Inhalt:

1  Wandel zur Wissensgesellschaft  1

2  Wissen in Organisationen  2

2.1  Begriffshierarchie Daten, Information und Wissen  2

2.2  Wissensarten  3

2.2.1  Implizites und explizites Wissen.  3

2.2.2  Individuelles und kollektives Wissen.  5

3  Wissensmanagement  5

3.1  Überblick und Definition  5

3.2  Klassifikation der Ansätze  6

3.3  Prozess des Wissensmanagements.  8

3.3.1  Kreislaufmodell nach Probst et al.  8

3.3.2  Instrumente und Methoden  11

3.4  Gestaltungsfelder des Wissensmanagements.  12

3.4.1  Strategie und Evaluation  13

3.4.2  Personalmanagement.  13

3.4.3  Prozessorganisation.  14

3.4.4  Unterstützungstechnologie.  15

4  Konzepte für die Umsetzung im Unternehmen.  15

4.1  Wissensstrukturierung und -modellierung  16

4.1.1  Modellierung wissensintensiver Prozesse.  17

4.1.2  Modellierung von Wissen  18

4.2  Informationsextraktion und Data Mining  20

5  Wissensintensive Unternehmensportale  21

5.1  Definition und Klassifikation von Portalen.  22

5.2  Stand der Technik  23

5.3  Architektur wissensorientierter Portale.  25

5.3.1  Integrierte Benutzeroberfläche.  25

5.3.2  Personalisierungsdienste  26

5.3.3  Wissensdienste  27

5.3.3.1  Content Management  28

5.3.3.2  Kompetenz Management  28

5.3.3.3  Management von Communities, Kooperation  29

5.3.3.4  Suche und Navigation  29

5.4  Integration  30

5.4.1  Integration auf der Präsentationsebene  30

5.4.2  Integration auf der Anwendungsebene.  32

5.4.3  Integration auf der Datenebene  34

5.5  Stand der Umsetzung  35

6  Anforderungen an ein wissensorientiertes Hochschulportal.  36

6.1  Motivation.  36

6.2  WM an Hochschulen.  37

6.3  Ziele und Ist-Zustand  39

6.4  Anforderungen  42

6.5  Wirtschaftlichkeit.  44

7  Fazit.  46

Anhang 48   

Quellenverzeichnis   49

1 Wandel zur Wissensgesellschaft

In der Geschäftswelt von heute stehen Wirtschaft und Gesellschaft vor neuen Her-ausforderungen. Der anhaltende strukturelle Wandel von arbeits- und kapitalintensiven hin zu informations- und wissensintensiven Tätigkeiten und Produkten sowie der ständig wachsende globale Wettbewerb fördern neue Geschäftslösungen und Wirtschaftsstrukturen mit gesteigerter Dynamik und Komplexität. Zunehmende Kunden-orientierung, steigende Informationsflut, höhere Flexibilität sowie immer kürzer werdende Innovations- und Produktlebenszyklen stellen Anforderungen, auf die Unternehmen heute mit einer entsprechenden Strategie reagieren müssen. Um auch in Zukunft die Bedürfnisse der Kunden befriedigen zu können und somit den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern, müssen sich Unternehmen verstärkt auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und diese durch permanente Weiterentwicklung der unternehmensinternen Ressourcen aufbauen. In diesem Umfeld hat sich das Management der Ressource Wissen seit Mitte der 90er Jahre zu einem der beherrschenden Themen sowohl in der Forschung als auch der Praxis entwickelt. Unter dem Begriff Wissensmanagement (WM) (engl. Knowledge Management) versteht man seither das Bestreben, insbesondere internes Wissen einer Organisation für eine zukünftige Nutzung explizit zu erschließen und verfügbar zu machen. Merkmal dieser Orientierung ist eine Ausrichtung von WM auf die Geschäftsprozesse, da auf dieser Ebene der Wissensbedarf bestimmt und neues Wissen erzeugt wird [PROB97, S. 17-29; NORT02, S. 1; BACH00, S. 11f.]. Diese Ausrichtung, unterstützt durch system- und anwendungsintegrierende Unternehmensportale, ist Gegens-tand dieser Arbeit.

