Eine wissenschaftliche Analyse der Postkorbmethode als eignungsdiagnostisches Instrument

Inhaltsverzeichnis

  Inhaltsverzeichnis  2

  Abbildungsverzeichnis  3

  Abkürzungsverzeichnis  4

1  Abstract  5

2  Einleitung  6

2.1  Definition  6

2.2  Funktionsweise des Verfahrens  7

2.3  Beurteilungskriterien der Postkorbübung  9

2.4  Historischer Hintergrund  12

2.5  Relevanz  13

3  Analyse des wissenschaftlichen Kenntnisstandes zum Verfahren  15

3.1  Eingliederung in den Kontext der Berufseignungsdiagnostik  15

3.2  Theoretische Grundlagen aus der Pädagogik Psychologie und Testtheorie  17

3.3  Darstellung der empirischen Basis  18

3.4  Objektivität Reliabilität und Validität des Verfahrens  20

4  Bewertung und Implikationen  28

4.1  Einsatzmöglichkeiten und Grenzen des Verfahrens  28

4.2  Erfolgsfaktoren für das anwendende Unternehmen  30

4.3  Erfolgsfaktoren für den individuellen Teilnehmer  33

5  Konklusion  37

5.1  Zusammenfassung und Fazit  37

5.2  Weiterer Forschungsbedarf  38

6  Literaturverzeichnis  40

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Abbildungsverzeichnis

  Abbildung 1: Beurteilungskriterien der Postkorbübung (vgl Nielsen 1995 Musch Rahn  &

  Lieberei 2001 Thornton Byham 1982 etc )  9

  Abbildung 2: Anforderungen an den Teilnehmer beim schriftlichen Teil (vgl Hesse  &

  Schrader 1994 S 98 ff )  10

  Abbildung 3: Anforderungen an den Teilnehmer beim Interview (vgl Hesse Schrader  

1994,  S 98 ff )  11

  Abbildung 4: Matrix zur Strukturierung der Postkorbdokumente  34

  Abbildung 5: Fragestellungen als Hilfe bei der Postkorbbearbeitung (vgl Hesse Schrader  

1994,  S 102 f )  35

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Abkürzungsverzeichnis

bzw. beziehungsweise

ca. circa (Latein), ungefähr

et al. et alii (Latein), und andere

etc. et cetera (Latein), und so weiter

evtl. Eventuell

f. Folgende

ff. Fortfolgende

ggf. gegebenenfalls

Hrsg. Herausgeber

Nr. Nummer

S. Seite

vgl. Vergleiche

Vol. Volume (Englisch), Ausgabe

z.B. zum Beispiel

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1 Abstract

Das Postkorbverfahren erfreut sich in der Praxis aufgrund seiner augenscheinlichen Validität als eignungsdiagnostisches Instrument seit nunmehr rund 50 Jahren großer Beliebtheit. Die häufige Verwendung als Personalauswahlverfahren und teilweise auch als Weiterbildungs- verfahren durch Unternehmen und andere Organisationen steht im Kontrast zu einer bis heute mangelnden wissenschaftlichen Validierung des Verfahrens. Zudem kommen die veröffentlichten Arbeiten, die es seit Entstehung der Methode, vor allem aus dem amerikani- schen Raum , gibt, zu teilweise divergierenden Ergebnissen. Nach heutigem Kenntnisstand sieht die Mehrzahl der Autoren die Objektivität des Postkorbverfahrens in Form der Durch- führungs- und Auswertungsobjektivität gewährleistet. Hinsichtlich der Reliabilität fällt das Urteil schlechter aus. In Bezug auf die Validität muss zwischen den verschiedenen Validi- tätskonzepten unterschieden werden. Eine Konstruktvalidität im Sinne der psychometrischen Tradition ist nicht gegeben. Die prädiktive Validität, die für die Praxis das essentielle Kriteri- um darstellt, ist im Zusammenhang mit einer Reihe von Erfolgsparametern nachgewiesen. Die inhaltliche Validität ist ebenfalls zufrieden stellend. Die Forschung steht jedoch vor der Herausforderung, für die Praxis Methoden zu entwickeln, die die Konstruktion reliabler und inhaltlich valider Postkorbübungen rationalisieren. Diesbezüglich haben sich bereits zwei Erkenntnisse etabliert. Erstens muss eine Postkorbübung für eine bestimmte Zielposition in einer Organisation spezifisch und strukturiert konstruiert werden. Und zweitens ist das Trai- ning der Beobachter, welches zu einem einheitlichen Verständnis der Bewertungsparameter führt, essentiell für eine hinreichende Reliabilität und Validität. Diese Empfehlungen an die Praxis gehen einher mit einer reduzierten organisationalen Effizienz des Postkorbverfahrens. Auch die Digitalisierung des Verfahrens hat den Zielkonflikt zwischen Effizienz - und Quali- tätsaspekten noch nicht entschärft. Deswegen sollte über die Verwendung des Postkorbver- fahrens in Assessment Centern fallweise entschieden werden.

