Die  Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbi-  

lanz  bayerischer Kommunen.  

Inhaltsverzeichnis   

Abk  ürzungsverzeichnis  5

Abbildungsverzeichnis   6

1  Einleitung.  7

2  Grundlagen des neuen kommunalen Rechnungswesens  10

2.1  Wesentliche Eckpunkte des neuen Kommunalen Finanzmanagements.  10

2.2  Das Drei-Komponenten-System des NKF  11

2.2.1  Die Vermögensrechnung  12

2.2.2  Die Ergebnisrechnung  13

2.2.3  Die Finanzrechnung.  13

3  Erfassung und Bewertung kommunales Vermögen und Schulden.  14

3.1  Erfassung  15

3.1.1  Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur  15

3.1.1.1  Vollständigkeit.  16

3.1.1.2  Richtigkeit  17

3.1.1.3  Klarheit und Nachprüfbarkeit  17

3.1.1.4  Wirtschaftlichkeit  18

3.1.2  Prozess der Erfassung  18

3.1.2.1  Inventurrahmenplan  18

3.1.2.1.1  Zeitplan.  19

3.1.2.1.2  Sachplan  19

3.1.2.1.3  Personalplan  19

3.1.2.2  Durchführung der Inventur  20

3.1.2.2.1  Buch- und Beleginventur  20

3.1.2.2.2  Körperliche Inventur  21

3.1.2.3  Aufstellung des Inventars.  21

3.2  Bewertung  22

3.2.1  Grundsätze ordnungsmäßiger Bewertung.  22

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3.2.1.1  Vollständigkeit und Verrechnungsverbot  22

3.2.1.2  Bilanzidentität.  23

3.2.1.3  Stetigkeit der Bewertung.  23

3.2.1.4  Fortführung der Tätigkeit.  23

3.2.1.5  Einzelbewertung  24

3.2.1.5.1  Bewertungsvereinfachungsverfahren.  24

3.2.1.5.1.1  Festbewertung.  25

3.2.1.5.1.2  Gruppenbewertung.  25

3.2.1.5.1.3  Sofortabschreibung  26

3.2.1.5.1.4  Verbrauchsfolgeverfahren  26

3.2.1.5.1.5  Durchschnittsbewertung  28

3.2.1.6  Vorsichtsprinzip.  28

3.2.1.6.1  Realisationsprinzip  28

3.2.1.6.2  Imparitätsprinzip  28

3.2.1.7  Periodisierungsprinzip.  29

3.2.2  Bilanzgliederung  29

3.2.3  Wahl des Wertansatzes in der Eröffnungsbilanz  31

3.2.4  Abschreibungen.  34

3.2.4.1  Zulässige Abschreibungsmethoden.  35

3.2.4.1.1  Lineare Abschreibung  36

3.2.4.1.2  Degressive Abschreibung  36

3.2.4.1.3  Leistungsabschreibung  36

3.2.4.1.4  Kombination von Abschreibungsmethoden.  37

3.2.4.2  Bestimmung der Nutzungsdauer  37

3.3  Bewertung von kommunalen Vermögens.  38

3.3.1  Bebaute / Unbebaute Grundstück  38

3.3.1.1  Ertragswertverfahren  38

3.3.1.2  Sachwertverfahren.  39

3.3.1.3  Vergleichswertverfahren  40

3.3.2  Übriges Infrastrukturvermögen  41

3.3.2.1  Grün- und Parkanlagen, Sport- und Spielplätze und  

andere  Freiflächen  41

3.3.2.2  Landwirtschaftlich genutzte Flächen.  42

3.3.2.3  Straßen und Plätze  42

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3.3.3  Bewegliches Sachanlagevermögen.  44