Die Arbeit ist wie folgt gegliedert: Kapitel 2 beschreibt die Beziehungen zwischen den Elementen Zeichen, Daten, Information und Wissen und grenzt die für diese Arbeit wesentlichen Wissensarten ab. Kapitel 3 verschafft einen allgemeinen Überblick über die Aktivitäten und Gestaltungsdimensionen des WM. Die Bedeutung einer ganzheitlichen Sichtweise auf das WM wird hier besonders betont. Kapitel 4 diskutiert darauf aufbauend konkrete Konzepte für die Umsetzung von WM im Unternehmen. Hier spielt die Prozessorientierung bei der Einbettung von WM-Aktivitäten in die operativen Arbeitsabläufe eine wesentliche Rolle. Kapitel 5 bildet den Schwerpunkt der Arbeit. Es soll aufgezeigt werden, inwieweit Unternehmens-portale geeignet sind, betriebliches WM technologisch zu unterstützen. In diesem

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Unternehmensportale als Integrationsplattform für das Wissensmanagement

Sinne werden die wesentlichen Komponenten von Portalen erläutert und Möglichkeiten der Integration beschrieben. Davon ausgehend untersucht Kapitel 6, inwieweit der Einsatz eines wissensbasierten Portals an einer Hochschule wie der Universität Würzburg lohnenswert ist und welche Aktivitäten bei der Entwicklung zu berücksichtigen sind. Kapitel 7 fasst die wesentlichen Erkenntnisse zusammen und gibt einen Ausblick auf weiteren Forschungsbedarf.

2 Wissen in Organisationen

Die Auseinandersetzung mit dem Thema WM erfordert zunächst die Klärung des zentralen Begriffs Wissen. Unterschiedliche und zum Teil sehr gegensätzliche Definitionen machen es schwierig, diesen Begriff greifbar zu machen. Im Zusammenhang mit der ökonomischen Betrachtung ist es jedoch von großer Bedeutung, den Charakter des Wissensbegriffs so zu erfassen, dass er für das WM anwendbar ist.

2.1 Begriffshierarchie Daten, Information und Wissen

Die differenzierte Betrachtung der Begriffe Daten, Information und Wissen liefert erste Anhaltspunkte zum Verständnis des Wissensbegriffes. Zeichen wie Buchstaben, Ziffern oder Sonderzeichen werden aus einer Quelle ausgewählt und nach bestimmten Ordnungsregeln zu isolierten Daten. Daten sind Angaben, die in gedruckter, gespeicherter, visueller, akustischer oder anderer Form vorliegen und unterschiedlichste Dinge und Sachverhalte beschreiben. Durch das Hinzufügen einer Bedeutung entstehen beim Empfänger aus Daten dann Informationen. Die hand-lungsorientierte Verknüpfung und Verarbeitung von Informationen unter Berücksichtigung von Erfahrungen führt schließlich kontinuierlich zu Wissen. Informationen stellen den Rohstoff dar, aus dem Wissen erzeugt wird und die Form, in der Wissen kommuniziert und gespeichert wird [DAVE00 S. 1-6; NORT02 S. 37-39]. Wissen bezeichnet also „die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge“ [PROB97, S. 44]. Aus dieser weitverbreiteten Definition wird deutlich, dass Wissen meist nicht ad hoc erworben werden

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kann. Stattdessen ist es so, dass Wissen erst durch die Verknüpfung und Interpretation einer Vielzahl von Informationen langfristig aufgebaut wird. Die nachfolgend abgebildete Vorstellung eines Kontinuums zwischen Daten über Informationen hin zu Wissen scheint deshalb tragfähiger zu sein als eine strikte Trennung der drei Termini.

Abbildung 1: Kontinuum von Daten, Information und Wissen. In Anlehnung an [PROB97, S. 36].

2.2 Wissensarten

Eine Auseinandersetzung mit verschiedenen Wissensarten hilft, den Wissensbegriff weiter zu differenzieren. Im Bereich der WM-Literatur finden sich zahlreiche Struk-turierungsvorschläge zu Wissen [SCHR01, S. 7-9]. Im Folgenden werden zwei für die weitere Argumentation der Arbeit wesentlichen Begriffspaare vorgestellt:

2.2.1 Implizites und explizites Wissen

Unter explizitem Wissen versteht man Wissen, welches methodisch, systematisch und verbal, grafisch oder textuell artikulierbar ist. Es ist außerhalb der Köpfe einzelner Personen in Medien gespeichert und kann daher einfach mittels Informations-und Kommunikationstechnologie (IKT) verarbeitet, übertragen und gespeichert werden. Implizites Wissen hingegen stellt das persönliche, kontextgebundene Wissen eines Individuums dar. Es ist schwer übertragbar, und somit über Märkte nicht handelbar [NORT02, S. 48f.].

