Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   

Inhaltsverzeichnis.   2

Abk  ürzungsverzeichnis  5

Abbildungsverzeichnis.   6

1.  Einleitung  7

1.1.  Problemstellung und Zielsetzung der Diplomarbeit.  7

1.2.  Aufbau der Diplomarbeit  8

2.  Grundlagen  8

2.1.  Definitionen  8

2.1.1.  Business Intelligence  9

2.1.2.  Data Warehouse  10

2.1.3.  Data Mining.  11

2.1.4.  OLAP  11

2.1.5.  ETL  11

2.1.6.  Reporting  12

2.1.6.1.  Motivation  12

2.1.6.2.  Einsatzbereiche  13

2.1.6.3.  Gestaltung und Funktionalität  14

2.1.6.4.  Varianten und Ausprägungen  14

2.1.6.5.  Berichtslebenszyklus  15

2.1.7.  Elektronisches Reporting (eReporting)  16

3.  Ausgangsbedingungen.  16

3.1.  Technische Ausgangssituation  16

3.2.  Referenzreport  17

4.  Analyse der Reporting Produkte.  18

4.1.  Microsoft Access 2003  18

4.1.1.  Produktvorstellung  18

4.1.2.  Produktdokumentation  19

4.1.3.  Technische Produkteigenschaften  19

4.1.3.1.  Installation.  19

4.1.3.2.  Entwicklungsumgebung  19

4.1.4.  Reporterstellung.  20

4.1.4.1.  Importfunktion  20

4.1.4.2.  Erstellung des Referenzreports  20

4.1.5.  Reportveröffentlichung.  22

4.1.6.  Reportverwaltung.  23

4.1.7.  Reportzustellung  24

4.1.7.1.  Reportaufruf.  24

4.1.7.2.  Abonnements.  24

4.1.7.3.  Exportformate  24

4.1.7.4.  Drucken  24

4.1.8.  Produkterweiterungen.  24

4.1.9.  Bewertung und Eignung.  24

4.2.  XtraReports Suite.  25

4.2.1.  Produktvorstellung  25

4.2.2.  Produktdokumentation  26

4.2.3.  Technische Produkteigenschaften  26

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Inhaltsverzeichnis

4.2.3.1.  Installation.  26

4.2.3.2.  Entwicklungsumgebung  26

4.2.4.  Reporterstellung.  27

4.2.4.1.  Importfunktion  27

4.2.4.2.  Erstellung des Referenzreports  27

4.2.5.  Reportveröffentlichung.  29

4.2.6.  Reportverwaltung.  31

4.2.7.  Reportzustellung  31

4.2.7.1.  Reportaufruf.  31

4.2.7.2.  Abonnements.  32

4.2.7.3.  Exportformate  32

4.2.7.4.  Drucken  32

4.2.8.  Produkterweiterungen.  32

4.2.9.  Bewertung und Eignung.  32

4.3.  ComponentOne Reports für NET.  33

4.3.1.  Produktvorstellung  33

4.3.2.  Produktdokumentation  34

4.3.3.  Technische Produkteigenschaften  34

4.3.3.1.  Installation.  34

4.3.3.2.  Entwicklungsumgebung  34

4.3.4.  Reporterstellung.  35

4.3.4.1.  Importfunktion  35

4.3.4.2.  Erstellung des Referenzreports  35

4.3.5.  Reportveröffentlichung.  36

4.3.6.  Reportverwaltung.  37

4.3.7.  Reportzustellung  37

4.3.7.1.  Reportaufruf.  37

4.3.7.2.  Abonnements.  37

4.3.7.3.  Exportformate  37

4.3.7.4.  Drucken  37

4.3.8.  Produkterweiterungen.  37

4.3.9.  Bewertung und Eignung.  37

4.4.  Active Reports for NET 2.0  38

4.4.1.  Produktvorstellung  38

4.4.2.  Produktdokumentation  38

4.4.3.  Technische Produkteigenschaften  38

4.4.3.1.  Installation.  38

4.4.3.2.  Entwicklungsumgebung  39

4.4.4.  Reporterstellung.  39

4.4.4.1.  Importfunktion  39

4.4.4.2.  Erstellung des Referenzreports  39

4.4.5.  Reportveröffentlichung.  40

4.4.6.  Reportverwaltung.  41

4.4.7.  Reportzustellung  41

4.4.7.1.  Reportaufruf.  41

4.4.7.2.  Abonnements.  41

4.4.7.3.  Exportformate  41

4.4.7.4.  Drucken  41

Seite  3 von  88

Inhaltsverzeichnis

4.4.8.  Produkterweiterungen.  42

4.4.9.  Bewertung und Eignung.  42

4.5.  Crystal Reports XI.  42

4.5.1.  Produktvorstellung  42

4.5.2.  Produktdokumentation  44

4.5.3.  Technische Produkteigenschaften  44

4.5.3.1.  Installation.  44

4.5.3.2.  Entwicklungsumgebung  45

4.5.4.  Reporterstellung.  47

4.5.4.1.  Importfunktion  47

4.5.4.2.  Erstellung des Referenzreports  47