3.3.3.1  Betriebs- und Geschäftsausstattung.  44

3.3.3.2  Kunstgegenstände, Kulturdenkmäler.  46

3.3.3.3  Fahrzeuge.  47

3.3.3.4  Anlagen und Maschinen  48

3.3.3.4.1  Anlagen der Abwasserentsorgung  48

3.3.3.4.2  Anlagen der Verkehrstechnik  48

3.3.4  Immaterielle Vermögensgegenstände  49

3.3.5  Finanzanlagen  50

3.3.6  Umlaufvermögen  51

3.3.7  Aktive Rechnungsabgrenzungsposten  52

3.4  Bewertung der Schulden  53

3.4.1  Eigenkapital  53

3.4.2  Sonderposten  55

3.4.3  Rückstellungen  56

3.4.3.1  Pensionsrückstellungen  57

3.4.3.1.1  Unterstützungskasse /  

  (Bayer.) Versorgungsverband  58

3.4.3.1.2  Pensionskasse / Versicherungsunternehmen  58

3.4.3.1.3  Bewertung der unmittelbaren  

Pensionsverpflichtung   59

3.4.3.2  Aufwandsrückstellungen  60

3.4.4  Verbindlichkeiten  61

3.4.5  Passive Rechnungsabgrenzung  62

4  Zusammenfassung  62

Literatur  - und Quellenverzeichnis.  65

Anlagenverzeichnis.   73

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Abkürzungsverzeichnis

AfA Abschreibung für Abnutzung

BauGB Baugesetzbuch BewG Bewertungsgesetz BWGZ Badenwürttembergische Gemeindezeitung

Doppik doppelte Finanzbuchhaltung

ebd. ebenda EStG Einkommensteuergesetz EStR Einkommensteuerrichtlinie et al. und andere

GO Gemeindeordnung GoB Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung und Bilanzierung

HGB Handelsgesetzbuch HGrG Haushaltsgrundsätzegesetz

IMK Innenministerkonferenz

KAG Kommunalabgabengesetz KommHV Kommunalenhaushaltsverordnung KGSt Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung

NRW Nordrhein Westfalen NKF Neues kommunales Finanzwesen

RStO Richtlinien für Standardisierung des Oberbaus von Verkehrsflächen

ÜZ Übergangszeit

WertV Wertermittlungsverordnung

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Abbildungsverzeichnis

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Abbildung 1: Übersicht über die beabsichtigte Grundrichtung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens ................................................ 8

Abbildung 2: Drei-Komponenten-System ............................................................. 12

Abbildung 3: Übersicht möglicher Wertansätze .................................................. 32

Abbildung 4: Eignung der Bewertungsverfahren ................................................ 40

Abbildung 5: Bewertung von Straßen ................................................................... 43

Abbildung 6: Rückstellungsarten .......................................................................... 57

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1 Einleitung

„Gemeinden gehen neue Wege“, so titelt die Stadtzeitung der Gemeinde Friedberg in ihrer Ausgabe vom Mittwoch, den 25. Februar 2004, und meint damit, dass die Einführung eines grundlegend reformierten Rechnungswesens nötig ist, um sich aus der misslichen Lage, in der sich die Kommunen momentan befinden, zu befreien. ¹ Dies wird anhand der ständigen finanziellen Probleme der bayerischen Städte und Gemeinden und darüber hinaus recht deutlich. Eindrücke, die diese Veränderungen notwendig machen, konnte der Verfasser anhand eines halbjährigen Praktikums im Landratsamt Rottal-Inn, in der Abteilung für Controlling und Verwaltungsreform, gewinnen. Jedoch lässt sich so eine Reformierung mit den bisherigen Haushaltsinstrumenten nicht erreichen. Deshalb wurde seitens des jüngsten Beschlusses der Innenministerkonferenz vom 21. November vergangenen Jahres in Jena beschlossen, dass das bisherige, für Kommunen zuständige Rechnungswesen, die Kameralistik, in den nächsten Jahren bundesweit von der erweiterten Kameralistik oder der Doppik abgelöst wird. 2

Auch der Freistaat Bayern hat sich von Anfang an um den Reformprozess angenommen und ihn unterstützt und mitgetragen. ³ Er unterstützt Kommunen, welche von der klassischen Kameralistik abweichen wollen und verankerte schon frühzeitig, nämlich im Jahr 1995, ⁴ in den in Art. 117 a Gemeindeordnung, Art. 103 a Land-kreisordnung und Art. 99 Bezirksordnung Experimentierklauseln, um die ersten Schritte dahin zu machen. ⁵ Des weiteren räumt er ihnen zugleich ein Wahlrecht ein, ⁶ d.h. die Kommunen haben die Möglichkeit ihre vorhandene Kameralistik durch Modernisierung des geltenden Haushaltsrechts weiterzuentwickeln oder ein neues Haushaltsrecht auf der Basis des doppischen Rechnungssystems einzuführen.

