Alles über PDF-Dokumente

  „Alles über PDF“  

Inhaltsverzeichnis

  Abbildungsverzeichnis  IV

  Abkürzungsverzeichnis  V

1  Einleitung  1

2  Das PDF-Format  2

2.1  Entwicklung  2

2.1.1  Von PostScript zu PDF  2

2.1.2  PostScript versus PDF  3

2.2  Was ist PDF  4

2.3  Komponenten und Eigenschaften einer PDF-Datei  5

3  Warum ein portables Datenformat  5

3.1  Trends und Entwicklungen  5

3.2  Vorteile von PDF  7

3.2.1  Plattformunabhängig  7

3.2.2  Datenkomprimierung  8

3.2.3  Transferkosten  8

3.2.4  ePaper Lösung  9

4  Acrobat Versionen und ihre Funktionen Möglichkeiten  10

4.1  Acrobat Reader  11

4.2  Acrobat  12

4.2.1  Allgemeine Funktionen  13

4.2.2  eFormulare  13

4.2.3  Dokumente schützen  14

4.2.4  Web-Capture  15

4.3  Acrobat Distiller  16

4.3.1  Erzeugen von PDF-Dokumenten  16

4.3.2  Komprimierung mit dem Distiller  18

4.3.3  Einbetten von Schriften  18

4.3.4  Farbe  19

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  „Alles über PDF“  

4.4  Sonstige  19

4.4.1  Paper Capture  19

4.4.2  Catalog  20

5  PDF kostenlos erstellen  20

5.1  Online  20

5.2  PDF 995  21

6  PDF in der Praxis  22

6.1  PDF in der Druckindustrie  22

6.2  eGovernment der Stadt Düsseldorf  24

7  Fazit  25

  Literaturverzeichnis  VI

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  „Alles über PDF“  

  Abbildungsverzeichnis  

  Abb 1: PDF-Logo  1

  Abb 2: PostScript versus PDF  4

  Abb 3: Datenkomprimierung mit PDF  8

  Abb 4: Zeiteinsparung bei der Nutzung von PDF  9

  Abb 5: Lesezeichen im Acrobat Reader  11

  Abb 6: Piktogramme im Acrobat Reader  12

  Abb 7: PDF-Makro in Microsoft Word  13

  Abb 8: Sicherheitseinstellungen in Adobe Acrobat  15

  Abb 9: I-N und OUT-Ordner beim Acrobat Distiller  17

  Abb 10: Originalschrift und Simulation von Acrobat Distiller  19

  Abb 11: Online-Konvertierung von PDF (www wiwi uni-marburg de)  21

  Abb 12: PDF995 im Druckmenü  22

  Abb 13: Kosten für die Fehlerbehebung in der Druckproduktion  23

  Abb 14: Abstimmungsprozess mittels PDF beim Druck  24

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Abkürzungsverzeichnis

Abb Abbildung

CD Compact Disc

CMYK Cyan, Magenta, Yellow, Key (= Schwarz)

E-Formular elektronisches Formular

GIF Graphics Interchange Format

HTML Hypertext Markup Language

ISDN Integrated Services Digital Network

JPEG Joint Photographic Experts Group

kb Kilobyte

Mac MacIntosh

MB Megabyte

MS Microsoft

NT Network

OCR optical character recognition

PC Personalcomputer

PDF Portable Document Format

PS PostScript

RGB Rot Grün Blau

RIP Raster Image Prozessor

S/W Schwarz-Weiß

1 Einleitung

Das Internet stellt heutzutage die größte Kommunikationsplattform dar. Die Zeiten, als Daten ausschließlich per Post, Fax oder Telefon übermittelt wurden, sind längst vorbei. Moderne und zeitgemäße Unternehmen nutzen das Internet, um mit Geschäftspartnern und Kunden weltweit elektronische Dokumente schnell und einfach online auszutauschen. Aber was nützt der schnellste Datenaustausch, wenn der Empfänger das Dokument nicht öffnen kann, weil er nicht die erforderliche Software auf seinem PC installiert hat oder gar mit einem anderen Betriebssystem (UNIX, Linux, OS/2, MS-DOS) arbeitet. "Selbst bei den selben Anwendungen kann es sein, dass Dokumente nicht korrekt geöffnet werden können. Es wurden verschiedene Versionen verwendet, oder die Schriftarten, die bei der Erstellung des Dokuments verwendet wurden, fehlen. In diesem Fall kann das, was man sieht, sich vom Originaldokument stark unterscheiden, und das kann möglicherweise die Firmenidentität oder das Markenbild beeinflussen." ¹ Zudem sollte auch die Sicherheit beim Transfer nicht vernachlässigt werden. Möglicherweise soll der Empfänger nur bestimmte Zugriffe auf das Dokument bekommen (zum Beispiel nur Drucken), oder diese nur durch ein vorgegebenes Passwort öffnen können.