4.5.5.  Reportveröffentlichung.  48

4.5.6.  Reportverwaltung.  50

4.5.7.  Reportzustellung  51

4.5.7.1.  Reportaufruf.  51

4.5.7.2.  Abonnements.  51

4.5.7.3.  Exportformate  51

4.5.7.4.  Drucken  51

4.5.8.  Produkterweiterungen.  52

4.5.9.  Bewertung und Eignung.  52

4.6.  SQL Server 2000 Reporting Services  53

4.6.1.  Produktvorstellung  53

4.6.2.  Produktdokumentation  54

4.6.3.  Technische Produkteigenschaften  54

4.6.3.1.  Installation.  54

4.6.3.2.  Entwicklungsumgebung  55

4.6.4.  Reporterstellung.  55

4.6.4.1.  Importfunktion  55

4.6.4.2.  Erstellung des Referenzreports  56

4.6.5.  Reportveröffentlichung.  59

4.6.6.  Reportverwaltung.  60

4.6.7.  Reportzustellung  61

4.6.7.1.  Reportaufruf.  61

4.6.7.2.  Abonnements.  61

4.6.7.3.  Exportformate  61

4.6.7.4.  Drucken  62

4.6.8.  Produkterweiterungen.  63

4.6.9.  Bewertung und Eignung.  63

4.7.  Weitere Produkte  64

4.7.1.  Cognos “Reportnet  64

4.7.2.  Hyperion - “Enterprise Reporting  64

4.7.3.  Cybernet Software Inc - “Intelliview  64

4.7.4.  9Rays NET - „Report Sharp Shooter“  65

4.7.5.  QBS Software Ltd „Sharp Reports“  65

4.7.6.  Sparrow Technologies - „Visual Reports“  65

4.7.7.  SSW - „Access Reporter“  65

5.  Abschlussbetrachtung  66

5.1.  Vergleich der vorgestellten Produkte  66

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Abkürzungsverzeichnis

5.2. Fazit ....................................................................................................67 Literatur- und Quellenverzeichnis.....................................................................72 Anhang .............................................................................................................79 Anhang A: Abbildung der erstellten Referenzreports.....................................79 Anhang B: Ausstattung der verwendeten PC Systeme..................................82 Anhang C: SQL Abfragen ..............................................................................83 Anhang D: Interview ......................................................................................83 Anhang E: Exportformate aller Produkte .......................................................87

Akürzungsverzeichnis

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Abbildungsverzeichnis

OLTP

PC PDF RPT RPX RS RTF RTX S. sog. SP SQL TXT u.a. u.v.m. URL VB VBA vgl. VS VS.NET XBRL XLS XML XR z.B. zzgl. Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Vgl. Grothe/Gentsch (2000), S. 21 Abbildung 2: Vgl. Hildebrand (2001), S. 7 Abbildung 20: Vgl. Metagroup (2004), S. 2

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Kapitel 1: Einleitung - Problemstellung und Zielsetzung der Diplomarbeit

1. Einleitung

1.1. Problemstellung und Zielsetzung der Diplomarbeit

Rudolf Augstein, deutscher Journalist und Herausgeber der Zeitschrift „Der Spiegel“, erkannte eines der wichtigsten Probleme des Zeitalters der Informationstechnologie schon früh und formulierte es wie folgt:

„Die Zahl derer, die durch zu viele Informationen nicht mehr informiert sind, wächst.“

Durch die rasante Entwicklung der Informationstechnik, ständig fallende Preise und die Entdeckung neuer technischer Möglichkeiten und daraus folgender, immer schneller zunehmender Verbreitung und Verwendung moderner Technologien nimmt die Masse digital gespeicherter Daten exponentiell zu. Schätzungen gehen davon aus, dass die gesamte Masse der zu verarbeitenden Informationen in den ersten zehn Jahren ab dem Jahrtausendwechsel der Masse der Informationen der letzten 2500 Jahre entspricht. 1

