Inhaltsverzeichnis

1.  Einführung  4

1.1.  Perspektiven und angestrebtes Ziel.  5

1.2.  Relevanz und Aktualität der Projektarbeit - Rollenbild im Wandel.  5

1.3.  Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit.  6

2.  Die Entstehung des Berufs.  7

2.1.  Die Erfindung der Schreibmaschine  7

2.2.  Von der Schreibmaschine zum PC  8

3.  Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin  10

3.1.  Weibliche Fähigkeiten - eine Eignung für Führungsaufgaben?  10

4.  Begriffsdefinition Assistentin.  11

5.  Analyse der Ist-Situation - Rechercheergebnisse  12

5.1.  Marktforschung.  13

5.2.  Zielgruppen der Marktforschung  14

5.3.  Fragebogen  14

5.4.  Befragungsdauer und Methoden.  15

5.5.  Auswertungsmethode  15

5.6.  Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Hard Skills  16

5.7.  Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Soft Skills  18

5.8.  Statements und Zitate  22

5.9.  Das derzeitige Anforderungsprofil der Assistentin  24

6.  Zukunftsperspektiven der Assistentin  25

6.1.  Computer versus Maschinen  25

6.2.  Unschärfere und variablere Arbeitsteilung.  25

6.3.  Reduzierung der Intimität  26

6.4.  Vom Ordnungs- zum Gestaltungssinn  26

6.5.  Freisetzung von Innenvorgängen  27

6.6.  Soft skills  28

6.7.  Mehr Kompetenz, gleicher Lohn  28

7.  Ausbildungen und Trends im internationalen Vergleich.  30

7.1.  Ausbildungen.  30

7.2.  Organisationen und Vereine  31

8.  Schlusswort.  33

9.  Literatur  34

10.  Ergebnisse der Marktforschung - Charts  35

11.  Fragebogen  50

12.  Ergebnis - Einzelinterviews  54

13.  Ergebnis - OMC Befragung  56

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Danksagung

Wir bedanken uns bei Secretary Search für die Beauftragung des Projekts und die tatkräftige Unterstützung in der Umsetzung.

Großen Dank richten wir an die Führungskräfte von namhaften Unternehmen, die wir im Rahmen der Projektarbeit interviewen durften und die die Umsetzung der vorliegenden Arbeit damit erst möglich gemacht haben. Ebenso danken wir den Mitgliedern des OMC für die Unterstützung.

Unser spezieller Dank geht an unsere Projektbetreuerin, Frau Christa-Madhu Einsiedler, für ihre spontane und tatkräftige Hilfe.

Zu guter Letzt, danken wir unserer Lehrgangsleiterin Mag. Eva-Maria Bauer für die Unterstützung und die perfekte Betreuung.

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1. Einführung

Das Thema unserer Projektarbeit entstand im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführerin der Personalberatungsfirma Secretary Search, die seit 1988 bis heute die einzige österreichische Personalberatung ist, die sich vollständig auf die Suche und Selektion von MitarbeiterInnen im Office-Bereich spezialisiert hat.

Noch immer gelten Sekretärinnen als dienstbare Schreibkräfte, dabei erfüllen sie heute vielfach komplexe Managementaufgaben. Gerade im Bereich der Dienstleistung hat sich durch den rasanten Wandel in der Arbeits- und Berufswelt viel verändert. Die früher klar definierte Anforderung und Aufgabenzuordnung wurde einerseits durch die fortschreitende Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien aufgeweicht, andererseits müssen die Angestellten durch den Wandel im Bürobereich in Richtung Höherqualifizierung durchschnittlich mehr können und leisten.

Zusätzliche Qualifikationen und das Beherrschen einer Vielzahl an soft skills ¹ zeichnen das Bild einer Sekretärin/Top-Assistentin mit deutlich angestiegenen Managementfunktionen aus. Unternehmerisches und vernetztes Denken, Teamarbeit und grundlegende Lernbereitschaft werden bei der Suche von Personalverant-wortlichen immer stärker gefordert.

Als Personalberatungsunternehmen ist es daher sehr wichtig, bei der Auswahl geeigneter Kandidatinnen neben den geforderten beruflichen Qualifikationen auch die sogenannten soft skills wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktstärke, Teamgeist, Eigeninitiative, Flexibilität und noch viele mehr in Erfahrung zu bringen.

