Abstract II

Abstract

The basis for this diploma thesis is that information in common projects is a valuable resource for a virtual organization and that information must be structured in an appropriate way for decision makers. In this case, the information and communication structure from the perspective of socio-scientific and economic-scientific is considered and tries to develop a model for decision makers which has an effective, efficient and stable structure in the smallest of businesses (IT). This structure is generated on the basis of information and communication models, as well as the adequate medium choice including different economic theories. The derived model is geared by the systemic and cybernetic view and out of this the stable structure is realized. In conclusion, this model will be verified by expert interviews in order to identify practice-relevant aspects of the model.

Kurzreferat III

Kurzreferat 1

Die Basis für diese Diplomarbeit sind Informationen in gemeinsamen Projekten, die eine wertvolle Ressource für die virtuelle Organisation darstellen und in entsprechender Form zur Verfügung gestellt werden müssen. In dieser Arbeit wird die Informations-und Kommunikationsstruktur aus sozial- und wirtschaftswissenschaftlicher Perspektive betrachtet und versucht ein Modell für die effektive, effiziente und stabile Gestaltung für Entscheidungsträger in IT-Kleinstunternehmen zu entwickeln. Diese Struktur wird anhand von Informations- und Kommunikationsmodellen sowie der adäquaten Medienwahl und mit ökonomischen Theorien begründet. Das daraus abgeleitete Modell orientiert sich an der systemischen und kybernetischen Betrachtung, um die Stabilität der Struktur zu erreichen. Darauf aufbauend wird versucht, das entwickelte Modell mit Experteninterviews zu verifizieren, um die praktische Relevanz des Modells zu ermitteln.

1 Alle Texte in dieser Arbeit haben die weiblich-grammatikalischen Formen im Sinne der Gleichbehandlung in den angeführten männlichen enthalten. Die Verwendung der nach den grammatikalischen Regeln der deutschen Sprache korrekten männlichen Sprachformen stellt somit keine Diskriminierung dar, sondern ist sinngemäß und als geschlechtsneutral zu interpretieren.

Vorwort IV

Vorwort

Bei der Erstellung dieser „Diplomarbeit“ ² verfolgte ich das Ziel ein Thema selbständig zu finden, welches meine Interessen abdeckt. Meine Interessen umfasst das IT-Umfeld, die Organisationsentwicklung und das wissenschaftliche Arbeiten. Hieraus entwickelte sich in einem längeren Reflektionsprozess die Forschungsfrage, die sich immer mehr auf das Thema der Informations- und Kommunikationsstruktur in der virtuellen Organisation fokussierte, in welcher die neuen Kommunikationstechnologien eine wesentliche Rolle einnehmen.

Für mich stellte sich hierbei die Frage, ob sich eine solche Form von einem klassischen Unternehmen in Bezug auf den Umgang mit Information und Kommunikation wesentlich unterscheidet. Grundsätzlich müssten sich in dieser Organisation ähnliche Werte und Prozesse finden, aber welche Veränderungen haben sich in dieser Organisation durch den Einfluss der neuen Kommunikationstechnologien ergeben? Wie müssen diese neuen Kommunikationsformen gestaltet werden, welche Auswirkungen haben die Reduktionen der persönlichen Kontakte und wie wirkt sich diese Virtualisierung auf Menschen aus? In diesem Zusammenhang war für mich zum einem interessant, was in der Literatur zu diesem Thema zu finden und wie die Gestaltung dieser Prozesse in einer virtuellen Organisation von IT-Kleinstunternehmen realisiert ist? Aus dieser Herangehensweisen begründet sich auch der umfangreiche Theorieteil dieser Arbeit, weil ich durch mein Studium an der Fachhochschule Vorarlberg, das Interesse am wissenschaftlich theoretischen Arbeiten bekommen habe. Zum Abschluss möchte ich mich bei allen Experten für Ihre Unterstützung bedanken, ohne die die Überprüfung des Modells nicht möglich gewesen wäre. Besonderen Dank gebührt Betr.oec.Ing. Werner Manahl für die wissenschaftliche Betreuung und Dipl. Ing. (FH) Jodok Batlogg für die Betreuung bei telesis. Der größte Dank gebührt meiner Lebensgefährtin Pamela, die mich alle die Jahre während meines zweiten Bildungswegs und des Studiums unterstützt hat und mir besonders während der Diplomarbeit den größtmöglichen Freiraum gegeben hat, um diese zu verfassen. Danke.

