1. Praxisarbeit, Berufsakademie Karlsruhe Andreas Witte

Die Funktion des Einkaufs bei einer Beschaffungsanforderung für eine Stahlbrückenkonstruktion

Einleitung

Veränderungen auf dem Markt durch nationale und globale Gegebenheiten und die Entwicklungen von neuen wegweisenden Produkten und Anforderungen spiegeln sich ebenfalls im Einkauf wieder. Innovationen, Forschung sowie Neu- und Weiterentwicklungen sind zwar nicht Aufgabe des Einkaufs, jedoch spielt die Abteilung eine entscheidende Rolle bei der Realisierung als Bindeglied zwischen den internen anfordernden Bereichen und den externen Anbietern von Komponenten, Anlagen und Dienstleistungen.

Als europaweit führender Hersteller von Verkehrszeichen haben wir uns zur Aufgabe gemacht, bereits im Vorfeld von Aufträgen zu agieren durch Ermittlung der Kundenwünsche und deren Umsetzung in kundenorientierte Problemlösungen.. Diese Zielsetzung erfordert einen kaufmännisch und technisch versierten kreativen Beschaffungsbereich dessen Ziel es ist, unter Einbeziehung kompetenter Lieferanten und in Abstimmung mit der Technik, die fertigungstechnische Beste sowie kostengünstigste Variante zu ermitteln.

Dies gilt ebenso für das laufende Produktprogramm, um auch hier eine Umsetzung von geforderten Änderungen durch die Abteilungen Technik und Vertrieb zeitnah umzusetzen. Damit verbunden ist eine genaue Analyse der gewünschten Änderungen der Produktpalette mit ihren Auswirkungen auf die Materialbeschaffung.

Die Qualität der durchzuführenden Anfragen hängt maßgeblich von der Qualität der innerbetrieblichen Klärung der Anforderungen sowie der dann zur Verfügung stehenden Unterlagen ab. Hierzu gehören u.a. technische Zeichnungen, Materialangaben, technische Bearbeitungs- und Prüfvorschriften etc.

Zusätzlich ist es Aufgabe des Einkaufes Materialien so zu beschaffen, dass Komponenten und Anlagen stets erst dann angeliefert werden, wenn sie zum Einbau benötigt werden ( just in time management).

Das gelingt, weil sich die Zulieferung durch die modernen Informations- und Kommunikationssysteme von der Produktion bis hin zur Ankunft im Werk exakt steuern lässt.

Lieferantenermittlung

Erste Priorität für ein Unternehmen hat zunächst die Ermittlung und Auswahl eines oder mehrer geeigneter Lieferanten.

Welcher Lieferant ist in der Lage das gewünschte Produkt zu fertigen?

Bei fehlender Lieferantenkenntnis des Einkäufers gibt es verschiedene Möglichkeiten, um eine Auswahl von potentiellen Lieferanten zu erhalten.

Eine erste Möglichkeit ist das Versenden der Anforderungsunterlagen an unsere Stammlieferanten. Dies sind Lieferanten, mit denen das Haus schon über einen längeren Zeitraum gut zusammenarbeitet und über die wir einen großen Teil unseres Bestellvolumens abwickeln. Stammlieferanten sind häufig in der Lage auch unvorhergesehene Bestellungen kurzfristig zu bedienen, da ihnen unsere Anforderungen hinlänglich bekannt sind und sie auf Grund laufender Terminaufträge bereits über das benötigte Rohmaterial verfügen. Weiterhin besteht die Möglichkeit einen deutlich besseren Preis zu erreichen, da das bereits vergebene Auftragsvolumen es auch dem Lieferanten ermöglicht, Volumeneffekte bei seiner Rohstoffbeschaffung sowie entsprechender Serien-fertigung an uns weiterzugeben.

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Ein weiterer wichtiger Punkt ist die bessere Einbindung in das Qualitäts – Management-System des Hauses. Zur Absicherung seiner Lieferantenposition ist der Stammlieferant bereit, wesentlich mehr in die vom Auftraggeber geforderte Qualitätssicherung zu investieren.

Eine weitere Lösung ist die Suche im Internet mittels bestimmter Suchmaschinen, Sie ermöglichen gezielte Suchverfahren. Hier würde sich zum Beispiel die Internetversion von „Wer liefert was“, sowie andere Homepages zum Beispiel www.trmnet.com und www.tipcoeuope.be anbieten. Diese Suchmaschinen funktionieren unter Berücksichtigung bestimmter vom Anwender eingegebenen Kriterien. Es besteht somit die Möglichkeit, nicht nur nach Herstellern von Metall anzufragen, sondern auch die Anfrage mit einer Unterscheidung zwischen Stahl- bzw. Aluhersteller zu konkretisieren. Die Ergebnisse werden unter Eingrenzung der Länder dargestellt, und enthalten bei näherer Betrachtung der Hersteller Information über deren Produktpalette sowie Anschriften.

