Kennzahlen für das IT-Controlling

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  I Einordnung des IT-Controlling in das Unternehmen 3  

  II Aufgaben des IT-Controlling 3  

  III Kennzahlen als Instrument des  IT-Controlling.........................4

1.  Kennzahlen zur technischen Infrastruktur 5  

  a Erläuterung der Kennzahlen 5  

  b Kritische Würdigung 6  

2.  Kennzahlen zur Software- und Systemstruktur 7  

  a Erläuterung der Kennzahlen 8  

  b Kritische Würdigung 9  

3.  Kennzahlen zum IT-Personal 10  

  a Erläuterung der Kennzahlen 10  

  b Kritische Würdigung 11  

4.  Ergänzende Kennzahlen für den Systembetrieb 12  

5.  Kennzahlen zur Leistungsstruktur 13  

  IV Kennzahlen zu weiteren Formalzielen 15  

1.  Benutzerzufriedenheit 15  

2.  Sicherheit 17  

  V Schlussbemerkungen und Ausblick 17  

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Im Unternehmen hat die Informationsverarbeitung in den letzten Jah- ren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Daher muss ein effizientes Controlling eingesetzt werden, um die Ressource „Information“ mit in die betriebswirtschaftlichen Überlegungen einzubeziehen. Das IT- Controlling umfasst sowohl den Informationsfluss im Unternehmen als auch die Informationssysteme, die für die Sicherstellung des In- formationsflusses zuständig sind. (vgl. [KBuRe00]) Es muss scharf getrennt werden zwischen dem DV-gestützten Controlling und dem IT-Controlling. Beim DV-gestützten Controlling werden lediglich die bereits im Unternehmen vorhandenen Controllinginstrumente durch die Informationstechnologie unterstützt. Im IT-Controlling sollen neue effektive Instrumente generiert werden, welche die Planung, Koordi- nation und Kontrolle der Informationssysteme gewährleisten und In- vestitionen in solche Systeme auf Effizienz hin überprüfen und über- wachen. Es stellt ein funktions- und bereichsübergreifendes Koordi- nationssystem nicht nur für den IT-Bereich, sondern aufgrund der hohen Technologiedurchdringung für das gesamte Unternehmen dar. Folglich beschreibt der Begriff IT-Controlling die Controllingunterstüt- zung aller informationswirtschaftlichen Aktivitäten im Unternehmen. (vgl. [DBJKM00], [Beck93] und [Spit00])

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Controlling kann definiert werden als die Unterstützung der Führung bzw. des Managements. Die Aufgabe des IT-Controlling besteht dar- in, aus einer informations- bzw. informationssystemorientierten Sichtweise den Informationsprozess, d.h. die Beschaffung, die Auf- bereitung und die Bereitstellung der Informationen, zu koordinieren und die technische Infrastruktur und die personellen Ressourcen be-

4 reitzustellen. Dies ist in Koordination mit dem zeitlichen und sachli- chen Informationsbedarf abzustimmen. (vgl. [Wies97]) Des Weiteren lassen sich die Aufgaben des IT-Controlling in drei Be- reiche aufteilen. Zunächst hat das IT-Controlling strategische Aufga- ben zu erfüllen. Diese sind in der Erhaltung und Sicherung des Un- ternehmens im Hinblick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit durch den Einsatz der Informationstechnologie zu sehen. Das zweite Gebiet ist der administrative Bereich. Hier liegen die Aufgaben in der Koordination der Planungs-, Steuerungs- und Informationsaufgaben. Darüber hinaus liegt hier die Aufgabe in der Erhaltung der erreichten Effizienz dieser Abläufe. Das dritte Gebiet ist der operative Bereich. Hier muss die angestrebte Effizienz erst einmal erreicht werden. Das IT-Controlling muss in einem dynamischen Prozess das Unterneh- men und das Unternehmensumfeld beobachten und, wenn etwaige Veränderungen eintreten, eventuell Gegenmaßnahmen in die Wege leiten. So gesehen nimmt das IT-Controlling auch die Stellung als eine Art Frühwarnsystem ein. (vgl. [Baum96])

