Projekt- und Multiprojektmanagement in Kreditinstituten - Ziele, Anforderungen und Instrumente, dargestellt am Beispiel der Sparkasse Wilhelmshaven

Fachhochschule Hannover
Fachbereich Wirtschaft

Projekt- und Multiprojektmanagement in Kreditinstituten
– Ziele, Anforderungen und Instrumente, dargestellt am Beispiel der Sparkasse Wilhelmshaven

Diplomarbeit

vorgelegt von

Silke Theilen

14.03.2005

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis ... VI
Abbildungsverzeichnis ... VIII

1. Einleitung ... 1
1.1 Problemstellung ... 1
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit ... 2

2. Projektmanagement als Bestandteil eines strategieorientierten Unternehmensmanagements ... 4
2.1 Projektbegriff und -arten ... 4
2.2 Inhalt, Aufgaben und Ziele des Projektmanagements ... 5
2.2.1 Einzelprojektmanagement ... 6
2.2.2 Multiprojektmanagement ... 8
2.3 Projektorganisation ... 10
2.3.1 Projektbeteiligte ... 11
2.3.2 Strukturmodelle zur Projektorganisation ... 15

3. Konzeption und Methoden des Einzel- und Multiprojektmanagements ... 17
3.1 Strukturierungsansätze ... 17
3.2 Phasenmodelle und Meilensteine ... 18
3.3 Projektinitiierung ... 20
3.3.1 Situationsanalyse ... 21
3.3.2 Wirtschaftlichkeitsanalyse ... 22
3.3.3 Projektzieldefinition ... 23
3.3.4 Umfeldanalyse ... 24
3.3.5 Projektaufbauorganisation ... 25
3.3.6 Projektantrag und -auftrag ... 26
3.4 Projektplanung ... 27
3.4.1 Kick-off-Meeting ... 28
3.4.2 Bestandteile der Projektplanung ... 30
3.5 Querschnittsfunktionen im Einzelprojektmanagement ... 32
3.5.1 Risikomanagement ... 32
3.5.2 Projektcontrolling ... 34
3.5.3 Informationsmanagement ... 36
3.5.4 Soft Skills ... 40
3.6 Projektabschluss ... 41
3.7 Projektübergreifende Aspekte ... 43
3.7.1 Projektportfoliomanagement ... 43
3.7.2 Tools und Instrumente zur Unterstützung des Projektmanagements ... 44

4. Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ... 46
4.1 Aufbau einer strategiegetriebenen Konzeption ... 47
4.2 Generelle Erfolgsfaktoren ... 48
4.3 Erfolgsfaktoren bei der Projektmanagement-Einführung ... 52
4.4 Erfolgsfaktoren im Einzelprojektmanagement ... 55
4.5 Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement ... 57

5. Ausgangssituation und bisherige Ansätze zum Projektmanagement in der Sparkasse Wilhelmshaven ... 60
5.1 Wettbewerbssituation und allgemeines Umfeld der Sparkassen ... 60
5.2 Die Sparkasse Wilhelmshaven ... 63
5.3 Untersuchungsmethoden zur Ist-Analyse der Gestaltung von Projektarbeit und -steuerung ... 64
5.4 Ergebnisse der Analyse ... 65
5.4.1 Bedeutung von Projektarbeit und -management ... 65
5.4.2 Bisherige Ansätze der Projektarbeit und -steuerung ... 65
5.4.3 Probleme und Schwachstellen ... 69
5.4.4 Ziele und Planung ... 71

6. Bewertung der Ist-Situation und Ableitung von Gestaltungsempfehlungen für die Sparkasse Wilhelmshaven ... 73
6.1 Strategische Bedeutung des Projektmanagements ... 74
6.2 Allgemeine Empfehlungen ... 75
6.3 Gestaltungsempfehlungen zum Einzelprojektmanagement ... 75
6.4 Gestaltungsempfehlungen zum Multiprojektmanagement ... 79
6.5 Weitere Empfehlungen ... 81

7. Zusammenfassung und Schlussbetrachtung ... 84

Quellenverzeichnis ... 86

Anhang

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

Die Kreditwirtschaft befindet sich heute inmitten eines tiefgreifenden strukturellen Wandels.¹ Durch Deregulierungen, neue Technologien, das verstärkte Eindringen neuer, oft spezialisierter und besonders kosteneffizient geführter Wettbewerber in den Markt sowie ein sich stark veränderndes Nachfrageverhalten der Kunden – um nur einige Beispiele zu nennen – sehen sich die traditionellen Kreditinstitute einem zunehmenden Wettbewerbs- und Preisdruck ausgesetzt. Bedeutende Auswirkungen dieser Veränderungen sind sinkende Margen, verkürzte Innovationszyklen, ein verschärfter Kampf um Marktanteile, knappere Reaktionszeiten auf immer neue Strategien der Wettbewerber und ein zunehmender Trend zur Konsolidierung. Als Konsequenz wird die Fähigkeit, Produkt- und organisatorische Innovationen in rascher Folge mit knappen Ressourcen umzusetzen, zu einer strategischen Kernkompetenz.² Viele der Anpassungsprozesse können nur fach- bzw. bereichsübergreifend gelöst werden, da sie eine Zusammenführung von Spezialisten erfordern. Vor diesem Hintergrund gewinnen Projekte in Kreditinstituten zunehmend an Bedeutung, denn sie stellen die zweckmäßige Organisationsform dar, um interdisziplinäre Vorhaben zu realisieren. Zugleich erhöht sich die Notwendigkeit eines Konzepts, das einerseits eine effiziente Abwicklung von Projekten sicherstellt und andererseits die Auswahl der richtigen Projektalternativen unterstützt. Dies ist nicht zuletzt auch darin begründet, dass die zunehmende Zahl an aufwendig umzusetzenden Gesetzesvorschriften den Spielraum für die Verwirklichung strategisch wichtiger Vorhaben immer stärker einschränkt.³ Das Projektmanagement kann als das für derartige Anforderungen geeignete Führungs- und Organisationskonzept einen wertvollen Beitrag zur Lösung der beschriebenen Probleme leisten.