Die vorliegende Studie beschäftigt sich einerseits mit dem Wandel des Rollenbilds und Berufsverständnisses der Sekretärin zur Assistentin, andererseits wurde anhand einer Marktforschung mittels Fragebogen und qualifizierten Interviews - die teilweise auf Video aufgenommen wurden - mit Personalverantwortlichen (Human Resources Managern), beziehungsweise mit Geschäftsführern mit Personalverantwortlichkeit von mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen im Raum Wien und Niederösterreich, die aktuellen Anforderungen erhoben.

¹ Als soft skills bezeichnet man persönlichen Eigenschaften einer Person

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Das derzeitige Berufsbild, die notwendigen und gefragten Qualifikationen, beziehungsweise Anforderungen an die Assistentin werden im Rahmen dieser Studie ausführlich dargestellt.

1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel

Welchem Wandel gerade in der Zukunft dieser Beruf unterliegen wird, zeigt sich in Statements erfahrener Assistentinnen und personalverantwortlichen Führungskräften. Die Auswertung und Bewertung der Fragebögen soll einerseits aufzeigen, wie wichtig die weicheren Faktoren und Persönlichkeitsmerkmale einer Assistentin sind und andererseits die Weiterentwicklung eines einst sehr eng beschriebenen Berufsfelds mit wenigen Aufstiegsmöglichkeiten hin zu weitreichenden Kompetenzen und Führungsaufgaben. Im Rahmen der Arbeit sollen auch die Zukunftsaussichten beschrieben werden, in welche Richtung sich Assistentinnen am Arbeitsmarkt bewegen und zugleich eine Prognose über langfristige Ausbildungstrends entwickelt werden. Für Secretary Search ist die Fragebogenanalyse ein wichtiger Schritt zur Festigung der Kompetenz in der Vermittlung von Personal im Office-Bereich.

1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit - Rollenbild im Wandel

Das Bild der klassischen Sekretärin ist heute beinahe ausgestorben, aber ist als Assistentin mit vielschichtigen Aufgaben und Kompetenzen nicht aus den „Vorzimmern der Macht“ der Top-Manager weg zu denken, wie ein erst kürzlich erschienener Artikel im Wochenmagazin „Format“ ² berichtet. Wie in anderen Berufen spielen die soft skills und die emotionale Intelligenz neben den geforderten Ausbildungen auch hier eine wesentliche Rolle - aber werden gerade im Assistenz-Bereich viel stärker eingefordert. Der Typus der klassischen Sekretärin, die dem Chef zudient, Kaffee kocht und seine Anweisungen befolgt, hat an Bedeutung verloren und ist zudem nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr wird sie ersetzt durch das Berufsbild einer multi-taskfähigen Assistentin, welche ebenso einer Führungskraft unterstellt ist, aber eine selbstständige und eigenverantwortliche Tätigkeit ausübt. Sie denkt mit

² Format Ausgabe 47/03 S. 78-84

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und vielfach auch voraus, nimmt über den engeren Arbeitsbereich auch eine übergeordnete unternehmensspezifische Perspektive wahr.

Von großer Bedeutung sind die Schlüsselfunktionen wie beispielsweise Bereitschaft und Fähigkeit, die Wünsche des Vorgesetzten zu antizipieren und umzusetzen. Auf zwischenmenschlicher Ebene fordert die Kooperation mit dem Chef oder anderen Führungskräften vielfältige persönliche und soziale Qualifikationen. Der Einsatz und der Umgang von Management-Tools unterliegen in diesem Fall nicht nur den explizit ausgewiesenen Führungskräften.

1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit

Literatur- und Internetrecherche wurde als Grundlage und Ausgangsbasis für den historischen Abriss über das Berufsbild der Sekretärin und den Wandel hin zur Assistentin verwendet. Zeitungsartikel, Ausstellungen und Studien, aber auch TV-Reportagen helfen im Vorfeld bei der Ein- und Abgrenzung des Themas.

Die Marktforschung mittels Fragebogen, die den Hauptteil der Arbeit und Analyse darstellt, liefert wichtige Zahlen und Erkenntnisse. Persönliche Gespräche und Interviews, die auf Video aufgezeichnet wurden, ermöglichen einen Blick in die Zukunft und helfen, die Ergebnisse der Fragebogenanalyse zu unterstreichen und mit Leben zu füllen.