2 Diese Diplomarbeit wurde mit Open Office 1.1.4 erstellt.

Inhaltsverzeichnis V

Inhaltsverzeichnis   

Darstellungsverzeichnis.   VIII

Abk  ürzungsverzeichnis.  IX

1  Einleitung.  1

1.1  Die Einführung.  1

1.2  Die Abgrenzung der Begriffe.  3

1.2.1  Die Kleinstunternehmen.  3

1.2.2  Die Virtualität.  3

1.2.3  Die Organisation.  4

1.2.4  Die virtuelle Organisation.  5

1.2.4.1  Das virtuelle Unternehmen nach Davidow und Malone.  5

1.2.4.2  Die virtuelle Organisation in dieser Arbeit.  5

1.2.5  Die I K-Struktur.  7

1.2.6  Die Information in dieser Arbeit.  8

1.3  Die Zielsetzung und Methodik der Arbeit.  9

1.4  Der Aufbau der Arbeit.  10

2  Die Bedeutung von Information.  12

2.1  Die Grundlagen der Information.  12

2.2  Die strategische Eigenschaft von Information.  14

2.3  Das Informationsgleichgewicht.  16

2.3.1  Die Informationsflut.  17

2.3.2  Die Informationsnachfrage.  18

2.4  Der Bedarf zur Gestaltung der I K-Struktur.  20

3  Die effektive Gestaltung der I K-Struktur.  23

3.1  Das ganzheitliche Denken.  24

3.2  Das Potenzial der I K-Technologien.  25

3.2.1  Die Entwicklung einer neuen Organisationsstruktur.  26

3.2.2  Die virtuellen Techniken.  27

3.3  Die Anytime Anyplace-Matrix.  30

3.4  Die Informations- und Kommunikationsmodelle.  32

3.4.1  Die Kommunikationsmodelle.  32

3.4.1.1  Das Drei-Ebenen-Modell.  32

3.4.1.2  Das modifizierte nachrichtentheoretische Modell  35

3.4.1.3  Die menschliche Kommunikation  37

Inhaltsverzeichnis VI

3.4.1.3.1  Die Axiome der Kommunikation.  37

3.4.1.3.2  Die vier Seiten einer Nachricht.  39

3.4.1.4  Die Kommunikation als soziales System.  41

3.4.2  Die Informationsmodelle.  44

3.4.2.1  Das Erstmaligkeits-Bestätigungsmodell.  44

3.4.2.2  Das Verhalten nach O´Reilly.  46

3.4.3  Die Perspektiven der Medienwahl.  49

3.4.3.1  Die menschliche Medienakzeptanz.  50

3.4.3.2  Die Media-Richness-Theorie.  51

3.4.3.3  Der aufgabenorientierte Ansatz.  52

3.5  Die Zusammenfassung der theoretischen Erkenntnisse.  55

4  Die effiziente Gestaltung der I K-Struktur.  61

4.1  Der Transaktionskostenansatz.  61

4.1.1  Die Grundannahmen.  62

4.1.2  Die Verhaltensannahmen.  62

4.1.3  Das Kontinuum zwischen Markt und Hierarchie.  63

4.1.4  Die Operationalisierung von Transaktionskosten.  64

4.1.5  Die Transaktionskosten in der I K-Struktur.  67

4.2  Die Spieltheorie.  70

4.3  Der ressourcenorientierte Ansatz.  73

4.4  Die Zusammenfassung der theoretischen Erkenntnisse.  75

5  Die stabile Gestaltung der I K-Struktur.  81

5.1  Die Struktur lebensfähiger Systeme.  82

5.2  Das Viable System Model.  83

5.2.1  Das Rekursionsprinzip.  83

5.2.2  Die Autonomie der einzelnen Systeme.  84

5.2.3  Die Systeme 1-5 des VSMs.  86

5.2.3.1  Das System 1.  86

5.2.3.2  Das System 2.  88

5.2.3.3  Das System 3 und 3  89

5.2.3.4  Das System 4.  91

5.2.3.5  Das System 5.  92

5.3  Die Zusammenfassung der theoretischen Erkenntnisse.  93

5.4  Ein Modell für IT-Kleinstunternehmen  96

Inhaltsverzeichnis VII

6  Die Überprüfung des Modells.  98

6.1  Die Erhebungs- und Auswertungsmethode.  98

6.1.1  Der Leitfaden zur Erhebung der Daten.  98

6.1.2  Die Auswertungsmethode nach Mühlfeld.  99

6.2  Die Ergebnisse der Experteninterviews.  100

6.2.1  Die Auswahl der Experten und Stichprobe.  100

6.2.2  Die Bedeutung von Information.  101

6.2.3  Die effektive Gestaltung der I K-Struktur.  102

6.2.4  Die effiziente Gestaltung der I K-Struktur.  105

6.2.5  Die stabile Gestaltung der I K-Struktur.  108

6.3  Die Bedeutung der praktischen Erkenntnisse für das Modell.  109

6.4  Die Grenzen des Modells.  112

7  Schlussbetrachtung.  114

Literaturverzeichnis.   116

Anhang   128

Darstellungsverzeichnis   VIII

Darstellungsverzeichnis   

Darst.  1: Die Einordnung von Kleinstunternehmen.  3

Darst.  2: Der Aufbau der Arbeit.  11

Darst.  3: Die Begriffshierarchie von Informationen.  13

Darst.  4: Die Ermittlung des Informationsstandes.  16

Darst.  5: Die Merkmale von geplanten und ad-hoc Aufgaben.  17

Darst.  6: Das Leistungspotenzial der Informationsfunktion.  20

Darst.  7: Die I K-Struktur im strategischem Gleichgewicht.  21

Darst.  8: Die Einordnung der virtuellen Organisation.  26

Darst.  9: Die Internet-Dienste für mediengestützte Kommunikation.  29

Darst.  10: Die Anytime Anyplace-Matrix.  31

Darst.  11: Die drei Analyseebenen der Semiotik.  33

Darst.  12: Der modifizierte Sender-Empfänger-Ansatz.  35

Darst.  13: Die Interpunktion zwischen zwei Entscheidungsträgern.  38

Darst.  14: Die vier Seiten einer Nachricht.  40

Darst.  15: Das Verstehen für Entscheidungsträger.  43

Darst.  16: Die Bestätigung, Erstmaligkeit und pragmatische Information.  45

Darst.  17: Die effektive Medienwahl nach der Komplexität der Aufgabe.  51

Darst.  18: Der aufgabenorientierte Ansatz.  53

Darst.  19: Die Koordinationsformen nach Transaktionskosten und Spezifität.  63

Darst.  20: Die Einflussgrößen des Transaktionskostenansatzes.  66

Darst.  21: Der Einfluss der mediengestützten Kommunikation auf die  

Transaktionskosten.   68

Darst.  22: Die Kommunikationsmedien in Bezug auf die Transaktionen.  69

Darst.  23: Das I K-Struktur Dilemma.  71

Darst.  24: Die Effizienz der I K-Struktur.  79

Darst.  25: Die Lenkungshierarchie der I K-Struktur und das Zentralnervensystem.  82

Darst  26: Ein Modell für IT-Kleinstunternehmen in einer virtuellen Organisation  97

Abkürzungsverzeichnis IX

Abkürzungsverzeichnis

ASCII American Standard Code for Information Interchange BWL Betriebswirtschaftslehre E-Mail Electronic Mail I&K Information und Kommunikation ISDN Integrated Services Digital Network IT Informationstechnik oder Informationstechnologie KEF Kritische Erfolgsfaktoren KMU Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen LAN Local Area Network MS-DOS Microsoft Disk Operating System OS Open Source PC Personal Computer TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol VSM Viable System Model WAN Wide Area Network WWW World Wide Web

Einleitung 1

1 Einleitung

1.1 Die Einführung

Die Entwicklung der Weltwirtschaft hat neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Ländern und Regionen hervorgebracht. Ein Ergebnis dieses Wandels sind die wachsenden Kooperationen zwischen Unternehmen zu komplexen Netzwerken, welche auf regionaler und internationaler Ebene entstehen. ³ Unter anderem findet man diese Netzwerke im Industrie- und Dienstleistungssektor von Kleinstunternehmen sowie in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Großbetrieben, aber besonders häufig zwischen KMUs. 4

Manz postuliert hierzu, dass das Problem der KMUs nicht die Kleinheit ist, sondern dass sie einzeln als individuelle Einheit agieren und dadurch begründet er, dass „[s]mall firms can become 'big' through collective organization and concerted action“ ⁵ und Reiß bringt dies schlicht und einfach auf den Punkt mit: „Small within big is beautiful“ ⁶ . Dies bedeutet, dass solche Unternehmen durch ihr einzelnes Handeln Defizite an Kapazitäten und Ressourcen, sowie eine schwache politische Macht gegenüber Großunternehmen haben. Durch das „Poolen“ von Ressourcen in Kooperationen können diese Unternehmen den „economics of scale“ ausnützen und ihre strategische Handlungsfähigkeit steigern sowie das Risiko des Kleinunternehmers ⁷ bei gemeinsamen „Projekten“ ⁸ mindern. Eine Kooperationsform, die sich in den letzten Jahren entwickelt hat, ist die virtuelle Organisation, die „als hochflexible, kosteneffiziente und agile Struktur dem enormen Druck seitens turbulenter Märkte begegnen soll“ ⁹ . Daraus folgt, dass durch die virtuelle Organisation neuartige Strukturen und Ablaufmodelle entstehen. ¹⁰ Die Konzeptionierung einer solchen Organisation hat nach Scholz in der Koordination einen Paradigmenwechsel bei den „Entscheidungsträgern“ ¹¹ zur Folge. ¹² Die Bewältigung der Koordination benötigt Informationen, die über eine Informations- und Kommunika-

3Vgl. Schuh/Millarg/Göransson 1998, S. 10.

4 Vgl. Reiß 2000, S. 10.

5 Manz 1992, S. 172.

6 Reiß 2000, S. 10.

7 Vgl. Schuh/Millarg/Göransson 1998, S. 37; Manz 1992, S. 172.

8 Projekte haben den Zweck komplexe Aufgaben zu bewältigen und werden als soziale Systeme (z.B. spezifische Werte und Normen, Kommunikationsstrukturen etc.) (vgl. pma 2005, S. 9) in dieser Arbeit wahrgenommen.