In anderen Bundesländern hingegen, beispielsweise in Nordrhein-Westfalen ist geplant, dass die Kommunen zum 1.1.2005 mit der flächendeckenden Einführung des

¹ Vgl. Glas, Brigitte (2004).

² Vgl. Busse, Jürgen (2004).

³ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003) S. 35.

⁴ Vgl. ebd., S. 39.

⁵ Vgl. Arndt, Hermann / Körner, Horst (2003), S. 1.

⁶ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003) S. 36.

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Die Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbilanz bayerischer Kommunen.

neuen Haushalts- und Rechnungswesens auf der Basis der kaufmännischen Buchführung beginnen. Jedoch räumt das Innenministerium dem Land eine Übergangszeit von drei Jahren ein, d.h. dass spätestens zum 01.01.2008 alle Kommunen eine Eröffnungsbilanz für die Vermögensrechnung (Bilanz) erstellt haben müssen. 7

Abbildung 1: Übersicht über die beabsichtigte Grundrichtung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens

Quelle: In Anlehnung an: Fischer, Edmund, Reform des Haushalts- und Finanzmanagements aus der Sicht der KGSt, Beitrag zur Tagung „Bestandsaufnahme und Perspektiven des Haushalts- und Finanzmanagements“ vom 25. bis 27. Februar 2004, DHV Speyer, 2004, S. 9. Download unter: www.hfv-speyer.de/HILL/Tagungen/Tagungen-2004/Haushalt/Fischer.pps Zugriff am 23.08.2004, 1900 Uhr.

⁷ Vgl. Frischmuth, Birgit (2003), S. 76.

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Die Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbilanz bayerischer Kommunen.

Wie aus der Abbildung 1 hervorgeht, scheint sich die Doppik in den meisten Ländern als alleiniger Rechnungsstil durchzusetzen, obwohl einige Länder wie Baden Württemberg, Bayern ab dem Jahr 2006 und Hessen auf das Optionsmodell mit Wahlrecht setzen. Folglich entsteht somit eine zweigeteilte Praxis, sowohl innerhalb der Bundesrepublik insgesamt, als auch innerhalb der meisten Länder. Dies macht es doppelt schwer, eine Vergleichbarkeit der Kommunen auf Bundes- wie auch auf Länderebene zu erzielen. Jedoch wird deutlich, dass die herkömmliche Kameralistik endgültig ausgedient hat und von der erweiterten Kameralistik als sog. partielles Ressourcenverbrauchskonzept ⁸ bzw. von der Doppik in den nächsten Jahren landesweit abgelöst wird. ⁹ Dies ist auch aus den IMK-Beschlüssen vom 21.11.2003 zu entnehmen. Hierin heißt es, dass die bisherige Kameralistik abgeschafft und durch ein vollständiges Ressourcenverbrauchskonzept ersetzt werden soll. 10

Da diese Beschlüsse länderübergreifend sind, wird es auch in Bayern nur noch eine Frage der Zeit sein, wann der Wechsel von der Kameralistik zur erweiterten Kameralistik oder zur Doppik Pflicht wird. Da in fast allen bayerischen Kommunen fehlende oder unvollständige Vermögensrechnungen vorzufinden sind, müssen hier umfangreiche und zeitaufwändige Erfassungs- und Bewertungsarbeiten durchgeführt werden, die dann verpflichtend sind. Diese Anforderungen gelten sowohl für die erweiterte Kameralistik als auch für die Doppik. 11

Deshalb stellt sich für bayerische Kommunen die Frage, wie Vermögen und Schulden erfasst und bewertet werden bzw. welche Bewertungsvorschriften für bayerische Kommunen in der Eröffnungsbilanz gelten. Auf diese Fragen will der Verfasser nun grundlegend eingehen.

⁸ Vgl. Gruber, Klaus (2000), S. 217.

⁹ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 65.

¹⁰ Vgl. Marettek / Dörschell / Hellenbrand (2004), S. 14-15.

¹¹ Vgl. Körner, Horst (2004), S. 577.

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Die Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbilanz bayerischer Kommunen.