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2. Die Entstehung des Berufs

2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine

Die erste im Büro eingesetzte Schreibmaschine des Dänen Malling Hansen von 1868 wurde kaum beachtet. Aber nur zehn Jahre später setzte in den USA mit der Remington die Massenfertigung ein - im Jahre 1874 brachte der Amerikaner Philo Remington die erste „Remington“-Schreibmaschine auf den Markt. Ein großer Rationalisierungseffekt war der Vorderaufschlag der Type auf die Schreibwalze und damit die sichtbare Schrift in den 1890er Jahren, die das zeitaufwendige Hochheben der Walze zwecks Überprüfung des Textes überflüssig machte. Der durch das Kohlepapier ermöglichte Mehrfachdurchschlag war ebenfalls ein zeitsparender Faktor, der für die Mechanisierung des Schreibens sprach.

Die Schreibmaschine wurde als technische Neuerung und Modernisierung em-pfunden, aber nicht angenommen - denn die Männer konnten oder wollten damit nicht umgehen. Viel umwälzender und nachhaltiger als die Entwicklung der Schreibmaschine war die Idee Remingtons, Frauen einzustellen, die er an den neuen Geräten einschulte und ausbildete. Andere Unternehmen konnten nun diese Dienstleistung zukaufen. Diese Schreibkräfte wurden zum einen schlecht bezahlt und hatten zum anderen eine geringe gesellschaftliche Stellung. Denn sie mussten nicht nur Maschinen bedienen, sondern auch die Büroräume reinigen, die Öfen heizen und die Spucknäpfe entleeren.

Wie alle Frauen, die versuchten, aus eigener Kraft etwas zu leisten, litten die Sekretärinnen von damals unter dem Vorurteil, sie seien unmoralische Personen. Der Beruf der Typistin wandelte sich im Lauf der Zeit zum Beruf der Sekretärin. Ihre Aufgaben und ihr Ansehen stiegen. 3

³ Monika Viehweider, „Genese der Sekretärin“ - AG Innsbruck, 2/99

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2.2. Von der Schreibmaschine zum PC

Ebenso brachte die Entwicklung neuer bürotechnischer Geräte seit 1950 eine Technisierung der Büroarbeit mit sich. Durch den Einsatz von Diktiergeräten erfolgte die Ablösung der stenografischen Dienstleistung der Typistinnen/Sekretärinnen.

Mitte der 70er-Jahre unterstützten die ersten elektronischen Speicherschreibmaschinen und Schreibautomaten die Schreibarbeiten. Bereits Mitte der 80er-Jahre war der Übergang von der elektromechanischen zur elektronischen Datenverarbeitung weitgehend vollzogen. Der PC wurde das meist genutzte Arbeitsmittel für die Textverarbeitung.

Heute ist der Umgang mit PC und den dazugehörigen Office-Programmen für Sekretärinnen, Sachbearbeiterinnen und Assistentinnen ein Muss und eine Selbstverständlichkeit. Trotz rasanter Entwicklung im Bürotechnikbereich, das effizientes Arbeiten ermöglicht, trotz der dadurch entstandenen Rationalisierungen im Personalbereich sind die Aufgaben der Sekretärin immer vielfältiger geworden. Neben den klassischen Agenden werden höhere Ansprüche gerade in den kaufmännischwirtschaftlichen Bereichen und in Führungs- bzw. Koordinationsaufgaben an die Sekretärinnen gestellt.

Helga Borkert von der Akademie Bad Harzburg: „ Vor zehn Jahren waren 70 Prozent der Sekretärinnen nur für einen Chef zuständig. Heute arbeiten sie u.a. auch für Teams. Das heißt auch, dass die neuen Chefs selber mehr machen: Sie schreiben Briefe und beantworten ihre E-mails. Dadurch werden die Sekretärinnen frei für anspruchsvollere Aufgaben wie Projektarbeit oder die Vorbereitung von Meetings.“

Die Stellenangebote in den Zeitungen und Internet-Jobplattformen reflektieren diese Veränderungen deutlich. Das Büro von einst heißt jetzt „Office“, die Sekretärin wurde zur Assistentin oder Office Managerin. 4