9 Schuh/Millarg/Göransson 1998, S. 23.

10 Vgl. Scholz 2000, S. 323.

11 Entscheidungsträger sind für die zielorientierte Gestaltung (vgl. Schneck 2000, S. 349 f.) von Projekten und Arbeitsaufgaben in der virtuellen Organisation verantwortlich. Weiters müssen diese Personen eine Tauglichkeit und Integrationsfähigkeit für eine virtuelle Organisation vorweisen, denn nur dadurch kann die Flexibilität gewährleistet werden. (Vgl. Scholz 2000, S. 368)

12 Vgl. Scholz 2002, S. 18.

Einleitung 2

tionsstruktur (I&K-Struktur) der virtuellen Organisation bereitgestellt werden ¹³ , wobei diese Informationen mittels Face-to-Face Kommunikation oder technologiegestützt übermittelt werden können. Die rasante Entwicklung im Bereich der Informationsverarbeitung mit Computern hat dazugeführt, dass die realen Objekte und Systeme ihre körperlichen Strukturen verlieren und nicht länger als physische Einheit existent sind, sondern in der Virtualität durch Informations- und Kommunikationstechnologien (I&K-Technologien) abgebildet werden. ¹⁴ Für Davidow und Malone bedeutet dies nicht unmittelbar, dass alle I&K-Strukturen abgebildet werden müssen um effektiv zu sein. Bei einem gemeinsamen Projekt kann durchaus eine handschriftliche Notiz, eine Face-to-Face Kommunikation oder ein voll vernetztes Informationsverarbeitungssystem zur Ko-ordination verwendet werden. ¹⁵ Auf diesen Einfluss wird im Verlauf der Arbeit näher eingegangen. Das gewählte Medium muss nur gewährleisten, dass der Einsatz effektiv, effizient und stabil ist, sodass die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. ¹⁶ Nach der Auffassung von Picot/Reichwald/Wigand haben Information und Kommunikation einen erheblichen Stellenwert auf die unternehmerischen Verhaltensweisen von virtuellen Organisationen. Ihrer Meinung nach wird der Einfluss der I&K-Struktur bei der Gestaltung von virtuellen Organisationen zu wenig berücksichtigt, denn diese Strukturen erfüllen genau die Aufgabe, die in einer virtuellen Organisation von besonderer Bedeutung ist und zwar das Vertrauen. ¹⁷ Es bedarf enger Wechselwirkungen und einer optimalen Versorgung der Entscheidungsträger mit Informationen, um die Projekte zielorientiert durchführen zu können ¹⁸ und es benötigt „eine intensive und gut funktionierende Kommunikation“ ¹⁹ . Nach Reichwald und Möslein sind die I&K-Strukturen in virtuellen Organisation weitgehend unerschlossen und es fehlt an zielgerichteten Konzepten zur Umsetzung. 20

Die beschriebenen Ansichten über die Face-to-Face Kommunikation und der Einsatz von I&K-Technologien in der I&K-Struktur in einer virtuellen Organisation führten zur Forschungsfrage, wie eine effektive, effiziente und stabile I&K-Struktur für eine virtuelle Organisation durch die Nutzung aktueller Technologien für die Entscheidungsträger in KMUs der IT-Dienstleistungsbranche erreicht werden kann.

13 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 29.

14 Vgl. Fink 1998, S. 17; Davidow/Malone 1997, S. 65.

15 Vgl. Davidow/Malone 1997, S. 72.

16 ebd., S. 72.

17 Vertrauen wird in dieser Arbeit als eine wirksame Form der Reduktion von Komplexität in einem sozialen System verstanden. (Vgl. Luhmann S. 8 f.)

18 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 79.

19 Wahren 1987, S. 85.

20 Vgl. Reichwald/Möslein 1997, S. 11.

Einleitung 3

1.2 Die Abgrenzung der Begriffe

In diesem Abschnitt werden explizit die wesentlichen Begriffe wie Kleinstunternehmen, Virtualität, Organisation, virtuelle Organisation, I&K-Struktur und Information beschrieben. Das Ziel hierbei ist das Verständnis des Verfassers über die verwendeten Begriffe zu begründen.

1.2.1 Die Kleinstunternehmen

In dieser Arbeit werden KMUs und hier im besonderen Kleinstunternehmen in der „IT“ ²¹ -Dienstleistungsbranche im europäischen Raum betrachtet. Der Begriff KMU wird nach der Definition der Kleinst-, der kleinen und der mittleren Unternehmen der Europäischen Union verwendet. ²² Die folgende Darstellung zeigt die Unterteilung der Unternehmen nach der Mitarbeiteranzahl und den finanziellen Schwellenwerten (Bilanzsumme oder Umsatz).

Wie schon in der Einführung der Arbeit angeführt wurde, sind Kooperationen in Netzwerken für KMUs eine Möglichkeit, ihre Konkurrenzfähigkeit gegenüber Großunternehmen zu behaupten. Eine mögliche Form stellt die virtuelle Organisation für solche Kleinstunternehmen in der IT-Dienstleistungsbranche dar, welche auch das Betrachtungsobjekt dieser Diplomarbeit ist. Hierzu wird zuerst einmal der Begriff Virtualität erläutert.

1.2.2 Die Virtualität

Durch die virtuelle Organisation ist nach Scholz eine „inzwischen schon fast grotesk anmutende inflationäre Nutzung des Ausdruckes Virtualität“ ²³ entstanden. Der Ausdruck „virtuell“ steht für etwas, dass die Eigenschaft anderer Dinge besitzt, oder eine Sache, die real nicht vorhanden ist, aber in der Möglichkeit existiert. Dies führt zum Schluss, dass Virtualität ein konkretes Objekt spezifiziert, welches ihrer Leistungsfähig- 21Informationstechnik oder Informationstechnologie. Betriebe in diesem Umfeld können IT-Produkte selbst erstellen oder auch von anderen Betrieben beziehen. In dieser Branche ist die Nutzung des Computers im eigenen Hause selbstverständlich und die Nutzer sind zugleich Anwender. Die IT-Produkte können Hardware, Software oder Dienstleistungen sein. (Vgl. Heilmann 1993, S. 719-722)

22 Vgl. Europa 2005

23 Scholz 2000, S. 320.

Einleitung 4

keit nach vorhanden ist. ²⁴ Die Definition der Virtualität lehnt sich an das „Prinzip der organisatorischen Virtualisierung“ ²⁵ von Scholz. Der konstituierende Charakter weist sowohl das ursprüngliche Objekt als auch seine virtuelle Realisierung auf z.B. das einheitliche Auftreten der Organisation. Bei der Idee der Virtualisierung ist ausschlaggebend, dass das Fehlen von bestimmten physikalischen Attributen des ursprünglichen Objektes mit dem virtualisierten Objekt assoziert werden kann, aber beim virtualisierten Objekt nicht mehr existent sind z.B. wenn das juristische Dach allenfalls noch rudimentär vorhanden ist. Die Realisierung der Virtualität verlangt nach speziellen Zusatzspezifikationen, wobei hier oftmals I&K-Technologien von Bedeutung sind. Das Herbeiführen dieser Merkmale ist die Grundlage des Virtualisierungsprozesses. ²⁶ Nach diesem Prozess können auch Teile der I&K-Struktur in einer virtuellen Organisation virtualisiert werden. Doch was ist eine Organisation?

1.2.3 Die Organisation

Der Begriff Organisation wird durch das Organisationsproblem bestimmt. Das Problem lässt sich in zwei wesentliche Teilaspekte aufteilen, in das Koordinationsproblem und das Motivationsproblem. Koordinationsprobleme entstehen, wenn den Entscheidungsträgern Informationen über die Arbeitsaufgaben im Leistungsprozess fehlen. Da jedoch von vollkommener Information nicht ausgegangen werden kann, ist dies in erster Linie ein Informationsproblem. Motivationsprobleme resultieren aus Interessenskonflikten zwischen Entscheidungsträgern, was eine Behinderung in der Weitergabe von Informationen zur Folge haben kann. Zusammenfassend bedeutet dies, dass das Ziel des Organisierens die Gestaltung optimaler Strukturen für das Zusammenwirken der Entscheidungsträger im Leistungsprozess ist. Hierzu muss das Nichtwissen und Nichtwollen der Entscheidungsträger überwunden werden. ²⁷ Diese Auffassung der Organisation als Gegenmittel für das Koordinations- und Motivationsproblem ist gleich der instrumentellen Begriffsauffassung, welche besagt, „[d]ie Unternehmung hat eine Organisation“ ²⁸ . Damit soll eine Fokussierung auf das einzelne Unternehmen, wie es bei der institutionellen Begriffsaufassung gemacht wird, verhindert werden, denn diese besagt, „[d]ie Unternehmung ist eine Organisation“ ²⁹ . Die Institution Unternehmung wird

24 Vgl. Scholz 2000, S. 328; Fink 1998, S. 16; Schuh/Millarg/Göransson 1998, S. 25; Davidow/Malone 1997, S. 13.

25 Diese besagt, „[v]irtuelle Organisationen sind sozial konstruierte und zumeist technisch realisierte Systeme“ (Scholz 2000, S. 332).