Auch in dem im Rahmen dieser Arbeit betrachteten Kreditinstitut, der Sparkasse Wilhelmshaven, werden immer mehr Vorhaben in Form von Projekten realisiert. Durch den Vorstand wurde der Beschluss gefasst, dem bestehenden Projektmanagement Strukturen zu verleihen, die künftig die Anwendung einer institutsweit einheitlichen Systematik bei der Gestaltung des Projektportfolios sowie der Durchführung von Projekten gewährleisten.

Obgleich die Relevanz von Projektmanagement in der Kreditwirtschaft zunimmt, sind literarische Abhandlungen zu seiner auf die Besonderheiten und Bedürfnisse von Unternehmen dieser Branche abgestimmten Gestaltung rar. Aus diesem sowie den oben geschilderten Umständen resultierte der Entschluss, das Thema im Rahmen der vorliegenden Diplomarbeit aufzuarbeiten.

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Die Arbeit verfolgt im Wesentlichen zwei Ziele: Zum einen soll das Konzept des Projektmanagements in einer speziell an die Gegebenheiten und Erfordernisse in Kreditinstituten angepassten Weise dargestellt werden. Zum anderen sollen die dabei gewonnenen Erkenntnisse in konkrete Gestaltungsempfehlungen für die Sparkasse Wilhelmshaven umgesetzt werden. Um diese Ziele zu erreichen, wird folgendermaßen vorgegangen:

• Zunächst wird eine Erläuterung des Projektbegriffs vorgenommen, um abzugrenzen, auf welche konkrete Art von Vorhaben sich die Arbeit bezieht. Im gleichen Kapitel werden zudem die Inhalte, Aufgaben und Ziele des Projektmanagements erläutert. Dabei sollen auch die Nutzenpotenziale eines systematischen Projektmanagements verdeutlicht werden. Des Weiteren werden die grundlegenden aufbauorganisatorischen Elemente und Modelle im Projektmanagement beschrieben.
• Im Folgenden werden die Konzeption und Methoden eines für die Anwendung in Kreditinstituten geeigneten Projektmanagements dargestellt. Dabei werden die Bedeutung der einzelnen Elemente innerhalb des Gesamtzusammenhangs sowie besondere Aspekte der jeweiligen Vorgehensweise aufgezeigt. Die Betrachtung bezieht sich sowohl auf die Abwicklung eines einzelnen Projekts als auch auf das Management der gesamten Projektaktivitäten im Institut.
• Um herauszustellen, welche Aspekte bei der Gestaltung sowie der Einführung eines Projektmanagement-Konzepts besonderer Beachtung bedürfen, werden anschließend die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement betrachtet.
• Um schließlich konkrete Gestaltungsempfehlungen für die Sparkasse Wilhelmshaven erarbeiten zu können, werden im Anschluss an den konzeptionellen Teil der Arbeit zunächst die Ausgangssituation und die bisherigen Ansätze zum Projektmanagement im Institut analysiert und zusammenfassend dargestellt. Ausgehend von den schwerpunktmäßigen Problemen und Schwachstellen sowie den Ergebnissen der konzeptionellen Erarbeitungen werden im Folgenden – unter Berücksichtigung der institutsinternen Ziele und Planungen – Gestaltungsempfehlungen abgeleitet.
• Im letzten Kapitel werden die Ergebnisse der Arbeit zusammengefasst und im Hinblick auf ihren Nutzen bewertet.

2. Projektmanagement als Bestandteil eines strategieorientierten Unternehmensmanagements

2.1 Projektbegriff und -arten

Der Begriff „Projekt“ wird heute in vielfältiger Weise zur Beschreibung der unterschiedlichsten Vorhaben verwendet.⁴ Er erhält dadurch eine zunehmend inflationäre Bedeutung. Wie in der Praxis hat sich auch in der Literatur zum Projektmanagement bislang noch keine allgemeingültige Definition zum Projektbegriff durchgesetzt.⁵ Daher ist es notwendig, zunächst eine Bestimmung darüber vorzunehmen, was im Sinne dieser Arbeit unter einem Projekt verstanden wird.

[...]

1 Vgl. dazu und zum Folgenden BECKMANN, H./NOTH, T. (2004), S. 58.

2 Vgl. dazu und zum Folgenden GRÖGER, M. (2004), S. 10.

3 Vgl. SCHRÖDER, G. A. (2004), S. 44.

4 Vgl. dazu und zum Folgenden MAYRSHOFER, D./KRÖGER, H. A. (2001), S. 13.

5 Vgl. LITKE, H.-D. (2004), S. 18.