Personal Computer, Netzwerke und Datenbanken erfüllen den Zweck der zentralen Datenspeicherung und Versorgung der Schlüsselstellen der Unternehmen mit den gewünschten Daten zur gewünschten Zeit. Der Mensch trifft unter Zuhilfenahme dieser Daten Entscheidungen, die aufgrund Ihrer Komplexität oder aufgrund von unbekannten zusätzlichen äußeren Einflussgrößen softwaregesteuert nicht immer möglich sind. Dabei sehen sich sowohl private Nutzer der elektronischen Datenverarbeitung, als auch besonders Unternehmen mit dem Problem konfrontiert, die menschlichen Reaktionszeiten optimieren zu müssen, denn der Mensch ist im Zusammenspiel mit einem funktionierenden und digitalen Informationssystem zugleich der überlegene, aber auch der langsame, ausbremsende und vor allem fehleranfällige Teil. Aus diesem Grunde ist es von großer Bedeutung, den Menschen mit einer ganz exakten Selektion aus der Menge an verfügbaren Informationen zu versorgen, die er in seiner Funktion als Entscheider benötigt, und das zum korrekten Zeitpunkt. Eines der wichtigsten Mittel dieser Versorgung mit Informationen stellen die Unternehmensberichte ² dar. ³ Ziel dieser Arbeit ist es, die Aufgabenstellung von

¹ Vgl. Küppers (1999), S. 13

² folgend auch als Berichte oder Reports bezeichnet

³ Vgl. Preuß u.a. (2005), S. 7

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

Unternehmensberichten ⁴ zu erläutern und die zur Verfügung stehenden technischen Mittel zur Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Berichten eingehend zu betrachten. Diese technischen Mittel definieren sich über eine Reihe verschiedener Produkte, die einen mehr oder weniger professionellen und vollständigen Funktions-und Qualitätsumfang mitbringen. Diesen Umfang jeweils zu untersuchen, zu bewerten und abschließend zu vergleichen ist das Hauptziel dieser Arbeit. Dabei wird jedes der zu analysierenden Produkte getestet und nach stets gleichen Kriterien untersucht. Neben einer Auswahl interessanter Produkte stehen dabei die „Microsoft Reporting Services“ besonders im Fokus. Um eine geeignete Abgrenzung zu schaffen, sind, gemäß den noch folgenden Begriffsdefinitionen, nur Methoden zur Kommunikation von Daten an die Anwender ⁵ , also die zu informierenden Personen, Thema der Arbeit. Mittel zur technischen Bereitstellung von Daten bzw. deren Entdeckung und automatisierte Auswertung sind, abgesehen von Begriffserläuterungen, ausdrücklich ausgenommen.

1.2. Aufbau der Diplomarbeit

Die vorliegende Diplomarbeit beschäftigt sich zunächst mit den allgemeinen Grundlagen des Themas und zeigt kurz die wesentlichen Termini und verwandten Sachgebiete auf. Der wesentliche Teil der Arbeit beschäftigt sich mit einer Auswahl der auf dem Markt verfügbaren Produkte zur Erstellung elektronischer Reports hinsichtlich Ihrer Beschaffenheit, technischen Eigenschaften und des Funktionsumfangs. Im Anschluss an die Produktanalyse folgt eine abschließende Gegenüberstellung der Produkte, sowie der Ansatz einer qualitativen Bewertung hinsichtlich der Eignung der Produkte für potentielle Zielgruppen, die sich aus den während der Anfertigung der Arbeit gewonnenen Erfahrungen und Eindrücken ergibt.

2. Grundlagen

2.1. Definitionen

Um die wichtigsten Begriffe, die im Rahmen dieser Arbeit und in Verbindung mit dem behandelten Thema Verwendung finden, zu klären, folgen deren Definitionen, sowie kurze Erklärungen und eine Einordnung in den Gesamtzusammenhang.

⁴ folgend auch als Reporting bezeichnet

⁵ folgend auch als Adressaten oder Enduser bezeichnet

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

2.1.1. Business Intelligence

Business Intelligence (BI) ist als Oberbergriff für Methoden und Verfahrensweisen im Bereich der Datenhaltung, Datenbereitstellung und Datenanalyse zu sehen. Eine eindeutige Definition fällt schwer, da dieser noch verhältnismäßig junge Begriff oftmals verschiedenartig interpretiert verwendet wird. Grothe u.a. betonen die Verwendung des Begriffs zur Beschreibung eines Prozesses, anstatt einer Bestandsgröße ⁶ und definieren Business Intelligence wie folgt:

„Business Intelligence (BI) bezeichnet den analytischen Prozess, der - fragmentierte -Unternehmens- und Wettbewerbsdaten in handlungsgerichtetes Wissen über die Fertigkeiten, Positionen, Handlungen und Ziele der betrachteten internen oder externen Handlungen (Akteure und Prozesse) transformiert“ ⁷ Für den praktisch orientierten Leser sehr prägnant auf den Punkt gebracht könnte man auch sagen: Business Intelligence hilft dabei, aus Daten Wissen zu gewinnen. Um zunächst eine Einordnung in den Gesamtkontext herzustellen, hilft die folgende Darstellung von Grothe u.a., die einerseits die Verwandtschaft zu untergeordneten Begriffen darstellt und andererseits die Beziehungen untereinander aufzeigt.