26 Vgl. hierzu insgesamt Scholz 2000, S. 329-332.

27 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, 26 f.; Zimmermann 1999, S. 24.

28 Zimmermann 1999, S. 24.

29 ebd., 1999, S. 25.

Einleitung 5

lediglich als eine Option zur Lösung des Organisationsproblems gesehen. Somit bezieht sich der Begriff Organisation nicht nur auf die Unternehmung, sondern umfasst auch andere Unternehmensverbunde. 30

Dies bedeutet, dass in den weiteren Ausführungen unter Organisationen „soziale Gebilde, die dauerhaft ein Ziel verfolgen und eine formale Struktur aufweisen, mit deren Hilfe Aktivitäten der (...) [Entscheidungsträger] auf das verfolgte Ziel ausgerichtet werden sollen“ ³¹ zu verstehen ist. Dadurch kann der Begriff virtuelle Organisation gleichermaßen für das virtuelle Unternehmen angewendet werden.

1.2.4 Die virtuelle Organisation

1.2.4.1 Das virtuelle Unternehmen nach Davidow und Malone

Eine besondere Aufmerksamkeit für solche Organisationen wurde durch das Buch „The Virtual Corporation“ von Davidow und Malone erreicht, die die Idee des virtuellen Unternehmens zu einem breiten öffentlichen und wissenschaftlichen Diskurs machten. ³² In ihrem Buch ist das Herzstück des virtuellen Unternehmens das virtuelle Produkt. Dieses Produkt (oder Dienstleistung) entsteht durch die Entwicklung hocheffizienter In-formationsverarbeitungssysteme und kann jederzeit und überall verfügbar gemacht werden. Das war die grundlegende Idee der Autoren für ein solches Unternehmen. In einem solchen Unternehmen sind neue Unternehmensstrukturen notwendig und von außen sieht der Betrachter ein „fast konturloses Gebilde mit durchlässigen und ständig wechselnden Trennlinien zwischen Unternehmung, Lieferanten und Kunden“ ³³ . Auch nach innen gestaltet sich das Bild nicht weniger formlos. ³⁴ Doch Davidow und Malone liefern in ihrem Buch keinen konzeptionellen Beitrag zur Gestaltung von virtuellen Unternehmen ³⁵ und somit fehlt auch die Gestaltung der I&K-Struktur.

1.2.4.2 Die virtuelle Organisation in dieser Arbeit go plug & play 36

Diese Arbeit befasst sich mit der Gestaltung der I&K-Struktur in einer virtuellen Organisation. Aus diesem Grund scheinen dem Verfasser die folgenden Sichtweisen am geeignetsten dafür zu sein. Diese basieren auf den Erkenntnissen von Venkatraman und Henderson, Ettighoffer und Mertens/Ehrenberg/Griese.

30 Vgl. Zimmermann 1999, S. 24 f.

31 Kieser/Kubicek 1992, S. 4.

32 Vgl. Scholz 1997, S. 324; Fink 1998, S. 30.

33 Davidow/Malone 1997, S. 15.

34 Vgl. hierzu insgesamt Davidow/Malone 1997, S. 11-15.

35 Vgl. Zimmermann 1999, S. 106; Reichwald et al. 1997, S. 249.

36 Ettighoffer/van Beneden 2000, S. 10.

Einleitung 6

Wie bei Venkatraman und Henderson angeführt ist, steht nicht der institutionelle Organisationsbegriff im Vordergrund, sondern die Organisation löst sich im Organisieren auf. Das Organisieren findet nicht mehr im Unternehmen statt und das Unternehmen stellt somit nicht mehr den Fokus dar ³⁷ , sondern die Wertvermehrung (Kompetenzgewinn) rückt in den Vordergrund der virtuellen Organisation. ³⁸ Weiters ist der praxisorientierte Ansatz nach Ettighoffer relevant. Ettighoffer bezeichnet die virtuelle Organisation als eine neue post-tayloristische Organisation, die traditionelle Arbeits-und Organisationsformen nicht ersetzt, sondern in Koexistenz symbiotisch ergänzt und dadurch auch beeinflusst und verändert. Die neuen I&K-Technologien, die Kenntnis und Beherrschung ihrer Anwendung werden in einer solchen Organisation als notwendige Voraussetzung gesehen. Für Ettighoffer haben somit die aktuellen Technologien und die daraus resultierenden Möglichkeiten eine wichtige Rolle in einer virtuellen Organisation. ³⁹ Er hat dazu die Eigenschaften ⁴⁰ , Ortslosigkeit, Zeitunabhängigkeit und Wissensressourcen definiert ⁴¹ :

● Die „Ortslosigkeit“ ⁴² (The Multiplied Man) wird durch die technische Realisierbarkeit für die Erreichbarkeit und die nahezu simultane Präsenz an verschieden Orten geprägt.

● Die Zeitunabhängigkeit (The never sleepingbusiness) wird durch die neuen Möglichkeiten der flexiblen Automatisierung wie z.B. die automatische Weiterleitung des Projektstatus, zunehmend verbessert und das hat eine intensivere Nutzung der I&K-Technologien und eine Verbesserung von Servicequalität und -verfügbarkeit zur Folge.

● Die Vernetzung von Wissensressourcen (Neuroconnections: knowledge monopolies) verwirklicht die Träume der Allwissenheit. Dies basiert auf den Netzwerken, die durch die neuen I&K-Technologien wie das WWW ent-standen sind. Durch die Nutzung dieser Netzwerke kann die Organisation Einsparungen für die Zukunft erzielen und ohne einen solchen Zugang sind die eigenen wirtschaftlichen Hinweise unfähig komplexe Zusammenhänge zu erkennen und gegebenenfalls Vorhersagen zu treffen.

37 Vgl. Zimmermann 1999, S. 106; Mertens/Griese/Ehrenberg 1998, S. 5.

38 Vgl. Mertens/Griese/Ehrenberg 1998, S. 5.

39 Vgl. Ettighoffer 1992, S. 77.

40 Ettighoffer verwendet die Begriffe: „The Multiplied Man (...) The never sleepingbusiness (...) [und] Neuroconnections: knowledge monopolies“ (Ettighoffer 1992, S. 77).

41 Vgl. für den folgenden Abschnitt Ettighoffer 1992, S. 77.

42 Hierunter wird ein standortverteilter und standortunabhängiger Leistungsprozess verstanden.

Einleitung 7

Des Weiteren sind die Eigenschaften wie sie Mertens/Griese/Ehrenberg anführen von Bedeutung. Sie sehen die virtuelle Organisation als Kooperationsform rechtlicher unabhängiger Unternehmen, Institutionen und/oder Einzelpersonen, die ihre Leistung auf Grundlage einer gemeinsamen Geschäftsidee verwirklichen. Vorderrangig sind das Kernkompetenzen und sie treten als Einheit gegenüber Dritten auf. Auf zentralistische Führung wird weitgehend verzichtet ⁴³ und somit ist die I&K-Struktur für die Koordination ein wichtiger Faktor. Diese Sichtweisen miteinander kombiniert repräsentieren das Verständnis des Verfassers über die virtuelle Organisation und sind die Grundlage für das weitere Vorgehen, um zu beschreiben wie eine solche I&K-Struktur erreicht werden kann.