Um implizites Wissen in Organisationen verarbeitbar, übertragbar und speicherbar zu machen, muss es in dokumentiertes, explizites Wissen übertragen werden. Die beiden japanischen Wissenschaftler Nonaka und Takeuchi [NONA97, S. 73-87] versuchen mit Hilfe ihres Ansatzes zur Wissenstransformation diesen Prozess zu

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erklären. Dabei werden auf epistemologischer Ebene folgende vier Schritte der Um-wandlung durchlaufen:

Abbildung 2: Implizites und explizites Wissen. In Anlehnung an [NONA97, S. 73].

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2.2.2 Individuelles und kollektives Wissen

Maßgeblich für den Erfolg einer wissensorientierten Unternehmensführung ist neben der genannten Wissensumwandlung die Gestaltung der Prozesse zur Überführung des individuellen in kollektives Wissen und kollektiven in individuelles Wissen [NORT02, S. 48]. Individuelles Wissen bezeichnet dabei all jene expliziten und impliziten Wissensinhalte einer einzelnen Person wie bestimmte Erfahrungen, Fähigkeiten und Kompetenzen. Unter kollektivem Wissen versteht man dagegen alle impliziten und expliziten Wissensinhalte einer bestimmten Gruppe von Personen (Team). Die Entstehung kollektiven Wissens ist also auf seine Mitarbeiter zurückzuführen. Entscheidend ist hierbei, dass kollektives Wissen nicht als die Summe der Wissensblöcke der einzelnen Personen, sondern als eigener Organismus verstanden wird [PROB97, S. 37-43]

3 Wissensmanagement

Mit der Auseinandersetzung der unterschiedlichen Perspektiven des Wissensbegriffs ist nun die Basis für die Diskussion einiger Theorien für das WM gelegt. Für das Verständnis der weiteren Untersuchung ist es sinnvoll, zunächst den Begriff des WM zu definieren und die verschiedenen Dimensionen voneinander abzugrenzen.

3.1 Überblick und Definition

Das Thema WM ist etwa seit Mitte der 80er Jahre im Zusammenhang mit der Diskussion neuer netzwerk- und teamorientierter Unternehmensmodelle als Reaktion auf die veränderten Rahmenbedingungen des Informationszeitalters Gegenstand wissenschaftlicher Forschung. Wachsende Aufmerksamkeit in Theorie und Praxis erhielt der Begriff WM jedoch erst Mitte der 90er Jahre, als Unternehmen erkannten, dass große Teile des verfügbaren Wissens der Organisation bis dato nicht genutzt worden waren [LEHN00, S. 225-227]. Betrachtet man die konzeptionellen Ursprünge des WM, so wird deutlich, dass WM von einer Vielzahl unterschiedlichster Theorien und Vorstellungen bestimmt wird. Die Bandbreite der Aufgaben von WM reicht dabei von der Gestaltung entsprechender Rahmenbedingungen für das organisationale Lernen bis hin zur Unterstützung verschiedenster Management-Konzepte wie bspw. Strategisches Management, Prozessmanagement, Personalmanagement und Informationsmanagement. Aus einer anderen, eher technologischen Sichtweise betrachtet,

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kann WM als Teilaufgabe des Informationsmanagements verstanden werden, jedoch nicht als dessen logische Fortsetzung [LEHN00, S. 227-230, 234]. Diese Überlegungen führen letztendlich zu der umfassenden Definition von Maier [MAIE02, S. 48], der zufolge WM als Managementfunktion verstanden werden muss: WM ist verantwortlich für die Auswahl, Umsetzung und Kontrolle geeigneter WM-Strategien. Es setzt Instrumente auf vielen verschiedenen Interventionsebenen ein, um auf individueller und kollektiver Ebene den Umgang mit Wissen zu verbessern, mit dem Fokus, die durch die WM-Strategien festgelegten Ziele zu erreichen. Die Implementierung von Wissensstrategien umfasst dabei alle humanorientierten, orga-nisatorischen und technologischen Ansätze, um die unternehmensweit vorhandenen Kompetenzen, Erfahrungen und Fähigkeiten stetig weiter zu entwickeln. Diese Definition verdeutlicht besonders die wichtige Rolle der Interventionsebenen für die Gestaltung einer geeigneten WM-Strategie unter Einsatz von Instrumenten zur Unterstützung der WM-Prozesse. Sie wird damit der Forderung nach einer umfassenden, ganzheitlichen Sichtweise auf das WM gerecht, welche für eine erfolgreiche Umsetzung von WM-Projekten in der Praxis obligatorisch ist [REMU02a, S. 26; NOHR02, S. 5].