Falls beide Methoden nicht den erwünschten Erfolg bringen, weil die gewünschten Firmen nicht im Internet vertreten sind oder die Stammlieferanten nicht in der Lage sind die gewünschten Teile zu fertigen, gibt es weitere Methoden an Informationen zu kommen. Verbände oder Handelskammer bieten ihren Service ebenfalls zur Ermittlung von Lieferanten an. Jährliche Messen und weitere Infoveranstaltungen sind ebenfalls eine Fundgrube um sein Wissen über Lieferanten zu erweitern und zu intensivieren. Der ständig wachsende Anteil von Werbeprospekten sowie die Vielzahl von Fachzeitschriften erleichtern ebenfalls die Suche nach neuen möglichen Lieferanten Last but not least helfen Außendienstmitarbeiter der Firmen deren Aufgabe es ist, die Firma nach Außen zu vertreten und zu vermitteln.

Inhalt einer Anfrage

Anfragen müssen bei einer weit gefassten Lieferantenauswahl trotz der großen Anzahl der angefragten Unternehmen jeweils eine persönliche Form und Ausführung besitzen. Erfahrene Mitarbeiter in den Verkaufsabteilungen der Hersteller sind in der Lage sogenannte Massenanfragen schnell zu erkennen und mit entsprechenden Missachtung zu bearbeiten. Eine möglichst persönliche Formulierung der Anfrage lässt jeden Lieferanten erkennen, mit welcher Sorgfalt die Anfrage bearbeitet wurde.

Eine möglichst genaue Beschreibung ist zwingender Bestandteil der Anfrage , da dies bereits im Vorfeld zeitaufwendige Rücksprachen über den genauen Leistungsumfang mit jedem einzelnem Lieferanten verhindert. Das projektbezogene Auftragsvolumen ist zu nennen. Das geplante jährliche Auftragsvolumen sollte ebenfalls in der Anfrage zum Ausdruck gebracht werden,. Dadurch ist der Lieferant in der Lage, bereits im Vorfeld Angaben über Lieferzeiten und Preisbandbreiten (z.B. Einzel- Kleinserienfertigung) abzugeben.

Ein wichtige Angabe ist eine genaue Beschreibung über die gewünschte Beschaffenheit der Produkte. Stahl- oder Aluprodukte haben unterschiedliche Eigenschaften, bei Aluminium ist z. B. die Legierung von großer Bedeutung.

Fehlerhafte Angaben führen zu unnötigen Fragen seitens der Anbieter. Nur vollständige Anfragen ermöglichen es den Lieferanten, ein umfassendes Angebot unter Einhaltung aller Anforderungen abzugeben.

Beispiel einer Anfrage

MIP

z. Hd. Herrn Becker Großensteiner Strasse 6

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04626 Beerwalde/Thüringen

Ihre Nachricht EKF-Wu-wr

Stahlschilderbrücken

Sehr geehrter Herr Becker,

als einer der größten Schilderhersteller in Europa haben wir die Verpflichtung, die verschiedenartigsten Aufstellvorrichtungen anbieten zu können. Neben Aluminiumbrücken, welche wir selbst herstellen, müssen wir auch sehr häufig Stahlschilderbrücken anbieten.

Aus diesem Grund sind diese Stahlbrücken eine kontinuierliches Bestandteil unseres Lieferprogramms geworden.

Insgesamt werden jährlich mindestens 100 Stück dieser Bauwerke, die in Einzelstücken und auch in Projekten von bis zu 20-30 Brücken und Auslegern bestehen, benötigt.

Der Bedarf dieser Brücken ist steigend.

Wir bitten Sie, uns einen kg-Preis für das fertigverschweißte Bauteil anzugeben.

Wie Sie aus den Zeichnungen „Text..., Nr:...) ersehen können, sollen die Brücken feuerverzinkt und mit einem Beschichtungssystem, siehe Zeichnung Nr...., anschließend beschichtet werden.

Wir würden uns freuen, wenn Sie auch die Feuerverzinkung und die Beschichtung mit anbieten könnten.

Zur Herstellung der Stahlbrücken sind die nachstehenden Voraussetzungen erforderlich:

Es ist ein großer Schweißnachweis nach DIN 18800 Teil 7 notwendig. Die an den Bauwerken beschäftigten Personen müssen die entsprechenden Schweißprüfungen vorweisen können.

Eine Kantbank und eine Tafelschere mit mindestens 4,50 m, lieber jedoch 6,00 m oder Mehrlänge muss vorhanden sein.

Als Schweißmethode ist das MAG-Schweißen mit Schutzgas M21 nach EN 439 und Drahtelektrode SG2 nach EN 440 notwendig.

Gasschweißen oder das Schweißen mit Elektroden ist nicht zulässig.

Bauteile von bis zu 25 m und 5t Gewicht müssen an den Schweißplätzen handhabbar sein.

Es dürfen ausschließlich nur Bleche der Mindestqualität RSt 37-2 nach DIN 17100 (S235 JR G2 nach DIN EN 10025) oder gleichwertige verwendet werden. Die Bleche müssen zum Feuerverzinken nach DIN 50976 geeignet sein.