⁶ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 19

⁷ Grothe u.a. (2000), S. 19

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

Business Intelligence wird hier als dreistufiger Prozess definiert, der aus folgenden Stufen ⁸ besteht:

• Bereitstellung von Daten aus verschiedensten Quellen • Entdeckung von Zusammenhängen, Mustern und Besonderheiten • Kommunikation von Erkenntnissen an den Anwender zur Stützung von Maßnahmen

Das folgende Schaubild verdeutlicht ebenso die Interpretation des Oberbegriffs Business Intelligence und die Einordnung der untergeordneten verwandten Begriffe in das Sachgebiet nach Hildebrand, der sich damit an die Begriffsdefinition von Grothe u.a. angelehnt und diese kritisch verfeinert hat ⁹ :

Auch hier gibt es eine Unterteilung der Prozesse in die Stufen der Datenbereitstellung und Datenauswertung. Hildebrand definiert BI allerdings etwas strenger und zählt zu BI i.e.S. nur OLAP und MIS/EIS, also Tools zur Erstellung multidimensionaler Analysen.

2.1.2. Data Warehouse

Als Data Warehouse bezeichnet man Datenbanken, die mit Daten aus verschiedensten Quellen befüllt wurden bzw. werden. Sie enthalten die Daten in einer einheitlichen und logischen Form und sind so speziell auf Analyse- und Entscheidungsaufgaben zugeschnitten. ¹⁰ Das Data Warehouse ist die Grundlage für eine unternehmensweite Versorgung von analyseorientiert arbeitenden Fach- und Führungskräften mit den benötigten Informationen. ¹¹ Das Data Warehouse fällt somit in den Bereich der Datenbereitstellung.

⁸ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 20

⁹ Vgl. Hildebrand (2001), S. 6f

¹⁰ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 15

¹¹ Vgl. Hildebrand (2001), S. 10

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

2.1.3. Data Mining

Für das Schlagwort „Data Mining“ existieren weitere synonym verwendete Begriffe wie z.B. „Knowledge Discovery“ und eine Vielzahl verschiedener Ansätze, eine passende Definition zu finden. ¹² Einigkeit herrscht darüber, dass Data Mining einen automatisierten Prozess bezeichnet, der besonders auffällige Daten aus einer Datenbank herausfiltern kann, um z.B. „verborgene Zusammenhänge aufzuspüren“ ¹³ . Grothe u.a. ¹⁴ ordnen den Begriff in dementsprechend dem Bereich der Datenentdeckung zu. Küppers ¹⁵ kommt zu dem Ergebnis, dass das Data Mining folgende Eigenschaften erfüllen muss: • es ist ein Prozess • es ist nicht trivial • es sucht nach Mustern • es liefert statistisch belegbare Aussagen • es liefert ausschließlich neue Erkenntnisse • es liefert nützliche und verständliche Daten

2.1.4. OLAP

OLAP steht für „Online Analytical Processing“ und fällt wie das Data Mining in den Bereich der Datenentdeckung. ¹⁶ Unter Einsatz von OLAP lassen sich große Datenmengen effizient auswerten. Hierzu werden multidimensionale virtuelle Cubes (Würfel) verwendet, die verschiedene Informationen (bzw. Dimensionen) miteinander kombinieren. Sie enthalten so eine große Datenmenge und können aggregierte Informationen immer weiter extrahieren und Informationen immer kleinerer Würfelbestandteile anzeigen ¹⁷ . Diese multidimensionalen Cubes imitieren auf diese Weise das explorative Vorgehen von Analysten bei der Betrachtung verschiedener Faktoren, um zu einem Ergebnis zu gelangen. ¹⁸ Diese analytische Vorgehensweise wäre ohne eine mehrdimensionale Aufbereitung der Informationen lediglich über die sequentielle Abfrage der Informationen und anschließende manuelle Kombination möglich. OLAP ermöglichst eine Automatisierung dieses Vorgangs.