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2 Einleitung

2.1 Definition

„Das Postkorbverfahren ist eine Simulationsübung, bei der der Teilnehmer Post und andere Dokumente so bearbeiten muss, wie er es täte, wenn er ein Manager wäre.“ Dieses Zitat von Meyer (1970, S. 297) stellt eine der wenigen Definitionen des Postkorbver- fahrens dar, die es von mit der Thematik vertrauten Wissenschaftlern gibt. Das Postkorbver- fahren ist in der Wissenschaft nicht eindeutig definiert. Wir haben uns deshalb entschieden, eine eigene Definition zusammenzustellen, die eine Reihe allgemeingültiger Attribute bein- haltet.

„Das Postkorbverfahren ist eine insbesondere in Assessment Centern weit verbreitete eig- nungsdiagnostische Methode bzw. genauer, Arbeitsprobe, die zu Personalauswahl- und Personalweiterbildungszwecken genutzt wird, und im Rahmen derer der Teilnehmer eine Reihe von Dokumenten aus einer hypothetischen Managerposition in einer fiktiven Organisa- tion heraus bearbeiten muss. Anhand des dabei beobachteten Vorgehens und der erzielten Resultate versuchen Beobachter eine Vorhersage bezüglich der Tauglichkeit des Teilneh- mers für eine bestimmte Managerposition zu treffen.“ Die Methode wird demnach sowohl als Auswahlverfahren als auch als Trainingsinstrument für zukünftige Manager genutzt. Neben dieser Aufgabe der Vorhersage von Arbeitsleistung kommt die Übung auch - heutzutage jedoch immer weniger - als Tec hnik bei der Forschung und Entwicklung verschiedener Personalanwendungen zum Einsatz (vgl. Schippmann, Prien & Katz, 1990, S. 837). Der Postkorb ist eine der Hauptkomponenten von Assessment Cen- tern für die Personalentwicklung und -auswahl. „Es ist ein Diagnostikum, das sich sowohl inter- als auch intraorganisationell von Einsatz zu Einsatz sehr stark den individuellen Be- dürfnissen der Organisation anpassen soll und muss“ (Dommel, 2000, S. 582). Es handelt sich bei der klassischen Form um einen „Paper- und Pencil“-Test, der, im Gegensatz zu den meisten anderen Instrumenten des Assessment Centers, allein bestritten wird. Somit hängt die Leistung des Bearbeiters nicht von den anderen Teilnehmern ab, was einen der Haupt- vorteile dieser Methode darstellt.

Ursprünglich für die Ebenen des höheren Managements entwickelt, wird das Postkorbverfah- ren heute auch im Personalmanagement bei niedrigeren Hierarchiestufen eingesetzt. „Ob- wohl das Postkorbverfahren ein integraler Bestandteil herkömmlicher AC-Verfahren ist und eine Art Analogon für die Arbeitsprobe bei manuellen Tätigkeiten darstellt, gibt es wenige

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allgemeingültige Aussagen hierzu. Das liegt mit Sicherheit daran, dass sich (…) das Pos t- korbverfahren von Situation zu Situation bzw. von Organisation zu Organisation unterschei- det. Will man eine typische Vorgehensweise beschreiben, läuft man leicht Gefahr, eine unberechtigte Generalisierung zu treffen“ (Dommel, 2000, S. 582). Das Fehlen einer eindeu- tigen und akzeptierten Definition des Postkorbverfahrens kann als erster Indikator für die unzureichende wissenschaftliche Behandlung des Verfahrens interpretiert werden und zeigt, dass die Praxis der Forschung vorausgeeilt ist. Ob diese Relevanz nach heutigem Kenntnis- stand gerechtfertigt ist, wird später diskutiert werden. Zunächst gibt es auch bei der Funkti- onsweise einige allgemeingültige Aspekte, die im Folgenden beschrieben werden.