Dieser Beruf, der aus einer langen Entwicklungsgeschichte nicht nur das Berufsbild der Frauen wesentlich geprägt hat, sondern auch über lange Jahre das Rollenverständnis im Büroalltag selbst - zeigt deutlich die Veränderungen und den

⁴ aus Süddeutsche Zeitung, Artikel von Ingrid Brunner, 2002

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Wandel in der Arbeitswelt. Dennoch wird dieser Beruf fast zu 95 Prozent nur von Frauen ausgeübt. Das traditionelle Rollenbild wird zwar fortgesetzt, doch zeigen sich im Wandel der Aufgaben die Aufstiegschancen

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3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin

3.1. Weibliche Fähigkeiten - eine Eignung für Führungsaufgaben?

Männer und Frauen unterscheiden sich im Verhalten und in ihren Fähigkeiten. Frauen haben in der Regel bessere Fähigkeiten im kommunikativen Bereich, sie haben die Fähigkeit des ganzheitlichen Denkens und sind z.B. in der Lage, Emotionen verbal auszudrücken. Sie sind Expertinnen auf Gebieten wie soziale Kompetenz, Kreativität, Team- und Kommunikationsfähigkeit. Frauen können mit Sprache im Allgemeinen besser umgehen und sind häufig verbal geschickter. Für sie ist es selbstverständlich, viele unterschiedliche Tätigkeiten und Aufgaben zu koordinieren und zu organisieren. Im Berufsleben zeigen Frauen Flexibilität und es gelingt ihnen, vielschichtige Aufgaben mit unterschiedlichen Zielen zu bewältigen.

Erfolgreiche Führungskräfte weisen in ihrer Persönlichkeitsstruktur häufig androgyne Merkmale auf. Darunter versteht man eine Kombination von positiven femininen Verhaltensmerkmalen wie Intuition, Einfühlungsvermögen, Kooperations- und Teamfähigkeit und positiven maskulinen Verhaltensmustern wie Durchsetzungsfähigkeit, Dominanz und Stärke. Menschen mit dieser Ausprägung sind fähig, beide Rollen mit ihren femininen und maskulinen Anteilen zu leben. Sie können sich gut in andere Menschen einfühlen, und wenn die Situation es erfordert, sind sie fähig sich durchzusetzen. Menschen mit diesen Merkmalen sind besonders in Berufen gefragt, wo es darauf ankommt, männliche Eigenschaften wie z.B. Durchsetzungsvermögen und weibliche Eigenschaften wie z.B. Einfühlungsvermögen einzubringen.

Der Beruf der Sekretärin/Assistentin, der sich in den letzten Jahrzehnten vom Rollenbild der „kaffeekochenden Tippse“ verabschiedet hat und sich zu einer ausgebildeten Spezialistin im mittleren und oberen Management entwickelt hat, wird dennoch zum Großteil von Frauen ausgeübt - vielleicht gerade weil sie über die notwendigen Eigenschaften, die sogenannten soft skills, verfügen.

In der Fragebogenanalyse zeigen sich ganz deutlich die Anforderungen, die an eine Sekretärin/Assistentin in der heutigen Zeit gestellt werden.

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4. Begriffsdefinition Assistentin

Assistentinnen arbeiten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung eng mit Führungskräften zusammen und sind vor allem für administrative und organi-satorische Aufgaben zuständig. Sie erledigen den anfallenden Schriftverkehr, bearbeiten Geschäftsunterlagen, treffen Terminvereinbarungen für Vorgesetzte und führen den Terminkalender.

Sie erstellen Statistiken, ordnen die eingehende Post nach Dringlichkeit und Aufgabenbereich und nach Diktat oder Phonodiktat. Routineschreiben erledigen sie selbstständig. Sie legen die verschiedenen Geschäftsunterlagen nach einem Ordnungssystem ab und sorgen dafür, dass diese jederzeit zur Einsichtnahme verfügbar sind. Außerdem nehmen sie Telefongespräche entgegen und leiten diese weiter. Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen Assistentinnen Protokoll. Sie empfangen und betreuen Besucher und nehmen bei größeren Einladungen die Pflichten des Gastgebers wahr. Im Auftrag des Vorgesetzten führen sie Gespräche mit Geschäftspartnern und treffen mit diesen Vereinbarungen. Sie leiten Aufträge des Vorgesetzten an Kollegen und Abteilungen weiter und sind daher ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt für Mitarbeiterinnen, Vorgesetzte und Kundinnen. Zusätzlich bereiten sie Sitzungen, Tagungen und Reisen vor. In zunehmendem Maße nehmen Assistentinnen auch Agenden von Sachbearbeiterinnen wahr. So arbeiten sie beispielsweise in der Werbeabteilung mit den Werbemanagerinnen und Werbeassistentinnen zusammen und unterstützen diese bei der Planung von Werbemaßnahmen. In den Verkaufsabteilungen koordinieren sie Liefertermine, nehmen Bestellungen entgegen und stellen Rechnungen aus.