Für diese Zwecke hat die Firma Adobe einen weltweiten Standard geschaffen. Das PDF-Format (Portable Document Format, deutsch: portables Dokumentenformat) ist die ideale Lösung zum Austausch elektronischer Dokumente innerhalb und außerhalb eines Unternehmens, innerhalb eines Netzwerkes sowie im Internet. ² In Verbindung mit dem Programmpaket Adobe Acrobat bietet das PDF-Format noch weitere

¹ www.adobe.de

² vgl. www.adobe.de

³ www.adobe.de

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2 Das PDF-Format

2.1 Entwicklung

2.1.1 Von PostScript zu PDF

"Die Entwicklung von PDF hat, wie schon viele andere Erfindungen, im Silicon Valley in Kalifornien ihren Ursprung." ⁴ In den 80er Jahren entwickelten Dr. Chuck Geschke und Dr. John Warnock die Seitenbeschreibungssprache PostScript (PS) und gründeten 1982 die Firma Adobe Systems. Während bis dahin jeder Drucker seine eigenen Programme und Treiber benutzte, um die Buchstaben und Zeichen des Computers auf Papier zu bringen, gab es damit zum ersten Mal einen Standard, der nicht von einem Druckerhersteller stammte.

Mit dieser Sprache lassen sich Buchstaben, in jeder Form und Größe, ebenso auf dafür geeignete Drucker übertragen wie Bilder, Füllmuster, Hintergründe und Ähnliches. "Die Seite wird bei PostScript nicht mehr als Sammlung von Druckpunkten übertragen, sondern als Vektoren, die ein zu zeichnendes Objekt beschreiben. Wenn eine DIN-A4-Seite vorher aus einem Megabyte Bildpunkten beschrieben wurde, so reicht es nun, für eine Hintergrundfläche die vier Eckkoordinaten eines Rechtecks zu übergeben." ⁵ Aus den übermittelten Koordinaten und der Flächendeckung errechnet der PostScript-Interpreter (auch RIP genannt), der im Drucker eingebaut ist, die Matrix aus Druckpunkten für die zu druckende Seite. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass eine so beschriebene Seite unabhängig von einem Gerät ist und auch beliebig vergrößert oder verkleinert werden kann, ohne dass ein Rastereffekt eintritt. Die Firma Adobe hat sich PostScript patentieren lassen. "Jeder Hersteller von Druckern, der seine Geräte PostScript-fähig machen will, hat heute eine Lizenzgebühr an Adobe zu entrichten. " 6

So viel Aufwand ist jedoch gar nicht nötig, wenn es darum geht Dokumente durch Drucken in eine Datei in einen Zustand zu bringen, in dem sie schwer zu ändern, aber einfach zu drucken und anzuzeigen sind.

⁴ Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 14

⁵ Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 16

⁶ Thomas Müller (Acrobat & PDF), S. 15

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Dieser Idee folgend erfand Adobe Mitte der neunziger Jahre das Format PDF, welches eine Weiterentwicklung des PS-Formats darstellt und dem Anwender mehr Möglichkeiten bietet. Das neue Dateiformat fand nicht nur im Druckbereich Anwendung, sondern diente auch zur Bürokommunikation. Beliebig gestaltete Dokumente konnten somit problemlos ausgetauscht werden, ohne Rücksicht auf die bei der Erstellung und beim Empfänger verwendete Hard- und Software.

Allmählich fand auch die Druckindustrie gefallen an PDF und drängte Adobe zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Mittlerweile existiert die Version 1.4 von PDF und das Dateiformat hat sich zum Standard für den Austausch von Dokumenten entwickelt. 7

2.1.2 PostScript versus PDF

"PostScript und PDF basieren auf dem gleichen Grafikmodell, das heißt, auf einer vektororientierten Beschreibung". ⁸ Deshalb lassen sich auch PostScript-Dateien sehr einfach in PDF-Dateien konvertieren und umgekehrt.

Trotz dieser Übereinstimmung gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Dateitypen. PDF basiert zwar auf PostScript, ist jedoch keine Programmiersprache, sondern ein Dateiformat und enthält daher auch keine benutzerdefinierten Prozeduren und ähnliche Funktionen. Außerdem ist PDF seitenunabhängig. PDF-Dateien behandeln jedes Element eines Dokumentes als einzelnes Objekt und speichern so seine individuellen Eigenschaften. Daher ist es egal, ob die Daten auf dem Bildschirm oder an den Drucker ausgegeben werden, die Objekteigenschaften werden so nah wie möglich am Original erzeugt. PS-Dateien sind nicht wie PDF-Dateien objektorientiert, sondern sequentiell aufgebaut und müssen daher von Anfang bis Ende abgearbeitet werden. Folglich können einzelne Seiten nur schwer einer PS-Datei entnommen werden. Ein weiterer Vorteil des PDF ist der, dass kurzfristig noch Korrekturen an den Dokumenten vorgenommen werden können. In einer PostScript-Umgebung können Dokumente nur im Originalprogramm bearbeitet werden, sobald sie jedoch in PS konvertiert werden, lassen sich Änderungen - wenn überhaupt - nur mit viel Aufwand durchführen. Beim Drucken produzieren PDFs, verglichen mit PostScript- ⁷ vgl.Stephan Jaeggi (Basics), S. B04

⁸ Runk Claudia (Acrobat 4.0), S. 15

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