1.2.5 Die I&K-Struktur

Die Kommunikation über die I&K-Struktur stellt einen wesentlichen Bestandteil der unternehmerischen Struktur dar, also auch in der virtuellen Organisation. Zwischen Kooperationspartnern kann die Kommunikation viele Formen annehmen und somit aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. 44

Die Perspektive in dieser Arbeit ist, dass Kommunikation zum wechselseitigen In-formationsaustausch zwischen mindestens zwei Entscheidungsträgern (zwischenmenschliche Kommunikation) oder zwischen zwei Maschinen (wird als Computerkommunikation bezeichnet) betrachtet wird. Eine weitere Form des Austausches kann zwischen Mensch und Maschine (Mensch-Maschine-Kommunikation) stattfinden. ⁴⁵ Weiters bedient sie sich formaler und informaler Wege, sie richtet sich an die Projekte und Arbeitsaufgaben und muss eine Struktur nach Art des Wirtschaftens vorweisen. ⁴⁶ Die daraus entstehende I&K-Struktur ist zwischen den Partnern von essenzieller Bedeutung zur Erfüllung des Organisationsziels. Wie auch Fink anführt, kann die I&K-Struktur in einer virtuellen Organisation die Möglichkeit schaffen, eine räumliche und zeitliche Verteilung bei der Bearbeitung von Arbeitsaufgaben in Projekten zu erreichen. D.h. dass durch die Virtualisierung von Strukturen vormals synchrone Aufgaben asynchronisiert werden, weil die Entscheidungsträger nicht mehr zur selben Zeit an den selben Aufgaben tätig sein müssen und sie müssen auch nicht mehr räumlich aneinander gebunden sein, um ihre Aufgaben zu erledigen. 47

43 Vgl. Mertens/Griese/Ehrenberg 1998, S. 3.

44 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 79.

45 Vgl. Reichwald 1993, S. 2174.

46 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 433.

47 Vgl. Fink 1998, S. 17.

Einleitung 8

Hierbei ist die Effektivität und Effizienz beim Informationsaustausch bezogen auf Arbeitsaufgaben in Projekten, sowie die „Stabilität“ ⁴⁸ notwendig, um eine ökonomische Umsetzung zu erreichen. 49

1.2.6 Die Information in dieser Arbeit

Information ist, was Informationspotential erzeugt. 50

In dieser Aussage von von Weizsäcker ist auch die Informationsweitergabe gemeint ⁵¹ und soll grundsätzlich aufzeigen wie Information in dieser Arbeit verstanden wird. Etwas genauer sind die Ausführungen nach Schneck der Information als Angaben über Sachverhalte, welche schriftlich, bildlich oder akustisch kommuniziert werden können und auch als solche verstanden, bezeichnet.

Die Information hat zur Folge, dass der Erkenntnisstand bzw. Wissensstand einer Aufgabe im Projekt in der spezifischen Situation und Kontext die Erfüllung der Ziele verbessert. ⁵² Nach Picot/Reichwald/Wigand ist in einer arbeitsteiligen Organisation der Tausch von Informationen zur Abstimmung in koordinierter Weise in Bezug auf die Gesamtaufgabe (oberstes Projektziel) notwendig. ⁵³ In diesem Zusammenhang wird In-formation als „zweckorientiertes Wissen“ ⁵⁴ oder „zweckbezogenes Wissen“ ⁵⁵ verstanden. Nach Heinrich bedeutet der Zweck die Vorbereitung des optimalen Handelns für die Entscheidungsträger. ⁵⁶ Weiters wird in dieser Arbeit nur solches Wissen als Information verstanden, das den Zweck hat, Entscheidungen oder Handlungen vorzubereiten. ⁵⁷ Zur Vorbereitung dieser Entscheidungen oder Handlungen benötigt jeder Entscheidungsträger grundsätzlich eigenes Wissen. Somit kann aus In-formationen neues Wissen entstehen. ⁵⁸ Informationen können mittels Face-to-Face Kommunikation oder „mediengestützten Kommunikationsmitteln“ ⁵⁹ an andere Entscheidungsträger übertragen oder gesendet werden, dazu zählen unter anderem ISDN, Electronic Mail (E-Mail), Voice Mail, Fax Mail und Video-Kommunikation.

48 Die Stabilität wird durch die Parameter Konnektivität und Regelungsintensität bestimmt. Die optimale Balance dieser Parameter soll eine Stabilität und Flexibilität gewährleisten. (Vgl. Tomenendal 2002, S. 90)

49 Vgl. Fink 1998, S. 7.

50 von Weizsäcker 1986, S. 103.

51 Vgl. von Weizsäcker 1986, S. 103.

52 Vgl. Schneck 2000, S. 451-454.

53 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 25.

54 Heinrich 2002, S. 7; Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 25; Pietsch/Martiny/Klotz 1998, S. 14.

55 Krcmar 2000, S. 13.

56 Vgl. Heinrich 2002, S. 7.

57 Vgl. Krcmar 2000, S. 13; Gemünden 1993, S. 1725.

58 Vgl. Heinrich 2002, S. 7.

59 Der Ausdruck mediengestützte Kommunikation wird ausschließlich für die Kommunikation mit elektronischen Hilfsmitteln verwendet. (Pribilla/Reichwald/Goecke 1996, passim)

Einleitung 9

Diese vorher beschriebenen Abgrenzungen verdeutlichen, wie die I&K-Struktur in den Kontext der virtuellen Organisation eingebettet ist. Weiters wurde der Stellenwert der I&K-Struktur aufgezeigt und die Bedeutung zur Gestaltung solcher Strukturen sowie deren Rolle in der Organisation. Nach Picot/Reichwald/Wigand gibt es viele aktuelle Konzepte und Realisierungen für virtuelle Organisationen, doch in einem Punkt herrscht weitgehend ein Konsens und zwar über den besonderen Stellenwert der Kommunikation in der virtuellen Organisation ⁶⁰ und somit der Gestaltung einer angepassten I&K-Struktur. In dieser Arbeit wird ein Modell aufgezeigt, wie eine effektive, effiziente und stabile I&K-Struktur erreicht werden kann.

1.3 Die Zielsetzung und Methodik der Arbeit

Der Schwerpunkt der Arbeit ist die I&K-Struktur in einer virtuellen Organisation von Kleinstunternehmen in der IT-Dienstleistungsbranche. Das Ergebnis ist ein Modell, wie eine effektive, effiziente und stabile I&K-Struktur für Projekte erreicht wird. Diese soll die Entscheidungsträger mit den aktuellen Technologien unterstützen, um die gemeinsamen Projekte zu bewältigen. Unter Punkt 1.2 wurden die wesentlichen Begriffe und deren Abgrenzung angeführt und der Fokus der Arbeit dargestellt. Der Fokus bei der I&K-Struktur bilden die effektive, effiziente und stabile Gestaltung. Diese Elemente werden unter sozial- und wirtschaftswissenschaftlichen Aspekten, sowie der Systemtheorie und der Kybernetik betrachtet. Anhand der theoretischen Informations- und Kommunikationsmodelle erfolgt die Erklärung, wie die Faceto-Face Kommunikation und die mediengestützte Kommunikation effektiv gestaltet werden können und zum anderen wird die effiziente Gestaltung durch ökonomische Theorien erläutert. Diese theoretischen Erkenntnisse werden anhand des Viable System Model (VSM) von Stafford Beer ⁶¹ in eine stabile I&K-Struktur eingeordnet, welche beständig gegen einen Partnerwechsel ist und somit die Fähigkeit besitzt sich dem ständigen Wandel anzupassen ohne an Effektivität und Effizienz einzubüßen. Die praktische Überprüfung der erarbeiteten theoretischen Erkenntnisse werden mit den Mitgliedern von „Open Source (OS)“ ⁶² -IT-Dienstleister, die in virtuellen Organisationen arbeiten durchgeführt, welche hauptsächlich auf horizontaler Ebene kooperieren. Nach Fink wird in einem solchen Netzwerk die I&K-Struktur zur gemeinsamen Nutzung bestimmter Ressourcen und zur Realisation von Synergieeffekten genutzt.

