Die Beschaffungsprozesse werden nun mit den FSC-Prozessen aus Kapitel 3.1 abgeglichen, was als Ergebnis zu einem Modellprozeß der FSC in der Beschaffung führt (Abb. 6). Es sind Prozesse auf der Beschaffungsseite, welche die FSC betreffen bzw. Prozesse der FSC, die aus

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Sicht der Beschaffung unterstützt und optimiert werden können. Sie dienen als Grundlage der im Kapitel 5 folgenden Untersuchungen und Auswertungen der entsprechenden IT-Möglichkeiten.

In den Bereich der Lieferantensuche und Preisfindung fällt das Konzept des Lieferantenmanagements. Hierzu kann wiederum die Durchführung von Anfragen, Ausschreibungen und Auktionen gerechnet werden, also alle Vorgänge, welche die Auswahl der geeigneten Lieferanten ermöglichen. Die Preisfindung schließt alle Möglichkeiten mit ein, die zur Festlegung eines verbindlichen Kaufpreises und den dazugehörigen Konditionen führen. Dazu gehört ebenfalls die Phase nach Vertragsabschluß, also die Verwaltung und Überwachung der Verträge. Im Falle einer öffentlichen Ausschreibung beispielsweise deckt sich die Preisfindungsphase mit der Lieferantenauswahl.

Der nächste Prozeßabschnitt betrifft das Finden und optimale Ausnutzen der geeigneten Finanzierung. Sie muß bereits bei der Preisfindung Berücksichtigung finden und wird in Verbindung mit Liquiditäts- und Rentabilitätsbetrachtungen von Lieferanten, Banken oder sonstigen Finanzdienstleistern in Anspruch genommen. Die Phase der Rechnungsabwicklung auf Beschaffungsseite beginnt mit dem Rechnungseingang. Da es sich in diesem Bereich um eine Massenabfertigung handelt und die meisten Rechnungen in der heutigen Zeit immer noch in Papierform eingehen,

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Nutzungsmöglichkeiten und Auswirkungen von IT-Lösungen zur Unterstützung der Financial Supply Chain unter besonderer Berücksichtigung der Beschaffung

liegt bei der Zustellung und Bearbeitung ein großes Optimierungspotential. Ähnliches gilt für die Zahlungsabwicklung. Auch hier steht die Verringerung des Aufwands durch Automation und Standardisierung im Vordergrund. Verbesserungsansätze sind in der zentralen Verwaltung innerbetrieblicher Zahlungsvorgänge sowie in der Kommunikation zu Banken und Finanzdienstleistern zu sehen. Der Aspekt der Sicherheit ist bei allen Prozeßabläufen zu berücksichtigen. Dabei geht es vor allem um die Gewährleistung einer risikoarmen Behandlung und Übertragung von Daten. Die Analyse und Überwachung der einzelnen Teilbereiche ist schließlich Voraussetzung für das Funktionieren, Steuern und Bewerten der Prozeßkette.

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4 Optimierung der FSC in der Beschaffung

4.1 Optimierungsbereiche und Ziele

Nachdem in Kapitel 2.2 die allgemeinen Ziele herausgearbeitet wurden, die sowohl für das SCM als auch für das FSCM gelten, sollen nun die beschaffungsspezifischen Optimierungsbereiche näher betrachtet werden. Dabei liegt der Schwerpunkt nicht nur auf den internen Prozessen des beschaffenden Unternehmens, sondern auch den externen Verbindungen zu Lieferanten und sonstigen Partnern.

Grundsätzlich kann die Prozeßverbesserung in die drei Bereiche Kosten, Zeit und Qualität eingeteilt werden. Abbildung 7 zeigt exemplarisch die spezifischen Optimierungsschwerpunkte, die je nach Anforderungen und Möglichkeiten erweitert und spezifiziert werden müssen. Die Bereiche bzw. deren Ausprägungen stehen dabei

²² angelehnt an Nekolar, S. 16

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in Wechselverbindung zueinander und können sich gegenseitig ergänzen. Eine Reduktion der Prozeßdauer, beispielsweise, geht auch meistens mit einer Senkung der Prozeßkosten einher. Bei der Durchführung einer Online-Auktion kann nicht nur der Einstandspreis direkt gesenkt werden, es erfolgt außerdem eine Verkürzung der Prozeßdauer sowie eine Reduktion der Prozeßkosten. Zusätzlich kann durch eine Online-Auktion die Markttransparenz gesteigert werden. Das Verbesserungspotential kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen und ist von der jeweils vorhandenen Prozeßqualität abhängig. Daher ist jeder einzelne Prozeß zunächst dahingehend zu überprüfen, mit welchen Mitteln Verbesserungen herbeigeführt werden können. Einige Ziele sind unter Umständen nicht allein durch den Einsatz technologischer Anwendungen zu erreichen. Fällt die Entscheidung zur Implementierung einer neuen IT-Lösung, gibt es bei der Umsetzung eine Reihe von Erfolgsfaktoren zu beachten.

4.2 Voraussetzungen für die Optimierung

IT ist maßgeblich an der Umsetzung von Verbesserungen beteiligt bzw. macht diese erst möglich. Vor der Anwendung neuer Lösungen müssen allerdings gewisse Bedingungen gegeben sein. So ist zunächst die Identifikation der betroffenen Prozeßstrukturen und -abläufe innerhalb des Unternehmens erforderlich. Dadurch wird eine durchgängige Abbildung und Dokumentation der FSC ermöglicht, was wiederum die Grundlage für die Überwachung der Aktivitäten darstellt. Erst durch eine klare Definition der Geschäftsprozesse können diese bewertet, verglichen, bearbeitet, an Dienstleister ausgelagert oder mit anderen internen und externen Prozessen gebündelt werden. 23

Zur Überwachung empfiehlt sich die Einrichtung einer Prozeßkostenrechnung. Für die systematische Erstellung, Auswertung, Verbesserung, Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen bieten sich Workflow-Management-Systeme an, welche oftmals bereits in gängige ERP-Systeme eingebunden sind. Der Einsatz dieser Systeme kann besonders bei standardisierten, sich ständig wiederholenden Abläufen

²³ Nekolar, S. 31

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