2.2 Funktionsweise des Verfahrens

Bei der Postkorbübung soll sich der Teilnehmer in eine für den Inhaber der relevanten Posi- tion typische Situation hinein versetzen. Der Teilnehmer ist dabei entweder ein potentieller, zukünftiger Inhaber dieser Position oder ein Mitarbeiter, dessen Kompetenzen in Hinsicht auf die für diese Position relevanten Aspekte weitergebildet werden sollen. Dafür erhält er zu- nächst eine Einweisung, die ihm die notwendigen Informationen über Art und Umfang der Übung gibt. „Eine sehr ausführliche Aufgabenstellung liefert den firmen- und abteilungsspezi- fischen Hintergrund. So können Organigramme über Firmenhierarchien informieren, Stellen- beschreibungen über Aufgabengebiete der Mitarbeiter Auskunft geben und Terminkalender des Vorgesetzten über dessen Vorhaben aufklären“ (Nielsen, 1995, S. 67). Alle weiteren Informationen sind in den ihm zur Verfügung gestellten Unterlagen enthalten, so dass keine Rückfragen nötig sind. Diese Unterlagen bestehen aus einer Reihe von typischerweise 15 bis 30 Schriftstücken, die für den Posteingang des Stelleninhabers repräsentativ sind. Bei- spiele hierfür sind Briefe, Faxe, E-Mails, Notizzettel und Wiedervorlagen. Sowohl berufliche als auch private Angelegenheiten können Gegenstand der Dokumente sein. Oft ist der Inhalt an die zu besetzende Stelle und die jeweilige Branche angepasst. Für den Teilnehmer gilt es zum Beispiel, Termine zu planen, Prioritäten zu setzen, Personalengpässe zu meistern, zu kontrollieren und zu delegieren. Bei Assessment Centern für Führungspositionen sind häufig Mitarbeiterprobleme zu lösen (vgl. Nielsen, 1995, S. 68). Die Papiere sind von unterschiedli- cher Länge, Komplexität, Wichtigkeit und Dringlichkeit, können versteckte Hinweise enthal- ten und weisen zum Teil einen Zusammenhang zu anderen Schriftstücken auf. Als Erschwernis werden sie oft weitschweifig und kompliziert formuliert.

Da die Assessment Center das Ideal der simulierten Praxissituation verfolgen soll, soll auch die Bearbeitung der Vorgänge innerhalb der Postkorbübung einer Bearbeitung in der Realität möglichst nahe kommen. Dieses ist nach Mailik und Stumpf (1998, S. 40) gleichzeitig der

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Schlüssel für die Effektivität der Übung als Trainingsmethode. Daher werden neben den eigentlichen, möglichst echt aussehenden Postkorbvorgängen diverse Materialien wie Blei- stift, Kugelschreiber, Radiergummi, Textmarker, Notizzettel, Schreibblock, evtl. mit Firmenlo- go, sowie etliche Dokumentenhüllen dem Teilnehmer übergeben. Die Unterlagen werden oft auch in einem Postkorb präsentiert (vgl. Nielsen, 1995, S. 67). Die Schriftstücke hat der Teilnehmer in einer vorgegebenen Zeit von ca. 45 bis zu 180 Minuten zu bearbeiten. Schon allein aufgrund dieser Länge gilt der Postkorb als eine der schwierigsten Übungen des As- sessment Centers. Hinzu kommt, dass die Zeit angesichts des umfangreichen Materials sehr knapp bemessen ist, so dass der Teilnehmer zusätzlich unter Zeitdruck gebracht wird. Allein das Lesen der verschiedenen Unterlagen nimmt üblicherweise einen Großteil der verfügba- ren Zeit in Anspruch. Hierzu zieht sich der Teilnehmer in der Regel in einen eigenen Raum zurück. Dort sollte er zunächst sämtliche Dokumente durchsehen, um daraufhin in der verbleibenden Zeit zu jedem Papier einen Handlungsvorschlag zu formulieren. Eine Er- schwernis, die die Übung gleichzeitig noch realitätsnaher gestaltet, sind mögliche bewusste Unterbrechungen während der Bearbeitungszeit, wie z.B. Telefonanrufe, das Hereinreichen weiterer Dokumente und Mitarbeiterbesuche. Sie informieren über zusätzlich zu beachtende Probleme.