60 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 433.

61 Stafford 1991, passim.

62 Nach Grassmuck bedeutet dies die Quelloffenheit der Software und nicht der freie Erwerb der Software. (Vgl. Grassmuck 2002, S. 13)

Einleitung 10

Darunter zählen unter anderem Entwicklungsarbeiten, die informationstechnisch gepoolt werden können. ⁶³ Mit diesen Experten erfolgt die praktische Überprüfung des Modells mit einem Leitfadeninterview. Diese Überprüfung soll die Praxisrelevanz der theoretischen Erkenntnisse für Kleinstunternehmen in der IT-Dienstleistungsbranche aufzeigen, die auf horizontaler Ebene miteinander kooperieren.

1.4 Der Aufbau der Arbeit

Diese Arbeit gliedert sich in folgende Kapitel: Einleitung, die Bedeutung der Information, die effektive, effiziente und stabile Gestaltung der I&K-Struktur, die praktische Überprüfungen des Modells und die Schlussbetrachtung, welche die Erkenntnisse und persönliche Sichtweise des Verfassers beinhaltet.

Im ersten Kapitel der Einleitung erfolgte die Einführung und Erläuterung zu I&K-Strukturen in der virtuellen Organisation. Weiters wurden die wesentlichen Begriffe definiert und die Zielsetzung der Arbeit ausgeführt. Zusammenfassend stellt die Einleitung den theoretischen Bezugsrahmen dieser Diplomarbeit dar. Das zweite Kapitel beschäftigt sich mit der Bedeutung von Information und warum es notwendig ist, dass sich eine virtuelle Organisation damit befassen sollte. Hier wird auf die strategische Eigenschaft von Informationen eingegangen und die grundsätzliche Vorgehensweise zur Erzielung eines Informationsgleichgewicht skizziert. Daraus begründet sich der Bedarf zur Gestaltung der I&K-Struktur und warum diese von besonderer Bedeutung in Kombination mit der Effektivität und Effizienz in einer virtuellen Organisation ist. Im dritten Kapitel wird auf der Grundlage der Anyplace & Anytime-Matrix, die Erreichung der Effektivität beschrieben. Hierzu werden Methoden und Instrumente angeführt, die diese Effektivität begründen. Im vierten Kapitel werden ökonomische Theorien, wie der Transaktionskostenansatz, die Spieltheorie und der ressourcenorientierte Ansatz zur Erzielung der Effizienz angewendet. Auf Basis dieser theoretischen Erkenntnisse werden im fünften Kapitel die generierten Eigenschaften für eine effektive und effiziente I&K-Struktur unter Anwendung des VSMs dargestellt. Damit soll die Stabilität des Modells für Effektivität und Effizienz begründet werden.

Das Kapitel eins stellt den theoretischen Bezugsrahmen dar und die Kapitel zwei, drei, vier und fünf bilden die theoretischen Erkenntnisse in dieser Arbeit, die aus der Literatur ermittelt werden. Im sechsten Kapitel werden anhand der Methode von Experteninteviews, die wichtigsten Erkenntnisse des Modells überprüft. Das siebte Kapitel (Schlussbetrachtung) enthält das zusammenfassende Erkenntnisziel und die persönli-

63 Vgl. Fink 1998, S. 103.

Einleitung 11

chen Ansichten des Verfassers. Die folgende Darstellung verdeutlicht den Aufbau der verschiedenen Kapitel in dieser Diplomarbeit.

Die Bedeutung von Information 12

2 Die Bedeutung von Information

In der virtuellen Organisation von Kleinstunternehmen in der IT-Dienstleistungsbranche ist „Information (...) grundlegend und allgegenwärtig“ ⁶⁴ . Information wird benötigt um die Projekte und Arbeitsaufgaben in einem arbeitsteiligen Prozess zu bewältigen. Diese Tatsache bedarf der Abstimmung und des Tausches von Informationen, um die geforderten Aufgaben zu koordinieren und zu bearbeiten, um das Projektziel zu erreichen. Nach Schönsleben reicht es nicht, nur die Informationen anzubieten, es muss auch sichergestellt werden, dass eine Kommunikation zustande kommt und der Nutzen für den Empfänger gegeben ist. 65

Dies kann unter anderem bei der Entwicklung einer neuen Software oder dessen Weiterentwicklung von Bedeutung sein. In dieser Arbeit wird davon ausgegangen, dass Informationen am Markt ungleich verteilt sind und alle Kleinstunternehmen einen unterschiedlichen Informationsstand haben. Diese Zusammensetzung beruht auf der Marktprozesstheorie von Kirzners und Schumpeters. Für beide Autoren hat Information eine besondere Bedeutung in einer Organisation. Durch diese Ungleichverteilung hat die virtuelle Organisation die Möglichkeiten Informationsvorsprünge für sich zu behaupten und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen zu realisieren. ⁶⁶ Des Weitern muss die Organisation im Stande sein die Divergenzen auszunutzen und die relevanten Informationen für das Projekt bei den verschiedenen Mitgliedern zu ermitteln und dementsprechend an alle zu kommunizieren. Um ein besseres Verständnis für die Thematik zu bekommen, wird im Folgenden auf die Grundlagen der Information, die strategische Eigenschaft von Information und auf die Informationsgewinnungen in Organisationen näher eingegangen. Daraus begründet sich der Bedarf zur Gestaltung der I&K-Struktur.

2.1 Die Grundlagen der Information

Nach der Auffassung von Krcmar müssen Daten, Informationen und „Wissen“ ⁶⁷ unterschieden werden, weil diese Begriffe oftmals als gleich angesehen werden. Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, dass es hier klare Unterschiede zwischen den angeführten Begriffen gibt. ⁶⁸ Für Krcmar bedeutet dies, dass „[j]ede klare sprachliche Rege-

64Davidow/Malone 1997, S. 80.

65 Vgl. Schönsleben 2001, S. 5.

66 Vgl. hierzu insgesamt Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 23-37.

67 Werden Informationen miteinander vernetzt, entsteht Wissen auf einer noch höheren Ebene der Begriffshierarchie (siehe Darst. 3: Die Begriffshierarchie von Informationen, S. 13). (Vgl. Probst/Raub/Romhardt 2003, S. 16)

68 Vgl. Krcmar 2000, S. 11.

Die Bedeutung von Information 13

lung muß also zunächst festhalten, welches das Objekt ist, über das Informationen bearbeitet werden“ ⁶⁹ . In der folgenden Darstellung werden die Zusammenhänge von Zeichen, Daten, Nachrichten und Informationen unter dem Oberbegriff „Semiotik“ ⁷⁰ subsumiert in einer Begriffshierarchie dargestellt.