2 Grundlagen des neuen kommunalen Rechnungs-

wesens

2.1 Wesentliche Eckpunkte des neuen Kommunalen Finanzmanagements

Ausgangspunkt eines neuen kommunalen Rechnungswesens muss es sein, eine Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen, um kommunales Vermögen und Schulden bewerten zu können und innere Verrechnungen (interne Leistungsverrechnungen i. S. der Betriebswirtschaftslehre im Rahmen der Kostenstellenrechnung) generell verbindlich werden zu lassen und nicht wie bisher im Rahmen der Kommunalhaushaltsverordnung die innere Verrechnung auf gebührenerhebende Haushalte zu beschränken. 12

Um die Ziele der Verwaltungsreform und der Haushaltskonsolidierung zu erreichen, ist eine Einführung eines Haushaltsplans mit Budgetstruktur und Produktorientierung unumgänglich. ¹³ Im produktorientierten Haushaltsplan werden Erträge und Aufwändungen über einen mehrjährigen Planungszeitraum ausgewiesen. Dabei wird eine Erhöhung der Kostentransparenz durch die Berücksichtigung kalkulatorischer Abschreibungen und Zinsen, sowie die Inanspruchnahme interner Serviceleistungen, wie auch der Steuerungs- und allgemeinen Leistungen erzielt, und den Produkten direkt zugeordnet. 14

Ein weiterer Punkt ist die Darstellung des vollständigen Ressourcenverbrauchs und Ressourcenaufkommens durch Erfassung von Aufwändungen und Erträgen anstelle von Ausgaben und Einnahmen, um in den kommenden Haushalten einen periodengerechten Ausweis zu erreichen. 15

¹² Vgl. Innenministerium NRW (Hrsg.) (1999), S. 35-40.

¹³ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 43-44.

¹⁴ Vgl. Innenministerium NRW (Hrsg.) (1999), S. 26-29.

¹⁵ Vgl. ebd., S. 34.

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Des weiteren ist die Darstellung des vollständigen Vermögensbestandes zu gewährleisten. Hierfür soll die Bilanz als neues Element im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen eingeführt werden. Sie soll umfassend und transparent über das Vermögen und die Schulden informieren. 16

Jedoch ist nach herrschender Meinung die Umstellung von der kameralen Buchhaltung zur doppelten kaufmännischen Buchführung (Doppik) der entscheidende Punkt, welcher dem neuen Haushalts- und Rechnungskonzept der Kommunen besser entspricht. ¹⁷ Auch gehen z.B. die Bundesvereinigungen der Kommunalen Spitzenverbände heute davon aus, dass der Staat sich evtl. doch entschließen wird, früher oder später das kommunale Rechnungswesen doppisch zu gestalten. ¹⁸ Dies soll für die bayerischen Kommunen, die sich noch nicht entschieden haben, welches System sie wählen sollen, ein Anhaltspunkt sein, der Doppik gegenüber der Erweiterung ihrer Kameralistik den Zuschlag zu geben.

2.2 Das Drei-Komponenten-System des NKF

Für die Einführung des neuen doppischen Rechnungswesens in den öffentlichen Gebietskörperschaften ist laut der Innenministerkonferenz ein rechtlicher Rahmen festgelegt worden, welcher auf dem Drei-Komponenten-Modell basiert. 19

„Auf der Basis der Entscheidung für die doppelte Buchführung und für das Referenzmodell des kaufmännischen Rechnungswesen wurde ein kommunales Haushalts- und Rechnungswesen entwickelt, das sich für die Planung, Bewirtschaftung und den Abschluss auf diese drei Komponenten stützt.“ 20

¹⁶ Vgl. Innenministerium NRW (Hrsg.) (1999), S. 15.

¹⁷ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 67-69.

¹⁸ Vgl. Bayerische Verwaltungsschule et al (2004), S. 5.

¹⁹ Vgl. Marettek / Dörschell / Hellenbrand (2004), S.16-17.

²⁰ Projektteam doppischer Kommunalhaushalt (2001), S.5.

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Die Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbilanz bayerischer Kommunen.

Abbildung 2: Drei-Komponenten-System

Quelle: In Anlehnung an: Fudalla Mark / Wöste Christian, Doppik schlägt Kameralistik-Fragen und Ant-worten zur Einführung eines doppischen Haushalts- und Rechnungswesens, 2004, Abbildung 1, S. 9.