Rahn (1998) hat festgestellt, dass das Postkorbverfahren viele Merkmale komplexer, dyna- mischer Problemlöseszenarios enthält. Die Komplexität sei gegeben, da viele Aspekte und Variablen berücksichtigt werden müssen, und die große Informationsmenge hohe Anforde- rungen an die kognitive Verarbeitungskapazität des Teilnehmers stellt. Weiterhin sei das Verfahren durch Vernetztheit charakterisiert, da keine einfachen Ursache-Wirkungs- Relationen bestehen. Weitere Kennzeichen seien Dynamik (wenn ein Dokument ein vorheri- ges Dokument hinfällig macht) und Polytelie (wenn Interessen- bzw. Zielkonflikte vorliegen).

Findet nach Ablauf der Zeit ein Interview statt, muss der Teilnehmer seine Entscheidungen und Anweisungen im Rahmen dessen dem Prüfer gegenüber begründen bzw. rechtfertigen. Mit Hilfe verschiedener Fragen nach den Hintergründen der Art und Weise, in der die einzel- nen Vorgänge bearbeitet wurden, versucht der Prüfer die Fähigkeiten des Teilnehmers zu testen. Anderenfalls sind solche Begründungen schriftlich während oder nach der Bearbei- tung zu erfassen und in einen Fragebogen einzutragen. Die Antworten der Teilnehmer wer- den entweder subjektiv bewertet oder empirisch aus gewertet (vgl. Schippmann, Prien & Katz, 1990, S. 837). Dazu „werden Verhaltensbeobachtungen bzw. die Aufzeichnungen des Teilnehmers zu den einzelnen Vorgängen zugeordnet und darauf nach Quantität und Quali- tät bewertet. [Es] gilt ein relativer Maßstab, wobei jedoch der Beobachter auf Erfahrungen zurückgreifen kann. Diese Bewertungsform wird zuvor mit den Beobachtern im Beobachter- training geübt“ (Nielsen, 1995, S. 72). Die beobachteten Verhaltensweisen werden also in einem ersten Schritt den für die spezifische Übung relevanten Dimensionen zugeordnet, und

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dann wird in einem zweiten Schritt die Performance des Teilnehmers hinsichtlich jeder ein- zelnen Dimension bewertet. Häufig werden die Arbeitsergebnisse mit Musterlösungen für den jeweiligen Postkorb verglichen, wodurch eine objektivere Auswertung ermöglicht wird. Allerdings werden teilweise auch andere, kreative Lösungen akzeptiert, solange sie logisch nachvollziehbar sind (vgl. Nielsen, 1995, S. 72). Da die Bewertung einer Postkorbübung für die wissenschaftliche Bewertung des Verfahrens von großer Relevanz ist und diese jedoch gleichzeitig sehr schwierig und komplex ist, wird in nachfolgenden Abschnitten erneut auf die Bewertung eingegangen werden.

2.3 Beurteilungskriterien der Postkorbübung

Nach dem technischen Ablauf einer Postkorbübung werden nun die inhaltlichen Kriterien vorgestellt, anhand derer der Teilnehmer gemessen wird und die für die Zielposition, die am Ende des Auswahlprozesses steht oder hinter der Weiterbildung steckt, als relevant gelten sollen. Analytische, organisatorische und planerische Fähigkeiten sowie Führungsverhalten gelten als Hauptdimensionen 1 , die im Rahmen des Postkorbverfahrens geprüft werden. Die folgende Abbildung gibt einen selektiven Überblick über die Vielzahl von Einzeldimensionen, die nach Auffassung verschiedener Wissenschaftler mit Hilfe des Postkorbes gemessen werden (vgl. Nielsen, 1995; Musch, Rahn & Lieberei, 2001; Thornton & Byham, 1982; etc.):

Abbildung 1: Beurteilungskriterien der Postkorbübung (vgl. Nielsen, 1995; Musch, Rahn & Lieberei, 2001; Thornton & Byham, 1982; etc.)

1 Dimensionen sind Cluster von spezifischen, beobachtbaren und verifizierbaren Verhaltensweisen, die reliabel und logisch

gruppiert werden können.

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