2.1.5. ETL

ETL steht für „Extrahieren, Transformieren, Laden“. Die drei Begriffe symbolisieren folgende dreistufige Prozesskette: 19

¹² Vgl. Küppers (1999), S. 17 ff

¹³ Baumeister (2004), S. 91

¹⁴ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 21

¹⁵ Vgl. Küppers (1999), S. 25

¹⁶ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 15

¹⁷ Vgl. Schuler u.a. (2001), S. 160

¹⁸ Vgl. Grothe u.a. (2000), S. 58ff

¹⁹ Vgl. Hildebrand (2001), S. 3

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

• Extraktion („extract“) der relevanten Daten aus verschiedenen Quellen, die verschieden strukturiert sind

• Transformation („transform“) der Daten in eine einheitliche, brauchbare Form • Laden („load“) der Daten in ein System, um sie zugänglich zu machen

ETL Komponenten erfüllen also die Aufgabe, ein Data Warehouse aus den verschiedenartigsten Datenquellen mit am Ende einheitlich strukturieren Daten zu versorgen. Dies wird i.d.R. in belastungsarmen Zeiträumen und automatisiert durchgeführt. 20

2.1.6. Reporting

Der Begriff „Reporting“ wird z.T. sehr fein in weitere Unterbegriffe wie „Analytical Reporting“ und „Enterprise Reporting“ unterschieden ²¹ . Die Abgrenzungen sind jedoch fließend und nicht immer eindeutig definierbar. „Analytical Reporting“ beschreibt rein datenorientierte Auswertungen unter Einsatz von Technologien wie OLAP und Data Mining. Der Begriff „Enterprise Reporting“ wird für das Erstellen, Veröffentlichen, Verwalten und die Verteilung von Unternehmensberichten verwendet, die dazu geeignet sind, Daten in einer angemessenen Form aufbereitet für eine größere Anzahl Anwender zu präsentieren. Ein Unternehmensbericht ist definiert als die „Repräsentation von Informationen, die in einem aufbereiteten Format mit Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens im Rahmen wiederkehrender Abläufe Reporting beschreibt also die Bereitstellung, ausgetauscht werden.“ 22

Zusammenfassung und das Präsentieren von geforderten Daten, die dem Adressaten in einem Bericht eine effiziente Übersicht geben sollen, um ihn über eine bestimmte Situation hinreichend und prägnant zu informieren. Im Rahmen dieser Arbeit geht es ausschließlich um Werkzeuge für das „Enterprise Reporting“.

2.1.6.1. Motivation

„In vielen Unternehmen wird die mittlere Führungsebene von den täglichen Problemen völlig in Anspruch genommen und verfügt nicht über die Informationen, sie zu bewältigen. Selbst riesige Mengen von Daten - buchstäblich ganze Papierberge - die schwierig zu bewältigen und mit den Daten aus anderen Berichten in Einklang zu bringen sind, helfen ihnen dabei nur wenig. Dagegen kennzeichnet es ein gutes digitales Nervensystem, wenn es die mittlere Führungsebene durch den Einfluss

²⁰ Vgl. Hildebrand (2001), S. 11

²¹ Vgl. Gile (2005), Abbildung 1

²² Preuß u.a. (2005), S. 7

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

spezifischer Informationen zu zusätzlichen Leistungen befähigt.“ ²³ Der Filterung und Aufbereitung der Informationen kommt hier eine entscheidende Bedeutung zu, um das sog. Informationsdilemma zu verhindern, bei dem ein Zuviel an irrelevanten Informationen einem Mangel an relevanten Informationen gegenübersteht. ²⁴ Der Umfang, die Qualität sowie die zeitliche und sachliche Genauigkeit der Lieferung der zur Verfügung stehenden Informationen sind wesentlich für die zu treffenden Entscheidungen in einem Wirtschaftsunternehmen. Genau diese Informationen sind zur gewünschten Zeit in den Händen der zuständigen Person wertvoll, denn sie geben Hinweise auf Missstände oder positive Entwicklungen, Anlass zu bzw. Hilfestellung für weitere detaillierte Recherchen oder Rückfragen, und beeinflussen somit wesentlich die zu treffenden erforderlichen weiteren Entscheidungen in einem Unternehmen. Dies gilt sowohl für die Ebene des Managements, als auch für alle vorhandenen Stellen in einem Unternehmen, an denen Menschen täglich Entscheidungen über ihr weiteres Vorgehen in ihrem speziellen Arbeitsbereich und auf der Grundlage ihres Informationsstandes treffen müssen. Dies ermöglicht die Schlussfolgerung, dass die Qualität von Entscheidungen durch Umfang und Qualität der zugrunde liegenden Informationen positiv beeinflusst werden kann. „Gerade die Mitarbeiter der mittleren Führungsebene benötigen genaue und sichere Daten, denn schließlich sind sie es auch, die danach handeln sollen. Sie brauchen deshalb einen unmittelbaren, ständigen und vielfältigen Zustrom der richtigen Informationen und sollten nicht darauf warten müssen, solche Daten vom höheren Management zu erhalten.“ 25