Abbildung 2 spiegelt das Zusammenwirken der drei Komponenten des NKF wieder. Der Saldo aus den Einzahlungen und Auszahlungen der Finanzrechnung wird in die Position Zahlungsmittel auf der Aktivseite der Bilanz übertragen, während der Saldo aus Erträgen und Aufwändungen der Ergebnisrechnung in das Eigenkapital als Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag auf der Passivseite der Bilanz einfließt.

2.2.1 Die Vermögensrechnung

Die Aufgabe der Vermögensrechnung (Bilanz) ²¹ ist es, das Vermögen, die Schulden und das Eigenkapital der Kommune vollständig und übersichtlich in Kontoform auszuweisen. ²² Wichtige Informationen, welche früher in kameralen Vermögens-, Schulden- und Rücklagenübersichten ersichtlich waren, werden nun im doppischen Rech-

²¹ s.Anlage 1.

²² Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004) S. 6.

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Die Problematik der Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden in der Eröffnungsbilanz bayerischer Kommunen.

nungswesen durch Informationen aus der Bilanz und dem Anlagen- ²³ sowie dem Verbindlichkeitenspiegel ²⁴ ersetzt. Die Aktivseite liefert somit wichtige Informationen über das Gesamtvermögen und seine Bestandteile und liefert eine Grundlage für die Abbildung des Ressourcenverbrauchs. Auf der Passivseite wird die Kapitalherkunft dargestellt, also inwieweit das Vermögen eigen- oder fremdfinanziert wurde. Zudem macht die Passivseite ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten sichtbar. 25

2.2.2 Die Ergebnisrechnung

Eine weitere Komponente des NKF ist die Ergebnisrechnung. ²⁶ Sie ist in etwa mit der kaufmännischen Gewinn- und Verlustrechnung gleichzusetzen. ²⁷ Aufgabe der Ergebnisrechnung ist eine periodengenaue Abgrenzung des Ressourcenverbrauchs (Personalaufwand, Abschreibungen) und des Ressourcenaufkommens (Steuern). Sie ist für die Planung und für die Rechnungslegung erforderlich. Es ist die Gegenüberstellung aller Aufwändungen und Erträge der Kommune. ²⁸ In ihr sind jeweils Jahressummen für die Ertrags- und Aufwandsarten, d.h. für die Ergebnisposition zu bilden. Ziel sollte es sein, ein ausgeglichenes Gesamtergebnis zu erreichen, um zu gewährleisten, dass kein Vermögensverzehr stattfindet. 29

2.2.3 Die Finanzrechnung

Der dritte und letzte Bestandteil des Drei-Komponenten-Systems ist die Finanzrechnung (direkte Kapitalflussrechnung). Die Finanzrechnung ³⁰ hat wie die Ergebnisrechung ein Planungsinstrument ³¹ , welches in diesem Fall der Finanzplan ³² ist. ³³ Des

²³ s. Anlage 2.

²⁴ s. Anlage 3.

²⁵ Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004) S. 7.

²⁶ s. Anlage 4.

²⁷ Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004) S. 7.

²⁸ Vgl. ebd., S. 6.

²⁹ Vgl. Schaidhammer, Franz (2002), S. 2.

³⁰ s. Anlage 5.

³¹ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 49.

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weiteren bildet sie für einen zeitraumbezogenen Abschnitt sämtliche Zahlungsströme, also alle tatsächlichen Ein- und Auszahlungen aus laufender Geschäftstätigkeit, aus Investitionen und Krediten einer Kommune ab und macht Angaben zur Liquiditätsentwicklung. ³⁴ Es sind jeweils Jahressummen für sämtliche Einzahlungs- und Auszahlungsarten auszuweisen, welche als Cash Flow bezeichnet werden. 35

3 Erfassung und Bewertung kommunalen Vermö-

gens und Schulden

Für die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden von Kommunen ist es unerheblich, welches Optionsmodell die Kommune gewählt hat. Ob sie nun ihr kamerales Rechnungswesen erweitert oder ob sie ein doppisch geführtes Rechnungswesen einführt, für beide Modelle gelten die selben Anforderungen für die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden. 36