Der Verantwortungsbereich von Vorstandssekretärinnen umfasst neben klassischen Sekretariatsagenden, wie z.B. Terminplanung, Reisevorbereitung und Erledigung der Korrespondenz, die effiziente Gestaltung der Arbeitsabläufe im Vorstandssekretariat. Vorstandsassistentinnen unterstützen den Vorstand bei Managementagenden (Vorbereitung, Organisation und Planung von Einladungen, Management-Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen etc.) Der Aufgabenbereich beinhaltet üblicherweise auch die Pflege von internen und externen Kontakten sowie die selbständige Bearbeitung von eigenen Projekten.

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5. Analyse der Ist-Situation - Rechercheergebnisse

Die Macht im Vorzimmer wächst. Die Damen, die noch vor ein paar Jahren als einfache Schreibkräfte in Großraumbüros tätig waren und in erster Linie einfache Aufgaben zu erfüllen hatten, sind heute autonom agierende Managerinnen. Die Kommunikationswissenschaftlerin Gabriele Cerwinka kann diese These nur untermauern:

Kaum ein Berufsbild hat sich in den vergangenen Jahren so rasant verändert wie jenes der Chefsekretärin.

Die Aufgabenbeschreibung sieht vor, dem Vorgesetzten loyal gegenüberzustehen und diskret mit Informationen umzugehen. Nach Außen hin repräsentiert die Chefsekretärin die Karrierefrau. In ihrer Wirkung unternehmensintern teilt sie die Macht gekonnt zwischen Management, Mutterrolle und weiblicher Pragmatik. Diese Eigenschaften lernen die angehenden Chefsekretärinnen nicht auf der Handelsschule, sondern im individuell abgestimmten Persönlichkeitscoaching.

Claudia Raimann ist Assistentin des Vorstandsvorsitzenden von Böhler-Uddeholm Klaus Raidl und beurteilt ihre Position im Unternehmen wie folgt:

Ich bin seine Visitenkarte - aber wenn es sein muss, bin ich auch sein Rottweiler. Ich weiß ganz genau, wann ich ihm was sagen kann. Seine Laune erkenne ich schon am Schritt. Ich habe auch kein Problem damit, für ihn auf die Bank zu gehen und ihm Kaffee zu bringen. Ich suche sogar seine Krawatten aus. Mein Alltag ist knallhartes Management - aber auch

⁵ persönliche Dienstleistung.

Den Unterschied zur herkömmlichen Sekretärin sieht Gerlinde Klapferer, Assistentin von Wienerberger Chef Wolfgang Reithofer, in erster Linie im zeitlichen Umfang ihrer Aufgaben:

Mit meinem Chef verbringe ich mehr Zeit als mit meinem Partner. Mein Tag dauert mindestens 12 Stunden. Ich befinde mich permanent in einer Fact-Finding-Mission - das bedeutet präzise Firmendaten, aktualisierte Aktienkurse, Detailsinfos über Gesprächspartner zu recherchieren. Alle Infos die ich von meinem Chef bekomme, recherchiere ich nach. Ich bin für ihn eine Art wandelnde Agentur. 6

BA-CA Aufsichtsratschef Georg Randa vergleicht seine Assistentin - nicht ganz ernst gemeint - mit einem Wachhund aus der antiken Mythologie, denn „[wenn] Sie es nicht schaffen an Frau Amberger vorbeizukommen haben Sie ein Problem“. Susanne Amberger bestätigt das Bild:

⁵ Raimann in: P. Klikovits/G. Schnabel: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84

⁶ Klapferer in: „Der Chefsekretärinnen Report“. In: Format 47/03, S. 78-84

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