2.1.6.2. Einsatzbereiche

Das in dieser Arbeit behandelte Reporting ist nicht mit dem vielfach für die Vorgänge im Finanzwesen bzw. der gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegungen (z.B. Konzernabschluss) gemeinten Reporting zu verwechseln. Das Enterprise Reporting bzw. elektronische Reporting wird überall dort verwendet, wo es erforderlich ist, bestimmten Stellen regelmäßig Auskünfte über einen Informationsstand zu geben. Beispielsweise ist im Bereich der industriellen Fertigung ²⁶ eine regelmäßige Versorgung der direkt am Fertigungsprozess beteiligten Mitarbeiter mit standardisierten Informationen gefragt. Hier sind in den verschiedenen Produktionsabläufen immer wieder Auskünfte über z.B. Beschaffenheiten der Materialien oder Verläufe der Verarbeitung erwünscht. Um Absatzzahlen zu kontrollieren wird Reporting ebenfalls

²³ Gates (1999), S. 35

²⁴ Vgl. Blankenheim (1998), S. 46

²⁵ Vgl. Gates (1999), S. 35

²⁶ Vgl. Metagroup (2004), S. 3, Abbildung 2

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

eingesetzt und ist deswegen auch im Handel ²⁷ und Controlling von besonderer Bedeutung, um ggf. entsprechende, richtige Maßnahmen beschließen zu können.

2.1.6.3. Gestaltung und Funktionalität

Bei der Gestaltung von Berichten spielt das Format der Berichte eine große Rolle. Während mancher Anwender auf die Formatierungen wie z.B. Schriftarten achtet, und lieber eine Art makelloser Präsentation bevorzugt, erwartet ein eher analytischer Anwender vielmehr, dass er innerhalb der Inhalte seines Berichtes noch Änderungen vornehmen kann, um einen Sachverhalt genauer studieren zu können. Dies kann z.B. durch Veränderung von Gruppierung oder Sortierung, Einsatz von zusätzlichen Rechenoperationen und Manipulation der Verdichtung geschehen. Hier wird besonders von den Möglichkeiten des sog. „Drilldown“ Gebrauch gemacht. Durch Drilldown lassen sich Details zu Datensätzen oder Summen innerhalb der Berichte sichtbar und unsichtbar machen.

2.1.6.4. Varianten und Ausprägungen

Bezüglich des Erstellungszeitpunkts lässt sich eine Unterscheidung in adhoc-Berichte und Standardberichte treffen. Von adhoc-Reporting 28 ist die Rede, wenn Reports unmittelbar dann ausgeführt werden, wenn der Bedarf der Informationen besteht. Der Adressat des Berichts ist in diesem Falle auch der Erzeuger des Berichts. Die beinhalteten Daten entsprechen dann stets dem aktuellsten Stand. Im Gegensatz dazu wird das Standard-Reporting verwendet, um regelmäßig standardisierte Berichte zu erzeugen, die weitestgehend permanent vorhanden, jedoch nicht jederzeit neu erstellt werden, sondern aktuelle Stände bestimmter zurückliegender Zeitpunkte beinhalten. Bezüglich der Zielgruppe der Berichte spricht man einerseits vom internen Reporting und andererseits vom externen Reporting. ²⁹ Das interne Reporting 30 ist die übliche und häufigste Variante der Berichtsbereitstellung, denn in den meisten Unternehmen werden täglich Mitarbeiter mit Berichten beliefert, die Ihnen helfen Ihre Aufgaben zu erfüllen. Diese Berichte sind i.d.R. zweckdienlich und darauf ausgerichtet, besonders wertvoll im Hinblick auf ihren Inhalt zu sein, während die äußere Form meist sekundär ist. Beim externen Reporting 31 werden Berichte für das Verlassen des Unternehmens und die Übermittlung an z.B. ein anderes Unternehmen oder einen Kunden erstellt. Bei

²⁷ Vgl. ebenda.

²⁸ Vgl. Becker (o.J.)

²⁹ Vgl. Preuß u.a. (2005), S. 8

³⁰ Vgl. Schuler u.a. (2001), S. 22

³¹ Vgl. ebenda.