Nach dem die Arbeitsgruppe Bewertung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt) im Jahr 2002 beschlossen hat, sich weitgehend (bei der Erfassung und Bewertung von kommunalen Vermögen und Schulden) an den kaufmännischen Standards des Handelsgesetzbuches unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu halten, haben sich auch die anderen Länder dazu entschlossen, den gleichen Weg zu gehen. Auch das Land Bayern hält sich an diese Regelungen und versucht sie mit der Kommunalhaushaltsverordnung (KommHV) und der Gemeindeordnung (GO) in Einklang zu bringen, um somit eine Vergleichbarkeit der Verwaltung und der Sondervermögen sowie Beteiligungen zu erhalten. ³⁷ Damit die Buchführung zusätzlich nach den GoB in sinngemäßer Anwendung des HGB erfolgen kann, wurden im Rahmen der Haushaltsreform 1997

³² s. § 24 KommHV.

³³ Vgl. Fudalla / zur Mühlen / Wöste (2004), S. 168.

³⁴ Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004) S. 8.

³⁵ Vgl. Schaidhammer, Franz (2002), S. 3.

³⁶ Vgl. Arndt, Hermann / Körner, Horst (2003), S. 2.

³⁷ Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 17.

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die Vorschriften des HGB in das HGrG mit den §§ 6a und 33a integriert und somit ein Ansatzpunkt für das HGB als Referenzmodell geschaffen. 38

3.1 Erfassung

3.1.1 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Bevor mit der Buchführung begonnen werden kann, müssen die Anfangsbestände durch eine Inventur erfasst werden. Um eine Eröffnungsbilanz erstellen zu können, müssen somit zuvor sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten durch die Inventur, mengen- und wertmäßig, ermittelt werden. ³⁹ Ohne diese Inventur wäre im Zusammenhang mit dem Umstieg auf das neue kommunale Rechnungswesen die Erstellung der Eröffnungsbilanz nicht möglich. Bei den Vermögensgegenständen zählen auch solche, welche zivilrechtlich einem Dritten gehören, jedoch wirtschaftlich der Kommune zugerechnet werden. In Frage kommen u.a. folgende Sachverhalte: Sicherungsübereignung, Eigentumsvorbehalt, Verpfändung, Factoring, Treuhandgeschäfte, Leasingverträge, Kommissionsgeschäfte und Forderungsabtretungen. 40

Primäres Ziel solch einer Erstinventur sollte es sein, die tatsächlichen Vermögensverhältnisse einer Kommune offen zu legen. ⁴¹ Informationen darüber erhalten die Kommunen zum einen über Bestandsverzeichnisse, die sie nach § 75 Abs. 1 KommHV führen müssen. Aus den Bestandsverzeichnissen können von Grundstücken grundstücksgleiche Rechte und bewegliche Sachen, welche Eigentum der Kommune sind sowie Art, Menge und Standort des Gegenstandes entnommen werden. 42

³⁸ Vgl. Körner, Horst (2004), S. 569.

³⁹ Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004), S. 16.

⁴⁰ Vgl. Baetge / Kirsch / Thiele (2003) S. 318-319.

⁴¹ Vgl. Fudalla, Mark / Wöste, Christian (2004), S. 16.

⁴² Vgl. Brandl / Lenz / Puhr-Westerheide (2003), S. 22.

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Zum anderen müssen die Kommunen nach § 76 Abs. 2 KommHV so genannte Anlagenachweise für kostenrechnende Einrichtungen führen. Daraus sind für die Kommunen zusätzlich Anschaffungs- und Herstellkosten, sowie Abschreibungen für jedes Wirtschaftsgut ersichtlich. ⁴³ Auch über Forderungen aus Geldanlagen und Darlehen sowie über Beteiligungen und Wertpapiere müssen die Kommunen laut § 76 Abs. 1 KommHV Nachweise führen. Informationen über Schulden und Rücklagen können die Kommunen über die Übersicht erhalten, welche sie nach § 77 Abs. 2 und § 81 Abs. 2 KommHV erstellen müssen.

Da die Inventur- und die Inventurunterlagen Bestandteile der Rechnungslegung sind, müssen sie demzufolge die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen auch. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher folgende Grundsätze zu beachten:

- Vollständigkeit

- Richtigkeit - Klarheit und Nachprüfbarkeit - Wirtschaftliche Vorgehensweise

3.1.1.1 Vollständigkeit

Als Ergebnis der Inventur muss ein Verzeichnis (Inventar) vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden vollständig beinhaltet. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigung und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten. Doppelerfassung und Erfassungslücken müssen bereits bei der Inventurplanung ausgeschlossen sein. 44

⁴³ Vgl. Bayerischer Gemeindetag (2003), S. 4.