Die Basis bildet eine Welt aus Zeichen und Signalen, die durch die Syntax eine Struktur erhalten und zu Daten werden. Durch die Semantik wird diesen Daten eine Bedeutung zugeordnet und es werden Nachrichten. Aus der Syntax und der Semantik entsteht die Pragmatik der Informationen. Diese Pragmatik bedeutet die Zweckorientierung von In-formationen. ⁷¹ Von Weizsäcker definiert die pragmatische Wirkung damit, dass eine „Veränderung des Empfängers“ ⁷² durch eine formelle oder informelle Kommunikation erreicht wird, aber „[w]enn der Empfänger durch Informationen nicht dazu angeregt wird, seinerseits informationell aktiv zu werden (...), dann ist die Information pragmatisch wertlos“ ⁷³ , was auch für die virtuellen Organisation in dieser Arbeit zutrifft. In dieser Arbeit wird der Austausch von Informationen „zum Zwecke der aufgabenbezogenen Verständigung“ ⁷⁴ zwischen Menschen behandelt, das bedeutet weiters, dass es wichtig ist zu verstehen, dass nicht nur der Inhalt der Information von Bedeutung ist, sondern auch der Wissensstand des Empfängers und die Neuwertigkeit der Information für den Empfänger. Somit bewirken die Informationen beim Empfänger ein bestimmtes Denkverhalten. ⁷⁵ Diese Eigenschaft, Information zu kommunizieren, soll die entwi-

69Krcmar 2000, S. 18.

70 Die Semiotik und hierbei im besonderen Maße die pragmatisch orientierte wurde von Morris folgendermaßen definiert: „Pragmatik ist der Teil der Semiotik, der sich mit dem Ursprung, den Verwendungen und den Wirkungen der Zeichen im jeweiligen Verhalten beschäftigt; Semantik befaßt sich mit der Bezeichnung der Zeichen in allen Bezeichnungsarten; Syntaktik beschäftigt sich mit Zeichenkombinationen, ohne ihre spezifischen Bezeichnungen oder ihre Relation zu den jeweiligen Verhalten zu berücksichtigen“ (Morris 1975, S. 13).

71 Vgl. Pietsch/Martiny/Klotz 1998, S. 21 f.

72 von Weizsäcker 1986, S. 102.

73 ebd., S. 102.

74 Pribilla/Reichwald/Goecke 1996, S. 13.

75 Vgl. Schönsleben 2001, S. 4 f.

Die Bedeutung von Information 14

ckelte I&K-Struktur in der virtuellen Organisation erfüllen, um Projekte zu ko-ordinieren und zu bewältigen. Weiters besitzen Informationen wesentliche Unterschiede zu den herkömmlichen materiellen Wirtschaftsgütern. Informationen sind immaterielle Güter, die durch eine Mehrfachnutzung der Beteiligten nicht an Wert verlieren, sondern an Wert gewinnen. Informationen sollen dem Nutzer einen Nutzen bringen und ihn bei Handlungen und Entscheidungen unterstützen. Hierzu hat die Qualität der Information einen großen Einfluss. Der Wert wird durch den Kontext und die Wahl des Mediums, mittels dem die Information kommuniziert und transportiert wird, bestimmt. Daraus folgt, dass Informationen mit Kosten verbunden sind und somit von ökonomischer Bedeutung sind. 76

Die Übertragung von Informationen zwischen einem Entscheidungsträger zu einem oder mehreren anderen Entscheidungsträgern mittels Face-to-Face Kommunikation oder mediengestützter Kommunikation wird in dieser Arbeit als Kommunikation bezeichnet. Information und Kommunikation stehen in enger Beziehung zueinander und stellen zwei Aspekte ein und desselben Objektes dar. Es gibt also keine Information ohne Kommunikation und keine Kommunikation ohne Information. Dies wird von Heinrich als „siamesischer Zwillingscharakter“ ⁷⁷ bezeichnet. Darum ist es notwendig immer beide Aspekte bei der Gestaltung von I&K-Strukturen zu berücksichtigen. ⁷⁸ Dieser grundlegenden Eigenschaft müssen sich die Entscheidungsträger in einer virtuellen Organisation bewusst werden, damit sie die strategische Eigenschaft von Information und Kommunikation wahrnehmen können.

2.2 Die strategische Eigenschaft von Information

Die Annahme der unvollkommenen Märkte im Wirtschaftsleben führt dazu, dass die beteiligten Akteure durch Heterogenität geprägt sind. Dies hat zur Folge, dass die Entscheidungsträger in einer virtuellen Organisation über einen unterschiedlichen Informa-tionsstand verfügen, was auch auf die Mitbewerber der virtuellen Organisation zutrifft. ⁷⁹ Auch die „systemorientierte Managementlehre“ ⁸⁰ geht davon aus, dass die Entscheidungsträger nie, oder höchstens in Spezialfällen, genügend Informationen besitzen um Entscheidungen wirklich rechtfertigen zu können. Dies bedeutet, dass es eine falsche Vorstellung ist, diese Entscheidungen überhaupt rechtfertigen zu wollen. Im syste-

76Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 61 f.; Krcmar 2000, S. 15.

77 Heinrich 2002, S. 7.

78 Vgl. Heinrich 2002, S. 7; Fink 1998, S. 7.

79 Vgl. Fink 1998, S. 7.

80 Unter systemorientierter Managementlehre wird die Gestaltung und Lenkung von komplexen und dynamischen Systemen verstanden. (Vgl. Malik 1989, S. 25)

Die Bedeutung von Information 15

mischen Ansatz ist es von großer Bedeutung, dass viele Teile und ihre Folgen überprüfbar sind. Dies führt zu dem Schluss, dass nur sehr wenige Entscheidungen über die Projekte und Arbeitsaufgaben, die heute richtig sind, morgen auch noch richtig sind. Daraus folgt, dass die beste Entscheidung von den Umständen überholt und obsolet wird. ⁸¹ Diese Ausprägung macht Information zu einer knappen Ressource ⁸² und kann daher der virtuellen Organisation zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil verhelfen. Fink verweist darauf, dass es nicht nur um die Erlangung dieser Informationen geht, sondern um die Erringung von Informationen, die besser und überlegen sind. ⁸³ Um die strategische Eigenschaft von Information zu identifizieren, muss eine virtuelle Organisation in der Lage sein, die kritischen Erfolgsfaktoren für die Projekte und Aufgaben zu erkennen. Wenn die Organisation nicht fähig ist, die relevanten Informationen für die Herstellung ihrer Produkte oder Dienstleistungen pünktlich, exakt und kostengünstig ihren Partnern zur Verfügung zu stellen, wird gegenüber den Mitbewerbern immer ein Nachteil bestehen. Somit wird Information zu einer strategischen Stellgröße zwischen den Entscheidungsträgern. ⁸⁴ Dies verdeutlicht, wie wichtig die Gestaltung der I&K-Struktur zur Erreichung des Projektzieles ist. Doch die alleinige Gestaltung führt zu keinem strategischen Wettbewerbsvorteil. Die Struktur kann allenfalls die optimale Verbreitung und Verwertung der Informationen mittels Kommunikation erfüllen. Grundsätzlich muss sich die virtuelle Organisation nach dem Markt ausrichten und die Kundensicht, als die Quelle relevanter Informationen betrachten. Zum anderen muss die virtuelle Organisation vom Kunden wahrgenommen werden. Weiters muss, die Organisation eine Dauerhaftigkeit erreichen, um sich auch langfristig am Markt zu behaupten. Daraus sollte die Fähigkeit enstehen sich ständigen Veränderungen schneller als die Mitbewerber anpassen zu können. 85

Denn diese Fähigkeit kann wiederum nur durch eine I&K-Struktur erreicht werden, die effektiv, effizient und stabil gegenüber solchen Veränderungen ist. Dafür muss die virtuelle Organisation in den interorganisatorischen Strukturen die Informationen identifizieren, die zur Erreichung der einzelnen Projektziele zum Ganzen zwischen den Partnern von Bedeutung sind. Dazu benötigt es ein Informationsgleichgewicht.

81 Vgl. Malik 1989, S. 64.

82 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 61.