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Kapitel 2: Grundlagen - Definitionen

diesen Berichten spielt neben den Inhalten die äußere Form eine wesentliche Rolle, vor allem in Bezug auf Corporate Design.

Von diesen Unterscheidungskriterien abgesehen gibt es noch zwei verschiedene Verfahren zur Veröffentlichung der Berichte. Pull (engl. ziehen)

Der Anwender der Berichte hat die Möglichkeit, auf die Berichte je nach Bedarf selbständig zuzugreifen. Er führt hierzu einen aktiven Vorgang aus, um den Bericht zu erhalten. Dies kann beispielsweise geschehen, indem er in einer Dateifreigabe eines Servers den letzten Stand (ein sog. Snapshot) des Berichtes aufruft oder indem er den Bericht über das Intranet mit den aktuell verfügbaren Daten abruft. Push (engl. stoßen) 32

Bei diesem Ausgabeverfahren wird der Anwender automatisch mit seinen Berichten beliefert. Er muss dazu nur einmalig seine Berichte abbonieren und die gewünschte Lieferform und den Zeitpunkt und Intervall angeben. Daraufhin wird vom Reportingsystem dafür gesorgt, dass der gewünschte Bericht immer pünktlich und in der gewünschten Darreichungsform (z.B. per Email) an den Anwender geschickt wird.

2.1.6.5. Berichtslebenszyklus 33

Berichte durchlaufen typischerweise verschiedene Schritte von der Erstellung bis zur Ankunft beim Empfänger. Diese lassen sich in vier wesentliche Schritte in dieser Reihenfolge unterteilen: • Reporterstellung-/design

Zunächst wird jeder Report einmalig von einem Entwickler bzw. dem End-User selber erstellt. Es wird eine Datenquelle gewählt, gewünschte Daten zusammengestellt und mit einem passenden Layout in der gewünschten Form angezeigt. • Reportveröffentlichung

Nach der Erstellung der Reports wird eine Methode zur Veröffentlichung gewählt. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Neben der Möglichkeit einen Webserver zu benutzen, auf dem die Reports als Webanwendung bereitgehalten werden, können Reports als Teil einer Windows Anwendung oder auch als Dateien veröffentlicht werden.

³² Vgl. Preuß u.a. (2005), S. 15 und Schuler u.a. (2001), S. 163

³³ Vgl. Preuß u.a. (2005), S. 13

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Kapitel 3: Ausgangsbedingungen - Technische Ausgangssituation

• Reportverwaltung

Je nach Organisationsstruktur bietet sich der Einsatz einer zentralen Reportverwaltung an. Diese ermöglicht z.B. die Festlegung von

Sicherheitseinstellungen und Benutzerrechten oder auch Einstellungen zur Erstellung automatischer regelmäßiger Snapshots der Reports, um eine historische Betrachtung der Daten zu ermöglichen. • Reportauslieferung

Im letzten Schritt werden die Berichte an den Empfänger geliefert. Dies kann unter Verwendung der push oder der pull Methode geschehen.

2.1.7. Elektronisches Reporting (eReporting)

Mit der Bezeichnung „Elektronisches Reporting“, kurz „eReporting“ ist das Reporting in digitaler Form zu verstehen, also das Reporting auf Grundlage von Daten, die digital zur Verfügung stehen und ebenso auf digitalem Wege zusammengestellt, ausgewertet und auch bei Bedarf elektronisch zugestellt werden. eReporting bedeutet grundsätzlich nicht „Enterprise Reporting“, kann aber im Rahmen dieser Arbeit durchaus synonym verwendet werden.

3. Ausgangsbedingungen

3.1. Technische Ausgangssituation

Die Untersuchung der Produkte fand mit einer Workstation und einem Server statt ³⁴ . Für den Reportmanager der MS Reporting Services ist eine vorhandene Installation eines lizenzierten MS SQL Servers erforderlich, der sich (abgesehen von der Personal Edition) nicht auf einer Windows XP Professional Workstation installieren lässt. Darum wird der Server zum Testen der Microsoft Reporting Services neben dem genannten PC benötigt. Es ist anzumerken, dass die ausschließliche Entwicklung von Berichten für die Microsoft Reporting Services keinen SQL Server erfordert. Die vollständige Installation der Reporting Services ist nur dann erforderlich, wenn ein Berichtsserver genutzt werden soll. Unter Einsatz der Visual Studio .NET Entwicklungsumgebung ist die Entwicklung von Reports demnach auch ohne den Berichtsserver möglich. Lediglich das Aufrufen der Reports, die Reportverwaltung und das Veröffentlichen der Reports erfordert den Berichtsserver.