3.2 Klassifikation der Ansätze

Mit dem nachfolgenden Versuch einer Klassifikation der existierenden Ansätze soll etwas mehr Klarheit bezüglich der vielen Facetten des WM-Begriffes geschaffen werden. Grundsätzlich lassen sich dabei zwei Denkansätze erkennen, welche das Verständnis von WM in unterschiedlicher Form prägen. Man unterscheidet zwischen dem humanorientierten und dem technologieorientierten Ansatz des WM: Der humanorientierte Ansatz des WM ist dadurch gekennzeichnet, dass der Mensch als Wissensträger im Fokus der Betrachtung steht. Der Ansatz befasst sich damit, wie Individuen dahingehend motiviert werden können, am organisationalen Lernprozess teilzunehmen und ihr persönliches Wissen mit anderen Organisationsmitgliedern zu teilen [LAHA03, S. 50; LEHN00, S. 232]. Die Aufgabe des WM liegt darin, geeignete Rahmenbedingungen und Kontexte zu gestalten, durch die der Prozess der Wissenserzeugung und -nutzung gefördert und unterstützt werden kann [NORT02, S. 185]. Die Möglichkeiten einer personenunabhängigen Speicherung und Verarbeitung des Wissens mit Instrumenten der Informationstechnologie werden jedoch nicht beachtet [LEHN00, S. 232].

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Im Rahmen des technologieorientierten Ansatzes liegen die Aufgaben des WM auf dem intensiven Einsatz von Informationssystemen (z.B. Datenbanken oder Expertensysteme) zur schnellen und zielgenauen Veränderung der organisationalen Wissensbasis. Dieser Ansatz geht von der Annahme aus, dass Wissen sowohl teilbar als auch personenunabhängig ist und mittels Informations- und Kommunikationstechnologie erfasst, erweitert, gespeichert und verteilt werden kann. Da die humanorientierte Perspektive in diesem Ansatz völlig unberücksichtigt bleibt, kann nicht davon ausgegangen werden, dass alleine die technologische Ausrichtung eines WM-Konzeptes dazu beiträgt, Organisationsmitglieder zur aktiven Veränderung der Wissensbasis zu motivieren [LEHN00, S. 232].

Legt man sich ausschließlich auf einen der genannten Ansätze fest, so werden die Wechselbeziehungen, die sich im Zusammenhang mit WM im Unternehmen ergeben, vernachlässigt [BULL99, S. 57]. Viele Autoren haben dementsprechend in jüngster Zeit einen ganzheitlichen, integrativen Ansatz des WM vorgeschlagen mit dem versucht wird, die beiden konträren Ansätze zu verbinden. Ziel ist es, die individuellen Wissensbestände in den Köpfen der Menschen mit den daten- und informationsverarbeitenden Kapazitäten der Computertechnologie zu kombinieren [LEHN00, S. 233]. Diese Idee des computerunterstützten WM weist dabei zwei gleichgewichtete Dimensionen auf. Die prozesszentrierte Dimension beschreibt „WM als bewusste Gestaltung der Rahmenbedingungen für organisationale Lernprozesse“ [LAHA03, S. 50]. WM wird in diesem Zusammenhang als Kommunikationsprozess zwischen Organisationsmitgliedern angesehen, der durch verschiedene technische Hilfsmittel wie bspw. Groupware-Systeme unterstützt werden kann [LEHN00, S. 233]. Die objektbezogene Dimension des WM sieht Wissen indes als Objekt an und konzentriert sich auf die „bewusste Entwicklung, Nutzung und Veränderung der organisationalen Wissensbasis“ [LAHA03, S. 50]. Konzepte der Erfassung, Speicherung und Verwendung von Wissen mittels Informationssystemen stehen hier im Vordergrund.