Des Weiteren muss das IT-Controlling den Informationsbedarf der Informationsadressaten prognostizieren, damit diese mit einem mög- lichst geringen Zeitverlust die erforderlichen Daten bereitgestellt be- kommen. Dabei ist jedoch die Koordination der Planungsaktivitäten sowie die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit dieses Vorgehens zu be- achten. (vgl. [Baum96] und [Krcm00])

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Kennzahlen sind Zahlen, welche in konzentrierter Form über quanti- fizierbare Sachverhalte entweder rückwirkend informieren oder vor- ausschauend diese festlegen. (vgl. [Baum96]) Innerhalb des IT- Controlling sind im Laufe der Jahre eine Reihe von Kennzahlen ent- wickelt worden. Diese Kennzahlen haben die Aufgabe, Zielvereinba- rungen zu formulieren und die Erfüllung dieser Zielvereinbarungen

5 durch die Beobachtung der Zielwerte und der beeinflussenden Fakto- ren zu überwachen. Des Weiteren kommt den Kennzahlen die Auf- gabe zu, Abweichungen von den Zielgrößen zu analysieren und die regulierenden Aktionen festzulegen. (vgl. [Heil01])

Die einzelnen Kennzahlen lassen sich zu einem Kennzahlensystem zusammenfassen. Ein Kennzahlensystem ist ein wichtiges Instru- mentarium für die Umsetzung der Ziele und Strategien der Anbieter von IT-Dienstleistungen. Ein Kennzahlensystem ist der Hauptbe- standteil eines Führungsinformationssystems. Dieses sollte das Ma- nagement bei allen Planungs-, Steuerungs- und Überwachungsauf- gaben in jeglicher Hinsicht unterstützen. (vgl.[Wies97]) Die für ein Kennzahlensystem relevantesten Einzelkennzahlen werden nun im Folgenden vorgestellt. (vgl. auch [Reic97])

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Zunächst soll auf verschiedene Kennzahlen zur technischen Infra- struktur eingegangen werden. In diesem Bereich der Kennzahlen wird die technische Effizienz, sowohl im Hinblick auf die Hardware- als auch die Softwareseite sämtlicher Prozesse, untersucht. Im Fol- genden werden nun einige wichtige Kennzahlen zur Beurteilung der technischen Infrastruktur vorgestellt. (vgl. [Baum96])

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Eine erste wichtige Kennzahl für die technische Infrastruktur ist der DV-technische Leistungsgrad. Dieser ist wie folgt definiert:

−

−

rad Leistungsg r technische DV

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Die Messung des Nutzens erfolgt durch eine Aufspaltung in weitere

Kennzahlen, wie z.B. den Beschäftigungsgrad der DV. Dieser ist fol-

gendermaßen definiert:

in Nutzung Effektive

=

DV der ungsgrad Beschäftig

unde Minuten/St - CPU

Eine weitere Kennzahl zur Bestimmung des Nutzens ist der Kapazi-

tätsauslastungsgrad der DV. Dieser lässt sich wie folgt darstellen:

=

sgrad auslastung Kapazitäts

unde Minuten/St - CPU

Darüber hinaus können noch zwei zusätzliche Kennzahlen zur Beur-

teilung der technischen Infrastruktur zur Hand genommen werden,

nämlich zunächst die der Ausfallzeiten der DV, die folgendermaßen

definiert ist:

=

DV der ten Ausfallzei

unde Minuten/St - CPU

Zuletzt ist noch die Kennzahl für die technische Infrastruktur von

Aussagekraft, die den Wartungskostenanteil wie folgt bestimmt:

sten Wartungsko

=

stenanteil Wartungsko

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Die Kennzahl „DV-technischer Leistungsgrad“ ist relativ schwierig zu

messen. Man kann zwar den einen Bestandteil, die DV-Kosten, ein-