³⁴ Detaillierte Angaben zur Konfiguration der Testssysteme finden sich im Anhang B.

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Kapitel 3: Ausgangsbedingungen - Referenzreport

3.2. Referenzreport

Mit jedem der in dieser Arbeit behandelten Reporting Produkte wird ein Referenzreport mit einer tabellarischen Darstellung und einer ergänzenden Grafik erzeugt. Durch die Erstellung des Referenzreports mit allen zu untersuchenden verschiedenen Produkten wird im Hinblick auf die in diesem Fall benötigten Funktionalitäten der Produkte eine Vergleichbarkeit ermöglicht. Als Datenbasis für die Erstellung des Referenzreports in dieser Arbeit dient die von Microsoft bereitgestellte Beispieldatenbank „Northwind“ ³⁵ , die sowohl bei der Installation von Microsoft Access als auch auf dem SQL Server standardmäßig angeboten wird. Die Datenbank enthält eine ausreichende Anzahl von Beispieldatensätzen und wurde ausgewählt, weil sie auf annähernd jedem PC System vorhanden ist, auf dem Microsoft Office oder MS SQL Server installiert ist. Durch die Verwendung einer derart weit verbreiteten Datenbank wird die Nachvollziehbarkeit der Tests und Beispiele in dieser Arbeit erleichtert.

Die Daten in der Access Version der „Nordwind“ Datenbank beziehen sich auf einen Zeitraum zwischen August 1994 und Juni 1996. Die Daten der SQL Server Version von „Nordwind“ sind inhaltlich weitestgehend mit der Access Version von „Nordwind“ übereinstimmend. In der SQL Server Version wurden jedoch von MS alle Daten auf einen Zeitraum zwischen Juli 1996 und Mai 1998 aktualisiert. Um einheitliche Daten in allen Beispielberichten gewährleisten zu können, wird aufgrund der Unterschiede in den Zeitangaben in den beiden Versionen davon abgesehen, die Tabellen der Access Version zu verwenden. Stattdessen wird auch bei der Erstellung des Access Referenzberichtes auf die Daten der SQL Server Version von Nordwind zurückgegriffen. Dies geschieht über Einbindung der SQL Server Datenbank per ODBC in die Access Datenbank.

Der folgende Reportentwurf dient als Vorlage für die zu erstellenden Reports. Im Rahmen dieser Arbeit können nicht alle technischen Möglichkeiten und Feinheiten untersucht werden, die es zur Erstellung und Verfeinerung von Reports gibt. Daher ist die Erstellung dieses Referenzreports als Einstieg in die Handhabung und Funktionsweise der einzelnen Produkte zu betrachten und vorsätzlich auf typische Berichtselemente beschränkt. Darüber hinaus sollen spezifische Eigenschaften, besondere Fähigkeiten und Mängel der Produkte aber nicht ungenannt bleiben. Der Referenzbericht enthält einerseits eine tabellarische Darstellung der Summe der Umsätze pro Land im Monat Juni 1997 und darüber hinaus ergänzend eine Grafik, die

³⁵ Die Deutsche Version der Datenbank „Northwind“ heißt „Nordwind“

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Kapitel 4: Analyse der Reporting Produkte - Microsoft Access 2003

die Top 10 Länder nach Umsätzen über die gesamte Zeit zum Vergleich darstellt. Dazu sind zwei ³⁶ verschiedene Datenbankabfragen erforderlich, die jeweils die benötigten Daten aus den Datenbanktabellen zur Verfügung stellen. Die Abfrage für die tabellarische Darstellung wird im Verlauf der Arbeit als „laufende Umsätze“ bezeichnet, während die Abfrage für die grafische Darstellung als „Gesamtumsätze“ bezeichnet wird.

Die Sortierungen sowie die Einschränkung auf zehn Länder sind in den Abfragen nicht berücksichtigt und sollen bewusst erst im Verlauf der Reporterstellung mit den einzelnen Produkten herbeigeführt werden.

4. Analyse der Reporting Produkte

4.1. Microsoft Access 2003

4.1.1. Produktvorstellung

Der Hersteller der Produktlinie Office 2003, der Access angehört, ist die Firma Microsoft. Microsoft hat seinen Hauptsitz in Redmond (USA) und wurde 1975 von William Bill Henry Gates gegründet.

Für die Erstellung von Reports bietet MS Access neben anderen Elementen das Element „Berichte“ an. Mit dem Berichtselement lassen sich aus den in der Access Datenbank zur Verfügung stehenden Daten Berichte für die Anwender zusammenstellen.

³⁶ Vgl. Anhang C

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