83 Vgl. Fink 1998, S. 9.

84 Vgl. Pietsch/Martiny/Klotz 1998, S. 24 f.

85 Vgl. Fink 1998, S. 14.

Die Bedeutung von Information 16

2.3 Das Informationsgleichgewicht

Die Informationen bilden die Grundlage für Handlungen und Entscheidungen, die Entscheidungsträger im Leistungsprozess treffen müssen. Das Ziel des Informationsgleichgewichts ist die Herstellung einer Balance zwischen Informationsbedarf, Informationsnachfrage und Informationsangebot für die Entscheidungsträger in der virtuellen Organisation, um die Arbeitsaufgaben in Projekten zielorientiert zu erledigen. Es soll ein Ausgleich zwischen Informationsnachfrage und Informationsangebot sowie die ermittelten relevanten Informationen den Entscheidungsträgern zur Verfügung gestellt werden. Weiters muss eine hohe Informationsqualität unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Aspekte gewährleistet werden. Im Folgenden werden die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Begriffen dargestellt.

Der objektive Informationsbedarf ist der erforderliche Bedarf zur Erfüllung der Projekte und Aufgaben. Der subjektive Informationsbedarf generiert sich aus Informationen, welche aus persönlicher Sichtweise des Entscheidungsträgers zur Erfüllung der Aufgaben relevant sind. Der tatsächlich geäußerte Informationsbedarf, die Informationsnachfrage des Entscheidungsträger, stellt eine Teilmenge des subjektiven Bedarfs dar. In der Regel weicht dieser vom objektiven Informationsbedarf ab, aber es ist auch nicht zwingend, dass dieser identisch ist. Ein Ziel muss sein, dass sich der subjektive und objektive Informationsbedarf des Entscheidungsträgers einander annähern. ⁸⁶ Nach Pribilla/Reichwald/Goecke ist der Informationsbedarf umso schwieriger zu bestimmen, umso unstrukturierter, komplexer und veränderlicher die Projekte und deren Aufgaben in der virtuellen Organisation sind. Die Autoren unterscheiden hierzu geplante und adhoc Aufgaben, die den Informationsbedarf in seiner Art beeinflussen. ⁸⁷ Die folgende

86 Vgl. Krcmar 2000, S. 37-39.

87 Vgl. Pribilla/Reichwald/Goecke 1996, S. 15.

Die Bedeutung von Information 17

Darstellung verdeutlicht die Unterschiede zwischen diesen beiden Aufgaben. Durch den Übergang von geplanten zu ad-hoc Aufgaben nimmt auch die Strukturiertheit ab.

Selten wird es der Fall sein, dass das Informationsangebot den Informationsbedarf deckt, weshalb auch nur die Schnittmenge aus Angebot und Nachfrage den Informa-tionsstand des Entscheidungsträgers ⁸⁸ oder der virtuellen Organisation darstellen wird. Im Folgenden wird beschrieben, was für Möglichkeiten es zur Erzielung einer Deckungsgleichheit gibt. Hierzu wird, wie Krcmar anführt, angenommen, dass es eher eine Informationsflut für Entscheidungsträger gibt, als dass die Knappheit das Problem ist. 89

2.3.1 Die Informationsflut 90

Hierzu stellt sich die Frage, ob mehr Information besser ist? Die rasante Entwicklung der I&K-Technologien hat im letzten Jahrhundert eine regelrechte Informationsflut ausgelöst und die lange vorherrschende Meinung, dass durch mehr Information in einer Organisation bessere Entscheidungen zu erwarten sind, führte eher zu einer negativen als positiven Entwicklung im Umgang mit Entscheidungen. Ein ökonomisch positiver Effekt war, dass dadurch die Kosten für die Verbreitung von Informationen stark reduziert wurden. Dies hat dazu geführt, dass sich heutzutage immer mehr Entscheidungsträger kaum vor der Informationsflut retten können. Hierzu findet sich in der Literatur immer wieder die Bezeichnung „Information Overload“ ⁹¹ . Hat sich somit die Information zum Ärgernis einer Organisation entwickelt? Die verfügbaren Informationen in einer Organisation nehmen ständig zu. D.h. wenn Entscheidungsträger nicht wissen, welche Informationen übertragen werden müssen, dann stehen sie vor einem riesigen Berg und haben nicht die Zeit und Ressourcen die relevanten Informationen zu sichten. Dazu kommt noch, dass durch diese neuen Technolo-

88Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 81; Krcmar 2000, S. 38; Pribilla/Reichwald/Goecke 1996, S. 15-17.

89 Vgl. Krcmar 2000, S. 38 f.

90 Vgl. für den folgenden Abschnitt Krcmar 2000, S. 39-42.

91 Krcmar 2000, S. 48; Reichwald et al. 2000, S. 31; Schneck 2000, S. 454.

Die Bedeutung von Information 18

gien die Menge an kommunizierter Information exponenziell gewachsen ist. Um Entscheidungsträger vor einem Kollaps zu bewahren, ist es heutzutage wichtiger, systematische als bisher technologische und organisatorische Möglichkeiten auszuschöpfen. Zusammenfassend bedeutet dies, dass die virtuelle Organisation in der Lage sein muss eine humane Nutzungskultur zu etablieren. Dies setzt zwingend voraus, dass jede I&K-Struktur für persönliche Kommunikation die Verpflichtung hat, dass sich Entscheidungsträger mit den übermittelten Informationen auseinandersetzen. Eine düstere Aussicht ist, „die Vision von Manuel Castells (1996) (...) [der eine] Welt von unterein-ander sprachlosen Netzwerken von Experten“ ⁹² prophezeit. Es bleibt zu hoffen, dass dies nicht real wird. Einen weiteren Einfluss auf das Informationsgleichgewicht hat die Informationsnachfrage.

2.3.2 Die Informationsnachfrage

Die Informationsnachfrage steht ganz am Anfang bei der Informationsbedarfsermittlung und beeinflusst somit die Gestaltung des Angebots. Daraus ergibt sich dann die In-formationsverwendung durch die einzelnen Entscheidungsträger in der virtuellen Organisation. Darunter versteht Picot und Franck im Allgemeinen die Art, Menge und Beschaffenheit der Information, die Entscheidungsträger zur Erfüllung der Projekte und Arbeitsaufgaben benötigen. Dieser Informationsbedarf kann aus Sicht der Aufgabe/des Projektes oder des Entscheidungsträgers analysiert werden. ⁹³ Um diesen subjektiven und objektiven Informationsbedarf anzugleichen, bedarf es den Einsatz von verschiedenen Methoden. Hierbei ist es wichtig, dass die Informationsbedürfnisse der Entscheidungsträger, aber auch inhaltliche Aspekte berücksichtigt werden. ⁹⁴ Dies erfüllt die Methode der kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) besonders gut ⁹⁵ , die auch für jede Organisation relevant und anwendbar ist ⁹⁶ und aus diesem Grund wird nur auf diese Methode näher eingegangen.

Das Ziel dieses Verfahrens ist es, den Informationsbedarf so zu bestimmen, dass Bedarf und Nachfrage übereinstimmen. ⁹⁷ Bei dieser Methode werden den Entscheidungsträgern in ein bis zwei Sitzungsverfahren die einzelnen Projektziele und die damit ver-bundenen KEF ermittelt. Somit sollen jene Informationen definiert werden, die eine entscheidende Bedeutung für den Erfolg haben. Im gleichen Zuge werden auch die

92 Krcmar 2000, S. 42.

93 Vgl. Picot/Franck 1988, S. 609.

94 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 81.

95 Vgl. Picot/Reichwald/Wigand 2001, S. 81; Krcmar 2000, S. 46-48; Pietsch/Martiny/Klotz 1998, S. 78 f.; Picot/Franck 1988, S. 609-611.

96 Vgl. Rockart 1986, S. 217 f.

97 Vgl. Krcmar 2000, S. 45 f.