⁴⁴ Vgl. Fudalla / zur Mühlen / Wöste (2004), S. 26.

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Sollte ein vollständig abgeschriebenes, aber noch genutztes Wirtschaftsgut bzw. geringwertiges Wirtschaftgut vorhanden sein, so sind diese weiterhin mit einem Erinnerungswert von 1 € in der Anlagenbuchhaltung auszuweisen. 45

3.1.1.2 Richtigkeit

Richtigkeit bedeutet, dass die durch die Inventur ermittelten Angaben sachlich zutreffend sind und mit den Tatsachen übereinstimmen müssen. ⁴⁶ Falls Inventur- und Inventarangaben durch subjektive Einflüsse geprägt sind, gilt der Grundsatz der Willkürfreiheit. Dieser besagt, dass sowohl für den Mengennachweis als auch für die Bewertung alle vorhandenen Informationen zur sachgerechten Identifizierung bereitgestellt werden müssen. 47

3.1.1.3 Klarheit und Nachprüfbarkeit

Nachprüfbarkeit bedeutet, dass die Inventur auf eine Art und Weise zu erstellen ist, dass ein sachverständiger Dritter (mit Inventur- und Bilanzfragen vertraut) mittels der aufzubewahrenden Unterlagen (ggf. unter Mitwirkung der an der Inventur beteiligten Personen) die Wertfindung und das Inventar sowie das Vorgehen bei der Inventuraufnahme in angemessener Art und Weise überprüfen kann. 48

Des weiteren sind die einzelnen Positionen durch eine eindeutige Bezeichnung genau zu definieren und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen. Sämtliche Inventurangaben und das Inventar sind zudem verständlich und auch übersichtlich darzustellen. 49

⁴⁵ Vgl. Projektgruppe 1 (2004), S. 20.

⁴⁶ Vgl. Balzer, Karl Heinz (1995), S. 53.

⁴⁷ Vgl. Baetge / Kirsch / Thiele (2003), S. 106.

⁴⁸ Vgl. ebd., S. 109; § 243 Abs. 2 HGB.

⁴⁹ Vgl. Balzer, Karl Heinz (1995), S. 53.

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3.1.1.4 Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit bedeutet, dass der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, in angemessener Relation zu den erwarteten Ergebnissen steht. ⁵⁰ Deshalb sind auch die zulässigen Vereinfachungen, Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung (z.B. Festbewertung) und Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit (z.B. Grundsatz der Vollständigkeit) bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen. 51

3.1.2 Prozess der Erfassung

Bevor mit der Vorbereitung der Inventur ⁵² begonnen wird, muss eine zentrale Inventurleitung gebildet werden, die alle Arbeiten zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Inventur koordiniert. Danach ist eine sorgfältige Vorbereitung und Planung Voraussetzung dafür, um eine ordnungsmäßige Inventur durchzuführen. Deshalb sind vor Beginn der Erfassung der Vermögensgegenstände, Schulden, Rückstellungen und Sonderposten die anzuwendenden Inventurrichtlinien festzulegen, wobei für die einzelnen Verfahren die konkreten Voraussetzungen zu berücksichtigen sind. 53

3.1.2.1 Inventurrahmenplan

Die Aufnahmeleitung verfasst jährlich einen Inventurrahmenplan, der aus dem Sachplan, dem Zeitplan und dem Personalplan besteht und legt diesen der Inventurleitung (Kämmerei) vor Beginn der Inventur vor. Der Inventurrahmenplan bestimmt die personelle Verantwortung und legt den zeitlichen und sachlichen Rahmen fest. 54

⁵⁰ Vgl. Balzer, Karl Heinz (1995), S. 53.

⁵¹ Vgl. Fudalla / zur Mühlen / Wöste (2004), S.27.

⁵² s. § 37 IMK (2003).

⁵³ Vgl. Projektgruppe 1 (2004), S.14.

⁵⁴ Vgl. ebd., S.14.

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