Abschließend kann also festgehalten werden, dass eine Brücke zwischen human- und technologieorientiertem WM aufgebaut werden kann und muss. Die Wirtschaftsin-formatik hält mit ihrer Perspektive der sozio-technischen Systemgestaltung im Allgemeinen und mit der Orientierung auf (Geschäfts-)Prozesse im Besonderen Schlüs-

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selkonzepte für die Vermittlung zwischen den beiden gegensätzlichen Perspektiven bereit [MAIE03a, S. 163].

3.3 Prozess des Wissensmanagements

WM ist als ein Prozess anzusehen, der in mehrere Kernprozessaktivitäten unterteilbar ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen dabei in einem wechselseitigem Verhältnis zueinander und dürfen nicht isoliert betrachtet werden. Zur Beschreibung dieses Sachverhaltes dient im Folgenden das von Probst et al. [PROB97] vorgelegte Bausteinmodell des WM.

3.3.1 Kreislaufmodell nach Probst et al.

Bei der Einführung und konkreten Verwirklichung des betrieblichen WM spielen praktisch umsetzbare Modelle eine entscheidende Rolle. Von diesen wird vorwiegend verlangt, dass sie praxistauglich sind und umsetzbare Anregungen liefern sowie die wesentlichen Elemente zur Unterstützung des gezielten Umgangs mit der Ressource Wissen aufgreifen [LEHN00, S. 261].

Aus der Vielzahl verschiedener Modellvorschläge wurde der im deutschsprachigen Raum bekannteste Ansatz ausgewählt. Von Probst et al. im Jahre 1997 erstmals vorgestellt, setzt er sich aus einzelnen Bausteinen zusammen, die jeweils einen Teilaspekt des WM abbilden. Nach Meinung des Autoren können mit Hilfe dieses Ansatzes zum Einen die Aktivitäten des WM treffend beschrieben werden. Zum Anderen eignet sich dieses Modell gut für die Darstellung der möglichen Interventionsfelder für WM-Maßnahmen, welche im weiteren Verlauf der Arbeit noch Gegenstand der Betrachtung sein werden. Abbildung 3 zeigt das Modell und seine Bausteine im Überblick:

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Abbildung 3: Kernprozesse des WM nach [PROB97, S. 56] und Gestaltungsfelder des WM. In Anlehnung an [BODE03, S. 121].

Ursprünglich stehen bei Probst et al. [PROB97, S. 51-57] acht Bausteine zur Darstellung der WM-Prozesse im Unternehmen zur Verfügung. Im Folgenden werden jedoch nur die sechs wesentlichen Kernprozesse von WM betrachtet und kurz erläutert:

• Der WM-Prozess beginnt mit der Formulierung der Wissensziele, die sich aus den Unternehmenszielen ableiten. Wissensziele steuern die Maßnahmen und Aktivitäten des WM, um das vorhandene Wissen optimal zu nutzen, die Nachfrage nach Wissen zu befriedigen und Wissen in neuen Produkten, Prozessen oder Geschäftsfeldern umzusetzen. Die Betrachtung der Wissenszielsetzung geschieht dabei auf der normativen, der strategischen und der operativen Zielebene. Die normativen Wissensziele konzentrieren sich auf eine wissensfokussierte Unternehmenskultur. Die strategischen Ziele beschreiben das benötigte Wissen und den zukünftigen Kompetenzbedarf. Aufgabe der operativen Ziele ist es, für die korrekte Umsetzung des WM in Organisationen zu sorgen sowie normative und strategische Ziele zu konkretisieren [PROB97, S. 55; BODE03, S. 117f.].

• Die Wissensidentifikation zielt auf die Bestandsaufnahme des vorhandenen Wissens und die Ableitung des zukünftigen Wissensbedarfs ab. Im Fokus steht die Ermittlung der implizit und explizit vorhandenen Wissensbestände sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation. Die Schaffung interner Wissenstransparenz umfasst in diesem Zusammenhang die Feststellung der personellen und kollektiven Fähigkeiten innerhalb der Organisation. Die zentrale Aufgabe bei der Schaffung externer Wissenstransparenz liegt in der gezielten Erhellung der

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